Жизнь в компании течет активно, когда руководящее звено генерирует множество задач для выполнения поставленных целей, а рядовые сотрудники их исполняют. И постановка, и выполнение задач должны походить через множество различных этапов. Только тогда эти задачи выполняются правильно и приносят успех. Это давно известно управленческой науке и прочитать об этом можно во многих учебниках по менеджменту. Ну, это «по-науке».
А как это происходит в реальной жизни? Почти всегда так: начальник говорит (лично, в электронном письме или по телефону) своему подчиненному, что нужно сделать, тот записывает себе в ежедневник (или просто записывает где-то) и идет исполнять. По ходу выполнения, у него возникают дополнительные вопросы о сроках, деталях, соисполнителях и много-много других.
Такая работа над задачами, конечно, приносит успех, но в современных реалиях она уже не эффективна. Что значит «не эффективна»? Это значит, что результат достигается с использованием слишком больших ресурсов (времени, сил, поиска и привлечения необходимой информации, и других).
Бизнес-процесс Битрикс24. Создание Проекта — Задачи
Работа с задачами в Битрикс24 характерна тем, что она, эффективно организована и для того, кто ставит задачу, и для исполнителя. И пользователи, неизбежно «проведут» задачу по всем этапам, обеспечивающим эффективность, даже не подозревая об этом.
Рассмотрим несколько примеров:
Часто задача рождается в процессе обсуждения, когда кто-то, вдруг, говорит: «А вот это надо сделать.» И очень часто это забывается, если обсуждение идет дальше… . Если обсуждение письменное, то, как правило, указывается кому и что надо сделать, потом исполнитель заносит это к себе в ежедневник и начинает задавать дополнительные вопросы (часто совсем не в то время, когда руководитель может ему ответить)
В Битрикс24, во-первых, имеются инструменты для он-лайн общения – это Чат и Живая Лента. Все рабочие обсуждения сохраняются, и если кто-то забудет детали обсуждения, он может всегда к ним вернуться. Во-вторых, из любого сообщения можно мгновенно одним кликом создать задачу. Впоследствии, ее можно будет отредактировать, поставить сроки, наблюдателей, соисполнителей, прокомментировать, и прочее. Важно, что полезная мысль или идея не только не потеряется, но и мгновенно направится системой к исполнителю на реализацию.
Здесь речь пойдет о повторяющихся задачах. Например, часто сотрудникам необходимо регулярно и в разные сроки делать какие-то отчеты. То есть, существует такая задача – делать отчеты с какой-то периодичностью. У очень прилежных сотрудников есть свой календарь в электронном или бумажном виде, где записаны все сроки ежемесячных, квартальных, еженедельных отчетов по датам.
У большинства людей, эти сроки «в голове». Если бы эти две системы работали эффективно, то мы бы не часто слышали о том, что люди не успевают, забыли, не хватило информации и прочее.
Битрикс24 позволяет создать задачу один раз, и в назначенный срок в течение любого времени она будет появляться у нужного исполнителя. Если руководитель решает, что сотрудники должны готовить новый отчет к 20 числу каждого месяца, то он ставит им повторяющуюся задачу и напоминание к ней, и эта задача будет автоматически повторяться для сотрудников. Ни постановщику задачи, ни ее исполнителю, не надо запоминать сроки. А напоминание позволит исполнителю задачи вовремя собрать необходимую информацию. То есть, работа над задачей становится эффективной и отрегулированной во времени.
Обучение Битрикс №24 Автоматизация управления проектами. Бизнес-процесс: задачи, Гант, смена стадии.
Исполнение задачи можно делегировать. Классический пример: руководитель ставит задачу начальнику отдела. Они ее обсуждают, делятся какой-то вводной информацией, устанавливают сроки. Если эта задача касается всего отдела, то начальник отдела часто делегирует исполнение своим подчиненным.
Он пересказывает свое обсуждение этой задачи с руководителем, передает вводную информацию, устанавливает срок. В момент передачи информации, как правило, она хоть немного, но искажается. В любом случае, исполнитель задачу видит уже не совсем так, как руководитель компании и чем больше звеньев в этой коммуникационной цепи, тем более искажена информация.
В Битрикс24 весь этот процесс построен таким образом, что информация о задаче попадает к исполнителю ровно в том виде, в каком она поставлена руководителем. Начальник отдела может одним действием делегировать пришедшую к нему от руководителя компании задачу любому своему сотруднику с сохранением всей информации, переписки, сроков и ожидаемых результатов. Как мало приходится, в этом случае, переспрашивать и уточнять! А еще, тот, кто делегировал, имеет возможность следить за ходом выполнения задачи и вмешаться, при необходимости.
Итак, мы сегодня рассказали про полезные функции, которые сделают вашу работу эффективной*:
- Чат
- Живая Лента
- Создание задачи из сообщения в Живой Ленте или в Чате
- Создание повторяющихся задач
- Делегирование задач
- Возможность следить за ходом выполнения делегированной задачи
Что может быть убедительнее личного примера? Хотите узнать, как мы сами работаем с этими функциями? Пожалуйста:
— В Чате мы общаемся, когда нужно отправить кому-то короткое сообщение, например: «Посмотри заявку от клиента. Я ее выполняю, ты хочешь что-то добавить?»
— В Живой Ленте мы общаемся, когда нужно что-то обсудить, поделиться файлами, картинками, или что-то прокомментировать. Например: «Предлагаю обсудить некоторые изменения на нашем сайте.»
— Функцию создания задач из Живой Ленты или Чата мы используем очень часто, потому что у нас в команде люди творческие, и полезные идеи рождаются в процессе обсуждения. Мы не хотим терять их в потоке дискуссии. Сразу создаем задачи! Например, в процессе обсуждения того, как мы перераспределим работу одного из наших сотрудников на время его отпуска, мы создали задачу по оптимизации работы наших каналов общения с клиентами.
— Повторяющиеся задачи мы часто ставим на работу с отчетами. Это нам помогает не забывать регулярно отслеживать удовлетворенность клиентов нашими разработками, различную статистику по технической поддержке, и прочее. Что в итоге приводит к улучшению качества наших разработок и услуг по внедрению.
— Мы делегируем задачи. Это хорошая функция. Мы делегируем даже, когда понимаем, что кто-то другой в команде сделает это лучше, и хотим посмотреть и поучиться у него. И вам то же советуем!
Работайте эффективно, не тратьте силы и время на пустую суету на работе!
*Набор функций отличается в разных тарифах Битрикс24.
Источник: www.htmls.ru
Бедросова Юлия
этот блог посвящен задачам, с которыми сталкиваюсь в своей профессиональной деятельности.
Поиск по этому блогу
Как в Битрикс24 автоматически создать задачу или запустить БП при получении нового письма
Для того, чтобы при получении нового письма в битрикс24 в коробке создавалась новая задача или запускался бизнес-процесс или происходили любые другие действия, которые должны происходить после получения нового письма, необходимо сделать такие нехитрые настройки:
1) Создать системный почтовый ящик и подключить его по pop3:
2) Создать правило для этого почтового ящика:
В php-обработчике правила мы пишем следующее:
Где 17 — это ID списка (см. пункт 3), а 9 — это ID бизнес-процесса (см. пункт 4). Все доступные поля письма можно посмотреть в логе, который так же формируется вышеуказанным кодом и дополнить код.
3) Создаем список с полями (для простого примера): Name, Body, Email:
4) Создаем бизнес-процесс на этом списке, который отправляет сообщение, создает задачу или делает что угодно другое, основываясь на доступных ему из списка полях:
Теперь при получении письма на тот емейл, который мы настроили в пункте 1, будет отрабатывать бизнес-процесс, который мы настроили в пункте 4.
Поделиться
- Получить ссылку
- Электронная почта
- Другие приложения
Ярлыки
Поделиться
- Получить ссылку
- Электронная почта
- Другие приложения
Загрузка файла и получение его идентификатора для Битрикс
Загрузить файл в Битрикс можно следующим способом:
Поделиться
- Получить ссылку
- Электронная почта
- Другие приложения
О лишних запросах
Совершенство достигается не тогда, когда уже нечего прибавить, но когда уже ничего нельзя отнять Антуан де Сент-Экзюпери Оптимизация процесса интеграции 1С Предприятия и 1С Битрикс – это неисчерпаемая тема. Чего только не увидишь порой в обработчиках событий добавления и обновления элемента инфоблока. Больше всего меня убивает, когда я вижу, что разработчики тянут из базы то, что у них и так уже есть. Пример из жизни (нет, серьезно – это реальный пример): AddEventHandler(«iblock», «OnAfterIBlockElementAdd», «BXMUpdateElement_FIELDS»); function BXMUpdateElement_FIELDS( $ibe = new CIBlockElement(); $dbr = $ibe->GetList(array(), array(‘ID’=>$arFields[‘ID’]) ); while($oe = $dbr->GetNextElement()) < $arP = $oe->GetProperty(‘CML2_TRAITS’); > … > А то, что нужно – уже передано в обработчик в $arFields[‘PROPERTY_VALUES’][92] Зачем
Поделиться
- Получить ссылку
- Электронная почта
- Другие приложения
Git обновить текущую ветку из master
Если разработка велась в ветке, и за время этой разработки ветка master сильно изменилась, лучше не вливать ветку сразу в мастер, а сначала влить мастер в ветку – чтобы предварительно протестировать. Для этого нужно переключиться на ту ветку, в которую мы будем вливать мастер, а затем выполнить команду git pull origin master Cкорее всего, после этого возникнут конфликты – гит скажет об этом. Чтобы просмотреть все файлы, в которых произошли конфликты, нужно выполнить команду git status После разрешения конфликтов, нужно сделать коммит, а потом снова выполнить git pull origin master Таким же образом можно периодически вливать в ветку новые изменения из мастера, если нужно, чтобы ветка не сильно «отошла» от основной версии проекта.
Поделиться
- Получить ссылку
- Электронная почта
- Другие приложения
Источник: bedrosova.blogspot.com
Битрикс24 бизнес процессы создание задачи
Заказать обратный звонок
Чтобы оставить заявку, укажите Ваше имя и телефон
Работа с задачами в Битрикс24
В этой статье мы собрали список самых распространенных вопросов по работе с задачами Битрикс24. Теперь не надо мучить техподдержку, большинство ответов вы найдете ниже.
- Где найти все мои задачи?
- Можно ли посмотреть все задачи на портале?
- У кого есть полный доступ ко всем задачам?
- Массовая смена ответственного сотрудника в задачах.
- Как сделать экспорт задач в Excel?
- Прикрепление файлов к задаче.
- Как оценивать задачи.
1. Где найти все мои задачи?
Для просмотра своих задач в Битрикс24 нужно зайти на страницу «Избранное» — «Задачи» в левом меню портала.
В верхней части на странице задач представлено несколько различных вкладок:
Первые 4 вкладки отображают задачи в зависимости от того, какую роль в них вы выполняете: наблюдатель, ответственный, постановщик или соисполнитель. Вкладки называются соответственно: наблюдаю, делаю, поручил, помогаю.
Кнопка «Избранные» показывает задачи, которые вы отметили звездочкой в правом верхнем углу карточки или в контекстном меню в общем списке. Эта вкладка полезна для быстрого получения доступа к задачам, которые требуют особого внимания и к которым приходится часто обращаться.
Вкладка «Все» по-умолчанию отображает все задачи, в которых вы участвуете в одной из четырех ролей. Однако, на этой вкладке есть расширенный фильтр, который позволяет видеть и чужие задачи в зависимости от ваших прав доступа к порталу.
Кнопка «Проекты» показывает список задач в разрезе отдельных проектов или рабочих групп.
Кнопка «Отчеты» позволяет перейти к странице просмотра и настройки отчетов.
2. Можно ли просмотреть все задачи на портале?
Такую возможность имеет или руководитель компании или администратор, так как лишь они имеют свободный доступ ко всем задачам. Просмотреть задачи в Битрикс 24 можно с помощью расширенного фильтра. Для того чтобы это осуществить, требуется зайти на страницу «Мои задачи», а далее выбрать вкладку «Все». После этого откройте расширенный фильтр, как показано на рисунке:
Вкладка «Руковожу» создана специально для руководителей компании, благодаря которой они могут просмотреть все задачи своих подчиненных, даже если они в них явно не указаны.
При переходе на страницу профиля конкретного сотрудника, администратор или руководитель может просмотреть его задачи, нажав одноименный пункт в верхней части профиля.
Последняя ссылка меню «Приложения» открывает страницу Маркетплейс Битрикс 24 с различными приложениями из категории «Задачи». Здесь можно найти полезные дополнения для ведения проектов, учета времени по сотрудникам и построения отчетов.
3. У кого есть полный доступ ко всем задачам?
Просматривать абсолютно все задачи, созданные на портале могут лишь пользователи с правами администратора портала. Они же могут их изменять. Руководящие сотрудники отделов могут просматривать задачи своих подчиненных. Остальные сотрудники могут просматривать задачи в Bitrix24, в которых они явно указаны в одной из ролей.
4. Массовая смена ответственного сотрудника в задачах Битрикс24
Бывают ситуации, когда необходимо сменить ответственного сразу у большого количества задач, например, сотрудник уволился или перешел в другой отдел/проект.
Для решения такой задачи можно воспользоваться расширенным фильтром на вкладке «Все» списка задач и отсортировать задачи по заданному критерию, например, еще не завершенные задачи конкретного сотрудника (завершенные можно не передавать).
После этого нужно указать галочкой задачи, которые будут переданы, и в выпадающем списке общих действий под таблицей задач выбрать пункт «Сменить ответственного».
Совет: Есть три способа выбирать задачи: галочка напротив каждой задачи отмечает конкретную задачу, галочка вверху таблицы на синей шапке позволяет отметить все задачи на текущей странице, галочка «Для всех» под таблицей выбирает все задачи, в том числе и на других страницах, если на одной все не поместились.
Массовую смену задач может осуществлять лишь администратор или тот, кто эти задачи поставил. Для удобства остальных сотрудников существует функция делегирования задач в Битрикс24 (доступна в карточке конкретной задачи).
Совет: кнопка общих действий под таблицей — это в целом очень удобная функция портала. Аналогичным образом можно массово сменить ответственного в делах или лидах CRM или, например, сдвинуть крайний срок сразу у нескольких задач.
5. Как осуществить экспорт списка задач в Excel?
Экспортировать задачи из Битрикс24 в Excel не трудно. Достаточно воспользоваться уже известным нам расширенным фильтром на вкладке «Все», в нижней части которого есть соответствующая функция. Задачи предварительно можно отфильтровать по заданным критериям, чтобы не пришлось потом чистить список в Excel.
6. Прикрепление файлов к задаче
Cуществуют разные способы, позволяющие прикрепить файлы к задаче:
Воспользоваться ссылкой «Загрузить документы» под полем с описанием задачи при ее постановке.
Файл можно загрузить с локального компьютера, с внешнего облачного хранилища, прикрепить уже существующий на портале файл или создать новый документ прямо через Битрикс24.
Прикрепить файл, редактируя какую-либо задачу, при наличии прав на изменение задачи.
Любой сотрудник, имеющий доступ к задаче (указанный в одной из ролей или руководитель ответственного) может прикрепить файл в комментариях к задаче
7. Как поставить оценку по задаче?
Задаче можно поставить только положительную или отрицательную оценку, либо оставить совсем без оценки. Чтобы это сделать, нужно перейти в саму задачу, на правой панели которой есть соответствующий пункт.
Также можно оценить задачу непосредственно в списке задач:
Битрикс24 сразу уведомит ответственного об оценке, а поругать или похвалить сотрудника можно здесь же в комментариях к задаче. Кроме выражения мнения постановщика оценки могут использоваться в фильтрах и в отчете по эффективности, в котором указывается процент задач сотрудника с положительной оценкой.
Источник: gencloud.ru