Бизнес схема приема на работу

Порядок приема работников установлен в ст. 68 ТК РФ: ознакомить кандидата с правилами работодателя; заключить трудовой договор; издать приказ о приеме, если это принято в компании. Но у этой внешне простой процедуры есть свои «подводные камни», которые в будущем могут приводить к трудовым спорам. Разбираемся в статье, как кадровику правильно оформить прием на работу.

Может ли сотрудник трудиться неофициально

по договору гражданско-правового характера (ГПХ);
в рамках трудовых отношений.

Договоры ГПХ заключаются для выполнения конкретного задания или работы, которая не носит постоянный характер. Например, компании на период подготовки годовой экологической отчетности нужны инженеры-экологи, но в остальное время она не может обеспечить им трудовую нагрузку.

Если же работодателю требуется человек для выполнения постоянной работы, который должен подчиняться принятым в организации правилам, то заключается трудовой договор. Он оформляется только в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Подбор персонала: Развитие бизнеса: как нанимать нужных людей. Система найма персонала.

Верховный суд относит к характерным признакам трудовых отношений, например:

личное выполнение работником определенной трудовой функции под контролем работодателя;
подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, графику сменности;
выполнение работы по определенной специальности, или должности.

Подробнее: п. 17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15. Трудовые отношения с исполнителем по договору ГПХ могут быть признаны самим заказчиком или в судебном порядке.

Работодателю дается три рабочих дня на заключение трудового договора:

если работник уже фактически приступил к работе с разрешения ИП, директора или уполномоченного лица;
с даты признания трудовых отношений по договору ГПХ (ст. 67 ТК РФ).

За нарушение срока работодателя привлекут к административной ответственности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф составит для ИП до 10 000 рублей; для юрлица — до 100 000 рублей.

Также могут быть претензии от налоговой и Социального фонда, поскольку за работающих без договора НДФЛ и страховые взносы не уплачиваются. Работодатель выплатит все суммы недоимки со штрафом в 40 % (ст. 122 НК РФ).

Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

С кем можно заключать трудовые договоры

По общему правилу работодатель может принимать на работу лиц, которым исполнилось 16 лет (ст. 63 ТК РФ). Но есть исключения — смотрите таблицу.

Возрастные ограничения при трудоустройстве

для иностранных граждан;
с вредными и опасными факторами;
подземные работы;
деятельность, где запрещен труд несовершеннолетних;
вахта;
в религиозных организациях;
игорный бизнес, ночные клубы;
работа с табачными изделиями, алкоголем, наркотическими препаратами, материалами эротического содержания;
совместительство;
аварийно-спасательные работы;
ведомственная охрана;
подъем и перемещение тяжестей сверх установленных норм

Кроме возрастных ограничений для трудоустройства, есть гендерные. В трудовом законодательстве определен перечень работ, на которых нельзя использовать женский труд (Приказ Минтруда России от 18.07.2019 № 512н). Это, например, подземная добыча нефти; работа со свинцом и его соединениями. Также запрещается привлекать женщин на подъем и перемещение тяжестей сверх установленных норм.

Иностранцы не могут занимать отдельные должности или работать в определенных организациях. Например, трудиться на атомных станциях (ст. 14 Федерального закона от 25.07.2002 № 125-ФЗ, перечень по Постановлению Правительства РФ от 11.10.2002 № 755).

Кадровик перед оформлением кандидата на вакансию должен учесть существующие ограничения по виду работ, профессии, должности. Если соискатель попадает под запреты, то его нельзя принимать на работу по трудовому договору.

Отказ в трудоустройстве кандидату, которого нельзя принять из-за законодательных ограничений, считается отказом из-за несоответствия деловых качеств работника. Он не нарушает трудовое законодательство (ст. 64 ТК РФ).

Какие документы нужны для оформления сотрудника в организацию

Будущий работник представляет работодателю для заключения трудового договора:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если для кандидата это не первое место работы;
СНИЛС, в том числе электронный.

Эти три документа кадровик должен получить у любого кандидата на трудоустройство (ст. 65 ТК РФ). Исключение — совместители. Им для трудоустройства нужен только паспорт.

Если у соискателя нет СНИЛС, то работодатель сам направляет сведения в СФР для его оформления. Также кадровик оформляет дубликат бумажной трудовой книжки, если кандидат не подавал заявление на электронную, а сама книжка утеряна или испорчена. Для тех, кто впервые поступает на работу в 2023 году, формируются цифровые сведения о трудовой деятельности.

В зависимости от должности или категории работника, соискатель предъявляет другие документы:

справку об отсутствии судимости, если такое условие необходимо для занятия определенной должности по законодательству — например, педагогам, сотрудникам правоохранительных органов;
документы об образовании или квалификации, наличии специальных знаний, если для работы нужны специальные знания или специальная подготовка;
документы воинского учета, если кандидат относится к военнообязанным и подлежащим призыву на военную службу;
разрешение на работу или патент, вид на жительство — для иностранных граждан;
медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы или документ о прохождении медосмотра, медицинская книжка — для ряда работ, профессий и должностей есть требования об их наличии;
согласие органов опеки и одного из родителей — при приеме на работу лиц до 15-ти лет;
индивидуальную программу реабилитации и абилитации (ИПРА) — при трудоустройстве инвалида;
справку о характере работы по основному месту работы — при приеме совместителя на работу с вредными и опасными условиями труда.

В каждом случае перечень документов будет зависеть от нормативных и квалификационных требований к той работе, для которой принимается сотрудник. Однако работодатель не может требовать то, что не предусмотрено законом. Например, водительские права, если трудовая функция не связана с управлением транспортным средством.

Подключите тариф «Кадровая отчётность» в Экстерне

Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку

Как выглядит алгоритм приема на работу

Шаг 1. Получить от кандидата заявление о приеме на работу. В 2023 году это необязательный документ, кроме случая приема на подземные работы. Заявление составляется в свободной форме или по образцу, принятому у работодателя.

На этом же этапе кандидата знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, локальными нормативными актами (ЛНА) по его работе (ст. 68 ТК РФ). Это, например, инструкции по охране труда и должностные инструкции.

Микропредприятия и некоммерческие организации, которые не разрабатывают ЛНА, включают все требования в типовой трудовой договор (ст. 309.2 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Шаг 2. Выдать кандидату направление на предварительный медицинский осмотр (ст. 220 ТК РФ, п. 9 Приказа Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29н). Он обязателен для отдельных категорий работников, например:

при поступлении на работы с опасными и вредными условиями труда, в том числе подземные работы;
для сотрудников пищевых производств;
для педагогов.

В направлении на предварительный медосмотр указываются должность (профессия), виды работ, которые будет выполнять сотрудник. Это нужно, чтобы оценить наличие или отсутствие у кандидата конкретных медицинских противопоказаний к трудовой деятельности.

Кроме медосмотров, для допуска к отдельным видам работ требуется обязательное психиатрическое освидетельствование (приложение 2 к Приказу Минздрава РФ от 20.05.2022 № 342н). Например, оно нужно водителям, работникам атомных станций, воспитателям.

Если по итогам медосмотра или психосвидетельствования у кандидата выявят медицинские противопоказания, то ему отказывают в трудоустройстве (ст. 69 ТК РФ).

Работодатель сообщает в СФР результаты предварительного медосмотра работника (пп. 18 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Это нужно, чтобы фонд правильно определил надбавки или скидки к страховому тарифу при страховании от «травматизма».

Шаг 3. Заключить трудовой договор с кандидатом. К документу есть обязательные требования:

письменная форма;
подписание обеими сторонами;
наличие двух экземпляров — по одному для каждой из сторон;
включение в договор обязательных сведений и обязательных условий (ст. 57 ТК РФ);
передача экземпляра договора работнику, подтвержденная подписью на экземпляре работодателя.

Трудовой договор можно оформить в электронном виде. В этом случае он должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью работодателя (УКЭП) и усиленной цифровой подписью работника (ст. 22.3 ТК РФ).

Шаг 4. Издать приказ о приеме на работу. В 2023 году это делать необязательно — достаточно заключения трудового договора. Но выпуск приказа удобен для заполнения отчетных форм и фиксации факта трудоустройства.

Обязательного бланка нет. Работодатели могут использовать унифицированную форму Т-1 или использовать свой образец. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям подписанного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

С приказом о приеме на работу сотрудника нужно ознакомить под личную подпись.

Шаг 5. Сообщить в СФР о новом сотруднике. Не позднее одного рабочего дня после издания приказа о приеме на работу работодатель направляет в фонд титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД).

Какие могут быть особенности при приеме на работу

В предыдущем разделе мы рассказали об общем порядке трудоустройства. Но в трудовом законодательстве есть особенности приема на отдельные виды работ или отдельных граждан. Рассказываем про несколько частных случаев.

Прием на подземные работы

Кандидат до заключения трудового договора должен пройти проверку знаний, чтобы доказать соответствие квалификационным требованиям (ст. 330.2 ТК РФ). Та проводится в формах тестирования или экзамена в комиссии на предприятии.

в течение 2 дней после приема заявления о приеме на подземные работы сообщить кандидату дату, время и место проверки знаний;
в течение 7 дней провести тестирование или экзамен.

Результат проверки знаний сообщается кандидату незамедлительно (п. 10 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.05.2012 № 506).

Прием на работу бывшего госслужащего

Работодатель должен сообщать о заключении трудового договора с бывшим государственным служащим по последнему месту его службы (ст. 64.1 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 № 29). Это обязательно, если работник:

занимал должности, указанные в п. 1 Указа Президента РФ от 21.07.2010 № 925;
с момента его увольнения со службы прошло не более двух лет.

Сообщение направляется в течение 10 дней после заключения трудового договора. Требования к его содержанию и оформлению приведены в Правилах по Постановлению от 21.01.2015 № 29.

Прием временного работника

Трудовые договоры бывают срочные или заключенные на неопределенный срок. По общему правилу работодатель берет сотрудника на постоянную работу. Случаи, когда можно заключить срочный трудовой договор, приведены в ст. 59 ТК РФ. Она содержит закрытый перечень оснований, по которым сотрудника оформляют временно, а не постоянно.

Работодатели — субъекты малого предпринимательства с численностью до 35 человек, а в сфере торговли или бытового обслуживания — до 20 человек, могут заключать срочные трудовые договоры со всеми работниками.

В договоре с временным сотрудником нужно обязательно указывать срок действия, иначе он будет считаться постоянным (ст. 58 ТК РФ).

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Прием совместителя

Совместительство — это труд в свободное от основной работы время. Оно оформляется трудовым договором. Совместительство отличается от внутреннего совмещения, когда один работник выполняет трудовую функцию по нескольким должностям в одной организации в основное время.

Документы для трудоустройства:

паспорт;
документ об образовании, если к должности есть требования о специальной подготовке;
справка о характере и условиях труда по основному месту работы, если сотрудник принимается на место с опасными или вредными условиями труда;
разрешение уполномоченного органа юридического лица или собственника компании — основного работодателя, если по совместительству на должность руководителя принимается руководитель другой организации.

Совместителями могут быть только лица в возрасте с 18-ти лет. Еще одно ограничение связано с условиями труда. Работника нельзя принять по совместительству на рабочие места с 3 и 4 классом по результатам СОУТ, если по основному месту работы он занят в таких же условиях (ст. 282 ТК РФ).

Что в итоге

Работника можно принять по договору ГПХ или по трудовому договору. Гражданские правоотношения оформляют на выполнение разовой работы, которая не носит стабильный характер. Для постоянной деятельности заключают трудовой договор.
Если работник трудится неофициально, работодателя привлекут к административной ответственности. Также с него взыщут недоимку по НДФЛ и страховым взносам со штрафом в 40 %.
Трудовой договор можно заключать с лицами в возрасте от 16 лет. Для кандидатов моложе нужно согласие опеки и одного из родителей.
Кадровик перед трудоустройством должен проверить все ограничения по возрасту, полу, гражданству и медицинским противопоказаниям для занятия определенной должности. Если кандидат на вакансию под них попадает, то ему отказывают в трудоустройстве.
При приеме на работу кандидат предъявляет документы по списку в ст. 65 ТК РФ. Кадровик не может требовать от него сведения, не предусмотренные трудовым законодательством.
Прием на работу оформляется подписанием трудового договора. Приказ издают, если это установлено внутренними правилами работодателя.
Трудовой договор составляют в письменной форме, в двух экземплярах, один из которых нужно вручить работнику под подпись.
Трудовой кодекс предусматривает особенности трудоустройства для некоторых видов работ или категорий работников. Например, ИП с численностью до 35 человек могут принимать всех работников временно, а не постоянно. А перед заключением трудового договора на подземные работы кандидат должен пройти проверку знаний.

Источник: www.kontur-extern.ru

Прием на работу: что учитывать, какие документы проверять

После того, как компания принимает решение о приеме кандидата на должность, работодатель приступает к процессу оформления найма. В этом процессе нужно многое учесть: запросить необходимый пакет документов у новичка, ознакомить его с локальными нормативными актами, заключить с ним трудовой договор.

На каждом этапе оформления на работу может возникнуть множество вопросов. Постараемся ответить на многие из них в этой статье.

Этап 1. Прояснение вопросов с персональными данными работника при трудоустройстве
Этап 2. Получение от сотрудника документов при приеме на работу
Этап 3. Знакомство новичка с локальными нормативными актами
Этап 4. Получение согласия на применение КЭДО
Этап 5. Заключение трудового договора
Этап 6. Издание приказа о приеме на работу (при желании)
Этап 7. Оформление личной карточки работника Т-2 (при желании)

Этап 1. Прояснение вопросов с персональными данными работника при трудоустройстве

Роструд предупреждает о том, что каждый сотрудник должен быть под подпись ознакомлен с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников. Также он должен быть ознакомлен с их правами и обязанностями в этой области.

Узнайте, что включают персональные данные работника, что делать с персональными данными кандидата, как поступать с данными кандидата, которого не взяли на работу, из статьи Персональные данные сотрудника: как с ними работать.

Основные правила, о которых следует помнить работодателю:

если он получает от работника и обрабатывает только те данные, которые необходимы в рамках трудового законодательства и локальных актов, получение согласия работника не требуется.
обработка персональных данных работника ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

Согласно ст. 22 ТК РФ, работодатель осуществляет обязательное социальное страхование работников. Поэтому для передачи данных работников в Фонд социального страхования и Пенсионный фонд их согласие не требуется.

Также согласие не требуется в следующих случаях:

при передаче данных работника в ситуациях, связанных с выполнением им должностных обязанностей, в том числе, при его командировании;
при передаче данных в налоговые органы, военные комиссариаты, профсоюзные органы;
при передаче данных в рамках установленных полномочий, на основании мотивированных запросов органов прокуратуры, безопасности, внутренних дел, государственных инспекторов труда при осуществлении ими контрольных мероприятий за соблюдением трудового законодательства.

Что касается передачи персональных данных работника банкам, открывающим и обслуживающим платежные карты для начисления заработной платы, то, как отмечает Роскомнадзор в своей памятке, согласие не требуется, если:

договор на выпуск карты заключался напрямую с работником, в тексте которого предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;
у работодателя есть доверенность на представление интересов работника при заключении договора с банком на выпуск карты и ее последующем обслуживании;
соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

При привлечении сторонних организаций для ведения кадрового и бухучета работодатель обязан соблюдать требования, установленные ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, в том числе, получить согласие работников на передачу их персональных данных.

При приеме на работу некоторые работодатели делают копии документов работников, например, паспорта, ИНН, военного билета, документа об образовании, а в дальнейшем хранят их. Однако суд может признать такие действия избыточными при обработке персональных данных работников.

для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. И конечно, копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества.

Довод общества о том, что оно использует фотографии, прикрепленные скрепками к карточкам Т-2 для идентификации работников судом апелляционной инстанции отклоняется, поскольку такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.
Кроме того, использование фотоизображения работника для его идентификации согласно ч. 1 ст. 11 Федерального закона «О персональных данных» является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных.
Цитата из Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13

Обратите внимание, что сбор и хранение в документах по кадровому учету копий страниц паспорта рассматривается судом как превышение объема обрабатываемых персональных данных, установленных не только Трудовым кодексом, но и Конституцией РФ.

Этап 2. Получение от сотрудника документов при приеме на работу

Согласно ст. 65 ТК РФ, для оформления сотрудника и заключения с ним трудового договора потребуются:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (оригинал, а не копия).
Карточка СНИЛС, в том числе в форме электронного документа.
Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые. Если бумажная трудовая у сотрудника есть, то лучше ее проверить — все ли там в порядке. Но если человек трудоустраивается впервые, то бумажную книжку ему заводить не нужно.

При приеме на новую работу те, кто выбрал электронную трудовую книжку, представляют работодателю информацию о своей трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде. Представленные сведения работодатель при необходимости переносит в свою систему кадрового учета.

Документы воинского учета (военный билет, справка, приписное свидетельство (для военнообязанных)).
Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Справка о наличии (отсутствии) судимости (при необходимости). Обратите внимание на то, что с 1 марта 2023 года вступает в силу Федеральный закон от 11.06.2022 № 155-ФЗ, согласно которому нельзя привлекать к пассажирским перевозкам лиц с судимостью по ряду статей, а также водителей, преследуемых за некоторые преступления.

При необходимости могут потребоваться и другие документы. Например, при трудоустройстве несовершеннолетних придется запросить у кандидата согласие родителей. При приеме работников торговли, общественного питания, образования, медицины потребуется медицинская книжка.

Согласно Федеральному закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ, сотрудник может предъявить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством.

Этап 3. Знакомство новичка с локальными нормативными актами

Обычно к локальным актам относятся правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, связанные с трудовой деятельностью (положение об оплате труда, положение о премировании и т.п.), коллективный договор, документы, связанные с охраной труда. Согласно ст. 68 ТК РФ со всеми этими документами работник должен быть ознакомлен под подпись.

Этап 4. Получение согласия на применение КЭДО

При приеме на работу нужно не забыть проинформировать новичка о том, что компания осуществляет электронный документооборот. Согласно Федеральному закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ, соискатель, имеющий по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу к работодателю, который осуществляет КЭДО или принял решение о его введении, вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.

Такое согласие не требуется от тех, кто оформлен (оформляется) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года нет трудового стажа.

Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота или отсутствие у работника электронной подписи не может быть основанием для отказа в приеме на работу или увольнения.

Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые не дали согласия на КЭДО, заверенные должным образом бумажные документы, связанные с работой.

Этап 5. Заключение трудового договора

Трудовой договор оформляется в письменном виде не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ). Причем заключается он в двух экземплярах.

Следует помнить о том, что трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя.

О том, какая информация должна содержаться в трудовом договоре, говорится в ст. 57 ТК РФ. Если какое-то обязательное сведение отсутствует, его нужно внести непосредственно в текст трудового договора. Если не прописаны какие-то условия, то оформляется приложение к трудовому договору либо заключается в письменной форме отдельное соглашение сторон, которое будет являться неотъемлемой частью трудового договора.

Для водителей, курьеров, экспедиторов необходимо указывать характер работы: подвижной, разъездной, в пути и т.д.

Если режим рабочего времени работника отличается от общих правил, действующих у работодателя, его необходимо прописать в трудовом договоре. Также режим рабочего времени указывается в том случае, если сотрудник в компании работает по совместительству и с ним заключен трудовой договор.

Обязательным условием является оплата труда. В каждом трудовом договоре должен быть указан размер тарифной ставки или оклада, а также перечислены имеющиеся доплаты, надбавки.

С 1 января 2014 года условия труда на рабочем месте стали обязательными для включения в трудовой договор.

Нередко вместо места и даты указывается дата составления трудового договора, что является ошибкой.

Подробнее о том, как прописывать место работы, рассказывает Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству:

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее оформление трудового договора, а также заключение договора ГПХ, который фактически регулирует трудовые отношения между работником и работодателем, могут обернуться наложением административного штрафа:

для должностных лиц — предупреждение или штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.;
для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Если проверяющий запросит у вас 20 трудовых договоров, каждый из которых будет оформлен ненадлежащим образом, штраф придется платить по каждому договору.

Материальная ответственность

Если работодатель берет на работу кассира, кладовщика или другого сотрудника, чья деятельность непосредственно связана с хранением, обработкой, пересчетом, приемом, выдачей и перемещением ценностей, то ему нужно заключить с ним договор о материальной ответственности.

Роструд напоминает, что заключить договор о полной материальной ответственности за недостачу вверенного работникам имущества можно только с теми, кто занимает должности или выполняет работу из перечня Минтруда РФ (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85). Этим же постановлением утверждена и форма такого договора.

Этап 6. Издание приказа о приеме на работу (при желании)

С 22 ноября 2022 года действует новая редакция ч. 1 ст. 68 ТК РФ, которая делает издание приказа о приеме на работу правом, а не обязанностью работодателя.

Если работодатель принял решение о приеме работника без издания приказа, то при заполнении формы СЗВ-ТД в графах подраздела «Основание» ему нужно указывать реквизиты трудового договора.

Этап 7. Оформление личной карточки работника Т-2 (при желании)

С 1 сентября 2021 года личная карточка работника стала необязательной, поэтому вести ее можно по желанию. Отказ от Т-2 оформляется соответствующим приказом.

Источник: kontur.ru