Функции помощника руководителя всегда разные, их определяет специфика деятельности компании. От того, с какими вызовами и задачами сталкивается каждый день руководитель, полностью зависит то, чем будет занят его помощник.
В этой статье я расскажу об общих чертах, которые должны быть присущи всем помощникам, и дам совет, какую работу руководитель может полностью передать, чтобы освободить 20% своего времени
Каким должен быть личный помощник?
Профессией личного помощника интересуются в первую очередь люди, которые только выстраивают свою карьеру. Для них работать под командованием опытного топ-менеджера — отличный старт и возможность понять, как работает бизнес изнутри. Но таким людям лучше начинать с сотрудничества с руководителями малого и среднего бизнеса.
Крупные топ-менеджеры отдадут предпочтение помощникам с большим опытом. Но чаще всего руководители предпочитают брать на работу не профессионалов, которые могут ответить на любой вопрос и похвастаться большим послужным списком, а тех, кто находится с ними на одной волне. Так как взаимодействовать с помощником придётся постоянно, очень важно сойтись характерами и прийти к взаимопониманию. Помощником должен быть человек, у которого безупречные морально-этические качества, так как у него будет доступ ко всей личной и корпоративной информации руководителя. Вы должны быть уверены, что он не обманет вас, не сольёт данные конкурентам, не присвоит себе ваши деньги и т. д.
Опыт и образование
- грамотная речь;
- знание законов, которые касаются работы компании;
- владение компьютером, особенно офисными программами;
- умение работать с документацией;
- умение вести деловую переписку и переговоры;
- знание иностранного языка;
- понимание бизнес-процессов компании.
Это минимальный список требований, который можно дополнять в зависимости от ниши и других отличительных черт организации.
Качества и характер
Личные убеждения и выбранная модель поведения ассистента не должны противоречить предпочтениям руководителя, иначе эффективного взаимодействия не получится. Помощнику нужно подстраиваться под особенности характера начальника, его расписание и требования.
Чтобы взаимодействие было максимально эффективным, ассистент руководителя должен обладать следующими качествами:
— стрессоустойчивость (личному помощнику чаще других придётся сталкиваться с гневом и недовольством начальника, он должен всё это выдерживать и сохранять настрой на работу);
— многозадачность (часто придётся выполнять несколько дел одновременно, помощник должен помнить обо всех задачах и ничего не терять);
— оптимистичный настрой (работа ассистента предполагает множество неожиданностей и форс-мажоров, если каждое такое событие он будет воспринимать как провал, то долго не продержится, выгорит; он должен относиться с позитивом ко всему и не терять надежды на лучшее);
— обучаемость (помощнику придётся искать разные данные для руководителя, поэтому ему нужно уметь быстро осваивать новую информацию и разбираться в темах, с которыми ещё не приходилось работать).
Обязанности и функции помощника руководителя
Как я уже говорил ранее, то, чем будет заниматься личный помощник, зависит от сферы бизнеса, которым занимается его работодатель. У каждого руководителя будут свои индивидуальные потребности. Некоторые приглашают ассистента, чтобы перекинуть на него всю бумажную работу, другие поручают управление отдельными проектами, тогда у помощников может быть своя команда подчинённых. Некоторые же дают преимущественно поручения бытового характера: вызвать такси, заказать доставку продуктов, купить билеты.
- делать рабочий день руководителя структурированным: организовывать все его встречи, поездки, готовить нужные документы на подпись, составлять удобное расписание;
- разбирать почту;
- обрабатывать запросы подчинённых и проводить первичные переговоры;
- обеспечение руководителя комфортными условиями: напоминание о встречах, поиск нужной информации, обустройство удобного рабочего места.
Обычно руководители ищут сотрудников, у которых много талантов или которые могут быстро освоить необходимый навык, потому что никто не знает, с какими вызовами придётся столкнуться.
Выводы
Личный помощник помогает руководителю освободить личное время и потратить его на более приоритетные задачи. Функции ассистента зависят от специфики компании, в которой он работает.
Чтобы эффективно справляться с задачами, личный помощник должен быть стрессоустойчивым, настроенным на позитив, легкообучаемым и способным выполнять множество задач одновременно.
Испытываете сложности в организации рабочего процесса? Требуется система и четкие правила работы?
Источник: spark.ru
Дела на аутсорс: как индустрия «помощников» поможет развить бизнес и карьеру
Не нужно ждать повышения, чтобы нанять личного помощника, — если сделать это сейчас, повышение состоится быстрее. Основатель Школы бухгалтерского бизнеса Полина Муртазина рассказывает, как делегирование задач помогает развивать компании и карьеры, и делится выкладками по экономике аутсорсинга
В бизнесе уже привыкли «отдавать на сторону» многие задачи — от создания сайтов и ведения соцсетей до бухгалтерии и некоторых производственных процессов. Причем пользуются такими услугами и корпорации, и совсем небольшие компании. Это дает экономию по сравнению с привлечением штатных сотрудников и гарантию качества, поскольку подрядчики обычно несут материальную ответственность за результат, а также имеют большое количество узкоспециализированных специалистов. В последнее время аутсорсинг проникает и в личную жизнь.
Рабочие задачи
Главный человек для многих предпринимательниц и топ-менеджеров — личный ассистент. В его обязанности обычно входит заказ билетов, бронь отелей, поиск репетиторов, нянь, фитнес-тренеров и другого персонала, запись к врачам. Средняя зарплата такого сотрудника в Москве около 60 000 рублей в месяц, в регионах — 30 000–40 000 рублей в месяц.
Те, кто не готов сразу брать такого сотрудника в штат, обычно поручают выполнение заданий удаленным помощникам-фрилансерам и платят за решение каждой конкретной проблемы в зависимости от ее сложности от 1000 (например, «подобрать школу танцев по заданным параметрам») до 5000 («найти зарубежную клинику для бабушки») рублей. Найти таких специалистов можно на профильных биржах фрилансеров, например, Workzilla или Kwork.
Отклики на размещенные задания появляются буквально в течение пяти минут. Отбирать кандидатов можно по рейтингу и отзывам, а также предварительно списавшись в чате. Самое главное — четко сформулировать задание. С фрилансером, который справился успешно, можно сотрудничать на постоянной основе.
На аутсорс можно отдавать и часть рабочих задач — оформление презентаций, поиск данных на иностранных ресурсах, перенесение данных из графических файлов в Excel, расшифровку аудио в текст. Например, если для аналитического отчета нужно узнать размер средних пенсий и страховых взносов в разных странах мира, необязательно самостоятельно отсматривать сайты пенсионных фондов — можно за 15 минут найти исполнителя для этой задачи. Главное — четко описать, в каком формате нужна информация, какие страны рассматривать, в какой валюте писать результат, указывать ли ссылку на источник и т. п. Кажется, что поручить другому человеку часть своей работы страшно, но на самом деле это вопрос привычки и ответственного подхода к постановке задания.
Услуги ассистентов оказывают и специализированные компании — консьерж-сервисы, сотрудники которых могут забронировать столик в ресторане даже в праздничный день или купить билеты в театр. Среди самых известных организаций в этом секторе — Capital Concierge, Y-Club, Quintessentially Lifestyle, VIP Global Service. Цена годового обслуживания в них составляет в среднем 350 000 рублей, т. е. меньше 30 000 рублей в месяц.
Для москвичей это примерно в два раза дешевле, чем брать ассистента в штат. Есть консьерж-сервисы и в более низком ценовом сегменте, часто работающие как приложения с чатом, похожим на службу техподдержки. Их сотрудники справятся с задачами вроде организации командировок и отпуска, покупки и доставки подарков, поиска нужного лекарства в аптеках за абонентскую плату 4000–7000 рублей в месяц.
Курьеров для простых поручений можно найти на агрегаторах вроде «Достависты», «Птичка» или в приложении «Яндекс.Go» (стоимость одного рейса — 200–500 рублей в зависимости от сложности маршрута). А можно нанять личного курьера и доверять ему более сложные и ответственные задания, например, отвезти ценные документы, забрать вещи из ателье или сдать в магазин не подошедшую одежду.
«Главное преимущество личного курьера — это то, что она подстраивается под мой график. Если она забрала документы в понедельник, то может мне их привезти во вторник или вообще на следующей неделе, если на этой я не в Москве. В случае с курьерами «Яндекса», например, это невозможно. Также для меня важно то, что она может сама созваниваться с людьми, договариваться, мне не нужно тратить время на оргмоменты. В целом благодаря этому у меня высвобождается примерно 6–12 часов в неделю, а стоит это всего 3000 в месяц», — рассказывает основательница продюсерской компании «Атмосфера» Яна Кутуева.
Домашнее хозяйство
Если искать уборщицу через сайт-агрегатор, то стоимость одного выезда будет составлять в среднем 1000–3000 рублей в зависимости от площади квартиры. Если обращаться в клининговую компанию, выйдет чуть дороже — 1500–4500 рублей за одну уборку. Если уборщица или помощница по хозяйству нужна постоянно, то месяц ее работы может составить от 30 000 рублей при подборе такого специалиста через специализированный сайт и от 60 000 рублей, если привлекать агентство. Помимо стандартной уборки в ее обязанности может входить уход за растениями и животными, глажка белья, уход за антиквариатом, вызов курьеров из химчистки и другие задачи.
«У нас есть помощница по хозяйству, которой мы платим 25 тысяч рублей в месяц. Ее главная задача — следить за чистотой, но также она может заняться и другими делами, например погладить. Она приезжает к нам два раза в неделю и экономит мне около 32 часов в месяц. Мы остановились на постоянном человеке, поскольку для нас важна безопасность, а ей мы доверяем, можем не волноваться за ценные вещи, например», — делится своим опытом основательница архитектурного бюро и студии дизайна, создательница школы интерьера Industry Design School Полина Лебедева.
Еду можно заказать из любимого ресторана или в компании, где предлагают готовые блюда на неделю. Стоимость подобных рационов в среднем от 3000 до 14 000 рублей в неделю на человека. Если заказывать не готовые блюда, а продуктовые наборы с рецептами, то это будет стоить еще меньше — 2500–3000 рублей на семью. Готовка при этом будет занимать 10–20 минут в зависимости от сложности выбранных блюд.
Разобрать и составить гардероб поможет личный стилист, причем некоторые предлагают опцию, когда клиентке ходить по магазинам вообще не нужно, вещи привозят для примерки на дом, не подошедшие модели увозят. Разово заплатив 10 000–30 000 рублей за услуги стилиста (плюс стоимость вещей), можно целый сезон не тратить время на посещение торговых центров.
Не расходы, а инвестиции
Даже самые успешные предпринимательницы часто работают во «вторую смену», отвечая за ведение домашнего хозяйства и воспитание детей. По данным Международной организации труда, на домашние дела женщины тратят 200 рабочих дней за год. Возможно, это один из основных факторов, объясняющих их отставание в карьере по сравнению с мужчинами. Небольшие инвестиции в различных помощников помогают женщинам активнее развиваться в бизнесе и карьере.
Что касается рабочих задач, то если задействовать удаленного помощника всего раз в неделю, за месяц можно потратить от 4000 до 20 000 рублей. Это позволит сэкономить от 4 до 16 часов, которые можно потратить на задачи, требующие личного участия. Или на саморазвитие: 16 часов — это, например, курс «Эффективные переговоры» в учебном центре «Специалист» при МГТУ им. Баумана или курс ораторского искусства в школе «Король говорит». В каком-то смысле аутсорсинг — способ сделать длиннее сутки, ведь часов в них вечно не хватает.
Миллиарды в надежных руках: как женщины руководят крупнейшими фондовыми биржами
Источник: www.forbes.ru