Диаграмма Ганта — это горизонтальная столбчатая диаграмма, которая иллюстрирует график проекта, а также задачи или события, соотнесённые друг с другом в жизненном цикле проекта. Узнайте, как диаграмма Ганта помогает систематизировать задачи и следить за их своевременным исполнением.
Возможно, вы слышали о диаграммах Ганта на работе или в ходе организационного совещания по проекту, но вы всё равно не уверены, что такое диаграмма Ганта, как её составить и чем она может помочь в управлении проектом.
Хотя диаграмма Ганта может быть довольно сложной, базовые принципы её работы освоить легко. Воспользовавшись нашим руководством, вы сформируете чёткое представление о том, что такое диаграммы Ганта и когда их использовать, а также получите советы по их созданию и не только.
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта — это горизонтальная столбчатая диаграмма, которая иллюстрирует хронологию проекта и его задач. Она предоставляет вам и вашему коллективу в наглядной форме просматривать график проекта, предстоящие вехи и хронологию проекта в целом.
Диаграмма Ганта. Планирование задач. Бизнес-навыки №2
Каждый горизонтальный столбец на диаграмме Ганта представляет собой задачу, а его длина отображает количество времени, которое необходимо на её выполнение. Если уменьшить масштаб и отобразить всю картину, то, глядя на диаграмму Ганта, менеджерам проектов и другие сотрудники получат общее представление о том, какую работу нужно выполнить, а также о том кто и когда будет ею заниматься.
Как правило, диаграммы Ганта содержат следующие компоненты:
- Даты начала и продолжительность задач
- Задачи
- Ответственные за задачи
- Вехи
В большинстве случаев на диаграммах Ганта также приводится дополнительная информация о том, как задачи в проекте связаны друг с другом, кому они назначены, а также какие важные сроки и вехи предстоят. Используя динамическую диаграмму Ганта, сотрудники могут быстро получить представление о том, за что они отвечают, и как их работа влияет на проект в целом.
Метод критического пути для диаграмм Ганта
Говоря о создании диаграммы Ганта, важно понимать, какую роль в проекте играет его критический путь. Критический путь — это подход, который помогает избежать случаев, когда одна задача может привести к задержке выполнения других задач, что в итоге может стать причиной срыва сроков всего проекта.
С помощью диаграмм Ганта можно определить, какие задачи нужно выполнить, чтобы вовремя и успешно завершить весь проект — то есть найти его критический путь.
История диаграммы Ганта
Первый вариант диаграммы Ганта придумал Кароль Адамецкий в 1896 году, назвав своё изобретение «гармонограммой». Адамецкий публиковал свои исследования на русском и польском языках, что делало их труднодоступными для англоговорящих стран. В 1910 году Генри Гант популяризировал собственный аналогичный график в Соединённых Штатах. Он разработал его для отображения количества времени, которое заводские рабочие затрачивают на выполнение той или иной задачи. Впоследствии эти две системы были объединены в то, что сейчас подразумевается под диаграммой Ганта.
Со временем диаграммы Ганта стали использоваться и для отслеживания проектных графиков. Изначально диаграммы Ганта чертили на бумаге, поэтому при изменении графика приходилось переделывать всю диаграмму. Позднее для обозначения столбиков диаграммы Ганта менеджеры проектов начали использовать бумажные ленты или прямоугольники, чтобы свободно перемещать их при необходимости.
Для чего используются диаграммы Ганта?
Диаграммы Ганта можно использовать для самых разных проектов и программ, однако полезно будет понять, в каких случаях они чаще всего применяются и почему:
- Подготовка сложных проектов и управление ими. Чем крупнее проект, тем больше задач, которыми нужно управлять. С помощью диаграмм Ганта менеджеры проектом могут с лёгкостью визуализировать проекты и разбивать их на более мелкие задачи.
- Отслеживание зависимостей между задачами. Проекты могут идти не по плану. Диаграммы Ганта помогают руководителям проектов автоматизировать зависимые элементы задач, благодаря чему следующий этап работы не начинается раньше, чем закончен предыдущий.
- Отслеживание хода работ по проекту. Диаграммы Ганта позволяют отслеживать прогресс и вехи, благодаря чему можно с лёгкостью скорректировать план проекта в случае необходимости.
Вот три наиболее распространённых способа использования диаграммы Ганта
1. Планирование маркетинговой кампании
Крупные маркетинговые кампании требуют масштабной совместной работы и координации — в связи с чем можно легко упустить из вида отдельные подвижные элементы. Диаграммы Ганта дают возможность оптимизировать этот процесс, обозначая последовательность задач, их исполнителей и сроки. При этом разные отделы будут знать не только кто и за что отвечает, но и как их работа влияет на другие подразделения или общую цель.
2. Представление результатов клиенту
Если вы работаете в агентстве, диаграмму Ганта можно использовать для презентации клиентам хронологии всех ожидаемых результатов и предполагаемых затрат времени на их достижение. Обозначив планы таким образом, вы даёте клиентам и другим заинтересованным лицам чёткое понимание своих целей и сроков их достижения, причём они будут знать не только срок сдачи части проекта, но и когда именно вы будете над ней работать.
3. Планирование запуска продукта
В случае с запусками продуктов вы можете использовать диаграмму Ганта, чтобы обозначить весь план от первоначальных идей до запуска и дальнейшей работы. Наглядно представив всё это на диаграмме, вы затем сможете легко выявлять конфликты до начала работ, видеть зависимости между этапами и получать чёткое представление обо всех событиях, ведущих к запуску, и о времени их возникновения.
Как составить диаграмму Ганта
Хотя все диаграммы Ганта разные, есть общие основные шаги, которые необходимо выполнить, чтобы создать такую диаграмму, какое бы программное обеспечение вы ни использовали.
1. Определите временные рамки
Диаграмма Ганта должна быть цельным проектом с датами начала и завершения. Воспринимайте её как способ хронологического представления проекта — у хронологии должны быть начало и конец.
Совет. Хотя у каждого проекта должно быть чёткое окончание, велика вероятность того, что клиент поставит перед вами какие-то дополнительные задачи, которые нужно будет выполнить после его завершения, поэтому вам нужно будет добавить даты для таких задач постфактум.
2. Добавьте задачи с датами начала и завершения
В рамках общей хронологии проекта диаграммы Ганта работают лучше всего, когда у отдельных задач есть даты начала и завершения. В этом случае их легко наглядно представить в виде столбиков на диаграмме. Если не добавить даты начала, задачи будут отображаться как моменты во времени, и составить из них общую картину будет уже не так просто.
Совет. При наличии чётких дат начала и сроков выполнения сотрудникам проще понять, когда следует приступать к работе над задачей. Так они не будут застигнуты врасплох большим проектом, который должен быть завершён завтра.
3. Выделите зависимые элементы
В крупных проектах обязательно будут задачи, которые нельзя начать, пока не будут завершены другие. Чтобы проект шёл гладко и работа всех отделов была синхронизирована, на диаграмме Ганта можно наглядно отобразить зависимости между задачами.
В приведённом ниже примере возможность опубликовать в блоге статью о продукте зависит от её согласования, а задача по согласованию зависит от задачи по написанию этой статьи. Точно так же, нельзя запустить кампанию продвижения по электронной почте без подготовки текстов писем. Определение того, как задачи зависят друг от друга, поможет следующему отделу быть в курсе того, когда они смогут начать работать над своим этапом проекта.
4. Укажите вехи
В отличие от большинства задач вехи представляют собой фиксированные моменты времени на диаграмме Ганта. Их следует воспринимать как контрольные точки, указывающие на завершение значительных частей работы. Они помогают понять, какую работу ставить в приоритет, и являются ориентирами, позволяющими отмечать значительные достижения в рамках проекта.
Совет. Вехами чаще всего обозначаются окончания этапов проекта. Однако не существует единственно правильного способа создания вех, учитывая, что все отделы и проекты устроены по-разному. Вот некоторые примеры вех:
- Совещания
- Согласования проекта
- Точки начала задачи
- Промежуточные сверки
- Точки завершения этапов
H3: 5. Обновляйте работу при изменении планов
Планы неизбежно меняются, поэтому программное обеспечение для составления диаграмм Ганта должно давать возможность вносить необходимые коррективы. Подберите себе инструмент, который позволяет перетаскивать задачи, автоматически смещая при этом зависимые элементы. В этом случае ваши проекты всегда будут идти строго по графику даже при изменении планов.
Преимущества и недостатки диаграмм Ганта
При всей своей полезности диаграммы Ганта подходят далеко не для каждого проекта. Чтобы понять, подходит ли вашему проекту хронологическое представление, ознакомьтесь с обзором плюсов и минусом перед тем, как создавать его.
Плюсы
- Возможность получить общее представление о хронологии проекта. Диаграмма Ганта является дорожной картой проекта. Этот инструмент помогает отслеживать, когда должны быть достигнуты все вехи, и укладываетесь ли вы в эти сроки. Так как диаграмма Ганта даёт общее представление о проекте, она особенно полезна для демонстрации хода работ высшему руководству или клиентам.
- Возможность видеть, как задачи связаны друг с другом. Путём добавления дат начала и завершения к каждой задаче и выделения зависимых элементов можно наглядно отобразить, как каждый элемент работы влияет на другие. Это поможет выявлять проблемы и устранять конфликты зависимостей ещё до начала работ.
- Повышение эффективностиуправления ресурсами команды. Добавление ответственного за каждую часть работы позволяет видеть, кто чем занят и когда лучше всего приступить к перераспределению загрузки отдельных сотрудников. Так как все работы планируются последовательно, можно чётко видеть, у каких сотрудников или команд слишком много работы, и при необходимости переназначать задачи или менять их место в общем графике.
Минусы
- Существенные затраты времени на подготовку. На создание диаграммы Ганта потребуется время, особенно если вы используете Microsoft Excel. Даже если у вас есть шаблон, вам придётся настроить его в соответствии с потребностями своего коллектива.
- Сложно управлять проектом там же, где вы его спланировали. Традиционные диаграммы Ганта наиболее полезны на стадии планирования проекта. Однако как только вы нанесёте всю свою работу на карту, вам, скорее всего, придётся обратиться к другому инструменту или платформе для управления повседневной деятельностью, из-за чего команде бывает затруднительно понять, где находится её единый источник достоверной информации.
- Сложности с добавлением необходимых деталей. Добавление необходимой информации помимо сроков исполнения и участников в план проекта в виде диаграммы Ганта может превратить его из дорожной карты, которую удобно просматривать, в малопонятный хаотичный документ.
Альтернативы традиционным диаграммам Ганта
К счастью, существуют альтернативы диаграмме Ганта, которые по-прежнему обеспечивают вам общее представление о связи между работами внутри проекта, обходясь без ограничений, присущих обычной диаграмме Ганта на основе электронных таблиц.
Более совершенные инструменты планирования
Такой инструмент управления работой, как Asana, помогает осуществлять управление, координацию и добавление сведений в работу там же, где вы её планируете. При этом вся подготовка будет отнимать меньше времени.
Например, можно создать план проекта с помощью хронологии Asana — представления проекта, похожего на диаграмму Ганта, которое позволяет планировать сочетаемость всех элементов проекта. Как и диаграмма Ганта, хронология показывает, когда должен наступить каждый из этапов, сколько времени он займёт и кто за него отвечает. При этом в отличие от диаграммы Ганта хронологию легко создать и вести. Кроме того, она позволяет выполнять совместную работу там же, где она была составлена.
Другие визуальные методики управления проектами
В зависимости от работы, которой вы управляете, календарь или канбан-доска могут оказаться более лёгкими и быстрыми способами альтернативной визуализации плана вашего проекта, чем хронология. С помощью Asana вы также можете переключаться между представлениями проекта. Просматривайте любой проект в виде хронологии, списка, досок или календаря, чтобы ваш коллектив мог следить за своей работой в удобном для него представлении. Вы можете протестировать все эти представления во время бесплатного периода пробного использования версии Premium.
Планировать проекты профессионально с Asana
Что бы вы ни использовали для визуализации плана своего проекта — диаграмму Ганта или альтернативу ей — это ключевой шаг для каждого коллектива, даже если вы не являетесь непосредственным менеджером проекта. Визуализация позволяет вам демонстрировать сочетание всех элементов проекта, делиться этой информацией с коллективом и корректировать свой план по ходу работ, чтобы держать ситуацию под контролем.
Источник: asana.com
Диаграмма Ганта — инструмент для тех, кто не любит срывать сроки
Диаграмма Ганта — это инструмент планирования, управления задачами, который придумал американский инженер Генри Гант (Henry Gantt). Выглядит это как горизонтальные полосы, расположенные между двумя осями: списком задач по вертикали и датами по горизонтали.
На диаграмме видны не только сами задачи, но и их последовательность. Это позволяет ни о чём не забыть и делать всё своевременно.
Кому пригодится диаграмма
Если вы фанат планирования и любите красивые графики, диаграмма Ганта для вас. Она поможет и с запуском интернет-магазина, и в подготовке к масштабному мероприятию. В быту диаграмма пригодится для самостоятельного планирования свадьбы, ремонта или строительства дома, путешествия или подготовки к сессии.
К примеру, фрилансер с диаграммой Ганта будет уверен, что сможет взяться ещё за один проект. А невеста, глядя на график, не будет переживать, что ничего не успевает.
В бизнесе диаграмма Ганта помогает всем. Исполнитель точно знает, что, за чем и когда нужно сделать, его начальник контролирует сроки, а клиент спокоен, если видит, на каком этапе находится процесс.
Пригодится инструмент и для презентации проекта. Заказчик или начальник увидит объём и сроки работ и поймёт, почему дизайн сайта, например, делается три месяца, а не неделю.
С чего начать работу с диаграммой Ганта
В первую очередь надо создать таблицу с исходными данными. Делать это можно где угодно: хоть на листке бумаги, хоть сразу в программе для построения диаграммы.
Для таблицы нужны три типа данных: название задачи, дата начала и длительность или прогнозируемая дата окончания задачи. Учитывайте сроки, ресурсы и бюджет проекта, чтобы указать реалистичную дату окончания.
К примеру, вы решили вдвоём сделать косметический ремонт в спальне. Таблица будет выглядеть так:
Если ремонт делает рабочая бригада, то сроки каждой задачи будут иными.
Где и как строить диаграмму Ганта
Есть программы, в которых строить диаграмму нужно в несколько этапов. А есть специализированные инструменты, в которых достаточно нажать на пару иконок.
Выбор инструмента зависит от масштаба и ценности проекта. Если вы делаете диаграмму для себя, можно использовать бесплатные решения или пробные версии программ. Крупным компаниям, работающим с дорогими проектами, лучше подойдут профессиональные программы.
1. Microsoft Excel
- Цена: 5 199 рублей на один ПК или лицензионная подписка от 269 рублей в месяц.
- Бесплатный период: 1 месяц.
Одна из самых популярных программ для работы с таблицами и графиками. Для многократного создания диаграмм можно использовать шаблон.
2. LibreOffice Calc
Аналог MS Excel от некоммерческой компании The Document Foundation.
Чтобы построить диаграмму Ганта, создайте таблицу с исходными данными. В три столбца впишите названия задач, даты их начала и продолжительность в днях.
Затем выделите диапазон со значениями (выделять названия столбцов не нужно) и запустите мастер диаграмм с помощью соответствующей иконки или через меню «Вставка» → «Диаграмма».
Выберите линейчатую диаграмму с накоплением. У вас получится диаграмма с обратным порядком задач.
Чтобы перевернуть вертикальную ось, кликните по ней и выберите «Формат оси…». Затем на вкладке «Масштабирование» кликните «В обратном направлении».
Чтобы вывести даты на горизонтальную ось, кликните по ней и выберите «Формат оси…». Во вкладке «Числа» найдите нужный формат даты. Затем во вкладке «Масштабирование» снимите галочки «Автоматически» для пунктов «Максимум», «Минимум» и «Основной интервал».
В появившихся полях проставьте значения:
- Минимум — дата начала первой задачи.
- Максимум — дата окончания последней задачи.
- Основной интервал. Если задачи краткосрочные, то нужен небольшой интервал (1), чтобы на графике были видны точные даты начала и конца. А если задачи и сам проект долгосрочные, то лучше выбрать больший интервал, чтобы график не получился слишком длинным.
Для удобства чтения во вкладке «Подпись» параметров оси Y установите «Ориентацию текста» на 90 градусов.
Чтобы оставить только отображение данных о длительности, нажмите на цвет ненужных линий правой кнопкой мыши, выберите «Формат рядов данных». Во вкладке «Области» в выпадающем меню выберите «Нет». У вас получится простейшая диаграмма Ганта.
3. Microsoft Project
- Цена: от 1 875 рублей в месяц.
- Бесплатный период: 1 месяц.
Специализированный продукт компании Microsoft для управления проектами. Сюда встроены привычные инструменты Microsoft, такие как Excel, PowerPoint и даже Skype для бизнеса. Есть дополнительные надстройки.
Подходит для средних и крупных компаний, которые хотят не только визуализировать данные, но и полноценно управлять проектами, портфелями проектов и ресурсами.
Шаблон диаграммы встроен в программу, так что от вас потребуется минимум усилий.
4. OnlyOffice
- Цена: от 60 рублей в месяц.
- Бесплатный период: 1 месяц.
Программа для управления проектами. При регистрации доступны функции CRM, почтового сервера, работы с документами, корпоративного чата и блога.
Диаграмма строится автоматически после внесения всех задач в структуру проекта. Зависимости и сроки можно устанавливать прямо на графике, перетаскивая задачи мышью. Интерфейс интуитивно понятный, есть подсказки.
5. Smartsheet
- Цена: от 14 долларов в месяц.
- Бесплатный период: 1 месяц.
Инструмент заточен под управление совместной работой. Можно использовать шаблоны проектов и повторяющихся задач. Есть интеграция с офисными приложениями Microsoft, Google и других.
Подойдёт для крупных компаний с масштабными проектами и фрилансеров, готовых присоединиться к чужим проектам.
Создание проекта похоже на создание перечня задач в таблицах. Можно импортировать таблицы из своих документов. Диаграмма Ганта строится при нажатии на соответствующую иконку в разделе «Представления».
Интерфейс русифицирован, но видеоинструкции на английском.
6. GanttPRO
- Цена: от 6,5 доллара в месяц.
- Бесплатный период: 14 дней.
Можно создавать несколько рабочих пространств и управлять разными проектными командами. Править задачи, их сроки и зависимости можно прямо на диаграмме, перетаскивая элементы мышью.
Есть управление ресурсами, графиком работы исполнителей, часовой ставкой и стоимостью проектов. Можно предоставлять доступ по ссылке или экспортировать диаграмму для презентации заказчику.
При создании проекта программа предложит заполнить небольшую анкету о вашей компании, чтобы подобрать подходящий шаблон. Потом вы сможете отредактировать шаблон или создать собственный.
7. Comindware
- Цена: от 300 рублей в месяц.
- Бесплатный период: по запросу у менеджера.
Comindware подойдёт для средних и крупных компаний. Программа позволяет управлять проектами, ресурсами, бизнес-процессами. Бизнес-процессы можно интегрировать прямо в проекты. Есть собственная корпоративная социальная сеть. Можно импортировать файлы из таблиц, переносить проекты и задачи из MS Project.
8. «Google Таблицы»
Мастер диаграмм «Google Таблиц» тут не поможет. Но есть обходной путь — условное форматирование.
После внесения исходных данных в таблицу справа от неё расположите даты проекта.
Выделите область ячеек между исходными данными и датами. Там будет построена диаграмма. Кликните правой кнопкой мыши и выберите «Условное форматирование».
В меню «Форматирование ячеек» выберите «Ваша формула» и введите =И(E$1=$B2). E1 — это первая ячейка дат проекта. C2 — ячейка с окончанием первой задачи. B2 — ячейка с началом первой задачи.
Диаграмма Ганта готова. Можете изменять сроки и добавлять новые задачи. Не забывайте только корректировать при необходимости область условного форматирования.
- 80 лайфхаков для продуктивности
- Как не срывать планы и укладываться в сроки
- Персональный канбан: как научиться выполнять работу точно в срок
Источник: lifehacker.ru
Что такое диаграмма Ганта и как ей правильно пользоваться
Диаграмма Ганта — один из наиболее популярных инструментов управления проектами. Это набор графических гистограмм, которые фиксируют сроки, взаимосвязь и вехи реализации отдельных составляющих проекта. Ее изобрел американский инженер Генри Гант в начале 20 столетия.
Диаграмма Ганта активно используется уже более 100 лет и все еще остается базовым стандартом при планировании проектов.
Откуда появилась диаграмма Ганта
Гант был не первым, кто предложил фиксировать и планировать результат работы проекта в виде последовательных столбиков. До него это сделал польский ученый Кароль Адамецкий, когда анализировал работу прокатного станка.
Задача Адамецкого заключалась в «гармонизации» процессов тяжелого машиностроения, а его графики назывались «гармонограммы». Адамецкий даже изобрел специальный прибор — «гармонограф», своеобразный аналог современных проджект-менеджмент систем. Этот прибор позволял вносить коррективы в таблицы без необходимости их переписывать заново.
Что такое диаграмма Ганта?
Самое простое определение диаграммы Ганта — это визуальное отображение списка задач на отрезке времени. По оси Х отображается время, а по оси Y — задачи, которые нужно выполнить.
Простейший пример — выбор нового холодильника на кухню. Его можно разбить на несколько этапов:
- анализ технических характеристик, согласно которым будет выбираться холодильник (размеры, место, где он будет стоять, желаемая мощность и бюджет).
- анализ моделей, которые есть на рынке.
- покупка холодильника.
- доставка и установка.
В большинстве проектов достичь идеальной последовательности процессов крайне сложно, поэтому они часто наслаиваются друг на другу и диаграмма будет менять свой вид.
Кому подходит диаграмма?
Главная сила диаграммы Ганта — в ее универсальности. Она подойдет как для создания плана закупки продуктов на шашлыки, так и для разработки концепции транснационального проекта. Главный вопрос — в оптике. Насколько детально вы хотите прописывать процессы и задачи.
Диаграмма Ганта позволяет увидеть проект со стороны и оценить объем и сроки задач, которые нужно выполнить. Чем больше будет задач и подзадач, тем хуже будет работать визуализация.
От теории к практике
Несмотря на кажущуюся примитивность, для создания грамотной диаграммы Ганта с нуля нужно придерживаться определенных правил. Нужно знать в чем суть проекта, понимать каких промежуточных вех необходимо добиться и знать, какие операции для этого нужно выполнить. Теория отлично описана в этом блоге. Проанализируем на конкретном примере закупки новой техники на кухню.
Для начала мы определяем общую задачу — купить технику на кухню. Следом определяем, что именно нам нужно купить. Это и будет базовый план 1 и желаемые результаты.
Источник: worksection.com
