Система электронного документооборота (ЭДО) отвечает требованиям ведения бизнеса в современном мире. Она позволяет компаниям экономить время, деньги, ресурсы. При этом исключаются ошибки по причине человеческого фактора, курьерских компаний или иных обстоятельств.
С учетом текущей ситуации в стране и в мире, возможность обмениваться документами в пару кликов увеличит продуктивность вашей компании и сократит затраты, неизбежные в случае ведения бумажного документооборота.
Современные технологии позволяют сэкономить. Для этих целей 1С разработана система электронного документооборота 1С-ЭДО, интегрированную во все решения 1С, в том числе 1С:Fresh.
Согласно требованиям Налогового кодекса, недостаточно подписать документы электронной подписью и отправить их контрагенту по электронной почте. Необходимо подключиться к специализированной системе для обмена документами между контрагентами, чтобы обеспечить сохранность данных и безопасность их передачи. Эту комплексную задачу наиболее эффективно решает облако 1С:Фреш. Как именно? Рассказываем об этом и не только в данной статье.
Электронный документооборот Диадок
Если вы уже пользуетесь стационарными программами 1С, возможен быстрый переход в онлайн в два шага: выгрузка базы с локальной версии программы и загрузка в облако. Пошаговое руководство найдете здесь.
Если вам только предстоит переходить на электронный документооборот, давайте познакомимся с системой ЭДО поближе.
Что такое ЭДО?
Система ЭДО представляет собой сервис, через который контрагенты обмениваются юридически значимыми документами в электронном виде. Для заверения документов требуется электронная цифровая подпись (ЭЦП).
Интерфейс системы ЭДО наиболее походит на почтовую программу, со входящим и исходящим потоками “писем”. При этом пользователи могут сортировать и фильтровать документы для быстрого поиска по разным параметрам.
Электронный документооборот предоставляется как услуга для клиента от компании-оператора. Если вы используете комплексную программу для ведения бухучета, то обычно ЭДО уже включен в тарифный пакет. Вам остается только получить сертификат на ЭЦП через любой аккредитованный центр. В частности, вы можете сделать это через 1С.
Какие выгоды у 1С-ЭДО?
Электронные документы, заверенные цифровой подписью, являются полноценной заменой бумажных оригиналов.
На первый взгляд кажется, что бумажный документооборот подразумевает только небольшие затраты на бумагу и чернила для принтера.
При втором рассмотрении добавляется персонал: к работе привлекаются как минимум два, а то несколько подразделений компании.
Но давайте раскроем все аспекты того, как 1С-ЭДО помогает сократить затраты не только на материальные средства, но и трудовые резервы.
Экономия времени и ресурсов
1С-ЭДО упрощает многие процессы, вместе с тем экономя время и ресурсы компании, а зачастую и нервные клетки сотрудников.
ЭДО, Электронный документооборот, АВР, СЭД, Система электронного документооборота, Обмен документами
После перехода с бумажного на электронный документооборот, предприятия снижают издержки в среднем на 2%, а временные затраты задействованного персонала сокращаются на 75%.
Простое подключение
Решение 1С-ЭДО интегрировано в типовые сервисы 1С и не требует дополнительной настройки внешнего модуля.
Вы можете обмениваться документами с контрагентами, которые используют:
- программное обеспечение 1С-ЭДО, в том числе подключенное у разных операторов (роуминг);
- другие учетные программы (не 1С).
В ряде сервисов реализована возможность пригласить контрагентов к обмену документами через 1С-ЭДО, а также принимать приглашения от ваших партнеров.
Легитимность документов
С юридической точки зрения, весь процесс выстроен в соответствии с нормативными актами в вашем субъекте Федерации. Актуализацией сервисов занимается целое подразделение компании 1С. При использовании облачных продуктов 1С:Фреш все обновления загружаются автоматически при запуске программы.
Чтобы узнать больше и попробовать любую программу в облаке 1С:Фреш бесплатно, оставьте заявку на 30-дневный тест здесь.
Автоматическое формирование документов
Ручной ввод данных не может полностью исключить возможность ошибки. Изначально использование учетной программы 1С уже значительно сокращает время на ввод входящих документов.
При использовании 1С-ЭДО автоматически происходит и формирование документов, что сводит к минимуму влияние человеческого фактора. Для бухгалтерии это означает более быструю подготовку нужных бумаг без длительной и скрупулезной проверки документов, а также снижение нервозности персонала в отчетный период.
Массовое подписание документов
У руководителя компании или другого лица, ответственного за подпись документов, есть возможность более быстро выполнить свою работу: он может подписывать электронной подписью сразу несколько документов, используя доступные фильтры.
При этом, если необходимо, процесс подготовки документов и их подписания может быть разграничен на уровне прав доступа для разных пользователей.
Отправка и корректировка документов в несколько кликов
При использовании ЭДО не требуется распечатка бумажных документов, их физическое подписание и проставление печатей, упаковка в конверты для отправки, взаимодействие с курьерскими службами, отслеживание получения писем. Из этих, казалось бы, небольших действий складывается целый процесс, который задействует не только сотрудников самой бухгалтерии, но и секретарей, сисадминов, курьеров. Если конверт не доставлен, ответственный менеджер или бухгалтер вынужден уточнять изменившийся адрес контрагента, готовить новый пакет документов и отправлять их заново. Аналогичная ситуация складывается в случае необходимости корректировки документов.
С 1С-ЭДО физическая отправка не требуется, а внести все уточнения и отправить вашим контрагентам исправленный пакет документов в электронном виде вы можете за пару минут.
Нет расходов на хранение и уничтожение документов
В начале своей деятельности мало кто из бизнесменов задумывается о хранении документов. Но за 2-3 года собирается значительная груда бумаг, с которой никак не расстаться, поскольку их, согласно законодательству, требуется хранить 5 лет. Чтобы было просто найти нужный оригинал, документы нужно систематизировать, иначе они теряются.
Со временем копятся папки, требуется закупка стеллажей для их размещения. Шкафы занимают место в офисе, которое можно было бы использовать для других целей или не арендовать вовсе.
Альтернативу предлагают аутсорсинговые компании по внеофисному хранению документов, но это тоже стоит денег, а доставка отнимает время.
По истечении срока хранения документы необходимо ликвидировать. Если не хотите самостоятельно разрезать каждую бумажку, придется потратиться на шредер или обратиться к коммерческой компании, предоставляющей услуги конфиденциального уничтожения.
ЭДО минимизирует затраты на хранение и уничтожение документов. Вам не потребуется покупать канцтовары и мебель, увеличивать помещение, нанимать сотрудников для каталогизации, отслеживать сроки хранения или оплачивать услуги архивных компаний.
Круглосуточный доступ к документам из любого места
Сервис 1С-ЭДО дает возможность быстрого поиска документов по дате, контрагенту и другим критериям. Не требуется терять время и силы, чтобы отыскать и отсканировать нужные страницы.
В случае налоговых и иных проверок, с помощью ЭДО вы можете оперативно найти запрашиваемые документы и предоставить их по требованию.
1С обеспечивает сохранность документов и быстрый доступ к ним. При ведении электронного документооборота через облачные сервисы 1С:Фреш вам достаточно подключиться к интернету и войти в программу через браузер или мобильное приложение. Это особенно актуально для тех, кто не всегда находится за рабочим компьютером, будучи в разъездах, командировках или на удаленке.
Воспользуйтесь нашим предложением и подключите бесплатный доступ к облаку 1С:Фреш на 30 дней.
Стоимость от 0 рублей в месяц
В случае небольшого объема отправляемых документов сама услуга может предоставляться для вас бесплатно.
В разные тарифы включено от 5 до 100 пакетов документов в месяц. При этом пакетом считается комплект документов по сделке, а не каждый отдельный документ. Один пакет может состоять из двух электронных документов (+ счет-фактура, если применяется).
Для активных пользователей есть более выгодные пакетные тарифы
Срок действия лицензии
Стоимость пакета, руб
1С-ЭДО. 500 ежемесячных документов
Источник: 1cfresh.info
Электронный документооборот в бухгалтерии
Информационные технологии пронизывают все сферы жизни человека вообще и ведения бизнеса — в частности. И бухучет здесь не является исключением. Рассмотрим, как нужно организовать электронный документооборот в бухгалтерском учете, чтобы в полной мере использовать все его преимущества.
Что такое электронный документооборот
При слове «бухгалтерия» многим в первую очередь представляются подшивки документов, стеллажи, заставленные папками и т.п. И действительно — без различных «бумажек» ведение учета пока представить себе сложно. Но развитие информационных технологий меняет и такую консервативную сферу, как бухучет.
Уже не первый десяток лет почти никто не заполняет учетные документы вручную. Практически вся бухгалтерская «первичка» сначала создается с помощью той или иной компьютерной программы.
Но затем, чтобы передать документ контрагенту, или даже просто отнести в соседний отдел, многие все равно распечатывают его. Возникает резонный вопрос: зачем это делать? Нельзя ли просто переслать информацию в виде файла?
Такой формат обмена данными, при котором не используются бумажные носители, и называется электронным документооборотом (ЭДО), а каждый отдельный файл, который соответствует бумажному счету, накладной и т.п. — электронным документом (ЭД).
Нормативная база для электронного документооборота
Важно, чтобы онлайн-документы составлялись в соответствии с нормами законодательства. Базовым нормативным актом в этой области является закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации…». Пункт 4 ст. 11 закона № 149-ФЗ позволяет приравнять обмен электронными сообщениями к бумажному документообороту. Но и электронные документы должны быть заверены подписью.
Порядок такого удостоверения определяется отдельным нормативным актом — законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Электронный документооборот бухгалтерских документов основан на положениях п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».
Если же говорить об обмене данными внутри компании, то здесь все обычно гораздо проще. Электронная подпись, как правило, не требуется, а ответственным за информацию считается тот сотрудник, с корпоративного почтового ящика которого было отправлено письмо. Хотя в крупных компаниях могут и для внутреннего документооборота применяться более сложные схемы защиты данных.
Плюсы и минусы электронного документооборота
Переход на обмен информацией в электронном формате дает компании ряд преимуществ:
Источник: 1c-wiseadvice.ru
Электронный документооборот
СБИС ЭДО – система для организации юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) между компаниями, торговыми сетями, сотрудниками организации и с физическими лицами. Позволяет автоматизировать и упростить процесс обмена документами. Подключим к ЭДО на выгодных условиях! Записаться на презентацию
СБИС ЭДО для любых задач
Внешний документооборот
Подписание в один клик УПД, актов, накладных, договоров и других документов. СБИС облегчит регистрацию грузов и упростит подписание электронных транспортных накладных (ЭТрН). Сверка взаиморасчетов. СБИС моментально отправляет акт сверки, даже если у вас сотни поставщиков и клиентов.
Внутренний документооборот
Ускорение обмена документами внутри организации в пять раз. Финансовая экономия, за счёт минимизации расходов. Быстрый доступ к документам. Повышение качества работы за счёт контроля этапов согласования документов.
Кадровый документооборот
EDI для торговых сетей и поставщиков
Снижение риска штрафов из-за срыва сроков поставки. Оперативная оплата от покупателя или через факторинг. Снижение риска штрафов от ФНС из-за недостающих или неправильно оформленных документов. Не будет «спешки» и длинных очередей на приёмке товаров.
ЭДО с торговыми площадками
Участвуйте в торгах на крупных торговых площадках «Сбер-А», «АСТ ГОЗ», «РТС — Тендер» и обменивайтесь УПД и документами о детализации за участие в торгах в неограниченном количестве.
Прослеживаемость товаров
Электронная регистрация импортируемых товаров. Проверка кодов регистрационных номеров партии импортных товаров (РНПТ) в документах поступления и отгрузочных. Отчётность в ФНС по всем операциям с прослеживаемыми товарами.
Международный электронный документооборот
К МЭДО в СБИС подключены и уже пользуются 50 резидентов РФ и более 150 нерезидентов РФ. Список стран расширен до 18. Отправлено более 7000 документов.
ЭДО и маркировки
Проверка кодов маркировки, обмен УПД с поставщиками, регистрация поступлений и списаний может осуществляться в СБИС. Сервис сам сделает УПД с марками и после принятия контрагентом отправит всю информацию в Честный знак. СБИС сам проверит коды и примет их к учёту, а также подгрузит документы в вашу систему.
Тарифы
ЭДО с контрагентами
- Пакетная тарификация документов.
- Интеграции с внешними системами через интеграционные модули, также есть API.
- Роуминг со всеми операторами.
- Простое согласование документов (без настройки маршрутов).
- Уведомления о новых документах и мобильное приложение.
- Переписка/видеозвонки по документам.
Подключить
Внутренний ЭДО
- Работа с договорами, распоряжения, заявления, заявки, отчеты и т.д.
- Порядок согласования документов простой или с использованием ЭП.
- Маршрутизация документов через графический редактор.
- Шаблонизатор документов с привязкой к этапам процесса.
- Автоматическое распределение по сумме, ответственному, подразделению (отделу) и другим признакам.
- Проведение совещаний и организация загрузки переговорных.
- Контроль поставленных задач и уведомление о их выполнении.
Подключить
Кадровый ЭДО
Подключить
ЭДО для маркировки товаров (Честный знак)
- Обмен документов с дистрибьютором (розницей) маркированной продукцией.
- Интеграция с 1С и другими внешними системами, включая API.
- Возможности роуминга со всеми операторами.
- Простое и быстрое согласование документов.
- Уведомления о входящих документах.
Подключить
EDI: С торговыми сетями
- Обменивайтесь EDI-сообщениями и ЭДО с торговыми сетями.
- Поддержка специфических форматов документов и требований сетей.
- Коннекторы и API.
- Опубликование прайса (изображения, видеоматериалы, описание, сертификаты, схожие товары).
- Возможность согласовывать цены и их изменения электронно.
- Контролируйте обработку заказов во всех точках продаж.
- Моментальное внесение исправлений в документы по факту приемки товаров.
- Электронная сверка расчётов и факторинг.
- Акция: Отправка EDI документа всего за 2 рубля.
Подключить
Бесплатный модуль 1С
при подключении к ЭДО
Интеграция с другими учётными системами
Если у вас в организации есть уже выстроенный бизнес процесс по работе с документами, то он сохранится. Мы поможем подстроить СБИС ЭДО под ваши процессы и системы:
- Для большинства систем, таких как 1С, SAP и DocSvision, у нас имеются готовые коннекторы для отправки, получения и мониторинга статуса подписания документа.
- Если у вас своя или какая-то кастомизированная система, вы можете выгрузить документы в любом формализованном виде. СБИС автоматически сконвертирует документы в форматы, которые требует налоговая, подпишет и отправит их.
- Для интеграции с крупными системами у СБИС имеются инструменты API, помогающие решить прикладные задачи любой сложности.
Роуминг между контрагентами ЭДО
При использовании СБИС, вам не нужно думать к какому оператору подключен контрагент. В СБИС работает роуминг со всеми операторами ЭДО. Нужно только выбрать адресата, а отправление документа возьмёт на себя СБИС.
Также есть возможность отправить электронный документ минуя оператора ЭДО. СБИС отправит ваши документы на электронную почту. Контрагент получит письмо с защищённой ссылкой, которую сможет открыть и подписать с помощью своей электронной подписи.
Источник: www.y-center.ru
