Bpm что это в бизнесе

Разбираемся, для чего компаниям нужен BPM. Каких результатов можно достичь благодаря этой дисциплине?

Что такое BPM? Это прикладная дисциплина, которая занимается выявлением, моделированием, анализом, улучшением, а также автоматизацией бизнес-процессов.

Что такое бизнес-процессы? Бизнес-процессы — это цепочка действий, которые превращают ресурсы в результат. Бизнес-процессы похожи на производственные, однако менее структурированы и лежат в плоскости управления (менеджмента). Производство создает продукт, а бизнес — ценность. Чем лучше отлажены бизнес-процессы, тем ценнее результаты работы.

Зачем вообще нужен BPM? Чтобы эффективно преодолевать функциональные разрывы. Основная идея BPM состоит в том, что работа организации строится на взаимодействии людей в рамках горизонтальных и вертикальных связей. Это может быть взаимодействие между сотрудниками разных подразделений, между сотрудниками и руководством, между представителем компании и клиентом.

Улучшая взаимодействие, компания повышает ценность своей продукции и услуг. Эффективному взаимодействию мешают структурные барьеры, недостаток информации, неполные регламенты и другие обстоятельства. BPM предлагает свои методологии для создания условий, в которых проще координировать работу людей.

Добейтесь ключевых целей BPM, используя Comindware Business Application Platform.

А другими способами нельзя улучшить взаимодействие? Можно, но это будут не системные успехи, а волевой результат, который постепенно сойдет на нет, как только исчезнет нажим. Успехи можно закрепить за счет реструктуризации управления или реинжиниринга, но это радикальные, рискованные и ресурсоемкие методы. BPM же предлагает выбрать путь постепенных внутренних изменений, которыми легко управлять.

Клиенты — получают более качественный продукт или услугу, а также более качественное взаимодействие с бизнесом;
Руководители — полный контроль над операциями;
Сотрудники — упорядоченность работы, отсутствие авралов и беспричинных выговоров.

Если говорить более прямолинейно, компании реализуют BPM-проекты для достижения измеримых финансовых результатов, которых можно добиться путем сокращения экономических издержек или повышения качества продукции.

Примеры того, чего ждут компании от BPM-инициатив:

повышения соответствия результатов работы требованиям;
сокращения расходов;
улучшения качества анализа за счет появления нового источника структурированных данных;
выполнения нормативных требований;
получения конкурентных преимуществ.

Конечная цель внедрения BPM — увеличить выручку компании за счет повышения результативности, экономичности и адаптивности бизнес-процессов. Получаем больше отдачи от меньших ресурсов в любой ситуации.

А при чем здесь, кстати, ИТ? Дисциплина развивается со все более широкой опорой на информационные технологии. Процессный подход можно внедрить без поддержки информационных систем, но это только в теории. На деле применение многих BPM-методологий невозможно без BPMS и других вспомогательных технологий, таких как RPA или Process Mining.

Когда нужен BPM?

в штате компании работает больше 10 человек;
проблемы с коммуникацией между сотрудниками разных подразделений мешают достигать поставленных целей;
деятельность организации построена на документообороте (все завязано на бумажках);
совещания непродуктивны, хотя занимают много времени;
действия сотрудников недостаточно регламентированы, нет контроля за исполнением регламентов;
компания внедрила несколько ИТ-систем для поддержки своей операционной деятельности;
руководство с трудом находит виновных за плохие результаты;
в компании нет оценки ключевых показателей эффективности, не хватает простых средств бизнес-мониторинга;
организации тяжело адаптироваться к меняющимся условиям из-за неповоротливой структуры управления;
сотрудники постоянно проваливают сроки.

Что дают BPMS?

BPMS помогают реализовать методологию процессного управления. Методология отвечает на вопрос «для чего?»: связать стратегию с операциями, достичь клиентоориентированности бизнеса, внедрить практики постоянного совершенствования и так далее.

как мы собираемся выявлять процессы (под этим понимаются зоны ответственности, стартовые события, участники, владельцы, регламенты, данные);
как мы собираемся моделировать процессы?
как мы собираемся анализировать процессы?
как мы собираемся оценивать результаты работы?

BPMS являются технологической основой для внедрения процессного подхода к управлению. Такие системы содержат процессные движки, модели данных, формы, роли, способы передачи ответственности, интеграции и инструменты мониторинга.

сокращение расходов и времени на автоматизацию;
прозрачность каналов деловой коммуникации;
унификация цифровой среды предприятия;
контроль обмена данными между системами.

прозрачность горизонтальных связей;
разграничение зон ответственности за результат;
доступ к необходимой для эффективной работы информации;
оптимальные способы взаимодействия.

достижение результатов согласно стратегическим целям;
принятие управленческих решений на основе объективных данных;
прозрачная система оценки результатов работы;
возможность быстро внедрять новые регламенты.

Немного об ИТ. С одной стороны, руководители ИТ-департаментов видят ограничения традиционной корпоративной разработки и начинают искать новые решения, чтобы разработаться с миллионом служебных записок, ЭДО и Excel-файлов, отправляемых по электронной почте.

С другой стороны, сотрудникам приходится сталкиваться с пассивным сопротивлением ИТ-отдела на начальных этапах внедрения BPMS. Зачем нужна очередная система? Может быть, лучше взять дополнительный модуль для ERP или разработать систему самим? К тому же все это потом нужно будет администрировать, контролировать периметр безопасности станет сложнее.

Однако результаты внедрения показывают обратное. BPMS обеспечивает дополнительный контроль над каналами коммуникации и способами обмена данными. Пресекать утечки информации становится проще, у ИТ появляется больше возможностей для автоматизации.

Процесс внедрения BPMS

Протестируйте встроенные инструменты автоматизации Comindware Business Application Platform

BPMS vs коробочные решения vs разработка с нуля

Все же у руководства может возникнуть соблазн реализовать процессный подход или получить все его выгоды, не внедряя BPMS. На первый взгляд это достаточно легко сделать за счет покупки готовых приложений или доработки старых. Не менее велик соблазн создать свою BPMS, чтобы полностью контролировать ключевые процессы. Но дьявол в мелочах, только это становится очевидным на длинных дистанциях.

Покупка пакета приложений

«время — деньги» — коробочные приложения используют свою модель данных и навязывают свое представление о функциональности. Пользователям предстоит работать так, как задумано разработчиком. Пройдут месяцы, прежде чем компания сумеет полностью раскрыть потенциал нового приложения, чтобы получить отдачу от вложений.
изменения неизбежны — приложения стандартизируют бизнес-процессы и действия сотрудников определенным образом, но сами процессы изменчивы по своей природе. Их нужно непрерывно совершенствовать, адаптировать к новым условиям — в этом суть всего процессного подхода. Постоянно дорабатывать приложение под новые приоритеты нерационально, дорого и трудно.
масштабирование — запросы на улучшения могут возникать на разных участках. Сегодня проблема с наймом сотрудников, завтра — с логистикой. Покупать каждый раз новое приложение для оптимизации отдельных процессов просто непрактично.

Масштабирование существующих решений

стоимость — доработка приложений требует денег. Часто эти деньги уходят на покупку уже готовых модулей, поскольку компания не всегда может переработать систему из-за недостатка опыта, знаний или отсутствия нужных инструментов. Приходится обращаться за помощью к разработчику.
«чем дальше — тем хуже» — постоянно дорабатывая свои решения с учетом меняющихся приоритетов, компания постепенно теряет контроль над разработкой. Она становится все более трудоемкой, пока не наступает момент, когда приходится начинать все сначала — с разработки или покупки нового решения. Это нормально, если деятельность компании относительно устойчива к изменениям, но что если приходится постоянно адаптироваться к новым, нестандартным условиям.
долго ждать — разработчики приложений часто сами развивают свои продукты, добавляя новые процессы, функциональные возможности и так далее. Однако это происходит слишком медленно, чтобы поддерживать высокий темп непрерывных улучшений.

Разработка решений с нуля

требования — ИТ-отделы часто не разбираются в BPM, а эта дисциплина требует немалой экспертизы. BPMS рассчитаны на внедрение именно методологии управления, а не новых инструментов для работы с данными. В результате ИТ-отдел создаст систему с теми же недостатки, что и у коробочных решений.
дорого и долго — бизнес хочет быстрых результатов. Когда стоит вопрос о выживании компании, на разработку просто не остается ни времени, ни ресурсов. Конечно, BPM-проектами можно заниматься в расчете на стратегическую перспективу, но все равно это риски.

BPMS нужны для реализации процессного подхода, то есть они содержат инструменты для поддержки непрерывных изменений. Чем больше этих инструментов в руках людей, которые непосредственно отвечают за результаты бизнес-процессов — тем лучше. В свою очередь у ИТ все еще остается немало возможностей проявить себя при интеграции BPMS с другими системами и базами данных, при решении нестандартных задач. Ведь BPMS — не только о людях, но и о системах. Программисты, например, часто используют платформу Camunda при проектировании процессов вида «от системы к системе».

Comindware Business Application Platform

Компания Comindware занимается внедрением BPM-подхода в практику управления организацией. Comindware Business Application Platform — российская BPMS с большим набором low-code инструментов. Она дает возможность сотрудникам добиваться высоких результатов, самостоятельно выстраивая модели взаимодействия и непрерывно контролируя процесс. MVP можно создать силами бизнес-пользователей, а затем уже внедрить решение при участии программистов.

Узнайте, как платформа поможет достичь ключевых целей вашего BPM-проекта.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Полезные страницы

Современная BPM система
Преимущества системы автоматизации бизнес-процессов
CRM система с функционалом BPMS
Карта Блога

Источник: www.comindware.ru

BPM система: что это такое и для чего нужна

BPM система — это программный продукт, который помогает визуализировать и упростить работу с бизнес-процессами в компании. Так, в отличие от CRM, BPM система выстраивает взаимодействие не между разными отделами организациями, а между бизнес-процессами, каждый из которых рассматривается как определенный ресурс. Это помогает сделать работу компании эффективнее и прозрачнее, избежав появления ненужных этапов. Такой способ управления направлен на предварительное моделирование всех запущенных процессов и дальнейшую их автоматизацию. Кроме того, BPM — информационная система, которая помогает быстро получать данные о том, как происходит работа на каждом этапе, что позволяет при необходимости быстро реагировать на ситуацию, внося улучшения.

Не стоит думать, что CRM, ERP и BPM системы — это продукты, кардинально отличающиеся друг от друга. Разработчики активно заимствуют функционал ПО, наделяя платформы теми или иными опциями, характерными для программ другого класса. Так, можно найти CRM, которая предоставляет функционал, присущий системе класса BPM.

BPM — продукт широкого спектра действия. Такие платформы не пытаются перехватить функционал ПО других классов, при этом эффективно дополняя CRM и ERP. В ряде случаев разработчики успешно объединяют подобные программы, создавая универсальное решение для бизнеса.

Более десяти лет сотрудники портала TAdviser анализировали распределение систем BPM по отраслям, в результате чего определили тройку лидеров. Первое и второе место разделили такие сегменты бизнеса, как торговля и финансовые услуги. На третье место вышли представители государственных структур и строительные компании, набравшие равное количество процентов.

Попробовать BPM систему

По статистике внедрение CRM повышает эффективность работы всей компании.

Повышение эффективности работы менеджеров

Рост прибыли за счет оптимизации бизнес-процессов

Сокращение оттока клиентов

Оставить заявку

Преимущества BPM систем

Сама теория BPM (Business Process Management) основана на работе с совокупностью бизнес-процессов, запущенных в компании. Такая программа предоставляет наглядно оформленный массив данных, касающихся эффективности работы организации — это помогает быстро понять, какие этапы требуют улучшения.

Система управления BPM, внедренная в организации и правильно применяемая руководством, помогает вывести ведение бизнеса на новый уровень. Благодаря тому, что работа этих программ базируется на вполне конкретном принципе, BPM создает цикл управления, который состоит из следующих этапов:

Определение направления развития и целей.
Создание предположений о путях достижения целей и помех, которые могут возникнуть.
Описание дальнейшего рабочего процесса, распределение ресурсов.
Контроль над всеми этапами, анализ их соответствия определенной модели работы.
Анализ результатов и составление отчетов для внесения возможных улучшений.

Таким образом, работа становится максимально осмысленной и эффективной, соответствуя принципу «Сделали как нужно», а не «Сделали как получилось». Это неизбежно приносит положительный результат от внедрения.

Ни один обзор BPM системы не обходится без указания конкретных результатов от применения подобных программ. В их числе обязательно будут такие выгодные последствия, как:

Повышение дохода.
Прозрачность контроля.
Автоматизация бизнес-процессов.
Наглядность отчетов и схем.
Эффективное распределение рабочего времени и других ресурсов.
Гибкость при управлении компанией.

Это неизбежные следствия внедрения принципов BPM в рабочий цикл — весь функционал таких программ направлен на оптимизацию бизнес-процессов. При этом неоспоримый плюс заключается в выстраивании четкой и понятной схемы взаимосвязи этих процессов.

Как происходит внедрение BPM системы

Прежде чем внедрить подобное программное обеспечение, нужно провести подготовку. Именно она становится первым этапом работ. В ходе планирования определяются бизнес-процессы, которые подразумевает реализация проекта, а также составляется список целей, которых необходимо достичь. Далее работа идет в соответствии со следующими этапами:

Описание всех процессов. Оно включает определение сроков, подробный перечень всех нюансов, а также указание очередности.
Настройка каждого бизнес-процесса в программе.
Запуск работы с последующей оценкой результатов.

Последний этап не является разовым — это непрерывная работа, отраженная в базовом принципе Business Process Management. Данные о бизнес-процессах собираются и анализируются непрерывно, чтобы регулярно вносить улучшения в работу компании. Один раз настроил и забыл — это не про BPM.

Внедряя в работу принципы BPM и соответствующее программное обеспечение, не стоит забывать и про обучение персонала. Все причастные к использованию ПО сотрудники должны понимать тонкости работы с программой, чтобы избежать ошибок в эксплуатации системы и интерпретации данных.

Кому нужны BPM системы: примеры различных сфер

BPM, как системы управления бизнес-процессами, используются в различных отраслях бизнеса. Разумеется, здесь идет речь о компаниях с определенным масштабом — это средний и крупный бизнес. Именно в этом случае возникает необходимость внедрения подобного программного обеспечения.

Сказываются не только разнообразные бизнес-процессы, запущенные в организациях, но и численность штата, а также разветвленность внутренней структуры. Чем сложнее устроена компания, тем выше потребность в BPM системе — бесплатной или платной. Поэтому конкретное направление бизнеса здесь не играет роли. Сказывается масштаб компании и объем процессов, происходящих при ежедневной работе.

Наиболее часто зарубежные и российские BPM системы используются в организациях, чья работа подразумевает работу с большим объемом входящих заявок и дальнейшим распределением их по различным подразделениям. Кроме того, внедрение оправдано в компаниях с большим числом отделов, выполняющих разнообразные функции.

Функции BPM системы, на которые нужно обратить внимание

Выбирая BPM-программу, важно учитывать, что взгляды разработчиков на такие продукты отличаются, что неизбежно отражается на функционале. Так, среди наиболее популярных опций и характеристик, предлагаемых подобным программным обеспечением, встречаются следующие решения:

Графический редактор для визуализации бизнес-процессов.
Удобная кастомизация и интеграция со сторонними сервисами, которая не подразумевает привлечения программистов.
Интерфейс, понятный даже начинающему пользователю.
Библиотека с шаблонами процессов, экономящими время пользователям.
Быстрая работа даже при одновременной обработке множества процессов.
Инструменты для анализа и мониторинга процессов, а также для информирования пользователей в режиме реального времени.
Возможность внесения изменений в задачи и процессы.

Это основные аспекты, которые играют важную роль при эксплуатации систем управления эффективностью бизнеса –BPM является продуктом, разработанным с учетом определенных инструментов, помогающих добиваться поставленных целей.

Что предлагает рынок BPM систем в России

BPM — это не настолько распространенный на рынке продукт, если сравнивать с CRM, но даже такое, относительно специализированное ПО, представлено в ассортименте. Любой рейтинг BPM систем подтверждает это. Выбор платформы во многом зависит от того, какое программное обеспечение уже используется в компании, и можно ли интегрировать эти продукты между собой. Поэтому недостаточно провести прямое сравнение BPM систем — на практике выбранная система может оказаться недостаточно функциональной.

Многие пользователи предпочитают сделать выбор в пользу универсального решения — таковым является CRM, наделенная функциями BPM. Одной из популярных систем с подобным функционалом является Мегаплан. Она помогает не только выстроить бизнес-процессы в компании, но и контролировать их течение, своевременно внося коррективы, ориентируясь на яркие и наглядные отчеты о работе компании. При необходимости можно оптимизировать работу организации, внедрив преднастроенные бизнес-сценарии — они созданы на основании опыта компаний, известных во всем мире и добившихся успеха.

Мегаплан подходит даже компаниях со сложной организационной структурой и обилием разнообразных бизнес-процессов. CRM станет единым рабочим пространством, с помощью которого сотрудники компании выполняют все задачи, от приема заявок до отправки уведомлений клиентам. При этом множество рутинных дел можно автоматизировать, чтобы высвободить время для выполнения более интересных рабочих задач.

Выбор системы, подобной Мегаплану, поможет сэкономить, что важно для любого бизнеса. Не придется тратить дополнительные деньги, внедряя и CRM, и BPM программы. Можно установить одну функциональную систему, которая закроет все потребности компании, касающиеся работы с бизнес-процессами.

Вопросы и ответы

Как быть, если в CRM не отражен нужный мне бизнес-процесс?

Все сценарии можно настроить. Для этого достаточно обратиться к специалистам, отвечающим за внедрение Мегаплана. У нас есть специальный отдел, который обслуживает клиентов, помогая настроить CRM и обучить персонал.

Работа нашей компании связана с большим объемом документооборота. Чем Мегаплан будет полезен в нашем случае?

В Мегаплане реализован очень удобный инструмент хранения документов и обмена ими. Все файлы, причастные к каждой задаче, не просто хранятся в CRM, но и отражены в карточке дела. Это могут быть как ссылки, так и конкретные файлы с различными разрешениями. Каждый причастный к задаче сотрудник в любой момент может посмотреть на нужный документ, чтобы уточнить интересующую информацию.

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать?

Кроме простых процессов, таких как прием заявок и оформление документов, можно автоматизировать и более сложные. Это множественные обращения от клиентов, учет рекламаций для контроля качества обслуживания и даже заказ необходимых товаров.

Источник: megaplan.ru

Объясняем по-простому, что такое BPM-система и как она помогает бизнесу

Привет! Это блог «Первой Формы». Мы создаём платформу для управления бизнес-процессами, BPM-систему. Сегодня хотим простыми словами рассказать, что это вообще за ПО и зачем оно нужно.

1570 просмотров

Представьте рабочий стол типичного руководителя не очень диджитализированной компании из реального сектора. Например, они производят трубы.

За день этот стол заваливают документами на подпись, отчётами, заявлениями на отпуск и договорами на согласование. В лучшем случае – всё отправляют на почту, тогда руководитель разгребает онлайн-завал.

BPM-система всё упрощает. Стоит один раз смоделировать в ней процесс, как дальше она сама будет отправлять документы по маршрутам, отслеживать сроки и присылать напоминания.

То есть BPM-система возьмёт на себя управление бизнес-процессами компании. Проектную деятельность, документооборот, постановку и контроль поручений, коммуникации, CRM, HR, Service Desk.

BPM-система помогает:

Регламентировать процесс, автоматизировать его и сделать эффективнее.

Например, раньше в компании «Трубзавод» не было единой процедуры для согласования договора. Черновик отправляли коллегам на почту. Кто-то терял письмо, кто-то долго не отвечал, а потом посылал всё переделывать. Несколько раз забывали ставить в копию юриста и нажили серьёзные проблемы.

Когда процесс перевели в BPM-систему, всё изменилось. Сначала система отправляет договор юристу, а после его правок запускает параллельное согласование с определённой группой коллег. В таком виде процесс стал быстрее в три раза.

Система фиксирует, кто сколько времени потратил на работу и как быстро согласовал документ. Можно скачать отчёт и увидеть слабые места бизнес-процесса. Так, в «Трубзаводе» поняли, что одного юриста им мало.

Сделать работу прозрачной.

В BPM-системе фиксируются ответственные лица и предельные сроки выполнения задач. Теперь никто в «Трубзаводе» не может сложить с себя ответственность, если должен был подготовить презентацию для клиента за день, а отправил через неделю.

Экономить время на рутинных задачах.

Иван трудится в отделе продаж «Трубзавода». Раньше он сам составлял план звонков на день, искал в почте письма, чтобы вспомнить историю работы с клиентом, делал пометки, кого и когда надо набрать ещё раз, вручную заполнял коммерческие предложения и договоры.

Часть его обязанностей взяла на себя система. Она напоминает о звонке, хранит всю историю работы с клиентом в одном месте, за пару кликов формирует любой документ с реквизитами из карточки компании. Теперь у Ивана появилось больше времени и сил, чтобы повысить конверсию продаж.

Выполнять задачи личного ассистента.

ВРМ-система помогает всем сотрудникам «Трубзавода»: напоминает о встречах и дедлайнах, отправляет полезные уведомления. Благодаря интеграции с Контур.Фокус менеджер Оксана сразу узнала о начале банкротства подрядчика и не стала продолжать с ним сотрудничество.

Подсветить важное.

Система действует проактивно – собирает данные и обращает внимание руководителя на «проседания» или приоритеты. На главном экране Анфисы, главы отдела маркетинга в «Трубзаводе», расположен дашборд с аналитикой по рекламным кампаниям, сравнением плановых и фактических затрат сотрудников, KPI, документами на подпись и личным расписанием.

Наполнение дашбордов отличается в зависимости от роли. Разработчики видят динамику спринта, а HR-специалисты – расписание интервью с кандидатами.

Создать единое рабочее пространство.

В «Трубзаводе» больше не работают в десятке разных программ, где теряют данные, договорённости и файлы. Сотрудники находятся в единой среде, где получают задачи, ведут документооборот и продажи, общаются с коллегами, проводят видеовстречи. Это ускоряет работу и повышает концентрацию внимания.

Меняться под внешние обстоятельства.

В BPM-систему можно быстро вносить изменения, не привлекая разработчиков или команду вендора. После двухнедельного обучения сотрудник ИТ-службы «Трубзавода» стал сам заниматься настройками. Когда компания начала активно сотрудничать с самозанятыми, он своими силами перестроил бизнес-процесс.

Это первая мини-статья из серии, где мы рассказываем о BPM-системах и автоматизации бизнес-процессов. Продолжение следует 🙂

Источник: vc.ru

Bpm что это в бизнесе

Когда нужен BPM?

Что дают BPMS?