Дебиторка — это долги заказчиков и покупателей перед вами. Чтобы не потерять свои деньги, важно правильно отражать их в бухучете. Расскажем о счетах для учета дебиторки, основных проводках и правилах отражения дебиторки в отчетности.
Что такое дебиторская задолженность
- покупатель передал предоплату продавцу и будет ждать заказ месяц — ему должен продавец, поэтому возникла дебиторская задолженность.
- продавец получил предоплату и начал собирать заказ — он должен покупателю, поэтому у него возникла кредиторская задолженность.
Виды дебиторской задолженности
Дебиторка делится на виды по нескольким признакам.
- По срокам погашения. Краткосрочная — которую погасят в течение года, и долгосрочная — срок погашения которой больше года.
- По срокам исполнения обязательства. Стандартная — срок погашения которой еще не наступил, и просроченная — по которой есть опоздание.
- По виду должников. Это могут быть покупатели, поставщики, госудрство, персонал и пр. От должника зависит и счёт бухгалтерского учёта, на котором задолженность будет отражена. Расскажем ниже.
На каких счетах учитывать дебиторскую задолженность
Как мы уже сказали, выбор счета зависит от того, кто должен вам деньги. Все варианты счетов перечислены в Разделе VI «Расчеты» Плана счетов бухучета. Вот они:
Вовлеченность в бизнесе. Сила и суть вовлеченности для бизнеса.
- счет 60 — задолженность поставщиков и подрядчиков по перечисленным авансам;
- счет 62 — задолженность покупателей и заказчиков за отгруженные товары, оказанные услуги, выполненные работы;
- счета 68 и 69 — задолженность бюджета и внебюджетных фондов, когда была переплата по налогам, сборам, взносам, а также суммы пособий по соцстрахованию, которые должны возместить;
- счет 70 — задолженность работников в сумме излишне выплаченной зарплаты;
- счет 71 — задолженность подотчетных лиц, которые не вернули неиспользованный аванс или не сдали авансовый отчет;
- счет 73 — задолженность работников по займам, полученным от организации, а также по возмещению материального ущерба;
- счет 75 — задолженность учредителей по взносам в уставный капитал;
- счет 76 — задолженность прочих дебиторов.
Все эти счета относятся к активно-пассивным, а значит у них может быть дебетовое и кредитовое сальдо. Но так как мы рассматриваем их применительно к дебиторской задолженности, то можно сказать, что они активные: при увеличении дебиторки они стоят по дебету, при уменьшении — по кредиту, а сальдо будет дебетовым.
Иногда дебиторская задолженность отражается и на счете 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам».
В какой сумме учитывать дебиторку
В бухгалтерской отчетности расчеты с дебиторами каждая сторона отражает в тех суммах, которые считает правильными и которые вытекают из ее бухгалтерских записей. Если говорить о дебиторской задолженности банков или бюджетов, то они обязательно должны быть согласованы с должниками и равны. Неурегулированные суммы по этим расчетам в бухбалансе не должны быть (п. 73 и 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ).
КОРОЧЕ ГОВОРЯ, ШКОЛЬНЫЙ БИЗНЕС
Проводки для учета дебиторской задолженности
Разберем основные операции с дебиторской задолженностью и проводки, которые должны получиться в каждом случае.
Возникла и погашена дебиторская задолженность поставщика:
- Дт 60 Кт 51, 50, 52 — перечислен аванс в счет оплаты будущих поставок товаров (работ, услуг);
- Дт 08, 10, 41, 91-2 и пр. Кт 60 — приняты к учеты товары (работы, услуги) по авансу
Возникла и погашена дебиторская задолженность покупателя:
- Дт 62 Кт 90-1 — отгружены товары (работы, услуги);
- Дт 51, 50, 52 Кт 62 — получена сумму в уплату дебиторской задолженности по отгруженным товарам (работам, услугам).
Возникла и погашена дебиторская задолженность работников по зарплате:
- Дт 70 Кт 50, 51 — выплачен аванс работникам за первую половину месяца;
- Дт 20, 26, 91-2 и пр. Кт 70 — начислена зарплата за месяц.
Возникла и погашена дебиторская задолженность подотчетных лиц:
- Дт 71 Кт 50, 51,52 — выплачены подотчетные средства;
- Дт 60,76 Кт 70 — отражено израсходование подотчетных средств;
- Дт 50, 51, 52 Кт 71 — получен возврат не истраченной суммы подотчетных.
Возникла и погашена дебиторская задолженность сотрудников по материальному ущербу:
- Дт 73 Кт 94, 28 — отражена задолженность работника по возмещению ущерба;
- Дт 52, 51, 70 Кт 73 — полученное полное или частичное возмещение ущерба.
Возникла и погашена дебиторская задолженность учредителей:
- Дт 75 Кт 80 — отражена задолженность учредителя по вкладу в УК;
- Дт 51, 52, 08 Кт 75 — получен вклад в уставный капитал.
Бухучет списания дебиторки
Списание — это не то же самое, что погашение. Если дебиторка погашена, значит должник оплатил сумму самостоятельно. А вот если она списана, то ее никто не погасил и не будет — такую задолженность относят на финансовый результат как расход или закрывают за счет резервов по сомнительным долгам.
Списать дебиторку можно, когда по ней истек срок исковой давности или она стала нереальной для взыскания. Это задолженность ликвидированных и исключенных из ЕГРЮЛ организаций, не взысканная приставом.
Тут применяются следующие проводки.
Дебиторская задолженность списана за счет резерва:
- Дт 91-2 Кт 63 — создан или увеличен резерв по сомнительным долгам;
- Дт 63 Кт 62, 58, 60, 71, 73 и пр. — списана дебиторская задолженность за счет резерва;
- Дт 63 Кт 91-1 — восстановлен (уменьшен) резерв по сомнительным долгам;
- Дт 91-2 Кт 62, 58, 60, 71, 73 и пр. — остаток задолженности, который не был покрыт резервом, отнесен на расходы.
Если дебиторская задолженность с НДС, то сумма налога учитывается при списании. Отдельную проводку делать не нужно. Однако НДС, который раньше приняли к вычету с аванса, лучше восстановить к уплате на дату списания долга проводкой Дт 60-НДС Кт 68.
Дебиторская задолженность списана в прочие расходы (если нет резерва):
- Дт 91-2 Кт 62, 60, 58, 71 и пр. — дебиторская задолженность в полной сумме списана на прочие расходы.
На дебете счета 007 отражается списанная дебиторка, если обязательства должника не прекращены и он еще может вернуть долг в будущем. То есть это не касается случаев ликвидации и исключения из ЕГРЮЛ. На забалансовом счете 007 ее нужно отражать в течение 5 лет со дня списания.
Бывает, что срок давности уже прошел, а дебитор все-таки погасил свою задолженность. Тогда на дату погашения долга отражается прочий доход в сумме оплаты. Одновременно сумма списывается с забалансового счета 007.
Дебиторская задолженность погашена после списания:
- Дт 51, 50 Кт 62, 60, 76 и пр. — поступила оплата в счет погашения задолженности, которую ранее списали;
- Дт 62, 60, 76 Кт 91-1 — отражен прочий доход в сумме оплаты
- Кт 007 — списана дебиторская задолженность на забалансовом счете.
Дебиторка в бухгалтерской отчетности
Информация о задолженности дебиторов есть в бухгалтерском балансе и пояснениях к балансу и отчету о финрезультатах.
В бухгалтерском балансе дебиторка отражается в разделе «Оборотные активы» по строке 1230. Сумма в ней будет равна дебитовым остаткам по счетам затрат, перечисленным выше, за вычетом суммы резерва по сомнительным долгам (кредитового сальдо по счету 63). Чтобы детализировать дебиторскую задолженность, можно добавить в баланс дополнительные строки, например 1231 и 1232 для долгосрочной и краткосрочной дебиторки.
В пояснениях информация о дебиторской задолженности отражается в таблице п.1 «Наличие и движение дебиторской задолженности» и таблице 5.2 «Просроченная дебиторская задолженность».
Ведите учет дебиторской задолженности в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Отражайте возникновение и погашение задолженности, формируйте резервы по сомнительным долгам и списываете безнадежные долги. В конце отчетного периода Бухгалтерия поможет подготовить баланс и пояснения к нему. А еще в сервисе можно вести расчеты с сотрудниками, распознавать документы и отчитываться онлайн.
Источник: www.b-kontur.ru
Дебиторская задолженность: что это такое простыми словами, что туда входит и когда она возникает — виды и состав дебиторки
Обратим внимание на те активы, которые придут на баланс компании, и на особенности их получения. Рассмотрим, что значит «дебиторская задолженность»: что это такое простыми словами, какой она бывает, куда относится, как появляется и так далее. Начнем с самого термина. По сути, это те деньги, которые покупатели, реализаторы, контрагенты в будущем заплатят ИП или фирме.
Также это неисполненные обязательства, подлежащие инвентаризации, в случае непогашения которых возможно взыскание. В условиях современной практики это явление, совершенно обычное для финансовых взаиморасчетов с партнерами всех масштабов и уровней, и его следует учитывать при составлении и подаче отчетных документов. Но также это инструмент, который можно эффективно использовать для развития бизнеса и построения деловых отношений.
Когда и как образовывается дебиторская задолженность
- добросовестность второй стороны;
- финансовая стабильность юридических лиц, заключивших контракт;
- общая ситуация на рынке;
- ошибки, допущенные бизнесменами или банком при осуществлении транзакции.
Идеальный вариант для продавца – это предоплата, но ее вносить согласны (или могут) далеко не всегда. Потому тот, кто предлагает товар, зачастую предоставляет его с отсрочкой. Благодаря такой покладистости он приобретает и/или удерживает клиента, наращивая рынок сбыта. Ну а покупатель получает время на перепродажу с выгодой для себя, и оба остаются в плюсе.
Виды дебиторской задолженности в бухгалтерском учете
Их сразу несколько – можно выделить как минимум 4 группы, по ключевым признакам.
По срокам погашения
Самая распространенная классификация – есть два варианта:
- Краткосрочная (быстрая) – рассчитаться необходимо в течение 1 года со дня подписания договора. На практике, при условии добросовестности сторон, контракты исполняются за 2-3 месяца.
- Долгосрочная (длительная) – на оплату отводится больше 1 года. Такая лояльность обычно наблюдается в отношении тех, кто уже успел заслужить доверие, допустим, при выдаче ссуды для ценного сотрудника или при сотрудничестве с проверенным и стратегически важным партнером.
По характеру погашения обязательств
Здесь тоже есть 2 типа:
- Нормальная дебиторская задолженность по расходам – это закрытая вовремя, до дедлайна. Когда договор предусматривает 10 дней, а контрагент перечисляет деньги уже через неделю, и тому подобные ситуации.
- Просроченная – возникает в случаях истечения времени, отведенного контрактом на исполнение обязательств. Когда предполагается, что клиент рассчитается за месяц, а он делает перевод только через полтора.
По основаниям появления
Интересный вариант классификации – по тем, кто несет финансовые обязательства перед фирмой. Выделяют следующих лиц:
- покупатели – в соответствии с заключенными договорами;
- поставщики – не привезшие товар, несмотря на предоплату;
- учредители, которые не внесли оговоренную долю для формирования уставного капитала;
- сотрудники – получившие ссуду (на личные нужды) от компании;
- государство – при налоговых отчислениях сверх необходимого.
По вероятности погашения
Понятно, что и краткосрочная, и долгосрочная дебиторская задолженность предприятия – это долги, но вот какой шанс того, что их отдадут? По данному показателю их подразделяют на:
- Сомнительные – заключаются без залога, банковской гарантии или даже поручительства, по сути, на свой страх и риск, без имущества, которое можно забрать в счет уплаты.
- Безнадежные – сюда относят как те обязательства, срок исковой давности которых уже истек, так и те, что несут ликвидированные компании (или исключенные налоговой из ЕГРЮЛ).
Последний тип недаром носит такое название, ведь на практике в одной из этих ситуаций получить положенные деньги крайне затруднительно. Бесполезными зачастую оказываются и судебные приставы – их процедуры взыскания, даже грамотно проведенные, не дают результата.
Как контролировать дебиторскую задолженность: методы и инструменты
Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающихся предприятию со стороны юридических и физических лиц, которые являются его должниками. По сути, она является активом предприятия, поэтому очень важно держать ее под контролем. В противном случае компания неизбежно столкнется с постоянным и неуправляемым ростом задолженности.
Дебиторская задолженность классифицируется:
- по срокам погашения (краткосрочная — платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты; долгосрочная — платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты);
- по степени возможности взыскания (текущая — задолженность в пределах тех сроков оплаты, которые установлены договором; сомнительная — срок погашения уже нарушен, но предприятие уверено, что средства будут получены; безнадежная — долги нереальные для взыскания).
В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.
Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов
Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.
1. Предоплата
Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100 %. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.
2. Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии
3. Встречная задолженность (кредиторская)
Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда возможно перекрыть их путем взаимозачета.
4. Аккредитив
Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, на осуществление поставок) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он его не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик отгрузит товар), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).
В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.
К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.
6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности
Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных критериев.
1. Плановый уровень дебиторской задолженности
Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.
Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.
2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам
У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.
Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.
Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.
3. Мотивация сотрудников
Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.
4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам
Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.
Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.
Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.
5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации
В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.
6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами
Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.
С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.
Источник: kontur.ru