Что такое бизнес процесс делопроизводства

В прошлом предприятиям зачастую удавалось получить преимущества за счет увеличения масштабов производства или за счет сокращения производственных расходов, достигаемого благодаря увеличению объема выпускаемой продукции. Использование этих средств экономии было возможным благодаря тому, что предприятия обычно выпускали большое количество стандартной продукции для относительно больших и стабильных потребительских групп. Однако сегодня ситуация на рынке такова, что увеличение масштабов производства не столь важно. Это в значительной степени определяется фрагментацией групп потребителей. Когда на рынке имеется большое количество продукции, покупатели становятся избирательными, и зачастую, приобретая продукцию, ожидают предоставления комплексного обслуживания.

В результате этого коренным образом меняется определение продуктивности как фактора успеха хозяйственной деятельности. На современном этапе продуктивность не рассматривается лишь как создание большего количества продукции за счет меньших средств. Все в большей степени понятие ценности связывается не просто с производительностью, а с инновациями, то есть с возможностью точно спрогнозировать и отреагировать на новые меняющиеся возможности рынка. Сегодня в выигрыше остаются организации, имеющие гибкую структуру бизнес деятельности, и обладающие средствами, необходимыми для быстрой разработки новой продукции и услуг, позволяющих им постоянно опережать конкурентов на рынках сбыта.

Бизнес-процесс. Быстрое обучение новых сотрудников

Таким образом, использование инновационных технологий имеет на сегодняшний день первостепенное значение для производства и реализации продукции. Примером здесь может служить компания Hewlett Packard, 50% объема продаж которой приходится на новую продукцию, разработанную в последние три года. Поскольку наиболее важным моментом сегодня являются инновации и связанные с ними преимущества, компании, ориентированные на успех, будут постоянно находиться в поиске новых средств изменения корпоративной структуры, позволяющих модернизировать процессы хозяйственной деятельности.

Управление делопроизводством (документооборотом) — это быстро развивающаяся технология, которая все обширнее используется в различных отраслях человеческой деятельности. Ее основной характеристикой является автоматизация процессов, непосредственно связанных с взаимодействием человека и машины.

В настоящее время организация коллективной работы на предприятии и готовность к изменениям являются одними из наиболее сложных задач ведения бизнеса. Чтобы успешно работать в команде, необходимо не только полагаться на своих людей, но и помогать им адаптироваться к изменениям. Для решения такого рода задач использование системы управления делопроизводством является ключевым для успешного ведения бизнеса.

Система делопроизводства стимулирует или заставляет служащих работать вместе, благодаря ей процесс прохождения документов и заданий от пользователя к пользователю становится контролируемым, легко управляемым и предсказуемым. Внедрение такой системы облегчает коллективную работу и повышает ее эффективность, тем самым рационализируя бизнес-процессы.

Процессное управление простыми словами или понятно про бизнес-процесс

Ключевые процессы управления делопроизводством

Определение делопроизводства

полная или частичная автоматизация бизнес-процесса.

Делопроизводство часто ассоциируется с Реинжинирингом бизнес-процессов, включающим оценивание, анализ, моделирование, определение и последующее практическое внедрение основных бизнес-процессов организации. Несмотря на то, что не за каждым реинжинирингом следует внедрение делопроизводства, сама его технология часто является подходящим решением, поскольку обеспечивает разделение логики бизнес-процедур и ее технической реализации, таким образом предоставляя возможность регулирования бизнес-процессов в соответствии с последующими изменениями.

Определение системы управления делопроизводством

Система автоматизации построения, контроля и выполнения потоков документов и заданий в соответствии с представлением заданной логики делопроизводства в программном обеспечении.

На общем уровне все системы управления делопроизводством можно охарактеризовать по обеспечению поддержки трех функциональных областей:

· Разработка — определение, возможно моделирование, делопроизводственного процесса и составляющих его действий;

· Реализация — контроль процессов делопроизводства в действующей среде и упорядочение различных действий, составляющих часть какого-либо процесса;

· Интерактивное взаимодействие с пользователями и ИТ-средствами на различных стадиях выполнения процесса.

На диаграмме приведены основные характеристики систем управления делопроизводством и взаимосвязи между описанными функциональными областями.

Характеристики систем управления делопроизводством.

П онятия делопроизводства

В теории делопроизводства определены три фундаментальных понятия системы управления делопроизводством:

· Маршруты — Путь, которому следуют документы, информация и задания от стадии инициализации до завершения процесса. Маршрутизация может быть как простой и последовательной, так и сложной с включением соединений или разрывов, параллельной или же итеративной маршрутизации (организация циклов).

· Правила — Процедуры, задающие выполнение каждого шага в ходе процесса. Правила определяют условия, при которых выполняется поэтапный переход в процессе делопроизводства. Определение правила не ограничивается процессом утверждения. В правилах следует учитывать разветвление маршрутов по предопределенным граничным значениям.

Например, заказы на покупку, превышающие фиксированную сумму требуют дополнительного подтверждения. Параметры операций задают тот или иной уровень авторизации.

· Роли — Обязанности людей на каждом этапе данного процесса.

Управление делопроизводством в системе OneWorld от J.D. Edwards

J.D. Edwards OneWorld включает в себя семь главных подсистем: Финансы, Производство, Дистрибуция, Управление Проектами, Управление Персоналом, Обслуживание Клиентов, Базовая Системная Среда. Система управления делопроизводством поддерживается в каждой из них, поскольку является неотъемлемой структурной единицей базовой системной среды.

В последние годы компания J.D. Edwards занимает лидирующие позиции благодаря успеху своего нового продукта OneWorld — мультиплатформенного решения, основанного на объектно-ориентированных технологиях, обеспечивающих быстроту внедрения и гибкость в работе. В докладе компании Gartner Group OneWorld включен в тройку лидирующих мировых ERP-систем, представляя данное решение как более легкое в использовании и менее дорогую альтернативу другим крупным ERP-системам.

В системе управления делопроизводством программного обеспечения OneWorld различают два типа процессов:

· Структурированное делопроизводство (Structured Workflow) — предопределенные и часто повторяющиеся процессы. Они хорошо автоматизируются и требуют минимального контроля со стороны пользователей

· Специфическое делопроизводство (Ad Hoc Workflow) — неформализованные процессы, относящиеся к нестандартным заданиям или проектам и требующие интерактивного вмешательства пользователей в ходе их выполнения

Решения J.D. Edwards в области делопроизводства предоставляют широкие возможности не только для построения и управления бизнес-процессами, но и для их адаптации к динамичным изменениям бизнеса. Большинство систем разработаны с целью облегчения стадии внедрения, но в процессе их эксплуатации изменение бизнесс-процессов может вызвать непреодолимые трудности при перенастройке уже существующей структуры. В настоящей среде ведения бизнеса система делопроизводства должна отличатся своей гибкостью и возможностями к адаптации с целью облегчения управления изменениями на всех уровнях: организационном, процедурном и кадровом.

Рассмотрим некоторые особенности управления делопроизводством предприятия в системе OneWorld.

Специфическое делопроизводство (Ad Hoc Workflow)

Практически всегда служащие сталкиваются с ситуациями когда выполнение определенного задания не соответствует шаблону, то есть является исключением или единичным случаем и, поэтому, в таких неформализованных процессах все шаги контролируются вручную. Например, пользователь создает сообщение с запросом на утверждение бюджета и вложенной ссылкой к процедуре и данным для выполнения задания.

Структурированное делопроизводство (Structured Workflow)

В данном случае система поддерживает предопределенные, часто повторяемые процессы. Как уже упоминалось, данный тип делопроизводства хорошо автоматизируем и требует минимального вмешательства со стороны пользователя.

К примеру, пользователь изменяет ограничение кредита клиента, в процессе чего инициируется процесс утверждения: система генерирует сообщение-действие и отсылает его определенному человеку (группе). По утверждению изменения система обновляет кредитную информацию клиента. Если же изменение отклонено — сохраняется старая информация. Таким образом, изменение ограничения кредита вступает в силу только после его утверждения.

Адаптируемость

Динамичность ведения бизнеса, как то: быстрое реагирование на изменение спроса, своевременный выпуск нового вида продукции — является критичным для поддержания конкурентоспособности. Например, зачастую заказы на продажу требуют модификации для конкретного заказчика. Допустим, для главной розничной торговой точки необходимы эксклюзивные поставки определенного ассортимента товаров и, при этом, постоянная проверка запасов для поддержания требуемой загруженности склада. OneWorld позволяет модифицировать текущие процессы управления заказами продажи и пополнения склада с помощью «мягких» настроек, то есть, не прибегая к изменению программного кода.

Рисунок. Многоуровневые утверждения

Многоуровневое утверждение

На диаграмме представлена схема многоуровневого маршрута утверждений в процессе делопроизводства. Типичная ситуация возникает при пополнении запасов и закупке. В этом случае, изменение поля количества складской номенклатуры может автоматически инициировать процесс пополнения. В системе OneWorld процесс закупки может быть настроен специально для данной номенклатуры. Например, если правила установлены таким образом, что заказы превышающие 1,000 долларов для данной номенклатуры должны пройти два уровня утверждения, то в ходе процесса посылаются два сообщения-действия соответствующим лицам.

Администрирование и мониторинг

Менеджеры и контролеры должны получать информацию о нехватке ресурсов в режиме реального времени, а система управления делопроизводством — содействовать им в мониторинге и корректировке объемов работ, а также в оптимизации процессов.

В данном случае аудит является необходимым для оценки эффективности и рационализации критичных этапов делопроизводства. Например, можно задать функцию для определенного этапа, которая автоматически фиксирует время и ИД пользователя, выполнившего данный шаг. Проанализировав полученные данные, менеджер сможет улучшить работу на слабом участке.

Рисунок. Определение процесса

Средства определения процесса

Рассмотрим несколько методов для определения процесса, используя которые устанавливаются маршруты, правила и роли. Приведение в действие данных технологий осуществляется механизмом делопроизводства (workflow engine) системы OneWorld.

· Универсальная маршрутизация (Universal Routing Sheets) — Определяемые пользователем правила управляют потоком документов для конкретного процесса. Например, ввод заказа на продажу может запустить выполнение целого комплекса работ, включая выписку счета, создание наряда на работу, пополнение запасов, прогнозирование и составление расписания.

· Множественная маршрутизация (Multiple Routing Instructions) — для любого бизнес-процесса могут быть определены несколько маршрутов, предоставляя тем самым гибкость своевременной адаптации к изменяющимся условиям рынка и возможность контроля нестандартных ситуаций. К примеру, можно установить неограниченное количество маршрутов для обработки заказов на покупку, основываясь на сумме заказа, номенклатуре и поставщике.

· Визуальное управление делопроизводством (Visual Control for Workflow Routes — вместо текстовых процедур для организации процессов, в системе используются средства графического построения в виде блок-схем и диаграмм.

· Обработка событий (Event-Point Initiation) — обработка любого процесса может быть вызвана событием, возникшем в ходе работы системы. Примером может служить событие изменения лимита на кредит, описанного выше.

Рабочий режим системы

После определения процессов, система OneWorld может сразу запустить их в рабочем режиме с помощью механизма обработки (run-time workflow engine).

· Механизм обработки (OneWorld Run-Time Engine) — технология, поддерживающая обработку событий и инициализации процессов делопроизводства как стандартных объектов системы, при этом, механизм обработки активизирует функции обеспечения безопасности и целостности данных.

· Сообщения (внутренние, внешние, действия и ссылки) — OneWorld предоставляет множество возможностей поддержания связи как внутри системы, так и за ее пределами. Для поддержания связи с «внешними»пользователями могут использоваться стандартные MAPI-совместимые приложения такие как, Microsoft Exchange, Outlook, Lotus Notes. Сообщения-действия (Action Messages) требуют от пользователя выполнения определенных действий (сообщение может иметь ссылку к выполняемому приложению).

· Совместимость с расширенным MAPI/SMTP — система OneWorld совместима со стандартами расширенного MAPI-интерфейса и SMTP-протокола, позволяя работать с Internet и другими системами передачи сообщений.

Пользовательская часть системы

Пользовательские средства делопроизводства включают:

· Рабочий Центр (Work Center) является коммуникационным центром документооборота в системе OneWorld, откуда пользователи имеют доступ ко всем заданиям и сообщениям для работы. Все сообщения сортируются по категориям (счета к получению, счета к оплате, управление запасами) и типам таким как, необходимость действия, уведомление и личная почта. В то время, как пользователи имеют доступ только к своим заданиям и сообщениям, менеджеры и контролеры с соответствующими правами могут просматривать все рабочие единицы.

· Медиа-объекты и дополнительные средства системы — механизм обработки документооборота системы OneWorld поддерживает OLE-технологии, различные форматы электронных документов и связь с Web-броузерами. В любой документ можно вложить дополнительный текст (например, отсканированный документ), изображение (фотографию сотрудника, иллюстрацию или схему) или же звуковое сообщение, тем самым предоставляя служащим дополнительную информацию для принятия решений.

Средства администрирования, мониторинга и анализа

· Монитор процессов делопроизводства (Workflow Activity Monitor) — менеджеры и контролеры имеют доступ ко всем действиям на доступном уровне иерархии (отдел или отдельный служащий). Кроме того, поддерживается переопределение полномочий по конкретным действиям и отслеживание невыполненных заданий по ответственным лицам.

· Аудит (Audit Trails) — функция позволяет фиксировать время, дату и ответственное лицо по каждому заданию. Такого рода информация обычно используется для отслеживания «узких» мест процессов документооборота.

· Средства оценки (Metrics) — предоставляет средства для анализа прогресса и эффективности процессов делопроизводства на основе статистической информации аудита.

Преимущества системы управления автоматизированной системой делопроизводства

Поскольку любая организация включает в себя ряд сложным образом взаимосвязанных бизнес циклов, логично будет, в первую очередь, проанализировать эти циклы, для последующей модернизации процесса. Здесь всегда найдутся элементы, которые можно модернизировать. В соответствии с данными Организации WfMC, работающей над стандартизацией систем управления делопроизводством, почти 90% времени, используемого для выполнения определенных задач внутри учреждения, классифицируется как «время передачи», и лишь 10% фактически уходит на выполнение этих задач. Целью анализа автоматизированного делопроизводства является переопределение и затем преобразование компонентов продолжительных бизнес циклов с целью сокращения до минимума времени, необходимого на выполнение той или иной задачи, и полной ликвидации времени перехода между заданиями.

Перечислим основные преимущества внедрения автоматизированной системы управления делопроизводством:

· Улучшенная производительность, достигаемая благодаря ликвидации ряда лишних этапов работы

· Оптимизированный контроль над бизнес процессами благодаря оптимизации методов работы и создания контрольных журналов

· гибкость и возможность к адаптации с целью облегчения управления изменениями.

Как показывает опыт внедрения корпоративных систем управления в Украине, автоматизация документооборота непосредственно связана с автоматизацией бизнес-процессов любого предприятия и является одной из важнейших задач и главных проблем при внедрении корпоративной системы управления.

Особенностью автоматизации документооборота практически любого украинского предприятия является проблема четкого определения ролей, функций работника, его места в конкретном бизнес-процессе. Также серьезной проблемой украинских предприятий является «типизация» бизнес-процессов, т.е. сведение к минимуму либо вообще исключение «нестандартных» ситуаций, требующих пересмотр установленных правил принятия решений, а также оптимизация самого этого процесса. Успешное решение данной задачи перед внедрением корпоративной системы управления либо на первом этапе внедрения фактически является ключом к успеху проекта внедрения корпоративной системы управления и к управлению предприятием вообще.

Таким образом, значение инструмента управления документооборотом, полностью интегрированным с системами управления финансами, сбытом, снабжением, логистикой, запасами и производством, трудно переоценить.

На рынке бывшего Советского Союза продвижением продуктов J.D. Edwards занимается компания Robertson https://hr-portal.ru/article/upravlenie-deloproizvodstvom-i-ego-realizaciya-v-jd-edwards-oneworld» target=»_blank»]hr-portal.ru[/mask_link]

Автоматизация электронного документооборота

В документации предприятия сосредоточено более 80% информационных ресурсов, которые помогают в работе организации и её подразделений. Чтобы наладить рабочие процессы в компании, необходима автоматизация документооборота и делопроизводства.

Автоматизации работы с электронными документами и организации бизнеса имеет огромный потенциал для развития компании, ведь с документами работают абсолютно все контрагенты и большое количество клиентов.

Система электронного документооборота (СЭД) поможет упорядочить составление и передачу документации каждому предпринимателю и офисному сотруднику. Чем быстрее происходит обработка документации, тем выше результат. Большинство организаций уже используют СЭД, которая позволяет упростить внутреннюю работу предприятия, а также ускорить обмен документами с внешними организациями.

В статье расскажем об аспектах автоматизации делопроизводства и документооборота, а также о том, чем внедрение автоматизации документооборота поможет бизнесу.

Чем автоматизация документооборота отличается от делопроизводства

Несмотря на то что эти два термина тесно взаимосвязаны и даже синонимичны для многих, тем не менее, автоматизацию документооборота следует отличать от делопроизводства. Одно из понятий является частью другого — делопроизводство невозможно без документооборота.

Документооборот — это движение документации внутри компании.

Делопроизводство — комплексное понятие, включающее следующие мероприятия:

• создание, редактирование и утверждение документов;
• обработка и регистрация документов;
• документооборот;
• выдача поручений и контроль за их исполнением;
• ведение архива, поиск документов и контроль за их местонахождением.

Оба понятия в совокупности необходимы для документационного обеспечения управления (ДОУ), которое помогает в процессе реализации функций предприятия.

Делопроизводство включает меры по обеспечению документационной поддержки управления и ведения бизнеса: взаимодействие с контрагентами и закрепление деловых процедур договорами; создание внутренних актов и регламентов компании для управления сотрудниками и оптимизации бизнес-процессов.

Для автоматизации делопроизводства внедряют систему электронного документооборота, которая позволит организовать работу всех подразделений компании.

Система электронного документооборота – надёжная компьютерная программа, позволяющая создавать, исправлять, искать электронные документы, а также организовывать взаимодействие сотрудников с ними (отправка, утверждение и передача). Она может функционировать в локальной сети организации или в интернет-сети круглосуточно, с чётким разграничением прав доступа.

Программа автоматизирует документооборот. Она помогает проводить и хранить счета, платежи, акты и приказы. Можно контролировать все этапы их редактирования, согласования и исполнения. Это проверенная временем многофункциональная система, которая, помимо работы с документацией, позволяет контролировать объём выполненных задач сотрудников компании. Также это способ улучшения порядка ведения дел в компании, чтобы сделать их более прозрачными и защищёнными от ошибок.

Как связаны управление и делопроизводство

Делопроизводство необходимо для обеспечения документационной поддержки управления организацией. Когда руководитель получает информацию о задаче, он её анализирует, принимает решение и сообщает подчинённым.

Управление тесно связано с документацией, потому как информация может поступать в виде документа, её анализ отражаться в различных других документах, а объявление решения может быть в форме акта или приказа. Поэтому корректная организация работы с документами сильно повышает оперативность и качество работы руководителей.

Связь между управлением и делопроизводством можно посмотреть на следующем примере — наём сотрудника на работу. Алгоритм действий представлен так:

• руководством принимается решение об открытии новой вакансии;
• отдел кадров составляет вакансию и согласовывает с руководством;
• вакансия размещается на сайте компании и биржах поиска работы;
• кандидаты присылают резюме;
• кадры отбирают резюме и передают их руководству;
• руководство просматривает резюме и принимает решение о собеседовании с потенциальным кандидатом;
• по итогам встречи отбирается один сотрудник, с которым заключается трудовой договор.

Здесь принимаются несколько управленческих решений: об открытии вакансии, собеседовании и о приёме на работу. Их необходимо подкреплять документами: описание вакансии, резюме, трудовой договор. А если процесс найма более сложный, с выполнением тестового задания, проверкой службой безопасности и медицинской комиссией, то документов становится ещё больше.

Поэтому мероприятия по делопроизводству сопровождают управленческие решения, где необходимо получить или выдать данные в виде документов. Отсюда связь между делопроизводством и управлением.

Документация выступает как средство информационного обмена для руководителей. И при неналаженном делопроизводстве страдает управление, которое зависит от качества и достоверности информации, скорости приёма и передачи данных, правильной организации документов.

Основные задачи автоматизации делопроизводства и документооборота

Задачи во многом перекликаются с целями. Вот ключевые из них:

1. Выстраивание полных маршрутов передвижения электронных актов, справок, договоров.
2. Реализация удобного управления процессами, выстраивание последовательности стандартных действий.
3. Организация архивов с каталогом файлов для облегчения и улучшения условий хранения.
4. Объединение всех инструментов контроля для последующего анализа сфер работы, где имеются недочёты, чтобы оперативно их устранить.
5. Повышение эффективности использования ресурсов компании.

Частая ошибка при автоматизации делопроизводства и способ её решения

Когда компания расширяется и руководитель принимает решение о необходимости автоматизации процессов документооборота с помощью информационных технологий, то многие компании часто совершают одну ошибку.

Они пытаются обойтись автоматизацией работы только отдельных сотрудников: секретаря, менеджера, бухгалтера. Получается, что одни сотрудники работают в цифровом пространстве, а другие нет. Это значит, что нет взаимодействия работников друг с другом, работа отделов не налажена, прикладные процессы никак не связываются с делопроизводственными. Нет возможности и инструментов для более продуктивной деятельности персонала.

Автоматизация электронного документооборота и делопроизводства должна быть комплексной и одна для всех сотрудников. При организации эффективной среды информационного обмена следует выполнить задачи по автоматизации трёх составных частей делопроизводства:

• документирование;
• документооборот;
• ведение цифрового архива.

Учитывая все основные части делопроизводства, нужна программа, которая имеет возможность создания, хранения и обмена документации в цифровом виде. Должен быть поиск необходимого файла, а также возможность интеграции с другими платформами компании, чтобы документы приходили от всех сотрудников. Не менее важную роль при выборе программы играет политика безопасности и разграничение прав доступа.

При подключении рабочих процессов к системе появляется внутрикорпоративный архив с удобной логической структурой и неограниченным объёмом. Каждая производственная операция будет определена, чётко описана и регламентирована, чтобы избежать ошибок.

Почему автоматизация документооборота очень важна на предприятии

При расширении предприятия, когда растёт численность сотрудников и направлений деятельности, процессы информационного обмена могут становиться запутанными, что напрямую отражается на деятельности предприятия. Автоматизация управления документооборотом поможет в следующем:

• Отделам и подразделениям компании наладить согласованный и упорядоченный рабочий процесс. Получая информацию о деятельности друг друга и работая в слаженном ритме, повышается качество обслуживания клиентов и взаимодействие с контрагентами.
• Повысить производительность труда у сотрудников, благодаря ускорению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов.
• Разгрузить рядовых сотрудников, поскольку система упрощает создание и редактирование файлов.
• Поможет справляться с задачами при небольшом количестве работников. Не потребуется расширять штат, вкладываться в новые рабочие места и помещения, заниматься обучением персонала.
• Повысить уровень защиты внутрикорпоративной информации за счёт широких возможностей настройки и разграничения прав.

Руководители смогут не потерять и увидеть целостную картину происходящей ситуации в подразделении или организации. А владельцы компании смогут избежать новых инвестиций в основную деятельность, потребности в увеличении оборотного капитала, получения кредитов, уменьшения ожидаемой прибыли.

Поэтому создание налаженной рабочей среды по обработке информации имеет непосредственное влияние на успешность предприятия. В связи с этим очень важно правильно выбрать стратегию автоматизации, в том числе ПО для её реализации.

Как автоматизировать документооборот

В целях автоматизации делопроизводства используются комплексные информационные системы, которые управляют базами данных, имеют поиск документов и анализа текстов. Смогут наладить внутренний документооборот и обеспечить доступ в корпоративную среду Intranet.

Автоматизация документооборота в организации может быть реализована несколькими способами. Наиболее популярными и современными считаются следующие технологии автоматизации документооборота:

• Клиент-серверные. Модели управления находятся на специально выделенном внутрикорпоративном ресурсе, доступ к которому круглосуточный и осуществляется через веб-интерфейс.
• Интегрированные с базами данных, из которых можно оперативно получить нужные данные.
• Реализованные на веб-решениях, когда вход выполняется через браузер.
• Облачные – с использованием места, предоставленного сторонним сервисом.

Сложность возникает при выборе программного продукта. Можно приобрести качественное ПО, но оно не сможет помочь компании, так как ориентировано на другие задачи. Чтобы фирма зря не потратила деньги, необходимо для начала определить цели, которые должна выполнять система. И потом при покупке обращать внимание на соответствие нужным задачам в отдельности и в качестве одного целого (имеется ли интеграция с другими системами).

Какие проблемы решает система электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) обеспечивает автоматизацию движения документов в рамках делопроизводства. СЭД может работать с любым видом документации: корреспонденция и электронные письма, офисные документы, отчёты.

Программы СЭД дают возможность просматривать некоторое количество писем сразу с нескольких электронных ящиков. Позволяют планировать бизнес-проекты, что удобно с точки зрения менеджмента, и менеджеры могут в любой момент проконтролировать работу сотрудников. При наличии мобильной версии программы, это можно будет делать, находясь вне офиса.

Также удобно отслеживать процесс согласования и утверждения документа. Когда руководитель заканчивает работу с документом, его можно легко отправить контрагенту по электронной почте, на печать или в архив.

Главные проблемы, которые решает автоматизация документооборота – это сокращение ручного труда и постепенное избавление от бумажных носителей, что позволит снизить затраты на закупку оргтехники и расходников для печати. Не потребуются услуги курьера и других посредников, что снижает вероятность умышленной порчи или случайной потери важной информации. В системах электронного документооборота обмен документами происходит в пару кликов с рабочего места.

Помимо этого, все подразделения станут работать более слаженно из-за повышения качества взаимодействия филиалов и структур. Значительно снизятся ошибки, вызванные человеческим фактором, а доступ к информации можно будет разграничить.

Автоматизация документооборота ускорит деятельность компании в целом, увеличит оборот, повысит солидность фирмы. Использование системы электронного документооборота говорит о серьёзном отношении компании к бизнесу, что благоприятно сказывается на качестве обслуживания клиентов.

Рекомендации по выбору системы электронного документооборота

Чтобы определиться и решить, какая система автоматизации документооборота и делопроизводства будет использоваться в вашей компании, необходимо:

• Изучить функциональность системы. Оценить набор функций платформы, удобство её применения, интерфейс, возможность гибкой настройки.
• Поискать примеры удачного опыта применения выбранной системы в вашей отрасли. Это очень важно, поскольку позволяет понять, насколько успешным будет внедрение конкретной системы автоматизации документооборота в той сфере, в которой работает ваша компания. Выяснить, в каких фирмах из вашей области использовалась система, и насколько успешно были реализованы эти проекты.
• Соотнести стоимость, функциональность и поддержку платформы. Важно не только приобрести и внедрить систему автоматизации, но и убедиться в том, что вам при этом будут доступны её обновления и поддержка. Испытать функции системы в её бесплатной версии.

Пробная версия наглядно демонстрирует функции и преимущества системы автоматизации управления документооборотом. Иногда производители предлагают демоверсии без каких-либо ограничений по функциональности. Так вы сможете понять, насколько вам подходит платформа, удобно ли в ней работать.

Функциональные требования к системе документооборота утверждены Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. Система документооборота обязана иметь инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).

При выборе СЭД необходимо обращать внимание на следующие пункты:

• понятный интерфейс;
• скорость и надёжность обмена;
• возможность подписания ЭП;
• возможность распределения файлов по группам;
• поиск;
• настройка прав доступа;
• мониторинг прохождения документа по этапам;
• высокоуровневая защита данных;
• архивное хранение.

Также для некоторых компаний важны интеграция с учётными системами, а для организаций непрерывного цикла работы — уровень техподдержки.

Выводы

Внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота может значительно ускорить выполнение задач, повысить качество обработки документов, снизить риски ошибок и сократить затраты на бумажную документацию. Это может привести к значительной экономии времени и ресурсов для организации. Как показывает опыт, эффективность автоматизации документооборота сильно влияет на производительность организации

Важно отметить, что процесс автоматизации документооборота может быть разным для разных организаций, поэтому выбор систем автоматизации должен зависеть от специфических потребностей каждой конкретной организации.

Таким образом, переход на электронные документы и автоматизация документооборота являются важными факторами для современных организаций, которые хотят быть более эффективными и конкурентоспособными на рынке. Внедрение соответствующих систем автоматизации может помочь им достичь этой цели.

Если вы решили автоматизировать в своей компании документооборот, подключите Астрал.ЭДО — онлайн-сервис, который позволяет быстро оформлять документы и передавать их в один клик. Система позволяет вести несколько организаций, наладив документооборот внутри компании, а также с контрагентами и госорганами. Вся информация автоматически и структурировано сохраняется в архив, что позволяет в любой момент легко найти и посмотреть необходимую документацию. Систему электронного документооборота 1С-ЭДО можно использовать в привычном интерфейсе 1С. Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам на всех этапах обслуживания: от запуска системы и подключения контрагентов до обмена документами и отправки отчётов в государственные органы.

Источник: astral.ru

РОЛЬ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ

Бизнес-процесс… Этот не очень понятный термин все чаще мелькает в литературе по делопроизводству. Авторы книг и статей используют его в разных ситуациях и по разным поводам. А что это такое?

С ходу разобраться достаточно сложно, так как определения наукообразны и требуют знания терминологии.

Например, вот такое: «Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности (операций), достигающих значимых для организации результатов (посредством управляющего воздействия входы процесса преобразуются в выходы, равные результатам процесса, представляющие ценность для потребителя).

На самом деле за термином бизнес-процесс скрывается достаточно простая вещь – это способ описания текущей деятельности, того, что делается каждый день. Например, один из бизнес-процессов – работа по регистрации и контролю исполнения документов (входящих и исходящих), то, чем занимаются службы документационного обеспечения управления.

Зачем же потребовалось превращать простые вещи в сложные? И зачем вообще потребовалось придумывать бизнес-процессы?
В приведенном определении бизнес-процесса есть некая ловушка, здесь кое-что прячется за кадром. Это что-то – использование модели «черного ящика» в описании жизнедеятельности предприятия или протекании отдельных его процессов. Представим, что предприятие – большой черный ящик. Не будем отвлекаться на то, что происходит внутри… У него есть вход, в который поступает ткань и нитки, а есть выход, выпускающий готовые джинсы.

В службе делопроизводства также есть вход – входящая переписка, а есть выход – исходящая переписка. Таким образом, бизнес процесс делопроизводства – это все, что из входящих писем делает исходящие.

Дальше в определении говорится об управляющем воздействии. Это то, что заставляет входящий документ превратиться в исходящий (или ткань – в джинсы).

Управляющее воздействие может произвести один сотрудник, а может – много, это может быть одна операция (взяли и написали ответ), а может длинный, многостадийный процесс с резолюциями, исполнением, подготовкой ответа, его согласованием, подготовкой дополнительных документов и прочего…

Такие процессы и называют бизнес-процессами. Слово бизнес лишь подчеркивает, что процесс имеет отношение к деловой деятельности. Но вот что интересно.

Если все работает хорошо, бизнес-процессом, как правило, это не называют… Когда же выясняется, что предприятие росло, росло, да и выросло так, что многочисленные секретари и делопроизводители, несмотря на свою просто исключительную замечательность и ответственность, перестают справляться в потоком бумаг, наступает момент, когда нужно разобраться, а что же все-таки происходит внутри этого «черного ящика»? Может, нужно проверить и что%нибудь улучшить? Но чтобы что-нибудь улучшить, нужно понять, а что происходит сейчас? Нужно понять, как в реальности работают сотрудники организации, какие именно документы и по каким правилам циркулируют внутри организации и «уходят» вовне…

А называется это – описание существующих бизнес-процессов. Сделать его можно по-разному. Один из распостраненных способов – написать инструкцию по делопроизводству. Но, как показывает практика, для наглядности пути движения документов лучше нарисовать. Кстати, к такому способу описания порядка работы с документами прибегают уже не менее 150 лет.

Например, есть очень любопытный документ – «Руководство къ наглядному изучению административнаго порядка течения бумагъ въ России» издания 1858 г. Авторы этого труда очень обоснованно пишут: «Принимая в соображение с одной стороны, что, по не имению достаточных сведений о практическом делопроизводстве, многие частные лица иногда встречают затруднение в ходатайстве по прошениям, как поданным им самими, так и их доверителями; а с другой стороны, скорейшее изучение делопроизводства составляет потребность и отличие всякого молодого неопытного чиновника, вступающего на поприще гражданской службы, мы надеемся изданием наглядного способа к познанию течения бумаг, столь упрощенного в последнее время, заслужить всеобщее благосклонное внимание и справедливое одобрение».

Прошло 150 лет, многое изменилось, и современные методы описания выглядят иначе. Автор рисунка (стр. 93) был хорошим художником-каллиграфистом, и приведенный план рисовался от руки. Чтобы не зависеть от художественных способностей того, кто будет описывать бизнес-процессы, сегодня разработаны специализированные программы. Например, программа ARIS.

Приведем пример описания процесса «регистрация документа», выполненного с ее использованием.

Фигурка (см. схему стр. 94) обозначает какое-нибудь действие (оно, как правило, на ней и написано). Для обозначения последовательности действий используются стрелочки. Вертикальные столбцы – это место, где действие производится (столы в канцелярии можно переставить, но модель от этого не должна измениться).

Выполнение такого описания – задача не самая простая. Связано это с тем, что обычно составляются должностные инструкции для каждого сотрудника. В процессе создания модели, как правило, выясняются разные неожиданные и интересные вещи. Так, многие сотрудники часто не представляют, что происходит с документами, когда они выходят за пределы их письменного стола…

Например, на некотором крупном предприятии проводили подобный анализ бизнес-процессов. Выяснилось, что в одном из отделов сложилась довольно странная ситуация. Выглядело это так: две сотрудницы жаловались на чрезмерную нагрузку. Среди их обязанностей было ведение картотеки, и они усердно работали, поддерживали ее в идеальном порядке.

Но когда был задан вопрос: «А кто является потребителем вашего бизнес-процесса? Кто пользуется этой картотекой?», выяснилось, что… никто. Да, когда-то картотека была нужна. В какой-то момент надобность отпала, но в силу налаженности ненужная работа аккуратно производилась, причем в ущерб действительно важным делам…

Модель бизнес процессов позволяет составить общее представление о процессах в организации, прояснить неясности и неточности. Когда модель составлена и презентована участникам процесса, можно приступать к следующему этапу – оптимизации бизнес-процессов.

Почему документы выполняются так долго? Все ли операции нужны? Хватает ли сотрудников для работы, оптимальна ли их загрузка? Для ответов на эти вопросы модель можно усложнить, ввести количественные показатели работы (или метрики бизнес- процесса) – число обрабатываемых документов, количество затрачиваемого на это времени. Их измерение – не самая простая задача, но совершенствовать деятельность без таких показателей проблематично.

Моделирование бизнес процесса – момент, когда можно, наконец, оценить, а все ли делается на необходимо высоком уровне? Например, ситуации могут быть такими: «В день регистрируется 100 документов. Много ли или мало? Документ исполняется неделю, на каждый документ исполнителю выделяется 20 минут. Обеспечивает ли такое количество времени качественную работу с документом?»

Анализ модели «Как есть» позволяет построить модель «Как должно быть», например, оптимизировать маршруты движения документов, схему работы с ними. Когда модель создана, необходимо перенастроить сотрудников на то, что теперь они будут работать иначе, чем до определенного момента. Для этого разрабатывается подробная инструкция, издается приказ о вводе новой схемы в действие, назначаются ответственные за ее соблюдение (как правило, секретари).

Описание бизнес-процессов позволяет понять, как он осуществляется на данный момент, но когда встает вопрос об улучшении метрик процессов, просто описания становится мало.

Например, как сократить время от поступления документа до отправки готового ответа по нему? Анализ показывает, что основные резервы времени кроются в стадиях передачи документов от одного сотрудника к другому. Как это обычно делается? Или внутренней почтой, или руками секретарей, которым нужно следить, чтобы документ не застревал на каждой стадии и через положенное время переходил на следующую… Документы теряются, забываются, подолгу лежат без внимания…

Решить такие проблемы предназначены системы электронного документооборота (СЭД). Кратко их работу можно описать следующим образом: храним все документы в одном месте и быстро доставляем их тем, кому они необходимы.

При этом общий бизнес процесс работы сдокументами можно разбить на несколько подпроцессов, а затем составить нужную их комбинацию.

Например, можно выделить такие подпроцессы:

• регистрация входящих документов;
• выдача резолюции;
• исполнение резолюции с созданием отчета об исполнении;
• подготовка проекта ответного письма;
• согласование проекта ответного письма;
• регистрация ответного письма.

Оперируя разработанными подробными описаниями реальных бизнес-процессов, можно настроить СЭД так, что она будет перемещать документы по рабочим местам сотрудников на основании описаний. Например, один из самых трудоемких процессов в делопроизводстве – согласование документов. Чтобы запустить его, нужно дать прописать, кто является инициатором процесса, какой документ необходимо согласовывать, указать список согласующих и порядок, в котором они будут получать документ на согласование. Кроме обычных реквизитов листа согласования появляется еще и новый – время согласования (если за два отведенных часа согласующий не дал визы, система может послать ему напоминание, что срок согласования прошел, а инициатору – что время идет, а визы все нет…). Одновременно можно отправить на согласование большое количество документов, и в любой момент посмотреть, в каком состоянии находится процесс согласования.

Электронный документооборот позволяет держать под контролем все потоки документов, сократить затраты времени на рутинные действия и высвободить так необходимое время – со значительным повышением качества работы.

Откуда берутся резервы времени?

Первый резерв времени

Передача документов между стадиями обработки происходит практически мгновенно. Например, документ окажется у своего адресата сразу после его регистрации в канцелярии, а не будет долго ждать, пока его положат в нужную папку, потом за ним придет секретарь, рассортирует по сотрудникам и, наконец, сотрудник заглянет за своей почтой…

Выглядит это так: сотрудник приходит на свое рабочее место, включает компьютер, открывает программу и видит список документов, которые поступили на его имя. Как правило, современные системы электронного документооборота позволяют хранить и электронный образ документа, поэтому сотрудник может сразу начинать работать с документом – открыть его, прочитать и решать, что с ним нужно делать дальше.

Второй резерв времени

Очень много времени теряется на выяснение вопросов: «А был ли документ?», «А кому его отправили?», «А где он сейчас?», «А что с ним происходило?».

Когда документ зарегистрирован в системе электронного документооборота, ответы на все эти вопросы можно получить за считанные минуты. В ней есть вся необходимая информация и автоматизированные механизмы поиска, которые из всего объема документов выбирают те, которые соответствую введенным параметрам поиска. Например, служебные записки, зарегистрированные 3 марта текущего года, в тексте которых встречалось слово «Санкт-Петербург».

Третий резерв времени

Часто работа с документами идет неравномерно – некоторые исполняются очень быстро, а некоторые забываются и задерживаются.

Система электронного документооборота берет на себя контроль сроков прохождения документов.

Четвертый резерв времени

Если по входящему документу есть резолюция или поручение, его исполнение нужно контролировать. Если это делать в ручном режиме, на каждый документ заводится регистрационная карточка, указывается срок исполнения, в эту же карточку вносится отметки об исполнении.

Чтобы проконтролировать исполнение, секретарь сортирует карточку – по сроку исполнения, выполнены резолюции или нет, в срок или с нарушением срока. Все это достаточно трудоемко. При использовании систем электронного документооборота информацию об исполнении документа вносит сам исполнитель. Секретарю для контроля остается просто посмотреть автоматически отсортированные списки документов «Не исполненные – Срок исполнения не подошел», «Не исполненные – срок исполнения истек», «Исполненные в срок», «Исполненные с нарушением срока» и так далее.

Пятый резерв времени

Когда сделаны описания типовых бизнес-процессов, резко снижается количество допускаемых ошибок в работе и оказывается ненужным тратить время и силы на их устранение.

Почему время так важно? В современных условиях все более ужесточающейся конкуренции часто выигрывает не тот, который делает лучший продукт, а тот, кто может работать быстрее и успевает захватить рынок.

Секретарь в силу специфики своей работы может оказать очень большое влияние на организацию рациональной и качественной работы с документами. От его квалификации, умения работать с таким современным инструментом организации работы, как система электронного документооборота, зависит очень много…

Источник: www.top-personal.ru