Цель командировки — примеры ее формулирования мы рассмотрим в статье — как правило, отражается в служебном задании, которое может послужить и формой для составления краткого отчета сотрудника о поездке. Изучим, какие именно цели могут отражаться в командировочном отчете и каким образом.
Вам помогут документы и бланки:
- Зачем нужен отчет о командировке
- Сведения в отчете о командировке: цели поездки
- Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок
- Отчет о командировке: прочие сведения
- Применение отчета Т-10а: нюансы
- Проверка и организация хранения отчета: нюансы
- Где можно скачать образец отчета по командировке
- Итоги
Зачем нужен отчет о командировке
В соответствии с постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749 в редакции от 16.10.2014 работодателям, направлявшим сотрудников в командировки, предписывалось обязывать сотрудников, которые возвращались из командировок, составлять в течение 3 дней отчет о проведенной работе. Отчет составлялся по унифицированной форме № Т-10а.
ФИНАНСОВАЯ ГРАМОТНОСТЬ за 6 минут | Контроль личных финансов
В текущей редакции постановления 749 от 29.07.2015 отсутствуют нормы, регламентирующие применение командировочного отчета. Таким образом, данный документ перестал быть обязательным для работодателей.
Однако во многих фирмах обязанность по составлению подобных отчетов установлена для работников на уровне локальных нормативов. Это может быть связано, в частности, с тем, что в таких организациях успели сформироваться привычные сотрудникам механизмы документооборота и внутренней отчетности, предусматривающие составление командировочных отчетов как источников исключительно значимых для руководства и бухгалтерии предприятия данных.
В качестве формы, на основе которой может составляться отчет, фирма вправе утвердить и унифицированный документ № Т-10а. Например, как приложение к Положению о служебных командировках организации.
Изучим теперь, какие именно сведения могут отражаться в рассматриваемом отчете.
Сведения в отчете о командировке: цели поездки
Если в качестве формы отчета о командировке применять документ № Т-10а, то нужно знать, что отчетные (отражающие результат выполненной работы) сведения указываются в нем соотносительно с изначально поставленными целями командировки.
Узнать больше об особенностях ведения бухгалтерского учета при командировке вы можете в статье «Какие бывают проводки для учета командировочных расходов».
Строгих критериев к формулированию целей законодатель не устанавливает (равно как не устанавливал и ранее — в период действия предыдущей редакции постановления 749). Таким образом, цели командировки могут быть как самыми общими, так и достаточно детальными.
Если говорить об определенной детализации целей командировки — примеры их формулирования могут звучать так:
- подписание договора поставки крепежа с ООО «Контрагент»;
- участие в конференции «Инвестиционные инновации» и выступление на тему «Энергоэффективность в легкой промышленности»;
- внеплановая проверка филиала в Нижнем Новгороде на основании аудиторского заключения № 1 от 17.02.2023;
- участие в судебном заседании по делу № А111222333 в качестве представителя истца.
Поскольку юрлицо вправе самостоятельно разработать форму отчета, утвердив определенные показатели с учетом специфики своей работы, в данной статье мы будем опираться на данные унифицированной формы № Т-10а.
Изучим подробнее, в каких формулировках могут отражаться результаты (исходя из целей) в отчете по форме № Т-10а.
Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок
Предположим, что в кратком отчете (отчетах нескольких сотрудников) приведены цели участия работника в командировке, что рассмотрены нами выше. В этом случае в документе могут содержаться формулировки:
1. Если цель поездки — участие в переговорах с контрагентом (инвестором, кредитором):
«По итогам переговоров подписан договор поставки крепежа № 1 от 18.02.2023. Копия договора прилагается к настоящему отчету».
2. Если цель поездки — участие в деловой конференции:
«Командированный выступил с докладом «Энергоэффективность в текстильной промышленности» и стал лауреатом премии «Лучший спикер» от организаторов конференции».
3. Если цель поездки — проверка деятельности филиала:
«Командированным проверена бухгалтерская отчетность филиала в Нижнем Новгороде за 2022 год, а также ряд первичных документов (по перечню, указанному в Приложении № 1 к настоящему отчету). По итогам проверки в адрес руководства филиала вынесен ряд предписаний».
4. Если цель поездки — участие в судебном заседании:
«Командированным даны показания по делу № А111222333, позволившие суду открыть ряд новых существенных обстоятельств спора. По причине обнаружения данных обстоятельств и необходимости их детального изучения сторонами суд назначил новое слушание на 18.04.2023».
В отчете, кроме целей поездки командируемого и их результатов, могут отражаться иные важные сведения. Изучим их.
Отчет о командировке: прочие сведения
В отчете по форме № Т-10а, не считая целей и результатов поездки, предполагается указание следующих сведений:
1. Названия фирмы-работодателя и фирмы, оплатившей командировку (как правило, это один хозяйствующий субъект).
2. Наименования документа (оно может быть тем же, что приведено в унифицированной форме — «Служебное задание для командировки и отчет о его выполнении»);
3. Ф. И. О., табельного номера работника, его должности, структурного подразделения, в котором он работает.
4. Сведений о поездке:
- места назначения (государство, город, хозяйствующий субъект);
- даты начала и окончания командировки;
- длительности командировки в днях (не считая времени в пути);
- документа — основания направления работника в командировку.
- командированным работником;
- его непосредственным руководителем;
- директором фирмы-работодателя.
В отчете также может присутствовать заключение непосредственного руководителя сотрудника о выполнении служебного задания. В случае успешного достижения целей здесь можно написать «Задание выполнено в полном объеме». Если составление отчета — одно из условий назначения сотруднику премии, то можно добавить формулировку «По итогам командировки работник заслуживает материального поощрения в виде премии».
Если сотруднику не удалось достичь поставленных целей командировки, то в таком случае его руководитель может отразить в отчете:
- факт невыполнения служебного задания;
- адресованное командированному сотруднику предписание составить докладную записку с разъяснениями.
Докладная записка при этом обычно направляется директору.
Применение отчета Т-10а: нюансы
Алгоритм применения рассматриваемого отчета устанавливается каждой организацией самостоятельно. Но общераспространенной можно назвать следующую схему применения документа:
1. Руководством (директором или непосредственным руководителем командируемого) принимается решение о командировке (плановой или внеплановой) и документируется в установленном порядке.
2. Сотруднику, которого решено отправить в поездку, направляется служебная записка о необходимости подготовки к отъезду.
Можно отметить, что документального согласия от работника на поездку не требуется, если он не относится к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку в соответствии с ТК РФ.
3. Служебное задание по форме Т-10а заполняется в части целей, сведений о поездке, о работодателе и сотруднике. Заполняют документ в этой части и подписывают директор и непосредственный руководитель сотрудника.
4. На основании формы Т-10а издается приказ директора фирмы о направлении работника в поездку, а также оформляется командировочное удостоверение (опять же если оно предусмотрено локальными нормативами — поскольку, как и отчет, о котором идет речь, не является обязательным документом).
5. По завершении командировки работник заполняет отчет в части сведений о достижении целей. В документе непосредственным руководителем командированного отражается оценка результатов работы подчиненного и заверяется подписью.
Таким образом, рассматриваемый документ в отличие от многих других внутрикорпоративных отчетов может заполняться работником не единолично.
Проверка и организация хранения отчета: нюансы
Как только отчет заполнен работником и заверен руководством, что делать с документом дальше?
Ранее основным назначением отчета о командировке было удостоверение целевого расходования денежных средств, которые бухгалтерия выделила работнику на участие в поездке. Удостоверение целевого расходования средств организации — один из элементов внутреннего контроля, который хозяйствующий субъект обязан осуществлять в соответствии с п. 1 ст. 19 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ.
Сейчас по законодательству подтверждение экономической обоснованности расходов осуществляется с применением других документов — прежде всего, авансового отчета (п. 26 постановления 749), а также проездных и гостиничных документов. Основным назначением рассматриваемого документа может быть, как мы отметили выше, документирование результатов выполнения сотрудником задания, которые влияют на назначение премии.
Поэтому основным адресатом при сдаче отчета может быть в общем случае руководство фирмы. На основании формы Т-10а директор издаст приказ о назначении премии сотруднику, который, в свою очередь, передается в бухгалтерию на исполнение.
Вместе с тем, конечным пунктом размещения отчета должен быть архив организации. Дело в том, что такие документы подлежат хранению в фирме в течение 5 лет. А если командировка была зарубежной — 10 лет (приказ Росархива России от 20.12.2019 № 236).
Подробнее о новых сроках хранения документов мы рассказывали в этом материале.
Отметим, что сроки хранения документов, определенные приказом 236, обязательны не только для государственных и муниципальных структур, но и для частных фирм (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).
Где можно скачать образец отчета по командировке
Загрузить заполненный образец отчета по командировке вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.
Причины командирования сотрудников
Зачем компании отправляют сотрудников в деловые поездки? Причины могут быть самыми разными — договориться с партнером или инвестором, найти новых клиентов, посетить отраслевое мероприятие, нанести визит в филиал компании в другом городе и так далее.
Недавно мы провели опрос среди клиентов сервиса ОneТwoТrip For Business и выявили наиболее распространенные цели командировок сотрудников. После обработки результатов мы получили следующую картину:
Деловые встречи
Представители большинства компаний в ответ на вопрос, какие бывают цели командировки, чаще всего указывают встречи с клиентами, бизнес-партнерами или инвесторами. Треть всех опрошенных назвали деловые встречи наиболее частой причиной командировки.
Это неудивительно: довольно часто взаимодействие между контрагентами в бизнесе требует личного присутствия. Например, если речь идет о заключении договора о долгосрочном сотрудничестве, стороны почти наверняка захотят встретиться «вживую», чтобы получше узнать друг друга. Да и после заключения договора многие вопросы легче решать при встрече, чем удаленно по видеосвязи или в переписке.
Конференции и форумы
Участие в различных отраслевых мероприятиях — еще одна популярная цель командировок сотрудников. Сюда можно отнести всевозможные форумы, выставки, конференции и прочие ивенты, так или иначе связанные с конкретным направлением деятельности компании.
При этом перед командированными сотрудниками могут ставиться различные задачи: представить компанию на выставке с помощью стенда, найти новых клиентов или поставщиков, выступить с докладом на конференции, провести мастер-класс или получить новые знания.
Посещение филиалов или офисов компании
В крупных компаниях со множеством филиалов по стране (или даже в разных странах) часто возникает необходимость действий или переговоров, которые требуют личного присутствия одного или нескольких сотрудников из другого филиала.
Например, это может быть командировка сотрудника из головного офиса компании с целью обучения новых сотрудников в только что открывшемся филиале. Или директор компании посещает по очереди все филиалы, чтобы получить детальную картину происходящего на местах.
Выполнение работ на объектах или вахта
Чуть менее распространенные причины командировок сотрудников — это участие в вахтовых работах или выполнение определенной работы на объектах, связанных с деятельностью компании и/или ее партнеров. Около 16% респондентов указали эту причину деловых поездок как наиболее частую в их организации.
Как правило, этот тип командировок часто практикуется в добывающих, энергетических, строительных, сервисных и других подобных компаниях, деятельность которых подразумевает присутствие сотрудников на инфраструктурных объектах или «в полях».
Прочие форматы
В эту категорию попали форматы командирования сотрудников, которые встречаются не так часто. Например, это может быть поездка с целью стажировки или прохождения обучения, доставка документов или товарных образцов, которые по каким-то причинам нельзя доставить курьерской службой, представление интересов компании в суде и прочих инстанциях.
Источник: b2b.onetwotrip.com
Командировка: поощрение или наказание?
Личные встречи — неотъемлемая часть любого бизнеса. Они проводятся, чтобы наладить отношения с клиентами, завести новые деловые контакты или увидеться с коллегами из других стран. В связи с этим основная цель командировок ясна — укрепить отношения, способствующие росту и развитию компании. 46% профессионалов по всему миру считают, что главное в деловой поездке — провести успешные встречи, которые поспособствуют развитию бизнеса 1 . Тем не менее, это не единственная цель, которую преследуют сотрудники.
Как меняется отношение к деловым поездкам
Отношение к командировкам и их значению менялось с годами. Традиционно деловые поездки рассматривались исключительно с функциональной точки зрения: они были необходимы, чтобы лично встретиться с клиентами и решить какую-то бизнес-задачу, например, подписать контракт или заключить сделку. Однако со временем фокус сдвинулся в сторону интересов сотрудника. Командировки помогают специалистам развить профессиональные навыки и приобрести ценный опыт.
- 36% работников по всему миру стремятся во время командировки получить новые знания;
- 37% ищут вдохновение, которое смогут применить на рабочем месте;
- 30% надеются узнать новую культуру и понять, как она влияет на бизнес. 2
Таким образом, цель современных деловых поездок — развить не только бизнес, но и самих сотрудников.
Развитие современных офисов приводит к развитию делового туризма
Тот факт, что цель командировок в последние годы меняется, в значительной степени связан с развитием технологий на рабочем месте. Прорыв в средствах мобильной коммуникации и других технологиях привел к независимости и свободе сотрудников во многих индустриях. Современные работники все чаще сами составляют расписание дня (61% сотрудников придерживается гибкой системы работы).
Таким образом, для компаний все важнее становится производительность, а не время, проведенное на рабочем месте. Это привело к изменениям корпоративной культуры: люди меньше привязываются к рабочим местам и стали более мобильными — сотрудники могут работать из дома или по дороге в аэропорт.
Еще одно проявление независимости заключается в том, что работники стали самостоятельно планировать и бронировать свои командировки. Например, благодаря таким инструментам, как «Booking.com для бизнеса», можно быстро забронировать проживание для деловой поездки и внести изменения в бронирование, если это нужно. Раньше считалось, что время в командировке, проведенное не за встречами и совещаниями, — это бесполезное время. Сегодня сотрудники стараются планировать поездку так, чтобы включить в нее не только основные встречи, но и что-то, что поможет профессиональному развитию: это может быть приобретение новых навыков, полезные знакомства или поиск новых творческих решений. Конечная цель — ускорить карьерный рост.
Совместить командировку и отдых
В последнее время путешественники начинают подходить к поездкам с целью работы и отдыха с одинаковой тщательностью. Это касается и выбора места проживания, и того, как использовать время в поездке наиболее эффективно. Современные бизнес-путешественники пользуются всеми возможностями, чтобы познакомиться с местом, где проходит командировка, и даже продлевают поездку, чтобы отдохнуть и провести время в новом городе как туристы. Даже самые занятые работники с плотным графиком часто задерживаются в городе на несколько дней, чтобы отдохнуть — так поступает 24% профессионалов по всему миру. Причина, возможно, кроется в том, что сотрудникам приходится путешествовать на большие расстояния и они хотят использовать свое время с максимальной пользой.
Деловые поездки — залог профессионального успеха
Несмотря на то что основной целью командировок не является знакомство с новыми направлениями, 60% профессионалов по всему миру согласились, что погружение в незнакомую культуру делает их работу интереснее. Командировки увеличивают удовлетворенность работой и помогают получить ценный опыт. Кроме того, благодаря деловым поездкам сотрудники лучше справляются со своими обязанностями. Более половины работников по всему миру (51%) признались, что, продлевая свои командировки в личных целях, они затем лучше проявляют себя на рабочих встречах. 3
Очевидно, что в отношении к деловым поездкам произошли изменения. Это связано как с развитием цифровых технологий, так и со стремлением работников к профессиональному развитию, сглаживанием границ между профессиональной и личной жизнью, а также повышенным вниманием к благополучию сотрудников. Если раньше командировки воспринимались как неудобство, нарушающее обычный рабочий процесс, то сейчас их все чаще рассматривают как преимущество, возможность развить профессиональные навыки. Таким образом, неудивительно, что сегодня сотрудники с большим энтузиазмом отправляются в деловые поездки.
1-3. Онлайн-опрос, проведенный «Booking.com для бизнеса» в период с 3 по 18 августа 2017 года. В опросе приняли участие 17 038 работников из 24 странах, которые совершили хотя бы одну международную поездку за последние 12 месяцев
Источник: www.forbes.ru
