Bpm управление бизнес процессами это

Большинство программ на предприятиях предназначены для автоматизации бизнес-процессов: бэк-офиса, фронт-офиса, взаимодействий с клиентами, производства и других. И когда появляется новая аббревиатура BPM помимо привычных ERP, CRM, SFA – кажется, что это примерно то же самое, только названное другим именем. А что, если мы скажем вам, что BPM-системы – короли семейства программ, работающих на бизнес-процессы компании? Последние решают проблему «как автоматизировать». А инструменты BPM Online – «что автоматизировать».

Если собрать машину из бракованных деталей, она не будет ездить. Или будет, но совсем не так, как рассчитывал владелец. Так и с предприятием – если автоматизировать «хромые» бизнес-процессы, неизбежны потери клиентских обращений, просрочки изготовления заказов и оплаты счетов, невозможность найти виноватых. Бизнес-процессы – активы компании, это ежедневные действия сотрудников и коммуникации коллектива. Системы BPM управляют этими активами в режиме онлайн, помогают выстраивать их, улучшать и четко определять перечень обязанностей и зоны ответственности работников.

Стоимость управления бизнес-процессами

ПРОПИСНЫЕ ИСТИНЫ

Основа программы BPM онлайн – создание регламента бизнес-процесса, его последующий мониторинг и непрерывный поиск решений для модернизации. Это не одноразовый инструмент, который при внедрении помогает оптимизировать процессы, а система бесконечного улучшения и контроля работы сотрудников. Программа ориентирована не на общую работу отдела продаж закупок или технической поддержки. Объекты системы BPM – sales-процессы, процесс поддержки клиентов, процесс управления снабжением и т.д. По этому принципу и строится работа по реинжинирингу бизнес-процессов.

Необходимость в системе управления бизнес-процессами острее всего испытывают компании с большим потоком клиентов и разветвленной обслуживающей структурой. 40% внедрений BPM приходится на отрасль финансовых услуг, ритейл, строительство, ИТ и консалтинг. В крупных компаниях с помощью BPM Online на деле начинают использоваться написанные инструкций для sales-отделов, маркетинга, службы поддержки, закупок и всех остальных.

ЕСТЬ ТРИ ВАРИАНТА ОРГАНИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ:

• На бумаге, в Excel и на словах. Договоренности, контакты, поручения, задачи записываются или запоминаются, о системах bpm, crm и прочих даже речи не идет. Руководитель устно согласовывает оплату счетов, менеджер по продажам заносит заявку на покупку в документ Excel, а офис-менеджер фиксирует полученную корреспонденцию в бумажном журнале.
• С помощью текущей системы учета. Сразу оговоримся, что мы не имеем в виду интеграцию с CRM BPM Online, берем только отдельно взятую CRM, ERP или другую программу. Такой подход имеет место быть, но он исключает гибкость, вариативность и экономию времени во время выполнения бизнес-процессов, так как управление ими – не главная функция информационной системы. Например, менеджеру при создании заявки на расходование средств для бухгалтерии придется заполнять еще 10 ненужных полей вместо обработки следующего запроса клиента. При формировании заказа сотрудник может сначала открыть форму заказа, подобрать товары, указать цены, а затем определить клиента. А может сначала создать карточку клиента, а только потом – его заказ. Последовательность действия менеджера не регламентирована, поэтому часто случаются ошибки, а какие-то поля остаются пустыми.
• По концепции BPM. После внедрения системы BPM online sales-процессы, финансовые согласования, внешние взаимодействия происходят по четким алгоритмам и не требуют лишнего времени. Перенаправление вопроса занимает одну минуту, задания не теряются, не приходится переделывать документацию или вносить изменения на ходу. Руководитель отслеживает, на каком этапе «висит» задача и кто ее решает, а система собирает статистику по временным затратам и скорости обработки задач. Такой мониторинг помогает выявлять слабые места в бизнес-процессах прежде, чем те начинают негативно влиять на деятельность предприятия.

ТЕНДЕНЦИИ И ИНТЕГРАЦИИ

В развитии систем BPM выделяются основные направления: применение технологий искусственного интеллекта, переход к low-code платформам, создание понятных адаптивных интерфейсов, быстрая трансформация под требования пользователей. Forward Telecom идет в ногу со временем и тоже применяет современные технологии в своих разработках.

ELMA управление бизнес-процессами. BPM

Forward BPM – это система, основанная на концепциях DocFlow и WorkFlow. Для создания бизнес-процессов можно использовать библиотеку готовых адаптивных шаблонов из 100 кейсов, а можно воспользоваться конструктором бизнес-процессов и самостоятельно создать новые. В BPM есть функция контроля KPI и формирования online-сообщения сотруднику, если он превысил время выполнения этапа бизнес-процесса. Dashboard руководителя помогает выполнять мониторинг и контроль качества.

Открытая структура и развивающийся API программы – залог большого количества вариаций для интеграции с внешними системами. Если в компании уже используется CRM, BPM-система расширит функционал и в тандеме программы сведут к минимуму проблемы фронт-офиса. Интеграция CRM с инструментами для управления бизнес-процессами BPM Online – самая популярная «связка». Forward Telecom учитывает этот фактор и создает все условия для качественного стека программы с корпоративными базами, включая биллинг и финансовые системы.

Подведем итоги: реализованная в программе концепция BPM нужна компаниям, в которых достаточно бизнес-процессов — будь то sales, закупочные, финансовые, поддерживающие и прочие взаимодействия – для создания системы управления и контроля. Создание, налаживание и улучшение процессов на предприятии лучше производить не в CRM, ERP или других программах автоматизации, а в BPM-системе, которая разработана специально под эти цели.

Источник: dzen.ru

Что такое управление бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами (BPM) — это стремление компании анализировать, ускорить и оптимизировать процессы, часто за счет использования автоматизации рабочих процессов для ручных процессов.

Откройте для себя преимущества BPM

Прежде чем строить стратегию BPM, важно понять значимость и типы бизнес-процессов, выполняемых в вашей компании, кто за них отвечает и какие проблемы BPM поможет вам решить.

Изучите свои бизнес-процессы

Бизнес-процесс — это серия повторяющихся задач, которые выполняются последовательно для достижения рутинной цели. Бизнес-процессы могут занимать минуты или недели. Они могут быть как простыми (обработка запросов сотрудников на отпуск), так и сложными (логистика цепочки поставок). Эффективные и действенные процессы повышают продуктивность сотрудников, улучшают взаимодействие с клиентами и все остальные аспекты деятельности компании. Неэффективные, неправильно функционирующие процессы вызывают разочарование сотрудников, ненужные расходы, неудовлетворенность клиентов и, как следствие, потерю доходов.

Бизнес-процессы можно разделить на три основные категории:

• Операционные процессы охватывают основные потоки создания ценности, такие как заказы клиентов, создание счетов и оптимизация производства.
• Процессы управления включают корпоративное управление, рабочие процессы управления бюджетом и персоналом.
• Вспомогательные процессы лежат в основе более крупных процессов в таких областях, как бухгалтерский учет, подбор персонала и техническая поддержка.

Автоматизируя все типы бизнес-процессов, ваша компания сможет повысить эффективность, сократить риски и сосредоточиться на бизнес-стратегии.

Создайте свою группу BPM

Ответственные за какой-либо бизнес-процесс сотрудники — также называемые владельцами бизнес-процесса — контролируют процесс от начала до конца и понимают, как он влияет на процессы, происходящие до и после него. Назначение ответственности за отдельные бизнес-процессы ключевым сотрудникам, которые работают с другими отделами, способствует лучшему пониманию и приводит к улучшению BPM в вашей организации.

Например, в успешную группу BPM в крупной компании могут входить сотрудники со следующими ролями:

• Чемпион по бизнес-процессам. Чемпион понимает долгосрочные преимущества и доводит до организации ценность BPM.
• Ответственный за процесс. Лицо или команда, ответственные за решение бизнес-задач, оптимизацию рабочих процессов или поиск возможностей, могут советовать шаги и предоставлять информацию, важные для повышения вовлеченности пользователей и успеха внедрения процесса BPM.
• Директор по бизнес-процессам. Директор, курирующий внедрение процесса BPM в масштабах организации.
• Консультант по бизнес-процессам. Консультант дает рекомендации директору по бизнес-процессам, опираясь на свои технические навыки и понимание BPM.
• Руководитель проекта. Руководитель проекта помогает составить и реализовать план проекта, а также управляет командой, контролирует основные этапы, результаты и сроки.
• Бизнес-аналитик. Аналитик определяет необходимые улучшения процесса.
• Архитектор решений. Архитектор решений предоставляет техническую поддержку, особенно когда речь идет о взаимодействии с существующими бизнес-приложениями.
• Авторитетные специалисты. Часто авторитетные специалисты являются лидерами среди своих коллег. Они перенимают и продвигают новые идеи, практики и средства, а также помогают совершенствовать бизнес-процессы и способствуют изменениям.
• Группа поддержки BPM. В эту группу входят ключевые ИТ-специалисты, сотрудники по корпоративному планированию и другие руководители, которые помогают институционализировать стандарты, методы, принципы управления и технологии BPM.

Не сосредотачивайтесь на упущенных возможностях

За BPM всегда отвечали руководители бизнес-подразделений. Но с появлением сложного программное обеспечение для управления бизнес-процессами к управлению бизнес-процессами стали все чаще привлекать ИТ-отдел. Вы сможете найти конструктивное соотношение между своими технологиями и бизнес-требованиями, если позволите ИТ-специалистам развернуть платформу автоматизации рабочих процессов с самообслуживанием и минимумом программирования, в которой сотрудники смогут оптимизировать процессы и решать задачи в сфере своей компетенции.

Автоматизировать, автоматизировать и еще раз автоматизировать

Автоматизация — сердце BPM. Технологии стали доступными, и поэтому успешные предприятия должны использовать все возможности для автоматизации повторяющихся, трудоемких, выполняемых вручную процессов. Автоматизация рабочих процессов оптимизирует бизнес-процессы, такие как ввод данных, публикация обновлений в социальных сетях, инвентаризация, подача отчетности, а также освобождает ваших сотрудников от повторяющихся и рутинных процессов, повышает производительность, снижает затраты и уменьшает количество человеческих ошибок.

Способствовать разработке приложений среди сотрудников

Некоторые бизнес-процессы также можно оптимизировать с помощью разработки мобильных приложений , которые помогают сотрудникам оставаться на связи и быть эффективнее, меняют способ работы и генерируют аналитику в реальном времени. С помощью подходящей платформы для разработки приложений, инженеры, ИТ-специалисты и обычные пользователи смогут создавать собственные бизнес-решения с минимумом программирования, не полагаясь на руководителей и профессиональных разработчиков.

Максимально использовать каждую возможность

Вам не придется мириться с неэффективными выполняемыми вручную процессами, дополнительными расходами и упущенными возможностями. Благодаря необходимым специалистам на соответствующих должностях, глубокому пониманию своих процессов и наличию хороших средств автоматизации, ваша компания сможет использовать BPM, чтобы:

• Избавьтесь от обременительных онлайн-процессов оформления заказов которые отпугивают клиентов и снижают продажи.
• Автоматизируйте ручные процессы, которые занимают слишком много времени, дорого стоят и раздражают сотрудников.
• Устраните препятствия в финансовых процессах, задерживающие выплаты.
• Исключите дублирование, которое тратит впустую ресурсы.
• Сократите или стандартизируйте длительные или нестабильные процессы, влияющие на сроки.
• Оптимизируйте неэффективный процесс установления отношений с клиентами, который влияет на их мнение.

Разработайте стратегию управления бизнес-процессами

Если ваша компания сталкивается с громоздкими, избыточными, слишком длинными, медленными или дорогостоящими операционными, управленческими и вспомогательными процессами, вам может помочь создание комплексной стратегии BPM. Приведенные ниже рекомендации помогут вам запустить инициативу BPM и оценить ее успех.

• Получите поддержку со стороны руководства. Это очень важно, если вам нужны ресурсы для поддержки ваших планов по улучшению бизнес-процессов.
• Анализируйте конкретные процессы и составляйте их карты. Используйте блок-схемы, диаграммы связей или программное обеспечение для интеллектуального анализа процессов, чтобы определять узкие места, повторяющиеся действия и ненужные задержки. Получайте обратную связь от сотрудников, которые больше всего вовлечены в процесс, чтобы понять, что можно улучшить. Изменения начинаются с них.
• Изменяйте процесс. Запрашивайте мнение заинтересованных сторон и убедитесь, что все понимают ценность оптимизации процессов. Делитесь своим опытом, полученном при составлении диаграмм связей и проведении анализа. Анализируйте влияние изменений на критические или сложные рабочие процессы.
• Собирайте ресурсы и внедряйте изменения. Соберите необходимые для создания эффективной платформы BPM ресурсы, такие как программное обеспечение для управления проектами, средства автоматизации рабочих процессов и интерактивные информационные панели. Подберите ресурсы, которые соответствуют создаваемым бизнес-ценностям, и управляйте изменениями с конкретными результатами и сроками. Запустив сначала небольшой пилотный проект, вы сможете устранить ошибки, вызвать энтузиазм к улучшению методов работы и стимулировать внедрение.
• Отслеживайте и оптимизируйте. Отслеживайте, как работают ваши новые процессы, запрашивая обратную связь у заинтересованных сторон. Будьте готовы при необходимости вносить изменения.

Обеспечьте ценность BPM

Приведенные выше рекомендации помогут вам создать сплоченную команду BPM и понять, как улучшить процессы для создания большей ценности. В результате управление бизнес-процессами принесет ощутимую выгоду, в том числе позволит:

• Повысить производительность. Эффективные процессы повышают продуктивность работы. Оценивайте показатели производительности с помощью программного обеспечения для рабочей аналитики.
• Ускорить получение преимуществ. Улучшение ИТ-процессов ускорит разработку и развертывание программных приложений в вашей компании.
• Повысить качество. Помимо ускорения разработки, улучшения в процессе тестирования помогут оперативно решать проблемы с производительностью или безопасностью и повышать качество вашего продукта или услуг.
• Повысить удовлетворенность клиентов. Устранение проблем с обслуживанием позволит привлечь новых клиентов и повысить их лояльность.
• Улучшить условия работы. Эффективные бизнес-процессы — основа удовлетворенности сотрудников. Они повышают моральный дух и снижают текучесть кадров.

Усовершенствуйте свою BPM-стратегию с помощью Power Automate

Повысьте эффективность, согласованность и точность процессов в своей организации с помощью Microsoft Power Automate, удобного малокодового решения для оптимизации всех типов ручных и повторяющихся задач.

Начните оптимизировать свои бизнес-процессы прямо сейчас

Каждая компания стремится работать эффективно, быстро и разумно. Комплексная стратегия BPM и правильное программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов позволит вам достичь этих целей.

Microsoft Power Automate — это простое в использовании средство для оптимизации рабочих процессов, позволяющее вашим сотрудникам устранять повседневные неэффективные процессы и улучшать качество работы всей компании.

Источник: powerautomate.microsoft.com