Программа постановки задач сотрудникам – простая, доступная и эффективная система управления компанией. Использовать ее достаточно легко, результаты появляются сразу, поэтому цифровизацию бизнеса часто начинают именно с развертывания таких систем. Рассказываем об их возможностях и особенностях, а еще о том, как подобную программу будет лучше внедрить в вашей компании.
Три проблемы бизнеса, которые решает система постановки задач сотрудникам
Распределение задач между сотрудниками и контроль за их выполнением – важная, но далеко не единственная работа руководителя. Сложность заключается в том, что чем больше в подчинении менеджера людей (и чем активнее они взаимодействуют друг с другом), тем более трудоемким становится процесс. Возникают следующие проблемы:
- На распределение задач в целом уходит достаточно много времени: донести до каждого сотрудника суть его работы, записать где-то, кто и чем занимается, потом проконтролировать – это ежедневная трата нескольких часов.
- Появляются хаос и путаница: если задач много, неизбежно что-то потеряется, где-то сдвинутся сроки или изменится сама цель работы. Отследить все это вручную сложно – тем более если в проекте заняты несколько человек.
- Трудно контролировать сроки выполнения – связываться с ответственными людьми, спрашивать у них о ходе проекта и отмечать это у себя будет трудоемко.
Программа постановки задач сотрудникам создана для того, чтобы избавить руководителя от всех этих сложностей.
Как распределять #задачи между сотрудниками? #бизнес #лайфхаки #предпринимателям
Функции системы постановки и контроля задач
После установки программы вы регистрируете в ней каждого сотрудника организации, и у вас появляется очень удобная среда для планирования. Типичный пример постановки задачи сотруднику:
- Появляется задача: «Подготовить для клиента визитки».
- Ее будут решать три человека:
- менеджер по работе с клиентом, который получит нужную информацию у заказчика, а потом согласует с ним работу;
- дизайнер, который нарисует визитку;
- менеджер по продукции, который разместит заказ на изготовление визиток.
То, на что раньше уходили десятки минут созвонов и совещаний, теперь делается за пару кликов – и это главное преимущество программы постановки задач сотрудникам. При этом часть работы руководителя она выполняет сама: например, автоматически рассылает ответственным специалистам напоминание о том, что по их задачам близится дедлайн, или уведомляет об изменении статуса задачи.
CRM для постановки задач сотрудникам
По статистике внедрение CRM повышает эффективность работы всей компании.
Повышение эффективности работы менеджеров
Рост прибыли за счет оптимизации бизнес-процессов
Сокращение оттока клиентов
Оставить заявку
Как ставить задачи сотруднику, чтобы они выполнялись (новая версия в описании)
Второй козырь в том, что сервис сразу же отслеживает всю работу и активность каждого сотрудника, формируя подробные отчеты. Как только руководителю нужно будет посмотреть, насколько активно работал конкретный подчиненный, он сможет это сделать прямо в системе.
Простота внедрения программы для постановки задач как фактор выбора
С точки зрения цифровых преобразований бизнеса главное достоинство системы постановки задач сотрудникам – это минимальная сложность внедрения нового сервиса. Вам достаточно просто выбрать подходящую для вашего бизнеса программу, установить ее на сервер (проще всего использовать предложенное самой системой облако), один раз настроить – и всё, можно пользоваться.
Более того, хорошая система постановки задач помогает преобразовать и оптимизировать бизнес-процессы без лишних затрат. Внутри таких приложений уже есть удобные шаблоны статусов задач, схемы распределения нагрузки – всё, что нужно для того, чтобы ваши подчиненные работали быстро и без путаницы.
Что учесть при выборе программы для постановки задач
Есть два основных момента:
- Чем проще, тем лучше. Хорошая система постановки задач позволяет сотруднику за пять минут разобраться с тем, как ее использовать – и при этом дает все необходимые возможности для продвинутого управления компанией (например, расширенную аналитику, доступную только руководителю).
- Изначально должно предполагаться масштабирование – возможно, в будущем вы захотите усилить свою информационную инфраструктуру CRM или иными решениями. Хорошо, если выбранная платформа изначально предполагает возможность интеграции.
Мегаплан соответствует обоим этим критериям: система поможет вам качественно распределять задачи между сотрудниками, а внедрить ее можно за несколько дней.
Вопросы и ответы
Мегаплан можно освоить самостоятельно?
Да, система обладает интуитивно понятным интерфейсом и хорошо документирована. Однако если вы и ваши сотрудники захотите упростить процесс внедрения нового решения, мы будем рады помочь и провести для вас обучение по работе в CRM.
Действительно ли CRM помогает руководителю?
Да, в среднем руководители, использующие систему постановки и контроля задач, тратят на управление проектами на 30-45% времени меньше. Одновременно с этим повышается эффективность работы сотрудников, средний рост составляет 15-25%.
Как быстро можно внедрить Мегаплан?
При облачном развертывании вы сможете начать пользоваться системой всего за пару часов, которые понадобятся на первоначальное заведение текущих задач и проектов в базу данных.
Источник: megaplan.ru
Как я ставлю задачу для сотрудника
Меня зовут Андрей Глушко. Я менеджер ИТ проектов, занимаюсь менторством, прошёл путь от разработчика до руководителя, в своих подходах опираюсь в первую очередь на людей, а потом уже на практики.
Сегодня я хочу поделиться своим подходом в постановке задачи для сотрудника.
На своём опыте я понял, что необходимо найти баланс между вовлечением сотрудника в цели компании и его собственными целями. Поэтому для себя я определил, что важно уметь ставить задачи таким образом, чтобы это затягивало сотрудника в предметную область его позиции и, он осознавал зачем выполняется эта задача в целях бизнеса.
Про цели компании
Для начала я стараюсь выяснить насколько необходимо вовлекать сотрудника в цели проекта или компании. Рассмотрим несколько вариантов:
- Если это внештатный сотрудник, с которым я не собираюсь в дальнейшем работать, то постановка задачи в виде инструкций, на мой взгляд, будет самым подходящим вариантом. Нет необходимости создавать дополнительные встречи для обсуждения, чтобы объяснить, как конкретная задача ложится в роадмап фирмы. Я хочу просто получить результат от исполнителя.
- Если это внештатный сотрудник на тестовом задании. В таком случае, я уже стараюсь начать вовлекать потенциального сотрудника в дела фирмы, и чтобы он мог принимать самостоятельные решения в случае вопросов, а не постоянно бегать ко мне за уточнениями.
- Другая ситуация, если это штатный сотрудник. Здесь для меня уже вопрос стоит не в том вовлекать ли сотрудника или нет. В данном случае я оцениваю сколько ему нужно дать информации о целях фирмы, чтобы он мог комфортно осознавать и брать ответственность за свою задачу.
Про постановку задачи
После того как мне стала ясна необходимость и степень вовлечения, для развития высокой лояльности сотрудников в фирме, я определяю детальность постановки задачи. Согласитесь, можно сказать в виде инструкций “Пётр, нам нужно поставить ‘конкретный сервис кеширования’ применив техники ‘техника_1’ и ‘техника_2’”. По сути, таким образом, я забираю у сотрудника мотивацию и желание проявлять инициативность. Однако, бывает и такое, что сотрудник пока что новичок, и если я ему доверю много ответственности, перенеся на его плечи решения по выбору конкретных технологий и методик исполнения вашей задачи, то высок шанс, что он провалит исполнение задачи. Поэтому я делаю следующее:
- Определяю насколько развиты hard skills исполнителя. Если это senior, который много повидал и который разбирается в системе компании, будет проще ему делегировать анализ и выбор конкретных решений. И я ставлю задачу в виде бизнес цели, которую необходимо достичь.
- Опираюсь на зоны ответственности между мной и исполнителем. Независимо от того, насколько у сотрудника сильные hard skills, я стараюсь следить за тем, чтобы не перекладывать на него ту часть ответственности, которая лежит на мне. Ведь если я менеджер проекта, то переносить на программиста обязательство выбора бизнес направлений для решения задачи будет демотивирующим для него. Поэтому я придерживаюсь стратегии дать сотруднику выбор, но при этом не перегрузить его этим выбором. Как следствие, я стараюсь показать ему какие есть рамки бизнес требований, которые необходимо соблюсти при выполнении задач уже на техническом уровне.
Про ресурсы проекта
Заключительным, но не менее важное — я выставляю ресурсные ожидания по выполнению задачи. Как это не печально, но все задания и таски могут быть не выполнены в срок, шанс этого всегда присутствует. Здесь представляется принципиальным для меня, опять же, не перекладывать на сотрудника ответственность за потраченные ресурсы компании.
Поэтому я если я знаю, что задача срочная, то времени проводить дополнительные митинги для брейншторма просто нет, и я их не провожу. Как итог, выдаю задачу в виде инструкций. С другой стороны, если я понимаю, что на данный момент у команды есть время и что в случае провала задачи проект не будет на грани, то я уже составляю задачу в более вовлеченной форме для сотрудника.
Подводя итог
На основе моих рассуждений, я создал некоторую классификацию видов постановки задачи для сотрудника, в зависимости от уровня его вовлеченности в бизнесовую часть фирмы:
- На уровне бизнес проблемы: “Клиентам важно понимать насколько наше приложение надёжное” Сотрудник, как решение этой проблемы, может внедрить monitoring систему, и он сам принимает решения о выборе способа закрытия проблемы.
- На уровне бизнес цели: “Мы хотим показать клиентам, что наше приложение надёжное. Это можно сделать через uptime/downtime метрики. Дальше даются бизнес требования>” Сотрудник уже лучше осознаёт в каком направлении двигаться и как этого можно добиться.
- На уровне цели исполнителя: “Мы решили, что мы должны ввести uptime/downtime метрики, чтобы клиент лучше понимал насколько у нас надёжное приложение” За сотрудника решили, что конкретно необходимо сделать, на нём остаётся выбор какими инструментами этого он сможет достичь.
- На уровне инструкций для исполнителя: “Нам нужно ввести monitoring system для расчёта метрик uptime/downtime для нашего приложения. Мы будем имплементировать собственное решение, а не использовать сторонние сервисы. Используй nodejs и чтобы логи шли в elasticsearch, а графики строились через библиотеку chartjs” Тут мало остаётся пространства для самого сотрудника, но и этот вариант подходит в некоторых ситуациях.
Эти виды постановки задачи можно представить в виде простого графика: чем больше сотрудник вовлечён в бизнес, тем меньше ему необходимо детализировать задачу
На этом у меня все. Буду рад обратной связи!
- управление людьми
- управление проектами
- управление командой
- управление проектами и командой
- мотивация
- организация работы
- постановка задач
- контроль сотрудников
Источник: habr.com
Как ставить задачи сотрудникам: советы и примеры для руководителя
Почему одни задачи сотрудники выполняют, а с другими постоянно возникают проблемы? Анализ компании ZSC показывает, на продуктивную работу сотрудник тратит в среднем 3,5 часа из 8. Остальное время он занимается личными делами.
Но как ставить задачи сотрудникам, чтобы они эффективно использовали рабочее время?
Задачи-приказы и задачи-проблемы
Важно осознать, каждая задача — не приказ с предельно точной инструкцией. Если подойти к решению оптимально и творчески, результат превысит все ожидания. Примеры задач-приказов Отремонтируй принтер!Срочно позвони Ивану Геннадьевичу!Подготовь отчет за прошедшую неделю!
Последствия задач-приказов
Приказ — бездумное выполнение в узких рамках. Сказано — сделано. Человек выполняет задачу, не задумываясь, зачем и кому это нужно. Такой путь не ведет к развитию навыков и самостоятельности. Сотрудник не нацелен на результат. Если что-то пошло не так, он не готов стараться усерднее и проявлять инициативу. В итоге не растет ни он сам, ни компания.
Такой работник теряет всякую мотивацию, отсиживается в офисе от зарплаты до зарплаты и стремительно деградирует.
Альтернатива: задачи-проблемы
Позвольте сотруднику самому выбирать способ решения конкретной задачи и отвечать за результат. Поощряйте его удачный выбор. Это путь роста. Так сотрудник чувствует себя свободным, выполняет поставленные ему задачи без четких рамок от руководителя. Он осознает свой вклад, значимость для компании и коллектива.
Дело не в глобальных изменениях системы, а только в правильных словах и формулировках. Грамотно выстроив их, вы получаете команду сотрудников, готовых с энтузиазмом, рвением приступать к работе и выполнять даже самые сложные задачи. Примеры задач-проблем К обеду придет клиент, нужно отремонтировать принтер и распечатать маркетинг-кит. Звонил Иван Геннадьевич, просил внести правки в макет.Конверсия снизилась на 30%, мне важно выяснить причину.
Как грамотно ставить цели сотруднику
- Начните с предыстории, расскажите, откуда и для чего важно выполнить текущую задачу.
- Обозначьте суть задачи и условия выполнения.
- Опишите следующие этапы работы и ответственных за выполнение.
- Поставьте и обоснуйте сроки.
- Объясните, почему задачу выполняет этот сотрудник, похвалите его сильные стороны.
- Предложите вариант решения задачи, но предупредите, он не единственно верный.
Так ваша команда будет видеть всю картину. Он мотивирован выполнить задачу креативно, в срок и с полной ответственностью за результат. Такие сотрудники быстро развиваются, а компания идет вперед.
Цели по SMART для сотрудников
Если сформулировать задачу четко и ясно, достичь её гораздо проще. Разберем концепцию Smart-целей. SMART — это аббревиатура: S — Specific (конкретная), M — Measurable (измеримая), A — Achievable (достижимая), R — Relevant (значимая), T — Time Boand (ограниченная во времени).
Конкретизируйте задачи сотрудникам
- Определите результат, которого хотите достичь.
- Используйте глаголы, избегайте общих, неоднозначных формулировок.
- Назначьте ответственных.
- Уделите внимание деталям, особенно для формирования задач новичкам.
Неправильно: срочно написать статью об автоворонках.
Правильно: написать статью на 9500 знаков для блога «Практическое применение автоворонок» до 1 июня.
Определите меры результата
- Когда будет понятно, что цель достигнута?
- Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?
- Какое значение у этого показателя?
Неправильно: создать пару постов для социальных сетей.
Правильно: создать 2-3 поста для социальных сетей — сообщить об акции до конца недели и охватить не менее 5000 человек.
Убедитесь, что цель достижима в обозначенный срок
- Убедитесь, что у сотрудника достаточно времени, знаний и опыта для выполнения текущей задачи.
- Проверьте наличие необходимых ресурсов (инструментов, информации, инвестиций).
Неправильно: поручить дизайнеру создать статью в блог.
Правильно: поручить копирайтеру текст для статьи, дизайнеру — иллюстрации и обратную связь по материалу о дизайне.
Убедитесь, что цель значимая
Задайте вопрос: «Какие выгоды для компании принесет решение поставленной задачи?» Если компания не получит выгоды, такая цель не принесет результатов, а только отнимет ресурсы.
Установите дедлайн и отслеживайте выполнение цели
- Укажите срок завершения задачи.
- Большую задачу разделите на этапы и соответствующие им дедлайны.
- Контролируйте или назначьте ответственных за поэтапное выполнение.
Неправильно: Провести опрос постоянных клиентов в ближайшее время.
Правильно: Провести опрос постоянных клиентов до 10 июня. Список вопросов прилагается.
Чек-лист для постановки SMART-цели сотруднику
- Поставьте четкую, конкретную задачу.
- Назначьте ответственного.
- Пропишите дедлайн.
- Когда будет понятно, что цель достигнута?
- Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?
- Какое значение у этого показателя?
- Какие выгоды для компании принесет решениепоставленной задачи?
- Все ли ресурсы есть для достижения цели в срок?
Как ставить задачи сотрудникам: примеры
- Поручить менеджеру по продажам провести опрос всех постоянных клиентов компании до конца текущей недели. Список вопросов прилагается.
- Назначить руководителя отдела продаж ответственным за ежедневную проверку скрипта продаж у каждого менеджера в начале рабочего дня.
- Запросить у аналитика посещаемость сайта за последние 3 месяца.
- Поручить директору разработку бонусной системы за перевыполнение плана продаж менеджерами до 4 июня.
- Поднять оборот отдела продаж на $5000 до конца июля 2018 года.
- Поручить копирайтеру макет презентации проекта «Новострой ЖК Павловский» для клиентов до 10 июня.
- Поручить верстальщику разработать мобильную версию сайта компании до конца июня.
- Запросить у бухгалтера отчет о выдаче заработной платы сотрудникам отдела продаж за последние полгода.
5 типичных ошибок в постановке целей и задач
При всем изобилии информации о постановке целей и уверенности в своей правоте, все мы продолжаем делать ошибки. Разберем самые распространенные.