Бизнес электронная Почта примеры

Редактор портала Otzyvmarketing.ru. Работаю в сфере интернет-маркетинга с 2010 года.

Поделитесь статьей с друзьями и коллегами

Корпоративная почта – это не только отправка и получение писем. Сейчас почтовые сервисы интегрированы с календарем, планировщиком задач и выполняют функцию органайзера или виртуального офиса. Кстати, из-за этого при выборе сервиса нужно уделять внимание безопасности – чтобы минимизировать риск утечки данных.

Многие зарубежные программы перестали работать в России или приостановили возможность оплаты услуг. А те, кто остался, тоже могут уйти. Поэтому бизнес ищет отечественные аналоги.

Тысячи надёжных каналов для продвижения бизнеса в Telegram

Telega.in — платформа нативных интеграций с блогерами в Telegram. Каждый канал в каталоге проверен вручную, а админы готовы к сотрудничеству — никаких долгих переговоров!

• Выбирайте лучшие каналы в открытом каталоге самостоятельно или с помощью менеджера.
• Планируйте кампании эффективно: интеграции гарантированно будут опубликованы в срок и в том виде, в котором их согласует заказчик.
• Экономьте время: отчёты по каждой кампании предоставляются в удобной таблице со всеми необходимыми данными.

Служебная электронная почта: значение, примеры и лучшие провайдеры

Служебные электронные письма играют важную роль в электронном маркетинге, о которой многие люди не подозревают. хотя они немного отличаются от электронных писем службы поддержки, как мы увидим в этой статье, важно понимать, что такое служебная электронная почта и как она работает. Здесь мы дадим вам общий обзор служебной электронной почты с соответствующими примерами, а также основных поставщиков услуг электронной почты и простой этикет обслуживания клиентов по электронной почте.

Что такое служебная электронная почта?

Служебные сообщения электронной почты — это сообщения, содержащие уведомления, предупреждения, квитанции и подтверждения. Служебные электронные письма обычно содержат информацию об элементах или услугах, которые получатель обязался использовать.

Электронная почта в данном случае не имеет отношения к маркетингу. И, в отличие от маркетинга по электронной почте, где для отправки электронной почты требуется разрешение, для служебных электронных писем разрешение не требуется. В результате, если служебные электронные письма не считаются маркетинговыми электронными письмами, они могут быть отправлены без авторизации.

Зачем нужны служебные письма?

Служебные электронные письма используются для различных целей. Основной причиной является немедленная доставка информации клиентам. Это оказывает значительное влияние на весь потребительский опыт. И не было бы клиентов, которых нужно обслуживать, если бы не было исключительного обслуживания клиентов.

Еще одна причина, по которой используются сервисные электронные письма, заключается в том, что они экологичны. Вместо отправки печатных материалов, таких как квитанции или обновления информации, они отправляются онлайн.

Служебные электронные письма могут использоваться для различных целей и не должны ограничиваться. Такие элементы, как выписка со счетов, часто рассылаются. В результате постоянный клиент или клиент выиграют много. Они получат обзор своей учетной записи, в то время как вы продолжите устанавливать отношения и обслуживать их. В общем, держитесь на высоте.

Служебные электронные письма с уведомлениями

Обновление условий — прекрасный пример использования служебных писем. Клиенты/подписчики должны быть уведомлены всякий раз, когда ваши условия обновляются. И есть ли лучший способ сделать это, чем по электронной почте? Нет необходимости отправлять несколько страниц печатного контента, которые будут отброшены.

Если служебный адрес вашей компании или контактная информация изменились, высылается служебное электронное письмо, чтобы предупредить клиентов.

Потребитель также может позвонить или пообщаться в чате, чтобы исправить или изменить информацию о заказе или учетной записи. Затем они почти мгновенно получат подтверждение модификации. Любые соответствующие обновленные материалы также распространяются по электронной почте.

По какой-либо причине клиент решает сбросить свой пароль, поэтому для сброса и подтверждения нового пароля отправляется несколько служебных электронных писем.

Другой тип уведомления — это когда потребитель входит в систему из незнакомого или нового места. Потребителю отправляется электронное письмо с просьбой подтвердить вход в систему.

Сервисные письма с подтверждением заказа

Подтверждения заказов чаще всего используются в индустрии электронной коммерции. Онлайн-заказ поступает в интернет-магазин. После заказа по электронной почте отправляется подтверждение со всей важной информацией о покупке, такой как дата покупки, адрес доставки, продукт, налоговая квитанция и так далее.

Предварительный заказ может быть включен в онлайн-заказ. Заказ был размещен, но товар может отсутствовать на складе или в наличии в данный момент. В этом случае будет отправлено подтверждение предварительного заказа. Кроме того, дополнительные служебные электронные письма будут отправлены после того, как заказ будет на складе и готов к отправке.

После отправки заказа может быть отправлено еще одно служебное электронное письмо. Затем доставка подтверждается по электронной почте, и клиент подтверждает получение товара. Как вариант, подтверждение подписи.

Последующее электронное письмо может быть отправлено позже, чтобы запросить информацию.

Служебные электронные письма для обратной связи с клиентами

Служебные электронные письма также часто используются для получения отзывов потребителей. Вы хотите знать, как у вас дела или что ваши клиенты думают о вашем продукте или услуге? Все, что вам нужно сделать сейчас, это спросить.

Для сбора отзывов можно использовать опрос. Это также может помочь вам в принятии будущих маркетинговых и деловых решений. Возможно, имя вашей компании не так известно, как другие. Или, возможно, ваша компания слаба в определенной области знаний. Результаты опроса могут помочь определить ваши будущие маркетинговые цели и стратегии.

Что такое электронная почта службы поддержки?

Ответы по электронной почте на вопрос, отзыв или жалобу клиента называются электронными письмами службы поддержки клиентов. Клиенты могут связаться с вашей компанией, используя контактную форму на вашем веб-сайте, адрес электронной почты, указанный на вашем веб-сайте, или связавшись со службой поддержки клиентов. Ваша компания может рассылать автоматизированные электронные письма службы поддержки клиентов или составлять персонализированные электронные письма для клиентов. Как правило, электронные письма службы поддержки адресованы проблеме клиента с продуктом или услугой. Вот несколько альтернативных вариантов использования электронной почты службы поддержки клиентов:

• Решение проблем
• Ответ на критику
• Предоставление помощи
• Предоставление услуг по установке
• Устранение технологических сложностей
• Делать запросы
• Запрос у них обратной связи

Примеры электронной почты службы поддержки клиентов

Вот несколько примеров электронных писем службы поддержки, которые помогут вам составить собственные ответы:

№1. Ответ на вопрос

Вот пример ответа по электронной почте на запрос клиента:

Спасибо, что связались с нами по поводу оценки доставки для вашего индивидуального заказа.

На то, чтобы индивидуальные вещи дошли до места назначения, уходит от трех до четырех недель. Я просмотрел ваш заказ # HW-659 и увидел, что он близится к завершению. Он должен прибыть в течение семи-десяти рабочих дней.

Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, дайте мне знать.

№ 2. Отвечая на несколько вопросов

Вот пример потребителя, у которого есть несколько вопросов:

Ширли, добрый день.

Благодарим вас за обращение к нам по поводу вашего индивидуального заказа # HW-659. Ответы на ваши вопросы здесь.

«Есть ли способ переупорядочить одни и те же предметы, не повторяя процесс настройки?»

Да, вы можете изменить порядок заказов, выполнив следующие действия:

• Войдите в свой аккаунт.
• Затем выберите «История аккаунта».
• Выберите «Покупки».

Если вы хотите сделать повторный заказ, перейдите к покупке и выберите «Купить снова».

«Как применить несколько кодов скидок?»

В настоящее время мы не принимаем несколько кодов скидок в одной транзакции. Могу ли я предложить покупать ваши вещи отдельно и использовать другие ваши коды скидок таким образом?

Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас есть какие-либо вопросы.

№3. Ответ на жалобу потребителя

Если у клиента есть жалоба, вы можете ответить следующим образом:

Добрый день, Диана.

Спасибо за ваши недавние комментарии. Я сожалею, что мы не смогли оправдать ваши ожидания по качеству с заказом № HW-659 и что ваш товар был доставлен поврежденным.

Я вернул полную сумму за товар в вашем аккаунте. Деньги должны быть на вашем счете в течение 48 часов. Мы отправили вам замену товара ускоренной доставкой. ABC456123 — это номер для отслеживания этой посылки.

Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

Электронный этикет обслуживания клиентов

Поскольку все эти электронные письма отправляются и получаются каждый день, соблюдение обычных правил этикета электронной почты может увеличить вероятность того, что деловые партнеры и потребители ответят на сообщение и будут взаимодействовать с ним.

Вот несколько рекомендаций по этикету обслуживания клиентов по электронной почте, которые может использовать каждый:

№1. Используйте хорошее правописание и грамматику.

Орфографические и грамматические ошибки делают отправителя менее профессиональным, облегчают чтение вашего сообщения и демонстрируют уважение к получателю. Электронное письмо, предназначенное для продвижения «общественной» программы, но без буквы «i», например, может вызвать путаницу и унижение; эта ошибка не является чем-то необычным, как подтверждают сотрудники государственного сектора, и она остается распространенной проблемой.

Кроме того, распространенные грамматические ошибки, такие как смешивание их, их и они, представлены небрежно. Даже лучшие писатели (и, если уж на то пошло, редакторы) время от времени допускают опечатки и грамматические ошибки. Используйте проверку орфографии, чтобы выявить частые ошибки. Подумайте о том, чтобы сделать еще один шаг и использовать более продвинутую проверку орфографии и грамматики, такую ​​как Grammarly.

№ 2. Создайте отдельную строку темы.

Строка темы — это первое, что видят получатели, и это самый важный аспект в определении того, откроют ли они ваше письмо вообще. Напишите строку темы, которая побудит людей открыть ее — что самое главное, что они должны знать о содержании вашего электронного письма? Что они могут выиграть?

Например, электронное письмо, рекламирующее крупнейшую распродажу вашей компании в этом году, может указывать на то, сколько вещей продается со скидкой и как долго получатели должны участвовать, например: скидка 60% на всю летнюю одежду только в эти выходные. С другой стороны, электронное письмо, представляющее вашу недавнюю содержательную статью, может выделить основную проблему, которую она решает, например, ваши решенные проблемы с обустройством дома.

№3. Отправляйте электронные письма только тем получателям, которые согласились.

Это не только отличный этикет электронной почты для маркетологов; это тоже закон. Отправляйте электронные письма только тем, кто активно присоединился к вашему списку, чтобы избежать попадания в черный список и попадания ваших электронных писем в спам-фильтры. Если кто-то получает от вас электронное письмо, которое он не запрашивал, он, скорее всего, отклонит его как нежелательную почту, а не как что-то, что стоит открыть и прочитать. Соблюдение стандартов подписки на электронную почту не только защитит вас от списков спама, но и повысит эффективность отправляемых вами электронных писем.

№ 4. Следуйте спецификации шрифта и цвета бренда.

При создании шаблонов электронной почты сначала учитывайте руководство по стилю вашей компании. Шрифты и цвета, используемые в профессиональных электронных письмах, должны соответствовать тем, которые используются на вашем веб-сайте и других маркетинговых платформах, и обычно существует стандарт даже для внутреннего общения между деловыми партнерами и коллегами. Если корпоративный веб-сайт полностью бирюзовый и фиолетовый с шрифтом Arial, электронное письмо, оранжево-черное в Comic Sans, будет казаться совершенно другим брендом. Поддержание согласованной визуальной идентичности позволяет потребителям и коллегам в одной и той же фирме связывать с вами весь свой опыт и точки соприкосновения, включая маркетинговые электронные письма, индивидуальные электронные письма, электронную коммерцию, блог и многое другое.

№ 5. Учитывайте размер электронной почты.

Многие типичные формы контента имеют огромные размеры файлов, например инфографика, фильмы и электронные книги в формате PDF. Большие вложения могут быть отклонены или помечены почтовым клиентом как спам. Даже если они достигают папки «Входящие», они будут загружаться медленно и могут потреблять пропускную способность папки «Входящие», которую ваш получатель не может себе позволить.

Вместо вложений электронной почты по возможности вставляйте материал, но только в том случае, если он не увеличивает размер электронного письма. Если размер вашего контента превышает 100 КБ, вместо этого включите ссылку на файл, размещенный на вашем веб-сайте.

Хотя загружаемые маркетинговые ресурсы часто размещаются за воротами для генерации лидов, по-прежнему важно помнить о размере электронной почты при доставке сообщений клиентам, потенциальным клиентам или внутренним деловым партнерам. Когда вы имеете дело с клиентами, которым требуется помощь, специалисты по продажам, успеху клиентов или группам поддержки клиентов могут счесть полезным отправить вложение, и последнее, что вы хотите сделать, — это загромождать чью-то электронную почту большими PDF-файлами или JPEG-файлами, когда они находятся в разгаре. сложного сценария.

№ 6. Включите сильный призыв к действию (CTA).

Каждое маркетинговое письмо, которое вы отправляете, служит определенной цели. Крайне важно четко определить действие, которое вы хотите, чтобы получатель сделал после прочтения электронного письма. Иногда это будет покупка, но чаще всего электронный маркетинг приводит к более мягким действиям, таким как нажатие, чтобы прочитать статью в блоге, подписка на ваш бизнес в социальных сетях или заполнение опроса. Определите ключевое действие, которое вы хотите, чтобы получатель выполнил перед отправкой, и используйте его для создания CTA, который мотивирует их сделать это.

№ 7. Используйте восклицательные знаки экономно.

Восклицательные знаки могут показаться простым способом добавить яркости письму, но они могут создать впечатление, что вы слишком стараетесь. Подумайте о том, чтобы получить электронное письмо с темой: «Добро пожаловать в наш список рассылки. ».

Большинству людей это кажется не очень профессиональным. Восклицательный знак может помочь вам время от времени выражать волнение, например, когда вы подписываете электронное письмо в конце января словами «С Новым годом!» или сказать новому клиенту: «Мы рады работать с вами!» Но используйте только по одному и используйте их экономно, убедившись, что они получают должное внимание, когда вы их используете».

Что такое поставщик услуг электронной почты для бизнеса?

Поставщик услуг деловой электронной почты управляет и обслуживает средства деловой электронной почты. Этот сервис предоставляет почтовую службу премиум-класса, которая значительно отличается от бесплатных служб веб-почты, таких как Yahoo и Google. Они подходят для малого и среднего бизнеса.

Другие современные технологии отличают службы деловой электронной почты от традиционных бесплатных поставщиков веб-почты. В сервисе будет размещено доменное имя компании, а также механизмы аутентификации безопасности электронной почты, включая перенаправление, репликацию и фильтрацию.

Каковы лучшие поставщики услуг электронной почты для бизнеса?

В первую десятку поставщиков услуг электронной почты входят:

• Люкс G
• Управление 365
• Microsoft Перспективы
• Yahoo! Малый бизнес
• Rackspace
• Kerio Connect
• Amazon WorkMail
• Intermedia
• IceWarp
• Пакет приложений OX

Как написать служебное письмо?

• Будь человеком.
• Быть вовремя
• Когда уместно, извинитесь
• Получите необходимую информацию немедленно
• Обеспечьте последовательность.
• Ничего не принимайте на свой счет
• Отвечать на все запросы клиентов
• Когда и где это возможно, делитесь ресурсами.

Как вы отвечаете на электронное письмо с запросом на обслуживание?

• Убедитесь, что у вас есть вся информация, необходимая для ответа.
• Избегайте чрезмерного усложнения вещей.
• Используйте язык клиента.
• Задавайте вопросы профессионально и вежливо
• Задавая вопрос, помните о трех S
• Важная информация должна быть отформатирована
• Всегда вычитывайте свою работу.

Каковы 3 примера почтовых сервисов?

Для безопасных, многофункциональных служб деловой электронной почты Gmail, Outlook и ProtonMail — отличные варианты.

Как вы отправляете электронное письмо с предложением услуг?

• Краткое введение и любая соответствующая справочная информация.
• Почему вы представляете предложение?
• Установите свои цели и задачи, а также их.
• Подчеркните свои отличительные таланты.
• Кратко обсудите бюджет и то, как он будет потрачен.
• Включите призыв к действию и просьбу о продолжении.

Что такое пример сообщения службы поддержки?

Здравствуйте [имя клиента], и спасибо, что связались с нами. Мы понимаем, что с вашим заказом может быть проблема. Мы расследуем это прямо сейчас и свяжемся с вами, как только узнаем, что происходит. Здравствуйте [имя клиента], я только что получил ваш билет.

Обобщить,

Служебные электронные письма производят большое впечатление на клиентов. Клиент получает доступ ко всей соответствующей информации, касающейся его покупки или обязательства. Электронная почта является идеальным средством для прямого и немедленного общения. То же самое можно сказать и о SMS; немедленные подтверждения и вдохновения доставляются прямо на ваш телефон.

Таким образом, можете ли вы использовать служебные электронные письма для маркетинга, в конечном итоге зависит от того, как вы их используете, соблюдая соответствующие правила. Однако в некоторых случаях служебные электронные письма можно рассматривать как непрямой маркетинг. Например, запрос обратной связи или проведение опроса может привести к снижению показателей отказа от подписки и повышению вовлеченности. Это всегда держит вас в центре внимания.

Статьи по теме

1. Платформы для электронного маркетинга: обзор, общие характеристики, сравнение
2. ЭЛЕКТРОННЫЙ МАРКЕТИНГ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: значение, лучшее программное обеспечение для электронного маркетинга и советы
3. Лучшие примеры маркетинговых кампаний по электронной почте (+ подробное руководство)
4. СИСТЕМЫ ПОЧТЫ ДЛЯ БИЗНЕСА: 17+ лучших вариантов 2023 года (подробный обзор)

Источник: businessyield.com

Как освоить правильный формат электронного письма для бизнеса — и избежать профессиональной катастрофы

Laura Spencer Last updated Oct 27, 2020

Read Time: 9 min

Электронная почта стала основным способом общения деловых людей. Большинство из нас посылают больше деловых писем, чем любые другие формы делового общения.

Каждый день вы отправляете электронное письмо своему боссу, вашим клиентам, вашим поставщикам и вашим рабочим контактам.

Ваши электронные письма важны. Хорошее электронное письмо может привести к успеху в бизнесе. В то время как плохое письмо может нанести вред профессиональным отношениям, отложить ваш проект на рассмотрение или нанести ущерб вашей репутации.

Несмотря на свою важность, форматирование электронного письма часто игнорируется. Правильное форматирование улучшает шансы того, что получатель прочтёт, ответить и отреагирует положительно на ваше электронное письмо.

В этом уроке вы узнаете, как создавать профессиональные электронные письма, используя правильный формат электронного письма для бизнеса. Я также дам вам примеры хороших и плохих деловых писем, которые вы применяете в ваших сообщениях.

Прежде чем приступить к рассмотрению этих шагов, рассмотрите возможность загрузки нашей новой книги: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. (Она БЕСПЛАТНА с подпиской на Tuts + Business Newsletter.)

1. Определите аудиторию для электронного письма

Не все аудитории для электронных писем одинаковы. По этой причине не все деловые письма должны быть отформатированы и написаны одним способом. Некоторые электронные письма должны быть выполнены в более формальном стиле. Но, если вы ближе знакомы с вашим получателем, вы можете оформить ваше электронное письмо в менее формальном стиле.

Выбранный вами стиль электронного письма определяет открытие и закрытие вашего письма. Это также может определять язык, который вы используете, и тон сообщения. Чтобы узнать больше о формальном и неформальном стиле электронного письма, прочитайте мою недавнюю запись:

Как правильно начать и закончить деловое сообщение в электронной почте
Лора Спенсер

Вот краткое описание некоторых общих правил о том, когда использовать формальный или неформальный стиль для электронного письма.

Использование формального стиля письма:

• если так требуется в вашей организации
• если вы не очень близко знакомы с получателями
• при отправке электронного письма кому-то, кто выше вас по званию, например ваш босс или учитель

Использование неформального стиля электронного письма:

• если так принято в вашей организации (ваш босс и другие используют неформальный стиль)
• коллеге по работе, с кем вы хорошо знакомы или дружите
• для персональных писем, как по работе так и нет

Выбор между формальным и неформальным стилем варьируется от компании к компании. Вот почему важно знать, что принято в вашей компании. Если вы не уверены, следует ли использовать официальное составление электронного письма или неформальное, часто более безопасно использовать всё же формальный стиль.

2. Знать как составлять деловое электронное письмо

Как вы форматируете ваше электронное письмо для бизнеса, имеет значение. Хорошая структура электронного письма помогает ясно передать ваше сообщение. Плохо отформатированное электронное письмо может оставить плохое впечатление.

Все хорошие электронные письма должны иметь по крайней мере следующие части:

• Строка темы. Строка темы это первая часть сообщения, которую видит ваш читатель. Это может обусловить, откроет ли читатель ваше письмо. Большинство экспертов согласны с тем, что темы должны быть короткими (от шести до десяти слов) и конкретными.
• Приветствие. Приветствие это то, как вы приветствуете читателя. Важно понимать, обращаетесь ли вы к официальной или неофициальной публике.
• Основной текст. Текст сообщения передает основную суть электронного письма. В нём также должны быть: введение и заключение. Он должен быть написан короткими абзацами от одного до двух предложений. Если это добавит ясности, используйте маркированные или пронумерованные списки.
• Подпись. Ваша подпись может быть официальной или неофициальной, в зависимости от вашей аудитории. Хороший шаблон подписи электронного письма помогает вашему читателю найти всю необходимую о вас информацию. Enavto Market имеет полезные шаблоны подписей, чтобы сделают вашу электронную подпись более профессиональной.

Используйте правильный формат электронного письма. Организуйте ваше электронное письмо таким образом, чтобы первые несколько предложений рассказали, о чём это письмо. Последние несколько предложений должны быть заключением, которое подводит итог рабочего электронного письма. Заключение, также является хорошим способом для призыва к действию. Призыв к действию сообщает читателю электронное письмо, что делать дальше и как это сделать.

3. Проблема большинства писем

Многие из нас никогда не знали правильный способ составления бизнес-письма. Вот почему, так много людей просто пишут в письме всё подряд и надеятся на лучшее. К сожалению, эти поспешные электронные письма часто наносят больше вреда вашей профессиональной репутации, чем пользы.

В этом разделе я разбираю два плохо написанных и плохо отформатированных образцов электронного письма. Мы рассмотрим оба примера и я объясню, что не так с каждым из них. В следующем разделе я расскажу о каждом из этих писем и покажу вам, как их улучшить.

Пример формального электронного письма — «до»

Вот пример формального письма, которое не было хорошо ни отформатировано, ни написано. Потратьте минутку, чтобы взглянуть на пример и посмотреть, можете ли вы сказать, что с ним не так. Я подробно расскажу о проблемах с этим письмом ниже.

Давайте внимательно рассмотрим это деловое письмо, чтобы определить, что с ним не так. Вот некоторые из проблем:

• Строка темы. Строка темы «Stuff» (в данном месте имеется в виду «Кое-что») слишком короткая и слишком расплывчатая. Она состоит только из одного слова. С такой темой некоторые почтовые системы могут даже отправлять письмо прямо в спам-фильтр.
• Приветствие. Приветствие «Hey» («Эй») слишком неформально для начала сообщения, подобного этому. Автор электронного письма упоминает, что они никогда не встречали некоторых членов команды.
• Основной текст. Текст этого письма это один гигантский абзац. Что усложняет восприятие для обычного читателя. Текст также включает элементы, которые выглядели бы лучше, если бы они были отформатированы как список.
• Проблемы опечаток и грамматики. Текст содержит несколько неправильно сформулированных фраз. Есть некоторые дополнительных предложений. Есть также опечатки и даже повторное слово «make make».
• Завершение отсутствует или плохое. «Скоро пересечёмся» — слишком повседневное завершение для большинства деловых писем.
• Подпись. У этого письма нет подписи. Если команда новая, они могут задаться вопросом, кто отправитель.

Вероятно, получатели этого письма упустили бы некоторые пункты, которые были обозначены, из-за способа форматирования и написания. Кроме того, оно выглядит неряшливым и плохо организованным. В целом, это письмо не является хорошим способом представления бизнес-организации.

Многие компании считают, что вышеупомянутое письмо нелепое. Тем не менее, для бизнес-профессионала необычно писать письма быстро и без обдумывания. У некоторых из этих торопливо написанных электронных писем, те же проблемы что и у нашего примера.

Пример неформального электронного письма — «до»

Вот пример неофициального письма, которое было плохо отформатировано и плохо сформулировано. Потратьте минутку, чтобы взглянуть на него и посмотреть, можете ли вы сказать, что с ним не так. Я подробно расскажу о проблемах с этим письмом ниже.

Давайте внимательно рассмотрим каждую часть письма, чтобы определить, что не так. Вот некоторые из проблем:

• Строка темы. Строка темы «Get It Together. » («Соберись. ») немного короче. Она также расплывчата и обвинительна.
• Приветствие. Приветствовать по имени человека не является ужасным для неофициального письма. Тем не менее, три восклицательных знака добавляют ненужный сердитый или расстроенный тон.
• Введение. В этом письме нет вступительного параграфа.
• Основной текст. Текст письма это один абзац. Оно написано сердитым тоном с фразами типа «Рррр», которые бесполезны. Он также включает в себя смайлики, которые обычно не приемлемы в деловой электронной почте.
• Заключение. Никакого заключительного предложения нет. Получатель может не знать, что делать дальше.
• Подпись. В этом письме нет подписи.

Это письмо не только плохо отформатировано, но и передает непрофессиональный негативный тон. Вместо того, чтобы получить результаты, которые хочет отправитель, вполне вероятно, что читатель разозлится и начнет обороняться.

4. Теперь отформатируем эти электронные письма правильно

Плохие электронные письма могут быть улучшены с помощью полезного редактирования и форматирования. Давайте переделаем предыдущие электронные письма, чтобы сделать их более эффективными. Я изменю форматирование и формулировку, чтобы показать, как исправить неудачные примеры электронных писем.

Пример формального электронного письма — «после»

Вот пример формального электронного письма, переписанный и переформатированный, чтобы передать более профессиональный образ.

Давайте посмотрим, что мы сделали, чтобы улучшить электронную почту:

• Строка темы. У строки темы идеальная длина, от шести до десяти слов. Она также более конкретна. В ней проект идентифицируется по названию и описывается тема электронного письма.
• Приветствие. Новое приветствие дает понять, что это письмо предназначено для членов команды проекта.
• Вступление. Вступительное предложение говорит читателю, о чём это электронное письмо. Оно также передает положительный тон, используя слово «Welcome» — «Добро пожаловать».
• Основной текст. Текст письма аккуратно организован в короткие параграфы не более трех предложений. Оно также включает пронумерованный список, который можно быстро пробежать для легкого понимания.
• Заключение. Заключение обобщает этот пост. Он включает призыв к действию «Let me know if you have any questions» — «Дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы».
• Подпись. Блок подписи идентифицирует отправителя как руководителя команды проекта.

Пересмотренное письмо — деловое сообщение, которым могла бы гордиться любая организация. Оно было переработано в профессиональный формат электронного письма. Оно также ясно и лаконично передает сообщение в деловой форме.

Подсказка: это электронное письмо может быть ещё улучшено, если добавить профессиональный шаблон подписи электронного письма, такой как те, что найдены на рынке Envato. Вот три примера того, как можно использовать профессиональный шаблон подписи электронного письма:

Узнайте больше о том, как составить профессиональную подпись электронного письма:

9 профессиональных подписей Email — с примерами лучших шаблонов
Лора Спенсер

Пример неформального электронного письма — «после»

Вот пример неформального электронного письма, переписанное и переформатированное, для передачи более профессионального образа.

Что изменилось? Давайте посмотрим:

• Строка темы. Строка темы более конкретна, без обвинений. Она также включает слова «Please Reply» — «Пожалуйста, ответьте». Многие эксперты согласны с тем, что включение таких выражений, как «Пожалуйста, ответьте» или «Требуется ответ», более вероятно приводит к тому, что получатель электронного письма ответит.
• Приветствие. Добавив слово «Hi» — «Привет» к приветствию, мы смягчили тон сообщения. Читатель с меньшей вероятностью будет защищаться.
• Введение. Введение объясняет, о чём это электронное письмо двух предложениях.
• Основной текст. Тон в тексте гораздо более дружелюбен. Цель состоит в том, чтобы вернуть проект в нужное русло, а не заставлять читателя рассердиться.
• Заключение. Заключение побуждает читателя ответить.
• Подпись. Простая подпись подходит для неофициальной электронной почты.

Как вы видете, дружелюбная формулировка и форматирование получше оставляют на читателя более позитивное впечатление. Читатель этого письма скорее всего отреагирует, и проблема, скорее всего, будет решена.

Вы можете узнать ещё больше о создании эффективных электронных писем в этом уроке Tuts+ от Дэвида Мастерса:

Как писать понятные и профессиональные письма
Дэвид Мастерс

5. Как избежать катастрофы в письме

Итак, как вы избежите катастрофы в электронном письме? С продуманным планированием вы можете добиться надлежащего формата электронного письма для бизнеса и создать электронное письмо, которое передаёт ваше сообщение, не разрушая деловую репутацию.

Вот четыре простых совета для написания правильных деловых писем:

1. Не спешите. Электронное письмо, написанное в спешке, часто — плохо отформатированное и плохо написанное письмо. Предоставьте себе достаточно времени, чтобы правильно отформатировать каждое электронное письмо, которое вы пишете.
2. Избегайте эмоций. Никогда не рекомендуется отправлять электронное письмо, когда вы расстроены. Вместо этого подожди, пока вы не успокойтесь.
3. Будьте кратки. Используйте короткие предложения и короткие абзацы. Если необходимо, используйте маркированные или пронумерованные списки.
4. Просмотр. Дважды проверьте электронное письмо на наличие опечаток, грамматических и других ошибок. Также, хорошей мыслью будет убедиться, что присутствуют все части электронного письма.

Ваши деловые письма важны!

Ваши деловые электронные письма могут сделать разницу между достижением вашей бизнес-цели или ухудшением для вашей компании. Подумайте о том, как оформлены и отформатированы ваши электронные письма.

Ваши электронные письма имеют решающее значение: установите цель для правильного форматирования всех ваших деловых писем.

Чтобы узнать, как писать эффективные электронные письма, ознакомьтесь с нашим руководством по написанию эффективных электронных писем или начните с первого урока в серии из нескольких частей:

Communication
Why Writing Email Is a Skill—and Why Learning It Matters
David Masters

Хотите ещë получить профессиональные советы и лучшие схемы по работе с электронными письмами. Узнайте, как управлять вашим почтовым ящиком, быстрее обрабатывать электронную почту и управлять электронной почтой, как профи. Подпишитесь на рассылку Tuts + Business Newsletter и получите бесплатную электронную книгу Inbox Zero eBook.

Какие схемы для электронного письма подошли вам больше всего? Сообщите мне в комментариях.

Источник: business.tutsplus.com