В статье расскажем, каким должен быть фирменный бланк организации и для чего он используется. Легко ли самостоятельно изготовить этот продукт бизнес-полиграфии или лучше воспользоваться услугами типографии — поручить специалистам разработку дизайна и печать фирменных бланков.
Что такое фирменный бланк компании
- Наименование субъекта предпринимательской деятельности с указанием организационно-правовой формы;
- Если бланк принадлежит структурному подразделению организации или филиалу — сведения о подчинённости;
- Юридический адрес;
- Контакты: фактический адрес, факс, номер телефона;
- Адрес электронной почты, сайт (по желанию);
- Логотип компании (при наличии). Фирменный бланк с логотипом играет роль визитной карточки предприятия;
- Если ведёте обширную деловую переписку, задумайтесь о размещении в бланке банковских реквизитов (наименование банка, БИК, номер счёта).
Для чего нужен фирменный бланк организации
Документ предназначен, по сути, для формирования делового имиджа предприятия и не является обязательным атрибутом. Нужен для того, чтобы подчеркнуть солидность компании в глазах партнёров, произвести на них благоприятное впечатление, расположить к доверию и сотрудничеству. В принципе — это один из эффективных рекламных носителей.
Что такое БСО (Бланки Строгой Отчетности)
Законодательство РФ никак не регулирует понятие фирменного бланка для коммерческих или некоммерческих негосударственных предприятий. Для крупной солидной компании, чья деятельность связана с множеством договорных отношений, а также необходимостью ведения обширной деловой переписки, обзавестись фирменным бланком — это не только дело престижа.
Такой продукт полиграфического дизайна выполняет, как рекламную функцию, так и ускоряет процесс составления документов. Корпоративный бланк используется для оформления деловых писем. Адресаты корреспонденции получат из деловой переписки необходимые сведения о компании. Письмо на фирменном бланке придаст сообщению официальный статус и облегчит обработку документооборота. Стиль оформления деловых писем выполняет важную роль для поддержания репутации фирмы и позволяет видеть в лице руководителя надёжного партнёра, с которым можно иметь дело. Использование фирменного бланка допустимо для такой деловой и рекламной переписки, как:
- Приказы;
- Доверенности;
- Деловые письма;
- Справки;
- Отчёты;
- Счета;
- Коммерческие предложения.
Обратите внимание! Договоры на фирменных бланках не оформляются. Любые договорные правоотношения из сферы применения бланков следует сразу исключить.
Источник: www.coral-print.ru
Фирменный бланк ИП
В условиях высокой конкуренции каждый предприниматель должен задуматься об узнаваемости своего бизнеса. Фирменный стиль используется в рекламе и продвижении на рынке, помогает формировать доверие у клиентов и партнеров.
Разработка полноценного брендбука стоит дорого, и больше подходит для крупных компаний, заявляющих о своей особой миссии. Но один из элементов стиля вполне можно подготовить самому – бесплатно или за небольшие деньги. Речь идет о фирменном бланке ИП – неофициальном документе, который широко используется в деловой переписке.
Зачем нужен фирменный бланк
Фирменный бланк ИП или организации выполняет две основные функции:
- Сообщает информацию об отправителе документа. На фирменном бланке ИП указывают полные реквизиты предпринимателя, что позволяет быстро его идентифицировать. Если же письмо направлено на обычном листе бумаги с невнятной печатью и подписью, то получатель может не ответить на него просто потому что не нашел контактов для связи.
- Формирует определенный имидж отправителя. Устойчивое впечатление о человеке возникает уже при первой встрече и зависит от его внешности, речи, манер. Но если вы общаетесь с партнером, клиентом или покупателем письменно, то первое впечатление создается на основании фирменного бланка ИП.
Где используют фирменные бланки
Фирменные бланки ИП и юридические лица применяют в основном для внешних получателей информации. Деловое письмо, коммерческое предложение, доверенность, справка или отчет прекрасно воспринимаются на таком носителе.
Можно ли использовать фирменные бланки при заключении договоров – вопрос спорный. В шапке этого документа уже указана подробная информация о сторонах. Кроме того, при заключении договора невозможно использовать разные фирменные бланки каждого партнера, ведь все экземпляры должны быть идентичны, в том числе, внешне.
Конечно, никто не запрещает использовать такие бланки и во внутреннем документообороте. Но в данном случае возникает вопрос целесообразности дополнительных расходов на их печать.
Что указывать в фирменном бланке
К фирменному бланку ИП не предъявляется никаких жестких требований, ведь это неофициальный документ. В то же время существуют специальные стандарты в виде ГОСТ, которые обязательны к исполнению для некоторых структур. Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели под действие этих требований не подпадают, но могут придерживаться их добровольно или брать за ориентир.
Действующий сейчас стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст. Он содержит много разных требований к оформлению документов. Среди них размер шрифта, межстрочных и межбуквенных интервалов, выравнивание текста, наличие отступа для абзаца и др. Нас в этом стандарте интересует только размещение реквизитов, ведь именно они используются для фирменного бланка письма ИП.
Реквизиты размещаются в соответствии с приложением А к Приказу Росстандарта, в зависимости от типа бланка – продольного или углового. В полном перечне реквизитов 30 пунктов, но некоторые из них применяются к оформлению только официальных бумаг, например, государственный герб РФ или геральдический знак муниципального образования. В результате рекомендованная шапка документа составляет 91 мм, занимая треть листа.
Конечно, для бланка индивидуального предпринимателя шапку можно сделать уже, но так, чтобы в ней разместились следующие реквизиты:
- организационно-правовая форма бизнеса – ИП;
- ФИО индивидуального предпринимателя;
- идентификационные коды ИНН или ОГРНИП;
- телефон, email, сайт;
- эмблема, логотип, торговый знак/знак обслуживания (при наличии).
- адрес ведения деятельности (ИП не обязан указывать свое место жительства, если бизнес ведет на дому);
- расчетный счет предпринимателя.
Цветовое решение может быть любым, но стандартом в деловой практике считается использование бумаги белого или светлого цветов с темным шрифтом. В шапке достаточно сочетать два-три цвета, нежелательно использовать курсив или подчеркивание.
Если документ, который вы оформляете, имеет несколько страниц, фирменный бланк используется только для первого или титульного листа. Скреплять страницы в этом случае надо так, чтобы не нарушить читаемость реквизитов.
Как сделать фирменный бланк
Как мы уже говорили, изготовить информационный бланк для ИП можно бесплатно. Но будет лучше, если вы сможете выделить на это определенный бюджет. Рассмотрим разные способы подробнее.
1. Самостоятельно. Любой, кто владеет компьютером на начальном уровне, может открыть программу Word и внести в колонтитулы реквизиты индивидуального предпринимателя, которые мы рассмотрели выше. Правда, в этом случае бланк будет выполнять только информационную функцию. Если же вы знакомы с графическими редакторами, то вполне сможете сами сделать цветной, стильный и уникальный бланк.
2. С помощью онлайн-конструкторов. Если не хочется тратить время и усилия на самостоятельную разработку и оформление, ознакомьтесь с возможностями генераторов фирменных бланков. В интернете можно найти разные сервисы – бесплатные и платные.
Естественно, что функционал платных конструкторов богаче и интереснее, в некоторых из них есть библиотека векторов, фотографий и изображений. Если предлагают демо-доступ, попробуйте, возможно, один-два варианта бланка вы сделаете бесплатно. Но учитывайте, что вряд ли вы сможете разработать уникальный вариант, ведь пользователей у таких сервисов много.
3. Заказать у профессионалов. Здесь, конечно, возможности безграничны, вопрос только в цене. Ваш заказ может выполнить как начинающий дизайнер, так и солидное издательство. Кроме того, на стоимость повлияет количество вариантов бланков, скорость выполнения заказа, дополнительные пожелания, например, разработка логотипа или эмблемы.
Что делать с полученным макетом? Если переписка с партнерами и клиентами у вас происходит только через интернет, то просто используйте бланк при написании делового документа в электронном виде. Однако иногда возникают ситуации, при которых вам надо направить письмо на бумаге.
В таком случае распечатанные бумажные бланки надо иметь в запасе. Проще всего распечатать их самостоятельно на цветном принтере или делать ксерокопии по необходимости. Но если бланков требуется много, узнайте расценки местных типографий на офсетную печать от 1000 экземпляров. Это может оказаться дешевле, чем цифровая печать такого же количества.
Источник: www.malyi-biznes.ru
Как сделать шаблон фирменного бланка организации?
Фирменный бланк организации позволяет оформить исходящую переписку в деловом стиле и одновременно с этим является своего рода визитной карточкой, в которой указаны реквизиты и контактные данные отправителя.
Деловое письмо на фирменном бланке придает сообщению официальный статус, облегчает последующую обработку и хранение документации. Дизайн бланка имеет особо важное значение для всех компаний, которые занимаются продвижением своего бренда и налаживанием контактов с новыми партнерами.
➥ Требования к оформлению бланка организации
Для создания фирменного бланка используется формат А4. Обязательным условием является соблюдение полей: 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее.
✓ Согласно действующим стандартам по оформлению деловой документации бланк компании может содержать такие данные:
- наименование структуры;
- эмблему или товарный знак;
- код организации;
- физический адрес;
- адрес электронной почты;
- регистрационный номер исходящего документа;
- прочую информация.
➥ Как сделать бланк организации в Microsoft Word?
✓ Чтобы создать фирменный бланк в Microsoft Word, необходимо придерживаться следующего алгоритма:
- Зайти в раздел «Вставка» и активировать функцию «Колонтитул», после чего выбрать шаблон колонтитула из числа предлагаемых вариантов или изменить его отдельные параметры, воспользовавшись функцией «Настройки».
- Заполнить верхнее поле колонтитула — указать название организации, контактные данные, почтовые реквизиты, адрес электронной почты.
- Добавить в поле колонтитула фирменную символику. В этом поможет функция «Вставка».
- Сделать нижний колонтитул, поместив в нем уточняющую информацию либо девиз фирмы.
Строгих требований к оформлению бланка не существует. Рекомендуется следить за тем, чтобы он не был перегружен деталями, но при этом содержал все необходимые данные о компании. Также важно заказать качественную печать документа .
✦ Дополнительные рекомендации:
- стиль и размер шрифта нижнего колонтитула должен быть таким же, как в верхнем поле;
- для подчеркивания главной информации экспериментируйте со шрифтами и их видоизменением;
- при оформлении одного колонтитула вводите не более двух цветов;
- посредством виртуального принтера распечатайте разработанный бланк, чтобы заранее увидеть конечный результат и принять решение о корректировках.
➥ Как сделать фирменный бланк онлайн бесплатно?
Графический сервис Canva предлагает уникальную возможность спроектировать фирменный бланк организации за несколько минут задействуя готовые шаблоны. Работать с редактором может любой желающий, независимо от наличия практических навыков в области графического дизайна.
✓ Для создания фирменного бланка в Canva необходимо выполнить ряд действий:
- войти в программу или зарегистрироваться в ней;
- найти раздел «Фирменные бланки»;
- выбрать подходящий макет для бланка своей компании с помощью библиотеки готовых шаблонов;
- доработать макет на свой вкус, изменив шрифты, цветовое исполнение, добавив фирменную символику;
- усовершенствовать дизайн бланка, используя специальные инструменты, значки и символы, собранные в базе данных Canva;
- заказать печать высокого качества в Canva Print с бесплатной доставкой либо сохранить готовый бланк в формате PDF, JPG, PNG для последующей печати.
Canva предоставляет возможность привлечь команду к работе над дизайном бланка организации. Чтобы пригласить коллег к творческому процессу, потребуется нажать кнопку «Поделиться» и отправить ссылку с макетом по электронной почте. После этого каждый пользователь получит доступ ко всем инструментам программы и сможет внести изменения в предлагаемый проект на свое усмотрение.
Дополнительным преимуществом платформы Canva является наличие бесплатного мобильного приложения для iOS и Android, благодаря которому создавать бланки можно в любое время в любом месте.
Источник: priant.ru