Чтобы автоматизировать процессы и сократить расходы, организации переводят документооборот в электронный вид. В этом помогают системы EDI и ЭДО. Расскажем, чем системы отличаются друг от друга и что в них общего.
В этой статье:
- Что означает EDI
- Стандарты передачи данных в EDI
- Типы EDI-сообщений
- Схема электронного обмена данными EDI
- По каким схемам работают торговые сети
- Преимущества перехода на EDI
- Разница между ЭДО и EDI
Что означает EDI
EDI (Electronic Data Interchange) переводится как «электронный обмен данными». Это система, которая позволяет поставщикам и заказчикам обмениваться электронными стандартизированными сообщениями и данными, чтобы передавать коммерческую информацию.
EDI-технологии помогают автоматизировать выполнение заказа и исключить влияние человеческого фактора. Покупатель не допустит ошибку в заказе, а поставщик вовремя привезет нужный товар.
Например, торговая сеть отправляет заказ поставщику в виде закодированного сообщения. В ответ поставщик такими же сообщениями уведомляет заказчика об отгрузке и выставляет электронный счет. При приемке товара покупатель может отправить уведомление, в котором указывает возможные расхождения.
Что такое ИП #shorts
Заказ формируется прямо в учетной системе покупателя, поэтому он не содержит ошибок и опечаток. В итоге система решает проблему коммуникации между покупателем и поставщиком, автоматизирует и ускоряет процессы.
Стандарты передачи данных в EDI
Обмен EDI-данными основан на глобальной системе стандартов GS1. Это международная некоммерческая организация, которая разрабатывает и ведет учет стандартов, создает ключи для идентификации товаров, услуг, активов и мест их нахождения.
В основе EDI-обмена лежат основные стандарты, которые установлены GS1, например стандарт формата сообщений. Передача стандартизированных данных исключают ошибки ручного ввода. А значит, в заказе не будет опечаток, и магазин получит нужный товар в срок.
Чтобы делиться информацией о товарах с торговыми партнерами в системе электронного обмена данными, нужно использовать идентификационные номера (ключи) GS1. Такие ключи уникальны во всем мире — набор цифр в ключе не повторяется.
Основные идентификаторы GS1:
- GTIN (Global Trade Item Number) — универсальный номер торговой единицы. Код зашифровывают в виде штрихкода и наносят на упаковку. GTIN состоит из 8, 12, 13 или 14 цифр в зависимости от товара. Для учетных систем используется 14 знаков, коды с меньшим количеством цифр дополняют нулями.
- GLN (Global Location Number) — глобальный номер места нахождения. Его присваивают организациям и их объектам: складам, магазинам. Код состоит из 13 цифр и служит для идентификации отправителя и получателя документов.
- SSCC (Serial Shipping Container Code) — серийный код транспортной упаковки. Служит для обозначения логистической (транспортной) единицы: паллеты, тележки, посылки.
Чтобы создать идентификационный ключ, компания должна вступить в национальную организацию GS1. При вступлении она получает регистрационный номер, на основе которого формируются все идентификационные ключи.
ИП ДЛЯ WILDBERRIES простым языком. Какой вид ИП выбрать новичку? Что такое ИП на НПД?
Получите GLN
И начните обмениваться электронными сообщениями с партнерами в Контур.EDI
Типы EDI-сообщений
Покупатели и поставщики обмениваются EDI-данными на каждом этапе поставки: заказ, отгрузка, приемка, счет на оплату. Сообщения фиксируют шаги документооборота и содержат информацию о каждом из них.
Основные типы EDI-сообщений:
ORDER — заказ на поставку. Содержит список товаров, их количество, цены, а также сроки и адрес доставки. Покупатели, например торговые сети, формируют заказ и отправляют поставщикам.
ORDRSP — ответ на заказ. Поставщик может подтвердить заказ, отказать покупателю, внести дополнительную информацию или корректировки. Например, через ORDRSP можно предложить аналог, если нужного товара нет на складе.
DESADV — уведомление об отгрузке. Это аналог товарно-транспортной накладной. Поставщик отправляет сообщение, в котором указывает информацию о количестве отгруженных товаров, цене, отправителе и получателе.
RECADV — сообщение о приемке товара. Покупатель уведомляет продавца, когда принимает товар. В RECADV указывают сведения о фактически принятом товаре и расхождения, если часть товара не принята.
INVOICE — счет. Содержит окончательные данные о поставке, ценах и суммы к оплате. На основе INVOICE формируются электронные документы: счет-фактура, ТОРГ-12, УПД.
Схема электронного обмена данными EDI
Схему обмена EDI-данными можно настроить на основании бизнес-процессов компании и взаимодействия между партнерами.
Стандартная цепочка сообщений выглядит так:
- Покупатель высылает поставщику заказ (ORDER).
- Поставщик корректирует заказ по реальным остаткам на складе и подтверждает его (ORDRSP).
- После отгрузки товара поставщик формирует и высылает покупателю уведомление об отгрузке (DESADV).
- Покупатель после приемки автоматически формирует и высылает поставщику уведомление о приемке товара (RECADV).
- Поставщик на основании RECADV автоматически формирует счет-фактуру и отправляет его покупателю (INVOICE).
Типовую цепочку можно дополнить другими сообщениями под свои нужды. Всё зависит от договоренностей между партнерами и их бизнес-процессов.
Например, в сообщениях можно:
- уведомить о возврате и приемке возврата;
- сообщить об отгрузке алкоголя;
- передать сведения о местах доставки;
- отправить прайс-лист, график поставок, отчет о продажах.
В системе Контур.EDI можно настроить схему документооборота, которая подходит под ваши бизнес-процессы.
По каким схемам работают торговые сети
В Контур.EDI работают более 300 торговых сетей и дистрибьюторов. Каждая сеть обменивается EDI-сообщениями с поставщиками по своей схеме.
Основные торговые сети в Контур.EDI и типы сообщений, с которыми они работают:
PRICAT, ORDERS, DESADV, RECADV, INVOIC
ORDERS, DESADV, INVOIC, RECADV, COINVOIC, RETANN
PRICAT, ORDERS, DESADV, INVOIC, RECADV, COINVOIC
ORDERS, DESADV, RECADV, INVOIC
ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV
ORDERS, ORDRSP, INVOIC, COINVOIC
Преимущества перехода на EDI
EDI-обмен позволяет автоматизировать взаимодействие с партнерами, экономить ресурсы и повышать эффективность обработки заказов.
Участники системы EDI получают преимущества за счет возможности:
- ускорить обработку заказов, оплату за поставку и подписание закрывающих документов;
- снизить число ошибок и уменьшить затраты на их поиск и исправление;
- автоматически формировать юридически значимые документы;
- сократить расходы на доставку, хранение и печать бумажных документов;
- анализировать данные по поставками, чтобы налаживать процессы.
Пользователи системы могут в любой момент обратиться к переданным сообщениям и документам, чтобы избежать разногласий с контрагентами, или использовать их для анализа бизнес-процессов.
Кроме того, EDI-технологии гарантируют достоверность, конфиденциальность и безопасность данных. Сообщения зашифровываются и передаются по защищенным каналам так, что их содержимое доступно только отправителю и получателю. Сообщения нельзя скорректировать после отправки — адресат получает данные в том виде, в котором они были отправлены.
Сокращайте ошибки
И упрощайте взаимодействие с партнерами в системе Контур.EDI
Разница между ЭДО и EDI
Что такое ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами между компаниями через интернет без использования бумажных носителей. Процесс работы в системе соответствует бумажному делопроизводству.
Контрагенты в системе ЭДО могут создавать, согласовывать, подписывать, передавать, хранить электронные документы, следить за их статусом. Передавать можно документы двух видов:
- формализованные — для них ФНС утвердила xml-формат, например это счет-фактура, УПД, первичные документы;
- неформализованные — любые другие документы, которые можно использовать в разных форматах: doc, xlsx, jpg, pdf и др.
Чтобы электронный документ был равнозначен бумажному с собственноручной подписью, используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Документы, подписанные КЭП, являются оригиналами и обладают юридической силой. Их признают все контрагенты и госорганы, принимают в налоговой и суде. Обмен такими документами называют юридически значимым электронным документооборотом (ЮЗЭДО).
Чем отличаются EDI и ЭДО
EDI — это электронный обмен данными между поставщиками и торговыми сетями, а ЭДО — обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами, банками, госпорталами. Получается, что одно из главных отличий — юридическая значимость. Сами по себе EDI-сообщения не являются юридически значимыми. Но на их основе можно сформировать закрывающие документы и подписать КЭП.
Еще один критерий — формат документов. В системе ЭДО документы можно передавать как в утвержденном ФНС формате, так и в свободной форме. В EDI-обмене данные соответствуют стандартам всемирной системы GS1. Они не являются формализованными.
Чтобы сравнить системы, покажем основные различия в таблице.
| Юридическая значимость | Обмен данными, на основе которых можно формировать закрывающие документы | Юридически значимый документооборот |
| Формат документов | Соответствует стандартам GS1 | Утвержден госорганами или произвольный |
| Количество участников документооборота | Два участника: покупатель и продавец | Может быть несколько участников |
| Область применения | Применяют поставщики, торговые сети, несетевая розница, HoReCa и др. | Применяют компании во всех отраслях |
Каждая система служит для конкретных задач, но вместе они помогают автоматизировать процессы, исключать ошибки и сокращать расходы.
EDI и ЭДО дополняют друг друга. Например, пользователи Контур.EDI и Контур.Диадока могут использовать системы одновременно, чтобы полностью перейти на электронный обмен юридически значимыми документами с контрагентами и госорганами.
Итоговые юридически значимые документы формируются на основе EDI-сообщений, в которых стороны уже проверили и откорректировали данные. Это значит, что в УПД, товарных накладных, счетах-фактурах не будет ошибок и опечаток, контрагент примет документы с первого раза, что ускорит завершение сделки и оплату по договору.
ЭДО в ритейле
Автоматизируйте обработку заказов и ускорьте бизнес-процессы с помощью Контур.EDI
Источник: kontur.ru
Блог / Финансы
Дата валютирования — дата исполнения условий сделки (то есть дата физической поставки денежных средств согласно её условиям).
Для безналичных конверсионных операций дата валютирования означает календарное число, в которое произведён реальный обмен денежных средств в виде получения купленной валюты и поставки проданной валюты контрагенту сделки. Для кредитно-депозитных операций датой валютирования будет являться дата предоставления кредита, то есть дата поступления средств на счёт заёмщика. А датой окончания депозита (maturity date) служит дата возврата основной суммы по депозиту и процентов по нему на счёт кредитора.
Датами валютирования и датами окончания контракта являются только рабочие дни, исключая выходные и праздничные дни для данной валюты. В данной статье будет рассматриваться дата валютирования в платежном поручении.
Дата валютирования в платежном поручении – это дата, указанная инициатором в платежном документе, в которую деньги зачисляются на банковский счет бенефициара.
Все о документе «Платежное поручение» вы можете узнать из нашей статьи – «Платежное поручение в Казахстане»
Требования закона к дате валютирования в платежах
Закон «О платежах и платежных системах РК» в статье 49 «Исполнение указания с датой валютирования» гласит:
1. Дата валютирования, указанная в платежном документе, не может превышать десять календарных дней с даты выписки платежного документа.
2. При исполнении указания с датой валютирования деньги отправителя денег переводятся на внутренний балансовый счет (транзитный счет) банка отправителя денег.
3. Перевод денег отправителя денег на специальный транзитный счет банка отправителя денег осуществляется в сроки, установленные настоящим Законом, для исполнения указания клиента, но не позднее сроков, определенных пунктами 4 и 5 настоящей статьи.
4. Перевод денег со специального транзитного счета банка отправителя денег осуществляется банком отправителя денег не позднее даты валютирования, указанной в платежном документе, с учетом времени, позволяющего зачислить деньги банком бенефициара на банковский счет бенефициара, в порядке, определенном пунктом 5 настоящей статьи.
5. Банк бенефициара зачисляет деньги на банковский счет бенефициара в течение операционного дня, определенного датой валютирования. Если дата валютирования приходится на нерабочий день, то банк бенефициара зачисляет деньги на банковский счет бенефициара в первый рабочий день, следующий за днем, определенным датой валютирования.
6. При зачислении денег на банковский счет бенефициара в операционный день, не соответствующий указанной в платежном документе дате валютирования, банк, нарушивший условия указания с датой валютирования, несет ответственность в порядке, определенном договором банковского счета.
Что будет если вы неправильно указали дату валютирования
Исходя из вышеизложенных требований к дате валютирования, ошибиться вы можете только в пункте 1 — Дата валютирования, указанная в платежном документе, не может превышать десять календарных дней с даты выписки платежного документа. Что же будет если все-таки допущена ошибка. В целом ничего страшного не грозит – просто ваше платежное поручение банк не выполнит. Однако, если у вас сжатые сроки для оплаты денег поставщику, а тут еще банк отказывается принимать платежку создается стрессовая ситуация.
Как правильно использовать дату валютирования
Приведем пример использования даты валютирования при взаимодействии с банком.
ПРИМЕР
Бухгалтер торопился на обед, сформировал срочное платежное поручение и отправил его в банк. Время отправки 12:50, дата валютирования совпадает с датой отправки. Тарифы БВУ РК после 12:00 на исполнение платежных поручений клиентов – юрлиц увеличены. В подтверждение приведем тарифы одного из банков РК:
- проведение платежных поручений с 9:00 до 12:00 времени г. Нур-Султан: — на основании платежных поручений клиента; 1200 тенге (за одно платежное поручение)
- проведение платежных поручений с 12:00 до 15:00 времени г. Нур-Султан: — на основании платежных поручений клиента; 2 000 тенге (за одно платежное поручение)
Таким образом, за исполнение данного платежного поручения эта компания заплатит почти в 2 раза больше чем если бы платежное поручение было отправлено до 12:00. Однако, если бы бухгалтер не торопился на обед и поставил дату валютирования следующим днем, то банк исполнил бы данное поручение утром следующего дня с уменьшенными тарифами. Конечно, это касается случаев, когда исполнение платежного поручения может быть отложено до первой половины следующего дня.
- Овердрафт для бизнеса в Казахстане
- Признание иностранного сертификата соответствия в Казахстане
- Кадровый учет – что нужно знать
- Онлайн ККМ в Казахстане
- Сертификат СТ-KZ – что это и для чего нужен
- Кредитование МСБ микрофинансовыми компаниями
- Что такое аккредитив и как им пользоваться
- Чем выгодны специальные экономические зоны (СЭЗ) и индустриальные зоны (ИЗ) бизнесу
- Удержание алиментов в Казахстане
Источник: buhta.com