Особенности управленческого учета для малого бизнеса
Управленческий учет для малого бизнеса имеет ряд особенностей:
- осуществляется по мере необходимости;
- затраты на сбор информации не должны превышать пользу от данной информации;
- даже приблизительная информация должна быть полезна;
- объектами учета должны быть отдельные аспекты (направления) работы организации малого бизнеса, либо центры ответственности;
- информация должна быть доступна по мере необходимости.
Постановка управленческого учета
Основное время в формировании управленческой отчетности необходимо уделить ее постановке и введению. При правильной постановке управленческого учета, выделении центров затрат, достоверном распределению расходов времени на формирование отчетности будет тратиться значительно меньше.
На первом этапе организации малого бизнеса достаточно вести управленческий учет, используя программу Excel. Такое ведение учета удобно на этом этапе, так как количество операций и объем поступления денежных средств у организации небольшое. Для построения управленческого учета в Excel необходимо определить несколько параметров:
Урок 1. Управленческая отчетность. Как внедрить за 10 шагов
- статьи расходов, необходимые для дальнейшего использования внутренними пользователями. В этом случае лучше исходить из потребностей пользователей отчета в дальнейшем. В каждой организации принятие решений основывается на разных данных. Кому-то необходим более глубокий анализ данных с расширенным перечнем статей, кому-то попроще;
- период формирования данных (это может быть как неделя, так и месяц). Для организаций малого бизнеса советуем формирование отчетности понедельное, так как это даст более оперативно влиять на расходы и доходы. Также при небольшом объеме данных недельное формирование не занимает много времени. Но при этом необходимо подводить итоги месяца, квартала и года, так как расходы могут распределяться неравномерно. Но данные должны заносится ежедневно, иначе есть вероятность их потери;
- определить ответственного за ведение управленческой отчетности;
- определить центры ответственности, по которым ведется учет раздельно (это может быть отдел, проект, учет по организации в целом).
На рисунке 1 показан упрощенный пример ведения помесячной управленческой отчетности в Excel. Если организация существует не первый год, то желательно делать сравнительный анализ за последние три года деятельности. Это позволит выявлять динамику и принимать более правильные решения на основе данных. Наиболее наглядно данные выглядят в виде графиков и диаграмм.
Два баланса
В организации малого бизнеса лучше вести два управленческих баланса: один по отгрузкам, формируемый по принципу «отгрузил – учел в доходах, получил документы по расходам – учел в расходах», и второй – по принципу поступления денежных средств на расчетный счет и списания с расчетного счета (в этом случае учитываются только движения по счетам). В период стабильной обстановки на рынке и своевременных платежей отчеты будут близки по данным, но в случае задержек платежей первый отчет позволит определять насколько доходны продажи и как влияют расходы, с ними не связанные, второй – определить кассовые разрывы для активизации работы с дебиторской задолженностью и возможным кредитованием.
Управленческая отчетность: что включает
Особенности ведения учета в Excel
Ведение данных в Excel имеет ряд недостатков – появление ошибок при ручном вводе данных в таблицы, случайное удаление данных, при возникающей потребности в расширенном анализе есть вероятность необходимости в новом формировании данных и проведение повторной работы с первичной информацией.
При росте организации в связи с возрастанием объема хозяйственных операций ведение управленческого учета в Excel уже будет занимать много времени. Поэтому управленческий учет лучше строить совместно с бухгалтерским. В этом случае план счетов (или подсчета) формируется с учетом потребностей управленческого анализа.
В этом случае дополнительно к параметрам, необходимым для ведения учета в Excel, добавляются следующие:
- необходимо разработать методы управленческого учета затрат и калькулирования себестоимости продукции;
- разработать управленческий план счетов и порядок отражения типовых финансовых операций;
- разработать внутреннюю инструкцию по ведению управленческого учета, так как внесением данных уже будут заниматься несколько сотрудников.
Для достижения необходимого результата необходимо определить, какие данные должны учитываться в управленческом учете и где в организации их необходимо брать. Для того чтобы в базе данные были достоверными, обязательно необходимо назначить ответственного, который их будет контролировать, а также лиц, которые будут иметь возможность внесения и корректировки данных. В противном случае данные будут постоянно меняться в периодах, по которым отчетность уже сформирована.
Основные финансовые данные при таком учете будут попадать в систему управленческого учета через бухгалтерию. Так как бухгалтерский учет в организациях малого бизнеса не достаточно оперативен, необходимо следить за тем, чтобы данные для управленческого учета попадали в базу в первую очередь. Кроме бухгалтерии данные в базу могут вносить менеджеры на местах. В этом случае необходим контроль за правильностью их внесения и отсутствия дублирования.
После налаживания процесса ввода данных в базу необходимо определить, как распределять эти данные по статьям, какие рассчитывать коэффициенты и как их трактовать, какая необходима аналитика. При этом уже используется Excel.
Также очень важен процесс контроля достоверности данных. Он может быть налажен на основе анализа данных прошлых периодов (часто при формировании отчетности видны большие отклонения в данных разных периодов – это скорее всего признак ошибки), выборочной проверки вносимых данных по данным первичного учета. Кроме того, ошибок можно избегать дополнительной работой с менеджерами, вносящими первичную информацию – проводить их обучение, разъяснять основные моменты управленческого учета. Также полезна материальная заинтересованность сотрудников.
Мотивация сотрудников
Понятно, что лучшая стратегия постановки управленческого учета – это сделать так, чтобы каждый сотрудник был в нем заинтересован. На практике не все сотрудники организации заинтересованы во внедрении подобных систем. Причин может быть несколько:
- нежелание раскрывать особенности своего направления;
- привычка работать по старинке;
- нежелание возлагать на себя ответственность;
- нежелание участвовать в непонятном процессе.
Последняя причина является, пожалуй, основной и требует особого внимания, поскольку при непонимании сотрудников любая система рано или поздно перестанет работать.
В целом управленческий учет и его настройка длительный и очень интересный процесс. Его настройка займет определенное время, в процессе будут вносится значительные доработки и изменения. Но постепенно любой пользователь этой системы увидит ее необходимость и полезность и уже не будет понимать, как раньше работали без нее. Важно помнить, что учет не является основной целью построения управленческого учета, а это лишь инструмент, позволяющий работать его пользователям эффективнее. Поэтому именно они являются основными заказчиками и законодателями при построении системы.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Источник: gendalf.ru
Управленческая отчетность
Что такое управленческая отчетность? Говоря простым языком, управленческая отчетность — информация, которую используют руководители, а чтоб использовать, у кого-нибудь ее спрашивают. Например, спросить управленческую отчетность можно у бухгалтера. Или сами смотрят в банковских выписках и в бухгалтерской программе. А затем, бывает, переписывают управленческую отчетность в свою записную книжку и пересчитывают на калькуляторе.
Сначала такой набор информации (будущая управленческая отчетность), то есть управленческой отчетности, появляется стихийно: понадобилось — спросил. Потом руководитель догадывается, что надо сделать фиксированную форму для отчетности, которую спрашивать в заполненном виде с определенной периодичностью. Потом одной формы становится недостаточно, появляется несколько, и заполняют их разные люди. Потом руководитель начинает «блуждать» в тридцати разных таблицах, где одни и те же данные, например, о продажах по регионам, написаны в разном порядке и почему-то имеют разные значения, швыряет все в корзину, и зовет бухгалтера: «сделай мне одну форму, но чтоб было понятно!» И . начинается сказочка про создание управленческой отчетности сначала.
Как сделать, чтобы внутренняя управленческая отчетность была удобной, актуальной и достоверной? Только не думайте, что это легко. Разработка управленческой отчетности — это организаторская, а не экономическая, задача, и она требует системного подхода.
Управленческая отчетность по шагам
Для того, чтобы грамотно составить управленческую отчетность, сделать нужно вот что.
1. Составить список людей, которым нужно пользоваться управленческой отчетностью.
Например: генеральный директор, коммерческий директор, менеджеры по продажам, начальник ОМТС — всем им когда-то понадобиться управленческая отчетность.
2. Собрать существующую управленческую отчетность в том виде, в каком она есть. Если для управленческих целей используется бухгалтерская отчетность (директор как умеет разбирается в оборотке), включить в комплект и ее.
В качестве примеров различный отчетностей, возьмем: отчет о продажах по филиалам, анализ счета 10 по субконто, отчет по текущим платежам (составляет экономист в Excel), отчет по дебиторской задолженности (делает зам. главного бухгалтера) и т.д.
3. Составить матрицу для управленческой отчетности: пользователи отчетов / виды отчетов, на пересечении вписать, что именно каждый пользователь смотрит в отчете (буквально куда он смотрит, в какую ячейку, на какой итог — чтобы обнаружить бесполезную информацию или информацию в неудобном виде, когда пользователь отчета еще что-то пересчитывает на калькуляторе). Нужно также собрать «хотелки» нашей отчетности: задать вопросы и записать, чего людям не хватает в существующей отчетности. Если на предприятии есть показатели, которые используются как целевые и контрольные, т.е. по которым оцениваются сотрудники и по которым собственник контролирует генерального директора, то надо обязательно включить их в таблицу в ячейки тех отчетов, из которых берутся их значения. Этот пункт является важным при составлении управленческой отчетности.
Отчет о продажах по холдингу. Целевой показатель — объем продаж
Отчет о продажах по филиалам
Контрольные показатели — объемы продаж филиалов
Отчет по дебиторской задолженности
Контрольные показатели — суммы дебиторской задолженности филиалов
Отчет по издержкам обращения
Контрольный показатель — маржа
Смотрит итог по продажам. Нужно: итог по регионам
Смотрит итог по продажам каждого филиала. Нужно: итог по номенклатурным группам
Смотрит итог по просроченной задолженности
Сравнивает общую сумму расходов с маржой. Неудобно: нет маржи в этом же отчете. Не нужно: расшифровка расходов по мелочам. Нужно: отделить расходы на производство от административных.
Смотрит сумму продаж по каждому региону.
Смотрит сумму продаж по каждому менеджеру. Нужно: количество новых клиентов по каждому менеджеру
Смотрит просроченную и общую задолженность по каждому менеджеру
Смотрит сумму рекламных, представительских и командировочных расходов.
На этом этапе вы получаете картину «как есть», из нее надо вытащить все рациональное, чтобы в новой управленческой отчетности все, что ранее использовалось, было.
4. Составить управленческий классификатор доходов и расходов (БДР), движения денежных средств (БДДС), бюджета инвестиций и статей для учета оборотов между статьями баланса. Образец классификатора можно взять здесь.
5. Далее, для создания управленческой отчетности необходимо принять решение, какие еще аналитические справочники нужны для составления управленческой отчетности. Например, глядя на таблицу выше, можно сразу сказать, что разработки отчетности понадобятся справочники подразделений (филиалов), регионов, номенклатурных групп, менеджеров по продажам, а возможно, еще статей затрат и контрагентов. Для денежных отчетов (денежных управленческих отчетностей) обычно нужна аналитика по местам хранения денежных средств: расчетные счета, кассы, подотчетники. Эти справочники нужно либо взять из имеющихся баз данных (например, справочник контрагентов можно взять из бухгалтерской базы данных), либо составить самим и согласовать со всеми, кто пользуется отчетностью в разрезе такого справочника. При составлении управленческой отчетности рекомендуется также обратить внимание на этот пункт.
6. Далее, для создания управленческой отчетности нужно сделать основные формы отчетности: БДР, БДДС, Баланс. Убедиться, что в отчетность попала та информация, которой руководители пользовались раньше. Составить эти формы на реальных данных.
Если формы управленческой отчетности делаются в Excel, то сразу в эту форму включить нужную аналитику, например, по статьей оборотов вывести регионы или номенклатурные группы, а колонки сделать по месяцам. Если формы управленческой отчетности делаются в программе «Бизнес-планирование», то достаточно заполнить справочник «Формы бюджетов» и проверить, что в отчет выводится расшифровка по всей нужной аналитике. Примеры отчетов (управленческую отчетность) можно посмотреть здесь.
7. Сделать остальные формы управленческой отчетности на базе статей оборотов, аналитических справочников. В первую, для создания управленческой отчетности, очередь сделать формы, аналогичные тем, что уже используются на предприятии. Затем посмотреть материалы похожих предприятий, посмотреть собранные «хотелки» пользователей и предложить дополнительные формы управленческой отчетности.
8. Добавить в созданные отчеты формулы и вычисляемые значения. На этом шаге наша управленческая отчетность уже начинает обретать надлежащий вид для управленческой отчетности.
9. Сформировать (или заполнить) формы управленческой отчетности реальными данными за один и тот же месяц. Согласовать получившиеся заполненные формы с исполнителями, которые ранее составляли управленческую отчетность.
10. Согласовать заполненную отчетность с пользователями по списку из п.1. Процесс может оказаться итеративным, т.е. управленческую отчетность нужно будет доделывать по замечаниям.
Управленческая отчетность, что на выходе?
Вы удивитесь, как быстро люди привыкают к удобным формам, уже через неделю никто не помнит, как было раньше. Но это если они получились удобные. Если по-прежнему руководитель что-то пересчитывает в записной книжке, или звонит и спрашивает, что означает какая-то строка, или сравнивает дублирующуюся информацию из разных таблиц — работайте дальше, система управленческой отчетности пока не получилась.
Таким образом, управленческая отчетность составляется поэтапно. Важно, при составлении управленческой отчетности, на каждом этапе следить за правильностью заполнения отчетности. При тщательном выполнении всех «заданий», управленческая отчетность будет составлена грамонтно.
Источник: www.kpilib.ru
Отчет о доходах и расходах управленческий учет
Одним из ключевых отчетов, демонстрирующих эффективность и результативность деятельности предприятия, является отчет о доходах и расходах. Рассматривая отчет о доходах и расходах, управленческий учет опирается на данный документ в связи с тем, что в нем содержится полная информация о выручке, прибыли и затратах предприятия. Ключевым пользователем данного отчета (подразумевается отчет доходов и расходов) выступает собственник бизнеса или лицо, принимающее управленческие решения на предприятии – он непосредственно использует управленческий отчет о доходах и расходах как основу для планирования и прогнозирования, анализируя отчет по расходам денежных средств.
Отчет отражает детальную структуру доходно-расходных операций, что позволяет проводить планирование, анализ и контроль в разрезе направлений, отдельных статей, товарных групп и даже подразделений предприятия. Отчет о доходах и расходах может служить основанием для формирования корректирующих мероприятий, направленных на видоизменение текущей деятельности компании, товарной линейки, показателей KPI и не только. Удобнее всего реализовывать данный отчет на основе программного автоматизированного комплекса ИТАН: Управленческий баланс .
Уже сегодня наши специалисты
бесплатно проконсультируют
вас по теме:
Источник: www.finprosoft.ru