Бизнес как планировать свой день

Как лучше вести дела, чтобы все успевать и ничего не забывать — в электронном или бумажном виде? Мнения предпринимателей расходятся. Шесть российских бизнесменов рассказали, как они ведут дела, поделились советами и полезными ресурсами, которые используют для планирования своего дня

Деловая среда Платформа знаний и сервисов для бизнеса

Содержание материала

«Сначала освойте бумажный ежедневник»

Александр Высоцкий, основатель консалтинговой компании Visotsky Consulting. Моим первым местом работы еще в 1993 году была датская компания по тайм-менеджменту. Там я познакомился с первым толковым ежедневником. Я много лет пользовался именно этими ежедневниками.

Если вы хотите повысить свою личную эффективность я бы начал с персонального бумажного ежедневника. Когда классно освоите данный инструмент, можно начать пользоваться электронными.

Я использую все принципы ведения ведения бумажного ежедневника, но веду его в онлайне. Тайминг рассчитываю в программе установленной на компьютер, планирую задачи через календарь Google и свой общий план веду в таблице Google. Тем, кто не имеет большого опыта использования ежедневника, важно понимать, что это не блокнот, а целая система планирования и инструмент повышения эффективности. Для меня стал удобен электронный вариант, так как мои ассистенты и офис владельца находятся в другой стране.

Как Планировать Свой День ( Самые эффективные методики)

Скидки и акции на курсы

Открылся магазин Деловой среды – покупайте курсы со скидками

«Отчет и план — всему голова»

Кирилл Гришанин, основатель WB—Tech

Последние три года я каждый день составляю отчет по текущему дню и план на следующий день. Этот инструмент позволяет мне выполнять цели недели и не отвлекаться на бесконечные обстоятельства, которые прилетают в течение дня.

Я составляю план дня утром. Утро задает темп всего дня, и если его провести правильно, то день будет отличным. На эту тему есть популярная книжку «Магия утра». Несмотря на ее «маркетинговость», в ней есть большая доля истины. Утром нужно отвлечь разум от рутинных мыслей, дать ему «поесть» чего-то отличного от того, с чем он сталкивается постоянно: прогулка, книга, общение с семьей.

Эта «пища» позволит разуму оставаться в фокусе и выполнить задачи дня.

Хэл Элрод «Магия утра»

По воскресеньям я расставляю задачи и встречи на все дни недели, кроме пятницы (она отведена под еженедельные планерки по важным проектам). Также по воскресеньям я проверяю планы сотрудников на неделю. Получение таких планов — эффективный инструмент ответственности и контроля.

Полезное приложение. Мобильное приложение Thing3 оказалось самым удобным инструментом для планирования: в программе есть автоматическое составление списка Today, что очень удобно. Я помечаю задачи тегами: важность (утро, день и вечер) и количество отведенного на эту задачу времени (15 минут, 30 минут, час, два или три часа).

«В бумажный — главное, в электронный — текущее»

Павел Вешаев, генеральный директор компании FinHelp

Простой способ планирования

Я попробовал много различных систем планирования. Сейчас пришел к такому формату. В бумажном ежедневнике фиксирую главные задачи на день. Например, отправить предложение клиенту, обсудить определенную задачу с партнерами и т.д. В электронном виде осуществляется все текущая деятельность.

Все задачи на меня и сотрудников ставим в Asana, протоколы совещаний отправляем в электронном виде, в календаре Outlook ведем расписание и контролируем встречи. Такая система позволяет не терять из фокуса ключевые задачи, иначе рутина может забить все, при этом в нормальном ритме и под контролем держать рабочие задачи и коммуникации с сотрудниками и клиентами.

Замечаю по себе и своим состоятельным клиентам, что на встречи все все равно приходят с бумажными ежедневниками. И если клиент пометил себе задачу в своем молескине — это хороший показатель. Значит сотрудничество будет плодотворным и собственник готов что-то делать для этого сам. Потому для меня важно по-прежнему — хорошая бумага и перьевая ручка.

Полезный ресурс. Мне нравится жестко-гибкий подход к планированию, о котором говорит Глеб Архангельский. Это помогает приоритизировать задачи, выполнять главное, иметь «пустоты» в расписании для непредвиденных обстоятельств.

Глеб Архангельский рассказывает, как отдыхать, чтобы эффективно работать

«Делите дела по приоритетам»

Владимир Буйвидис, BM Group «Фабрика Инноваций» Раньше я, как и многие, использовал бумажный ежедневник, но как только объем задач увеличился перешел в электронный формат. Календарь в айфоне синхронизируется с маком и прочими устройствами. В каждое событие можно добавить геолокацию, участников и написать кучу шпаргалок. Благодаря такому способу планирования я не упускаю никаких дел и мне удается следовать тайм-плану.

Также там есть возможность делить дела по приоритетам отмечая их разными цветами. Например: красный — это встречи, зеленый — это переговоры внутри офиса, желтый — это встречи в офисе с клиентами и тд.

Сейчас мне уже и этого не хватает, так как компания растет, количество сотрудников тоже. А большая часть задач завязана на сотрудниках и важно, чтоб они участвовали в этой цепочке, поэтому я сейчас перехожу в «Битрикс 24». Там есть личный календарь, который поддерживает множество дополнительных примочек. Там можно ставить людям задачи и отслеживать их статус, синхронизировать дела с конкретными проектами, делать грамотные и умные напоминания. Сейчас я рассчитываю, что Битрикс 24 поможет мне полностью уйти из календаря в айфоне и сделать меня еще более эффективным.

Источник: dasreda.ru

Как планировать своё время? Пять секретов от успешных людей

По мнению основателя микроблога Tumblr Дэвида Карпа, чтение рабочей почты по утрам деструктивно и портит настроение. Для срочных вопросов, как он считает, есть телефон, мессенджеры, в конце концов. Уделять время почте лучше после 10:00 утра. Основатель компании Task Masters Джулия Моргенстерн и вовсе написала тематическую книгу “Никогда не читайте электронную почту утром!”.

Данная стратегия поможет выходить из офиса, даже после напряженного рабочего дня, с чувством выполненного долга. Благодаря ней приучите себя и своих коллег к тому, что от вас не стоит ждать молниеносного ответа на сообщения во вне рабочее время.

Я рекомендую во время завтрака и других приемов пищи не отвлекаться на телефон, новости, а погрузиться в момент и наслаждаться едой.

Гуру по теме саморазвития, коуч и оратор Энтони Роббинс создал несколько техник, помогающих повысить личную эффективность. Их суть заключается в выполнении физических упражнений, произношении мотивационных мантр. Есть также и общий совет: “Найдите десять минут на размышления о том, за что вы благодарны”. Причины могут быть в вас самих, близких, работе и так далее. В конце упражнения важно представлять, что получаете все, о чем мечтаете сегодня.

Для большего эффекта рекомендую ежедневно находить, за что можете сказать “спасибо” уходящему дню и себе.

Книга оратора-мотиватора Брайана Трейси “Съешьте лягушку” стала уже классикой в тайм-менеджменте”. Однажды Марк Твен пошутил, что если утром съесть лягушку, то оставшаяся часть дня будет легкой, поскольку самое сложное осталось позади. Трейси утверждает в своей книге, что “лягушка” – это та самая сложная и неприятная задача, которую нужно сделать в первую очередь. Выполните ее утром. И весь оставшийся день пройдет хорошо.

Быть может, нужно сделать важный звонок? Или подготовить презентацию? Или еще что? Если это задача, на выполнение которой потребуется не один день, тогда разбейте на несколько маленьких дел. Выпишите их на бумагу и повесьте на видное место.

Посвятите им время в первой половине дня.

Неприязнь к работе не может длиться долго. И не должна. Легендарный Стив Джобс каждое утро обдумывал свои серьезные решения. Он спрашивал у себя по утрам: “Что если сегодня последний день в моей жизни? Хотел бы я делать то, что мне нужно выполнить сегодня?” И если на протяжении долгих дней вы отвечаете отрицательно, то значит пора что-то менять в своей жизни.

Основатель сайта электронных объявлений, пользующийся большой популярностью у американских пользователей Интернета Craigslist Крэйг Ньюмарк в первый час своего рабочего дня отвечает на вопросы клиентов: реагирует на жалобы, ловит на сайте мошенников и спамеров. Скорее всего, у Ньюмарка есть занятия намного важнее. Но именно обслуживание клиентов, как отмечает сам предприниматель, возвращает его к реальности.

Вы тоже можете “обслуживать клиентов”. Не обязательно в прямом смысле. Например, изучать ответы клиентов (но не в рабочей почте, как говорили ранее), общаться с коллегами, наставникам, кураторами. Словом, общаться с людьми. За документами, мелкими задачами и электронными письмами мы порой забываем о человеческой стороне работы.

Сделайте коммуникацию с людьми своей привычкой, и тогда вы обретете надежный тыл помощников на случай сложностей.

А с чего вы начинаете свой день? Расскажите в комментариях.

Источник: www.b17.ru

Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

Бенджамин Франклин был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки — участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

Время для Франклина действительно имело колоссальное значение.

Любишь жизнь? Тогда не теряй времени, ибо время — ткань, из которой состоит жизнь.
Бенджамин Франклин

В 20 лет Франклин разработал для себя систему организации времени, которой пользовался на протяжении всей жизни. Современники назвали её «пирамидой Франклина» (иногда также встречается наименование «пирамида продуктивности» — productivity pyramid).

В основе пирамиды — жизненные ценности. Это моральные ориентиры в решении любых задач. Франклин называл их добродетелями.

Для себя он определил 13 добродетелей: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.

Чтобы ежедневно работать над собой, Франклин завёл специальную записную книжку, в которой отвёл по странице на каждый жизненный принцип. Каждую страницу он разлиновал на семь столбцов (дни недели). Затем провёл 13 горизонтальных линий по числу добродетелей.

Таким образом, каждый день он фокусировался на одной из добродетелей, а по вечерам в квадратиках отмечал промахи, допущенные на пути к «моральному совершенству».

Следующая ступень пирамиды Франклина — это глобальная цель. Она базируется на жизненных принципах и отвечает на вопрос: «Чего я хочу достичь к N годам?» Глобальной целью для врача, например, может являться стремление стать завотделением до 35 лет, а для менеджера — запустить свой стартап.

Бенджамин Франклин — поистине праотец to-do-планирования. Он всегда придерживался распорядка и расписывал буквально каждый свой шаг. Поэтому далее в его пирамиде идут:

• генеральный план — пошаговая инструкция по достижению глобальной цели;
• долгосрочный план — цели на ближайшие 3–5 лет;
• краткосрочный план — задачи на ближайший год и месяц;
• планирование на неделю и день.

Все ступени пирамиды расположены последовательно — каждая следующая опирается на предыдущую.

Вывод

Чтобы организовать свой день по методу Франклина, нужно определиться с фундаментальными жизненными принципами, поставить глобальную цель и составить план по её достижению.

Для долгосрочного и краткосрочного планирования можно использовать один из электронных инструментов либо завести бумажный блокнот и внедрить систему «Быстрых записей».

Метод Стивена Кови

Одним из последователей системы Франклина считается Стивен Кови. Это всемирно известный эксперт и коуч в области менеджмента. Кови — профессиональный оратор и автор множества книг. Одна из них вошла в список самой влиятельной бизнес-литературы журнала Time.

Это опередившая своё время книга «Семь навыков высокоэффективных людей». Кови написал её в 1989 году, но бестселлером она стала лишь после переиздания в 2004-м.

Концепция Кови базируется на последовательности из семи навыков.

1. Затачивать пилу, то есть постоянно самосовершенствоваться.
2. Достигать синергии, то есть стремиться к взаимовыгодному взаимодействию.
3. Быть проактивным.
4. Стараться сначала услышать, а уже потом — быть услышанным.
5. Начинать, представляя конечную цель.
6. Думать в духе «выиграл — выиграл».
7. Сначала делать то, что нужно делать сначала.

Реализовать последний навык поможет матрица распределения задач и расстановки приоритетов. Её Кови позаимствовал у 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.

Все задачи распределяются на четыре группы:

1. Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
2. Несрочные важные (стратегические задачи с отдалённым дедлайном);
3. Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
4. Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).

По мнению Кови, успешные люди крайне редко оказываются в цейтноте, так как быстро расправляются с задачами из категорий 1 и 3 и без жалости жертвуют делами из квадрата 4. При этом 60–80% времени и сил они отводят на решение задач из квадрата 2, потому что именно они являются локомотивом прогресса.

Вывод

Чтобы стать эффективнее, в конце или начале дня выписывайте стоящие перед вами задачи и задавайте им приоритетность при помощи матрицы Эйзенхауэра (или матрицы Кови — кому как больше нравится). Для этого можно воспользоваться приложением Eisenhower (iOS) или MyEffectivenessHabits (Android). Старайтесь соблюдать пропорцию: 40% — важные срочные дела, 60% — важные несрочные.

Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — популярный гуру продуктивности. Записи его публичных выступлений собирают миллионы просмотров, а книги расходятся такими же огромными тиражами.

Немудрено — кому не хочется «работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе „от звонка до звонка“, и при этом жить где угодно и богатеть»? Одноимённая книга Феррисса стала номером один в списках бестселлеров The New York Times и The Wall Street Journal.

Его метод стоит на двух китах:

1. Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Это значит, что нужно сосредоточиться на деятельности, которая действительно важна.
2. Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Это значит, что на задачу необходимо отводить ровно столько, сколько нужно для её выполнения.

Чтобы успевать больше, не нужно увеличивать продолжительность рабочего дня. Напротив, сокращайте её, фокусируйтесь только на действительно важном. Всё остальное отметайте, отдавайте на аутсорсинг или делегируйте.

Подходу Феррисса соответствует техника планирования 1–3–5. Её суть проста: в список дел вносится одно важное дело, три средних и пять мелких. Всего — девять. Они априори распределены по срочности, что помогает избавиться от ощущения аврала.

Феррисс — противник многозадачности и информационных перегрузок. При одновременном выполнении нескольких дел происходит расфокусировка внимания. В результате производительность не повышается, а падает. Так же обстоит дело с беспрерывным поглощением информации. Постоянная проверка почты, мессенджеров и соцсетей лишь создаёт ложное ощущение занятости, но не приближает к цели.

А вот стрессы, напротив, Феррисс считает нашими помощниками.

Страх — это индикатор. Страх — наш друг. Временами он показывает, чего не следует делать, но чаще показывает, что как раз стоит делать.

Тим Феррисс

Следует отметить, что Тим Феррисс не единственный, кто стремится к продуктивности, работая меньше. Стивер Роббинс, автор книги «9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше», предлагает для этого метод «активных дней», когда в определённый день назначаешь себе «контролёра», который будет следить за прогрессом.

Вывод

Этот метод подойдёт вам, если вы не можете следовать строгому графику и to-do-списки для вас не работают. Стройте свой день так, чтобы 20% времени занимали наиболее сложные и важные дела. Остальное пусть идёт своим чередом. Иными словами, если вам необходимо провести деловую встречу, то нужно выбрать день, время, продолжительность и строго следовать намеченному. Оставшуюся часть дня можно посвятить любой текущей работе.

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский — эксперт в области организации времени, основатель и руководитель одноимённой компании. Его особенность не в создании оригинальных разработок, а в том, что он излагает приёмы тайм-менеджмента просто и доступно, адаптируя их к отечественным реалиям.

Архангельский — автор нескольких популярных бизнес-книг: «Работа 2.0: прорыв к свободному времени», «Формула времени», «Тайм-драйв» и других.

Последняя наиболее популярна. В «Тайм-драйве» рассказывается о важности планирования, целеполагания и мотивации, а также приводятся действенные приёмы управления временем и борьбы с прокрастинацией.

• «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
• «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
• «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло, но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло — автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Суть метода Pomodoro: отрезки времени, отводимого на работу, — это «помидорки». Один «помидор» = 30 минут (25 минут на работу и 5 на отдых). Запускаем таймер и трудимся с максимальной отдачей и минимальными отвлечениями в течение 25 минут. Звучит сигнал — настало время пятиминутного перерыва. Затем вновь запускаем таймер.

Таким образом, производительность измеряется количеством выполненных за день «помидорок». Чем больше, тем лучше.

Чтобы не тратить 25 минут на придумывание себе дела, список задач нужно составить заранее. В нём вы также сможете отмечать количество целых «помидорок» (ставится крестик напротив задачи) и отвлечений (ставится апостроф). Это позволяет определить, сколько времени заняло выполнение той или иной задачи и насколько она была трудна.

Метод Pomodoro — доступный и гибкий. Хотите — ведите to-do-список на бумаге и отмеряйте 25-минутные отрезки кухонным таймером, а хотите — пользуйтесь специальными сервисами и приложениями.

По мнению Чирилло, оптимальная длительность «помидора» — 20–35 минут. Но, освоив технику, можно экспериментировать и менять интервалы под себя.

Детально с методом Франческо Чирилло можно познакомиться здесь.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

GTD — альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен, создатель методики GTD, — один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе Вячеслав Сухомлинов.

Вячеслав Сухомлинов
Исполнительный директор ресторанного холдинга. Эксперт по практическому применению GTD

GTD — это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом.

Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD — это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD — тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.

• 10 утренних ритуалов для продуктивного начала дня
• 8 неизбитых способов зарядиться энергией
• 80 лайфхаков для продуктивности

Источник: lifehacker.ru