Мне глубоко симпатичен дзен буддизм:). Эта идеология восхищает меня многим. В частности тем, что в её основе лежит осознанность. Что происходит с сознанием человека, открывающего свой пост фотографией Доктора Хауса и затем признающегося в любви дзен буддизму рассуждать не берусь;) Оставим эту загадку моему психоаналитику.
Гораздо интереснее и полезнее будет поговорить про осознанность;) Очевиден тот факт, что деятельность любой организации состоит из процессов. Вам необходимо смириться с той мыслью, что жить бизнес-процессы в Вашей организации будут долго и достанут Вас по полной Процессы либо находятся под управлением, что совершенно естественным образом занимает Ваше управленческое внимание, либо пребывают в хаосе, что требует Вашего участия в разгребании непредсказуемых результатов таких процессов. Осознанность — это не только ключевой фактор успеха дзен буддизма, это еще и великолепный способ повышения эффективности вашего бизнеса за счет понимания и реального управления вашими бизнес-процессами.
Моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN в Business Studio 5. Практическое руководство
Чтобы привнести в управление бизнес-процессами осознанность, необходимо проделать несколько простых шагов:
- Описать процесс.
- Проанализировать процесс.
- Реализовать процесс наилучшим образом.
Как правильно описать бизнес-процесс, было рассмотрено здесь. Сегодня же мы попробуем разобраться с анализом бизнес-процессов. В своей практике мы используем три вида анализа бизнес-процессов:
- Визуальный анализ процесса.
- Статистический анализ процесса.
- Функционально-стоимостной анализ процесса.
Рекомендуемая последовательность проведения этих видов анализа соответствует их очередности в выше приведенном списке: сначала проводим визуальный анализ (он самый простой и дешевый), затем статистический (это более трудоемкий вид анализа и этот анализ должен проводиться на регулярной основе), затем функционально-стоимостной (самый трудоемкий вид анализа).
Визуальный анализ
Визуальному анализу подвергается диаграмма процесса: Вы просто внимательно смотрите на диаграмму и стараетесь сделать её более простой и понятной:) Мы проводим такой анализ непосредственно при проектировании деятельности. Здесь выявляются бесполезные действия, излишние переходы, уточняются зоны ответственности и безответственности и т.п.. Это очень простой и очень эффективный способ улучшения деятельности. По нашим оценкам использование только этого вида анализа повысит эффективность Вашей работы до 30%.
Статистический анализ
Статистическому анализу подвергаются показатели процесса: Вы наблюдаете за положением фактических значений показателя относительно его граничных значений. При помощи статистического анализа Вы сможете контролировать статистическую управляемость процесса, отслеживать тенденции его показателей. Необходимым условием проведения данного анализа является то, что у каждого процесса должны быть определены показатели, их граничные значения. Естественно, эти показатели должны подвергаться систематическому наблюдению. Если Вы описываете процессы по технологии Busines Set, Вы не забудете про показатели;) Напомним обязательные атрибуты процесса от Business Set:
Декомпозиция процессов в нотации BPMN в Business Studio
Визуализировать результаты статистического анализа мы рекомендуем при помощи контрольных карт.
Функционально-стоимостной анализ
Функционально-стоимостному анализу подвергается вся модель процесса: диаграмма, описание результатов, описание и данные о доступности ресурсов, условия запуска бизнес-процесса и т.п.. В рамках этого анализа определяется пооперационная себестоимость результатов процесса (например, Вы сможете определить в какую сумму Вам обходится один холодный звонок, совершаемый Вашими сотрудниками) и время его выполнения. С помощью этого вида анализа можно спрогнозировать поведение процесса в тех или иных условиях, рассчитать загруженность Ваших людей, найти «бутылочное» горлышко в парке производственного оборудования и т.п.. Этот анализ предоставляет огромные возможности, но и требует больших затрат: во-первых, требуется собрать бОльшее количество данных; во-вторых, для его проведения требуется специализированное программное обеспечение. Business Set использует для проведения функционально-стоимостного анализа систему Business Studio. Business Studio, кстати, позволяет качественно работать со всеми тремя видами анализа;)
Надеюсь, каждый читатель сможет подобрать для активного использования тот вид анализа, который наилучшим образом соответствует его душевному настрою, этапу жизненного цикла предприятия или фазе луны. Главное, чтобы проводимый анализ был вдумчивым и осознанным. Тогда Вас приятно удивят не только результаты анализа, но и сам анализ;)
Осознанности Вам и Вашему бизнесу;)
С уважением, Антон Антипин.
Углубляем матрицу ответственности
Как мы знаем, Business Studio помогает добрым людям получать в автоматическом режиме огромный пласт регламентирующей документации. Это великое счастье не миновало и такой значимый для любого бизнеса документ, как матрица ответственности:
Матрица ответственности запускается либо от процесса, либо от субъекта. На рисунке ниже приведен пример запуска матрицы ответственности от процесса:
Всё прекрасно в этих матрицах, кроме одного — уровни. Часто их количества недостаточно. Пользователи задают вопрос: “А где всё остальное?” Действительно, количество уровней управления в матрице ответственности, формируемой по умолчанию, ограничено цифрой два. Соответственно ни процессов 3-го уровня, ни процессов 4-го уровня (и так далее) в нашей матрице мы не найдем. Как исправить ситуацию? Очень просто: вносим в шаблон отчета некоторые изменения и всё;)
Находим нужный нам отчет и открываем его свойства.
Шаг 1.
Шаг 2.
Шаг 3.
В свойствах отчета открываем свойства привязки “Шахматка…”:
В свойствах этой привязки находим параметр “Глубина дерева”:
Задаем в этом параметре то количество уровней, которые нам нужны. Всё;) Сохраняем все сделанные изменения и наслаждаемся новой глубиной старого отчета.
Буду рад любой обратной связи.
Искренне Ваш, Антон Антипин.
Безопасные связи людей и процессов
Один из отцов-основателей московского Спартака Николай Петрович Старостин как-то сказал: «Не бывает коллективной ответственности, коллективной бывает только безответственность.» (По некоторым данным эти слова принадлежат другому футбольному гению — Валерию Лобановскому). Эта простая и крайне полезная для бизнеса идеология в полной мере реализована в нашем любимой среде моделирования бизнеса Business Studio.
По умолчанию пользователю предлагается для каждого процесса назначать Владельца и Исполнителя/Исполнителей. Делается это, как мы знаем, очень просто: в свойствах процесса на вкладку «Субъекты» пользователь простым drag-n-drop’ом переносит из организационной структуры (Навигатор — Субъекты) нужные бизнес-единицы. При этом степень участия сотрудника/отдела в процессе определяется типом связи:
Путем этих нехитрых операций и распределяется ответственность среди сотрудников и подразделений за выполняемые ими процессы, что отражается в регламентирующих документах (должностные инструкции, положения о подразделениях, регламенты бизнес-процессов, матрицы ответственности), формируемых Business Studio автоматически.
Количество типов связей в Business Studio по умолчанию ограничено:
Иногда пользователям не хватает предложенных типов связей и возникает желание их расширить. И пользователи спрашивают нашу службу технической поддержки: «А как это сделать?» «Нет нечего проще ;)»- отвечаю я от лица всей нашей службы технической поддержки. В момент установки связи субъекта и процесса в открывшемся окне просто нажимаем на иконку «Новый (Ins)»:
В открывшемся окне создаем новый тип связи в полях «Название» и «Обратное название»:
Если Вы работаете в нотации EPC и хотели бы, чтобы новый тип связи выводился на показ на самой диаграмме (как это происходит со всеми другими типами связей), не забудьте активировать чек-бокс «Видимость названия типа связи»;).
Вот, собственно, и все;) Друзья, если у Вас остались вопросы по этой теме или возникли какие-либо предложения/пожелания, не стесняйтесь. Оставляйте свои комментарии к этому посту. Я обязательно отвечу на все Ваши вопросы и предложения.
Буду рад любой обратной связи.
С уважением, Антон Антипин.
Источник: antonantipin.wordpress.com
Процессный подход на базе программного продукта Business Studio как инструмент эффективного и прозрачного управления бизнесом Чупеева Светлана Михайловна, — презентация
Презентация на тему: » Процессный подход на базе программного продукта Business Studio как инструмент эффективного и прозрачного управления бизнесом Чупеева Светлана Михайловна,» — Транскрипт:
1 Процессный подход на базе программного продукта Business Studio как инструмент эффективного и прозрачного управления бизнесом Чупеева Светлана Михайловна, зав.отделением «Прикладная информатика в экономике» ВШБЭ ПГТУ, руководитель направления «Информационные системы в экономике» Факультета ИТ РМЦПК
2 2 Эффективная система управления — основа успеха компании Обеспечение работы компании, как единого организма – задача каждого руководителя. Это: — обеспечение необходимых темпов развития, — организация текущей работы, — своевременная реакция на новые возможности и угрозы. Для реализации этих задач необходимо: — чтобы топ-менеджеры хорошо представляли стратегию развития компании, между ними были четко распределены полномочия и обязанности, — менеджеры среднего звена были мотивированы на достижение заданных в стратегии целей, — а рядовые сотрудники выполняли свою работу по оптимальным инструкциям и регламентам. Иными словами компания должна обладать эффективной системой управления.
3 3 Сегодня и в будущем конкурентным преимуществом компании может стать инструмент построения эффективной системы управления Система бизнес- моделирования Business Studio разработана специально для поддержки полного цикла проектирования эффективной системы управления компанией – «Проектирование — Формирование регламентирующих документов – Доведение регламентов до исполнителей — Контроль показателей – Оптимизация бизнес-процессов» Основные решаемые задачи: — Формализация стратегии и контроль ее выполнения. — Моделирование и оптимизация бизнес-процессов, организационной структуры. — Формирование и распространение регламентирующей документации (регламенты процессов, положения о подразделениях, должностные инструкции, описание документооборота) среди сотрудников.
4 4 Внедрение системы менеджмента качества с Business Studio Также следует отметить что деятельность компании направлена на достижение поставленных целей, задаваемых собственниками, причем на достижение этих целей с минимальными затратами времени и ресурсов. А Business Studio это система бизнес-моделирования, позволяющая компаниям ускорить и упростить развитие своей системы управления, а также внедрить системы менеджмента качества в соответствии со стандартом ИСО 9001:2000. Таким образом программный продукт может быть интересен:
5 5 Этапы проектирования системы управления организацией Процесс проектирования и совершенствования системы управления можно представить в виде следующей последовательности этапов:
6 6 Формализация и контроль выполнения стратегии Цели, которые ставит перед бизнесом собственник, являются отправной точкой для разработки стратегии развития. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления процесса реализации стратегии является сбалансированная система показателей ССП (Balanced Score Card, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном. Разработка стратегической карты в Business Studio Сбалансированная система показателей – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые. По 4 аспектам: «Финансы», «Клиенты», «Внутренние БП», «Обучение и развите» задаются ЦЕЛИ и ПОКАЗТЕЛИ.
7 7 Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой нужно его достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения и лицо ответственное за внесение значений. Важной возможностью системы является то, что она обеспечивает не только разработку, но и контроль достижения целей посредством сбора значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников. Business Studio автоматически рассылает сотрудникам отчеты по , которые они должны заполнить в Microsoft Excel, и загружает их в свою базу данных. Руководители компании получают возможность контролировать текущие значения показателей, а также оценивать их динамику с помощью набора специальных отчетов, которые они могут: -сформировать самостоятельно в системе Business Studio; -получить от сотрудника в виде файла Microsoft Word; -просмотреть на корпоративном сайте компании, который Business Studio формирует автоматически.
8 8 Моделирование бизнес-процессов в Business Studio Определив и формализовав стратегию, можно перейти к созданию модели бизнес- процессов компании. То есть определить ту деятельность, которую компания должна осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.
9 9 Нотации, применяемые в Business Studio Business Studio позволяет построить как комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart).
10 10 Нотация IDEF0 Наиболее популярная нотация моделирования бизнес-процессов, основанная на методологии структурного анализа SADT. Бизнес-процессы в нотации IDEF0 представляются в форме прямоугольника, а стрелки отражают связь с другими процессами и внешней средой. Особенностью нотации является: — Возможность декомпозировать процессы на подпроцессы и, таким образом, строить иерархические модели бизнес-процессов. — Выделение четыре типов стрелок: три типа входов вход, управление и механизм (это позволяет более гибко описывать логику использования входов в процессе в целях последующего анализа), и выход. Нотация IDEF0 используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов, на нижнем уровне для описания алгоритма (сценария) выполнения процесса допускается смена нотации на нотацию Процесс или Процедура.
11 11 Нотация IDEF0 Нотация IDEF0 используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов, на нижнем уровне для описания алгоритма (сценария) выполнения процесса допускается смена нотации на нотацию Процесс или Процедура. Процесс УПРАВЛЕНИЕ (КАК нужно выполнять процесс) ВХОДВЫХОД регламенты, стандарты, законы указания руководства, планы, инструкции технология люди оборудование материалы здания, сооружения деньги, время информация, документы, файлы, ПО материалы потребности информация документ материалы результат продукт информация документ РЕСУРСЫ (ЧТО потребляется при выполнении)
12 12 Нотация Процесс (Basic Flowchart ) Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Используются графические элементы: терминатор, процесс, решение, два типа стрелок – стрелки предшествования и стрелки «Поток объектов». Нотация Процесс поддерживает декомпозицию на подпроцессы. Нотацию Процесс можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.
13 13 Нотация Процедура (Cross Functional Flowchart ) Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Дополнительно к графическим элементам, применяемым в нотации Процесс, используются дорожки -колодцы (Swim Lanes), обозначающие организационные единицы – исполнителей действий процесса. Нотация Процедура поддерживает декомпозицию на подпроцессы. Нотацию Процедура можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.
14 14 Оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры в Business Studio После описания модели бизнес-процессов «как есть» или проектирования новых бизнес- процессов можно оценить время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса, таким образом в результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса.
15 15 Проектирование: организационная структура предприятия и штатное расписание Система позволяет сформировать организационную структуру компании, штатное расписание, назначить Владельцев и Исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму в Microsoft Visio. Результатом формирования организационной структуры являются документы Положения о подразделении, фиксирующие место подразделения в организационной структуре, его права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности его деятельности. А также Должностные инструкции специалистов компании.
16 16 Формирование и распространение регламентирующей документации По созданной бизнес-модели Business Studio автоматически формирует все основные регламентирующие документы организации: регламенты бизнес-процессов и процедур, положения о подразделениях, должностные инструкции. Для обеспечения доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать: Пакет документов в формате Microsoft Word для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия. HTML-навигатор — HTML-версия пакета регламентирующих документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. HTML-навигатор позволяет проводить быстрый поиск и анализ информации благодаря поддержке гиперссылок между документами.
17 17 Основными особенностями Business Studio, принципиально отличающими его от других аналогичных программных продуктов, являются: — Поддержка трех нотаций моделирования IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart) — обеспечивает возможность создания как комплексной иерархической модели бизнес-процессов, так описания отдельных процессов -Поддержка методологии BSC/KPI, включая разработку стратегических карт, сбалансированной системы показателей, обеспечение сбора и контроля значений показателей -Оптимизация бизнес-процессов на основе технологий функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования -Формирование на выходе конкретизированных регламентирующих документов, не требующих дополнительной доработки, в формате документов Microsoft Word или HTML-навигатора -Наличие Мастера отчетов, позволяющего легко построить свои собственные или изменить существующие отчеты и регламентирующие документы -Обеспечение совместной работы над одной бизнес-моделью команды специалистов в рамках одной сети или в режиме off-line -Использование в качестве графического редактора процессов, организационной структуры и других диаграмм редактора деловой графики Microsoft Visio.
18 18 Схема лицензирования Персональная лицензия Предназначена для локального использования Business Studio. Программное обеспечение устанавливается на отдельную рабочую станцию.
Возможности по взаимодействию: Для обеспечения коллективной работы персональная лицензия позволяет пользователю со своего компьютера подключаться к серверу Business Studio или к другой рабочей станции, на которой установлена персональная лицензия Business Studio. Серверная лицензия Этот тип лицензирования предназначен для обеспечения работы группы пользователей с базами данных Business Studio, которые размещаются на выделенном сервере.
Поддерживается совместная работа пользователей с моделями и данными и off-line режим для удаленной работы (в этом случае необходимо наличие на удаленном компьютере персональной лицензии). Лицензируется количество одновременных подключений к серверу Business Studio. Активация программы После установки программы Business Studio необходимо провести ее активацию.
При использовании «Персональной лицензии» Business Studio активируется на локальных компьютерах, при использовании «Серверной лицензии» на сервере. Для активации Business Studio воспользуйтесь программой активации, входящей в состав дистрибутива. Дополнительное программное обеспечение Microsoft Visio 2003, Visio 2007 Для работы Business Studio необходимо наличие на рабочих станциях программного продукта Microsoft Visio 2003 или Visio Сервер базы данных В качестве сервера баз данных Business Studio использует Microsoft SQL Server. В состав Вusiness Studio входит бесплатная версия Microsoft SQL Server 2005 Express Edition. В случае одновременного подключения к серверу Business Studio более 10 пользователей рекомендуется использовать полноценную версию Microsoft SQL Server 2000 или 2005.
Источник: www.myshared.ru
Презентация, доклад Информационные технологии в разработке и оптимизации системы управления организацией на примере Business Studio. (Лекция 5)
Вы можете изучить и скачать доклад-презентацию на тему Информационные технологии в разработке и оптимизации системы управления организацией на примере Business Studio. (Лекция 5). Презентация на заданную тему содержит 88 слайдов. Для просмотра воспользуйтесь проигрывателем, если материал оказался полезным для Вас — поделитесь им с друзьями с помощью социальных кнопок и добавьте наш сайт презентаций в закладки!
Презентации » Менеджмент » Информационные технологии в разработке и оптимизации системы управления организацией на примере Business Studio. (Лекция 5)
Слайды и текст этой презентации
Слайд 1
Описание слайда:
Современные информационные технологии в разработке и оптимизации системы управления организацией На примере Business Studio
Слайд 2
Описание слайда:
Слайд 3
Описание слайда:
Слайд 4
Описание слайда:
Решаемые задачи
Слайд 5
Описание слайда:
Слайд 6
Описание слайда:
Технические возможности системы Мастер для создания новых отчетов и документов Формирование отчетов в формате Microsoft Word или HTML-навигатора Обеспечение совместной работы над бизнес-моделью Использование в качестве редактора диаграмм Microsoft Visio
Слайд 7
Описание слайда:
Слайд 8
Описание слайда:
Формализация стратегии
Слайд 9
Описание слайда:
Система сбалансированных показателей
Слайд 10
Описание слайда:
Система сбалансированных показателей
Слайд 11
Описание слайда:
Сбалансированная система показателей
Слайд 12
Источник: myslide.ru