Бытует мнение, что анализ бизнес процессов компании — это сложно. Мол, методики заумные, требуют фундаментального подхода, когорту специалистов и бюджета, сравнимого с ВВП Буркина-Фасо. Ну что же. Часть правды в этом есть. Некоторые методики действит.
В 80% случаев анализ бизнес процессов компании может быть сделан быстро и простыми способами. Одним из таких способов является разработанная мною методика под названием PULSE. Как любой хороший специалист, я не только подбираю необходимые инструменты, но и совершенствую и создаю свои. Минутка саморекламы закончилась, спасибо за внимание))) Так вот.
Однажды мне понадобился способ, позволяющий отобразить прерывания процесса и показать клиенту, что реальное выполнение процесса не так ритмично и гладко, как он считает. А ритмичность, как мы понимаем, позволяет избегать временных потерь. Из этой простой предпосылки появилась целая методика.
Анализ бизнес процессов компании по методу PULSE
Ритм бизнес процесса — это количество времени, которое затрачивается на выполнение операций в какой-то промежуток времени. Если процесс занимает несколько недель или месяцев, то таким промежутком будет день. К примеру, если каждый день на выполнение процесса затрачивается 3 — 3,5 часа, то процесс ритмичен. Если же ежедневный разброс времени большой, то процесс не ритмичен. Методика PULSE заключается в построении графика выполнения операций процесса исходя из затрачиваемого времени. Всё, что нужно для этого, знать:
- Из каких операций состоит бизнес процесс
- Сколько времени выполняется каждая операция
- Когда выполнение процесса или операции прерывается, хотя этого могло бы и не быть. Ну например, вместо того, чтобы отправить только что подготовленный отчет, сотрудник идет пить чай. Это и есть прерывание, или нулевая активность в процессе.
Получить эту информацию несложно, а PULSE анализ бизнес процессов компании не требует высокой точности информации. В результате у вас должен получиться набор цифр, отражающий время выполнения каждой операции.
- Используйте любой редактор таблиц. Например, Excel.
- Если процесс не завершен и может продолжаться, но происходит перерыв в выполнении, поставьте 0.
- Если процесс не закончен, но не может продолжаться, то ничего не ставьте. Пример разрыва — процесс не может развиваться дальше, пока клиент не пришлет данные.
Теперь необходимо построить график.
Составляющие графика
Линия активности процесса
Это и есть пульс бизнес процесса. Суть и основа графика.
Линия средней активности
Расположите линию среднего времени на операции процесса, чтобы в дальнейшем можно было оценить отклонение.
Граница периода
Период, например, день. Так вы сможете увидеть, когда процесс прерывается из-за окончания рабочего дня.
Нулевая активность или потеря
Нулевая активность — это потеря. Потеря означает, что процесс мог бы развиваться дальше, но по каким-то причинам этого не произошло. Как правило, такими причинами является прерывание процесса сотрудником. Например, захотелось чайку попить. Или перекур устроить.
Но естественно, что могут быть и другие причины, требующие уточнения.
Событие
На графике нужно отобразить, где происходят какие-то события в процессе. Это позволит сразу снять ряд вопросов при анализе.
Номер периода
Просто для удобства и наглядности. Автоматически можно сформировать линию активности процесса и линию средней активности. Остальное придется добавить вручную. В принципе этого можно и не делать, опытному взгляду несложно увидеть все необходимое. Но анализ бизнес процессов компании этим методом проще воспринимается с визуализацией.
А теперь давайте я покажу, что можно увидеть на графике PULSE.
Ситуации
Нулевая активность
Повторюсь. Нулевая активность — это место потери. Вместо того, чтобы развиваться, процесс стоит на месте. Это само по себе не есть хорошо, а значит, любая нулевая активность — место потенциальной оптимизации. Если потеря возникла по инициативе сотрудника, допустим, он ушел пить чай, то сильно увеличивается время выполнения процесса.
Дело в том, что каждый раз, когда сотрудник отвлекается от выполнения процесса, он тратит много времени на возвращение к процессу. Т.е. ему элементарно нужно время, чтобы снова переключиться на выполнение процесса. Это называется дробность. Устранение дробности является отличной возможностью для оптимизации. Еще раз: нулевая активность — это простой в работе.
Анализ бизнес процессов компании должен выявлять такие потери.
Нулевая активность перед событием
А вот почему важно расставить события процесса на графике. Если нулевая активность стоит перед событием, то скорее всего, что развитие процесса зависит от данного события. Такие моменты не всегда можно легко оптимизировать, но внимание уделить стоит.
Перерыв
Если вы изучите работу сотрудников, то с высокой степенью вероятности заметите, что после выполнения объемного задания, сотрудник делает перерыв. Чтобы просто отдохнуть. Это нормально. Но даже такие моменты можно оптимизировать. Например, организовывать выполнение операций таким образом, чтобы по итогам выполнения объемной задачи результат процесса переходил к другому сотруднику.
Невысокая активность с перерывами
Сделал небольшую задачу — отдохнул. Сделал — отдохнул. Также это может происходить из-за постоянного отвлечения сотрудника от дел. Проще всего — укрупнить, объединить задачи.
Нулевая активность — разрыв
А вот наглядный пример прокрастинации, приводящий к серьезному разрыву процесса. Сотрудник вроде должен приступить к выполнению операции, но вместо этого занимается посторонними делами. Причем разными — посидел в соц сетях, покурил, сходил поболтать с коллегами. Или его просто постоянно отвлекают.
Разрыв процесса
Разрыв в нашем случае означает, что процесс не может развиваться, пока не произойдет какое-то событие. Но при этом сотрудник занимается другими делами. Здесь необходимо анализировать, как можно сократить время разрыва, если нельзя совсем устранить.
Разрыв операции
Очень распространенный и нехороший вариант. Процесс прерывается, потому что закончился рабочий период — день, смена и т.д. Бизнес процессы необходимо выстраивать таким образом, чтобы при окончании рабочего периода, операция или подпроцесс были завершены полностью.
Высокое отклонение от среднего
Вернемся к понятию ритма. Чем меньше отклонение времени выполнения операций от среднего значения, тем лучше. Тем ритмичнее процесс. А чем он ритмичнее, тем выше предсказуемость и управляемость. Большие отклонения требуют пристального внимания.
Возможно, операция слишком сложна и ее нужно разбить или перераспределить.
Пики
Пики — это тоже большое отклонение от среднего. Но когда отклонение настолько велико, это может говорить о потенциальном узком месте. Пики необходимо анализировать дополнительно. Пожалуй, все. На анализ бизнес процессов компании по методу PULSE уходит совсем немного времени и усилий.
А результаты, как видите, весьма впечатляющие — одного взгляда на график достаточно, чтобы наметить точки оптимизации. Я представил лишь краткое описание методики. Полный вариант несколько больше, да и результаты анализа более интересные. Полное описание лучше выпустить в виде методички. Чем обязательно займусь в скором времени. [maxbutton ] [maxbutton ]
Источник: deep-vision.one
Что такое упрощенный ритм продаж и в чем его преимущества
Существует метод продаж, который часто используется крупными отделами продаж, но не часто используется отдельными лицами или небольшими командами — ритм продаж.
Упрощенный ритм может принести вам отличные результаты, помочь построить деловые отношения и структурировать ваш подход к продажам.
Рассказываем, что такое упрощенный ритм продаж, о преимуществах ее использования и о том, как к нему прийти.
Что такое ритм продаж?
Ритм продаж — это последовательность действий, позволяющая продавцам лучше общаться с потенциальными клиентами. Ритмы продаж запланированы на фиксированное количество дней и ряд каналов, таких как электронная почта, телефон и социальные сети. Это помогает развивать отношения и заключать сделки.
Преимущества упрощенного ритма продаж
Независимо от того, являетесь ли вы командой из одного человека или из 50 человек, внедрение четко определенного ритма продаж может сделать ваш процесс поиска клиентов намного более эффективным.
Сосредоточенное усилие
Куры с отрубленными головами бегают быстро, но далеко не убегают. Для многих из нас все это слишком напоминает наш бессистемный подход к налаживанию связей и продажам: много неструктурированных усилий.
Иногда отделы продаж звонят потенциальным клиентам, а затем сразу же отправляют им электронное письмо. В других случаях они ждут день между ними. Иногда они ждут день, а затем вообще забывают отправить электронное письмо. Или, в самых неловких случаях, они теряют представление о том, на каком этапе процесса продаж они находятся, и отправляют одно и то же электронное письмо или делают один и тот же звонок дважды. Может происходить полный бардак.
Ритмы продаж упрощают отслеживание того, где вы находитесь в процессе продаж или нетворкинга. Вы всегда отправляете последующее электронное письмо или связываетесь с потенциальными клиентами каждые два дня. Благодаря четко определенным правилам вашей стратегии продаж вы никогда не рискуете отправить одно и то же электронное письмо дважды или пропустить шаги в процессе продажи.
Простое отслеживание = легкое уточнение
Как только вы начнете использовать четко определенный ритм продаж, вам будет намного проще отслеживать и совершенствовать процесс продаж. Представьте, что у вас есть процесс из пяти шагов, который вы можете посмотреть в своей CRM. С беглого взгляда вы можете четко увидеть, где вы находитесь с каждым клиентом и где вы можете потерять контакт с вашими потенциальными клиентами.
С помощью этой информации вы можете начать совершенствовать свой подход. Если вы обнаружите, что информационные звонки, как правило, более эффективны на более поздних этапах процесса, вы можете скорректировать свой подход к звонкам потенциальным клиентам. Эти данные позволяют постоянно оптимизировать подход к продажам и улучшать результаты.
Масштабируемость
Вам может сойти с рук подход к продажам по принципу «безголового цыпленка», когда у вас есть один или два клиента, но когда вы начинаете работать с пятью, восемью или 10 клиентами одновременно — или вы начинаете нанимать продавцов — масштабируемость становится проблемой.
Просто невозможно отследить, где каждый клиент находится в вашем процессе продаж, или согласовать вашу стратегию продаж с небольшой командой без какой-либо структуры. Четко определенный ритм продаж решает проблему масштабируемости. Вам не только легче организовывать и отслеживать, где находятся ваши потенциальные клиенты в вашей воронке продаж, но также становится легче привлекать других для работы с вами.
Примеры ритма продаж
Ритмы продаж будут отличаться от человека к человека, между командами и организациями. Однако частота, способ контакта и время контакта всегда структурированы и последовательны.
Последовательность и структура — вот что делает ритмы продаж такими эффективными.
Эти примеры покажут, как каждый может извлечь выгоду из использования ритма продаж для определения своего процесса продаж. Ниже приведен пример одной из каденций продаж, которую генеральным директором Sales Hacker Максом Альтшулером использовал для связи с потенциальными клиентами:
День 1: Электронная почта
День 3: Электронная почта утром, звонок днем
День 5: Звоните утром, звоните с голосовой почтой днем
День 7: Электронная почта утром, звонок днем с голосовой почтой
День 10: Пишите и звоните утром
Однажды клиент попросил меня помочь ему увеличить продажи и присутствие в отрасли на рынке Великобритании, в частности, с 200 ведущими брендами моды и одежды и розничными торговцами в регионе.
В отличие от моей родной Бразилии, в Великобритании у меня было всего пять деловых связей. Чтобы преуспеть на этом рынке, мне нужно было бы, по сути, развивать свою сеть с нуля.
Несмотря на отсутствие контактов, я увеличил свою сеть до более чем 300 контактов, многие из которых были крупными игроками в области электронной коммерции и одежды в Великобритании, Дубае, Турции и Румынии.
Эти контакты привели к 11 встречам с некоторыми из крупнейших игроков в области электронной коммерции в мире, а в общей сложности 2,13 миллиона долларов новых бизнес-возможностей в портфеле моего клиента.
Источник: myqrcards.com
Скорость бизнеса. Про ритм людей и бизнеса
Совсем недавно я был в Москве и увидел большую разницу между темпами жизни людей в Москве и других городах. Даже в одном городе очень часто бывает, что люди совершенно разные по темпераменту, по ритму и эта разница важна и глубинна. Одни люди живут очень медленно, размеренно и им это нравится. Кто-то живет очень быстро, постоянно торопиться и спешит. Я отношусь к людям, которые предпочитают жить быстро, скорость на мой взгляд одно из важнейших качеств современного человека, и я не могу медленно жить, это для меня проблема, это утомляет.
Если рассматривать в контексте бизнеса, то скорость — это очень важно. Это можно сказать одно из конкурентных преимуществ, но даже если это не так, то это все равно важно, так как вы экономите время и деньги. Очень важна именно скорость внедрения.
Если есть новая идея, то не откладывайте ее, а постарайтесь внедрить за один день.
Внедрять просто. У вас появится привычка внедрять быстро. Если медленно, это сложнее и дольше. Пусть у вас будут ошибки, но тем не менее вы получите обратную связь и сможете еще раз сделать операцию.
На мой взгляд поговорка «семь раз отмерь, один раз отрежь» уже утратила актуальность для бизнеса, она вредна для бизнеса. Пока вы будете мерить, бизнес может просто пропасть. Появилась другая концепция. Сначала стреляете, смотрите, куда упал снаряд, прицеливаетесь и стреляете заново. Вы пристреливаетесь.
Таким образом, вы сначала внедряете, смотрите, какие получились эффекты, делаете корректирующее воздействие. Так вы ускоряете процессы и вам не нужно ориентировать на то, что вы делаете что-то безвозвратно. Практически все действия являются обратимыми. Для обратимых действий делайте процесс как можно быстрее.
Скорость идет рука об руку с оптимизацией.
У вас должна появиться привычка оптимизировать любые свои действия. Даже собраться выйти, подойдите это как к игре, делайте это с минимальными затратами по времени и минимальными телодвижениями. Или сделать проект, создать продукт, вы должны так построить процесс, чтобы сделать это очень быстро. А для этого нужно убрать все лишнее.
Например, если у вас выходит продукт, и вы задумываетесь над тем, как сделать этикетку, то лучше такие задачи сразу отдавать на аутсорс. Если вы не являетесь специалистом по дизайну, то не думайте об этом, это не ваша задача, пусть делают другие, а вы дальше внедряйте следующую вещь. Таким образом вы свой ритм поднимите, а дальше дело привычки. Вы просто привыкаете к новому ритму и уже не можете по-другому.
Очень сильно сокращать скорость помогает управление дистанционно.
Делайте паузы. Оставляйте промежутки времени, когда вы ведете себя медленно, не торопясь. Вы просто отдыхаете, понимаете, что находитесь в другом режиме, это не рабочий ваш режим, а просто восстановление. Постоянно гнать не надо. Нет смысла оптимизировать бардак или что-то неважное.
От того, что вы делает быстро не нужные дела, полезность этих дел не увеличится.
Попробуйте посмотреть на свою деятельность и понять, где у вас затыки, где вы медлите, где вы тупите, почему так происходит и как это можно исправить. То есть напишите это на бумаге, представьте, сделайте и посмотрите на результат, насколько вы улучшаете свое время.
Возьмите привычку смотреть на время, сколько у вас заняла конкретная операция времени.
Например, если вы пишите книгу, посмотрите, сколько времени заняла книга, так вы будете понимать, улучшаете ли вы свое время или нет. Конечно, есть такие люди, которые уповают на качество, считают, что нельзя сделать что-то качественное, если на это затрачено мало времени. На мой взгляд, это совершенно оправдывающая свое бездействие мысль.
На самом деле качество не связано со временем напрямую. Качество скорее связано с мастерством и точными бизнес процессами. Если они точные и есть подходящий исполнитель под этот процесс, то время не является ключевым фактором. Конечно, вы не должны сокращать время за счет проверки.
Проверки нужны и являются частью.
Но проверки нужно делать быстро, а не растягивать на несколько дней. Поэтому ориентируйтесь на качество, но не думайте, что если вы потратили много времени, то вы сделали качественно. Это абсолютная ложь. Держитесь высокого ритма. Чем выше ваш ритм, чем больше вы успеваете, чем выше ваше мастерство, тем самым вы улучшаете качество.
Рекомендуем посмотреть статью “Как создать регламент“, которая является нашей внутренней инструкцией.
Если у вас есть свои бизнес-процессы – попробуйте сконцентрироваться на задержках на одну неделю. Убирайте все найденные задержки сразу. Ищите гипотетические задержки. В плане поиска задержек без внедрения своей CRM никак не обойтись. Начните учитывать изменения статусов по движению бизнес-процессов и это даст вам контроль и измерение задержек.
А это – первый шаг на пути их уменьшения.
P.S. Рекомендуем курс product manager, который полезен для менеджеров и руководителей проекта.
Опубликовано в Бизнес-процессы, Разное Меткой CRM, Автоматизация бизнес-процессов, Скорость
- Демонстрация компонентов Falcon Space
- Смотреть демо веб-платформы Falcon Space
- Подпишись на наш видеоканал в Youtube
Источник: web-automation.ru