Концепция BPM – Business Process Management рассматривает бизнес-процессы как особые ресурсы организации. С точки зрения процессного управления, компания – это сеть связанных процессов, а не набор самостоятельных функциональных блоков.
Реализуется концепция BPM в особом классе корпоративного программного обеспечения – BPMS (Business Process Management Suite/Systems). С помощью BPM-систем ведется мониторинг бизнес-процессов, выявляются несоответствия и точки улучшения, моделируются новые схемы взаимодействия. Такие системы ориентированы на управление процессами в условиях частых изменений, соответственно, заказчики имеют дело с непрерывным циклом действий:
- Анализ текущих процессов и выявление узких мест
- Проектирование и моделирование новых
- Мониторинг исполнения процесса. На этом этапе оценивается корректность исполнения, сотрудники формируют пожелания, новые требования, которые передаются на этап анализа.
Нотации описания бизнес-процессов — IDEF0 | Naked BPM
Однако, когда в организации встает вопрос об автоматизации, бывает сложно выбрать класс ПО. Казалось бы, нужно выбрать систему управления контентом (ECM), потому что практически каждый процесс связан с каким-либо контентом. В то же время специализированное решение (ERP, CRM или др.) эффективно решает профильные задачи. А может быть все-таки BPM – для комплексного управление процессами?
BPM, ECM, CRM – что выбрать?
Безусловно, внедрение BPM-системы несет с собой важнейшее преимущество для бизнеса в конкурентной борьбе – процессы становятся гибкими и быстро адаптируются под требования и новые реалии бизнес-окружения. Хотя BPMS – это отдельный класс информационных систем, который занял собственную нишу, все же эти системы не заменяют, а дополняют другое прикладное ПО (ECM, ERP, CRM). Более того с развитием технологий и самих ИТ-решений функциональность разных классов систем тесно переплетается.
Грань в функциональных возможностях современных BPM- и ECM-систем крайне тонкая. Управление процессами неотделимо от создания контента. Поэтому разработчики BPM-систем включают в поставку своего продукта модули управления контентом (Enterprise Content Management). Поставщики ECM-решений предлагают встроенный инструмент управления процессами.
Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX уже в базовой поставке предоставляет возможности . Схема взаимодействия, как конструктор, собирается в графическом редакторе из отдельных блоков. Проектирование новой схемы взаимодействия с помощью инструментов моделирования позволяет схематично представить все этапы и предусмотреть возможные «узкие места».
Моделирование процесса «Согласование договора» в системе Directum RX
Благодаря встроенному механизму workflow, где каждый шаг процесса – это отдельное действие в системе (задача), заказчики получают целостную картинку о ходе процесса. Так можно отследить соответствие сроков, состава исполнителей действующим нормам и требованиям компании. Результаты анализа процессов представляются руководителю в виде отчетов.
Low-code и no-code в BPM-системах
Работа с процессами компании не ограничивается внедрением BPM-системы. Организация развивается, меняется ее структура, а вместе с этим приходит время, когда текущие процессы нужно оптимизировать под новые условия.
В идеале в системе любого класса должны быть инструменты и . Именно они помогают закрыть запрос бизнеса на самостоятельную адаптацию ИТ-решений. Ускорить кастомизацию можно разделив настройку и разработку.
На практике процесс выглядит так:
Если резюмировать: разработчик отвечает за программирование и сложную логику, а аналитик может настраивать систему и задавать регламенты без погружения в код.
Универсальные BPM-системы на базе low-code-платформ закрывают задачу адаптации системы, но, если мы говорим о производительности на больших масштабах, универсальность может даже мешать. Динамические вычисления и структуры данных, которые обеспечивают гибкость в подобных системах, одновременно дают большой объем лишних операций, которые отрицательно сказываются на быстродействии. Проблему решает разделение настройки и разработки — выделение разных уровней системы. Это помогает достичь высокой гибкости и производительности, а кроме того сократить время на модернизацию.
Внедрение BPM – основные этапы
С чего начинается внедрение концепции BPM:
- Обучение сотрудников. Каждый руководитель и все ключевые сотрудники компании должны понимать основы управления бизнес-процессами, сущности и отличия от функционального управления Функциональное управление – это управление по отдельным функциям (финансы, снабжение, сбыт, кадры, делопроизводство и др.), при котором высшее звено руководит сотрудниками в пределах своей функции. У одного подразделения могут быть разные руководители по разным функциям. Наиболее распространены линейно-функциональные структуры управления. Линейные подразделения занимаются основной деятельностью по выпуску продукции, а функциональные оказывают услуги линейным (отдел маркетинга, финансовый отделы, отдел кадров).
Да, основную работу будет делать проектная команда, но аналитикам нужны специалисты в своей области и грамотный заказчик, чтобы на выходе получилось именно то, чего ожидает компания. Так, чтобы проект мог развиваться, заказчики и проектная команда должны разговаривать на одном языке – должны понимать друг друга. - Определение бизнес-процессов верхнего уровня. Процессы организации условно можно разделить на 3 группы: основные – связаны с непосредственным созданием ценности для клиента, обеспечивающие – поддерживают основные процессы, управленческие – связаны со стратегическими целями и задачами компании. В рамках каждой группы выделяется верхний уровень. Так, например, в компании пищевой промышленности процессами верхнего уровня в основной группе будут закупка сырья, изготовление продукции, хранение, доставка. К обеспечивающим можно отнести все бухгалтерский учет, обеспечение кадрами и административно-хозяйственные работы. Управленческие процессы верхнего уровня – финансовое планирование, стратегическое управление.
- Описание процессов «как есть». Верхний уровень. Определив бизнес-процессы верхнего уровня, нужно их грамотно описать такими, какие они есть сейчас. Именно на этом этапе следует раскладывать процесс на составляющие подпроцессы. Например, закупка продукции будет включать в себя сбор заявок на закупку, формирование общего перечня, поиск поставщиков, заказ товара и его возврат в случае ненадлежащего качества продукции или сырья. Описываются подробности: с чем сотрудники работают на входе, что должно быть на выходе, кто ответственный, какие сроки на исполнение процесса. Следует еще раз подчеркнуть, что процессы описывают в том состоянии, какие они есть на настоящий момент, а не такими, какими их хочется видеть.
- Анализ бизнес-процессов. Оптимизация бизнес-процессов, согласно концепции BPM, – это не однократное действие, а последовательная работа. Улучшить сразу все невозможно, нужно учитывать пожелания, требования и возможности все сторон. С чего начать? Существует ряд критериев, по которым выбирают процессы для начала проекта: важность процесса с точки зрения стратегии, проблемность – как далек он от идеального исполнения, насколько возможно его изменить – сложно или просто, сколько потребуется затрат.
- Регламентация. Фактически этап регламентации представляет собой закрепление внесенных изменений на уровне компании – описывается порядок и норма исполнения процесса. Регламентируют только оптимизированные процессы.
- Управление процессами. Когда все основные этапы пройдены, в организации (у заказчика) выделяется группа сотрудников, которая поддерживает процессы и регламенты в актуальном состоянии. Имеет смысл выделять такую группу сотрудников еще в ходе проекта внедрения, тогда к моменту опытной эксплуатации у специалистов заказчика имеются достаточные компетенции, чтобы самостоятельно сопровождать дальнейшие изменения.
Решение «Управление бизнес-процессами» от компании Directum
Возможности BPM, т.е. управление бизнес-процессами – это стандартная функциональность интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX. В системе реализуется настройка и исполнение процессов разной сложности, ведется их мониторинг, организуется взаимодействие сотрудников в едином информационном пространстве.
Как это работает:
- моделирование ведется в графическом редакторе. Настроенный бизнес-процесс можно сразу опубликовать. Все новые задачи будут уходить по обновленному маршруту, а ранее стартованные закончат работу по предыдущей версии.
- система агрегирует данные по всем процессам — аналитик может легко проанализировать информацию и выявить узкие места.
- используются как статические роли (генеральный директор, главный бухгалтер), так и вычисляемые (руководитель инициатора задачи, ответственный за направление по теме договора;
- для создания сквозных межсистемных процессов используются механизмы интеграции;
- совместная работа сотрудников организуется через отправку задач и выполнение заданий, где указываются сроки и суть работ. Для типовых операций с участием большого круга лиц используются преднастроенные маршруты;
- ход работ можно отследить на схеме маршрута, которая наглядно отображает, на каком этапе исполнение. Инициатор полностью контролирует процесс — видит переписку и историю изменений вложенных документов. По завершении работ инициатор получает задание-контроль с результатами и ответом от исполнителя.
Подробнее об возможностях решения Управление бизнес-процессами
Истории успеха
- Порядка 20 000 пользователей
- Ежеденевно в системе совершается порядка
- Около 100 показателей работоспособности системы
- Более 10 уникальных интеграционных решений
- Единое информационное пространство для 3 предприятий Группы
- За 2 года запущено 30 500 задач по типовым маршрутам
- Создан единый корпоративный стандарт доументооборота
- Свыше 3 000 пользователей
- Автоматизировано более 30 бизнес-процессов
- К работе в системе подключено швейцарское представительство компании
Источник: www.directum.ru
Обзор BPM-систем для управления бизнес-процессами
Направление BPM (управление бизнес-процессами) возникло в результате сближения четырех сегментов: системы, которые служат для автоматизации процессов, выполняемыми людьми (например, системы управления взаимоотношениями с клиентами), интеграция приложений и их информационный обмен между собой, системы для моделирования и анализа бизнес-процессов, системы для мониторинга и анализа эффективности предприятия.
Для использования данной концепции необходимо использовать системы управления бизнес-процессами (Business Process Management Suite, сокращённо BPMS). Такие системы имеют в своем арсенале средства моделирования бизнес-процессов, мониторинга, создания бизнес правил, проектирования визуальных форм, моделирования баз данных и исполнения бизнес-процессов.
При внедрении BPMS организация переходит от системного подхода к процессному. Если в системном подходе внимание концентрировалось на целостности структуры, взаимосвязях различных частей организации, управление ориентировалось на конечный результат, то в процессном подходе внедряется система менеджмента качества ИСО 9001:2015, происходит формирование цепочки бизнес-процессов в пределах производственной структуры предприятия, организуется управление ими, разрабатываются стандарты, методологии и регламенты, обеспечивающие результативность процессов.
Описание бизнес-процессов в системах BPMS чаще всего служит нотация BPMN (Business Process Model and Notation – нотация моделирования бизнес-процессов) или BPML (Business Process Modeling Language — язык для моделирования бизнес-процессов), иногда применяется EPC (Extended event driven process chain – расширенное описание событийной цепочки процессов), реже всего применяется нотация IDEF0 (относящаяся к методологии функционального моделирования). Нотация BPMN ориентирована на технических специалистов и на бизнес-пользователей. Эти диаграммы могут быть трансформированы в исполняемые модели на языке BPEL (Business Process Execution Language — язык исполняемых бизнес-процессов). Иногда для описания бизнес-процессов применяется язык YAML (Ain’t Markup Language — формат сериализации данных, концептуально близкий к языкам разметки) и UML (Unified Modeling Language – унифицированный язык моделирования).
Самые известные BPMS системы: «Aris Toolset», «Pega», «JBPM», «Bizagi», «IBM», «Oracle», «Camunda», — зарубежные системы, среди отечественных: «ELMA», «Diasoft BPM Framework», «Бипиум». Данные системы возможно разделить на два класса: системы, требующие специальной подготовки (чаще всего знания языка программирования – Java или C#, Node.js, React.js), и системы, не требующие навыков программирования.
«Pega», «JBPM», «IBM», «Oracle», «Camunda», являются Java Enterprise приложением, разработка ведется в Eclipse и на языке программирования Java.
Серверная часть «Бипиум — конструктор информационных систем» написана на Node.js, клиентская на React.js, хранилище данных работает на протоколе Amazon S3.
Моделирование бизнес-процессов производится в нотации BPMN 2.0 или языке исполняемых бизнес-процессов (BPEL) или YAWL. В качестве сервера приложений у «JBPM» используется WildFly, у «IBM» используется WebSphere Integration Developer, «Pega» использует Apache Tomcat.
В качестве СУБД (системы управления базами данных) используется реляционная база данных: «H2», «MySQL», «SQL Server» или объектно-реляционная СУБД: «PostgreSQL», «Oracle». Стоимость внедрения таких систем составляет несколько сотен тысяч долларов.
Среди зарубежных систем, не требующих знания специальных языков программирования, выделяется «Bizagi», которая состоит из трех сред: 1) Modeler – среда для моделирования бизнес-процессов; 2) Studio – среда, в которой можно производить проектирование графических форм и организовывать совместный доступ; 3) Engine – среда, которая является ядром всей BPM системы Bizagi. Система «Bizagi» устанавливается на операционную систему «Windows», использует СУБД «SQL Server», для моделирования бизнес-процессов используется урезанная нотация BPMN. От проектирования и до исполнения небольших бизнес-процессов проходит всего несколько дней, стоимость разработки практически нулевая.
Среди отечественных систем, не требующих знания специальных языков программирования, выделяется Бипиум. Система реализует объектно-ориентированную модель управления предприятием, построен при использовании подходов BPM и low-code, использует графический редактор для описания сценариев автоматизации на базе компонентов, концепция реактивных процессов позволяет быстро перестраивать систему при изменениях в деятельности (bpium.ru).
Практический результат в краткосрочной перспективе от внедрения BPMS трудно измерить. Но в долгосрочной перспективе может оказать влияние на малые и средние компании (в т.ч. переход от системного подхода к процессному, внедрение менеджмента качества ИСО 9001:2015, автоматизации бизнес-процессов, сокращение издержек, внедрение системы качества PIQS и тд).
Источник: businessarchitecture.ru
Внедрение процессного подхода к управлению на основе свода знаний BPM CBOK 3.0
Статья посвящена обзору свода знаний BPM CBOK 3.0, который является де-факто стандартом
по управлению процессами.