Бухгалтерия аутсорсинг как бизнес

В условиях новой реальности у предпринимателей все чаще возникают вопросы о том, как сохранить бизнес и оптимизировать расходы. Многие задумываются о снижении затрат на бухгалтерию и рассматривают переход на аутсорсинг.

Почему компании, которые поняли плюсы аутсорсинга бухгалтерии, развивают свой бизнес быстрее и эффективнее конкурентов даже в самое непростое время?

Аутсорсинг – это метод оптимизации работы бухгалтерии и снижения рисков, а также существенная экономия на расходах компании. Такая форма сотрудничества подойдет крупным предприятиям, где требуется особый контроль за точностью и актуальностью финансовых сведений.

Высокая степень ответственности, контроль качества работы и оперативность – вот главные принципы квалифицированных специалистов аутсорсинговой компании. Руководитель компании всегда получит отчетность точно в срок, а ошибки будут практически исключены. Кроме этого, грамотный и профессиональный аутсорсинг бухгалтерии повысит эффективность и достоверность налогового, управленческого и бухгалтерского учета.

Как аутсорсинговой бухгалтерии вырасти в 10 раз?

Передав часть дел аутсорсинговой компании, а именно: начисление заработной платы, обработку первичных документов, введение информации в учетные программы, штатный главный бухгалтер не будет отвлекаться на второстепенные обязанности и сможет сосредоточиться на более острых и специфических задачах бизнеса. Таким образом, директор полностью сфокусируется на развитии бизнеса, компания направит все усилия на улучшение качества услуг, а также быстрее адаптируется к новым бизнес-реалиям.

Бухгалтерское сопровождение аутсорсинговой компании гарантирует безопасность и конфиденциальность.

Как правило, в договоре прописывается, что аутсорсер обязан предупредить руководителя, если он обнаружит:

• Документы, нарушающие законодательство РФ.
• Ошибки и неточности в составе первичной документации.
• Признаки недобросовестности работы отдельных сотрудников предприятия.
• Недостачи и несовпадения данных отдельных форм отчетности – поступающие просьбы о предоставлении информации о деятельности заказчика от третьих лиц.

Почему именно сейчас выгодно переводить компании на аутсорсинг?

Многие аутсорсинговые компании оказывают помощь по разблокировке банковских счетов, которые были арестованы налоговой инспекцией за непредставление налоговой отчетности. Если организация долгое время этого не делала, то ФНС может приостановить деятельность компании и арестовать счета. Задача руководителя в минимальные сроки провести глубокую и серьезную работу по восстановлению бухгалтерского учета за конкретный период. В этом случае вашей компании срочно потребуется помощь профессионалов, которые специализируются на сложных случаях.

Бухгалтерский аутсорсинг обезопасит директора предприятия от хищения информации или денег в результате сговора. К сожалению, такие случаи тоже не редкость и не всем штатным бухгалтерам стоит доверять как себе.

Иногда так бывает, что сумма штрафов за ошибку бухгалтера превышает размер зарплаты сотрудника. В этом случае у работодателя не получится компенсировать потери, а когда бухгалтерию ведет сторонняя компания, то ответственность за ошибки и недочеты лежит на бухгалтере аутсорсере, который обязан возместить все убытки клиента. Стоит отметить, что ужесточение контроля за сбором налогов и хозяйственными операциями привело к тому, что руководители предприятий стали искать специалистов более высокого уровня, чтобы быть уверенными в том, что их бухгалтерию будут вести четко и грамотно.

Почему бухгалтерский бизнес, лучше остальных бизнесов

Что даст бухгалтерский аутсорсинг вашей компании?

• Сопровождение при налоговых и аудиторских проверках.
• Быструю оптимизацию процессов учета.
• Электронный документооборот упростит взаимодействие с контролирующими органами, минимизирует риск потери документов.
• В случае ошибки ответственность бухгалтера застрахована и прописана в договоре.

• Мы автоматизировали основную часть бухгалтерских процессов.
• Тщательно проверяем контрагентов по черным спискам ФНС.
• Следим за всеми изменениями в законодательной базе.
• Отвечаем на вопросы простым и понятным языком.
• Учитываем индивидуальные потребности каждого заказчика.

• Аутсорсинг бухгалтерии.
• Подготовка документов и финансовой отчетности.
• Финансовое, налоговое, юридическое консультирование.
• Управленческий учет.

Какие выгоды получает организация от аутсорсинга?

• Повышение прозрачности финансовой отчетности и бухгалтерской деятельности повысит инвестиционную привлекательность компании.
• Улучшение качества и эффективности управления – экономия финансовых ресурсов.
• Строгое соблюдение конфиденциальности.
• Организация налогового учета или возможность получения соответствующих консультаций.
• Соблюдение сроков составления и представления отдельных документов.
• Делегирование полномочий освобождает от претензий со стороны надзорных инстанций.
• Минимизация финансовых рисков и штрафов.
• Субъективный фактор не влияет на эффективность и качество работы бухгалтерии.
• Нет необходимости замены и поиска бухгалтера, так как при любых обстоятельствах вопрос эти вопросы решает на аутсорсинговая компании, предоставляющая услуги.

Источник: i-ias.ru

10 правил выбора компании-аутсорсера бухгалтерских услуг

В статье «Бухгалтерские услуги: выгода и риски для бизнеса» мы говорили о том, кому нужно бухгалтерское обслуживание и как можно его организовать. Один из вариантов ведения бухгалтерии – это аутсорсинг бухгалтерских услуг, то есть передача учетных функций внешнему исполнителю.

Аутсорсинг бухучета в последние десять лет становится в России все более популярным, и все больше специализированных компаний предлагают свои услуги. О том, на что надо обращать внимание при выборе аутсорсера мы и хотим вам рассказать.

1. Обращайте внимание на известность и репутацию бухгалтерской фирмы

Аутсорсинг бухгалтерских услуг появился в России не вчера, поэтому те компании, которые могли себя проявить, как профессиональные исполнители, за последние десять лет себя уже показали. Они уже сдали для своих клиентов тысячи отчетов и деклараций, возместили миллионы рублей НДС и ответили на сотни запросов налоговых органов.

Качество любой услуги, в том числе и бухгалтерской, не всегда легко оценить со стороны с первого раза, поэтому мнение уже имеющихся клиентов аутсорсинговой компании будет весомым аргументом «за». Наличие на сайте бухгалтерской компании отзывов с контактами клиентов, профессиональные рейтинги, рекомендации знакомых, обсуждения в соцсетях и форумах, информация из СМИ и других источников – это всегда плюс в пользу конкретного аутсорсера.

Выдерживать несколько лет конкуренцию брендов (а на российском рынке хороших исполнителей бухгалтерских услуг немало) смогут только те аутсорсеры, у которых есть внутренний аудит своей работы. Низкое качество бухгалтерской услуги проявится достаточно быстро – уже при камеральной проверке отчетности, поэтому заявлять о высоких стандартах своего обслуживания могут далеко не все аутсорсеры.

2. Узнайте, можно ли получить у аутсорсера тестовый период оказания бухгалтерских услуг

Известные и хорошо работающие компании часто предлагают своим потенциальным клиентам пробный период (например, месяц), в течение которого они могут оценить, как в реальности оказываются бухгалтерские услуги. Оплата за этот период может быть снижена или вообще отсутствовать. Такая возможность – хороший признак того, что фирма-аутсорсер имеет достаточную финансовую подушку, чтобы позволять себе оплачивать за свой счет работу сотрудников, и уверена в качестве оказываемых услуг.

Привычные приложения 1С полностью онлайн

3. Попросите для ознакомления проект договора на оказание бухгалтерских услуг

Про то, что оказание бухгалтерских услуг оформляется письменным договором, вы, скорее всего, знаете. С текстом договора желательно подробно ознакомиться до подписания, для чего попросите выслать его вам на почту.

Аутсорсер, который несет ответственность за качество оказываемых им бухгалтерских услуг, пропишет в условиях договора не только обязанность клиента своевременно оплачивать произведенную работу. Среди договорных условий будут указаны обязательства заказчика в документообороте – когда и в каком виде должна быть передана документация клиента, кто несет ответственность за нарушение сроков и т.д. Если исполнитель услуги не считает этот пункт важным, значит, он вряд ли серьезно подходит к обязанности сдавать вашу налоговую и бухгалтерскую отчетность в срок.

Очень важным условием для вас, как для клиента, будет гарантируемая материальная ответственность аутсорсера за возможный ущерб, причиненный некачественным оказанием бухгалтерских услуг. Если по вине исполнителя вам выпишут штрафы и пени, то бухгалтерская компания должна обязаться их возместить.

К слову, от ошибок в учете не застрахован никто, в том числе и штатный бухгалтер, вот только он вряд сможет компенсировать ущерб в полном объеме, как это может аутсорсинговая компания, имеющая совсем другие финансовые возможности.

4. Проверьте, гарантирует ли аутсорсер соблюдение конфиденциальности

Бухгалтерские услуги должны отвечать немалому списку требований и одно из самых важных – соблюдение конфиденциальности. Тут вспоминается словечко «поверенный в делах», в его еще дореволюционном толковании – этот человек не только представлял интересы своего хозяина и был в курсе всех дел, но главное – обладал его доверием.

Тот, кто оказывает вам бухгалтерские услуги, естественно, будет знаком со всеми нюансами вашего бизнеса. Условие о конфиденциальности информации, исходящей от клиента (коммерческой или деловой тайне), должно быть указано в договоре или заключено в виде дополнительного соглашения. Аутсорсер должен гарантировать и то, что ваши данные, полученные в бумажном или электронном формате, будут сохранены в неизменном виде, а получить к ним доступ смогут только доверенные лица.

5. Поинтересуйтесь, может ли бухгалтерская фирма провести бесплатный экспресс-аудит

Экспресс-аудит бухгалтерии – это предварительное знакомство с вашей уже ведущейся отчетностью. Хорошему бухгалтеру не потребуется много времени, чтобы понять, в каком она состоянии. Такой экспресс-аудит в интересах самого исполнителя бухгалтерских услуг. Если некоторые участки бухгалтерского учета запущены, то есть не велись правильно и своевременно, то, возможно, потребуется их восстановление. Вы можете оставить заявку на проведения бесплатного аудита бизнеса на нашем сайте, аудит проводится 3-4 часа, результат будет предоставлен в виде отчет:

Обещание качественных бухгалтерских услуг по минимальным тарифам без знакомства с вашими документами – признак безответственного исполнителя. Конечно, если вы только начали работу, то никакими «скелетами в шкафу» еще не обзавелись, в этом случае экспресс-аудит необязателен.

6. Спросите, как формируется счет на оказанные бухгалтерские услуги

Экономия расходов на бухгалтерские услуги — это один из ключевых критериев, который побуждает клиентов обращаться в компании-аутсорсеры. Мы уже сравнивали плюсы и минусы разных вариантов бухгалтерского обслуживания, в том числе и по параметру величины таких расходов. Всегда ли получение услуг от бухгалтерской компании будет самым выгодным для вас вариантом? Нет, не всегда, но в большинстве случаев сэкономить деньги аутсорсинг бухгалтерских услуг позволяет, и иногда очень существенно.

Гибкая система ценообразования – это преимущество тех фирм, которые в хорошем смысле умеют ставить дело на поток. Такой аутсорсер может предложить вам разную стоимость тарифов в зависимости от целого ряда факторов: количества хозяйственных операций, выбранного налогового режима, численности работников, необходимости ведения первичной документации, календаря вашей отчетности и др. Будет иметь значение и сезонность/неравномерность вашей деятельности.

Хорошая бухгалтерская компания даст вам возможность передать на внешнее обслуживание определенное число хозяйственных операций или участков бухгалтерского учета. Например, это может быть только кадровый учет или сдача отчетности, а если вам понадобятся дополнительные бухгалтерские услуги, то вы без проблем сможете их получить.

В выставленном счете должно быть четко указано — за какие именно бухгалтерские услуги и в каком объеме вы платите. Если аутсорсер заинтересован в вас, как в клиенте, то он предложит вам максимально подходящий вариант.

7. Узнайте о возможности представления ваших интересов в налоговых органах

Бухгалтерские услуги не ограничиваются только ведением учета и сдачей отчетности. Очень часто у налоговых органов и внебюджетных фондов возникают вопросы по сданным декларациям, ведь каждая из них проходит камеральную проверку. Необходимость дать пояснения по отчетности или подготовить уточненную декларацию возникает не всегда, но было бы хорошо иметь возможность получить такую дополнительную услугу в той же самой бухгалтерской фирме.

Если исполнитель бухгалтерских услуг работает на рынке не первый год, то он знает, как реагировать на запросы ФНС и других проверяющих и как проходить проверки. Он сможет представить интересы заказчика не только в налоговых органах, но и в суде. Хорошо, когда выбранная фирма работает в регионе уже давно и знакома с местной спецификой налогообложения, поэтому стоит выбирать компанию с разветвленной партнерской сетью или филиалами.

8. Спросите, может ли бухгалтерская компания провести для вас налоговую оптимизацию

Каждый налогоплательщик имеет право применять законные методы для снижения налоговой нагрузки. Хороший аутсорсер бухгалтерских услуг предложит вам помощь в выборе самого подходящего режима налогообложения. Критерии, по которым можно сделать такой выбор самостоятельно, мы уже рассматривали, но консультацию профессионала это не заменит. Будет замечательно, если вам не просто посоветуют, а приведут расчеты вашей налоговой нагрузки на разных режимах.

Налоговая оптимизация деятельности клиента включает в себя не только выбор режима налогообложения. Специалисты хорошей бухгалтерской компании должны прекрасно ориентироваться во всех тонкостях налогового законодательства. Это не только умение оперировать статьями НК РФ и федеральных законов, положений ПБУ, но и подтверждение своей точки зрения другими нормативно-правовыми актами, знакомство с рекомендациями Минфина, требованиями ФНС и арбитражной практикой вашего региона.

Надежный исполнитель бухгалтерских услуг может предостеречь вас от сомнительных сделок и налоговых схем, помочь составить учетную политику, разработать положение о проверке добросовестности контрагентов. Даже если услуга по разработке налогового планирования не входит в выбранный вами пакет услуг, ее можно заказать дополнительно, окупится она многократно.

9. Убедитесь в высокой профессиональной подготовке работников бухгалтерской компании

Чтобы качественно вести учет в разных секторах экономики, аутсорсер бухгалтерских услуг должен иметь высокопрофессиональный кадровый состав. Это могут быть как универсальные, так и узкоспециализированные сотрудники, имеющие не один год стажа. Для таких специалистов не станет проблемой ваше желание участвовать в тендерах и госзакупках, возврат НДС из бюджета, экспортно-импортные сделки и т.д.

Квалификацией своих работников хорошие фирмы гордятся, поэтому могут подтвердить наличие у них профессиональных дипломов, сертификатов, свидетельств, доступа к актуальной правовой базе. Кстати, при наличии штатного бухгалтера нести расходы на повышение его квалификации часто приходится самому владельцу бизнеса.

Передав ведение бухгалтерии на аутсорсинг, вы не будете заниматься ежедневным контролем бухгалтера (как это часто приходится делать со штатным сотрудником), ведь как заказчик вы имеете дело с компанией, а не с конкретным профессионалом. Если вашу бухгалтерию начал вести один специалист, то вы не заметите его уход в отпуск или на больничный, потому что всегда есть такой же квалифицированный сотрудник, который его заменит.

10. Узнайте, можете ли вы получить онлайн-доступ к своей бухгалтерии

Современные компьютерные технологии уже давно используются при оказании бухгалтерских услуг. Это не просто удобство для бухгалтера или клиента, а сегодняшнее требование налогового законодательства. Например, есть такие виды отчетности, которые принимаются только в электронном виде, и эта тенденция будет и дальше развиваться.

Большим плюсом хорошего аутсорсера будет наличие собственного программного обеспечения, работающего в «облачном» формате. Это означает ваш круглосуточный бесперебойный доступ к своей отчетности и документам в личном кабинете, возможность задать вопрос специалисту, отслеживать расчеты с контрагентами и другие платежи и т.д. На случай прекращения договора с аутсорером вам должен быть гарантирован перенос вашей информационной базы в полном и неизменном объеме, для запуска ее на другом оборудовании.

В итоге, выбирая компанию — аутсорсера бухгалтерских услуг, вы должны быть уверенными в следующем:

1. Компания появилась на рынке не вчера, известна широкому кругу клиентов и имеет хорошую репутацию.
2. Аутсорсер готов предоставить вам тестовый бесплатный (или частично оплачиваемый) период оказания бухгалтерских услуг.
3. Вы можете заранее подробно ознакомиться с проектом договора на оказание бухгалтерских услуг.
4. Компания гарантирует соблюдение конфиденциальности полученной от вас информации.
5. Исполнитель может, при необходимости, провести бесплатный экспресс-аудит вашей бухгалтерии.
6. Вам понятно, как формируется счет на оказанные бухгалтерские услуги, ценообразование можно назвать гибким, пакет услуг всегда можно дополнить или сократить.
7. При необходимости компания может представить ваши интересы в налоговых органах.
8. Аутсорсер готов провести для вас мероприятия по налоговой оптимизации.
9. Вы убедились, что компания может подтвердить высокую профессиональную подготовку своих работников.
10. Вы можете получить онлайн-доступ к своей бухгалтерии в любое время.

А чтобы вы без каких-либо материальных рисков могли попробовать вариант аутсорсинга бухгалтерских услуг и решить подходит ли он вам, мы совместно с фирмой 1С готовы предоставить нашим пользователям месяц бесплатного бухгалтерского обслуживания:

Источник: www.regberry.ru

Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг

Отказ от штатных бухгалтеров (впрочем, как и от внештатных) настолько выгоден, что передача бухгалтерии на аутсорсинг для большинства компаний становится одним из ведущих направлений оптимизации расходов. Какие дополнительные выгоды, помимо экономии средств, получают собственники бизнеса от передачи функций бухгалтерского учета провайдеру (так все чаще называют аутсорсеров), рассмотрим в данной публикации.

Самое сокровенное

Передача функций по ведению бухгалтерского учета на сторону – несомненно, кардинальное изменение в жизни компании. Отказ от привычки иметь бухгалтера, что называется, под рукой, а также необходимость передавать во вне «сокровенную» информацию означает выход далеко за пределы зоны комфорта.

Дискомфорт испытывают даже те руководители, которые считают бухгалтерию «необходимым злом». С другой стороны, закрытой информации все меньше из-за электронного документооборота между компаниями, а также внедрения налоговиками:

• АСК НДС (программный комплекс, сопоставляющий данные счетов-фактур из приложений к налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость);
• онлайн-касс;
• регулярных запросов выписок с расчетных счетов налогоплательщиков для камеральных проверок.

К тому же, как показывает наша богатая практика общения с собственниками самых различных бизнесов, бухгалтеры норовят заболеть или заявить о своем увольнении в самый неподходящий момент. Некоторые из счетных работников настолько обидчивы, что готовы устроить своему работодателю перед уходом весьма неприятный сюрприз (например, сымитировать «хакерскую атаку» на бухгалтерскую базу и требовать деньги за ее возвращение).

Пожалуй, единственное, по-настоящему сокровенное – это реальный доступ к распоряжению деньгами. Особенно, если бухгалтер, подписывающий платежные поручения и докладывающий о ситуации с расчетными счетами, – из узкого круга доверенных лиц. Однако это лишь малая часть функционала бухгалтерии.

Экономия на отсутствии санкций проверяющих

Передача полномочий по ведению бухгалтерского учета наиболее выгодна, если принимающая сторона – юридическое лицо, а не бухгалтер-фрилансер

Так, например, договор на аутсорсинг с 1C-WiseAdvice гарантирует, что провайдер компенсирует начисленные по его вине штрафы и пени по основаниям, которые предусматривают налоговое и административное законодательство. Кроме того, ответственность может наступить и по гражданскому законодательству, так как аутсорсинговая компания – юридическое лицо. В то время как с большинством бухгалтеров решать проблемные вопросы, в том числе с возмещением ущерба, возможно лишь в рамках Трудового кодекса.

Помимо совершенно иных сумм компенсаций и возмещения по сравнению с предъявлением претензий работникам (тем более бывшим), гражданско-правовая ответственность означает, что провайдер отвечает перед своим заказчиком материально не только в период действия договора на аутсорсинг, но и в течение трех лет после сдачи отчетности. Причем даже в том случае, если договор уже расторгнут. Конечно, если отчетность была предусмотрена договорными условиями.

Очевидно, что аутсорсинговая компания имеет больше шансов не допустить негатива по сравнению с отдельно взятым, даже самым грамотным бухгалтером. Юридическое лицо, обслуживающее множество клиентов, обычно имеет обширные связи, ресурсы и возможности и не доводит дело до финансовых санкций.

Аутсорсинг целиком и частично

Величина экономии от применения аутсорсинга зависит от полноты передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета. Однако в целях сохранения, например, психологического комфорта и минимизации организационных трудностей иногда имеет смысл передавать на аутсорсинг отдельные участки бухгалтерии.

Расширяя круг обязанностей провайдера, компания постепенно может дойти до той степени отношений, когда ответственность за все ошибки в учете и отчетности будет нести исключительно аутсорсинговая компания.

Согласованный норматив по уплате налогов

Основа показателей отчетности – учет на основании первичных бухгалтерских документов («первички»). Этим термином принято обозначать:

• универсальные передаточные документы;
• различного рода акты, например, КС-2 (если речь о строительстве);
• товарные и другие накладные;
• документы, подтверждающие оплаты и другие поступления-расходы;
• счета-фактуры.

Подобные документы для клиентов у вас могут по-прежнему выписывать, например, менеджеры. Однако, для того чтобы провайдер нес ответственность за каждую цифру вашей отчетности, в стоимость аутсорсинга должно входить следующее:

• проверка всей «первички» на предмет корректности и соответствия требованиям, предъявляемым к бухгалтерским документам;
• отражение в учете корректной «первички»;
• ведение учета для дальнейшего формирования отчетности.

На этом этапе, по итогам текущего периода аутсорсинговая компания имеет возможность:

• рассчитать налоговую нагрузку по стандартам, применяемым инспекторами отделов камеральных проверок ИФНС;
• согласовать рассчитанную налоговую нагрузку с клиентом.

Согласование нагрузки необходимо не только для того, чтобы заказчик создал необходимый резерв для расчетов с государством, но и для разработки дальнейшей стратегии.

Средство от зарплатных комиссий

В последние годы возросли риски проблем с налоговой из-за НДФЛ, даже если компания начисляет зарплату в пределах МРОТ. Так, например, в Москве, налоговики требуют соответствия заработной платы среднеотраслевому уровню.

Минимизировать риск вызова на зарплатную комиссию провайдер сможет только при наличии полномочий. Например, при передаче соответствующих функций бухгалтерского учета провайдеру, он имеет возможность:

• начислять с соблюдением всех требований законодательства выплаты, положенные работникам клиента (это не только непосредственно зарплата, но и различные пособия, например, по материнству и детству при неполном рабочем дне, отпускные, командировочные и прочие обязательные выплаты);
• грамотно рассчитает «зарплатные» налоги (НДФЛ и страховые взносы);
• учтет отчисления с заработной платы при расчете общей налоговой нагрузки.

Если компанию все-таки вызовут на зарплатную комиссию, провайдер сможет представить и защитить интересы компании, подготовив вразумительные пояснения по уровню зарплат.

Постоянная обратная связь с проверяющими

Оперативное взаимодействие с налоговиками и внебюджетными фондами во многом обусловлено применением системы электронной сдачи отчетности. Как правило, запросы и уведомления о блокировках расчетных счетов поступают в электронном виде гораздо быстрее, чем при помощи Почты России.

Благодаря большому количеству клиентов, провайдер может снизить ваши расходы и на оплату доступа к электронной отчетности, а значит, и к такой его функции, как регулярный контроль взаиморасчетов с ИФНС (отсутствие долгов перед государством). Впрочем, при необходимости провайдер проведет сверку и в режиме оффлайн, например, с внебюджетными фондами.

Специальный работник аутсорсинговой компании не забудет отследить процесс передвижения письма с ответом на жалобу из налогового управления по трек-номеру.

Своевременная качественная отчетность

Передача бухгалтерии на аутсорсинг нередко означает, что помимо собственно учета ваши документы будут проходить еще одну ступень контроля – внутренний аудит. Как правило, ежеквартально, перед сдачей отчетности.

1C-WiseAdvice дополнительно использует программный комплекс «Электронный аудитор», обеспечивающий ежедневный аудит качества учета. В расчетах всех необходимых налогов принимают участие не просто бухгалтеры, а налоговые консультанты и методологи.

За счет такого многоступенчатого контроля провайдер страхует своего заказчика и, соответственно, себя от финансовых санкций.

Принцип «одного окна»

Примечательно, что после передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета в 1С-WiseAdvice собственники бизнеса ощущают значительное сокращение так называемого «вынужденного общения» с провайдером бухгалтерских услуг.

Несмотря на то, что каждого клиента обслуживает целая команда подчас уникальных специалистов, основное общение происходит через персонального ассистента. Он подключается сразу после заключения договора и решает все организационные вопросы на протяжении всего периода сотрудничества. До этого с клиентом общается менеджер по продажам, который бережно передает клиента далее ассистенту.

Для выполнения таких функций персональный ассистент нашей компании выполняет множество функций:

• фиксирует все запросы клиента в специальной базе данных (CRM), которая никому не даст забыть о них;
• контролирует своевременное исполнение поручений, поступивших от клиента;
• в случае необходимости организовывает встречи клиента с экспертами по бухучету, налогообложению и другими специалистами;
• осуществляет документооборот между 1С-WiseAdvice и клиентом.

При всем этом персональный ассистент «всегда свободен», ему можно звонить и отправлять сообщения в любое время дня и ночи.

Практические моменты в договоре аутсорсинга

После передачи функций бухгалтерского учета на аутсорсинг важно согласовать с провайдером:

• график основных хозяйственных событий (выплата заработной платы, рассылка контрагентам закрывающих документов и пр.);
• график документооборота.

Если ваша компания применяет электронный документооборот еще не со всеми контрагентами, важно определить регулярность, с которой курьер провайдера будет забирать «первичку».

Обязательно обсудите вопрос хранения документов. Например, будет ли провайдер обработанные документы:

• возвращать вам обратно;
• сдавать в архив, с которым у вас заключен договор;
• хранить в собственном архиве.

Выясните, каким образом будет открыт доступ к бухгалтерской базе, чтобы при необходимости можно было отслеживать и контролировать работу исполнителя, вносить в нее коррективы. Здесь могут быть разные варианты:

• онлайн-системы (CRM) для контроля в режиме реального времени;
• распечатки регистров бухучета в бумажном виде или отправленные по электронной почте.

Отметим, что с широким распространением электронных подписей и интернет-технологий отсутствие бухгалтера непосредственно в офисе заказчика большого значения не имеет.

Переходный период

Прежде чем приступить к выполнению условий заключенного с аутсорсинговой компанией договора, необходимо выполнить несколько обязательных действий.

Шаг 1. Внести изменения в учетную политику

Факт передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета провайдеру с указанием даты необходимо зафиксировать в учетной политике компании. Для этого оформите приказ о внесении изменений в учетную политику.

Шаг 2. Экспресс-аудит

Как правило, экспресс-аудит состояния бухгалтерского учета – в интересах самого провайдера, поэтому он проводит его самостоятельно. Экспресс-аудит включает в себя, прежде всего, сверку бухгалтерской базы с первичными документами. Если передать бухучет на аутсорсинг без предварительной проверки, то возможны конфликтные ситуации. Например, при наступлении негативных налоговых последствий из-за ошибки, допущенной тогда, когда передача бухгалтерии на аутсорсинг еще не состоялась.

Кроме налоговых, могут быть и другие последствия или даже потери, к которым, как правило, всегда приводят не выявленные вовремя ошибки. Поэтому результаты экспресс-аудита должны быть зафиксированы в акте, который и отразит фактическое состояние учета.

Также в акте при необходимости будут отражены в отношении фактов хозяйственной жизни:

• наличие искажений;
• несоответствие бухгалтерской базе данных;
• отсутствие документов;
• иные выявленные факты.

В рекомендательной части акта провайдер зафиксирует, например, следующее:

• необходимость восстановления учета;
• необходимые исправления, которые нужно внести в учет.

Также возможны рекомендации по составлению локальных нормативных актов, которые обоснуют уже сложившуюся логику отражения фактов хозяйственной жизни компании. Это могут быть приказы, распоряжения, внутрифирменные положения.

Шаг 3. Завершающий

После внесения исправлений или даже восстановления учета процесс передачи бухучета на аутсорсинг можно считать завершенным, а компанию – полностью или частично свободной от непрофильного для нее вида деятельности – бухгалтерии. Можно перейти к шагу 3 сразу после шага 1, однако в этом случае переложить на аутсорсинговую компанию ответственность в полной мере будет затруднительно.

В случае передачи бухгалтерии на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice вы можете спокойно заниматься бизнесом и не беспокоиться за учет в вашей компании – он будет безупречным и под контролем. С налаженными бизнес-процессами и технической оснащенностью учета в 1C-WiseAdvice вы даже не почувствуете, что бухгалтер обслуживает вас на аутсорсинге.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Источник: 1c-wiseadvice.ru