Установите приложение Пинкит, чтобы расширить возможности вашего портала на Битрикс24:
в домене RU в домене BY в домене KZ в домене UA Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:
| 1 Преамбула |
Любой предприниматель скажет вам, что процессы, которые происходят у него в бизнесе совсем не такие, как у других. Что его бизнес уникален, и он работает так, как никто другой. И будет прав. Однако есть бизнес-процессы настолько похожие или просто унифицированные, что компания Битрикс решила предложить, наконец-то, «не изобретать велосипед».
И внедрила в своих продуктах заранее разработанные бизнес-процессы, характерные для большинства предприятий. В данной статье я покажу вам, что это за процессы. Почему это хорошо и как с этим работать.
| 2 Типовые бизнес-процессы |
- Счёт на оплату
- Заявление на отпуск
- Заявление на командировку
- Входящие документы
- Исходящие документы
- Выдача наличных
Перейдя по новой вкладке «Процессы» в разделе «Компания», вы увидите следующее.
Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.
Нет такой организации, которая не отправляла бы письма и прочие документы по почте. Поэтому такой процесс, как работа с исходящими документами присутствует всегда.
| 2.1. Исходящие документы. Настройки |
В разделе, где указан бизнес-процесс – «Исходящие документы», наблюдается примерно следующая картина.
В списке представлены все исходящие документы с прикрепленными сканированными копиями. Работа со списком стандартна для Битрикс24. Здесь и сортировка, и управление набором отображаемых полей и фильтры. С помощью кнопки «Управление разделами» можно создавать иерархические структуры разделов для упорядочения исходящей корреспонденции.
С помощью кнопки «Бизнес процессы» можно перейти в визуальный редактор бизнес-процесса для его просмотра и редактирования. Компания Битрикс реализовала простой алгоритм работы с исходящими документами. В вашей организации он может оказаться несколько сложнее. Поэтому бизнес-процесс открыт для любых изменений и дополнений.
Lexema-ECM. Бизнес-процесс по обработке исходящих документов
Следует обратить внимание на то, как грамотно сделан бизнес-процесс. Фирма Битрикс демонстрирует нам культуру разработки и имплементации бизнес-процессов.
В параметрах шаблона бизнес-процесса созданы переменные, необходимые для реализации процесса. Надо сказать, что без этого можно вполне обойтись, тем более в таком простом процессе, но это будет неправильно, поскольку невозможно предположить, насколько может измениться и вырасти такой, в общем то, банальный бизнес-процесс.
Ваши сотрудники смогут оформить отправку исходящего документа в Живой ленте. Документ получит ответственный сотрудник, который сможет зафиксировать его в реестре и отправить адресату. Укажите, кто в вашей компании ведет реестр документов. Это цитата из закладки «Основное» бизнес-процесса. Как это реализовано?
Через константу «Кто фиксирует».
Таким образом, для того, чтобы привязать весь бизнес-процесс к пользователю, ведущему реестр исходящей корреспонденции, не надо искать по всему бизнес-процессу функциональные блоки, в которых реализуется что-либо, связанное с ведущим реестр. Необходимо лишь задать значение константы.
В настройках процесса указываются все поля, которые присущи исходящему документу. Все они также кастомизируются и, при необходимости, добавляются новые.
В процессе организации работы бизнес-процесса исходящей документации происходит фиксация операций с исходящими документами в реестре как раз тем пользователем, который был привязан к константе «Кто фиксирует».
Таким образом, я могу сказать, что даже на простом, но нужном бизнес-процессе фирма разработчик Битрикс24 показывает нам, как надо пользоваться технологией, а также прививает культуру разработки бизнес-процессов.
А теперь, перед тем, как запустить документ по процессу, я внесу изменения в его содержимое. Представим, что наш бизнес работает от двух юридических лиц – ООО «Гранит» и ООО «Аква». Понятно, что исходящая корреспонденция должна быть разделена, иначе мы запутаемся и не сможем найти нужных отправленных документов. Типовой бизнес-процесс не подразумевает такой ситуации. Я сейчас легко всё это настрою.
Для начала создаю новое поле список «Наша фирма» в документе. Нажимаю кнопку «Добавить поле» в интерфейсе «Настройка полей процесса: Исходящий документ». Тип поля – «Список», чекбокс «Обязательное» логично включить. Сортировка 25 – для того, чтобы это поле появлялось не в конце документа (экранной формы), а сразу после поля «Номер документа». Вы можете выбрать и другое местоположение для этого поля, изменив число в поле «Сортировка» на соответствующее.
На вкладке «Список» я настрою возможные значения, которые будут выпадать для выбора в поле «Наша фирма».
Теперь список документов может приобрести следующий вид. Последствия – работа с исходящей корреспонденцией отдельно для разных фирм.
Таким образом мы настроили типовой бизнес-процесс под собственный бизнес и можем его использовать полноценно.
| 2.2 Исходящие документы. Процесс |
В разделе «Процесс: Исходящие документы» нажимаю на кнопку «Добавить элемент».
После того как будут заполнены все поля и нажата кнопка «Сохранить», документ будет отправлен к пользователю, ответственному за регистрацию документа в реестре и отправке его адресату. Это найдёт своё отражение в Живой ленте.
Пользователь, ответственный за реестр, выполнит свою работу и нажмёт на кнопку «Зафиксировать в реестре», после чего реестр обновиться и будет находиться снова в актуальном состоянии.
Вот такой небольшой, простой, но очень актуальный и ответственный бизнес процесс сделан типовой фирмой Битрикс, за что им большое спасибо.
| 3 Выводы |
Что же мы получили от типовых процессов?
При внедрении Битрикс24 мы сразу же после настройки списка пользователей и их ролей начинаем использовать всю мощь и удобство бизнес-процессов, которые в вашей компании наверняка есть.
Даже при отличиях в типовых бизнес-процессах вашей компании от имплантированных в систему, никто не запрещает легко их менять и настраивать.
Документооборот прозрачен и удобен. Имеется несколько интерфейсов для управления движением документов.
Компания Битрикс сделала еще один шаг навстречу пожеланиям пользователей внедрением типовых бизнес-процессов.
Если вам требуется доработка под нестандартные интеграции, то оставьте заявку на нашем сайте, мы свяжемся с вами, согласуем сценарии работы и реализуем необходимые доработки интеграции для нужд вашего бизнеса.
Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:
Задавайте ваши вопросы и специалисты с радостью ответят на них в кратчайшее время.
Время работы специалистов Пн.–Пт.: с 9:30 до 18:30; Сб.-Вс.: выходные.
Источник: pinall.ru
Процесс «Исходящие документы»
Работа с бизнес-процессами доступна на тарифах Команда и Компания. Подробнее о всех возможностях читайте на странице сравнения тарифов.
Процесс «Исходящие документы» позволяет зафиксировать файл в реестре документов.
Первый запуск и настройка
Для работы с бизнес-процессом администратору портала нужно его настроить. Чтобы настроить бизнес-процесс, откройте ленту Новостей > Ещё > Процессы.
Выберите бизнес-процесс Исходящие документы.
При первом запуске система предложит настроить параметры бизнес-процесса. В появившемся окне укажите сотрудника ответственного за реестр документов в вашей компании.
Как запустить бизнес-процесс Исходящие документы.
Чтобы запустить процесс, вам нужно заполнить поля и нажать кнопку отправить. Поля, помеченные звездочкой обязательны для заполнения. Если они не будут заполнены, процесс не запустится.
Как только процесс будет запущен, он будет отправлен ответственному за ведение реестра таких документов. Для ответственного за реестр документов задание будет выглядеть следующим образом:
Когда ответственный за реестр фиксирует документ, процесс завершается.
Чтобы изменить параметры бизнес-процесса, администратору портала нужно нажать на шестерёнку > Настроить параметры Бизнес-процесса.
В открывшемся окне нужно указать сотрудника или отдел, который будет обрабатывать бизнес-процесс.
Источник: d7-crm.ru
Автоматизация бизнес-процессов
с помощью Битрикс24
Беспорядок, бумажная волокита и отсутствие системы стоят дорого.
С помощью автоматизации бизнес-процессов мы поможем Вашей компании стать эффективнее и сократить издержки.
Бизнес-процессы в Битрикс24
Автоматизируют рутиные задачи
Снижают Ваши издержки
Повышают эффективность работы
Снижают вероятность ошибок
Позволяют масштабировать бизнес
Протоколируют все действия
Большую часть работы можно автоматизировать при помощи Битрикс24
Результат правильной автоматизации – повышение общей эффективности всей компании
Мы настроим корпоративный портал под Ваши задачи и обеспечим его дальнейшую поддержку
Оставьте заявку на бесплатную консультацию эксперта!
Преимущества Битрикс24
Корпоративный портал Битрикс24 – это мощнейшая система, которая позволяет повысить эффективность всей компании.
Настройка Битрикс24– сложный процесс , но пройдя его однажды вместе с таким надежным партнером, как Integrator.Digital, Вы сможете поручить верным роботам выполнять рутинные задачи и в итоге сэкономить огромные средства и стать эффективнее конкурентов.
Использование бизнес-процессов в Битрикс 24 позволит ввести в вашей компании стандарты электронного документооборота, сделав ее эффективнее и мобильнее.
Вместе с Битрикс24 масштабирование компании, адаптация персонала, открытие новых офисов или направлений станет значительно менее затратным.
Бизнес процессы в Живой ленте наглядны и просты в освоении, они позволяют исключить бумажную волокиту, выполнять задачи моментально, независимо от расстояний и часовых поясов участвующих в них сотрудников.
Вашей компании необходимо автоматизировать
Создание и отправку договоров и других документов
По мере роста компании появляется огромное количество договоров, счетов, актов и внутренних документов. Мы поможем наладить автоматическое создание типовых документов и доставить их адресату
Автоматические напоминания клиентам или сотрудникам
Даже самые перспективные договоренности нередко проистекают медленно или остаются совсем без внимания. Мы поможем вовремя информировать всех участников процесса для успеха сделки.
Обучение и адаптация персонала
Наставничество — одно из ключевых мер по быстрому и качественному вливанию нового сотрудника в коллектив компании. Отсутствие стандартов работы тормозит этот процесс и отвлекает опытных сотрудников по пустякам. Разработка плана адаптации персонала позволяет минимизировать эти затраты.
Автоматическая смена ответственного в Битрикс24 CRM
Сотрудники болеют, увольняются, меняются сменами, уходят в отпуск. Бизнес процессы в CRM позволяют добавить нестандартную логику в процесс работы с клиентами, минимизировать или исключить необходимость ожидания вашим любимым клиентам.
Прием и увольнение персонала
При приеме нового сотрудника предложите ему заполнить персональную анкету, храните электронно выданные степени доступа, пароли и перечень оборудования. В случае, если сотрудник будет покидать компанию, предложите сдать имеющиеся средства и визировать электронный обходной лист.
Управление претензиями и репутацией
Любая организация сталкивается с праведным или беспочвенным гневом ее клиентов. Выявления, разбор и своевременное информирование клиента о том, что его проблемой занимаются, позволяет снять напряженность и сократить вероятность негатива до минимума
Источник: integrator.digital
