Для чего нужен ЭДО для ИП

Помните, в зарубежных фильмах 90-х годов показывали офисных клерков за толстенным монитором и малюсеньким рабочим местом? Когда от коллег отделяют лишь хлипкие перегородки, а рабочую атмосферу дополняют пыльные нахламления из папок.

Стереотип настолько укоренился в сознании людей, что даже спустя 20 лет офис ассоциируется с рутиной, цоканьем клавиатуры и бесконечным жужжанием принтера, плюющимся килограммами бумаги в день.

К счастью, всё больше компаний отходят от этого клишированного образа и делают обстановку в офисе комфортнее. Работа с документами также не стоит на месте. Башни из папок на столах и бумажные архивы уходят в прошлое, уступая место электронному документообороту (ЭДО).

Электронный документооборот — это…

Виртуальный способ обмена файлами, заверенными электронной цифровой подписью, через лицензированного оператора. Своеобразный аналог электронной почты, который работает с документами, имеющими юридическую значимость.

Обмен происходит за пару кликов: договоры, акты, накладные приходят получателю уже через секунду, даже если он находится на другом конце страны. Никакие бумажные копии или оригиналы не требуются.

Электронный документооборот (ЭДО) — что это? | Система ЭДО | Выбор оператора ЭДО

В чём плюсы электронного документооборота?

— Экономия нескольких тысяч рублей в год.

При работе с контрагентами традиционным способом приходится постоянно закупать бумагу, брать несколько печатей, заправлять подушку и принтер, тратиться на курьеров или почту.

При переходе на ЭДО работы с бумагой не будет вообще. Всё происходит электронно через выбранного оператора. Даже подпись с печатью будут цифровые. Для наглядной разницы можете воспользоваться калькулятором, который покажет, сколько вы тратите в год на «бумажную» работу, и сколько заплатите за годовое подключение сервиса Диадок, с которым работает Кнопка.

— Бережное отношение ко времени пользователя.

Выше мы уже упомянули, что если контрагент живёт на другом конце России, стандартный почтовый пересыл займёт несколько недель. При обмене документами через ЭДО это займёт пару секунд.

Виктор Кондауров, технолог продуктов Кнопки

Устали от рутинной работы с документами? Кнопка заберёт её на себя! Оставьте заявку, ответим на вопросы, подключим на выгодный тариф.

Телефон, Имя Перезвоните мне
Оставляя заявку, вы соглашаетесь с правилами
Задержите дыхание.
Почему-то заявка не отправилась 🙁 Пожалуйста, позвоните нам по номеру 8 800 700 39 81

— Ничего не потеряется.

При транспортировке бумажных документов есть риск потери отдельных листов. А иногда клиент или поставщик просто забывает передать их обратно.

С ЭДО ничего не потеряется, и никто не забудет о договорённностях. Программа показывает статус документа и фиксирует каждое действие с ним.

— Автоматизация рабочих процессов.

Если вы не ведёте учёт сами, а работаете с бухгалтерией, то для передачи первички нужно сначала всё сфотографировать или отсканировать, отправить бухгалтеру, и только потом он отразит её в базе. Работая с ЭДО можно обойтись без этого: Кнопка подключает робота к Диадоку, и при появлении в личном кабинете нового документа, он автоматически его сгружает и заносит в 1С.

ЭДО | Электронный документооборот

— Прозрачность и законность.

Документы в ЭДО юридически значимы. На них ставятся цифровые подпись и печать, и они не требуют бумажных аналогов. Налоговая не будет задавать вопросы о подлинности договоров или спрашивать с вас пропавшие акты или накладные, особенно если они в xml формате. Если вопросы всё-таки появятся, можно просто распечатать нужные файлы.

Как подключить электронный документооборот?

Операторов ЭДО много, а для работы нужно подключиться только к одному. Но это не значит, что обмен зацикливается только на нём. Можно выбрать своего оператора, и при этом работать с другими, не замыкая операции на одной организации-представителе.

Кнопка работает с ЭДО в 3 направлениях:

Если отказаться от бумаги совсем не получается, мы будем ежемесячно забирать накопившиеся документы на обработку и настроим обмен с контрагентами. Сканы будут доступны в приложении с возможностью удобного поиска, а оригиналы мы бережно сохраним в нашем офисе.

Если вы готовы полностью перейти на ЭДО, настроим Диадок с нуля и организуем полноценный электронный документооборот: отправку и приём договоров и первички от поставщиков и клиентов. Загрузим файлы из программы в 1С в фоновом режиме.

Если вы уже работаете в Диадоке самостоятельно, подключим робота, который будет автоматически скачивать все документы для учёта.

По желанию можно полностью или частично передать Кнопке подпись документов. Для этого достаточно лишь оформить доверенность.

Кнопка готова полностью замкнуть на себе процесс бумажного и электронного документооборота. Но если вы хотите пользоваться Диадоком самостоятельно, для удобства достаточно подключить робота, и ручные скачивание и занесение документов в 1С больше не потребуются. Всё просто 🙂

Источник: knopka.com

Операторы ЭДО: рейтинг провайдеров электронного документооборота, какие есть программы в России

Оператор ЭДО — это провайдер электронного документооборота, который выполняет безопасный обмен данными и обеспечивает юридическую значимость соглашений между контрагентами, отчетности для предоставления в ФНС и другие госструктуры. При подборе подходящей СЭД нужно обращать внимание на важнейшие критерии (интеграцию с другими системами, степень защиты, удобство использования, возможность установки программного обеспечения на смартфон или планшет и др.), и тогда процессы в компании, отнимающие много времени, будут автоматизированы и упрощены. Участие операторов имеет и другие весомые преимущества.

Что такое ЭДО

• внутренний;
• внешний;
• для взаимодействия с госорганами.

Документы, пересылаемые сторонами, обладают правовой силой наряду с бумажными носителями. Это значит, что сделки, заключенные таким образом, а также предоставленная отчетность, цифровые доказательства, в суде являются законными.

Для того чтобы акт стал юридически значимым, необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП). Сертификат понадобится для шифрования или распознавания подписанта. Встречаются следующие его типы:

• простой с невысокой степенью безопасности;
• неквалифицированный (признается в области права, если соответствует госстандартам);
• квалифицированный (оформленные таким образом документы полностью аналогичны письменным бумагам, подписанным вручную).

Для признания юридической значимости обязательно необходимо посредничество организации-оператора электронного документооборота. Выполнять такие задачи может далеко не каждая фирма, нужно соответствовать определенным критериям.

Признаки хорошей СЭД

При выборе системы электронного документооборота в первую очередь важно обращать внимание на следующие характеристики:

• Информационная безопасность. Каналы связи должны быть защищены, при работе требуется цифровая подпись пользователя. Есть возможность установить разные типы доступа для сотрудников тех или иных категорий и должностей. Благодаря таким мерам удастся предупредить утечку данных и стороннее вмешательство.
• Поддержка смартфонов и других мобильных приспособлений. Практически все программы устанавливаются на компьютер либо функционируют через браузер. Большим плюсом является возможность заниматься рабочими вопросами удаленно с мобильного телефона, ноутбука или планшета с помощью приложения.
• Интеграция. Желательно, чтобы СЭД интегрировалась системами учета, например, с 1С. Это поможет автоматизировать регулярную подготовку отчетности, и работникам не придется тратить на ручную обработку много времени.
• Удобный интерфейс. Всем сотрудникам должно быть комфортно, независимо от уровня их владения компьютерной грамотностью. В противном случае не избежать больших финансовых потерь на обучение.
• Круглосуточная техподдержка. Операторы готовы в любой момент оперативно среагировать на запрос пользователя.

Как выбрать систему ЭДО

Выбор зависит от функций, выполняемых компанией. Какие задачи должны разрешаться:

• Оптимизация бизнеса. Образцы документации и порядок процесса согласования можно предусмотреть в программе. В таком случае риск утери внутренних актов сводится к нулю.
• Минимизация денежных затрат. Не нужно тратиться на распечатку бумаг, услуги курьеров, канцелярию. В среднем издержки сокращаются на 80%.
• Документы не теряют свою юридическую силу. Она обеспечена актуальным сертификатом ЭЦП, который своевременно обновляется оператором.
• Упрощение взаимодействия с государственными органами контроля. Отчеты оперативнее формируются в электронном виде, многие контролирующие инстанции требуют именно такую форму.
• Высокая скорость. Согласование и подписание бумаг руководителями занимает очень много времени, даже если это происходит в одном и том же здании. Что уж говорить про нахождение подписантов в разных населенных пунктах.СЭД позволяет отправлять документацию за секунды и следить за статусом.
• Улучшение сервиса, повышение лояльности. Контрагенты и клиенты быстро получают акты и счета, рассчитываются в сжатые сроки. Ошибки можно практически сразу исправить.

В целом большинство систем имеет похожий функционал, однако каждая из них специализируется на выполнении какой-то отдельной ключевой задачи. Некоторые сочетают в себе функции разных программ.

Как обеспечить безопасность использования ЭДО

В любой компании есть секретная документация, содержащая сведения, которые не должны разглашаться посторонним лицам. Например, сюда входит коммерческая тайна. Важно позаботиться о том, чтобы все это не стало достоянием общественности.

Все угрозы делятся на внешние и внутренние. К первым можно отнести хакерское ПО, вредоносные приложения, стихийные бедствия, которые не зависят от персонала организации и поступают извне. Вторая группа — это случайные или умышленные ошибки работников.

Общие рекомендации по обеспечению защиты информации:

• Настройка резервного копирования. Если устройство сломается, то документы можно будет восстановить.
• Установка паролей учетных записей, ноутбуков. Нельзя записывать их и оставлять на виду.
• Приобретение лицензионных антивирусных программ. Сотрудники должны быть осведомлены о цифровой гигиене.
• Создание изолированной внутренней сети и хранение там актов компании. При отсутствии возможности установки собственного сервера стоит обратиться в фирму, которая оказывает такие услуги.
• Различные уровни доступа для персонала. Они должны видеть исключительно свои задачи, которые не касаются остальных.
• Качественное шифрование. Даже если мошенники получат такую информацию, она будет им недоступна.
• Электронная цифровая подпись. Без острой необходимости не стоит передавать ее коллегам.

Кто такие операторы ЭДО

В российском законодательстве закреплено, что это организации, которые обладают достаточными возможностями (как техническими, юридическими, так и кадровыми) для того, чтобы обеспечить цифровой документооборот с применением ЭЦП. Есть и другое понятие, в котором термин раскрывается как перечень фирм, оказывающих поддержку при обмене открытыми и защищенными данными в рамках оборота документов, счетов-фактур посредством телекоммуникации между заказчиками и исполнителями.

Какие требования предъявляются к лицам, оказывающим подобные услуги:

• наличие всех необходимых ресурсов для постоянного совершенствования и настройки в условиях изменений законодательных актов;
• умение взаимодействовать с налоговыми и другими контролирующими органами как в техническом, так и организационном аспектах;
• получение всех необходимых лицензий и иных разрешений для работы с сертификатами ЭЦП и остальными средствами защиты данных.

Госструктуры в Российской Федерации не выступают в качестве операторов. Это связано со значительными финансовыми затратами на обеспечение технических возможностей документооборота с использованием СЭД. Придется тратить на это средства из бюджета. К тому же понадобится существенно расширить штат и отправить сотрудников на обучение.

Конкуренция на этом рынке достаточно высока, поэтому организации стремятся постоянно совершенствовать качество предоставляемых услуг. В спорных ситуациях при взаимодействии с государством именно частные компании выступают третьей стороной в процессе. Таким образом, спор будет разрешен непредвзято и объективно.

Как внедрить ЭДО в компании

Процесс включает в себя несколько последовательных этапов:

1. Определение потребностей организации. Нужно отследить, какая документация используется чаще всего, как происходит подписание, что подлежит обязательной автоматизации. Важно установить перечень актов, которые можно хранить только в бумажном виде.
2. Обсуждение возможности перехода на систему вместе с контрагентами. Нужно подготовить локальное положение, в котором стоит прописать общие пункты, раскрыть термины и определения, предоставить ссылки на законодательство, определить порядок доступа, принципы работы с документацией и другие моменты.
3. Получение ЭЦП. Лучше, если она будет квалифицированной.
4. Выбор компании и заключение с ним соглашения. При этом учитывается функционал, наличие роуминга, качество и оперативность техподдержки, цена и другие факторы.
5. Установка программного обеспечения на компьютеры и иные устройства, создание учетных записей, формирование уровней доступа.
6. Обучение работников.
7. Запуск процесса обмена данными.

Рейтинг-сравнение перечня ЭДО операторов в России

Список систем электронного документооборота, представленных на российском рынке, довольно обширен. Однако самыми рейтинговыми СЭД считаются следующие:

• «Контур.Диадок». Здесь есть весь необходимый инструментарий для создания документов и обмена информацией внутри компании, а также между внешними партнерами. Можно определить удобные пути движения актов при подписании, сформировать первичные документы, подтверждающие сделки налогоплательщиков для проверок налоговой службы, отыскать контрагентов, которые уже пользуются ЭДО. Здесь есть мобильная версия, также она адаптирована под ОС Линукс. Отчеты сдать через эту СЭД не удастся, для этого есть отдельный сервис «Контур.Экстерн».
• «ДЕЛО». С помощью этой системы не только происходит быстрый и безопасный обмен документов, но и автоматизируются все необходимые бизнес-процессы. Таким образом можно наладить делопроизводство, работать с соглашениями, ставить задачи, осуществлять контроль за их выполнением, принимать участие в закупках. ПО интегрируется с определенным перечнем посредников. Можно заходить в веб-версию системы либо в мобильное приложение. Крупнейшими пользователями являются Сбербанк, Ростелеком и др.
• «1С:Документооборот 8». С ее помощью организуется не только обмен документацией, но и работа фирмы в целом. Сюда можно заходить сотрудникам одновременно, вести учет времени труда и отдыха, направлять и получать корреспонденцию по электронной почте. Осуществляется полный контроль за этапами обработки актов. Система интегрируется с 1С: Предприятие с 8 версией. Приложения для смартфонов и планшетов нет, однако адаптированный мобильный клиент позволяет работать с этих устройств без каких-либо трудностей.
• «Практика». Буквально 10 лет назад этот вариант считался предпочтительным, его рекомендовало Министерство цифрового развития. Общее число клиентов — около 4 тыс. В настоящее время ее до сих пор используют многие московские государственные учреждения. Можно выбрать одну из двух версий: облачную или серверную. Главным плюсом остается приемлемая сумма абонентской платы.

Преимущества использования услуг операторов

Сотрудничество с посредниками выгодно для организаций. Экономится много времени и финансов, есть и другие положительные стороны, на которых стоит остановиться подробнее.

1. Беспрепятственная отправка и получение ЭД

Можно обмениваться электронными документами в любое удобное время. При этом у взаимодействующих юридических лиц и предпринимателей должны быть совместимые устройства для полноценной работы с данными.

2. Решение широкого перечня вопросов, в том числе организационных

Рассматривая, какие есть программы ЭДО, можно заметить, что это не просто сервис для пересылки писем. Контрагенты могут взаимодействовать друг с другом через посредника без заключения дополнительных соглашений для подтверждения законности.

3. Предложение готовых вариантов, адаптированных под каждого клиента

Сотрудники, долгое время привыкшие пользоваться определенной системой, будет испытывать затруднения, если придется переключиться на другие. Операторы предлагают продукцию, способную интегрироваться с разным ПО.

4. Хранение информации с обеспечением ее юридической ценности

Где и как хранить документацию, интересует каждого пользователя, участвующего в электронном документообороте. Большинство предлагает архивные услуги.

5. Техподдержка абонентов

Она особенно требуется в адаптационном периоде, когда работники только привыкают к новому функционалу. Ни один вопрос не должен остаться без ответа.

6. Безопасное сотрудничество с государственными органами

Подключение не влечет за собой передачу данных в налоговую и иные инстанции. Для этого существуют отдельные специалисты, предоставляющие отчетность.

7. Гибкое ценообразование

Принимая решение о том, какого оператора ЭДО выбрать, большинство потенциальных пользователей в первую очередь обращают внимание на цену. Тарифные пакеты подстроены под объем исходящего и входящего трафика, а также под другие критерии. Некоторые фирмы предлагают бесплатный пробный период, когда за пересылку не берется вознаграждение.

8. Развитие технологий и поддержание высокого качества связи между контрагентами

Компании, которые шагают в ногу со временем и совершенствуют техническую оснащенность, не имеют конкурентов и всегда пользуются популярностью у предпринимателей.

9. Оперативное подстраивание под требования меняющихся нормативных правовых актов

Не все компании могут быстро отслеживать изменения законодательства. Для этого и существуют провайдеры, которые вносят актуальные данные в систему, что является их прямой обязанностью по соглашению.

Заключение

Список операторов электронного документооборота (провайдеров ЭДО) довольно обширен. При выборе посредника следует обратить внимание на множество критериев. «Клеверенс» предлагает готовые решения для всех направлений деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей («Инвентаризация имущества», «Склад 15» и др.). Наши преимущества:

• упрощенная регистрация за считаные минуты;
• возможность интеграции с 1С: Предприятие;
• качественное шифрование данных;
• простой интерфейс;
• взаимодействие с большинством провайдеров ЭДО;
• круглосуточная удаленная техподдержка для пользователей по всей России.

Электронный оборот документов значительно упрощает множество рабочих вопросов, позволяет сэкономить время и деньги, предупредить утрату важных бумаг. Постепенно все заблуждения, касающиеся практики использования СЭД, исчезнут, и пользователи поймут, что таким образом можно качественно и быстро разрешить массу задач по корпоративному взаимодействию. Со списком названий операторов электронного документооборота (ЭДО) в России, рейтингом ПО можно ознакомиться на тематических порталах в интернете.

Источник: www.cleverence.ru

Система электронного документооборота: как выбрать, и чем ЭДО отличаются

Все больше российских компаний переходит на систему электронного документооборота (ЭДО). Полный отказ от традиционного бумажного документооборота — вопрос времени. Поэтому, если в компании документооборот до сих пор ведется «по старинке», приказы, отчеты и регламенты распечатываются, а под хранение архива выделяются отдельные помещения — пора задуматься о переходе на ЭДО. На российском рынке представлено более 50 систем ЭДО, каждая со своими преимуществами и недостатками. Как среди этого разнообразия выбрать подходящую и на какие критерии обратить внимание при выборе, расскажем далее.

Что такое ЭДО?

ЭДО — это способ организации работы с документацией, при котором основная масса бланков, приказов, распоряжений, регламентов и т.д. создается и используется в электронном виде и хранится централизованно в электронном архиве. В отличие от традиционного документооборота, в основе ЭДО лежит не бумажный, а электронный документообмен, что делает процедуру экономичной, оперативной и экологичной.

Электронный документооборот (ЭДО) начал развиваться еще в 1990-х годах. Появилось такое понятие, как «WorkFlow» или управление потоком работ. В 2002–2003 годах появились первые разработки, объединяющие инструменты WorkFlow и электронных архивов.

Рывок случился гораздо позже — в 2014- 2016 гг. Но и в этот период система электронного документооборота еще воспринималась как продукт, доступный только серьезным крупным компаниям. Со временем все больше организаций стали внедрять ЭДО в свой внутренний документооборот, и доля их неуклонно растет.

Для того, чтобы созданные электронно приказы, бланки, отчеты и т.д. двигались между сотрудниками, в компании внедряется система электронного документооборота (СЭД). Электронный документ системы электронного документооборота создается, изменяется, передается между сотрудниками, хранится внутри сервиса.

СЭД представляет собой программное обеспечение, которое организует работу электронной документацией. От выбора СЭД будет зависеть качество ЭДО в компании. Т.е. компании, которая решила идти в ногу со временем и отказаться от «бумажной» версии документооборота, нет необходимости самостоятельно разрабатывать или налаживать процесс электронного документообмена. Нужно выбрать подходящую СЭД и оператора ЭДО, заключить договор на обслуживание, получить ЭЦП для тех сотрудников, кто будет задействован в ЭДО и можно приступать к работе.

Поскольку документооборот в компании бывает внутренним (для служебного пользования) и внешним (при взаимодействии с контрагентами и госорганами), то и ЭЦП потребуются двух видов. Для внутреннего ЭДО — неквалифицированная ЭЦП, для внешнего ЭДО — квалифицированная ЭЦП, равноценная подписи руководителя и печати организации.

ЭЦП заменяют собой «живые» подписи сотрудников, а электронные файлы — бумажные бланки. В результате компания экономит не только бумагу и офисные площади под архив, но ценнейший ресурс — время. Создание, копирование, отправка, согласование, поиск нужного приказа занимает теперь считанные секунды. Исчезает проблема утери или порчи оригинала. Таким образом, благодаря ЭДО:

• снижаются затраты на расходные материалы (бумага, краска для принтера) и почтовые услуги;
• снижается стоимость хранения архива (не требуется отдельное помещение);
• файлы хранятся в едином архиве, не придется искать информацию в разных местах;
• экономится время на согласование, корректировку, подписание;
• экономится время на доставку;
• поиск нужных файлов мгновенный;
• растет производительность труда сотрудников;
• снижается риск утечки и потери информации;
• растет скорость и качество работы (ошибки быстро исправляются, экземпляры не теряются);
• сокращается число ошибок за счет автоматического заполнения форм;
• действия пользователей отмечаются и сохраняются в СЭД, что делает делопроизводство контролируемым.

Внедрение ЭДО положительно сказывается на скорости принятия и реализации управленческих решений, а также на маневренности компании и оперативности взаимодействия с контрагентами и госорганами. И, кроме того, оптимизируются административные расходы на внутренний документооборот и хранение документации.

Недостатки ЭДО:

• расходы на приобретение и внедрение СЭД;
• время на настройку сервиса и привыкание сотрудников;
• расходы на обслуживание.

Однако минусы компенсируются последующей экономией и удобством использования.

Чем регламентируется ЭДО и СЭД в России

Скорость и удобство ЭДО определяются качеством разработки программного обеспечения (СЭД). Деятельность разработчиков СЭД пока не имеет собственной нормативно-правовой базы. Но внедрение ЭДО производится с ориентиром на следующие нормативные и правовые акты:

• Закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
• Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
• Закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Закон от 27 декабря 2009 г. № 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных»;
• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

Отметим, что в отличие от законов, ГОСТы носят рекомендательный характер. Поэтому каждый разработчик СЭД свободен в выборе архитектуры и логики работы сервиса. Это значит, что предлагаемые на рынке СЭД могут сильно отличаться друг от друга в подходе к автоматизации документооборота. А следовательно, заказчик волен выбрать ту СЭД, которая наиболее полно отвечает его субъективным требованиям и специфике отрасли.

Обратим внимание, что для участников процесса разработки и внедрения СЭД установлена административная и уголовная ответственность за неправомерный доступ к информации, разглашение государственной или коммерческой тайны.

Почему стоит внедрить систему электронного документооборота уже сейчас?

Переход на ЭДО вызван не только тем, что он ускоряет бизнес-процессы компании. Цифровизация последовательно продвигается и со стороны государства. Так, все меньше возможностей остается для сдачи отчетности на бумажных бланках. В ФНС, Росстат и другие контролирующие органы, а также в фонды (ПФР, ФСС) отчетность сдается в электронной форме. Отчитаться на бумаге могут немногие организации и, как правило, небольшие.

Был утвержден перечень госуслуг, предоставляемых населению и организациям в онлайн-формате. Создана система межведомственного документооборота, что упрощает получение справок, выписок и т.д. из баз госорганов. Постепенно реализуется концепция «электронного правительства». А значит, тотальное внедрение ЭДО — вопрос нескольких лет.

Кроме того, уже внедрена обязательная маркировка продуктов, круг которых неуклонно расширяется. Для отслеживания оборота маркируемых товаров требуется ЭДО.

Не обойтись без ЭДО и в том случае, если часть сотрудников компании работает на удаленке. СЭД включает сотрудника в единую систему документообмена, несмотря на то, что он находится не в офисе или даже в другой стране. Появился тренд на сокращение офисных площадей и создание «невидимых» офисов.

Таким образом, даже если перед компанией не стоит задача избавиться от «бумажной» работы, в перспективе это все равно придется сделать под влиянием внешних обстоятельств, когда сохранять приверженность архаичному бумажному варианту делопроизводства и документообмена не получится.

На что обратить внимание при выборе СЭД

Решившись перейти на ЭДО, компании потребуется определиться с СЭД.

Выделяют СЭД:

• Классические (в электронный формат переводятся все процессы).
• Клиент-серверные (выделенный сервер повышает скорость и надежность работы СЭД).
• СЭД на основе баз данных (интегрируется с другими базами данных).
• СЭД на основе веб-технологий (не требуют клиентского приложения).
• Облачные решения (работают с помощью сервера провайдера).

В зависимости от потребностей заказчика СЭД делятся на:

• коробочные (готовые решения);
• разработанные под потребности клиента;
• комбинированные.

Чаще компаниями применяются коробочные решения, поскольку внедрение готового продукта в бизнес-процессы занимает минимум времени.

Функции готовых решений СЭД:

• получение, регистрация, обработка, отправка файлов;
• структурированное хранение файлов в электронном архиве;
• мониторинг действий с файлами;
• выставление задач пользователям.

На российском рынке представлен ассортимент из полусотни разработок. Популярностью пользуются:

• СБИС;
• Directum;
• DocsVision;
• Globus Professional;
• 1С:Документооборот;
• Босс-референт;
• ДЕЛО;
• ЕВФРАТ;
• МОТИВ;
• МосЭДО;
• Практика;
• ТЕЗИС;
• Корус.

Функционал каждой СЭД охватывает следующие сферы:

• регистрация и ввод информации;
• работа с файлами;
• управление потоками работ (Workflow) и контроль;
• поиск и анализ информации;
• информационная безопасность;
• поддержка бумажного документооборота;
• стандартные средства настройки.

Отличие между СЭД обусловлено детализацией некоторых задач документооборота и особенностями их реализации. Если компания будет выбирать СЭД, то ей нужно учитывать:

• бизнес-задачи;
• технический потенциал;
• финансовые возможности организации (цена покупки СЭД, стоимость администрирования, обучения пользователей, тех.поддержки и т.д.);
• совместимость СЭД с другими ПО, ИС, почтовой программой, офисными приложениями;
• удобство интерфейса;
• наличие профессиональной тех.поддержки;
• необходимость установки дополнительных программ;
• скорость восстановления сервиса в случае сбоя;
• масштабирование СЭД при необходимости;
• наличие удаленного доступа и маршрутизации потока документации.

Набором нужных функциональных характеристик обладает СЭД СБИС. Это программное решение:

• имеет доступную цену;
• позволяет подобрать нужный тариф из тарифной линейки;
• СЭД можно опробовать в тестовом режиме;
• интегрируется с другими сервисами;
• есть круглосуточная тех.поддержка;
• предусмотрена опция внесения изменений и дополнений, также можно создать собственные внутренние процессы;
• обеспечивает пользователям работу в дистанционном режиме.

Преимущество СБИС — настройка отраслевого решения под специфику:

• производства;
• фармацевтики;
• сферы ЖКХ;
• ритейла и общепита;
• логистики.

При этом пользователям СБИС неважно, какой СЭД пользуется контрагент. Обмен документацией возможен и с другими сервисами.

Как наладить ЭДО в компании с помощью СБИС, расскажут консультанты «Бизнес-Легко». Оставьте заявку на консультацию и мы расскажем о преимуществах СБИС подробнее.

Как перейти на электронный документооборот? Внедрить СЭД!

Внедрение СЭД не ограничивается выбором программного обеспечения. Это комплексный процесс, включающий:

• выбор, приобретение и установку ПО;
• перевод бизнес-процессов в электронный формат;
• инструктаж сотрудников;
• дополнительную настройку СЭД под конкретные задачи предприятия.

Начать процедуру следует с анализа текущих бизнес-процессов в организации. Для этого изучаются маршруты потоков документации, иерархия в согласовании, выявляются «узкие места», которые тормозят процедуру документооборота. Это может быть как недочет в выстроенной иерархической структуре компании, когда размыт контроль за соблюдение сроков, так и отдельный сотрудник, на котором замыкается слишком много процессов. Эти слабые места требуется учесть при выстраивании процессов электронного делопроизводства.

После того, как станет понятен результат, который компания хочет получить, требуется выбрать подходящее решение (например, СБИС). Выбранное ПО устанавливается, адаптируется или интегрируется с имеющимися сервисами. Это возможно сделать как самостоятельно (если в компании собственный IT-отдел), так и с помощью «Бизнес-Легко».

После установки СЭД проходит тестирование. Затем сотрудников потребуется обучить работе с СЭД и приступить к использованию.

Не забывайте и о формальной стороне вопроса — переход на ЭДО требуется закрепить приказом, а также внести изменения в учетную политику организации.

Также желательно издать отдельный Регламент, устанавливающий порядок доступа к сервису и правила работы с электронной документацией.

Сначала переход на ЭДО кажется сложным. Но позже руководство и сотрудники оценивают по достоинству преимущества сервиса.

Источник: biz-l.ru