При процессном подходе управление рассматривается как процесс — серия взаимосвязанных непрерывных действий. Эти действия называют управленческими функциями.
Каждая управленческая функция тоже представляет процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.
Существует несколько взглядов на состав функций управления, наиболее признанными считаются следующие функции — ПЛАНИРОВАНИЕ, ОРГАНИЗАЦИЯ, МОТИВАЦИЯ И КОНТРОЛЬ. Эти четыре первичных функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения.
Функция планирования
Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что надо делать, чтобы достичь этих целей. По своей сути, функция планирования отвечает на три следующих основных вопроса:
: а) Где мы находимся в настоящее время? Руководители должны оценивать сильные и слабые стороны организации в таких важных вопросах как: финансы, производство, сбыт, научные исследования и разработки, трудовые и другие ресурсы. Все это осуществляется для определения реальных возможностей организации. С другой стороны необходимо изучить состояние в данный момент и сделать прогноз возможных состояний внешней среды организации.
[Бизнес-процессы] Что такое процессный подход к управлению
б) Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, такие как конкуренция, заказчики, законы, экономические условия, технология, снабжение, социальные и культурные изменения, руководство определяет цели организации.
в) Как мы собираемся сделать это? Руководители должны решать как в общих чертах, так и конкретно, что надо делать для достижения поставленных целей.
Таким образом, планирование — это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению её общих целей. (Следует отметить, что это определение планирования дано с точки зрения функций управления. Есть другие более общие определения планирования).
Планирование в организации не представляет собой одноразового события. Во-первых, решив задачу данного этапа, которой соответствовал данный план, организация переходит к следующему этапу и планирование продолжается. Вторая причина, по которой планирование должно осуществляться непрерывно, — это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях, события могут развиваться не так, как это предвидело руководство при выработке планов. Поэтому планы должны пересматриваться, чтобы они согласовывались с реальностью.
Организация как функция
Организовать — значить создать некую структуру, чтобы предприятие могло выполнить свои планы и тем самым достигать своей цели. На любом предприятии работу выполняют люди, важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая работу по управлению.
Лекция 7: Процессный подход к управлению организацией
Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным работником задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование — это средство, с помощью которого руководство осуществляет выполнение работы с помощью других лиц. Концепция внесения систематического начала в организацию работы и деятельности людей может быть расширена до создания структуры организации в целом.
Мотивация
Руководитель должен всегда помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с порученными им обязанностями и в соответствии с планом.
Руководители всегда осуществляли функцию мотивации своих работников, осознавали они это сами или нет. В древние времена служили для этого хлыст и угрозы, а для немногочисленных избранных — награды. С конца ХVIII и по ХХ век было широко распространено убеждение, что люди всегда будут работать больше, если у них имеется возможность заработать больше. Считалось, таким образом, что мотивирование — это простой процесс, сводящийся к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за прилагаемые усилия. На этом основывался подход к мотивации школы научного управления.
Исследования в области поведенческих наук показали недостаточность чисто экономического подхода. Руководители узнали, что мотивация, т.е. создание внутреннего побуждения к действиям, является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Установлено, что для того, чтобы мотивировать своих работников эффективно, руководителю следует определить, каковы же на самом деле потребности, и обеспечить условия для работников, удовлетворить эти потребности через хорошую работу.
Контроль
Контроль — это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. В схеме функций управления, из блока контроля стрелка возвращает процесс управления к планированию, обеспечивая обратную связь. Существуют три аспекта управленческого контроля.
УСТАНОВЛЕНИЕ СТАНДАРТОВ — это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект — это ИЗМЕРЕНИЕ того, что было в действительности достигнуто за определенный период времени, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами.
Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации может достаточно точно сформулировать (описать) проблему. Это, в свою очередь, необходимо для успешного осуществления третьей фазы — стадии, на которой предпринимаются действия, для коррекции отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий — пересмотр целей, для того, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали новой ситуации.
Связующие процессы
Коммуникация
Коммуникация — это процесс обмена информацией, её смысловым значением между двумя и более людьми.
Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься разумные решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться. Например, до тех пор пока работники не понимают, какое вознаграждение им может предложить организация за хорошо выполненную работу, они не могут быть достаточно мотивированы и хорошо работать на неё. Коммуникация также важна и в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено для правильной оценки достижения целей организации.
Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, необходимо рассмотреть основные стадии процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.
1. Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее её.
2. Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал — средства передачи информации.
4. Получатель — лицо, которому предназначается информация и которое интерпретирует её.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Задача этих этапов — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли исходящую идею (информацию). Это трудно, так как каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл информации может быть искажен или полностью утрачен. Обычно выделяют четыре взаимосвязанных этапа коммуникации:
1. Зарождение идеи (сбор информации).
2. Кодирование и выбор каналов.
Хотя весь процесс коммуникации может занять несколько секунд, во время прохождения отдельных этапов могут возникать различные проблемы, снижающие эффективность коммуникации.
ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ. Обмен информацией начинается с формирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Без необходимой проработки (обдумывания) этого этапа процесс коммуникаций может не состояться.
Необходимо учитывать, что идея ещё не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информацией. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в чисто эмоциональном одобрении или критике поведения подчиненных.
Когда руководитель собирается сообщить о предстоящих изменениях рабочим, то процесс коммуникации будет эффективным, если передаваемая информация будет содержать конкретные указания — какие изменения нужны, почему эти изменения нужны и каким образом следует осуществить эти изменения.
КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать её, использовав для этого слова, интонацию и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал совместимый с типом символов, используемых для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети.
Часто используются несколько средств сообщения — приказ на доске информации может дополняться устными разъяснениями руководителя.
ПЕРЕДАЧА. На третьем этапе отправитель использует каналы для доставки сообщения (закодированной идеи) получателю. Здесь осуществляется физическая передача информации, которую часто ошибочно считают коммуникацией.
ДЕКОДИРОВАНИЕ. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, то он поймет идею отправителя. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом может закончиться.
Системный подход
Исследование управления как процесса привело к широкому распространению системных методов анализа. Применение системного подхода тесно связано с использованием общей теории систем для принятия управленческих решений. Огромный вклад в это научное направление сделали такие ученые, как Дж. Лорш, П. Лоу-ренс, Э. Г. Юдин и др.
Предприятие в рамках данного подхода рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (подразделений, функций, процессов, методов). Основная идея системной теории заключается в том, что любое решение (действие) имеет последствия для всей системы. Системный подход в управлении позволяет избежать ситуации, когда принятое решение в одной области превращается в проблему для другой.
По мере усложнения связей организации с внешней средой акцент переносится на выявление и описание ее неразрывной связи с внешним миром. Б результате в 70-х гг. XX в. сформировались черты модели организации как открытой системы. Была дана характеристика внешней среды как совокупности факторов, воздействующих па функционирование организации и находящихся за ее границами.
Суть и основные понятия процессного подхода в управлении. Кратко!
Эта концепция широко применяется с 1920 г. по настоящее время. Процессный подход был впервые предложен приверженцами школы административного управления, которые пытались описать функции руководителя. Управление рассматривается как процесс, поэтому работа по достижению целей с помощью других – это не единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Их называют «управленческими функциями». Каждая «управленческая функция» тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Анри Файоль, которому приписывают первоначальную разработку этой концепции, считал, что существует
5 исходных: предсказывание и планирование, распоряжение, координирование, контролирование. Другие авторы разработали иные перечни функций: планирование, организация, распорядительство, мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, гуманизация, корпоративность.
Прогнозирование — выработка вероятностных, научно-обоснованных вариантов будущего состояния исследуемого объекта и альтернативных путей и сроков их осуществления. Планирование — выработка целей орг-ии, определение наилучших способов их достижения. Организация — обеспечение выполнения планов.
Это доведение планов до исполнителей, разъяснение целей и мероприятий, выбор орг-ой стр-ры, распределение ресурсов и т д. Мотивация — создание внутреннего побуждения к действиям. Руководителю необходимо определить потребности работников. Контроль — процесс, обеспечивающий достижение орг-ей поставленных целей. Цель-выявить на более раннем этапе погрешности, чтобы их устранить.
Принятие решений- выбор того, как планирова, орг-ть, мотивир-ть и т д
Коммуникация- обмен инф-цией.
10. Суть и основные понятия ситуационного подхода в управлении.
Источник: infopedia.su
18. Процессный подход в управлении и его принципы.
Процессный подход в управлении определяет рассмотрение коммерческой деятельности фирмы как совокупность бизнес-процессов, которые связаны между собой миссией компании и целью ее деятельности.
В современных условиях все больше компаний приходит к выводу, что можно максимально эффективно управлять бизнесом не как совокупностью отдельных функций, а как совокупностью бизнес-процессов, которые и представляют собой суть деятельности. Такой подход стал применяться в менеджменте относительно недавно в связи с возрастающей конкуренцией и увеличением динамики внешней среды. Он ставит своей целью повышение гибкости бизнеса, снижение времени реакции на изменения рынка, улучшение результатов деятельности и более полное достижение целей.
Процессный подход к управлению: особенности внедрения на предприятии
Процесс внедрения этого подхода на фирме происходит согласно следующим этапам:
- выявляется сеть ключевых бизнес-процессов (в том виде, в каком они находятся на начало использования подхода);
- процессы ранжируются по уровню значимости, создается предварительная модель;
- происходит анализ всех процессов и выявление «узких», т. е. проблемных мест, которые следует проработать наиболее тщательно;
- на основании полученных выводов строятся модели, показывающие идеальное течение процесса.
- Восприятия бизнеса как системы:
- предприятие в любой форме рассматривается как система, в том числе и его развитие;
- решение локальных проблем не меняет систему, поменять можно только всю совокупность в целом.
- Восприятие деятельности как процесса:
- любую деятельность можно улучшить – это и есть цель, которую преследует процессное управление;
- в любой деятельности есть разделение по наличию материальных ресурсов, персоналу, по времени и так далее.
- Разработка стандартов и введение принципа прозрачности ответственности:
- любая деятельность направлена на получение результата путем преобразования входной продукции в выходную;
- в каждом процессе должен быть определен поставщик входной и выходной продукции – это нужно для определения ответственности. Также у входного и выходного продукта есть свой потребитель, который заинтересован в его максимальном качестве.
- Стандартизация и прозрачность ответственности:
- ответственность за создание системы лежит на высшем руководстве фирмы;
- у каждого процесса есть свой владелец, который отвечает за качество его выполнения;
- все процессы должны быть стандартизированы и прозрачны, чтобы можно было быстро найти проблему.
Источник: studfile.net
Процессный подход в управлении
Процессный подход к управлению заключается в том, что каждый работник предприятия участвует в обеспечении жизнедеятельности соответствующих бизнес-процессов, принимая непосредственное участие в них.
В этом случае обязанности, сфера ответственности, показатели успешной деятельности каждого работника формулируются и обладают смыслом только в рамках конкретной задачи или процесса.
Горизонтальная связь структурных единиц существенно сильнее, а вертикальная связь может слегка ослабевать. Процессный подход к управлению характеризуется тем, что чувство ответственности персонала может меняться качественно: он будет отвечать не только за функции, возложенные на него начальником, но и за весь бизнес-процесс.
Процессно-ориентированная система управления
Процессный подход к управлению характеризуется построением процессно-ориентированной системы управления, где основной упор делают на проработку механизмов связи в ходе процесса между структурными единицами внутри предприятия, так и с внешней средой (клиенты, поставщики и партнеры).
Именно процессный подход к управлению дает возможность учесть важнейшие аспекты бизнеса, включая ориентацию на конечный продукт, заинтересованность всех исполнителей в росте качества конечной продукции, заинтересованность в своей работе.
Процессный подход к управлению в целом игнорирует организационную структуру управления предприятием, оно воспринимается руководством и сотрудниками в качестве деятельности, которая состоит из бизнес-процессов.
Принципы процессного подхода
Процессный подход в управлении основывается на нескольких основных принципах, среди которых можно назвать:
- Рассмотрение деятельности компании в качестве совокупности бизнес-процессов,
- Обязательная регламентация и формальное описание выполнения бизнес-процессов,
- Наличие внутреннего или внешнего владельца у каждого бизнес-процесса (лицо, которое отвечает за результат).
- Наличие ключевых показателей, посредством которых характеризуется каждый бизнес-процесс.
Процессный подход к управлению и его принципы характеризуются основными правилами, руководствуясь которыми происходит организация эффективного функционирования бизнеса.
Значение процессного подхода
Процессный подход к управлению получил широкое распространение на фактически все ведущие организации мира, которые на сегодняшний день обладают процессно-ориентированным характером.
Понимая, какие бизнес-процессы осуществляются в компании, можно создать эффективную организационную структуру их управления. Отсутствие процессного подхода к управлению может привести к стихийным результатам, их невозможно использовать и анализировать по причине сложности воспроизведения.
Процессный подход к управлению способствует определению, что конечный продукт деятельности предприятия — результат совместной работы всего его персонала. Процессный подход к управлению позволяет устранить разрыв на стыке процессов, восстановить связь между ними. Этот подход не отвергает существующую на предприятии систему управления, определяя способы его совершенствования и качественной модификации.
Преимущества и недостатки
Процессный подход к управлению имеет свои преимущества, которые заключаются в четкой системе взаимных связей внутри процесса и в закрепленных за ним подразделениях, четкой системе единоначалия. При данном подходе одним руководителем сосредотачивается в руках руководство всей совокупностью операций и действий, которые направлены на достижение поставленных целей и получение заданных результатов.
При процессном подходе сотрудники наделены большими полномочиями, при этом увеличение их роли в предприятия способно привести к существенному повышению их отдачи.
Недостатками процессного подхода к управлению можно считать то, что появляется большая зависимость результата работы предприятия от квалификации, личных и деловых качеств рядового персонала (исполнителей). Работа в команде нескольких работников, обладающих разной функциональной квалификацией, часто приводит к определенным задержкам и ошибкам (например, в процессе передачи работы между участниками команды).
Примеры решения задач
1) Связь определенных приемов и концепций с конкретными ситуациями,
2) Рассмотрение деятельности компании как совокупности бизнес-процессов,
3) Использование единственного стиля управления.
1) Увязкой приемов с системой управления организации,
2) Наличием сильных горизонтальных связей
3) Наличием сильных вертикальных связей
4) Отсутствием слабых сторон в управленческих концепциях.
Источник: ru.solverbook.com
