Что автоматизировать в бизнесе

Среди предпринимателей распространено мнение, что автоматизация бизнес-процессов — удел крупного бизнеса. А мелкому перед тем, как что-то автоматизировать, необходимо масштабироваться. Но на практике всегда есть что автоматизировать, даже если бизнес — это один ларек прессы или киоск с кофе.

Зачем автоматизация нужна малому бизнесу?

Автоматизация бизнес-процессов позволяет предприятиям сократить денежные и временные расходы, увеличить прибыль и повысить конкурентоспособность. Число организаций, использующих в своей работе информационные технологии, постоянно растет с 2014 года. Особенно востребовано ПО для организационных, управленческих и экономических задач, а также для финансовых расчетов. По данным 2009 года, малый бизнес в России ежегодно тратил на информатизацию около 45 миллиардов рублей. По данным аналитиков IDC, это составляло 55% от суммы IT-расходов всех предприятий России.

Что автоматизировать?

Автоматизировать сейчас можно почти любые процессы в бизнесе — продажи, маркетинг, управление, бухгалтерскую и финансовую отчетность.

Например, в случае с киоском для продажи прессы или другими маленькими торговыми объектами, внедрение системы складского учета позволит поднять продажи. А «1С» позволит организовать бухучет.

Если штат предприятия — несколько сот человек, то пригодятся платформы для управления кадрами. Существуют как специализированные HR-платформы, так и бизнес-платформы, сочетающие функции кадрового, финансового, налогового учета.

По результатам опроса предпринимателей, 83% малых предприятий используют программы бухучета, 40% — программы для работы с клиентами, 61% — ПО для документооборота, 60% — для работы с базами данных.

Хотя актуальность автоматизации бизнес-процессов очень высока, специфика малого бизнеса диктует свои правила внедрения IT-технологий. Если крупный бизнес может позволить себе отдельные решения для каждого направления — найма, работы с клиентами, документооборота, бухгалтерского и налогового учета, управления кадрами, то малый бизнес зачастую ищет единое решение для всех задач – многофункциональные платформы или же автоматизирует актуальные для их бизнеса процессы.

Автоматизация службы поддержки

Согласно исследованию ChatBotsMagazine, чат-боты — будущее торговли. 67% американцев поколения Y согласны делать покупки с их помощью, а 40% используют ботов для шоппинга каждый день. Чат-боты пришлись по нраву покупателям своей мгновенной реакцией и доступностью в режиме 24/7.

Эксперт в области корпоративного pr-информирования и управления общественным мнением «Агентство Партизанов» Илья Егоров отмечает, что у чат-ботов есть 5 серьезных преимуществ для осуществления поддержки и продаж:

«Доступность. Чат-боты готовы к работе круглосуточно, без выходных, праздников и обедов, семь дней в неделю и 365 в году. Возможность в любой необходимый момент получить информацию или техническую поддержку – безусловно, привлекательный сервис в глазах покупателя и возможность быть ближе к своему клиенту.
Эффективность. В любой сфере бизнеса, будь то строительство или предоставление услуг, есть свой список «часто задаваемых вопросов». Ответы на них занимают огромное количество времени и требуют работы целой команды операторов. Взять на себя эти тяготы могут чат-боты. Качественно сконструированный бот позволит предоставлять всю необходимую информацию о компании или товаре по всем запросам одновременно.
Низкая стоимость. Использование чат-ботов может существенно снизить расходы компании. Они легко настраиваются под различные требования, охватывают широкую аудиторию и работают беспрерывно, исполняя обязанности целого штата сотрудников. А расходы на создание, поддержание и обновление их не столь высоки.
Универсальность. Чат-боты легко интегрируются практически со всеми платформами и имеют множество вариантов настройки. Благодаря этому их легко применить к любой корпоративной системе (CRM, сайт).
Осведомленность. У чат-ботов есть возможность сбора статистики и ее последующего анализа. Они могут записывать данные, которые помогут мониторить и оптимизировать работу»

Чат-ботов уже активно используют в крупных компаниях. Но они подходят и под потребности небольших предприятий. Сергей Кокорин руководит компанией «100 земель» и уже попробовал чат-бота для поддержки и продаж. По его словам, после внедрения выросла эффективность коммуникации с клиентами: чат-бот может правильно ответить на любые вопросы о приобретении земельного участка.

Конечно, в начале понадобилось собрать много информации, волнующей покупателей, потратить время, чтобы корректно подобрать и составить вопросы и ответы. Периодически бота нужно «дообучать». Сейчас он работает на лендинге только одного проекта, но Сергей планирует запустить его и на других.

По словам Анны Завадской, архитектора туннелей продаж в мессенджер-ботах, основные проблемы, которые малый бизнес решает через чат-ботов — это недорогое привлечение и удержание клиентов, рост повторных продаж, снижение издержек внутри бизнеса за счет оптимизации процессов:

«Чат-боты разрабатываются для целей, наиболее актуальных для каждого конкретного бизнеса:
— организация эффективной работы сотрудников;
— удобный сбор базы контактов покупателей и отзывов;
— рассылки с акциями и спецпредложениями в мессенджеры клиентов;
— автоматизация продаж через внедрение в бот автоворонки;
— прием заявок, вопросов с типовыми ответами и возможностью подключения сотрудника поддержки к диалогу»

1. Manybot — стоимость – бесплатно.
2. Chatgun — стоимость – от 390 руб. в месяц.
3. Bot Kits — стоимость – от 499 руб. в месяц.

Автоматизация продаж

Автодозвон

Обзвон клиентов – часто рутинное занятие, отнимающее много времени и требующее работы нескольких операторов. При этом клиенты могут не брать трубку часами. Поэтому автоматизация бизнес-процесса здесь как нельзя кстати. Для того, чтобы решить эти проблемы и снизить затраты, созданы системы автодозвона. Обычно, автодозвон работает в трех режимах:

• прогрессивный (progressive) — максимальное количество каналов, подойдет для автоинформирования;
• предиктивный (predictive) — минимальное время ожидания оператором клиента — как только абонент отвечает на звонок, его сразу соединяют с оператором;
• превью (preview) — оператор инициирует дозвон и не снимает трубку, пока клиент не ответит. Оптимальное решение для колл-центров.

CEO

Автоматизация финансово-управленческого учета

Управленческий учет — система для сбора данных о бизнесе для последующего анализа. Учет — один из видов автоматизации бизнес-процессов, он помогает получать подробные отчеты о движениях денег, прибылях и убытках и других финансовых данных. Малый бизнес зачастую ведет такие отчеты в Excel-таблицах, это усложняет анализ информации и требует много времени.

Идеальный управленческий учет позволяет руководителю в любой момент определить, что происходит с бизнесом, и выстроить дальнейшие действия. Бухучет здесь не поможет — он не позволяет оценить прибыльность отдельных сегментов и не дает достаточно информации для грамотного финансового планирования. Бухучет нужен для отчетности перед государством.

У небольших компаний, в отличие от более масштабных коллег, нет ни отдельного финансового отдела, ни департамента аналитики, ни стратегов-менеджеров, занимающихся планированием. Все эти задачи часто ложатся на самого руководителя, поэтому важно освободить драгоценной время собственника и автоматизировать учет денег.

Финансовый директор «Нескучных финансов» Дмитрий Фурье отмечает, что для автоматизации учета нужно собрать и структурировать информацию, а также подобрать инструменты под наиболее сложные и нуждающиеся в контроле статьи и контуры учета. По его словам, если крупный и средний бизнес может заказать ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) под собственные потребности, то малому бизнесу придется использовать разные инструменты. Помочь с этим бизнесмену могут облачные решения, такие как ПланФакт.

Компьютерные алгоритмы успешно заменяют работу финансистов по всему миру. Автоматизация финансового учета для малого бизнеса позволяет решать проблемы с мультивалютностью, разделять проекты разных контрагентов и избегать потери средств из-за нарушений в учете дебита-кредита.

Алексей Прозоров, собственник логистической компании IMPORT.PLUS, столкнулся с потерей 120 тысяч рублей как раз из-за отсутствия автоматизации:

«Однажды я понял, что в отчетности компании нарушена логика дебиторки и кредиторки. Отмотав события обратно, увидел недостачу 120 тысяч рублей. Где они – не понятно. Поэтому решили, что нам срочно нужен инструмент, который даст информацию о наших финансах здесь и сейчас. Ведь разбираться в прошлом очень трудно.

Внедрение ПланФакт заняло 1 день. Разбирались еще 2 дня. В результате, выяснили, в чем у нас проблемы с учетом и поняли как их устранить»

Теперь у IMPORT.PLUS все автоматизировано: можно легко изучить аналитику, внести или изменить данные, учесть проектную прибыль, сократить издержки и перераспределить расходы.

ПланФакт — сервис с простым и интуитивно-понятным интерфейсом:

«Все данные демонстрируются с помощью наглядных графиков и диаграмм, благодаря которым анализировать информацию очень легко. Для работы с сервисом не нужно долго обучаться, всего за несколько дней можно разобраться со всеми функциями и приступить к самостоятельной работе с ПланФакт»
— Алексей Прозоров, собственник компании IMPORT.PLUS

Коротко о главном:

1. Автоматизация бизнес-процессов раньше была прерогативой крупного бизнеса, но сейчас ее активно использует и малый бизнес.
2. Автоматизировать можно любые процессы — продажи, маркетинг, финансовый учет, даже общение с покупателями.
3. Автоматизация позволяет повысить продуктивность, увеличить прибыль, масштабировать бизнес.
4. Для малого бизнеса есть как недорогие решения по конкретным процессам, так и комплексные решения, объединяющие сразу несколько направлений.
5. Автоматизированные решения — реальный способ для малого бизнеса повысить эффективность работы, не раздувая бюджет. Автоматизированные платформы снимают с руководителя и персонала рутинные задачи и позволяют работать над такими сложными и трудоемкими процессами как планирование, коммуникация с клиентами, выстраивание стратегии развития и продвижения.

Источник: planfact.io

Автоматизация бизнеса — путь к успеху современных компаний

Чтобы высвободить часть человеческих и финансовых ресурсов, сформировать оптимальную стратегию управления и повысить производительность работы, прогрессивные компании возлагают выполнение стандартных процессов рутинных операций на специальное программно-аппаратное или программное обеспечение. Этот процесс носит название автоматизации бизнеса.

1. Зачем современному бизнесу автоматизация

1. Сотрудники выполняют скучные рутинные задачи, требующие не интеллектуальных усилий, а постоянного внимания к деталям или отдельным операциям?
2. Ведение бизнеса требует обработки больших объемов информации?
3. В бизнес-процессах выявлены проблемные участки (например, «шумы» в коммуникациях, препятствующие своевременному выполнению поставленных задач, часто повторяющиеся ошибки)?
4. Присутствуют трудоемкие задачи, на решение которых отводятся ограниченные промежутки времени?

Если хотя бы на один вопрос менеджер отвечает положительно, однозначно стоит задуматься об автоматизации бизнеса.

В первую очередь следует понять, какие процессы будут подвергаться автоматизации:

• базовые — непосредственно относящиеся к производственному процессу;
• оперативные;
• сервисные — создающие необходимые условия для возможности реализации базовых процессов).

К примеру, для юридической фирмы работа с клиентами и их делами будет являться базовым процессом, тогда как обработка канцелярией внутренней документации, делопроизводство можно отнести к категории сервисных процессов.

Автоматизация базового процесса оказывает прямое влияние на уровень дохода компании, работа с сервисными процессами — только опосредованное, отследить которое и выразить в конкретных цифрах намного сложнее.

Для большинства компаний ключевыми задачами автоматизации бизнеса являются:

1. Ускорение и упорядочивание бизнес-процессов. Четко разграничив полномочия, определив сроки выполнения операций, порядок осуществления коммуникаций, можно добиться максимальной прозрачности процессов и свести к минимуму риски, связанные с человеческим фактором в задачах, требующих участия нескольких сотрудников (в том числе разных структурных подразделений).
2. Экономия. В зависимости от направления автоматизации бизнеса, путем внедрения соответствующего программного (программно-аппаратного) обеспечения можно либо сократить затраты, либо добиться роста производительности труда.
3. Улучшение психологического микроклимата в коллективе. Четкое распределение обязанностей позволяет избежать лишних конфликтов между сотрудниками на почве неопределенности о зонах ответственности.
4. Повышение лояльности клиентов, улучшение репутации компании.

Говоря об эффективности автоматизации, стоит отметить, что нулевой или отрицательный эффект от автоматизации — редкость. Это становится возможным в условиях саботажа со стороны менеджеров, то есть в ситуации, когда после приобретения и внедрения средство автоматизации просто игнорируют, никак не используют в процессе деятельности.

Для каждой компании могут рассматриваться индивидуальные количественные и/или качественные показатели эффективности автоматизации. Планируя внедрение новых программ, рекомендуется заранее уточнить, каких результатов требуется достичь с их помощью. Тогда оценка эффективности будет более точной.

Примеры показателей эффективности автоматизации:

• снижение количества жалоб клиентов;
• снижение стоимости реализации бизнес-процесса;
• снижение трудозатрат;
• сокращение временных промежутков, необходимых для выполнения процесса или операции.

Также для оценки потенциальных затрат на этапе планирования автоматизации не лишним будет рассчитать отношение стоимости процесса к обороту компании. Это позволит избежать лишних затрат на слишком дорогое и не всегда подходящее решение.

2. Успехи автоматизации бизнеса «в лицах»

Цифровизация и автоматизация — тренды современного бизнеса во всём мире. Сложно найти успешную крупную или среднюю компанию, которая полностью игнорирует цифровые решения: у которой нет сайта, или которая не пользуется никаким программным или аппаратным обеспечением в деятельности. Многие предприятия практикуют комплексный подход, параллельно внедряя несколько систем, взаимно дополняющих друг друга.

Из российских компаний, использующих автоматизированные системы зарубежного или отечественного производства, можно отметить:

• Магнитогорский металлургический завод;
• Рязанский нефтеперерабатывающий завод;
• Тюменскую нефтяную компанию;
• Ростелеком;
• Сургутнефтегаз.

Этот перечень далеко не полный. Применение специализированных программ само по себе не является универсальным ключом к успеху, однако оно эффективно помогает справиться с целым комплексом препятствующих динамичному развитию бизнеса факторов.

3. Инструменты автоматизации — популярные и эффективные

Автоматизировать в бизнесе можно практически любой процесс, главное — подобрать для этого правильный инструментарий. Вид автоматизации будет зависеть от того, для работы с какой группой она предназначена:

1. Операционные процессы (относятся к категории базовых). Выбор сервиса связан со спецификой бизнеса. В большинстве случаев это CRM, ERP, САПР, АСУТП.
2. Управляющие процессы. Здесь подойдут CRM, ERP, а также системы управления проектами.
3. Поддерживающие процессы. В данной категории пригодится вездесущая 1С, системы электронного документооборота, конструкторы документов.

С чего начать автоматизацию бизнеса? Ответ на этот вопрос также следует искать в его специфике. Как показывает практика, если ранее сотрудники не сталкивались с автоматизированными системами, внедрять сразу целый комплекс модулей, направленный на охват максимального количества бизнес-процессов, будет сложно. Кроме того, менеджер обязательно столкнется со скрытым или выраженным сопротивлением со стороны сотрудников, так как подобные продукты позволяет упростить процессы после успешной адаптации, но требует дополнительных трудозатрат на этапе внедрения.

Рекомендуется приступать к автоматизации поэтапно, начиная с выделенной группы, постепенно распространяя инструментарий на весь комплекс процессов.

3.1. Эффективные инструменты иностранных разработчиков

Зарубежные компании уже успели представить на рынке целый комплекс сервисов автоматизации, их перечень постоянно пополняется.

В настоящее время наибольшей популярностью пользуются:

1. SAP ERP . Один из мировых лидеров на рынке систем автоматизации. Более 400 тысяч компаний из 180 стран мира успешно пользуются SAP ERP. Это система модулей, позволяющая объединить все процессы компании, оставляя при этом достаточную степень автономности каждому из них. Также есть возможность подключить дополнительные узкоспециализированные модули. Следует учитывать, что это продукт международного уровня, а значит, требует перевода интерфейса и адаптации документооборота.
2. Microsoft Dynamics AX (Axapta). Ещё один комплексный продукт, ориентированный на автоматизацию среднего и крупного бизнеса. Microsoft Dynamics AX (Axapta) отличается гибкостью — подобрать оптимальный комплекс модулей и адаптировать его в том числе для российской компании несложно. Нельзя не отметить, что система имеет русифицированный интерфейс и позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет как с учетом международных, так и отечественных требований. Из недостатков пользователи отмечают высокую стоимость лицензии, а также перегруженность функционала некоторых процессов, замедляющую их работу.

3.2. Популярные инструменты российских компаний

Российские разработчики также не обходят вниманием необходимость автоматизации бизнес-процессов. Среди существующих отечественных инструментов можно выделить следующие:

1. Doczilla Pro . Платформа предназначена для автоматизации работы с документацией. Позволяет ускорить подготовку договоров и документов, исключить ошибки и неточности, а значит, заключать большее количество сделок за тот же период времени. К достоинствам платформы можно отнести:

• наличие полнофункционального текстового редактора, дающего пользователю возможность работать с документом как с обычным файлом, не затрачивая лишнее время на обучение и адаптацию;
• возможность самостоятельно создать один интерактивный шаблон вместо нескольких типовых форм, запретить текст документа к редактированию (в таком случае, можно быть уверенным, что в нужный документ не будут внесены несанкционированные правки);
• возможность согласовывать документы в едином пространстве с клиентами и контрагентами.

2. 1С: ERP Управление предприятием . Система получила широкое распространение как в России, так и в ряде стран СНГ благодаря универсальности. 1С: ERP включает в себя блоки маркетинга, закупок, управления производством, учет расходов, ТОИР, бюджетирование/планирование, управление персоналом. Предприятие может выбрать и внедрить наиболее подходящие блоки. Кроме того, разработчики постоянно обновляют систему, предлагая специальные отраслевые модули, например, для строительства.

3. Галактика ERP . Помимо бухгалтерского и налогового учета, разработанного на основании российского законодательства, функционал системы также включает в себя модули управления логистикой, производством, персоналом и финансами. Заказчик также имеет возможность сформировать ERP-систему для предприятия, выбирая только необходимые модули.

4. Пять «лайфхаков» автоматизации бизнеса

Приступая к процессу внедрения программного обеспечения для автоматизации бизнеса, менеджерам приходится сталкиваться с целым рядом затруднений. Конечно, внедрение принципиально нового подхода к организации бизнес-процессов сопряжено с новыми задачами, на адаптацию которого персоналу нужно время. Однако некоторых трудностей можно избежать, если правильно подойти к вопросам внедрения и воспользоваться следующими «лайфхаками»:

1. Каждой группе задач — свой тип автоматизации. Распространенная ошибка новичков — купить дорогой универсальный инструмент и попытаться применить в специфической отрасли без адаптации. Продукт, даже высококачественный, будет малоэффективен, к примеру, в энергетике, если при разработке он был нацелен на пищевое производство, и наоборот. Также следует учитывать, что инструмент автоматизации нужно применять к той группе процессов, для которой он разработан. Управление проектами — для менеджеров, не для производственного персонала. CRM — для маркетинга и отдела продаж.
2. Стадии принятия автоматизации— бороться или принять. Борьба, торг, принятие — стадии, сопровождающие процесс внедрения в состоявшейся и функционирующей компании. Менеджеру нужно быть готовым к тому, что персонал воспримет идею автоматизировать бизнес-процессы равнодушно (при оптимальном сценарии) или даже будет активно ей противодействовать. На преодоление человеческого фактора уйдет некоторое количество времени. Слишком торопить события не стоит, но и игнорировать откровенный саботаж тоже нельзя.
3. Подбор готового инструмента или разработка собственного. Подбор готового продукта — это более быстрое, дешевое и эффективное решение, чем разработка уникального. На рынке представлено достаточное количество автоматических систем — в том числе комплексных, и выбрать оптимальный вариант не так сложно. Пользоваться готовой системой можно практически сразу же после приобретения лицензии, а на разработку и отладку вновь разработанной могут уйти годы.
4. Быстрый эффект от автоматизации — как посчитать и получить. Автоматизация не даёт мгновенного эффекта. Однако просчитать всё-таки можно. Самый простой способ — отследить в динамике показатель, характеризующий целевой процесс автоматизации. К примеру, если автоматизировано составление договоров в юридической компании, можно сравнить, сколько подобных документов составлялось за промежуток времени (например, месяц) до и после внедрения. Приступать к расчетам в первый же месяц использования нового ПО не стоит (сотрудникам необходимо время на обучение)
5. Автоматизация с нуля — с чего начать. Начать следует с анализа действующих бизнес-процессов и выбора наиболее критичного. Если компания регулярно сталкивается с тем, что сотрудники делают механические ошибки при составлении документов, первым шагом будет внедрение соответствующего конструктора. Задачи постоянно «теряются», исполнителей не найти? Срочно нужна система электронного документооборота.

Заключение

Без автоматизации современной компании обойтись невозможно. Внедрение специального программного обеспечения — шаг на пути оптимизации затрат времени, труда, ресурсов. Главное, вовремя начать использовать оптимальные инструменты для бизнеса.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок

Источник: doczilla.pro

Автоматизация бизнеса

По мере того, как современная бизнес-среда становится все более продвинутой, появляется множество задач и процессов, которые необходимо выполнить для эффективного прогресса в бизнесе. Автоматизация бизнеса подходит для организаций, которым нужны быстрые результаты, вытекающие из эффективных и оптимизированных процессов и сложных систем отслеживания информации.

На первый взгляд кажется, что автоматизация рабочих процессов является ключевой частью стратегий роста многих компаний. В конце концов, рынок автоматизации документооборота в 2019 году оценивался в 9,26 млрд долларов, а к 2023 году ожидается, что он достигнет 18,45 млрд долларов. Однако, согласно отчету аналитиков Forrester под названием «Состояние цифровой трансформации в 2019 году», до 22 процентов предприятий до сих пор не приняли это изменение. Цифровое преобразование и автоматизация бизнес процессов имеет решающее значение для совершенствования любой компании, что, в свою очередь, способствует удовлетворенности клиентов.

Проще говоря, если вы хотите увеличить число счастливых клиентов, вам нужно сосредоточиться на совершенстве процессов. Автоматизация бизнес-процессов — это простой и эффективный способ начать путь к успеху.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологии для выполнения повторяющихся задач или процессов в бизнесе, где могут быть заменена ручная работа. Это делается для минимизации затрат, повышения эффективности и оптимизации процессов. Автоматизацию бизнес-процессов не следует путать с управлением бизнес-процессами, которое представляет собой более широкую дисциплину, включающую управление сложными общеорганизационными процессами с использованием различных методологий.

Платформа автоматизации бизнес-процессов — это система или приложение, которое заменяет повторяющиеся ручные процессы автоматическими. Это позволяет пользователям автоматизировать свои задачи и действия в различных областях, интегрировав различные бизнес-системы для максимальной гибкости и простоты использования.

Примеры автоматизации бизнес-процессов

Для лучшего понимания автоматизации бизнес-процессов давайте рассмотрим несколько вариантов использования.

Хотя найм сотрудников может показаться беспроблемным процессом, он включает в себя несколько важных задач. Заполнение форм информации о сотрудниках, организация вводных сессий, организация учебных занятий, настройка банковских счетов, сбор соответствующих документов и назначение наставников — вот лишь некоторые из этих действий. Без автоматизации весь процесс может стать довольно хаотичным и привести:

• К излишней бюрократии;
• потере важных задач;
• недовольству сотрудников;
• снижению производительности.

Применение автоматизации бизнес-процессов для регистрации сотрудников обеспечит плавный переход от одной задачи к другой, поддерживая в курсе соответствующих сотрудников и предоставляя информацию о состоянии процесса.

Запросы на заказ или покупку в большинстве организаций являются повторяющимися процессами. Запрашивающая команда заполняет форму и отправляет ее в отдел закупок. Затем утверждающий орган рассматривает запрос и отклоняет его в случае, если информация неадекватна или имеются бюджетные ограничения. Затем он отправляется обратно запрашивающей команде. В случае одобрения создается заказ на поставку, а копии направляются поставщику, а также группе инвентаризации. Без автоматизации в этой области могут возникнуть следующие проблемы:

• Отсроченное одобрение ПО;
• Снижение производительности;
• Неполные записи;
• Ошибки в ПО;
• Ошибки при доставке товаров.

Автоматизация бизнес-процессов может помочь улучшить подотчетность и гибкость, а также обеспечить точную запись данных, к которой могут обращаться соответствующие заинтересованные стороны, когда это необходимо. Автоматизация также сохранит все связанное с процессом взаимодействие в рабочем процессе, чтобы упростить и ускорить выполнение задач.

Почему вы должны автоматизировать свои бизнес-процессы?

Вот несколько веских причин для автоматизации ваших бизнес-процессов.

Цифровая трансформация бизнеса

Цифровая трансформация может показаться высокой целью для организаций, которые не находятся на этом пути. Автоматизация бизнес-процессов может стать трамплином для старта непрерывных преобразований. Вы можете начать с нескольких процессов, которые явно нуждаются в коррекции, и постепенно продвигаться к более сложным процессам.

Автоматизация требует определенной ясности в процессе прямо на стадии проектирования. Если вы не знаете, какие задачи выполняются, вы не сможете точно спроектировать и автоматизировать рабочий процесс. Кроме того, отображение процессов может обеспечить ясность для всех сотрудников, а также служить хорошим учебным ресурсом. Понимание, которое вы получите от анализа автоматизированного процесса, может четко показать вам разрыв между вашим процессом, и вашими планами.

Одним из замечательных результатов системы автоматизации процессов является упрощение бизнеса. Четкая подотчетность, настраиваемые уведомления, ценные сведения и более быстрые сроки выполнения работ позволяют упростить устранение расточительных действий и сосредоточиться на улучшении задач, повышающих ценность вашей работы.

Когда вы автоматизируете бизнес-процесс, вы каждый раз будете получать результаты единого стандарта. Стандартизация помогает позиционировать вашу организацию как надежную, что, в свою очередь, может помочь увеличить клиентскую базу.

Удовлетворение потребностей клиентов является ключевым фактором в любом бизнесе. Сосредоточение внимания на технологическом и эксплуатационном совершенстве поможет вам с легкостью превзойти ожидания клиентов. Когда вы постоянно соблюдаете собственные стандарты, покупатели с большей вероятностью будут отдавать предпочтение вашей компании.

Какие бизнес-процессы следует автоматизировать?

Автоматизация бизнес-процессов не ограничивается несколькими функциями. Некоторые факторы, которые могут указывать на необходимость автоматизации, включают:

• Большой объем задач;
• Для выполнения задач требуется несколько человек;
• Сжатые сроки;
• Значительное влияние на другие процессы и системы;
• Необходимость соблюдения рамок инвесторов и аудита.

Если действие соответствует всем перечисленным выше критериям, весьма вероятно, что вам нужно автоматизировать бизнес-процесс. Чтобы дать вам более ясную картину, вот некоторые обычно автоматизированные процессы в организациях.

• Электронная почта и push-уведомления;
• Служба поддержки;
• Создание тематических исследований для клиентов;
• Агрегирование данных;
• Резервное копирование и восстановление;
• Заявки сотрудников;
• Закупка;
• Процессы колл-центра;
• Заказы на продажу;
• Отслеживание времени и посещаемости;
• Платежная ведомость;
• Запуск продукта.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

После того, как вы автоматизировали свои бизнес-процессы, вы можете ожидать увидеть множество преимуществ. Вы увидите повышение производительности благодаря расширенному доступу. Облачные инструменты автоматизации бизнес-процессов хранят ваши данные в центральной базе данных. Это поможет вам получить доступ к данным из любого места или устройства, когда вам это нужно.

Ваши бизнес-процессы станут намного прозрачнее. Автоматизированные процессы держат все заинтересованные стороны в курсе, повышая прозрачность. Отчеты о статусе держат каждого партнера индивидуально ответственным. Вы можете отслеживать и отслеживать процессы во время их работы, что может улучшить подотчетность и прозрачность.

Возможность отслеживать процессы на ходу также поможет вам следить за ошибками, исправляя их по мере их возникновения. Отчеты о производительности помогут вам понять, что вы можете предпринять превентивные меры против повторяющихся ошибок.

В долгосрочной перспективе вы начнете замечать более быстрые сроки выполнения работ и сокращение затрат благодаря меньшему количеству ручных вмешательств. Вы также сможете улучшить распределение своей рабочей силы, поскольку приложение будет обрабатывать все повседневные задачи. Таким образом, вы можете перенаправить своих сотрудников на задачи, которые требуют человеческих усилий.

Масштабируемость. С ручным управлением очень трудно масштабировать увеличение спроса вашего бизнеса. Автоматизированные процессы делают это без особых усилий для предпринимателя. Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов помогает вам глубже понять ваши процессы с помощью аналитики и отчетов, что помогает принимать сложные решения.

Система автоматизации бизнес-процессов в конечном итоге позволит повысить эффективность бизнеса. Поскольку она основана на понятии непрерывного улучшения процесса, уровни эффективности будут расти. Поскольку повседневные задачи решаются с помощью автоматизации, сотрудники могут быть переназначены для выполнения работы с высокой ценностью. Благодаря более устранению расточительных методов автоматизированные процессы способствуют экономии времени и средств.

Лучшие практики в автоматизации бизнес-процессов

Простая подписка на инструмент автоматизации бизнес-процессов не гарантирует успех. Вам нужно будет тщательно и прагматично подходить к автоматизации ваших бизнес-процессов. Вот несколько советов о том, как сделать автоматизацию успешной.

1. Начните с четкого понимания того, какие задачи выполняются, кто несет ответственность и когда каждая задача должна быть выполнена.
2. Убедитесь, что у вас есть четко определенные цели при автоматизации бизнес-процесса.
3. Измерьте результаты с поэтапным подходом. Многие организации разочарованы тем, что результаты не реализуются в одночасье.
4. Инвестируйте адекватное время в обучение сотрудников и учтите период адаптации.
5. Примите долгосрочную перспективу.
6. Используйте готовые решения там, где это возможно.

Особенности поиска оптимальной системы автоматизации бизнес процессов

С ростом популярности систем программного обеспечения для бизнеса в последние годы на рынке появилось множество платформ автоматизации бизнес-процессов, каждая из которых заявляет, что предлагает пользователям непревзойденные преимущества. Но прежде чем связываться с поставщиком платформы, вы должны убедиться, что он полностью соответствует вашим потребностям.

То, что вы ищете, неизбежно будет меняться в зависимости от потребностей вашего бизнеса. Однако в качестве стандарта важно выбрать приложение, которое можно быстро и легко настроить в соответствии с существующими бизнес-процессами для максимальной эффективности и простоты использования. Более того, если вы используете другие системы, вам, безусловно, будет полезно убедиться, что ваша платформа автоматизации бизнес-процессов совместима с ними и позволяет интегрировать данные и информацию в различные типы программного обеспечения.

Вопросы, которые нужно задать, прежде чем выбрать систему автоматизации

Имея это ввиду, вот несколько ключевых вопросов, которые следует задать потенциальным поставщикам вашей платформы автоматизации бизнес-процессов:

• Каковы затраты на установку, внедрение и текущие расходы, связанные с программным обеспечением?
• Какой уровень клиентского или технического обслуживания и поддержки доступен пользователям и насколько он доступен?
• Какие функции отчетности есть у платформы, и какую аналитику я могу извлечь из нее?
• Если вы используете другое программное обеспечение для бизнеса, насколько эта система совместима с моими другими поставщиками?
• Если моя организация будет расти, будет ли система автоматизации предлагать мне надежные возможности и адаптироваться к меняющимся потребностям?

Если вы готовы поднять свой бизнес на новый уровень, хорошая система сможет предоставить вам восхитительный опыт автоматизации. Это должно быть облачное приложение без кода, для настройки которого не требуется обширная ИТ-поддержка. Наличие интуитивно понятного визуального конструктора форм и таблиц обеспечат легкость проектирования и автоматизации ваших рабочих процессов.

Начать не может быть проще, чем вы думаете. Во-первых, выберите приложения, которые наиболее актуальны и полезны для вашего бизнеса. Выбор варьируется от адаптации сотрудника до возмещения расходов.

Затем, поработайте с интуитивно понятным программным обеспечением, чтобы настроить существующие формы данных для полного соответствия информации, которую ваша организация должна собрать. Затем используйте его для создания и запуска простых рабочих процессов, в которых вы можете установить сроки, разрешения и специфичные для организации шаги процесса. Наконец, проанализируйте производительность в реальном времени в приложениях на платформе систем автоматизации, чтобы выявить проблемы и блокировки в процессах, а затем проанализируйте общую производительность по ключевым показателям эффективности.

Заключение

Переход от ручного процесса к автоматизированному процессу организации бизнеса может гарантировать, что ваша организация остается на пути к непрерывному росту. Реализуйте преимущества, которые платформа автоматизации может принести вашей организации. В опросе, проведенном в 2018 году более чем 280 компаниями в России, 62 процента респондентов сообщили о трех или более неэффективных процессах, которые могут быть устранены с помощью автоматизации. Опрос показал, что менеджеры тратят не менее 8 часов в неделю в среднем на ручные задачи. Фактически, 25 процентов сообщили, что тратят 20 часов в неделю на ручные задачи по обработке данных!

В то время как изменения могут показаться пугающими для некоторых предприятий, борьба с трудоемкими и неэффективными ручными процессами только улучшит вашу организацию. Инвестирование в высококачественную платформу автоматизации бизнес-процессов может предложить вашей организации ощутимую экономию средств, более эффективные процессы с меньшим количеством ошибок и расширенные функциональные возможности отчетности.

Источник: xn—-8sbcgjdnfczvhfb7cc6c6l.xn--p1ai