Постановка задач сотрудникам и контроль исполнения поручений всегда было и есть отдельной заботой руководящего состава. Традиционно для этого используют разные способы: бумажные приказы и инструкции, сообщения электронной почты и мессенжеров. И часто потом трудно отследить, как точно была поставлена задача и была ли она исполнена в срок.
Сегодня поговорим именно об этом.
1С: Документооборот позволяет автоматизировать бизнес процесс постановки и исполнения задач, а также отслеживать этапы их исполнения, что повышает эффективность работы, а также дает возможность руководству оперативно получать информацию об исполнении задач.
Постановка задачи
Новую задачу можно создать на вкладке “Совместная работа”, пункт ”Задачи от меня”.
Нажимаем кнопку “Создать” на панели действий.
Существует несколько видов задач и у каждой свое предназначение:
- Согласование — предназначен для согласования документа с одним или несколькими лицами (коллегами)
- Исполнение — используется для выдачи поручений одному или нескольким сотрудникам с возможностью определения порядка, настройки контроля и проверки результата выполнения.
- Рассмотрение — используется для автоматизации рассмотрения документов. Рассматривающий сотрудник оставляет резолюцию по итогам рассмотрения.
- Ознакомление — используется для отправки материалов одному или нескольким коллегам на ознакомление, при этом автор не получит результата ознакомления. Если автору необходимо получить результат ознакомления, рекомендуется использовать процесс «Исполнение» или «Рассмотрение».
- Регистрация — используется для передачи на регистрацию входящего, исходящего или внутреннего документа.
- Утверждение — используется для передачи исходящего или внутреннего документа на утверждение руководителю или другому сотруднику.
- Приглашение — используется для приглашения на мероприятие, встречу, совещание или любое другое собрание.
- Комплексный процесс — предназначен для автоматизации составных процессов. Состоит из произвольного количества запланированных действий (типовых процессов), которые выполняются по заранее настроенному порядку и при определенных условиях.
Рассмотрим вид задачи — исполнение, жмем “Создать процесс”.
Далее выполняем следующие действия:
- Пишем название нашей задачи, при необходимости, можем дать подробное описание задачи,
- выбираем исполнителя,
- определяем общий срок исполнения,
- кто будет контролировать и проверять исполнение
Выполнение задачи
После старта процесса сотруднику стразу прилетает задача от постановщика на покупку канцелярских изделий. Её можно посмотреть на начальной странице программы в блоке “Задачи мне”.
Или на закладке “Совместная работа” в пункте “Задачи мне”.
Теперь нам необходимо принять наше задачу к исполнению.
При необходимости можно задать уточняющий вопрос, или поставить одновременно задачу другому сотруднику. При выполнении задания жмем “Исполнено”.
Контроль и проверка поручения.
Как только поручение выполнено сотрудником, постановщику поступает задача проверить выполнение поручения.
Есть 2 варианта развития событий:
- Если у проверяющего есть замечания, то он пишет свой комментарий и отправляет его исполнителю с помощью кнопки «Вернуть». В этом случае исполнителю видит это поручение в списке «Мои задачи», а после исправления замечаний, добавляет новый комментарий и нажимает на кнопку «Выполнено».
- Если поручение выполнено успешно и нет никаких нареканий, проверяющий завершает поручение с помощью соответствующей кнопки.
При этом есть возможность отследить действия сотрудников в процессе выполнения задачи. На вкладке “Совместная работа”, пункт “Все задачи” выбираем нужную нам, открываем и на закладке “Ещё” выбираем пункт “Открыть процесс”.
На закладке “Задачи” видны все процессы задачи, выполненные в процессе выполнения поручения.
Этот механизм легок и очень удобен, не нужно никуда ходить, звонить или отсылать письма по почте, которые очень части попадают в спам.
Благодаря этим возможностям 1С: Документооборота можно существенно уменьшить число высказываний сотрудников: «Я не видел, не слышал, не знаю» и т.п.
Более того, программа содержит большое количество отчетов, которые позволяют осуществлять регулярный мониторинг исполнения поручений, увидеть объективную картину по выданным задачам, об исполнительской дисциплине и других, описание которых заслуживает отдельной статьи.
Программа «1С: Документооборот» должна стать каждодневным помощником руководителя!
Источник: info-line.ru
Бизнес-процессы в «1С:Документообороте»
Благодарим за проявленный интерес. Ссылка на статью отправлена на указанную почту.
«1С:Документооборот 8» («1С:ДО») — это функциональная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников. Конфигурация сертифицирована по требованиям и стандартам законодательства РФ к оформлению документов и регулярно обновляется.
Мы уже писали о том, как «1C:Документооборот 8» поможет организовать эффективное взаимодействие сотрудников и избавит компанию от бумажной волокиты. В этот раз расскажем, что такое бизнес-процессы в «1С:ДО», чем они полезны и как их настроить под конкретные задачи вашей компании.
- Что такое бизнес-процессы в программе «1С:Документооборот»?
- Виды бизнес-процессов в «1С:ДО»
- Управление процессами
Что такое бизнес-процессы в программе «1С:Документооборот»?
В «1С:ДО» предусмотрена возможность настройки процессов под конкретные нужды компании. Вы можете создать как простой процесс согласования из одной или нескольких задач, так и комплексный, почти любой сложности, с большим количеством условий и разветвлений.
Бизнес-процессы в «1С:ДО» — это последовательности предопределенных задач, выполняемых разными сотрудниками. Когда очередной пользователь выполнит свою задачу, программа создаст задачу для следующего.
Задачи являются средством коммуникации между пользователями. Также они используются для автоматизации процессов, тем самым оптимизируя работу в организации и существенно ускоряя достижение конечной цели. Задачи формируются только в рамках процессов. Исполнителями задач могут быть конкретные сотрудники, а также роли или сотрудники, подобранные автоподстановками.
Виды бизнес-процессов в «1С:ДО»
В «1С:Документообороте» реализован стандартный набор шаблонов процессов для обработки документов:
- Исполнение – внутренние или входящие документы отправляются на исполнение одному или группе сотрудников, а также проверяющему для анализа результатов выполненных задач, контроля сроков и соблюдения других регламентов;
- Ознакомление – внутренний, входящий или исходящий документ и файлы отправляются одному или группе пользователей с целью ознакомления;
- Рассмотрение – процесс необходим для получения резолюции руководителя о дальнейшем исполнении или отказе от исполнения внутренних или входящих документов;
- Регистрация – отправляется секретарю для закрепления за документом регистрационного номера с целью получения официального статуса;
- Согласование – процесс для согласования различных видов документов и файлов с указанными респондентами;
- Утверждение/Подписание – процесс для утверждения определенными сотрудниками внутреннего или исходящего документа;
- Обработка входящего/ исходящего/ внутреннего документа – предназначены для построения более сложных схем обработки документов, составленных из объединенных в цепочку базовых процессов;
- Комплексный процесс – предназначен для автоматизации свободного маршрута обработки документа. Процесс состоит из последовательности заранее запланированных действий (типовых процессов), которые стартуют по настроенному вами порядку или условиям. Действия могут быть созданы как по шаблону, так и с нуля (рис.1).
Рис.1. Шаблоны процессов в «1С:Документооборот 8»
Управление процессами
Раздел «Управление процессами» – один из наиболее значимых для работы в программе. Здесь вы можете настроить все, что необходимо для автоматизации бизнес-процессов:
- роли исполнителей;
- правила эскалации задач;
- условия маршрутизации;
- шаблоны бизнес-процессов;
- настройка повторения процессов;
- правила автозапуска процессов.
Также в этом разделе расположен инструмент «Мониторинг процессов», предназначенный для отслеживания эффективности процессов и наблюдения за работой компании в целом.
Для создания или изменения процесса следует в разделе «Управление процессами», в панели навигации выполнить команду «Шаблоны процессов» (рис.2).
Рис.2. Раздел «Управление процессами» в «1С:ДО»
«Шаблон процесса» – это инструмент, который позволяет заранее настроить маршрут обработки какого-либо объекта в программе в соответствии с принятым в компании регламентом движения документов. Иными словами, это комплект заблаговременно настроенных параметров: условия маршрутизации, предметы, исполнители, сроки, тип запуска и прочие.
Этими параметрами заполняется новый запущенный процесс, тем самым позволяя не вводить вручную одни и те же настройки каждый раз. На основе одного шаблона могут одновременно выполняться множество процессов. Пользователю можно разрешить или полностью запретить вносить изменения в настройки шаблона перед запуском процесса.
Мы рекомендуем сохранять часто используемые комплексные процессы вашей организации в виде шаблонов. Их удобно использовать при создании бизнес-процесса, привязав к карточке вида документа.
В «1С:Документообороте» есть возможность настройки маршрутов шаблонов комплексных процессов с помощью графических схем. В запущенном процессе такая схема или карта маршрута бизнес-процесса состоит из блоков. Они наглядно показывают выполнение стадий процесса. Исходя из этого, участники процесса всегда могут посмотреть, на какой стадии находится выполнение, какие пользователи выполнили/не выполнили поступившую задачу (рис.3).
Рис.3. Стадии бизнес-процессов в «1С:Документообороте»
В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и сопровождения пользователей. Если вам требуется консультация, обращайтесь к нам.
В конфигурации есть несколько вариантов запуска бизнес-процесса:
- Вручную:
- когда это нужно пользователю: зайдите в разделе «Главное» и нажмите команду «Создать процесс»;
- на основании предмета: в разделе «Документы и файлы» нажмите команду «Отправить» из карточки или списка любых видов документов, а также из списка файлов;
- на основании задачи: нажмите команду «Подзадача…» из карточки или списка задач, поступивших пользователю.
- интерактивный запуск: по предложению программы, сразу после создания или регистрации документа. От запуска такого процесса можно отказаться;
- по факту произошедшего бизнес-события: «1С:ДО» автоматически запустит процесс, когда это нужно, при выполнении любых событий и заданных условий.
При взаимодействии пользователя с процессами программа предусматривает следующий функционал:
- принять задачу;
- перенаправить исполнение на другого сотрудника;
- задать вопрос по задаче;
- создать подзадачу;
- учитывать потраченное время на исполнение задачи;
- отменить выполнение задачи (если процесс не продвинулся дальше по маршруту);
- сообщить исполнителю о появлении новой задачи по электронной почте, СМС или диалоговым окном.
Помимо этого, у вас есть возможность изменять цепочку выполнения задач, только если процесс не запущен. Для любого процесса можно настроить автоматическое повторение с любой периодичностью в рамках года.
Выводы
В «1С:Документообороте» предусмотрена возможность настройки процессов под конкретные нужды компании. Вы можете создать как простой процесс согласования из одной или нескольких задач, так и комплексный, почти любой сложности, с большим количеством условий и разветвлений.
Если вам потребуется помощь по настройке бизнес-процессов в «1С:ДО» или решение других задач в программе, обращайтесь к нам. Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» проконсультируют вас по всем интересующим вопросам.
Источник: www.1ab.ru
Бизнес-процессы в 1С Документооборот
Максимум возможностей для электронного документооборота вашей компании. Бесплатная оценка внедрения!
220 700 руб.
Автоматизация бизнес-процессов в организации – цифровой тренд сегодняшнего дня, определяющий конкурентоспособность и устойчивость компании на быстроменяющемся рынке. В таких условиях только молниеносное принятие верных управленческих решений позволит компании выжить и преуспеть.
Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Что же предлагает нам система электронного документооборота «1С:Документооборот» для их автоматизации?
Управление процессами в 1С Документообороте
Одним из самых важных и сложных разделов является подсистема «Управления процессами». Здесь можно настроить все необходимые для автоматизации бизнес-процессов механизмы и функции: роли исполнителей, правила эскалации задач, условия маршрутизации, шаблоны бизнес-процессов.
Рассмотрим все существующие возможности в части настройки бизнес процессов в «1С:Документообороте», но для начала разберемся, какие процессы заложены в системе изначально.
- Исполнение. Как следует из названия, данная задача требует исполнения необходимых действий. Ее адресуют пользователю или одновременно нескольким пользователям. При этом можно настроить функции контроля и задать возможность проверки результатов исполнения. Есть возможность назначить ответственного исполнителя.
- Входящих – рассмотрение, исполнение или ознакомление, перемещение в дело.
- Исходящих – согласование, утверждение/подписание, регистрация.
- Внутренних, исходящих – согласование, утверждение/подписание, регистрация, рассмотрение, исполнение или ознакомление, перемещение в дело.
Корпоративный документооборот на заказ
-99,9% случаев потери документов, рост трудовой дисциплины на 45%, бесшовная интеграция с ERP, УТ, КА и др.
Демоверсия 1С:Документооборота
Тестируйте программу до покупки. 6 баз на выбор. 14 дней доступа. Бесплатная оценка проекта внедрения!
Настройка процессов в 1С Документооборот
В рамках настройки заложено понятие комплексного процесса в «1С:Документооборот». Этот процесс подразумевает настройку маршрута обработки документа практически любой сложности, состоящего из произвольной последовательности элементарных процессов, условий маршрутизации и различных скриптов.
При этом процесс в 1С:ДО – это механизм, который производит заданное действие, либо настроенную последовательность действий, а также фиксирует результаты действий пользователей на каждом шагу путем выполнения пользовательских задач, а в зависимости от результата выполнения этих шагов, изменяются статусы вложенных документов. Далее мы рассмотрим возможности настройки процессов, а если у вас останутся вопросы – задайте их нашим специалистам по автоматизации BPM, мы с радостью вам поможем.
Бесплатная
консультация
эксперта
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.
Бизнес-процессы в 1С:ДО могут создаваться следующими способами:
- Произвольно – когда необходимо создание инициативной задачи и фиксация результатов ее выполнения;
- На основании предмета – в ситуации, где необходимо привязать документы, файлы, контрагенты или другие объекты конфигурации;
- В качестве подзадачи – если необходимо детализировать работу, создать дополнительную задачу на основании основного процесса, привлечь дополнительных согласующих или исполнителей.
Любой из вариантов создания процесса предусматривает вызов помощника, который ускорит создание или выбор максимально соответствующего поставленной задаче шаблона бизнес-процесса. Помощник подберет только те шаблоны процессов, доступ к которым открыт текущему пользователю.
По типу запуска процессы делятся на:
- Ручные, запускаемые вручную по необходимости;
- Предлагаемые к запуску системой при создании/регистрации документа;
- Автоматические, запускаемые автоматически системой при выполнении установленных условий.
Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа.
Для любого типа бизнес-процесса есть возможность настроить шаблон, чтобы сохранить регулярно повторяющиеся маршруты процессов и тем самым сократить рутинные операции.
Такой шаблон будет включать следующие сведения:
- Необходимые шаги или действия;
- Сроки;
- Исполнителей, контролеров, проверяющих;
- Ограничение доступности;
- Предметы процесса;
- Общее и индивидуальное описание;
- Условия запуска и прочее.
Отметим, что исполнителей поставленных задач подбирают именно в рамках их действий в процессе, выбирая из пользователей, ролей или автоподстановок.
В «1С:Документообороте» при старте любого бизнес-процесса сохраняется уникальный экземпляр процесса, где заложена блок-схема процесса, отображающая выполнение этапов бизнес-процесса, что дает возможность участникам процесса в каждый момент времени посмотреть, на каком этапе сейчас процесс, кто из участников уже справился со своей задачей, а кто еще нет.
Бизнес-процессы в 1С:ДО состоят из одного или нескольких связанных между собой шагов, отраженных в виде задач. Задачи – интерактивные визуальные точки принятия решения по процессу. Они не могут существовать вне процесса. В качестве участников могут быть назначены отдельные пользователи, роли или пользователи, определяемые автоподстановками. Для работы с задачами есть несколько функциональных опций:
- Принять задачу к исполнению;
- Перенаправить другому исполнителю на исполнение;
- Отмена выполнения при условии, что процесс остался на текущем этапе;
- Отправка уведомления ответственным за исполнение задачи о появлении новой задачи или изменении текущей через электронную почту, SMS или всплывающее окно;
- Ведение учета трудозатрат на выполнение задачи;
- Создавать дополнительные вопросы сотрудникам по задаче и официально переносить сроки ее исполнения.
В заключение отметим, что «1С:Документооборот» имеет мощнейший механизм для автоматизации бизнес-процессов практически любого уровня сложности, с множеством условий и ветвлений, с использованием скриптов, выполняющих то или иное действие в зависимости от выполняемых функций, не имеющих при этом ограничений по количеству шагов и стадий выполнения.
Вас заинтересовали возможности данного решения? Свяжитесь с нашими специалистами – мы поможем вам подобрать версию решения и проконсультируем по вопросам внедрения и интеграции.
Источник: wiseadvice-it.ru
