Что при УСН можно отнести к представительским расходам

УСН | ДОХОДЫ-РАСХОДЫ

Орешкина М. А.,
экономист 1-й категории

Представительские расходы

Для установления взаимовыгодного сотрудничества компании устраивают деловые приемы и тем самым несут определенные представительские расходы. Конечно же, «упрощенцы» не вправе учесть такие затраты в расходах, но документально оформлять подобные операции необходимо.

Итак, налогоплательщики, применяющие УСН, не вправе учитывать представительские расходы в целях налогообложения. Но никто не говорит, что «упрощенцы» не могут проводить такие операции за счет прибыли.

Иными словами, расходы-то они могут понести, но налоговые органы это просто проигнорируют и попросят с этих сумм уплатить единый налог – и все согласно действующему законодательству, основываясь на п. 1 ст. 252, п.п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ.

Отражение в 1С расходов, не принимаемых к налоговому учету

Поэтому организациям, применяющим УСН, как с объектом «доходы», так и с объектом «доходы минус расходы», главное в этом вопросе – документальное оформление факта хозяйственной жизни. Ведь от ведения бухгалтерского учета их никто не освобождает.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ Подробнее о бухгалтерском учете расходов, не учитываемых в налоговом учете, читайте в материале «Расходы в бухучете, не учитываемые в налоговом учете при УСН» (Барбой А. Я., «Упрощенная бухгалтерия», № 3, март 2014 г.).

Бухгалтерский учет

• расходы по обычным видам деятельности;
• прочие расходы.

К первым относятся траты, связанные непосредственно с вашими основными видами деятельности. Это может быть изготовление и продажа продукции, приобретение и продажа товаров, выполнение работ или оказание услуг. Такое определение дано в п. 5 ПБУ ПБУ 10/99. Для учета данных расходов Инструкцией к Плану счетов предусмотрено несколько счетов в зависимости от направленности расхода.

Так, для затрат на производство отведен счет 20 «Основное производство». Если расходы связаны с продажей продукции, используется счет 44 «Расходы на продажу». А если расходы понесены для нужд управления и не связаны непосредственно с производственным процессом, применяется счет 26 «Общехозяйственные расходы». Траты, которые нельзя отнести к расходам по обычным видам деятельности, являются прочими расходами. Некоторые из них прямо поименованы в п. 11 ПБУ № 10/99. В частности, это:

• расходы, связанные с продажей бывших в употреблении основных средств;
• проценты, уплачиваемые по кредитам и займам;
• санкции за нарушение условий договоров;
• возмещение причиненных убытков;
• суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности.

По общему правилу все прочие расходы отражаются на счете 91 субсчете «Прочие расходы». Однако есть исключение. Так, согласно Инструкции к Плану счетов пени и штрафы за неуплату «упрощенного» налога начисляются по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Расходы, не поименованные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, в целях бухучета могут быть как расходами по обычным видам деятельности, так и прочими.

Пример.

ООО «Каста», применяющее УСН с объектом «доходы минус расходы», провело официальный прием с потенциальными партнерами. Стоимость обеда составила 70 000 руб. Указанные суммы налоговому учету не подлежат, поскольку соответствующие затраты не поименованы в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В бухгалтерском учете расходы будут отражены следующей проводкой:

Дебет 44 Кредит 60 – 70 000 руб. – отражены представительские расходы.

Документальное оформление

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские расходы;
• смета представительских расходов;
• первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
• отчет о представительских расходах;
• акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации,
  с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

Как правило, в отчете, составленном по проведенным представительским мероприятиям, отражают:

• цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
• дату и место проведения мероприятия;
• программу мероприятий;
• состав приглашенной делегации;
• участников принимающей стороны;
• величину расходов на представительские цели.

Но все эти рекомендации были даны для налогоплательщиков, применяющих общий режим, ведь они могут учитывать представительские расходы. Напомним, что подобные затраты являются нормируемыми – включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором прошли представительские мероприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Получается, что «упрощенцам» весь перечисленный пакет документов не нужен. Это действительно так. По нашему мнению, будет достаточно издать приказ и получить отчет. Если денежные средства на проведение мероприятий выдавались под отчет, то дополнительно оформляется авансовый отчет. Однако программа и смета лишней не будет.

Приведем образцы подобных документов.

Приказ о проведении официального приема

Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие.

Общество с ограниченной ответственностью «Каста»

Приказ

О проведении официального приема представителей ООО «Траст»

В целях поддержания сотрудничества и увеличения объема продаж

1. Провести в период с 03 по 04 июня 2015 г. официальный прием и переговоры с представителями ООО «Траст» по вопросу увеличения объема продаж (в том числе новой продукции ООО «Каста») в рамках заключенного договора от 20.06.2014 № 57/рк.

2. Руководителю отдела продаж Сидоренко В. В. пригласить представителей ООО «Траст» на переговоры и согласовать с ними список их представителей и даты визита. Срок исполнения – 25.05.2015.

3. Назначить ответственным за организацию и проведение встречи коммерческого директора Волкова С. А. и поручить ему:

• подготовку и представление на утверждение программы пребывания представителей ООО «Траст» в Волгограде, а также сметы представительских расходов. Срок исполнения – 28.05.2015;
• представление отчета о проведенном мероприятии с приложением подтверждающих документов. Срок исполнения – 10.06.2015.

4. Утвердить список сотрудников ООО «Каста» для участия в переговорах:

• генеральный директор Меркулов А. В.;
• коммерческий директор Волков С. А.;
• руководитель отдела продаж Сидоренко В. В.;
• менеджер по продажам Левц В. П.

Генеральный директор М Е Р К У Л О В А. В. Меркулов

С приказом ознакомлены:

коммерческий директор В О Л К О В С. А. Волков 20.05.2015

руководитель отдела продаж С И Д О Р Е Н К О В. В. Сидоренко 20.05.2015

менеджер по продажам Л Е В Ц В. П. Левц 20.05.2015

В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и/или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон, – в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между вопросами, являющимися предметом переговоров, и служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами/должностными инструкциями участников переговоров.

В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода).

С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.

Программа мероприятия и смета расходов

В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.

Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем.

Общество с ограниченной ответственностью «Каста»

Утверждаю
генеральный директор
М.П. ООО «Каста»
М Е Р К У Л О В А. В. Меркулов
28.05.2015

Программа официального приема представителей ООО «Траст» (г. Севастополь)
в г. Волгограде с 03 по 04 июня 2015 г.

Целями официального приема являются поддержание сотрудничества с компанией ООО «Траст» и увеличение объема продаж путем ознакомления ее представителей с новой продукцией ООО «Каста», а также обсуждение вопроса заключения нового договора поставки на новых условиях (в случае заинтересованности партнеров).

Список гостей – сотрудников ООО «Траст»:

• генеральный директор Казанцев Г. Н.;
• коммерческий директор Бородавка С. А.;
• главный специалист Голубев Н. А.

Представители со стороны ООО «Каста»:

• генеральный директор Меркулов А. В.;
• коммерческий директор Волков С. А.;
• руководитель отдела продаж Сидоренко В. В.;
• менеджер по продажам Левц В. П.

Коммерческий директор В О Л К О В С. А. Волков

И уже на основании утвержденной программы составляется смета расходов. В ней перечисляются статьи затрат, которые будут произведены в рамках конкретного мероприятия, с указанием максимально предусмотренных сумм по каждой статье, а также итоговых данных.

Следует отметить, что при отсутствии сметы представительских расходов могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов. Для них это будет означать ситуацию, когда предприятие даже приблизительно не имеет представления, во сколько ей обойдется запланированное мероприятие, и свою позицию организация будет вынуждена отстаивать в суде.

Разрабатывается данный документ лицом, назначенным в приказе. Утверждается смета руководителем предприятия. Так как документ финансовый, то на него нужно поставить печать организации (ее оттиск удостоверяет подпись руководителя в грифе утверждения).

Общество с ограниченной ответственностью «Каста»

Утверждаю
генеральный директор
М.П. ООО «Каста»
М Е Р К У Л О В А. В. Меркулов
28.05.2015

Смета расходов на проведение официального приема представителей
ООО «Траст» (г. Севастополь)
в г. Волгограде с 03 по 04 июня 2015 г.

Итого сумма расходов: 70 000 (Семьдесят тысяч) рублей.

Коммерческий директор В О Л К О В С. А. Волков

Отчет о проведении официального мероприятия

По окончании представительского мероприятия составляется итоговый документ – отчет. Его готовит лицо, ответственное за организацию мероприятия, и утверждает руководитель. В отчете необходимо отразить: цель и результаты мероприятия; дату, место и время проведения; программу мероприятия; состав участвующих лиц.

Общество с ограниченной ответственностью «Каста»

Утверждаю
генеральный директор
М.П. ООО «Каста»
М Е Р К У Л О В А. В. Меркулов
10.06.2015

Отчет о проведении официального приема представителей
ООО «Траст» (г. Севастополь)
в г. Волгограде с 03 по 04 июня 2015 г.

Согласно приказу генерального директора ООО «Каста» от 20.05.2015 № 57 была проведена официальная встреча с представителями компании ООО «Траст»
(г. Севастополь) с 03 по 04 июня 2015 г.

Местом проведения мероприятия являлось помещение офиса ООО «Каста» и ресторан гостиницы «Волгоград» в г. Волгограде.

Целями официального приема были:

1. Поддержание сотрудничества с компанией ООО «Траст».

2. Увеличение объема продаж, в т. ч. путем ознакомления представителей ООО «Траст» с новой продукцией производства ООО «Каста».

3. Проведение переговоров о порядке поставок новой продукции на новых условиях.

1. Со стороны ООО «Каста»:

• генеральный директор Меркулов А. В.;
• коммерческий директор Волков С. А.;
• руководитель отдела продаж Сидоренко В. В.;
• менеджер по продажам Левц В. П.

2. Со стороны ООО «Траст»:

• генеральный директор Казанцев Г. Н.;
• коммерческий директор Бородавка С. А.;
• главный специалист Голубев Н. А.

В соответствии с утвержденной программой были организованы следующие мероприятия:

1. 03 июня 2015 г.:

• информирование о новой продукции, производимой ООО «Каста», описание ее свойств и качественных характеристик. Демонстрация продукции и осмотр складских помещений. Даны разъяснения по интересующим вопросам (10.00–14.30);
• официальный обед (15.30–17.30);
• в рамках официального мероприятия гости посетили спектакль «Вера, надежда, любовь!» в Новом экспериментальном театре (с 19.00).

2. 04 июня 2015 г.:

• проведены переговоры о приобретении компанией ООО «Траст» новой продукции нашего предприятия, договорились о цене и порядке оплаты, а также о вариантах доставки груза. Подписан договор от 04.06.2015 № 100/рк о поставке первых партий продукции (10.00–17.00);
• официальный обед (14.30–15.30).

Результаты официального приема:

1. Представители партнеров проявили заинтересованность в нашей новой продукции и собираются расширить свой ассортимент за счет ее закупок.

2. Подписан договор от 04.06.2015 № 100/рк о поставке первых партий новой продукции.

3. Установлены более тесные партнерские отношения между руководством и специалистами ООО «Каста» и ООО «Траст».

Общая стоимость произведенных расходов на официальное мероприятие составила 70 000 (Семьдесят тысяч) руб., включая НДС, в том числе:

1. Транспортное обслуживание – 7000 руб.

2. Буфетное обслуживание – 5500 руб.

3. Официальный обед в ресторане на 7 человек – 26 500 руб.

4. Сувенирная продукция – 1000 руб.

5. Аренда номеров в гостинице для гостей мероприятия – 20 000 руб.

6. Билеты на спектакль «Вера, надежда, любовь!» в Новом экспериментальном театре
(для гостей) – 10 000 руб.

Коммерческий директор В О Л К О В С. А. Волков 10.06.2015

Отчет обязательно должен отразить результаты проведенных переговоров. Очень важно, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью предприятия. Именно отчет должен это подтвердить.

НДФЛ

Так как в приемах участвуют физические лица – представители организаций, то у бухгалтера может возникнуть вполне резонный вопрос: возникает ли у них в связи с этим доход, облагаемый НДФЛ?

Спешим успокоить: облагаемого дохода в данной ситуации не будет. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ от НДФЛ освобождаются доходы налогоплательщиков, связанные с выполнением ими трудовых обязанностей. Таким образом, если участие представителя организации в официальном приеме обязательно, то облагаемых доходов у него не возникает. Однако для доказательства этого компания должна иметь в наличии следующие документы:

• приказ по организации о проведении соответствующего представительского мероприятия;
• утвержденный перечень работников, принимающих в нем участие.

При этом служебные обязанности работников, участвующих в переговорах, должны быть связаны с вопросами, рассматривающимися во время представительского мероприятия. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-06/4-348.

Источник: buhpressa.ru

Представительские расходы: учет, оформление, налоги

Представительские расходы — это затраты, которые несет компания на организацию бизнес-встреч с целью знакомства с клиентами, подписания договоров, увеличения известности своей торговой марки. Ввиду особого характера этих затрат редко какая организация ведет учет представительных расходов в бухгалтерском учете из-за риска неправильного начисления единого налога или налога на прибыль.

Но законодательство разрешает включать их в состав расходов и уменьшать налогооблагаемую базу. Рассмотрим, каким образом отражаются представительные расходы в налоговом учете в 2020 году.

• Что подпадает под эту категорию затрат
• Какие расходы можно отнести к представительским
• Оформление понесенных представительских расходов
• Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута
• Отражение в регламентированном учете
• Налог на прибыль и представительские расходы
• Налог на добавленную стоимость и представительские расходы
• Нюансы отражения операций в бухгалтерском учете
• Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проживания деловых партнеров
• Подтверждающие документы

Что подпадает под эту категорию затрат

Представительские расходы в налоговом учете регламентированы действующим НК нашей страны. В статье 264 представлен список подобных расходов. В общем случае к ним относятся затраты, которые несет субъект предпринимательства для организации проведения собрания учредителей и переговоров с будущими контрагентами.

Учет представительских расходов возможен в том случае, если компания несет следующие виды затрат:

• Оплата услуг заведений общественного питания для организации деловых обедов и ужинов, а также приобретение продуктов и заказ кейтеринговых услуг для организации питания деловых партнеров в офисе компании. Необходимо, чтобы затраты подтверждались счетом или договором на оказание услуг. Алкогольные напитки согласно действующему законодательству допускается включать в затраты.
• Оплата услуг транспортных компаний, которые доставляют партнеров компании и других участников мероприятия к месту проведения делового банкета и домой или в гостиницу.
• Оплата услуг переводчиков, которые участвуют в переговорах с потенциальными контрагентами и инвесторами компании.

Обратите внимание, что этот список является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. Когда налоговая инспекция будет проверять учет представительских расходов, она может списать все затраты, которые были понесены на заказ развлекательных мероприятий, саун и бильярдов.

Нельзя включать в состав представительских расходов такие затраты:

• Оплата мероприятий в рамках культурной программы. Сюда включаются посещение музеев, театров, организация экскурсий по городу.
• Оплата билетов участников банкета на проезд из другого населенного пункта. То есть, налоговая спишет с затратной части суммы, которые ушли на покупку железнодорожных или авиабилетов. Но аренду машины, которая доставит партнера из аэропорта в офис или ресторан, вписывать в затраты можно.
• Приобретение ценных подарков для участников переговоров.

Учет представительских расходов в бухгалтерском учете, которые идут на приобретение сувениров и другой подобной продукции, является спорным пунктом. По этому вопросу существует два мнения контролирующих и судебных органов:

• Налоговая служба не разрешает включать в состав представительских расходов затраты на изготовление или покупку сувениров. Мотивировка такого решения — отсутствие соответствующего пункта в Налоговом кодексе. Эти затраты должны включаться в состав маркетинговых мероприятий.
• Судебные органы в некоторых случаях принимают сторону налогоплательщиков и отменяют доначисления в связи со снятием этих затрат. Свое решение они мотивируют тем, что распространение брендированных сувениров способствует увеличению бренда и, соответственно, росту продаж.

Какие расходы можно отнести к представительским

При организации учета представительских расходов нужно принимать во внимание пункты 1 и 2 статьи 264 Налогового кодекса. Согласно этим документам на расходы можно списать затраты, которые были понесены на обслуживание:

• Работников и руководителей со стороны компании, которые участвуют в банкете или переговорах;
• Представителей тех компаний, которые являются партнерами или будут ими.

Затраты на оплату переводчиков оплачиваются только в том случае, если для встречи используются специалисты, которые не входят в штат компании и не получают зарплату.

Дополнительные требования, которые нужно принимать во внимание при организации учета представительских расходов:

• НК не регламентирует конкретный состав расходов на проведение мероприятия;
• Представительские расходы могут быть понесены в другом городе, если работник компании находится там в деловой командировке;
• Деловое мероприятие может быть проведено для физических лиц и предпринимателей, которые могут быть или уже являются клиентами компании.

Оформление понесенных представительских расходов

Для правильного оформления представительских расходов в налоговом учете необходимо подготовить пакет документов, который будет предоставлен представителям ИФНС во время проверки. Как оформить представительские расходы?

Минимальный пакет первички включает в себя:

• Приказ на проведение банкета, делового ужина, другого подобного мероприятия. Он должен быть заверен руководителем компании.
• Смета со статьями и суммами расходов по каждому пункту. Они должны соответствовать перечню, приведенному в Налоговом кодексе.
• Отчет о проведении банкета после его окончания. Это должен быть подробный документ, в котором указывается программа мероприятия и его участники, в том числе представители потенциального партнера.

Это перечень приведен согласно Письма Министерства финансов № 03−03−06/1/675.

Форма приказа официально не регламентируется, но в нем должны быть обязательно отражены следующие сведения:

• Место проведения банкета, дата и время мероприятия;
• Список лиц, которые принимают участие со стороны организатора и потенциального бизнес-партнера;
• Цель организованного мероприятия. Чаще всего целью является подписание нового договора или продление существующих соглашений.
• Программа всего мероприятия. Банкет может включать в себя встречу представителей партнера, несколько приемов пищи, проведение переговоров. Программу можно приложить к приказу в качестве отдельного документа.
• Смета с указанием статей затрат и сумм по каждому из пунктов.
• Сроки подготовки отчета о проведенном деловом банкете.

Обратите внимание, что отсутствие отчета может послужить основанием списания расходов после проверки налоговой службой. Для правильного учета нужно максимально подробно написать отчет и указать в нем цели, которые были достигнуты.

Обязательный перечень информации, который должен присутствовать в отчете:

• Время, в течение которого было проведено запланированное мероприятие.
• Список лиц, который принимал в нем участие. В некоторых случаях он может не совпадать с тем, что был приведен в приказе. Например, по причине замены одного делегата другим или неявки кого-то по объективным причинам.
• Список переводчиков, которые были задействованы для организации общения с делегацией партнера из другой страны.
• Цель проведения и упоминание о том, была ли она достигнута. Например, подписан договор на поставку товаров или соглашение о намерениях.
• Фактически понесенные затраты. По каждой из статей затрат необходимо прикрепить к отчету официальные подтверждающие документы или чеки.

Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута

Вопрос о том, можно ли относить представительские расходы в расходную часть, если договор с контрагентом не заключен, законодательством не урегулирован. Поэтому здесь необходимо руководствоваться практикой применения законодательства.

Согласно решениям высших судебных органов, достижение цели делового мероприятия не является обязательным для списания расходов. Но во избежание конфликтных ситуаций с налоговыми органами в этом случае рекомендуется более тщательно составить отчет, в котором указать, какие действия предпринимались для заключения договора и какие вопросы обсуждались с контрагентами. А также причины, по которым договор не был заключен или пролонгирован.

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Отражение в регламентированном учете

Теперь рассмотрим, как производится учет представительских расходов в 2020 году. Согласно требованиям статьи 264 максимальный размер расходов по этому пункту может составлять не более 4% от суммы, которая была потрачена на оплату труда сотрудников.

Рассмотрим на примере:

• В текущем отчетном периоде (квартале) на выплату зарплаты и отчислений было потрачено 2 млн рублей;

• Списать на представительские расходы можно не более 80 тыс. рублей, то есть 2 млн * 0,04.

Счет учета представительских расходов зависит от специфики деятельности предприятия. Наиболее распространены такие варианты:

• 26 Общие хозяйственные расходы;
• 44 Расходы на продажу.

Они могут корреспондировать со счетами 60, 71 или 76 в зависимости от того, каким образом был организован банкет и какие компании были для этого привлечены.

Рассмотрим подробно, как распределить представительские расходы по счетам бухгалтерского учета. Для примера возьмем такую ситуацию:

• Общие затраты на организацию мероприятия составили 50 тыс. рублей;
• Оплата услуг по перевозке делегатов составили 10 тыс. рублей;
• Затраты на оплату услуг переводчика составили 10 тыс. рублей;
• Остальные деньги ушли на организацию банкета.

Делаем такие проводки

• Дт 71 Кт 50 на сумму 30 тыс. Из кассы компании выданы деньги работнику для оплаты обеда в заведении общественного питания.
• Дт 26 Кт 71 на сумму 30 тыс. Работник компании оплатил услуги ресторана и эти расходы были отнесены на субсчет «Представительские расходы» счета 26.
• Дт 76 Кт 51 на сумму 10 тыс. С расчетного счета компания заплатила транспортной организации, которая перевозила участников делового мероприятия. Для целей аналитического учета эта сумма проводится по субсчету «Расчеты с транспортными организациями».
• Дт 26 Кт 76 на сумму 10 тыс. Эти расходы были списаны на представительские расходы.
• Дт 76 Кт 51 на сумму 10 тыс. С расчетного счета была оплачена услуга переводчика.
• Дт 26 Кт 76 на сумму 10 тыс. Потраченные деньги были отнесены на общехозяйственные расходы по субсчету «Представительские».

Налог на прибыль и представительские расходы

Как было указано выше в течение отчетного периода — квартала — можно списать на затраты расходы в размере 4% от фонда оплаты труда. Обратите внимание, что речь идет не просто о заработной плате, но и дополнительных платежах, которые делает компания. То есть, сюда включается:

• Заработная плата;
• Компенсационные выплаты работникам;
• Премии и другие стимулирующие выплаты.

Размер представительских расходов и суммы, которая была потрачена на оплату труда, берется нарастающим итогом с начала отчетного периода и рассчитывается на конец года. То есть, если в какой-то месяц компания потратила больше, а в другой меньше, но общий размер не превышает 4%, все затраты можно списать, так как они укладываются в норматив.

Все, что превышает 4% списать на расходы нельзя. На их погашение идет прибыль предприятия. Нельзя также переносить расходы на следующий период (год).

Рассмотрим на примере:

• В 1 квартале компания потратила на представительские расходы 400 тыс. рублей, а фонд оплаты труда составил 8 млн рублей;
• Во 2 квартале расходы на организацию встреч с партнерами составили 100 тыс. рублей, а фонд оплаты труда за полгода вырос до 15 млн рублей.
• При начислении и уплате налога на прибыль за первые 3 месяца года можно отнести на представительские только 320 тыс. рублей из 400 тыс. (4% от 8 млн.);
• При начислении и уплате налога на полгода максимальная сумма, которую можно списать на представительские расходы составит 600 тыс. рублей (4% от 15 млн). То есть можно списать и текущие 100 тыс. и 80 тыс., которые остались за предыдущий период.

Налог на добавленную стоимость и представительские расходы

Статья 171 Налогового кодекса говорит о том, что предъявить к вычету суммы налога на добавленную стоимость можно в том случае, если были оплачены представительские расходы, которые учитывались и для расчета налога на прибыль.

То есть, списать НДС тоже можно только в пределах норматива 4% от размера фонда оплаты труда. Эти суммы отражаются в счетах фактурах и книге учета покупок, но только в пределах указанной суммы.

Так как норматив в 4% рассчитывается с начала года и до конца отчетного периода, может возникнуть ситуация, когда в следующем отчетном периоде излишек представительских расходов будет учтен в расходной части. В этом случае НДС по этой сумме также может быть предъявлен к вычету в следующем отчетном периоде.

Но при этом нужно помнить, что предъявлять к вычету НДС по расходам за прошлый год нельзя.

Рассмотрим пример начисления НДС по суммам, описанным в предыдущем разделе:

• За 1 квартал НДС по представительским расходам составил 80 тыс. рублей (400 тыс. * 0,2), а за 2 квартал — 20 тыс. рублей (100 тыс. * 0,2);
• В 1 квартале с учетом предельной суммы можно учесть в составе расходов только 320 тыс., соответственно и предъявить к вычету НДС можно в размере 64 тыс. рублей (320 тыс. * 0,2);
• Однако в следующем квартале остаток также был отнесен на расходы, то есть сумма списания составила 100 тыс. + 80 тыс. = 180 тыс. А НДС к вычету будет равен 20 тыс. + 16 тыс.= 36 тыс. рублей.

Нюансы отражения операций в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, отсутствует предельный норматив списания расходов. Поэтому они признаются как расходы по основным видам деятельности без ограничений и учитываются на счетах 26 или 44.

Дата проведения операции может быть разной:

• Дата предоставления авансового отчета по деньгам, выданным сотруднику компании. Этот вариант принимается в случае, если для организации банкета были использованы наличные деньги из кассы.
• Дата утверждения отчета о проведенном мероприятии. Этот вариант принимается в том случае, если работник отдал авансовый отчет раньше.

Если в следующих налоговых периодах в течение года появится возможность списать расход в пределах норматива, то делаются обратные проводки и отложенные налоговые активы уменьшаются.

Однако в конце года переносить расход на следующий период нельзя. Потому нужно выполнить одно из действий:

1. Погасить остаток на счете 09 за счет доначисления налога на прибыль. Кредит этого счета будет корреспондировать с дебетом 68. Одновременно с этим делается проводка: дебет счета 99 и кредит 68, как в случае обычного начисления налогового обязательства.

2. Списать остаток за счет счета 99 Прибыли и убытки. Этот способ не является на 100% правильным, так как имитирует выбытие актива, при котором не возникает налогового обязательства. Но фактически этого выбытия не происходит. Однако налоговая служба не обращает внимание на подобную ситуацию, так как размер налогового обязательства при этом получается правильным.

Обратите внимание, что если директор лично встречался с представителями партнеров и эти расходы невозможно признать представительскими, то выплата со стороны компании ему будет признана доходом руководителя. Следовательно, с нее нужно взыскать налог на доходы физических лиц, начислить и перечислить обязательные взносы в государственные фонды.

Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проживания деловых партнеров

Ввиду того, что приведенный в законе перечень является закрытым, контролирующие органы склоняются к тому, что расходы, связанные с оплатой гостиницы (номера в отеле) партнёров по бизнесу, не могут быть учтены в составе категории представительских затрат. Подтверждением такому выводу служат письма МФ РФ № 03−03−06/1/796 и № 03−03−06/1/235.

Вместе с тем, в практике арбитражных судов можно найти прецеденты, когда судьи относили затраты на проживание деловых партнёров к категории «обслуживание». В этом случае они признавались представительскими. К примеру, Постановление ФАС ВСО по делу № А58−1363/2012, изданное от 16 мая 2013 года.

Подтверждающие документы

В качестве подтверждающих документов могут выступать следующие бумаги:

• приказ, изданный директором компании о расходовании средств на соответствующие цели,
• смета планируемых представительских расходов,
• первичные документы (чеки, квитанции и т. д.),
• отчет о расходах, понесенных в ходе реализации тех или иных представительских мероприятий.

Источник: megaconsult.ru

Может ли организация на УСН принять в расходы затраты на мероприятие, организованное в целях привлечения клиентов?

Р. Г. Бережнов
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вопрос

Организация на УСН «Доходы минус расходы» организовывает мероприятие в целях привлечения клиентов, где проводит разные конференции, показывает видеоролики, раздает сувенирную продукцию. Можно ли принять в расходы аренду помещения, расходы на сувениры и т.д.?

Ответ

Да, расходы можно учесть как рекламные расходы, если все это оформить как проведение рекламного мероприятия и издать соответствующий приказ руководителя.

Обоснование

Для налога на прибыль можно учесть любые расходы на рекламу, некоторые — без ограничений, другие — в пределах норматива. Ненормируемые расходы названы в НК — это реклама в СМИ и Интернете, наружная реклама, участие в выставках и оформление витрин, брошюры и листовки. Нормируемые — все расходы на рекламу, которые не отнесены к ненормируемым, в частности смс-рассылки, рекламные призы.

Норматив — 1% выручки без НДС. Его считают нарастающим итогом с начала года, поэтому расходы, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих (Письмо Минфина от 28.10.2013 N 03-03-06/1/45479). Входной НДС принимайте к вычету полностью как по ненормируемым, так и по нормируемым расходам.

Раздача сувениров с логотипом компании и образцов продукции — это тоже нормируемые расходы. При раздаче рекламной продукции и сувениров дороже 100 руб. начислите НДС. Если они стоят 100 руб. и меньше, налог не начисляют, входной НДС к вычету не принимают. Если не хотите пользоваться этой льготой и вести раздельный учет, подайте заявление (п. 5 ст.

149 НК РФ, Письмо Минфина от 20.07.2017 N 03-07-11/46167). При раздаче листовок, брошюр и других рекламных материалов, не имеющих потребительской ценности, НДС не начисляйте, входной налог к вычету не принимайте (Письмо Минфина от 23.10.2014 N 03-07-11/53626). В бухгалтерском учете расходы на рекламу учитывайте на счете 44.

Р. Г. Бережнов
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Источник: www.ascon-spb.ru