Для работы пользователя с модулем бизнес процессы нужно настроить

Корпоративный портал Битрикс24 предлагает множество инструментов для грамотной организации бизнеса. Немаловажную роль в этом играют автоматизация и широкое использование бизнес-процессов. Если совместить эти 2 понятия, то можно получить автоматизированные бизнес-процессы, значительно повышающие эффективность работы предприятия и снижающие риск ошибок, вызванных человеческим фактором.

Что представляют собой бизнес-процессы в CRM Битрикс24

Бизнес-процесс в Битрикс24 — это определенная последовательность действий, которая приводит к требуемому результату. На самом деле это может быть что угодно, а не обязательно процесс, связанный с продажами или производством. В больших компаниях очень часто автоматизируют бизнес-процессы, связанные с персоналом. Самыми популярными среди них являются:

оформление заявления на отгул;
оформление заявления на отпуск;
оформление заявления на командировку;
оформление заявления на больничный;
оформления заявления на увольнение.

Рассмотрим подробнее на примере заявления на больничный, так как он достаточно сложный для того, чтобы показать возможности автоматизации этого бизнес-процесса в Битрикс24.

Автоматизация бизнес-процесса «Заявление на больничный»

Чтобы инициализировать процесс, сотруднику достаточно зайти на портал с ПК или мобильного приложения и запустить процедуру. Для этого ему потребуется выбрать подходящий для него вариант. Представим, что у нас будут такие варианты:

официально оформленный больничный;
отгул за свой счет: например, сотрудник не хочет обращаться в больницу, так как проблема индивидуальная и он знает, что уже завтра сможет работать;
фиктивный больничный: сотрудник заболел, но может выполнить запланированный объем работы удаленно.

В зависимости от выбранного пункта, программа предложит ему выполнить различные действия. Можно автоматизировать все дальнейшие этапы развития: к примеру, если сотрудник выбрал вариант с удаленной работой, но не смог ее выполнить или согласовать, то его отсутствие на работе автоматически маркируется отгулом за свой счет.

Решаемые задачи и цели

Чаще всего, с помощью бизнес-процессов стараются стандартизировать и автоматизировать типовые действия сотрудников. Это позволяет избежать ошибок, связанных с человеческим фактором и повысить скорость их выполнения. Кроме этого, автоматизация таких задач позволяет значительно снизить расходы за счет сокращения штата — зачастую именно типовые задачи отнимают большую часть времени сотрудников.

Весомым фактом является и то, что бизнес-процессы позволяют упростить обучение новых сотрудников и снизить порог вхождения в исполнение обязанностей. Это достигается путем автоматизации большей части бизнес-процессов и широко используется при создании отчетов, оформлении документации, соблюдении регламента по согласованию и утверждению. Работнику остается заполнить предложенные поля, а система сама перенаправит документ по нужному пути, назначит ответственного, сформирует отчет, внесет его в нужную базу данных.

Как настроить бизнес-процессы

Битрикс24 — разноплановый сервис, существующий в 2 редакциях и нескольких тарифных планах. Настройка может различаться в зависимости от редакции и способа реализации — максимальные возможности дает коробочная редакция. Ее можно гибко настроить и доработать функционал под любые потребности, в том числе и с помощью внедрения и автоматизации бизнес-процессов.

Облачный портал Битрикс24 предлагает использование готовых бизнес-процессов только на самом старшем тарифе «Профессиональный». В него включены инструменты по созданию бизнес-процессов в разделах «Автоматизация продаж» и «Автоматизация бизнеса» — оплата счетов, отпуска, командировки, исходящие документы, деньги под отчет и произвольные процессы компании. Также на этом тарифе доступен «Дизайнер бизнес-процессов». С его помощью можно быстро создавать и редактировать шаблоны бизнес-процессов во встроенном визуально-графическом редакторе.

Недавно в Битрикс24 появился и более простой и доступный инструмент для автоматизации бизнес-процессов — «Роботизация бизнеса (RPA)». В первую очередь он предназначен для автоматизации небольших процессов: простых отчетов и согласований. Инструмент представлен на всех тарифах, но количество доступных для создания процессов отличается:

«Бесплатный» — 1;
«Базовый» — 1;
«Стандартный» — 5;
«Профессиональный» — без ограничений.

Еще одной возможностью задействовать в работе компании бизнес-процессы является Маркет — магазин приложений Битрикс24. В нем существует отдельный раздел «Бизнес-процессы», и в настоящее время там размещено свыше 100 приложений, направленных на решение самых разных задач.

Создание бизнес-процесса в Битрикс24

Разберем создание бизнес-процесса на примере доступного для всех тарифов инструмента «Роботизация бизнеса (RPA)». С его помощью можно создать простой бизнес-процесс, для этого нужно перейти на вкладку бокового меню «Роботизация бизнеса (RPA)» и нажать «Новый процесс».

Важно: несмотря на кажущуюся простоту, все детали бизнес-процесса нужно продумать заранее. Для этого можно использовать сервисы для визуализаций mindmap или простой лист бумаги.

Откроется окно, в котором нужно указать параметры процесса и задать ему название. После этого следует указать поля, которые будет нужно заполнить сотруднику при активации процесса. Укажите, кто может вносить изменения в шаблон и выберите иконку процесса. Сохраните.

Теперь процесс нужно настроить. Для начала необходимо настроить этапы (стадии), по которым проходит процесс: например, подготовка документации или утверждение. Для того чтобы добавить этап, нажмите плюс, а для удаления — крестик.

На каждом этапе (стадии) нужно настроить задание — из него будет понятно, какое действие надо выполнить ответственному: например, согласование или получение вспомогательной информации. Всего существует 4 типа заданий:

утвердить или отклонить;
ознакомиться с информацией;
запросить информацию;
просто передвинуть.

Нужно отметить подходящий тип задания.

В открывшемся окне потребуется заполнить предлагаемые вкладки:

Оновные — здесь нужно указать параметры задания, название, очередь сотрудников и следующую стадию выполнения.
Поля, которые надо показать — поля, которые будет видеть сотрудник, выполняющий задачу.

Дополнительно на этапах (стадиях) можно добавить роботов. Для этого нажмите специальную ссылку, размещенную в верхнем правом углу.

Откроется окно с возможностью настроить роботов на нужных этапах бизнес-процесса. Например, отправить уведомление сотруднику с решением по его вопросу.

Завершение

Облачный Битрикс24 позволяет использовать бизнес-процессы при организации работы компании на всех уровнях. Встроенные возможности нацелены на решение типичных проблем, а для более специализированных задач можно использовать приложения, размещенные в Маркете.

Коробочная редакция позволяет полностью настраивать портал под индивидуальные нужды и потребности, включая любые бизнес-процессы. К сожалению, настроить самостоятельно получится только самые простые, базовые инструменты, а для реализации более сложных решений потребуется работа специалистов.

Мы можем разработать приложение, доработать коробочную версию или грамотно настроить облачный портал для эффективной автоматизации рутинных задач. Если у вас есть идеи по автоматизации вашего предприятия — просто напишите или позвоните нам. Мы найдем способ реализовать их.

Источник: integrator.digital