Бухгалтерские документы для бизнеса

В хранении документов компании есть много нюансов, которые стоит соблюдать. Особенно это актуально сейчас, когда распространен бухгалтерский учет онлайн. Что делать? То ли покупать отдельную квартиру для бумаг, то ли все-таки точно разобраться, какие из них уже можно заархивировать. Предлагаем разобраться.

Виды документов и сроки хранения

Все документы делятся по степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Мы выделили бумаги временного и постоянного хранения.

Временные: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Постоянные: первые 10 лет лежат в компании → архив.

Срок отсчитывается с 1 января года, следующего после завершения делопроизводства по ним. Допустим, вы заключили договор с партнером 9 января 2020 года, а закончили сотрудничество в 2021 году. Так вот, отсчитывать срок хранения нужно именно с 1 января 2021-го — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Как собрать первичную документацию? Обязанности бухгалтера. Лайфхаки бизнеса. Бизнес и налоги.

В таблице собрали виды документов со сроками хранения

Налоговый и бухгалтерский учет

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета

Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции

Книга учета доходов и расходов

50 лет или 75 лет, если делопроизводство закончено до 2003 года

Расчеты по страховым взносам

Устав, положения компании, протоколы собраний учредителей

Документы о ликвидации компании

Кадровые документы

Правила внутреннего трудового распорядка

Табели, журналы рабочего времени

Документы о несчастных случаях на производстве

50 лет или 75 лет, если делопроизводство закончено до 2003 года

Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников

Личные дела сотрудников

Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда

Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников

Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства

Правила хранения документов (актуально для всех компаний)

Условно можно разделить документы на текущие и архивные. Первые обычно лежат в офисе в каком-нибудь шкафу или сейфе: они актуальны, срок хранения — менее 10 лет.

Через 10 лет дела, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это будет уже архивное хранение.

Тут есть несколько правил

Расположите документы в хронологическом порядке, пронумеруйте страницы, прошейте.
Составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
Заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
Передайте документы в архив. Его размещают в специально построенных или приспособленных для хранения бумаг зданиях или отдельных помещениях. Если такой возможности нет, то любые две фирмы могут подписать договор, согласно которому одна организация передает другой определенные документы на хранение.

Как хранить документы, если у вас онлайн-бухгалтерия или вы планируете ее организовать

Хорошая новость: по закону документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывайте только при необходимости, например если запросит налоговая.

Зачем нужен бухгалтерский учет для бизнеса? Топ 10 ошибок ООО при ведении бух учет.

Теперь не очень хорошая: все оцифровать и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока все равно нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить положенное время. Поэтому если вы пропустили предыдущий пункт, вернитесь и прочитайте 🙂

Однако тут тоже есть несколько важных правил

Храните электронные документы минимум на двух разных носителях: на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере.
У вас должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно все прочитать или скопировать.
Не давайте доступ посторонним людям.
Проверяйте раз в пять лет состояние документов. К примеру, если вдруг обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их обязательно нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, сделайте электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Главное

Хотите хранить документы на бумаге? Соблюдайте все требования, а через 10 лет сдайте их в архив, если срок еще не истек.
У вас электронный документооборот? Храните документы, подписанные электронной подписью, в электронном виде, а распечатывайте только по требованию. Здесь обязательно сразу два носителя на всякий случай.
Не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами? Доверьте эту работу организованной онлайн-бухгалтерии на аутсорсе.

Информация для тех, кто только присматривается к автоматизированной онлайн-бухгалтерии

Во-первых, система умеет формировать календарь сдачи отчетов, заполнять их и отправлять в госорганы. Также без проблем рассчитает налог на основании первички, которая легко загружается в СБИС удобным способом. Подсчет налога, заполнение и отправка декларации, формирование платежек — все это автоматизировано. Предположим, нужно уплатить фиксированные взносы.

В каком размере, куда, в какие сроки? За вас сформируют платежки на необходимые коды бюджетной классификации с указанием срока уплаты.

Во-вторых, в онлайн-сервисе за расчеты отвечают алгоритмы — риски ошибок по операциям минимальны. Как их запрограммировали — так они и будут считать. Конечно, к ним прилагаются и живые люди, которые могут вас проконсультировать по техническим или любым другим вопросам по теме. Но к самим расчетам это никак не относится.

В-третьих, онлайн-бухгалтерии не пугают своей стоимостью. Целевая аудитория — малый бизнес. Поэтому цены более чем по силам любой небольшой организации. У сервиса целая линейка тарифов — от 1000 до 12 000 рублей в год.

Теперь вы знаете все о хранении документов. Не игнорируйте это при ведении бизнеса, иначе неминуемы штрафы и проблемы с налоговой. А если вы еще далеки от автоматизации бухгалтерских процессов, то переходите по ссылке и познакомьтесь подробнее с сервисом СБИС от УБРиР.

Источник: www.ubrr.ru

Первичка в бухгалтерии: как с ней работать и как ее хранить

Первичная документация необходима для ведения бухучета и определения объема налоговых обязательств. Кто составляет такие документы, какие формы необходимо использовать, как правильно работать с первичкой, рассказывает статья.

Что входит в первичную документацию

величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
должности лиц, совершивших операцию, и лица, ответственного за ее оформление, или лица, ответственного за оформление свершившегося события;
подписи указанных выше лиц, с перечислением их фамилий и инициалов либо других реквизитов, необходимых для их идентификации.

Еще больше про первичку эксперт расскажет на бесплатном вебинаре 6 октября: записывайтесь.

Работа с первичкой в бухгалтерии

Работа с первичными документами требует особой щепетильности. Оформляя их, необходимо:

1) позаботиться о наличии всех обязательных реквизитов;

2) составлять на русском языке или запастись построчным переводом, если документ на иностранном языке;

На необходимость перевода таких документов неоднократно указывал Минфин (см., например, письма от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476, от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506, от 09.12.2015 № 03-07-14/71801). Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и непосредственно налогоплательщик или его работник (письма Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 14.09.2009 № 03-03-05/170, от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66, УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 № 20-12/89132.1).
Налогоплательщики могут получать от своих контрагентов-иностранцев документы, составленные по типовой форме. В этом случае делать перевод каждого документа не нужно — достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели типовой формы. В дальнейшем потребуется переводить лишь изменившиеся показатели первичного документа (письмо Минфина РФ от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506)

3) составлять на бумаге или в электронном виде. Первичные учетные документы составляют (п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, общие положения методических указаний о применении форм первичных учетных документов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н):

в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью — в случаях, установленных методическими рекомендациями;
на бумажном носителе — в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в электронной форме или если нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости их составления (хранения) исключительно на бумажном носителе;

4) зафиксировать применяемые формы в учетной политике (ниже мы расскажем об этом подробнее).

5) составлять «первичку» в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после нее;

6) право подписи первичных документов есть у руководителя, главного бухгалтера, сотрудников, ответственных за конкретную операцию, например, у кассира. Можно передать право подписи, составив:

приказ (распоряжение) генерального директора компании;
доверенность от имени организации, которая оформлена в соответствии со ст. 185–187 ГК РФ.

В документе должны быть зафиксированы образцы подписей уполномоченных лиц. Реквизиты приказа или доверенности следует указать рядом с подписью и Ф.И.О. подписанта. На первичных документах нельзя использовать факсимиле вместо рукописной подписи (письмо Минфина РФ от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).

При обнаружении ошибки допускается вносить исправления в первичный документ. Исключение составляет случай, когда нормативно-правовыми актами делать это запрещено. Пример — кассовые документы (ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, п. 4.7 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У). В них запрещено вносить правки.

Если обнаружена ошибка при составлении кассового документа, его надо оформить заново.

Порядок внесения исправлений зависит от формы составления документа (пп. 19 — 21 ФСБУ 27/2021):

в электронный документ можно внести исправление, создав новый электронный документ. В нем должно быть указано, что он составлен взамен первоначального;
в документ на бумажном носителе исправление вносят так: зачеркивают ошибочный текст или сумму, делают корректную запись над зачеркнутым, добавляют надпись: «Исправлено». Зачеркивать чертой нужно аккуратно, так, чтобы можно было прочитать ошибочный текст или сумму. Запрещены исправления в виде подчисток, замазывания, стирания.

Все исправления независимо от формы составления документа и способа исправления должны содержать:

дату исправления;
должности лиц, составивших первичный учетный документ;
подписи (электронные подписи в электронных документах) этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

Перечень первичной документации в бухгалтерии

Нормативно-правовыми актами не установлены конкретные виды документов, которые должны применять экономические субъекты в качестве первичных учетных документов (письмо Минфина РФ от 25.07.2019 № 07-01-09/55572). Установлены лишь обязательные реквизиты первичных учетных документов, о которых мы рассказали выше.

Форму первичных документов компания определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Исключение составляют формы документов, которые в случаях, установленных законом, утверждают уполномоченные государственные органы. Например, для операций с денежными средствами формы документов (формы 0310001, 0310002, форма платежного поручения) утверждает Банк России (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Информацию об используемых формах и список документов компания прописывает в учетной политике. Если организация разработает свои формы, их необходимо приложить к учетной политике. Бухгалтерские программы по умолчанию формируют унифицированные документы.

Законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов (письма Минфина РФ от 20.07.2018 № 03-04-05/51201, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

В примерный список «первички» входят:

договор (контракт);
счет на оплату;
платежное поручение;
кассовый чек;
бланк строгой отчетности;
акт выполненных работ или оказанных услуг;
товарная накладная.

Счет-фактура не является первичным учетным документом. У счета-фактуры и первичного документа разные задачи, они составляются в разных ситуациях и в разные сроки. Основания и порядок их оформления определены разными законодательными актами.

Счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счет-фактуру поставщик (исполнитель) составляет в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст.

Читайте также: Удаление тату как бизнес

168 НК РФ).

Ведение первичной документации в бухгалтерии

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):

длящиеся факты хозяйственной жизни: начисление процентов по займам, амортизацию активов и тому подобное;
повторяющиеся факты хозяйственной жизни: поставку товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и так далее.

Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).

Отсутствие «первички» — грубое нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).

За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:

10 тыс. рублей, если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);
30 тыс. рублей, если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Если в результате грубого нарушения правил учета произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Учет первичной документации в бухгалтерии

Учет первичной документации необходимо организовать так, чтобы каждый документ проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери.

Учет «первички» состоит из нескольких этапов:

приемка;
первичная обработка и регистрация;
проставление визы генеральным директором;
исполнение документа.

Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности документации необходимо разработать график документооборота. Его можно оформить и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). В отношении каждого вида первичного учетного документа в графике нужно предусмотреть ответственного:

за оформление документа и срок его составления;
количество экземпляров документа;
проверку документа и срок проверки;
обработку документа и срок обработки;
передачу документа в архив и срок передачи.

Хранение первичной документации в бухгалтерии

Первичная учетная документация хранится в течение 5 лет после окончания отчетного года (п. 1 ст. 2 закона № 402-ФЗ, п. 277 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

При проведении проверки, а также при возникновении споров и разногласий документы необходимо хранить до принятия решения по делу.

первичные документы
первичка
бухгалтерия предприятия

Источник: www.klerk.ru

Первичные документы в бухгалтерском учёте в 2023

В законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» закреплено требование подтверждать каждый факт хозяйственной деятельности налогоплательщика специальным документом. Такой документ называется первичным. Первичку оформляют в момент совершения сделки или сразу после её окончания. В 2023 году действует новый федеральный стандарт бухгалтерского учёта 27/2021 «Документы и документооборот», в котором собраны более детальные требования к составлению документов бухгалтерского учёта.

При проверках налоговики и аудиторы в первую очередь обращают внимание на наличие первичных документов. Если операция ничем не подтверждена, проверяющие сделают вывод, что отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно. За это начислят штраф, размер которого зависит от степени тяжести нарушения.

Основные типы первичных документов в бухгалтерском учёте

Перечень первички зависит от того, какие виды сделок обычно заключает компания. Но есть обязательные первичные документы бухгалтерского учёта, которые оформляются всеми налогоплательщиками. Они подтверждают разные этапы сделки.

На первом этапе стороны договариваются об условиях сделки и заключают договор, а продавец товаров или услуг выставляет покупателю счёт на оплату.

На втором этапе происходит оплата по счёту. Оплату наличными подтверждают с помощью кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру или бланка строгой отчётности. Электронный расчёт можно подтвердить выпиской с банковского счёта.

Третий этап — передача товара покупателю, оказание услуг или выполнение работ заказчику. На этом этапе первичка подтверждает, что покупатель получил товар, а продавец — оплату. Для этого оформляют:

товарную накладную;
товарный чек;
акт выполненных работ или оказанных услуг.

Без этих документов покупатель не сможет учесть потраченные средства в расходах.

Список первичных документов может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учёта конкретной компании.

Формы первичных документов

Раньше все налогоплательщики были обязаны применять унифицированные документы первичного бухгалтерского учёта. Сейчас такого требования нет, за исключением нескольких видов документов.

ФСБУ 27/2021 предъявляет ряд требований к первичным документам бухгалтерского учёта:

Документы должны быть составлены на русском языке.
Если документ составлен на иностранном языке, он должен иметь построчный перевод.
Если закон страны, где ведётся деятельность, требует составлять первичку на языке данной страны, то документ составляют на иностранном языке, а бухгалтерский регистр должен иметь построчный перевод.
Величина денежного измерения записывается в регистрах бухучёта в рублях.
Если стоимость объекта бухучёта выражена в валюте, то она записывается в регистрах бухучёта как в валюте, так и в рублях.

Организации могут пользоваться унифицированными формами первички, если им так привычнее. При этом их можно видоизменять, добавлять и убирать строчки при необходимости. Но можно разработать свои собственные формы. Выбранный вариант форм должен быть закреплён в учётной политике.

В законе прописаны обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в каждом первичном документе независимо от его формы:

Печать — необязательный реквизит первички. Но она должна быть в документе, если этого требует законодательство — например, в расчётных документах, а также в случае если организация использует применявшиеся раньше унифицированные формы документов без изменений. Эти формы содержат реквизит печати.

Перевозочные документы, которые подтверждают факт перевозки груза автомобильным транспортом, также используются как первичные в бухгалтерском учёте. В 2022–2023 годах произошли существенные изменения в правилах их оформления.

В логистике постепенно внедряется электронный документооборот. В связи с этим ФНС разработала и утвердила форматы некоторых электронных перевозочных документов:

Применять электронные документы в грузоперевозках пока необязательно, но есть один нюанс. Если контрагенты оформляют бумажные документы, они могут продолжать это делать, пока ЭДО не станет обязательным. Но если контрагенты уже начали оформлять перевозочные документы в электронном виде, они могут делать это только по установленным ФНС форматам, иначе их оштрафуют.

Нюансы составления первичных учётных документов

ФСБУ 27/2021 содержит некоторые допущения в правилах составления первички.

Можно оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учётным документом.
Можно оформлять длящиеся или повторяющиеся факты хозяйственной жизни первичными учётными документами с периодичностью, определяемой исходя из принципа рациональности, при условии их составления на учётную дату.
Можно оформлять ряд сделок, заключённых участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами одним первичным учётным документом.
Можно использовать в качестве первички документы, составленные или полученные в процессе жизнедеятельности экономического субъекта (договор, чек, квитанция об оплате и т.д.) при наличии обязательных реквизитов учётного документа.

Ошибки в первичных документах

Ошибка в бумажной первичке может обнаружиться после того, как документ приняли к учёту. Возможность исправить её зависит от вида документа.

Не подлежат исправлению кассовые и банковские документы:

приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
платёжные поручения и иные банковские документы;
БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ.

Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый.

Для счетов-фактур и УПД существуют корректировочные формы. В остальных случаях ошибки исправляются прямо в существующих документах.

Как исправить ошибку в бумажной первичке:

Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой.
Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.
Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, внёсших изменения, с указанием их фамилий и инициалов, укажите дату.

Как исправить ошибку в электронной первичке:

Вместо неверного электронного документа, нужно составить новый (исправительный) электронный документ.
В нём должно быть указание на то, что это именно исправительный электронный документ, и ссылка на первоначальный документ. Он должен быть подписан электронной подписью лиц, ответственных за составление документа.
Исправительный документ не должен просматриваться и использоваться без первоначального.

Исправлять электронную первичку можно любым способом, главное — закрепить его в учётной политике.

Хранение первичных документов

Бумажные документы, которые используются в текущей деятельности, хранятся в бухгалтерии. За их сохранность и своевременную передачу в архив отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером. Приём документов и передача в архив оформляются документально.

Можно хранить документы в бухгалтерии или воспользоваться услугами сторонней фирмы.

ФСБУ 27/2021 ввёл новый порядок хранения первичных документов бухгалтерского учёта. По новым правилам бухгалтерский архив ведётся организацией в том виде, в котором бухгалтерские документы были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — в бумажном. Перевод бумажных документов в электронный вид с целью хранения не допускается.

Срок хранения первичных документов бухгалтерского учёта обычно составляет 5 лет, а документы по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии, хранятся 50 или 75 лет. Подробно о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов мы рассказали в статье «Срок хранения документов в 2023 году».

Утеря первичных документов

Если первичка пропала, создают специальную комиссию и расследуют причины пропажи. В результате документы либо находят, либо восстанавливают путём запроса дубликатов у контрагентов, банков и налоговой инспекции.

Если часть документов восстановить не удалось, составляют соответствующий акт с обоснованием причин.

Утерянные документы можно также заменить другими, которые также подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Об этом мы рассказывали в статье «Чем заменить первичку».

Штрафы за отсутствие первички

Отсутствие первичных документов считается нарушением правил учёта. За это предусмотрены штрафы:

10 000 рублей за нарушение в одном налоговом периоде;
30 000 рублей за нарушение в нескольких налоговых периодах;
20% от неуплаченного налога или взносов, но не менее, чем на 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.

Если не предоставить первичные документы для налогового контроля, штраф составит 200 рублей за каждый документ.

За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ. Также предусмотрена административная ответственность.

Электронная первичка в бюджетной сфере

С 1 января 2023 года все бюджетные организации обязаны применять приказ Минфина от 15 апреля 2021 года № 61н. Этот приказ утвердил унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учёта в бюджетной сфере, а также методические указания по их формированию и применению.

К таким документам относятся:

первичные учётные документы: ведомость группового начисления доходов, акт о консервации (расконсервации) основных средств, акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств и другие — всего 17 форм (приложения № 1 и № 2 к приказу № 61н);
регистры бухгалтерского учёта: журнал операций по забалансовому счёту, карточка учёта имущества в личном пользовании, ведомость доходов физлиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (приложения № 3 и № 4 к приказу № 61н).

С 2024 года в электронный вид в обязательном порядке будут переведены ещё 6 форм «первички» и 2 формы регистров бухучёта. По своему усмотрению бюджетные организации могут начать применять их уже в 2023 году. Соответствующие изменения в приказ № 61н внесены приказом Минфина от 7 ноября 2022 года № 157н.

При этом организации бюджетной сферы не применяют ФСБУ 27/2021.

Источник: astral63.ru