Бриф (от английского brief) — сводка или инструкция. Это анкета с вопросами для заполнения, которую используют, чтобы правильно поставить задачу исполнителю.
Простыми словами бриф — это анкета для заказчика с вопросами про важные аспекты будущего проекта: задача, сроки, бюджет и критерии исполнения.
Помощник исполнителя — бриф
Сейчас очень популярна тема аутсорсинга специалистов на разные задачи. Это экономит время и деньги компании. Однако для хорошего результата важно наладить коммуникацию между заказчиком и исполнителем. Если исполнитель неправильно поймёт задачу, результат может не понравиться заказчику.
Особенно необходимо налаживание коммуникации в творческих направлениях, таких как создание и продвижение сайтов, подготовка рекламных и PR кампаний, дизайн и копирайтинг. Помочь разобраться в хотелках заказчика может помочь бриф. В этой статье мы и поговорим, что такое бриф и как с ним работать.
Как правильно составить бриф / КАК СДЕЛАТЬ БРИФ
Что такое бриф
Некоторые бизнесмены могут столкнуться с просьбой заполнить бриф. Что значит заполнить бриф? Бриф (brief – резюме, инструкция, сводка) ― это документ, заполняемый заказчиком на начальном этапе сотрудничества. В нём прописывают контекст, в котором существует компания, примерные задачи проекта, разбирают возможные технические нюансы. Иногда брифом называют опросник, который готовит потенциальный исполнитель, а иногда – уже заполненный заказчиком документ.
Если сказать проще, бриф состоит из вопросов от исполнителя, которые заполняет заказчик. Вопросы задаются в соответствии с проектом, который планируется. Вот представьте, хотите вы сделать сайт для своего магазина одежды. Сайт может быть дорогой и дешёвый, яркий или сдержанный по цветовой гамме, с личным кабинетом для пользователей или нет. Параметров много, и исполнитель не может читать мысли владельца бизнеса.
Чаще всего бриф занимает 1-2 страницы А4. Все ответы на вопросы должны описываться кратко.
Зачем нужен бриф:
- ознакамливает всех участников проекта с контекстом,
- перечисляет основную информацию, которая важна для проекта,
- экономит время обеих сторон,
- отсекает заказчиков, которые не заинтересованы в выполнении работы,
- создаёт коннект между заказчиком и исполнителем.
Кто должен готовить бриф
Точного ответа на этот вопрос нет. Сама организация-заказчик может создать бриф для проекта и разослать в разные агентства. Проанализировав бриф, каждая компания сделает своё предложение по цене и скорости работы. В зависимости от предложений можно будет выбрать подходящего работника.
Может случиться так, что потенциальный исполнитель вообще откажется от задачи, так как у него нет компетенций на выполнение некоторых требований. Такое часто случается с производителями сайтов. Сайт можно сделать на CMS или полностью кодом. Не все компании специализируются и на том и на другом.
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С КЛИЕНТОМ: БРИФ, ИНТЕРВЬЮ, ТЗ
Некоторый функционал невозможно сделать на CMS, поэтому вам смогут помочь специалисты по работе с кодом. Как видите, такой способ использования брифа позволит ускорить и облегчить поиск работников. Позже исполнитель может задать дополнительные вопросы и расширить бриф.
Также бриф может быть инициирован исполнителем. Ещё до обсуждения стоимости работ и подписания договора о сотрудничестве организация-исполнитель подготавливает список интересующих их вопросов. Это своеобразная анкета для клиента. Опросник отправляется заказчику. На основе брифа оговариваются этапы работы, время выполнения и стоимость проекта.
Оба варианта хороши. И на практике используются одинаковое количество. Выбор подготовки брифа зависит от вида работ. Например, бриф статьи, иллюстрации или видео чаще подготавливается самим заказчиком. Специалисты по созданию сайтов, рекламных кампаний и SEO-продвижению предпочитают подготавливать свои брифы.
Эти направления требуют решения многих технических вопросов, о которых заказчик может не знать. Поэтому в их случае эффективнее самим создавать опросник.
Виды брифа
Можно разделить бриф на маркетинговый, рекламный, дизайнерский и др. То есть по виду проекта. Но в этом нет особого смысла, так как их структура во многом не отличается. Куда важнее понимать, что бриф может быть:
- письменный (на отправку клиенту),
- брифинг, или бриф для созвона или личной встречи.
В письменном брифе больше вопросов. Предпочтение отдаётся закрытым формам. Это позволяет отвечающему однозначно понять вопрос. Также, если вопрос требует технических знаний, варианты ответа направят отвечающего. Он с лёгкостью сможет погуглить.
В брифе при личном общении вопросов меньше. Это получается за счёт того, что многие вопросы открытые и общие. Конкретика выясняется в процессе общения.
Выбор вида брифа зависит от сложности проекта. Например, при создании интернет-магазина или при планировании маркетинговых стратегий целесообразнее созвониться с клиентом, так как вопросов может быть очень много и ответить на них в устной форме будет быстрее.
Чем отличается ТЗ от брифа
Бриф и техническое задание ― в корне разные документы. Перечислим отличия:
- Разная цель. Бриф помогает познакомиться исполнителю с желаниями заказчика. ТЗ фиксирует чёткие задачи, которые должен выполнить исполнитель.
- На каком этапе составляется документ. Бриф составляется в самом начале обращения заказчика. С этого начинается обсуждение желаемого результата. ТЗ составляется прямо перед началом выполнения работ. Это конечный этап обсуждения требований.
- Юридическая сила. Если ТЗ было правильно оформлено и прикреплено к договору, оно имеет юридическую силу. То есть, если исполнитель не выполнил какие-либо обязательства, заказчик вправе обратиться в суд. Бриф не может иметь юридической силы, так как в нём нет никакой конкретики по требованиям к исполнителю.
- Детальность проработки. Чаще всего бриф состоит из 1-2 страниц. ТЗ ― объёмный документ, он может состоять из нескольких десятков страниц.
- Кто готовит. Обычно ТЗ готовит исполнитель, а заказчик согласовывает. Заказчик не всегда знает нюансы работы, особенно если это касается технических задач. Следовательно, не может создать правильное ТЗ. Бриф всегда заполняется заказчиком. Аутсорсер может только подготовить некоторые вопросы.
Как правильно составить бриф. Структура брифа
Что такое бриф для клиента
Проекты бывают разные, с разным набором задач, поэтому единой формы брифа нет. Мы расскажем об основных элементах, которые нужны в любом подобном документе.
Основные элементы брифа:
- Информацияо компании. Любой бриф начинается с описания организации, которая обращается за услугами. Вкратце нужно описать, чем занимается организация, какой у неё ассортимент товаров или услуг.
- Позиционирование,УТПи ЦА. В каком ценовом сегменте работает компания. На какую аудиторию работает. Какие идеи несёт в массы. При описании целевой аудитории желательно указать не только гендерную спецификацию и возраст, но и более глубокие особенности — портрет аудитории, покупательское поведение, интересы, где обитает ЦА (конечно, если вы не заказываете услугу по анализу аудитории).
- Описание проблемы. Обращению за услугами всегда предшествует какая-либо причина. Возможно, офлайн-магазин стал давать меньше прибыли и вы хотите попытать счастье в онлайне. Ваша аудитория не доверяет вам или не замечает вас. Для этого вы хотите сделать ребрендинг. Опишите, почему вы решили сделать что-то новое.
- Описание ваших конкурентов. Это позволит исполнителю лучше ориентироваться в вашем позиционировании, а также поможет вам самим выявить свои сильные и слабые стороны.
- Цель. Это важный элемент для маркетинговых кампаний. Исполнитель должен точно понимать, к какому результату он должен стремиться. Например, вы хотите увеличить количество посетителей на 30% или улучшить воронку продаж.
- Бюджет. Очертите круг финансов, который вы можете себе позволить. Это поможет исполнителю понять, готов ли он браться за работу, будет ли она ему выгодна. Если заказчик предлагает маленькую сумму, исполнитель может предложить способы удешевить проект.
- Сроки выполнения работ. Как быстро вы хотите получить результат.
- Ограничения. У каждой организации есть правила и бэкграунд, который может повлиять на работу аутсорсера. Если вы заказываете контент, то нужно будет сказать о брендбуке или редполитике. При заказе сайта и приложений вы можете дать требования к коду.
- Референсы. Проще всегда показать, о чём говоришь, на примере. Если вы заказываете фотосессию, можно показать уже готовые работы, похожие по стилю. При заказе сайта можно приложить списки понравившихся ресурсов.
Остальные вопросы задаются в зависимости от вида работ. Если вы готовите офлайн-мероприятие, нужно спросить про желаемые локации. При создании брендбука нужно спросить, в каком формате он будет представлен.
Ошибки составления брифа
Сложные вопросы. Старайтесь разделять крупные вопросы на несколько маленьких. Сложные вопросы могут отпугнуть заказчика или он заполнит анкету не полностью.
Нет обратной связи после заполнения брифа. После заполнения брифа, вполне возможно, появятся новые подробности и новые вопросы. Не бойтесь уточнять у клиента новые моменты и дополнять бриф после его заполнения. Лучше поздно, чем никогда.
Вопросы построены нелогично. Не перепрыгивайте с темы на тему и не начинайте вопросы сразу со сложной аналитики. Постарайтесь расположить близкие вопросы рядом. Начинайте с лёгких вопросов и заканчивайте более глубокими. Конечно, на 100% сделать это не получится, но всё же большая часть брифа должна быть такой.
Потренируемся писать бриф для заказчика
Поставим себя на место создателей сайта и попробуем подготовить вопросы для брифа, который должен будет заполнить заказчик.
- Немного о компании. Расскажите, чем занимается ваша организация.
- Какова ЦА вашей продукции. Опишите подробный портрет вашего покупателя.
- В чём преимущества вашего продукта? Чем вы отличаетесь от остальных производителей?
- Кого вы считаете своими конкурентами?
- Для чего создаётся сайт: продажи, информирование, профессиональный форум и другие виды?
- За какой период нужно подготовить сайт?
- Сколько денег вы планируете потратить на разработку сайта?
- Есть у компании фирменный стиль? Если да, приложите ссылку на брендбук или другие документы о фирменном стиле.
- Какой обязательный функционал должен быть на сайте?
- Пожелания по цветовой гамме сайта.
- На каких языках планируется делать сайт?
- Дайте ссылку на 3-5 сайтов, которые вам особенно нравятся. Напишите, почему каждый из них вам нравится (функционал, дизайн, удобство).
- Пожелания по сайту: расположение блоков, место для баннеров и т. д.
- Дополнительные пожелания.
Бриф сделать легко, однако он очень помогает на начальном этапе взаимодействия двух организаций. Заказчика он заставляет уделить время продумыванию того, что он хочет видеть. Исполнитель может быстро погрузиться в задачу. Отказываясь от заполнения брифа, заказчик рискует получить результат, который ему не понравится.
Сроки выполнения будут сорваны, а исполнителям придётся всё переделывать. Если вы исполнитель, всегда уговаривайте заказчика заполнять бриф. Не заставляйте себя делать двойную работу.
Источник: 2domains.ru
Бриф: оружие или руководство к действию
Что такое бриф? Какие задачи он помогает решать и как правильно его составить? Если вы взаимодействуете с людьми, отдаете указания или же сами выполняете поручения, то вы по адресу, проходите, садитесь!
Недавно поймал себя на мысли, что все самое ценное лежит под прямо под ногами. Пытаясь найти интересную тему для обзора, копался в старых записях и книгах. Наткнулся на словечко такое “бриф” и тут на тебе, озарение! Это же один из самых полезных инструментов в работе, а про него ни слова в блоге.
Независимо от сферы деятельности, если вы поручаете задачи людям, то наверняка сталкивались с такими ситуациями, когда результат не соответствовал ожиданиям? Почему же они сделали не так, как я думал? Вот жеж негодяи! А может дело в вас? Может быть есть малая доля вероятности, что задача была поставлена скажем так “слабенько”?
Поздравляю, если вы это понимаете, то уже на один шаг к исправлению и еще на один к успеху, то есть к брифу!
Что такое бриф
Бриф (brief в переводе с английского – резюме, инструкция, сводка) – это краткая письменная форма соглашения между заказчиком и исполнителем, в которой прописываются основные обязательства и задачи будущего проекта.
Если еще немного упростить, то бриф, это инструмент правильной постановки задач, при которой обе стороны сотрудничества получают желаемый результат. По сути, это список вопросов, на которые должен ответить ваш заказчик. Вопросы формируете вы и высылаете вашему будущему “владыке задач”. Ответы на них позволяют получить всю необходимую информацию для реализации проекта.
В чем сила брифа
Давайте разберемся, какие задачи решает бриф:
- помогает разложить задачу на понятные части
- вводит в контекст всех участников
- вытаскивает ключевую информацию для реализации задачи
- экономит время
- отсекает не целевых заказчиков (те, кто объясняют задачу “на пальцах” не любят брифы)
- синхронизирует ожидания заказчика и исполнителя
- определяет ключевые метрики
Основной минус брифа, это время. Со стороны исполнителя, это время на создание самого брифа, а со стороны заказчика, это его заполнение. Но, все это время окупается на первом же проекте, когда вы берете за практику работать только через заполненный бриф и тем самым упрощаете жизнь как себе, так и будущим клиентам.
Виды и история брифа
Изначально бриф появился в области рекламного бизнеса, поэтому первые его виды так или иначе крутятся вокруг рекламы:
- для запуска рекламных кампаний – медиа бриф
- для создания рекламных материалов (интернет, аудио, видео, тексты и пр.) – креативный бриф
- для проведения маркетинговых исследований – экспертный бриф
Чуть позже практика работы с брифами перекочевала и в другие области, стали появляться брифы на создание:
- сайтов
- мобильных приложений
- сложных интеграционных систем
- и всего возможного
Концептуально, думающие люди в разных сферах начали понимать, что набор вопросов для относительно стандартных задач позволяет экономить колоссальное количество времени и выполнять более качественную работу. Уже не нужно по сто раз уточнять что же хочет клиент, достаточно просто выслать список заранее подготовленных вопросов. В конечном счете инструмент стал универсальным.
Как создать бриф
Как мы выяснили выше, основная задача брифа, это вытащить из заказчика важную для вас информацию. Информацию, которая позволит выполнить задачу качественно и в соответствующие сроки, поэтому уделите должное внимание этому списку вопросов. Используйте схему ниже, чтобы не пропустить самое важно при создании брифа.
Хороший бриф должен включать себя следующие вопросы:
- описание задачи: опишите задачу/проект
- желаемый результат: каким вы видите конечный результат проекта? Можете приложить эскизы или примеры похожих работ?
- сроки: сколько времени отводится на выполнение задачи? (дедлайны)
- целевая аудитория: для кого предназначена задача/проект? Кто будет пользоваться продуктом?
- бюджет: каков бюджет на рекламную кампанию/проект?
- метрики: как будем измерять результаты? Какие показатели проекта считать успешными, а какие нет?
- дополнительная информация: ваши дополнительные пожелания к задаче
Вне зависимости от специфики деятельности список выше является основой для создания правильного брифа. Адаптируйте его под свою конкретную задачу и клиентов.
На практике структура брифа может сильно видоизменяться. Основные вопросы выше помогут вам составить свой собственный бриф.
Примеры брифов
Предлагаю вам несколько примеров брифов, чтобы вы могли опираться на них при создании собственного:
- бриф на креативные услуги
- бриф на создание сайта
- бриф на разработку рекламной кампании
- бриф на дизайн сайта
- бриф на доработку функционала сайта
Обратите внимание, что список вопросов в примерах выше так или иначе вертится вокруг основных тем, которые мы разобрали выше (раздел “Как создать бриф”).
Простите, что прерываю чтение. Присоединяйтесь к моему telegram канал. Свежие анонсы статей, развитие digital продуктов и growth hack, там все. Жду вас! Продолжаем…
В каком формате делать бриф
Не забывайте, что бриф, это инструмент сбора необходимой информации, но этот инструмент должен быть удобным для вашего заказчика. Помимо этого, он представляет вас, как профессионала своего дела. Поэтому хорошо составленный бриф упакованный в удобный формат, это еще один способ показать себя с лучшей стороны.
Хранить бриф можно:
- в отдельном doc. или excel файле (просто высылаем на почту клиенту)
- в облачном файле или хранилище документов типа Google Docs (самый удобный способ, на мой взгляд)
- разместить на собственном сайте в виде формы для заполнения
- в печатном виде (для old school клиентов, производит впечатление)
Думаю, еще несколько вариантов вполне возможно накидать, только была бы фантазия, но не вижу смысла их включать в перечень выше, так как основные мы упомянули.
Как донести заказчику, что бриф заполнять нужно
Вполне нормальная ситуация, когда заказчик противиться заполнению брифа. Лишние интеллектуальные усилия, плюс временные затраты, весьма неплохо работают на команду стоп. “Да я просто в двух словах обрисую задачу, тут делать нечего…”, – слова, которые ведут вас в ловушку до первой же приемки работ.
В двух словах задача – в двух годах спрос за нее (с) Авторское
Нам такой расклад не подходит, мы дорожим своим временем и качеством работы. Метафорические задачи, ровно, как и результат, это не наша игра. Чтобы донести заказчику необходимость работы через бриф расскажите, что ответы на вопросы помогут лучше понять задачу, определить реальные сроки и получить более качественный результат.
Как правило, те заказчики, которые дорожат результатом, бюджетами и собственным временем, готовы заполнить бриф и ответить на дополнительные вопросы. А те кто не готов, стоят ли они ваших будущих нервных клеток?
Бриф, это привычка и процесс
Когда люди, с которыми вы работаете, привыкают к брифам, то вся система процессов становится сбалансированной. Задачи начинают выполняться гораздо быстрее, неточности и переделки сводятся к минимуму, а вся система становится эффективнее.
Из личного опыта могу сказать, что постановка задач через систему брифов даже между подразделениями внутри одной компании позволяет оптимизировать процессы и приносит свои плоды. Хорошо подобранный список вопросов для периодически похожих задач отличное подспорье “ну мне нужно, чтобы приблизительно вот так…”.
Бриф и ТЗ
Как-то в блоге публиковал материал про ТЗ, сегодня руки дошли и до брифа. Изучив ряд материалов про отличия брифа и ТЗ, пришел к выводу, что все сводится к тому, что бриф, это более общее и расплывчатое представление заказчика о конкретной задаче. В то время, как техническое задание, это точная инструкция
ТЗ используют для более сложных и комплексных проектов. Тот случай, когда со стороны заказчика есть четкое понимание того, что должно быть в конечном итоге, вплоть до прототипов, процессов и прочих деталей. На мой взгляд, бриф может являться как основой для будущего ТЗ, так и отдельным инструментом постановки задач.
Заключение
Как мы разобрали выше, бриф, это основа постановки задач. Он может быть адаптирован под любые виды деятельности и позволяет эффективнее организовать процесс взаимодействия между людьми. Попробуйте составить свой бриф под собственные повторяющиеся задачи, в которых тратится много времени на выяснение деталей, а после замерьте результат. Держу пари, что он оправдает ваши ожидания.
- Техническое задание
- Протипирование: как сделать прототип сайта или мобильного приложения
Кстати, я уже давно веду авторские семинары по управлению IT продуктами, если интересно, посмотреть их можно тут.
Источник: www.alexcouncil.com
