Чем занимается отдел бизнес процессов

В основе процессного управления заложены следующие концепции.

Постоянного улучшения процессов (Continuous Improvement Process). Это концепция, которая предусматривает незначительные, но постоянные улучшения процесса по всем его составляющим. Наиболее известным подходом, в основе которого лежит постоянное улучшение процессов, является японский подход кайдзен (kaizen).

Выделение бизнес-процессов и оптимизация их параметров (Business Process Improvement).

Управление бизнес-процессами (Business Process Management), далее — ВРМ-система. Это подход, направленный на то, чтобы помочь организациям оптимизировать бизнес-процессы с целью повышения их эффективности. Изменения процессов осуществляются постепенно, но обязательно на систематической основе.

Реинжиниринг бизнес-процессов (Business Process Reengineering). Этот подход возник в начале 90-х гг. XX в. В его основе лежит переосмысление существующих процессов и их радикальное изменение (перепроектирование). В отличие от трех вышеуказанных подходов реинжиниринг предусматривает быстрое изменение процессов. Также в этом подходе значительный упор делается на применение информационных технологий.

Бизнес процессы в отделе продаж

Управление бизнес-процессами (от англ. Business Process Management, далее— ВРМ- системы) — это методология управления бизнес-процессами, направленная на системное повышение операционной эффективности (operational excellence) и темпов развития (process agility) организаций.

Интегрированная в ИТ-пространство организации ВРМ-система способствует упорядочению информационной инфраструктуры в целом.

Современные ВРМ-системы сочетают в одном ИТ-продукте инструменты для повышения эффективности бизнес-процессов организации, среди которых можно выделить:

• • автоматизацию бизнес-процессов (определение требований, проектирование, моделирование, исполнение, управление изменениями);
• • настройку бизнес-процессов в короткие сроки и по любым параметрам;
• • мониторинг бизнес-процессов (сбор статистики по ключевым показателям; мониторинг загрузки сотрудников);
• • контроль KPI как на уровне всего процесса, так и на уровне отдельных операций;
• • оптимизацию бизнес-процессов (процессные навигаторы для направления сотрудников к необходимым результатам; вариативность процессов в зависимости от региона, продукта, группы клиентов, квалификации сотрудников);
• • организацию коллективной работы в рамках неструктурированных бизнес-процессов с использованием различных каналов взаимодействия и социальных сетей;
• • полноценное управление бизнес-процессами с помощью мобильных устройств;
• • поддержку поиска и реализации решений на основе стратегий прогнозной и адаптивной аналитики в режиме реального времени (decision management).

Бизнес-процесс начинается с определения его четких границ.

На вход процесса поступает информация от стейкхолдеров о необходимых потребностях в продукте или услуге.

Выходами процесса являются результаты осуществляемых операций, которыми могут быть материальные продукты, различного рода услуги или интеллектуальная продукция, которые представляют ценность для их потребителя.

Кроме владельца бизнес-процесса в управлении процессом принимают участие функциональные руководители, роль которых выполняют лидеры в определенных направлениях деятельности. Они осуществляют консультирование участников процесса по этим направлениям. Так на начальном этапе бизнес-процесса лидером и функциональным руководителем является специалист по информационным технологиям. Затем лидером становится сотрудник, генерирующий наибольшее количество идей по выполнению проекта.

В описании бизнес-процесса можно выделить следующие разделы.

• 1. Стандартные формы описания бизнес-процесса (регламенты). Рекомендуется использовать типовой образец стандартной формы описания бизнес-процесса, что позволит добиться единого подхода к фиксированию процесса разными людьми, и затем значительно облегчит анализ процессов.
• 2. Карта бизнес-процесса. Карта бизнес-процесса — графическое представление бизнес-процесса в виде блок-схемы. Каждому участнику бизнес-процесса соответствует отдельный столбец. Строки — это временные интервалы. Карта позволяет синхронизировать операции и проследить путь прохождения информации между подразделениями компании.

На этапе составления карты бизнес-процесса, от сотрудника, выполняющего эту работу, не требуется компетенции в области описываемых процедур бизнес-процесса. Он фиксирует знания исполнителей, что и как они делают. Необходимо получить ответы на вопросы: каким документом завершается рабочий цикл, чтобы его можно было начать сначала; кому передается этот документ; что этому предшествует; кто вовлечен в этот процесс внутри и вне организации; кто выдает задание для запуска процесса?

При составлении карты бизнес-процесса следует воспользоваться популярной вопросной формулой 5W1H. Коротко, это пять вопросов. Who? (Кто совершает данную операцию?), Why? (Почему или зачем выполняется эта операция?), What? (Что представляет собой эта операция?), When? (Когда нужно проводить данную операцию?), Where? (Где производится операция?) и один вопрос How? (Как совершается эта операция? Можно ли сделать это иначе или внести улучшения?).

• 3. Маршруты бизнес-процесса. В реальных бизнес-процессах часто участвует несколько подразделений предприятия. Для них необходимо распределить роли в процессе. Кроме того, встречаются ветвления и параллельные действия. Поэтому представление в виде маршрутов очень удобно. Маршруты представляют логистическую схему процесса — движение материалов, людей, денежных и информационных потоков. Блок-схемы используются для расшифровки логики действий команды.
• 4. Матрица бизнес-процесса. Матрица (таблица) анализа взаимодействия процессов позволяет выделить самые важные бизнес-процессы, установить их взаимосвязь и оценить степень влияния процессов на функционирование СМК.
• 5. Составление блок-схемы бизнес-процесса. Блок-схема процесса представляет собой наглядную схему всей цепочки взаимоотношений между всеми участниками бизнес- процесса (потребителями, поставщиками и исполнителями). В процессе составления блок- схемы необходимо ответить на следующие вопросы.

Сопоставима ли ценность от данного бизнес-процесса с затратами на его проведение?

Насколько он интегрирован с другими бизнес-процессами?

Могут ли быть сразу обнаружены ошибки этого бизнес-процесса?

Что сделано для улучшения и обеспечения качества этого бизнес-процесса?

Кроме того, принято выделять:

• • группу индикаторов бизнес-процесса, которые показывают степень достижения цели;
• • группу требований, включающих требования к человеческим ресурсам, условиям производственной среды, инфраструктуре и другому;
• • группу обеспечения желаемого протекания процесса, включающую информацию, инструкции по выполнению работ, сроки их выполнения;
• • группу рекомендаций по финансам, логистике, поставщикам и партнерам и т.д.
• 11. Регламент выполнения бизнес-процесса. Крупные бизнес-процессы целесообразно оформлять в виде отдельного документа — регламента выполнения бизнес-процесса. Остальные бизнес-процессы могут быть оформлены в виде положений о подразделении и должностных инструкций.

В регламент следует заложить требования, обеспечивающие соответствие циклу Шухар- та — Деминга:

• • определение плановых показателей бизнес-процесса на следующий период;
• • анализ владельцем бизнес-процесса отклонений от нормального хода процесса и их документирование;
• • анализ результативности корректирующих мероприятий;
• • формирование отчетности для вышестоящего руководства.

На основании того, что около 80—85% операций бизнес-процессов являются повторяющимися, составляется подробный регламент действий.

Важным является вопрос о правильном описании бизнес-процессов.

Первым шагом является определение причины необходимости описания и оптимизации бизнес-процесса. Можно выделить следующие причины:

• • рост затрат, который не пропорционален росту бизнеса;
• • проблемы, связанные с производством и обслуживанием — несоблюдение сроков, брак, некорректное общение с клиентами и т.п.;
• • отставание от конкурентов в качестве, а также выводе на рынок новой продукции;
• • необходимость повышения прозрачности и управляемости бизнеса;
• • необходимость нововведений для дальнейшего развития бизнеса.

Следующий этап — определение того, насколько и что необходимо улучшить, какие показатели для этого используются, когда будет ясно, что цель улучшений достигнута.

После описания и определения показателей возникает необходимость совершенствования бизнес-процессов, что зачастую требует уже серьезных изменений, это уже подразумевает разработку программы по переходу на новые процессы. Такая программа может включать в себя обучение персонала, изменение информационной системы организации, модернизация инструментов, оснастки, инфраструктуры и т.п.

При описании бизнес-процессов рекомендуется использовать один из трех вариантов:

• 1) акцент направлен на установление взаимосвязей между процессами на предприятии;
• 2) акцент направлен на установление порядка действий, начальных и выходных событий, а также определение основных участников процесса, материальных, финансовых и документальных потоков;
• 3) выполнение обоих вариантов, при этом сначала выполняется первый, затем второй.

Для того чтобы рационально использовать ресурсы для построения процессного управления на предприятии, рекомендуется учесть следующее:

• • выделить основные критерии бизнес-процессов: цели процесса, максимальный и минимальный результат, показатели, участники и т.п.;
• • разработка действий (алгоритма) по достижению поставленных целей организации, определение в данном алгоритме роли бизнес-процессов;
• • подбор для выбранных действий необходимых инструментов и методов.

При описании бизнес-процессов используются основные процессные нотации.

Нотация — это стандартизованный набор символов плюс правила, определяющие, что они означают.

Например, музыкальная нотация включает универсальные символы нотного стана и тональных ключей. Аналогично нотация моделирования бизнес-процессов включает символы (значки) и коннекторы, показывающие взаимосвязь между компонентами реального бизнес-процесса.

На сегодняшний день существует большое количество стандартов нотаций. Выбор наилучшего варианта описания бизнес-процессов обеспечивает долгосрочные преимущества в бизнесе, основными из которых являются:

• • результирующие модели процессов согласованы по форме и по содержанию, что упрощает проектирование, анализ и измерение процесса и стимулирует повторное использование моделей;
• • возможность импорта/экспорта моделей между различными программными средствами;
• • некоторые средства дают возможность перевести нотацию моделирования в исполняемый язык.

В использовании некоторых из перечисленных возможностей, особенно импорта и переноса моделей в процессные движки, наблюдается заметный прогресс.

Современные средства описания бизнес-процессов предоставляют много уровней и атрибутов, которые позволяют более полно описать бизнес-процесс.

При выборе нотации необходимо учитывать специфику организации. Кроме того, надо учитывать, что в некоторых случаях на разных стадиях проекта моделирования и для разных уровней детализации может быть оправданным использование разных нотаций.

• 1. BPMN 2.0 — стандарт, созданный консорциумом Object Management Group (OMG); содержит 103 символа; полезен для представления модели разным аудиториям. Business Process Model and Notation — Нотация моделирования бизнес-процессов.
• 2. Дорожки — не самостоятельная нотация, а дополнение ко многим другим нотациям; помогает изобразить переходы ответственности в ходе процесса.
• 3. Блок-схемы — исходно принятый в качестве стандарта ANSI, включает небольшой и очень простой набор символов; позволяет быстро ухватить ход потока работ.
• 4. ЕРС — нотация, разработанная в рамках методологии ARIS, рассматривает входы и выходы шагов процесса как события; позволяет моделировать сложные комплексы процессов.
• 5. UML — поддерживаемое OMG семейство нотаций и методов моделирования; предназначенное в основном для описания требований к информационным системам.
• 6. IDEF— стандарт правительства США, акцентирующий внимание на входах, выходах, механизмах и средствах управления процессом и явно увязывающий процесс с выше- и нижестоящими в иерархии детализации; хорошая отправная точка для составления взгляда на организацию как на единое целое.
• 7. Карты потоков создания ценности.
• 8. Часть методологии «бережливого производства» использует очень простой набор символов; применяется для изображения элементов затрат ресурсов и времени для наглядного анализа эффективности процесса.

К участию в проекте моделирования могут привлекаться эксперты по стратегии, руководители, эксперты предметной области и аналитики различной специализации. Внедрение процесса часто требует профессиональных навыков в области управления изменениями.

Таким образом, использование процессного подхода целесообразно и актуально на всех стадиях развития как малых организаций так и сетевых структур. При этом, как построение новых бизнес-процессов, так и оптимизация существующих требует ряда специальных подходов, качественного анализа текущей ситуации в совокупности с учетом стратегических и тактических целей и задач организации.

Источник: bstudy.net

Методология управления бизнес-процессами на предприятии

Для обеспечения эффективной деятельности предприятия необходимо своевременно реструктурировать и совершенствовать существующую систему работы этой организации.

Для этого менеджеры используют управление бизнес-процессами.

Основные понятия и принципы

Управление бизнес-процессами — это система методов, направленных на увеличение эффективности деятельности компании. С его помощью определяется суть этапов производственного цикла, организовывается их выполнение, повышается качество результатов работы.

Основной задачей является приведение предмета управления в соответствие со стратегией фирмы. Все процессы в совокупности и по отдельности должны быть организованы так, чтобы их результаты обеспечивали достижение целей бизнеса.

Управление данными процессами решает ряд задач:

• сокращение времени на выполнение работы сотрудниками предприятия, это достигается автоматизацией и составлением алгоритмов для всех процедур;
• повышение качества результатов этапов цикла, для этого внедряются системы контроля, обеспечивается прозрачность всех действий внутри процесса;
• управление предприятием исходя из его реального положения, при этом учитывается величина затрат на изготовление продукции, размер закупок сырья и прочие моменты;
• максимизация эластичности деловых процессов – достигается привлечением участников цикла к модернизации и внедрению новых систем.

Управление осуществляется в несколько этапов:

1. Составление перечня процессов. Некоторое время все события в фирме регистрируются в информационной системе, фиксируются проходящие документы. Уже через 1-2 недели можно найти повторяющиеся циклы, установить их частоту. На основе этого анализа оптимизируется работа компании.
2. Описание процессов. На этом этапе формируется база данных, в которой размещается информация о шагах производства. Результаты используются для построения более эффективной системы процессов.
3. Организация цикла. Для каждого процесса устанавливается свой менеджер, который несёт ответственность за осуществление задач.
4. Контроль деятельности. Описание производства должно осуществляться с помощью специальных информационных систем. База данных используется менеджерами для проверки полноты выполнения поручений.
5. Контроль загрузки персонала. Для каждой операции должен быть установлен определённый лимит времени, отведённого на исполнение. На основании анализа реальных данных о скорости работы принимается решение о премировании сотрудников, увеличении штата, наложении штрафов.
6. Фиксирование затрат. Учёт финансовых расходов на обеспечение функционирования процесса, в том числе выработка и платежи за услуги, ведётся в информационной системе. На основании этих сведений определяется бюджет каждого отдела предприятия, устанавливается стоимость оформления конкретного документа и процесса в целом. Управление должно быть направлено на максимальное снижение затрат.
7. Исследование причин сбоев. В ходе производственного цикла могут возникать ошибки. Одной из задач процедуры является выявление недочётов в работе организации, поиск источников их образования, оперативное исправление.

После проведения перечисленных мероприятий менеджеры отслеживают результаты. Если действия не принесли должного повышения показателей фирмы, проводится дальнейшая оптимизация.

Подробную информацию о используемых на практике методах вы можете узнать из следующего видео:

Какие существуют виды бизнеса в России – читайте в этом материале.

Как и от чего осуществляется страхование предпринимательской деятельности – смотрите здесь.

Современные методики

Управление осуществляется с помощью различных подходов. Существует 4 основных метода, которые используются непосредственно для регулирования бизнес-процессов.

Непрерывное совершенствование

Этот подход имеет долгосрочный характер. Его отличает постепенное изменение бизнес-процессов, осуществляемое сначала на низших уровнях и планомерно переходящее в корректировку важнейших этапов цикла компании. Технология непрерывного совершенствования основана на использовании предложений участников производства.

• Положительным моментом использования является возможность управления в текущем режиме. При этом нововведения не будут вызывать у сотрудников недовольства.
• К отрицательным качествам подхода относится отсутствие оперативности в принятии решений.

Инжиниринг

Этот метод характеризуется построением системы бизнес-процессов, которые направлены на удовлетворение потребностей клиентов, при этом исключается массовое производство. Подход наиболее эффективен в условиях сильной дифференциации спроса и предложения на рынке.

• К плюсам использования относится возможность проектирования разных процессов в зависимости от особенностей групп клиентов.
• Минусом является трудоёмкость подхода. При этом созданная модель не всегда может быть эффективной.

Реинжиниринг

В основе метода лежит полная перепроектировка существующих процессов с отказом от установленных правил и шаблонов. Реинжиниринг предусматривает кардинальную модернизацию системы предприятия.

• К сильным сторонам метода относится резкий скачок эффективности и производительности.
• Слабой стороной считается риск неудачи при создании новых процессов, высокая затратность проекта.

Перепроектирование

Отличается концентрационным характером улучшения процессов. Применяется, если работа компании в целом удовлетворительна, но имеется возможность улучшить существующие показатели.

При этом процессы анализируются, устраняются лишние и дублирующие функции, вводятся новые этапы цикла, действия автоматизируются и приводятся к определённым стандартам.

• Положительным моментом является совершенствование уже имеющегося процесса.
• Минусом считается построение новых функций на основе старой системы, которая может не быть достаточно эффективной.

Рабочие программы

Для управления данными процессами применяются специальные информационные системы. Они представляют собой программы для описания и моделирования этапов цикла компании.

Существует несколько наиболее популярных программных средств:

• ARIS Express считается наиболее простой и доступной для использования как специалистами, так и студентами.
• Bizagi Process Modeler используется для описания бизнес-процессов, документации. Распространяется свободно.
• Business Studio. Использование этого продукта позволит предприятию ускорить формирование новой системы за счёт решения основных задач управления. Доступна бесплатная версия.
• AllFusion Process Modeler позволяет выполнять все действия, необходимые для создания наиболее эффективного производственного цикла.
• ELMA — программное обеспечение российских разработчиков.

Использование подобных информационных систем обязательно для анализа существующих процессов и формирования новых систем.

Источник: znaydelo.ru