Чем подтвердить полномочия ИП

«Отправьте мне пожалуйста Ваши учредительные документы!» — обратился ко мне поставщик. Какие? Учредительные? У меня же ИП! Давайте, разберемся вместе, что же это такое и что нам нужно отправить.

Общее понятие учредительных документов и для чего нужны

Учредительные документы представляют собой пакет документов, позволяющий идентифицировать (то есть установить) действительных собственников бизнеса, саму компанию и полномочия на заключение и совершение сделок (покупок, продаж и тд.). В наш век компьютерных технологий сбор и проверка учредительных документов является обязательным условием для нормальной работы фирмы.

Причиной тому служит огромное количество мошеннических операций, когда злоумышленники вводят в заблуждение руководителей компаний и получают доступ к чужим счетам, имуществу и капиталу. Важное значение сбор учредительных документов имеет и для налоговой службы — для оценки рисков доначисления дополнительных сумм налогов и сборов.

КАК ПОДТВЕРДИТЬ СВОЙ НЕОФИЦИАЛЬНЫЙ ОПЫТ РАБОТЫ ДЛЯ КАНАДЫ: НЕОФИЦИАЛЬНЫЙ ОПЫТ РАБОТЫ / ИП / ФРИЛАНС

Процесс запроса документов у контрагентов (поставщиков и заказчиков) осуществляется на основании требований федерального закона №115 ФЗ, статьи 166 ГК РФ «Оспоримые и ничтожные сделки», статьи 54.1 налогового кодекса РФ. Ссылки на законы лучше сохранить для себя, поскольку иногда приходится обосновывать перед контрагентами необходимость предоставления документов для проверки.

К учредительным документам относятся:

1. Устав – основной документ для юридического лица, в котором закрепляются основные права и возможности собственников бизнеса, порядок утверждения решений о смене директора, юридического адреса компании, порядок перехода прав собственности и тд.
2. решение/протокол об учреждении общества – документ, в котором отражается желание учредителей создать компанию, размер первоначальных инвестиций (уставной капитал), название будущей компании, утверждение устава, директора и тд.;
3. лист записи ЕГРЮЛ. ЕГРЮЛ – это особая база данных обо всех компаниях в РФ; в ней закрепляются основные параметры компании и изменения в их данных: кто создал, форма собственности (ООО, ИП и др.), юр адрес и тд. Почти все те же параметры что и в решении о создании.
4. выписка из ЕГРЮЛ. Выписка из ЕГРЮЛ– это и есть сама запись о компании, со всеми изменениями за все время. Позволяет сверить данные, содержащиеся в реестре с документами, предоставленными контрагентами;
5. список участников;
6. свидетельство ИНН.

Но мало получить документы, необходимо их еще и проверить на достоверность. Важным фактором при этом является способ заверения документов. Дело в том, что документы заверяются налоговой. Если они на бумажном носителе, то они должны быть сшиты, пронумерованы и заверены подписью и синей печатью налогового инспектора. Сейчас же документы на бумажном носителе налоговая практически не предоставляет – только по особому запросу.

ИП управляющий: что нужно делать, чтобы схема работала?

Все документы с налоговой сгруппированы в особый архив данных (сжатая папка), подписанный электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Полномочия для подписания документов проверяются на сайте налоговой и нужен именно сам архив с налоговой в первозданном виде, а не документы по отдельности. По отдельности их достоверность проверить невозможно.

Дополнительно к учредительным документам запрашивается последняя бухгалтерская отчётность и карточка ПП с реквизитами действующих счетов. Далее контрагент проверяет данные об ИП (да и любой другой компании) на сайте Налоговой в сервисе «Знай своего клиента». Отчет о проверке лучше сохранить.

Что на счет ИП?

ИП – это особый вид хозяйствования. В чем его особенность? В том что это некая переходная форма между физическим лицом (а сейчас скорее самозанятым) и юридическим лицом (ООО, ОАО и тд.):

1. ИП отвечает за свой бизнес всем своим имуществом без ограничения. Более того Ип отвечает и за свое физическое лицо. Так, например, штрафы и кредиты физического лица в случае невыплаты будут взиматься с расчетных счетов ИП наравне, как и с обычных счетов. И наоборот – долги ИП переходят на физическое лицо. Компании же, в отличие от предпринимателей, отвечают в рамках своего имущества и никак не затрагивают средства учредителей (по крайней мере до закрытия).
2. ИП не предполагает наличие нескольких собственников и юридический адрес компании – это место прописки в паспорте предпринимателя.
3. ИП может не открывать расчетный счет как юр лицо, однако тут есть некоторые расхождения в законодательстве: формально – никто не обязывает, фактически – и банки, и налоговая не одобрит такое использование счета физического лица, есть также требования закона 115 ФЗ (антиотмывочный закон). Поэтому, после регистрации ИП, сразу идем открывать расчетный счет.

Статус индивидуального предпринимателя дает много преимуществ, например патентная система налогообложения, простота в процессе регистрации изменений в деятельности ип (закрытие, открытие, смены видов деятельности и тд). При этом ограничений для открытия ИП нет, отказать в открытии ИП могут, но только в очень редких случаях:

1. Если физическое лицо относится к одной из категорий: несовершеннолетние и недееспособные лица; те, кто не соблюдает требования, установленные для регистрации ИП в России (нарушение порядка оформления документов, отсутствие постоянной прописки, опечатки); лица, в отношении которых установлен запрет на ведение предпринимательской деятельности: военные, госслужащие и сотрудники спецслужб.
2. Если ранее уже было ИП и оно закрыто налоговым органом самостоятельно (исключение из ЕГРИП). В этом случае получить статус ИП не получится в течении трех лет.

Есть и небольшие минусы в статусе ИП. Их деятельность ограничена — есть небольшие запреты в сферах, требующих обязательного лицензирования.

Однако единого списка видов деятельности, в которых предпринимателю нельзя работать, нет. Чтобы их найти, придется просматривать профильные нормативные документы для лицензирования. Это, например, такие виды деятельности как авиаперевозки, страховой бизнес, банковский бизнес. Других ограничений для ИП нет.

Так как ИП в большей части физическое лицо, нежели юридическое, основным учредительным документом у данной формы бизнеса является удостоверение личности предпринимателя (паспорт РФ или вид на жительство). Дополнительно можно запросить СНИЛС. Именно удостоверение личности ИПшника мы должны проверить в первую очередь. Есть еще дополнительные документы, которые подтверждают статус физического лица как ИП. И тут есть нюансы.

Ранее при открытии ИП все документы были, как мы ранее говорили, «бумажные». В обязательный комплект документов входили: ИНН; свидетельство о регистрации физического лица, в качестве предпринимателя; свидетельство ЕГРИП, лист записи ЕГРИП, выписка ЕГРИП.

С 2019 года пакет документов резко упростился. Была разрешена электронная регистрация ИП. Многие формы документов упростились и исчезли. Сейчас при регистрации ИП налоговая отправляет только УВЕДОМЛЕНИЕ О ПОСТАНОВКЕ НА УЧЕТ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА В НАЛОГОВОМ ОРГАНЕ и лист записи ЕГРИП. ИНН бумажного в основном ни у кого нет (оно есть только на гос услугах в виде номера), свидетельство о регистрации ИП не выдается, свидетельства ЕГРИП с номером не выдается.

Все документы от налоговой также, как и у фирмы, упакованы в архиве, подписанном ЭЦП. Бумажные документы также должны быть заверены печатью и подписью специалиста налоговой службы. Если мы прикладываем копии документов или распечатанные электронные, то ИП должен их заверить своей подписью, инициалами и датой заверения. Но в полной мере проверить электронные распечатанные документы не получится, так как они проверяются только на сайте налоговой и нужен архив целиком.

Бух отчетность и карточка ИП также входит в состав учредительных документов.

Действующий на основании..

Основная сложность при заключении договора у ИП возникает при его составлении. Многие, даже опытные специалисты, по ошибке указывают, что ИП действует на основании УСТАВА. Однако это в корне не верно, как мы уже поняли из предыдущей части статьи. Только руководитель юридического лица действует на основании УСТАВА.

У ИП такого документа нет и не может быть – это противоречит самой сущности такого вида бизнеса. Дело в том, что в уставе прописываются ограничения для руководителя компании и его основные полномочия, название должности. Предприниматель же ничем и никем не может быть ограничен, кроме как законодательно.

Но что же тогда прописать в начале договора в наименовании документа подтверждающего полномочия представителя? Документом, подтверждающим полномочия ИП, является выписка из ЕГРИП. В выписке прописаны все основные реквизиты и подтверждается статус ИП как «действующего». Соответственно прописывается номер ЕРГИП.

В договор вносится запись: «ИП… действует на основании государственной регистрации, о чем внесена запись в ЕГРИП от (дата) за номером (номер ГРНИП из Листа записи ЕГРИП)». Если ИП имеет свидетельство о регистрации ИП (регистрация до 2017 года), то запись следующая: «ИП …, действующий на основании Свидетельства о государственной регистрации серия… №…» (подставив после «ИП» Ф.И.О. предпринимателя)».

В реквизитах ИП для договора никаких особых пунктов нет. Все из карточки ИП: реквизиты счета, номер ИНН, ОГРИП, адрес регистрации, фактический адрес (если есть и отличающийся от регистрации), контакты для связи (телефон, эмейл).

Таким образом, ИП при заключении договора или соглашений должен предоставить учредительные документы, бух отчетность и карточку ИП.

Выходит, предприниматель все должен подписывать сам?

Статус ИП предполагает в первую очередь все же малый бизнес без сотрудников или с минимальным их количеством (до 10 чел). Связано это с большими рисками конфискации всего имущества в случае банкротства или убытков. Ведь, как мы говорили ранее, ИП отвечает перед кредиторами всем имуществом и капиталом, причем как бизнеса, так и личным. Поэтому, когда бизнес укрупняется, как правило, предприниматели открывают фирмы другой формы собственности, такие как ООО, ОАО, ПАО и тд.

Но есть и исключения. Закон не ограничивает ИП ни по сумме выручки, ни в количестве работников. Иногда возможность применения спецрежимов (упрощенное налогообложение) доступных только для ИП (сейчас это только патент и ЕСХН, ранее был еще и ЕНВД) и налоговые льготы перевешивают риски банкротства, и тогда бизнес продолжает существовать и расти.

Особенностей при найме и оформлении работников у ИП нет. Трудовой договор аналогичен тому, что заключается с ООО. Трудовые отношения и споры также регулируются комиссией по трудовым спорам. Работники ИП пользуются теми же привилегиями, что и работники любой компании.

Не ограничено ИП и в найме и создании руководящих должностей. Может быть и отдельный управляющий. Должность у него может быть любой: он может «называться» и директором, и генеральным директором, и президентом. Обычно его полномочия и обязанности прописываются в должностной инструкции. В данном случае руководитель ИП будет представлять ее интересы в соответствии с должностной инструкцией (если это предусмотрено).

Как и в компании, ИП может доверить право подписи документов любому сотруднику без ограничения. Обычно это руководитель ИП. Однако тут есть определенные нюансы.

В компании право подписи официальных документов закрепляется в уставе, там же указываются лица, которые могут подписывать документы от имени компании без доверенности. Такое лицо обязательно вносится в выписку ЕГРЮЛ. Дополнительно, лицо из ЕГРЮЛ может выписать доверенность от имени компании на подписание документов и бух отчетности.

Заверение нотариусом такой доверенности является не обязательным. Достаточно подписи лица из ЕГРЮЛ (не обязательно один руководитель компании) и печати (если имеется, наличие отражено в уставе).

Совсем другие условия для передачи права подписи у ИП. Связано это снова с особым статусом предпринимателя в законодательстве РФ. Так как ИП – это физическое лицо, то доверенность на передачу права подписи такого лица подлежит обязательному нотариальному заверению.

При этом, при подписании договора от имени ИП по доверенности вносится следующая формулировка в договор с наименованием документа подтверждающего полномочия представителя: «ИП (ФИО) в лице представителя (ФИО), действующего на основании доверенности от ____ №____». В подписях сторон также следует указать фамилию и инициалы лица, которое фактически подписывает договор.

Больше никаких отличий доверенности от имени ООО и ИП не имеют. Стоит отметить, что существуют унифицированные формы доверенности (такие как М2 для налоговой), однако соблюдение определенной формы не является обязательным условием ее действительности.

Есть только ограничения по наличию обязательных реквизитов и пунктов в ее составе: доверенность действительна, если в ней есть минимум четыре реквизита: дата составления, сведения о доверителе и представителе, полномочия и подпись доверителя. Дата составления. Может быть указана числом или прописью.

НОВОЕ с сентября 2023 года: доверенность для налоговой

С 1 января 2023 года машиночитаемые доверенности станут обязательными для подписания уполномоченным представителем электронных документов индивидуальных предпринимателей (ИП) и юридических лиц.

В настоящее время, налогоплательщик уже может направлять отчетность и иные документы в налоговые органы с использованием машиночитаемой доверенности.

Машиночитаемая доверенность, или МЧД – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в файле формата XML.

При использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса.

Кроме того, МЧД может оформляться в отношении одного, нескольких, а также всех налоговых органов Российской Федерации.

Для того, чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП потребуется выпустить отдельный сертификат КЭП для сотрудника – подписанта (получить КЭП физического лица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре) и оформить на физическое лицо МЧД, подписанную самим директором организации или индивидуальным предпринимателем, используя свою КЭП.

Далее при подаче отчетности или отправке электронных документов, сотрудник будет удостоверять их собственной КЭП и прикладывать к пакету файл МЧД.

Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, руководитель или ИП может отозвать МЧД в любое удобное время.

На сайте ФНС России размещен сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме», с помощью которого можно оформить МЧД уполномоченного физического лица для представления отчетности и иных документов в налоговые органы. Сервис позволяет сформировать МЧД в виде файла, скачать его, и в дальнейшем использовать по назначению.

Популярные вопросы с ответами

1. Может ли у предпринимателя быть директор?
   Да, ИП не ограничен в найме сотрудников.
2. Что нужно при приеме на работу в ИП?
   Пакет документов стандартный и соответствует трудовому кодексу РФ. Особенностей нет.

Источник: finkor.ru