Эффективная операционная система управления может помочь организациям решить проблемы со связью, согласовать свои команды и успешно масштабировать свои процессы. Понимание того, что такое операционная система управления и как она работает, может помочь вам внедрить ее в свои собственные процессы. Это может иметь много преимуществ для здоровья бизнеса и успеха сотрудников. В этой статье мы определяем, что такое операционная система управления, перечисляем важные системные элементы, объясняем, как работают системы, и предлагаем советы, которые вы можете использовать для создания своей собственной.
Что такое управляющая операционная система?
Операционная система управления (MOS) — это структура, которую организации, команды и менеджеры могут использовать для определения своих ожиданий, процессов и целей. Это может быть полезным инструментом для рассмотрения операций, согласования действий и извлечения выгоды из возможностей улучшения. Некоторые менеджеры и компании используют шаблоны для создания своих систем, у других могут быть собственные системы, включающие уникальные ценности или идеи. Системы могут быть ценными инструментами для организации идей, поиска возможностей оптимизации процессов и визуализации целей.
Что такое операционная система и как она работает
Элементы операционной системы управления
Операционные системы управления содержат множество важных элементов. Они могут различаться в зависимости от цели и аудитории, но многие из них содержат схожие аспекты. Вот более пристальный взгляд на некоторые общие элементы операционной системы управления:
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Всеобъемлющая цель
Большинство операционных систем управления содержат одну большую основную цель, которую хочет достичь менеджер или организация. Это обеспечивает основу для системы и гарантирует, что отдельные элементы, действия и стратегии отслеживания в системе поддерживают конечную цель компании или менеджера. Часто бывает полезно согласовать цель с общей миссией компании, чтобы обеспечить максимальную согласованность с бизнесом.
Стратегия
Большинство операционных систем управления также содержат стратегии для достижения более крупной цели. Часто системы используют более мелкие цели для представления этих стратегических инициатив и описания того, как они ожидают достичь своей основной цели. Многие MOS представляют собой сети с визуальным представлением взаимосвязей действий и стратегических планов. Визуальный характер системы может упростить отслеживание прогресса и понимание того, как отдельные элементы системы способствуют достижению общей цели.
Метрики отслеживания
Еще один элемент, содержащийся во многих операционных системах управления, — это метрики, предоставляющие количественные данные для отслеживания успеха различных элементов стратегии. Показатели, которые использует организация или менеджер, могут зависеть от их цели, должностной инструкции и типа компании. Разработка надежных показателей важна для оценки ценности операционной системы управления и обеспечения того, чтобы конкретные стратегии были эффективными методами достижения целей.
ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ. ЧЕК -ЛИСТ — первый инструмент операционной модели
Основные виды деятельности
Некоторые операционные системы управления могут описывать ключевые действия и процессы, чтобы показать их важность для достижения поставленных целей. Описывая основные действия, лидеры могут более эффективно сообщать ожидания своим командам и расставлять приоритеты процессов, важных для достижения конкретных целей. Другие операционные системы управления могут определять темы или группы, а не действия. Эти включения могут дать представление о конкретных фокусах, таких как клиенты или внутренние процессы, и показать, как они применимы к целям, определенным в системе.
Роли
Для операционных систем управления, которые надеются добавить организации и согласованности командам, также может быть полезным перечисление ролей. Используя систему, вы можете назначать определенные цели или действия соответствующим ролям. Это может помочь сотрудникам в команде понять их ожидания. Это также может упростить надлежащее делегирование задач и обеспечить совместную работу всех для достижения поставленных целей.
Бюджет
Хотя это необязательно, некоторые операционные системы управления могут интегрировать свои бюджеты, чтобы лучше отслеживать затраты, связанные с конкретными действиями. Для небольших предприятий отслеживание расходов таким образом может быть не приоритетным. Вместо этого системы могут сосредоточиться на стратегиях и методах улучшения. Для крупных предприятий или предприятий, занимающихся операционными расходами, привязка бюджета к операционной системе может быть полезным шагом.
Как работает управляющая операционная система?
Операционная система управления работает, предлагая структуру для стратегий управления и оперативных целей. Следуя системе, организации и менеджеры могут отслеживать свои успехи и оценивать эффективность конкретных стратегий производительности. По мере того, как они развивают свои ожидания и работают над достижением своей цели, они могут обновлять информацию в системе, чтобы отражать конкретные изменения. Компании могут использовать свою систему для реализации стратегий и предоставления обновленных отчетов о своем прогрессе в достижении определенных целей.
Следование схеме системы и делегирование ролей в соответствии с поставленными целями часто помогает организациям и командам оставаться организованными и сосредоточенными. Операционные системы управления дополнительно работают над поддержкой процессов отчетности. Используя структуру, менеджеры могут сообщать о еженедельных успехах и делиться показателями из своей системы.
Советы по созданию операционной системы управления
Вот несколько советов, которые вы можете использовать для создания собственной успешной операционной системы управления:
Начните с цели
Начав с цели, можно упростить организацию операционной системы управления. Это также может помочь вам оценить отдельные дополнения, чтобы убедиться, что действия и стратегии в системе поддерживают вашу долгосрочную цель. Например, выбор метрик, показывающих, насколько хорошо операционная система поддерживает цель, может упростить процессы отчетности и упростить оценку эффективности стратегии.
Будьте преднамеренными
Подготовьте себя к росту, разработав полезную и актуальную систему. Создание всеобъемлющего плана со всеми необходимыми включениями может потребовать времени и командной работы, но его эффективное выполнение может принести много преимуществ для вашей деятельности. Постарайтесь учесть все факторы, которые могут повлиять на способность вашей команды или компании, в которой вы работаете, достичь определенных целей. Разработайте надежные показатели, чтобы отчетность была более простой, и убедитесь, что вы используете системный формат, который легко просматривать и часто ссылаться. Выполнение этих шагов может помочь вам добиться максимального успеха при использовании вашей операционной системы управления.
Обновляйте свою MOS по мере разработки
Как только вы достигнете цели, указанной в вашей операционной системе управления, обновите вашу систему, чтобы она отражала новую цель. Продолжая развивать и улучшать свою систему, вы сможете разработать достойную стратегию с множеством полезных приложений. Вы даже можете включить больше элементов, таких как бюджеты или роли, по мере того, как вы станете более уверенно использовать свою систему. Если вы найдете шаблон в Интернете, это может стать хорошей отправной точкой, но также важно разработать MOS, которая будет хорошо работать для вас, вашей команды и организации, в которой вы работаете.
Источник: buom.ru
Деловые операционные системы: Определение, назначение и как ее создать
Если вы делаете карьеру в сфере управления, вам будет полезно знать, как создать бизнес-операционную систему для вашей компании. Операционные системы в бизнесе помогают компаниям уточнить обязанности, установить точные системы решения проблем и выделить пути совершенствования работы. Понимание лучших практик создания операционной системы бизнеса может помочь вам стать более эффективным лидером, подготовить компанию к масштабированию и найти возможности для карьерного роста.
В этой статье мы определим, что такое операционная система бизнеса, объясним, почему предприятия используют их, и предоставим пошаговое руководство, которое поможет вам создать такую систему для вашего работодателя.
Что такое операционная система бизнеса?
Операционная система бизнеса — это руководство компании, в котором описано, что, как, когда и почему касается обязанностей компании. Менеджеры, руководители и владельцы бизнеса часто сотрудничают при написании бизнес-операционных систем, чтобы все в компании понимали свои роли, разделяли одно и то же видение и работали над достижением одних и тех же целей.
Цель бизнес-операционной системы — объединить команды, прояснить коммуникацию и способствовать выполнению общей миссии. Эти усилия могут привести к созданию более гармоничной рабочей среды, которая удерживает хороших сотрудников и вознаграждает их за тяжелый труд.
Каково назначение операционной системы для бизнеса?
Цель операционной системы бизнеса — повысить эффективность компании. В основе лежат четкие цели, общие ценности и эффективность сотрудников. Успешная система управления бизнесом может создать позитивную рабочую культуру, в которой сотрудники чувствуют, что их время на работе ценится, их личное время уважается, а их усилия приносят ощутимые результаты.
Если ваш работодатель поручил вам повысить эффективность работы компании, вы можете подумать о том, какие сферы бизнеса нуждаются в наибольшей поддержке. Чтобы помочь определить эти области, попробуйте задать себе следующие вопросы:
- Чувствует ли бизнес, что он находится под контролем, следует четким указаниям?
- Регулярно ли компания получает прибыль?
- Здоровый ли уровень текучести кадров?
- Полностью ли сотрудники понимают свои обязанности?
- Считаете ли вы встречи эффективным использованием времени?
- Есть ли у бизнеса четкий финансовый план?
Если вы ответили нет на любой из этих вопросов, вы можете создать бизнес-операционную систему, адаптированную для вашей компании, чтобы закрепить обязанности сотрудников, повысить эффективность и улучшить финансовое состояние бизнеса.
Как создать операционную систему бизнеса
Операционные системы бизнеса обычно состоят из пяти частей: процессы, системы, роли, навыки и структура. Вот как максимально использовать каждый элемент, чтобы создать эффективную операционную систему для вашей компании:
1. Разработка процессов
Процессы — это ручные и социальные контрольные списки того, как бизнес выполняет ту или иную задачу. Позволяют создавать и отслеживать план. Благодаря отслеживанию процессов, неэффективность легко обнаружить и скорректировать, что поможет вам быстро обновить и реализовать более прибыльный план.
Эффективными процессами являются:
- Легко понять: Напишите процессы понятным языком, чтобы каждый сотрудник знал, что делать.
- Воспроизводимость: Для достижения максимальной эффективности создавайте процессы, которые сотрудники могут последовательно повторять, и опускайте детали, которые не применимы в каждой ситуации.
- Легкодоступность: Размещайте документы по процессам в доступных местах, например, в хорошо организованной общей облачной папке или на хорошо заметной офисной доске объявлений.
- Отслеживаемыми: Чтобы постоянно совершенствовать процессы, полезно их отслеживать. Например, вы можете записывать время, затрачиваемое на выполнение задачи, чтобы определить области, в которых сотрудники могут повысить производительность.
- Поддерживаются инструментами: Инструменты могут автоматизировать утомительные задачи, такие как отслеживание, что поможет повысить стимул сотрудников следовать процессу.
Вот пример процесса в действии:
Феликс — менеджер по продажам в отделе, который сталкивается с проблемами производительности. Он создает процесс продуктивности для своей команды, который включает в себя простое пошаговое руководство по лучшей практике продуктивности для конкретной задачи. Он включает практические методы, которые использует в собственной работе, и объясняет, как он решает общие проблемы.
Он гарантирует, что руководство легко доступно каждому члену команды. Он также поощряет сотрудников использовать руководство во время работы и отслеживать, сколько времени они работают, с помощью инструмента учета рабочего времени. Наконец, Феликс предлагает отвечать на вопросы и давать советы по мере необходимости.
В течение месяца отдел продаж компании Felix увеличивает производительность на 15%.
2. Создание систем
Системы определяют технические аспекты того, как компания выполняет задачу. Как правило, они охватывают жесткие и мягкие стороны технологии, маркетинга, финансов и людей. Например, жесткая система управления персоналом может включать инструкции по начислению заработной платы и выполнению обязанностей отдела кадров, в то время как мягкая система управления персоналом часто включает в себя тактику управления эффективностью, практику найма и компенсационные планы.
- Конкретность задачи
- Применимы к общим целям компании
- Воспроизводимые для каждого сотрудника на каждом уровне
- Измеримы по отношению к целям компании
Мягкие системы также могут быть предметом переговоров. Например, большинство предприятий придерживаются системы оплаты труда, основанной на опыте и стаже. Однако сотрудники часто ведут переговоры о более высокой зарплате во время повышения по службе или после успешного ежегодного обзора.
Вот пример единой системы управления персоналом на практике:
Кейтлин — менеджер по персоналу. Ее команда оказывает поддержку менеджеру по подбору персонала, который находится в процессе найма нового графического дизайнера для создания рекламных кампаний.
Чтобы помочь менеджеру по найму подготовиться, команда Кейтлин составляет стандартный список вопросов, которые можно задавать кандидатам на собеседованиях. Они также пишут образцы того, как могут звучать успешные ответы, и приводят примеры графики, которую команда дизайнеров ищет в портфолио кандидата. Наконец, команда Кейтлин предоставляет мягкий диапазон заработной платы, который менеджер по найму может использовать во время переговоров о зарплате.
Хорошо разработанная и внедренная система достигает двух основных целей: Она позволяет сотрудникам точно знать, чего они могут ожидать, чтобы они могли строить эффективные планы, и вселяет уверенность в потенциальных сотрудников и клиентов.
3. Определите роли
В операционной системе бизнеса роли — это точные описания должностей в вашей компании. При написании ролей полезно сосредоточиться на целях компании в отношении данной должности, а не на том, что делает человек, выполняющий эту работу в настоящее время. Это возможность обнаружить недостающие обязанности и перетасовать обязанности, которые могут лучше подходить для разных должностей. Это также шанс убедиться, что вы общаетесь с сотрудниками, разделяющими ценности компании.
- Четко разграничены
- Описаны в описании должности
- Написанное простым языком
- Планируется с учетом роста
- Соответствие культуре компании
- Продвижение к целям компании
С учетом роста, менеджеры часто включают в операционную систему компании роли, которые ей пока не нужны. Это гарантирует, что компания будет готова к добавлению руководящих должностей и адаптации к большему штату сотрудников, когда возникнет необходимость в масштабировании.
Вот пример этого в действии:
Анджело — финансовый менеджер в небольшой компании по производству органических кормов для домашних животных. Он курирует команду бухгалтеров и финансистов. Однако компания растет, и управление потребностями увеличившегося штата сотрудников стало сложной задачей. К счастью, в операционной системе бизнеса уже определена должность менеджера по бухгалтерскому учету.
Менеджер по найму размещает объявление о вакансии и проводит собеседование с пятью кандидатами. Один из кандидатов соответствует описанию должности и в свободное время работает волонтером в приюте для животных, что делает ее идеальным кандидатом на эту должность и соответствует ценностям компании. Компания нанимает ее в качестве нового менеджера по бухгалтерскому учету, что позволяет сбалансировать рабочую нагрузку.
4. Согласование навыков с ролями
Чтобы составить полное представление о ролях компании, полезно соотнести их с конкретными навыками. Для этого можно спрогнозировать, какие навыки соответствуют конкретной роли, и создать оценку навыков для нынешних эффективных сотрудников. Эта оценка позволяет судить о соответствии ожидаемых навыков должности и помогает определить дополнительные навыки, связанные с ролью. Приведение навыков в соответствие с конкретными ролями может упростить процесс найма, когда сотрудник переходит на другую работу или получает повышение.
Хорошо подобранные навыки включают:
- Трудные навыки, например, профессиональные способности, такие как знание программного обеспечения или иностранных языков
- Мягкие навыки, такие как личные качества, например, умение сотрудничать, хорошая организованность или индивидуальность
Вот пример объявления о вакансии, включающий навыки, которые хорошо подходят для данной роли:
Системы управления операционными системами
В настоящее время принято выделять четыре варианта систем управления операционными системами:
а) система пополнения запасов;
б) система расшивки узких мест;
в) толкающая система;
г) тянущая система.
а. Система пополнения запасов
Система организации и планирования деятельности на основе пополнения запасов основное внимание уделяет необходимости поддержания запасов на некотором, как правило оптимальном, уровне на всех этапах движения товарно-материальных ценностей во внутренней среде управления (на входе, выходе предприятия, между внутренними звеньями логистической цепи, между рабочими местами). Запасы формируют заранее, до возникновения реальной потребности в них.
Преимущество этой системы прежде всего в том, что описываемый механизм очень прост и может работать на основе минимальной информации. Недостатки системы связаны прежде всего с наличием запасов, влекущих за собой замораживание капитала, снижение гибкости в реакции на изменение спроса, риск снижения качества товара. Наиболее существенный недостаток состоит в опасности потери управленческим персоналом быстроты реакции на требования потребителя, что несет в себе потенциальную опасность потери конкурентоспособности при смене обстановки на рынке.
Система пополнения запасов реализуется через модель работы с запасом на входе и на выходе предприятия (см. Рис. 13), модель работы с запасом на выходе (см. Рис. 14), модель работы с запасом на входе (см.
Рис. 15).
Это очень распространенная модель, реализующая разумное положительное отношение к запасу в организации на основе оптимизации уровня запасов по всей цепи движения товарно-материальных ценностей.
При принятии решений управления запасами в различных номенклатурных группах [27] эта модель эффективно может быть использована для недорогих и легкодоступных позиций группы С.
б. Система расшивки узких мест
Система планирования и организации деятельности на основе расшивки узких мест основное внимание уделяет обеспечению настройки всей цепи выполнения работ исходя из возможностей выделенных узких мест, имеющих ограничения по производительности, эффективности, скорости и прочим параметрам. Как и предыдущая система пополнения запасов, эта система может быть отнесена к традиционным системам планирования и организации работ, широко используемым на производстве и в сфере оказания услуг.
Акцент на узкие места, как правило, требует создания буферных запасов, поддерживающих загрузку всех рабочих мест на определенном экономически эффективном уровне. Поэтому в системе расшивки узких мест запасы играют, как и в системе пополнения запасов, ярко выраженную положительную роль, которая даже при учете отрицательных последствий создания запасов используется как необходимый шаг для повышения эффективности производственной или операционной деятельности организации.
Как видно из приведенных ранее описаний системы пополнения запасов и системы расшивки узких мест, эти системы при организации и планировании деятельности концентрируются на внутренней среде управления организации, намеренно игнорируя оперативную информацию внешней среды, что позволяет достичь максимальной эффективности внутрипроизводственной деятельности. Использование системы пополнения запасов и системы расшивки узких мест является целесообразным в случаях, когда организация выбирает стратегию снижения затрат или стратегию модификации продукции, так как позволяет без излишних затрат со стороны управленческого аппарата достичь поставленных целей в сфере операционной деятельности.
Системы пополнения запасов и расшивки узких мест могут быть использованы совместно на разных уровнях управления и на разных уровнях реализации бизнес-процесса в одной организации, так как не имеют противоречия в реализации операционной деятельности и процесса управления.
Следующие две системы организации и планирования работ – толкающая и тянущая системы – относят к современным подходам, появившимся в практике бизнеса в конце 1960-х – начале 1970-х гг. Они положили начало практической реализации отрицательной точки зрения на запас и связаны с моделью работы без запаса на входе и выходе предприятия (см. Рис. 16).
в. Толкающая система
Толкающая система (МРП-стандарт управления) делает акцент на использование информации о требованиях потребителей, производстве и о поставщиках. Начальной точкой расчетов является информация от рынка потребителей. Таким образом, толкающая система при организации внутрипроизводственных процессов переводит взгляд управленцев от внутренней среды менеджмента на внешнюю среду, является практическим инструментом интеграции бизнес-процессов организации с бизнес-процессами ее поставщиков и потребителей на межорганизационном уровне.
Следствием такой попытки интеграции стало положение о том, что продукция производится тогда, когда она нужна покупателю. Толкающая система реализовывает философию «точно в срок», хотя эта терминология была предложена и закрепилась в тянущей системе организации работы предприятия. Толкающая система получила наименование «МРП» – планирование ресурсов предприятия.
Производство продукции точно в срок реализации потребности покупателя выражает отрицательную точку зрения на запас в организации. Не ставя цель минимизации запаса в организации, толкающая система приходит к такому результату: уровень запаса сокращается, так как в результате точных расчетов и дисциплинированной реализации планов, основанных на требованиях потребителей, возможностях производства и поставщиков, появляется возможность снижения текущей составляющей запаса.
Именно снижение запаса становится основным преимуществом толкающей системы по сравнению с системой пополнения запасов. Кроме того, толкающая система организации и планирования работы, основывающаяся на точных календарных планах-графиках, позволяет повысить эффективность использования машин, оборудования и рабочей силы.
г. Тянущая система
Тянущая система (ТВС (ЛГ)-стандарт управления) оказывает внимание как внутренней, так и внешней среде предприятия. Она делает акцент на снижении уровня запасов на каждой стадии производства.
Именно в этой системе наличие запаса или его отсутствие становится движущей силой организации деятельности предприятия. Запас – преграда, стоящая между покупателем и производителем, скрывающая недостатки работы. Освобождение от запаса позволяет повысить как интегрированность с рынками покупателей и поставщиков, так и эффективность внутрипроизводственных процессов. Отсутствие запаса просто заставляет руководителей разрешать проявившиеся проблемы, скрытые ранее запасом.
«Никогда не делать ничего для отправки чего-либо. Кто-то должен прийти и взять это» – девиз, выражающий технику реализации текущей работы в тянущей системе. При низком уровне запаса между операциями производственного процесса только дисциплинированной реализации календарных планов недостаточно. Тянущая система требует неформального отношения к операционной деятельности всех ее участников. Дух командной работы, высокая внутренняя мотивация, готовность к нетиповым решениям, неформальное лидерство очень важны в реализации тянущей технологии.
Наибольший эффект тянущие системы, как правило, дают на небольших специализированных предприятиях и в поточном производстве, но как философия бизнеса могут с успехом применяться на самых разных уровнях управления.
Толкающие и тянущие системы, ставящие разные цели и использующие разные способы их достижения, на первый взгляд, не могут быть применены совместно в одной организации. Между тем отечественный опыт показывает, что такое совмещение может дать хорошие результаты.
Контрольные вопросы
1. Определите условия использования каждой из моделей организации работы операционных систем (с запасами на входе и на выходе, с запасами на входе, с запасами на выходе, без запасов).
2. Выделите наиболее сильную и наиболее слабую стороны каждой из моделей организации работы операционных систем (с запасами на входе и на выходе, с запасами на входе, с запасами на выходе, без запасов).
3. Могут ли различные модели организации операционных систем использоваться в рамках одной компании? Если да, то совмещение каких моделей и при каких условиях возможно?
4. Выявите принципиальное отличие традиционных и современных систем управления операционными системами.
5. Определите условия использования каждой из систем управления операционными системами (пополнения запасов, расшивки узких мест, МРП и ТВС (JIT)).
6. Имеется ли возможность совместного использования различных систем управление операционной системой в одной компании? Если да, то совмещение каких систем и при каких условиях возможно?
7. Выделите наиболее сильную и наиболее слабую стороны каждой из систем управления операционными системами (пополнения запасов, расшивки узких мест, МРП и ТВС (JIT)).
8. Имеется ли однозначная связь между системами управления операционными системами и возможностью использования тех или иных моделей организации операционных систем? Если да, то приведите перечень таких возможностей.
9. Для каких уровней интеграции деятельности может быть рекомендована каждая из систем управления операционными системами (пополнения запасов, расшивки узких мест, МРП и ТВС (JIT))?
Список рекомендуемой литературы
1. Гаврилов Д.А. Управление производством на базе MRP П. – 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005. – С. 104—127.
2. Гэлловэй Л. Операционный менеджмент: принципы и практика. – СПб.: Питер, 2002. – С. 17—28.
3. Стивенсон В.Дж. Управление производством. – М.: Лаборатория базовых знаний, 2004. – С. 29—35, 651—728.
4. Чейз Р. и др. Производственный и операционный менеджмент. – М.: Вильямс, 2007. – С. 273—294; 499—533.
Источник: studopedia.su
