Бизнес функции организации as is

Обычно сначала строится модель существую­щей организации работы — AS-IS (как есть). На основе модели AS-IS дос­тигается консенсус между различными единицами бизнеса по тому, «кто что сделал» и что каждая единица бизнеса добавляет в процесс. Модель AS-IS позволяет выяснить, «что мы делаем сегодня» перед тем, как перепрыг­нуть на то, «что мы будем делать завтра».

Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем буду г состо­ять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким измене­ниям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Детали­зация бизнес-процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. Призна­ками неэффективной деятельности могут быть бесполезные, неуправляемые и дублирующиеся работы, неэффективный документооборот (нужный до­кумент не оказывается в нужном месте в нужное время), отсутствие обрат­ных связей по управлению (на проведение работы не оказывает влияния ее результат), входу (объекты или информация используются нерационально) и т. д. Найденные в модели AS-IS недостатки можно исправить при созда­нии модели ТО-ВЕ (как будет) — модели новой организации бизнес-процессов. Модель нужна ТО-ВЕ для анализа альтернативных/лучших пу­тей выполнения работы и документирования того, как компания будет де­лать бизнес в будущем.

Организующая схема — 7 функций организации Какие функции должны быть у Вас в бизнесе

Следует указать на распространенную ошибку при создании модели AS-IS — это создание идеализированной модели. Примером может служить создание модели на основе знаний руководителя, а не конкретного испол­нителя работ. Руководитель знаком с тем, как предполагается выполнение работы по руководствам и должностным инструкциям и часто не знает, как на самом деле подчиненные выполняют рутинные работы. В результате получается приукрашенная, искаженная модель, которая несет ложную ин­формацию и которую невозможно в дальнейшем использовать для анализа. Такая модель называется SHOULD-BE (как должно бы быть, хорошо бы так было).

Технология проектирования ИС подразумевает сначала создание модели AS-IS, ее анализ и улучшение бизнес-процессов, т. е. создание модели ТО-ВЕ, и только на основе модели ТО-ВЕ строится модель данных, прототип и затем окончательный вариант ИС. Построение системы на основе модели AS-IS приводит к автоматизации предприятия по принципу «все оставить как есть, только чтобы компьютеры стояли», т. е. ИС автоматизирует несо­вершенные бизнес-процессы и дублирует, а не заменяет существующий документооборот. В результате внедрение и эксплуатация такой системы приводит лишь к дополнительным издержкам на закупку оборудования, создание программного обеспечения и сопровождение того и другого.

Иногда текущая AS-IS и будущая ТО-ВЕ модели различаются очень сильно, так что переход от начального к конечному состоянию становится неочевидным. В этом случае необходима третья модель, описывающая про­цесс перехода от начального к конечному состояния системы, поскольку такой переход — это тоже бизнес-процесс.

Систематизация бизнеса и роль первого отделения в организации // Как устранить ошибки в бизнесе? 16+

Результат описания модели можно получить в отчете Model Report. Диа­лог настройки отчета по модели вызывается из пункта меню Report/Model Report. В диалоге настройки следует выбрать необходимые поля, при этом автоматически отображается очередность вывода информации в отчет (рис. 5.13).

Model Name: Movie Rental

Definition: Учебная модель

Scope: Технологические, Финансовые и управленческие аспекты деятельности условного предприятия.

Viewpoint: Руководитель предприятия

Purpose: Описать функциональность предприятия с целью написания спецификаций информационной системы.

Рис. 5.13 — Отчет по модели

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru

Модель «Как есть» (AS-IS)

Целью построения функциональных моделей обычно является выявление наиболее слабых и уязвимых мест деятельности компании, анализе преимуществ новых бизнес-процессов и степени изменения существующей структуры организации бизнеса [5].

Анализ начинают с построения модели как есть (AS-IS), то есть модели существующей организации работы. Модель «как есть» может создаваться на основе изучения документации (должностных инструкций, положений о предприятии, приказов, отчетов), анкетирования и опроса служащих предприятия и других источников.

С помощью синтаксического анализа модели можно легко обнаружить «бесполезные» (не имеющие выхода), «неуправляемые» (не имеющие управления) и «простаивающие» функции. Более тонкий анализ позволяет выявить дублирующие, избыточные или неэффективные функции. Модель дает целостное представление о работе системы в целом и возможность понять взаимосвязи всех составляющих системы. При этом выясняется, что обработка информации и использование ресурсов неэффективны, важная информация не доходит до соответствующего рабочего места. Признаком неэффективности организации работ является, например, отсутствие обратных связей по входу и управлению для важных функций.

Проанализировав ситуацию, существующую на предприятии, можно сделать вывод, что в работе сотрудников нет чёткого согласования. Трудозатраты по сбору информации велики, а эффект этой информации можно подвергнуть сомнению, т.к. невольно можно допустить ошибки. Время по сбору сведений проходит довольно значительное. Для управления всё это доставляет немалую долю сложности.

А несогласованность в действиях может привести к срывам поставок, простоям оборудования и немалым финансовым потерям. Существующая ситуация (модель «Как есть») приведена на рис. 1.1 — контекстная диаграмма и рис. 1.2 — декомпозиция.

Рисунок 1.1 Контекстная диаграмма модели «Как есть»

Рисунок 1.2 Декомпозиция модели «Как есть»

Модель «Как должно быть» (to-be)

Учитывая анализ модели «Как есть», была построена модель «Как должно быть», контекстная диаграмма и декомпозиция модели представлена соответственно на рис. 1.3 и рис. 1.4. Основным достоинством такой модели является то, что предприятие превращается в информационно-управляемое. Управление можно производить в режиме реального времени.

Все подразделения предприятия воспринимаются как одно целое. Все пользователи, которым необходима информация могут быть включены в единую информационную сеть предприятия. Трудозатраты по сбору данных сведены к минимуму. А достоверность такой информации близка к максимуму, так как исключаются посредники, которыми могут быть внесены ошибки и неточности.

Рисунок 1.3 Контекстная диаграмма модели «Как должно быть»

Рисунок 1.4 Декомпозиция модели «Как должно быть»

Источник: studentopedia.ru

Классы моделей: AS-IS, TO-BE, SHOULD-BE

В процессе проектирования ИС сначала строится функциональная модель существующей организации работ на предприятии, называемая моделью AS-IS («как есть»). Анализ модели AS-IS позволяетвыявить наиболее слабые места и наметить пути улучшения ситуацииза счет структурных перестроек и (или) изменения существующихи организации новых бизнес-процессов. Одновременно выясняются преимущества новых бизнес-процессов и масштаб необходимыхизменений. Существенным достоинством моделирования являетсято, что детализация бизнес-процессов позволяет выявить недостатки даже там, где, на первый взгляд, ситуация представляется вполнеудовлетворительной.

Формальными признаками неэффективности процессов, в частности, являются:

— бесполезные, неуправляемые и дублирующиеся работы;

— неэффективный документооборот, приводящий к утрате свойствасвоевременности информации (нужный документ не оказываетсяв нужном месте в нужное время);

— отсутствие обратных связей по управлению (полученный ранеерезультат выполнения работы не влияет на организацию этой жеработы в текущий момент времени), т. е. не учитывается опыт(качество) реализации бизнес-процессов;

— отсутствие обратных связей по входу (объекты или информацияиспользуются нерационально), т. е. отсутствуют механизмы доработки продукции и (или) уточнения сведений, используемыхв бизнес-процессах.

Бизнес-процесс – это набор операций, которые в совокупности создают результат, имеющий ценность для потребителя. Иногдав определение бизнес-процесса вовлекают понятия ресурсов, продукта, входа и выхода: «Бизнес-процесс – это совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используетсяодин или несколько видов ресурса, а «на выходе» в результате этойдеятельности создается продукт, представляющий ценность для потребителя». Такое определение бизнес-процесса предполагает соотнесение результата и затрат и наделяет его признаками экономической единицы организации.

На основе модели AS-IS достигается согласие между различными структурными подразделениями (организационными единицами) предприятия по следующим вопросам: кто что делает, кто за что отвечает, какова результативность (польза, эффективность) деятельности подразделения.

Можно говорить, что модель AS-IS нужна для того, чтобы четко осознать, что мы имеем сегодня, и приступить к формированиюмнения о том, что мы хотим иметь завтра. Найденные с помощьюмодели AS-IS недостатки в организации бизнес-процессов устраняются во время создания модели ТО-ВЕ (как будет), представляющейжелаемый вариант организации бизнеса компании в будущем. Возможно построение нескольких вариантов модели в целях анализаальтернативных путей совершенствования процессов.

Специалисты в области моделирования систем предупреждаюто возможности совершения грубейшей ошибки при создании моделиAS-IS, которая заключается в том, что создается идеализированнаяискаженная модель, отражающая не реальное положение дел, а токак должно было бы быть по замыслу, должностным инструкциям, руководящим предписаниям и т. п. Такие модели называютсяSHOULD-BE (как должно бы быть). Как правило, они создаютсяруководителями предприятий, далеких от реальных процедур реализации бизнес-процессов и выдающих желаемое за действительное. Модель SHOULD-BE – это ложная конструкция, не способствующая синтезу корректной модели ТО-ВЕ. Можно предположить, чтомодель SHOULD-BE объявляется моделью TO-ВЕ, но и в этом случаеобъективная модель AS-IS необходима, поскольку только знание реальных проблем может способствовать поиску путей их решения.

Проектирование ИС предполагает:

— первоначальное создание модели AS-IS и ее анализ;

— создание модели ТО-ВЕ, отражающей изменения в составеи структуре бизнес-процессов, нацеленные на повышение их эффективности;

— создание на основе модели ТО-ВЕ модели данных;

— создание прототипа и затем окончательного варианта ИС.

Построение системы на основе модели AS-IS теоретически возможно только в том случае, если удается доказать достаточнуюэффективность организации бизнес-процессов не предприятии. Но и этот маловероятный случай означает только совпадение описаний AS-IS и ТО-ВЕ.

Достаточно длительный опыт автоматизации предприятий показывает, что совершенно недопустимо осуществлять компьютеризациюнеэффективных бизнес-процессов. Ничего, кроме ухудшения положения дел, такая компьютеризация принести не может. Причинойтому являются дополнительные траты на приобретение оборудования, программного обеспечения и сопровождение созданной ИС, помноженные на дополнительное снижение эффективности за счетдублирования существующего документооборота.

В некоторых случаях модели AS-IS и ТО-ВЕ различаются настолько сильно, что необходима организация концептуально новогобизнес-процесса – реинжиниринга, обеспечивающего переход предприятия из состояния AS-IS в новое состояние ТО-ВЕ. Этот бизнес-процесс может быть представлен теми же средствами моделирования, которые использовались при синтезе моделей AS-IS и ТО-ВЕ.

Источник: cyberpedia.su