Для чего оптимизировать бизнес процессы

текущее состояние процессов. В рамках анализа фиксируются требования руководства Компании и владельцев процессов к их целевому состоянию, а также планы руководства по развитию Компании. Анализируются регламенты, существующие в компании, степень цифровизации процессов и функций.

Определяем

неэффективность процессов, которая может заключаться в дублировании одних и тех же функций (исполнения разными ответственными), в отсутствии четкой ответственности, отсутствии контролей, возможности цифровизации (автоматизации, роботизации, имитационном моделировании) процессов, состояние методологической проработки финансовых и учетных процессов.

Классифицируем

роли, ответственных за шаги процесса, распределение процессов по ролям. Для оценки эффективности используются базовые показатели, которые в том числе определяют конкурентоспособность Компании, уровень её процессного управления.

Результативность

Стоимость

Время

Качество

Предлагаем

• Изменения в процессах, ролях;
• Разработку схем целевых процессов, регламентов их исполнения;
• Календарный план перехода к целевому состоянию процессов;
• Разработку методологических документов;
• Рекомендации по автоматизации на базе решений «1С:Предприятие», роботизации процессов на платформах RPA: PIX и UIPath;
• Автоматизацию, роботизацию процессов, построение имитационных моделей, создание цифровых двойников;
• Построение процедур по непрерывному улучшению процессов.

Как мы это делаем?

Валентина Осипова «Как оптимизировать бизнес процессы»

На основании нашего опыта и интервью, которые мы проведем с руководством Компании и владельцами бизнес-процессов, мы определим процессы верхнего уровня, а также проблемные области в текущих бизнес-процессах Компании.

Реестр бизнес-процессов будет классифицирован по основным, вспомогательным и процессам управления.

Вместе с вами мы определим наиболее существенную с точки зрения оптимизации область. Это важно сделать, так как, как правило, перед Компанией не стоит задача «поголовного» реинжиниринга всех процессов.

Может показаться, что основные проблемы встречаются как раз в Основных процессах. И именно им стоит уделить наибольшее внимание. Однако это не так, так как процессы в Компании тесно взаимосвязаны и проблемы обеспечивающих процессов или процессов управления могут не в меньшей степени влиять на общую эффективность.

В проблемной зоне процессов осуществляется детализация, определение областей оптимизации, разработка целевого (TO BE) состояния процессов до 3-го уровня детализации, обсуждение и финализация их с руководством Компании.

Об оптимизации бизнес-процессов

На основании группировки целевых, детальных процессов по ролям формируется матрица ответственности. На основании этой информации, а также описания процессов, руководство Компании принимает решение и проводит изменения в организационной структуре.

Разрабатываются регламенты исполнения бизнес-процессов.

Формируются требования к автоматизации, календарные планы по переходу к целевым процессам.

В идеальном варианте, при наличии у руководства Компании намерения постоянно контролировать эффективность процессов, мы разрабатываем и совместно внедряем в Компании процедуры непрерывного совершенствования процессов.

Что требуется от Компании?

Для того, чтобы в Компании успешно были внедрены какие-либо изменения, а это может быть как изменения в процессах, так и внедрение новых технологий, включая автоматизацию/цифровизацию процессов, необходимо:

• Внимание высшего руководства
• Концентрация на ключевых процессах
• Информированность сотрудников и их вовлечение в бизнес-процессы, их изменение
• Обучение сотрудников
• Система мотивации

Инструменты для моделирования и исполнения бизнес-процессов

В настоящее время наиболее часто используются следующие нотации описания бизнес-процессов: BPMN 2.0; EPC; IDEF0.

В качестве инструментов для моделирования бизнес-процессов обычно применяются MS Visio, Business Studio, ARIS.

В качестве практического применения бизнес-процессов в ИТ-решениях хочется отметить Систему проектирования прикладных решений (СППР) от фирмы 1С. СППР предназначена для проектирования прикладных решений (конфигураций) на платформе «1С:Предприятие» и ведения технической документации проекта. В Системе применяется проектирование логической модели разрабатываемой конфигурации с использованием методологии IDEF0. В рамках создания логической модели описываются функции системы и производится их декомпозиция.

Если вам необходимо произвести «оцифровку» ваших процессов, то стоит задуматься о внедрении системы класса BPMS (Business Process Management System). В качестве такой системы может выступать система ELMA. ELMA обладает функциональностью по:

• Моделированию процессов с помощью встроенного Дизайнера;
• Исполнению. Система сама ставит задачи ответственным сотрудникам по моделируемой в редакторе модели, тем самым обеспечивая выполнение бизнес-процессов;
• Контролю. В режиме реального времени руководители могут отслеживать стадии текущего процесса
• Улучшению. Статистика исполнения процессов дает возможность оперативно прорабатывать «узкие места».

Также в качестве BPM Системы можно использовать систему БИТ.BPM от компании «Первый БИТ». Решение построено на платформе «1С:Предприятие 8», что позволяет для компаний, использующих для автоматизации деятельности продукты 1С, управлять процессами прямо из 1С. Решение также отличает:

• Наличие готовых шаблонов процессов;
• Автоматический запуск процессов по любым событиям вашей учетной системы. В БИТ.BPM используется триггер-модуль, который автоматически отлавливает события и запускает бизнес-процессы;
• Настройка процессов без навыков программирования (LOW CODE). Настройка бизнес-процессов реализуется в интуитивно понятном редакторе;
• Открытый исходный код. Если вдруг потребуется изменить исходный код БИТ.BPM, это возможно сделать силами штатного программиста.

Источник: nfp2b.ru

С чего начать оптимизацию бизнес-процессов

Когда стоит выбор: уйти с рынка или заняться оптимизацией внутренних бизнес-процессов – компании чаще выбирают второй вариант. Андрей Коптелов составил план – что именно надо делать и какие нюансы учитывать для повышения операционной эффективности.

Долгое время российские компании могли себе позволить вольготное существование, конкуренция была минимальная, рынки росли, и многие менеджеры строили компании, опираясь скорее на модели интенсивного развития, чем на повышение операционной эффективности. Падают продажи – давайте добавим ресурсов в подразделения продаж, усилим рекламный бюджет – и все будет хорошо, оборот будет расти.

Однако времена изменились и теперь уже сложно решать возникающие в компании проблемы простым накачиванием финансовых и трудовых ресурсов. Многим менеджерам приходится спуститься с небес стратегического планирования на землю и обратить внимание на качество производимой продукции и оказываемых услуг, на процессы создания новых услуг, на существующие бизнес-процессы и начать непрерывную оптимизацию или даже реинжиниринг деятельности.

Часто меня спрашивают, как убедить менеджмент нашей компании в том, что необходимо оптимизировать существующие бизнес-процессы? Ответ – простой, если менеджеры и владельцы компании, находящейся на конкурентном рынке, не хотят повышать операционную эффективность, конкуренция заставит их заниматься оптимизацией внутренних бизнес-процессов, либо компания будет вынуждена уйти с рынка. На практике можно заметить, что как только в отрасли усиливается конкуренция, компании предпочитают первый вариант.

Банковский сектор, телекоммуникационные компании, розничная и оптовая торговля, туризм, страхование, авторынок, обучение, производство – в этих отраслях сейчас многие из игроков стали совершенствовать свои управленческие модели с целью сократить затраты на текущие бизнес-процессы, повысить качество результатов или уменьшить время ожидания ответа клиентом. Есть примеры, когда перед менеджментом в банковском секторе ставятся задачи сократить на треть все операционные затраты за три года, и это не предел.

Кто-то по-привычке сокращает персонал на 5-10% и надеется, что остальное образуется само собой. На первое время данное решение может помочь. Однако нужно смотреть глубже, нужно начинать наводить в компании порядок, проводя анализ существующих бизнес-процессов, приоритезацию проблем, считать стоимость используемых ресурсов, закреплять лучшие практики исполнения бизнес-процессов в регламентах и информационных системах.

Существует множество различных управленческих инструментов, которые в целом можно охарактеризовать, как наведение порядка, обнаружение операций в процессах, без которых можно обойтись, и, конечно, автоматизация максимального числа операций и даже перевод большинства каналов взаимодействия с клиентом в online. Компании на туристическом рынке, управления финансами, высшего и дополнительного образования, телекоммуникаций, страхования активно уходят в Сеть для кардинального сокращения затрат – еще один тренд.

Как начать оптимизацию бизнес-процессов

Чтобы начать оптимизацию процессов, необходимо вывести из зоны комфорта менеджмент компании, и тут главное – это заинтересованность высшего менеджмента и поддержка акционера. Наиболее простым решением в данной области является организация регулярного комитета по оптимизации и трансформации бизнес-процессов, именно этот орган, возглавляемый генеральным директором, даст старт работам по трансформации компании.

Очень часто в качестве исполнителя решений комитета в компании создается процессный офис, который берет на себя задачи по оптимизации бизнес-процессов. Например, решением комитета могут быть выбраны несколько ключевых бизнес-процессов, в которых необходимо сократить затраты на 30%, ответственным за данный проект назначается кто-то из заместителей генерального директора, а сотрудники процессного офиса являются рабочими руками, силой которых процессы будут оптимизированы.

Очень важна взаимосвязь процессных офисов с другими подразделениями. В первую очередь необходима поддержка IT-специалистов, ведь изменения в бизнес-процессах, как правило, требуют изменений в информационных системах. Однако на практике от IT-специалистов часто можно услышать, что они очень заняты, и в ближайшие месяцы не освободятся от решения срочных задач. Именно поэтому при оптимизации процессов, в первую очередь, необходимо выделять те мероприятия, которые можно сделать быстрее с минимальными затратами ресурсов, так называемые Quick Win – это важный шаг.

Если начинать оптимизацию, то в первую очередь необходимо определить перечень процессов, далее – закрепить ответственных среди заместителей генерального директора. Возможно, за оптимизацию каких-то процессов возьмется и генеральный директор. Далее закрепить проектные группы с участием специалистов процессного офиса и составить планы проектов оптимизации процессов, где детально расшифровать, кто и что должен сделать в течение означенного времени.

Первым шагом является описание выбранного бизнес-процесса. На этом шаге нельзя долго задерживаться, нужно в общем виде описать процесс, существующие проблемы, текущие и целевые показатели, после чего начинать его анализ и генерацию предложения по оптимизации. Главное – смотреть не только внутрь процесса, но и наружу, анализируя предпочтения потребителей, способы организации процессов в конкурирующих компаниях, выбирая те предложения, которые возможно внедрить в вашем бизнесе.

Часто все предложения группируются в три раздела, первые должны быть внедрены на горизонте от одного месяца до трех месяцев, второй раздел требует серьезной трансформации процесса и требует от трех месяцев до полугода, ну, а третий раздел содержит перечень мероприятий, длительность внедрения которых может потребовать более полугода.

Можно поддержать процесс генерации оптимизационных предложений активностью рядовых участников бизнес-процесса, создав в компании «стену плача» или «банк идей». Этот инструмент позволяет собрать все предложения по процессу от исполнителей, и, сгруппировав их в зависимости от возможного экономического эффекта, включить в план оптимизации процессов. И хотя из тысячи предложений может быть только 10 стоящих, именно они, возможно, станут ключевыми для оптимизации процесса или даже нахождения нового рынка.

Дорогу осилит идущий, и если не предпринимать усилий, то с большой вероятностью компания будет терять операционную эффективность. Необходимо регулярно оптимизировать существующие процессы, добиваясь, чтобы компания была в «хорошей форме».

Андрей Коптелов, опубликована на E-xecetive

Источник: koptelov.info

Вводный курс: Оптимизация бизнес-процессов и систем компании

Заводсков Сергей Вадимович

→ Разработка бизнес-процессов описание, регламентация «как есть» и «как надо», оптимизация, обучение

• • Какие процессы стоит оптимизировать и какие не стоит?
• • Пример простейшей оптимизации бизнес-процесса
• • Пример оптимизации процесса 2: убрали процесс вообще
• • Оптимизация предприятия
• • Как и когда оптимизировать бизнес
• • Информационные материалы по теме бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процесса или системы — это изменение их с целью повышения эффективности и результативности.

Под системами мы понимаем здесь систему учета, документооборота, мотивации, контроля качества и др. Система — это такая совокупность процессов, которая дает синергетический эффект.

Что даёт оптимизация:
• Ускорение
• Упрощение и удешевление, повышение его эффективности
• Повышение производительности и результативности
• Получение побочных результатов

Какие процессы стоит оптимизировать?

Вообще говоря, все!

Есть смысл каждый процесс выполнять наиболее эффективным образом.

Но всегда надо с чего-то начинать. Итак, наибольшую выгоду Вы получите, если усовершенствуете следующие процессы:

Какие бизнес-процессы не стоит оптимизировать сразу?

Проблемные — в которых часто бывают сбои или конфликты, а также если получение результата нестабильно.

Не выстроенные — которые каждый раз проходят по-разному.

Это примерно как пытаться поставить рекорд на неисправном автомобиле. Если получение результата нестабильно — значит, в самих правилах процесса есть нечто, что мешает участникам работать как следует. Сначала нужно это найти и устранить, а лишь затем смотреть, как улучшить результат.

Примеры оптимизации бизнес-процессов. Пример №1

Пример простейшей оптимизации бизнес-процесса

Внедрение горизонтальных связей и снижение формализма значительно ускоряют процессы. Вот конкретный пример, где элементарное изменение принесло существенную пользу.

Смысл изменения: если раньше каждая жалоба направлялась официальным бумажным письмом и путешествовала по компании «сверху вниз» по стандартной процедуре работы с письмами, задерживаясь на столе у каждого начальника, то теперь она напрямую отправляется тому, кто с ней работает, и копия контролеру бизнес-процессов.

Можно возразить, что раньше руководители зато были в курсе приходящих жалоб — но теперь все жалобы и действия по ним заносится в контрольную таблицу бизнес-процесса, и там их состояние может увидеть любой, в том числе и руководители.

Контролер бизнес-процессов и раньше должен был заносить их в таблицу, но бумажные письма ему не всегда удавалось «отловить», поэтому часть жалоб в таблицу не попадала, и сроки по ним срывались, а об этом никто не знал. например, письмо могло валяться на столе у начальника неделю и больше.

Теперь же претензия попадает к контролеру бизнес-процессов сразу в момент своего появления.

И главное — почти вдвое сократились сроки реагирования на претензии.

Заводсков Сергей Вадимович
Пример оптимизации бизнес-процесса

Таких (или похожих) ситуаций множество в каждой компании. Они являются привычными для участников процессов, и поэтому их не замечают.
Это простой пример, где горизонтальные связи удешевляют и упрощают работу.

Вы удивитесь, но если Ваша компания больше 100 человек, то и у Вас такая передача информации через руководителей, вероятно, есть. А если более 500 человек — то стопроцентно есть.

Принцип горизонтальных связей, о котором написано выше, в компаниях от 500 человек может экономить сотни часов.

Примеры оптимизации бизнес-процессов. Пример №2

Тотальная оптимизация: убрали процесс вообще

Ситуация

В компании была проблема с формированием отчетов по внутрихолдинговым договорам. Процесс был не выстроен и вызывал регулярные конфликты. При этом качество конечного результата процесса было неудовлетворительным. Что такое внутрихолдинговые договоры? Это когда между своими же компаниями есть сделки. Такие сделки налоговая проверяет более внимательно.

Есть случаи, когда такие сделки проводятся на регулярной основе, каждый месяц, с постоянной ценой. Всё это может быть «выброшено» из затрат (при проверке), и значит, придется платить с этих денег налог на прибыль. Хотя услуги фактически оказывались, этого недостаточно. Для обоснования этих сделок каждый месяц составлялись отчёты.

Этими отчётами никто не хотел заниматься, все перекладывали друг на друга. В конце концов сложилось так, что отчёты возложили на тех, кто непосредственно оказывает услуги (на два отдела). Эти люди плохо понимали в налоговом законодательстве, и их отчёты не устраивали бухгалтерию, бухгалтерия писала замечания, всё это долго исправлялось.

Тем не менее каждый месяц создавалось до 12 отчетов, в которые включалась информация о фактически выполненных отделами работах. Трудоёмкость составления одного такого отчета — от 1 до 2 часов (к нему подшивались подтверждающие документы), плюс процесс проверок, передач друг другу, контроля наличия всех необходимых отчетов. Всего порядка 30 часов в месяц, плюс регулярные конфликты и скандалы.

Решение

Была разработана новая форма отчёта, которая удовлетворяла требованиям законодательства, но не требовала внесения в неё каких-либо содержательных данных, а только дату, номер договора и подпись. (Т.е.убрали потребность каждый месяц подбирать документы и сочинять тексты).

Форма была согласована со всеми участниками, и оказалось, что в таком виде отчёт стал даже лучше.

Теперь отчёт стал правильным и делает весь комплект 1 человек за 15 минут. Осталось только провести его в бухучёте.

Случаи, когда некая работа лежит на стыке зон ответственности — не редкость. Почти все такие работы спихиваются друг на друга и делаются плохо. И почти все их можно довольно быстро сделать хорошо.

Разумеется, случаи бывают и не такими простыми. Мы уверены, что нет процесса, который нельзя было бы улучшить. Например, распространены случаи, когда одна и та же работа выполняется в разных подразделениях, но об этом мы поговорим в следующих материалах. Другие примеры оптимизации процессов можно посмотреть в нашей Базе знаний в разделе «Бизнес-процессы».

Оптимизация предприятия, оптимизация бизнеса — Что это такое?

Строго говоря, термин Оптимизация происходит от латинского слова optimus — наилучший, что подразумевает нахождение самого выгодного баланса между взаимоисключающими характеристиками. Оптимизация (бизнеса, предприятия, процесса) нацелена на получение наилучших результатов при соответствующих условиях.

Здесь «оптимизация» отличается от просто «совершенствования» или «улучшения» тем, что здесь есть измерение результатов. То есть определяем, что такое «наилучший результат», и ищем, как его получить. Грубо говоря, отличие в том, что мы выбираем, что для нас важнее: быстрее или дешевле, меньше брака или лучше дизайн.

Если все эти свойства можно улучшить одновременно — то тогда конфликта нет, нет проблемы поиска оптимального результата. Однако на практике, в обиходной речи оптимизация — это синоним улучшения и совершенствования. Известны такие примеры, как оптимизация затрат, оптимизация штатной структуры, оптимизация бизнес-процессов, оптимизация документооборота.

Оптимизация и сокращение

Неверно понимать оптимизацию просто как сокращение. Например, оптимизация предприятия чаще всего понимается как сокращение персонала («оптимизация штатной структуры») и сокращение расходов («оптимизация затрат»).

При этом вопрос, как правило, ставится так: «сократить на 10%» или, в лучшем случае, «без чего мы можем обойтись?», подразумевая жертвы, «затягивание поясов» и т.п. Как следствие — снижается качество, увеличиваются сроки выполнения работ.

Разве это «получение наилучшего результата»? → Посмотрите на примере кейса: оптимизация договорного отдела На самом же деле, расходы (расходы не только денег, но и всего: времени, сил, пространства, ресурсов и т.п.) делятся на полезные затраты и потери. Полезные затраты – это затраты на то, что нужно, что вносит свой вклад в результат.

А потери – это то, что не нужно для получения результата. И этого ненужного – очень и очень много! Именно из этого принципа и нужно исходить при оптимизации. То есть убирать – ненужное, усиливать – нужное.
Итогом оптимизации должны быть более высокие результаты, чем до нее. Соответственно, начинать оптимизацию можно и нужно не только в кризис.

Так мы действуем, например, при оптимизации трудоёмкости работы отдела: мы разрабатываем, как можно тот же объем работы делать за меньшее количество человекочасов, и внедряем это.

Как и когда оптимизировать бизнес?

Оптимизация деятельности предприятия – это комплексная работа, которая включает оптимизацию процессов, структуры, системы управления и других систем предприятия. Мы рекомендуем делать её в такой последовательности:

Настоящую оптимизацию работы предприятия нужно начать с формулирования цели, определения желаемого результата и показателей для его измерения. Как правило, если речь идёт об оптимизации бизнеса в целом, на этом этапе создаётся стратегическая карта, содержащая систему целей предприятия и систему показателей для их измерения.

Затем нужно перейти к оптимизации бизнес-процессов. Из них в первую очередь оптимизируем основные, так как именно они дают результат (основные бизнес-процессы — это те, которые связаны с получением заказов и их выполнением). А затем уже управленческие и последними — вспомогательные. Исключение — для случаев, когда есть очень затратные и сильно неэффективные вспомогательные или управленческие процессы , тогда начинаем с них.

Важным условием оптимизации бизнес-процесса является его стабильность, то есть достижение нужного результата определенным способом. Если процесс нестабилен (срывы сроков, процесс каждый учатсник выполняет по-своему, конфликты и т.п.) — то сначала нужно его упорядочить, регламентировать, даже если нормой являются несколько путей выполнения процесса (план А, план Б и т.п.).

Каковы основные шаги при работе с процессом? → формулирование требуемой цели (что такое оптимально, какой результат нам нужен),
→ измерение и учет результатов (в том числе ведение статистики и промежуточных результатов) для измерения продвижения,
→ анализ оптимизируемого бизнес-процесса (подробнее, на что аналзируем см. в описании услуги оптимизации бизнес-процесса),
→ изменение оптимизируемого процесса,
→ отслеживание результатов
Цикл последних трёх шагов может повторяться несколько раз.

Затем — изменение системы управления. Сначала меняем процессы предприятия, делаем их эффективнее, проще, быстрее — а потом смотрим, что необходимо изменить вследствие этого в структуре, системе мотивации, движении инофрмации, учёте и др. Соответственно, оптимизация организационной структуры производится не в качестве первого шага, а исходя из новой системы бизнес-процессов предприятия.

Два подхода к оптимизации

Есть два «полюса» подходов к оптимизации
1. Реинжиниринг. Подчас это радикальная переделка процесса или системы.
2. Постепенное усовершенствование. Например, здесь можно использовать принципы бережливого производства. Эти подходы можно сочетать в рамках одного проекта по усовершенствованиям.

Построение и оптимизация систем

После того, как выполнено предыдущее (или прямо во время проекта по оптимизации), полезно выстравивать системы процессов

Чем система учёта отличается от просто учёта? Наличием синергетического эффекта: тем, помогают ли друг другу её отдельные части или мешают.

В связи с этим полезно создавать и совершенствовать системы процессов в своей компании:
• Оптимизация документооборота
• Оптимизация системы учета
• Оптимизация системы мотивации
• Оптимизация системы контроля (информации, безопасности, выполнения планов и т.п.)
• Оптимизация системы управления качеством
• Оптимизация движения информации Эти вопросы мы будем раскрывать в наших следующих публикациях.

Информационные материалы по теме бизнес-процессов

Процессное управление и его отличие от ручного
Что вообще такое это загадочное процессное управление? Как оно конкретно выглядит, в чём состоит? Отличие начинается с того, как именно распределяются и ставятся задачи сотрудникам, и как принимается по ним работа.

Источник: spb-progressor.ru