Понятие и принципы этана формализации производственных процессов
Обязательным условием проведения реинжиниринга производства является внедрение процессного подхода к управлению и формализация существующих в организации процессов.
Если формализовать задачу означает перевести ее вербальное описание на язык математических конструкций, то при формализации процессов речь идет о формировании их системного представления в виде перечня заинтересованных лиц и участников процесса, набора целевых параметров — ключевых показателей результативности (KPI), определения структуры процесса (элементов — этапов процесса — и связей между ними) — визуализации процесса, а также выполнение комплекса работ по его идентификации — выявление, регламентация и документирование процесса. В результате формализации процесс описывается не как простая цепочка работ, а как сложный объект для управления с обязательным разграничением процессов внутри предприятия — сегментированием.
Выделить процесс — значит сегментировать деятельность посредством определения границ и интерфейса (входов / выходов процесса), а также функций и отдельных операций, составляющих процесс.
Формализация бизнес процессов и оптимизация этапов продаж Отзыв
В качестве входов / выходов процесса рассматриваются потоки материальных и информационных ресурсов — документов. Обязательным условием процессного подхода является назначение одного ответственного за результативность и эффективность процесса — владельца процесса. Владелец бизнес-процесса — должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса. Он получает плановые задания и требования к целевым показателям процесса от вышестоящего руководителя — должностного лица, которое планирует и несет ответственность за результаты деятельности комплекса процессов или его части, ведет анализ информации о результатах и принимает управленческие решения для обеспечения максимальной результативности и эффективности деятельности.
Границы процесса определяются зоной ответственности за документы или ресурсы и компетенцией владельца процесса.
На рисунке 6 изображена схема системного представления формализованного процесса в рамках процессного управления предприятием.
Рисунок 6 — Схема системного представления формализованного процесса в рамках процессного управления предприятием
Формализованное описание формируется постепенно, по мере сбора информации и уточнения представлений о процессе. Поэтому сначала используется краткий формат формализованного описания, а затем — подробный формат на уровне шаблона регламента процесса, рассматриваемый в следующем подразделе.
Краткий формат формализованного описания бизнес-процессов предприятия традиционно представляют в табличной форме, например, аналогичной таблице 10.
Как анализировать бизнес- процессы. Ч.1: Формализация, как способ способ управления эффективностью.
Таблица 10 — Краткий формат начального описания бизнес-процессов предприятия на этапе их визуализации
Источник: bstudy.net
Формализация бизнес-процессов
Бизнес-процессы есть во всех организациях. Независимо от того, занимаемся ли мы осознанным управлением бизнес-процессами или даже не знаем такого понятия.
Бизнес-процесс – это устоявшаяся последовательность действий для получения конечного полезного результата. Рынок платит компании именно за этот результат.
Нередко процессы выполняются интуитивно. При этом разные исполнители выполняют одни и те же процессы по-разному. При пересечении границ функциональных подразделений бизнес-процессы испытывают сложности, обусловленные функциональной обособленностью отделов и департаментов.
Это приводит ко многим проблемам:
- непрозрачности организации,
- пассивному среднему управленческому персоналу,
- конфликтам,
- невоспроизводимости результатов,
- возможности злоупотреблений,
- потерям времени и ресурсов,
- потерям клиентов,
- провоцированию социальной лени и, как следствие всего перечисленного,
- слабой управляемости, низкой эффективности и высокому риску деятельности организации.
Задача описания бизнес-процессов в устах разных руководителей может иметь разные формулировки:
- «Навести порядок в … (бизнесе, проектах, продажах, …)», «прописать инструкции»
- «Автопилот», «четкость», «эффективность», «регулярный менеджмент»
- «Описать / формализовать / внедрить бизнес-процессы»
- …
Хорошим решением и дальнейшим развитием организации, руководители которой почувствовали что-то перечисленное выше, будет внедрение процессного подхода.
Процессный подход — это не столько рисование процессов и написание регламентов, сколько смена мышления с функционального обособления:
«Я делаю однотипные операции и отвечаю только за пуговицы»
на процессное мышление взаимной обязательности:
«Мы все клиенты и поставщики друг другу и обмениваемся ясно оговоренными результатами, персонально отвечая за эти результаты. МЫ НЕ ПРИНИМАЕМ БРАК, НЕ ДЕЛАЕМ БРАК И НЕ ПЕРЕДАЕМ БРАК».
Чувствуете разницу? А нотации моделирования, схемы процессов, формы, таблицы, показатели, регламенты – это инструменты. Без трансформации идеологии они просто не будут востребованы. Но и без них не получится.
Внедрение процессного подхода и формализация бизнес-процессов могут быть проведены как во всей организации, так и в ее отдельной части или в отношении определенных процессов, например:
- процесс выполнения клиентского заказа
- основной производственный процесс
- процесс отслеживания поручений Генерального директора
- процессы управления проектами
- процесс нормирования производственных запасов и т. д.
Основные этапы такого проекта:
1. Организационная диагностика и оценка степени зрелости бизнес-процессов
- анализ действующих бизнес-процессов
- оценка степени зрелости бизнес-процессов
- выявление основных проблем бизнес-процессов и определение путей их улучшения.
2. Определение подхода к выполнению проекта
Возможны два (вполне сочетаемых друг с другом) подхода:
(1) «Силами консультантов» , которые интервьюируют сотрудников и разрабатывают документы:
- Можно применить любую нотацию, в т.ч. «сложную».
- Работа легче организуется, меньше конфликтов на начальной стадии.
- Коллектив меньше «отвлекается» (что, вообще говоря, плохо).
Этот подход лучше, когда порядок в организации в принципе есть, но необходимо разработать новый, неизвестный коллективу процесс (принести знание).
Подробное описание проекта с подходом «Силами консультантов» см. в нашем портфолио.
(2) «Силами участников БП» : организация разработки и описания процессов группами сотрудников компании:
- Используются знания многих.
- Возможность обсудить и договориться.
- Информированность и вовлечение.
- Все – соавторы. Меньший саботаж.
- Побочные эффекты (командообразование, выявление лидеров, группировок, саботажников, лояльных и т.д.).
Этот подход лучше, когда организация уже как-то работает, и стоит задача изменения мышления и наведения порядка для дальнейшего развития.
По сути, это конструирование бизнес-процессов и всех сопутствующих решений силами самих сотрудников при методическом сопровождении консультантами.
Подробное описание проекта с подходом «Силами участников БП» см. в нашем портфолио.
3. Определение объема работ и планирование проекта
4. Формализация (описание) бизнес-процессов
- Построение стратегической процессной модели.
- Разработка реестра бизнес-процессов и матрицы ответственности.
- Организация разработки бизнес-процессов и соответствующей регламентной базы в рамках выбранного подхода.
5. Внедрение организационных изменений
- Планирование и подготовка организационных преобразований.
- Формальное введение изменений в действие.
- Сопровождение организационных изменений.
Что получает клиент
Внедрение процессного подхода и формализация бизнес-процессов в организации позволяет получить следующие полезные результаты:
- Управленческая прибыль: снижение потерь времени и ресурсов.
- Снижение доли неудовлетворительных результатов процессов и, как следствие, рост удовлетворенности клиентов (т. е. пользователей результатов).
- Информационная прозрачность, согласованность, управляемость и повышение пропускной способности сети бизнес-процессов, независимость процессов организации от конкретных сотрудников, снижение требований к набираемому персоналу.
- Формализованные процессы являются базой для дальнейших улучшений, как самой системы процессов, так и других подсистем управления:
- На базе результатов этого проекта (т.е. созданного интеллектуального актива) можно постепенно и адресно отлаживать процессы и управление ими с помощью ограниченных изменений, не занимаясь «революциями».
- На описанных бизнес-процессах основываются система регулярного менеджмента и система менеджмента качества, аудит и сертификация по стандартам ISO 9000.
К анализу и оптимизации бизнес-процессов привлекаются их непосредственные участники. Появляется возможность выявить проблемы, обсудить, договориться и найти решения в ходе коллективной работы над процессами. Эта работа также дает командообразующий эффект.
Подробное описание проекта с подходом «Силами участников БП» см. в нашем портфолио.
Подробное описание проекта с подходом «Силами консультантов» см. в нашем портфолио.
Чтобы сделать первый шаг, напишите вопрос в форме обратной связи, щелкнув по виджету справа внизу страницы или через меню «О компании – Контакты – Задать вопрос».
Это бесплатно и ни к чему не обязывает.
Для принятия решений:
Опыт ABS Group в области диагностики и оптимизации систем управления
Политика ABS Group при проведении консультационных проектов
Для сведения:
- Внимание: СЛЕГКА управляемый бизнес
- Зачем описывать бизнес-процессы
- «У нас нет планирования, и нам это не мешает»
- Как соотносится регулярный менеджмент с другими управленческими технологиями
- Зачем нужны фирменные инструкции по используемой IT-системе
- Знакомьтесь: социальная лень
- Раздражение руководителя: понять, простить, перестроить
Источник: b-solutions.ru
Формализация бизнес-процессов как платформа для качественного управления предприятием
Если проанализировать существующие в настоящий момент системы управления предприятиями в России, то можно сказать, что большинство из них имеют ярко выраженную функциональную направленность. В основе таких систем лежит принцип разделения и специализации труда. Функционально-ориентированные системы, конечно, имеют право на жизнь, но уже концептуально устарели, так как динамика в рыночных отношениях, растущая конкуренция, возрастающие требования клиентов требуют принципиально новой структуры и механизмов управления. И самое главное, что чем крупнее предприятие, тем не эффективней оно начинает работать.
Функционально-ориентированные системы
Процессно-ориентированные системы
Было сказано, что любое предприятие существует в виде взаимосвязанных между собой процессов. Процессы идут «сами по себе», не документированы, не структурированы и никто за них не отвечает и не несет ответственность. Это не правильно.
Любое предприятие, в том числе и не коммерческое состоит из группы взаимосвязанных процессов, которые приводят к достижению ключевых целей и составляют фактическую деятельность предприятия. Под бизнес-процессом следует понимать набор повторяемых операций, которые преобразуют исходные данные в конечный результат в соответствии с правилами этого процесса. Упрощенно каждый бизнес-процесс имеет вход — исходная точка для данных и выход — результат процесса.
Суть в том, чтобы разобраться во всех бизнес-процессах предприятия, формализовать их, построить соответствующую модель деятельности. То есть идея состоит в том, что предприятие можно представить в виде совокупности бизнес-процессов, а сущность управления заключается в управлении этими процессами.
В процессно-ориентированной системе нет начальников и подчиненных в том смысле, что конкретный исполнитель отчитывается процессу и только процессу в рамках построенной модели. Следует отметить, что это возможно только при грамотно спроектированной модели. Не существует типового списка бизнес-процессов для конкретного вида предприятия и типовой модели. Каждое предприятие разрабатывает свой собственный список и состав бизнес-процессов и строит свою собственную модель деятельности.
Это позволит в дальнейшем ориентировать процесс на конечного потребителя, устранить побочные явления и дублирующиеся звенья, выявить затратные центры, узкие места, избыточные операции, возможности автоматизации, т.е. решить вышеперечисленные проблемы функциональных систем управления. Подобная реорганизация переводит предприятие на качественно новую платформу, уровень работы и уровень мышления.
При этом следует выполнить эту реорганизацию и последующее управление так, чтобы каждый элемент системы не вступал в противоречие с другими элементами и ориентировался на общие цели предприятия. Этого можно достичь только качественной разработкой структуры процессов и распределения функций и ролей.
Следует отметить, что существует методологии управления процессами, которые позволяют, как формализовать и процессы и его элементы, так и производить анализ различных показателей процесса. Т.о. качественная и хорошо продуманная процессно-ориентированная система «уравнивает» всех участников процесса между собой и требования к ним, определяя равное качество на всех этапах процесса. В этом случае сотрудник уже не ориентируется на своего руководителя и отчитывается не ему, а процессу и отдельным его элементам. В этом случае уже будет эффективным применение АСУ и информационных технологий с наименьшими затратами.
Источник: globuss24.ru