Счет на оплату — документ рекомендательный, а не обязательный. Его главная цель — зафиксировать обязанность возмещения средств за взятый товар, и величину требующегося платежа.
Установленного регламента написания не существует. При оформлении показывается информация о товаре и участниках договоренности. В частных случаях дополнительно отмечается временной отрезок, в течение которого обязательство нужно исполнить.
Независимо от ситуации, документ должен отображать следующую информацию:
- Сведения о продавце: полное наименование, юридический адрес, КПП и ИНН;
- Сведения о покупателе: аналогично предыдущему пункту;
- Список товаров или оказанных услуг, с указанием их окончательной стоимости;
- Итоговая сумма к оплате;
- Реквизиты для зачисления денежных средств;
- Дата составления документа.
Как оформляется счет на оплату
Он выставляется продавцом. Оплачивать — обязанность покупателя, или его представителя.
Как выставить счет на оплату бесплатно за 30 секунд — без 1С и без скачивания бланков в Excel и Word
Оформляется как до, так и после покупки товара или услуги — все будет зависеть от договоренностей между участниками. Заполненный образец передается заказчику.
Кто выписывает счёта на оплату
Подготовкой занимается бухгалтер. Затем формуляр передается директору компании для визирования.
Делается в двух копиях: по одной на каждого участника. Отпечатывается на обычной бумаге, или на фирменном бланке предприятия (такой вариант лучше, поскольку избавляет от необходимости каждый раз писать данные фирмы). Исправления не допускаются.
Когда нужно выставлять
Если между участниками существует соглашение о сотрудничестве, то в тексте обычно прописываются условия поставок и оплаты.
Когда стороны работают совместно только периодически, а размеры и стоимость поставок отличаются, то каждая операция отображается отдельно. Контракт заключается позже, в его тексте прописываются только общие положения. Такое случается, если доставка требуется срочно.
В той ситуации, когда покупателю требуется только разовое приобретение товара, то договор между компаниями не заключается — в нем просто нет надобности. Счет за оказание услуги выставляется в обычном порядке.
Примечание: если между контрагентами не было заключено соглашение, то документ может выступать в качестве публичной оферты, при условии, что в нем будут указаны все требуемые условия договоренности (основание — статья 435 ГК РФ). Внесение оплаты — акцепт оферты (статья 438, пункт 3 Гражданского кодекса РФ). А сама бумага, с подтверждением отправки денежных средств, будет доказательством совершенной сделки между ее участниками (статья 434, пункт 3 ГК РФ). Это станет «плюсом» в случае возможного судебного разбирательства.
Чем отличаются счета на оплату от ООО и ИП
Образец, полученный от «частника» имеет одну подпись. ООО выдаст бумагу, содержащую два «автографа» — главного бухгалтера и директора. Кроме того:
- ИП указывают только Ф.И.О., фирмы — название, зафиксированное в уставе;
- бланк ИП содержит только ИНН, организации — ИНН и КПП.
Читать так же: Ответственность за неуплату налогов в 2021 году
Прочих принципиальных различий нет.
Отличия при выставлении с НДС и без НДС
Плательщики НДС показывают размер налога отдельно.
Если поставщик освобожден от взноса из-за использования особого налогового режима (упрощенная система, единый налог, патент), то при написании документа сумма НДС не выносится. Однако соответствующая пометка все равно проставляется. И обязательно называется причина. К примеру, при УСН пишется:
- для ИП — пункт 2 статьи 346.11 Налогового кодекса России;
- организации — пункт 3 этого нормативного акта.
Примечание: если покупателю, работающему по льготному налоговому режиму, выставляется счет с НДС, то оплачивать нужно всю сумму, но потом отмечать — «включая НДС».
Перечень форм для выставления счета на оплату
Известно несколько вариантов, из-за чего иногда возможна путаница.
В чем особенности каждого вида:
- Счет-договор — идентичен «привычному», но добавочно содержит реквизиты контракта. Этот вид фиксирует условия доставки и оплаты (предоплата или постоплата, наличный или безналичный расчет), процедуру рекламаций, обмена, и прочие моменты. Обычно он заменяет стандартное соглашение (если сумма сделки небольшая).
- Счет-фактура — свидетельствует о факте покупки товара (услуги), фиксирует наличие НДС. Используется ИП и фирмами, осуществляющими деятельность с применением общего режима налогообложения.
Образцы заполнения счетов
Пример 1 — заполнение с учетом налога.
Пример 1 — с НДС
Пример 2 — без учета.
Пример 2 — без учета
Инструкция по оформлению счёта на оплату
Четкого регламента по написанию не предусмотрено. Однако обычно применяется определенный порядок заполнения.
Вверху проставляются данные покупателя и продавца. Ниже фиксируются:
- банковские данные;
- номер бланка (нумерация ведется с 1 января текущего года);
- дата выставления;
- список товаров (работ, услуг), с фиксированием их количества, цены и конечной стоимости с учетом или без учета НДС;
- по желанию — другие условия.
Внизу ставится подпись уполномоченного лица.
Реквизиты
При заполнении этот раздел обязателен. Что указывается:
- наименование участников (например, ИП Минина Светлана Игоревна, ООО «Стройсервис»);
- ИНН для ИП, для компаний — ИНН и КПП;
- данные банков (например, Сбербанк России ОАО г. Анапа, БИК 1234567, счет № 454773777, р/с № 57585998696);
- адреса участников (ИП указывают фактический). Например: 353440, г. Анапа, ул. Астраханская, дом 12, тел.;
- подписи (должность, Ф.И.О., расшифровка).
Важно: если вместо ИП подписывается представитель, то нужно указывать и реквизиты доверенности.
Регистрация выставленного счета
Разрешается не регистрировать, так как все расходы учитываются по накладным, а доходы — по фактическому зачислению денежных средств.
Регистрации подлежат только счета-фактуры — они вносятся в «книгу продаж» или «книгу покупок». Делать это обязаны только те фирмы, что работают по ОСН.
Фирмы, работающие УСН, не платят НДС, но и претендовать на его возмещение из бюджетных средств они не могут.
Необходимость заверения печатью
С 2016 года наличие печати не является обязательным атрибутом. Это правило распространяется на индивидуальных предпринимателей и организации. Чтобы заверить счёт, достаточно подписи ответственного лица.
Нужен ли оригинал счета плательщику
Сейчас в основном используется электронная форма документации. Скан-копии бумаг отправляются контрагенту факсом или почтой.
Читать так же: Реестр недобросовестных поставщиков
Если возникает необходимость передать подлинники, то пользуются курьерской службой или почтой. Оригинальный экземпляр счета-фактуры передается плательщику НДС (требуется для налогового вычета). Поэтому подготавливается два экземпляра, один из которых остается у продавца, второй — направляется покупателю.
Важно: плательщики НДС также могут использовать электронную версию счета-фактуры, но он должен иметь цифровую подпись. Другие варианты визирования документа недопустимы.
Как выставить счет на оплату по безналу
В ФЗ № 161 «О национальной платежной системе» сказано, что все расчеты, проводимые по безналичной форме, могут осуществляться только с согласия клиента.
Регламент заполнения документа идентичен тому, что используется при других видах оплаты.
Как отражать НДС в счете на оплату
Если бизнесмен — плательщик НДС, то сумма взноса обязательно отображается в платежных документах. Сделать это можно так:
- Налог включается в итоговую стоимость, но для наглядности выделяется отдельной строкой.
- Показывается стоимость услуги (товара) без учета налога, затем вычисляется его размер. Итоговая цена формируется как сумма этих двух величин.
Важно: рекомендуется всегда выносить размер налога отдельной строкой — это позволит избежать возможных ошибок при расчетах.
Когда нужно указывать в счете срок его оплаты
Деньги должны поступить продавцу в срок, предусмотренный договоренностями. Он указывается в тексте контракта, либо же на самом платежном документе. Изменять период внесения средств не допускается.
Примечание: если средства вносились по безналичному расчету и при этом были обнаружены неточности в реквизитах, то поставщик должен быть уведомлен об ошибке как можно скорее. Делается это в письменной форме. Такая процедура позволит увеличить срок оплаты.
Выставляем счет на английском языке
Речь идет о счетах-фактурах, используемых при работе с зарубежными контрагентами. Инвойсы (invoice) должны содержать информацию:
- исходящий и входящий номер документа;
- данные контрагентов, их контакты;
- дата выписки;
- система налогообложения в компаниях-участниках сделки;
- дату отправки товара, его получения;
- сведения, позволяющие отслеживать сторонам договора состояние заказа;
- общая сумма сделки;
- платежные условия;
- другая необходимая информация — например, условия возврата, описание штрафных санкций за нарушение договора и прочее.
Учитывать нужно все, даже мельчайшие, детали, так как законодательство, по которому работают зарубежные партнеры, отличается от российского.
Как выставить счет физическому лицу?
Иногда платежи могут выписываться на физическое лицо. В этом случае указывается Ф.И.О. этого человека, адрес и контакты.
Оплачиваются они в банке наличным переводом на реквизиты, указанные контрагентом.
Как выставить счет с НДС
Налог оплачивают только те дельцы, которые осуществляют свою деятельность по ОСН. Те, что работают на УСН или патенте платят единый взнос.
Для того чтобы бизнесмены могли сделать выводы о компенсации или вычете суммы этого взноса, рекомендуется подготавливать счета-фактуры. Они заполняются по стандартному образцу.
Читать так же: Соглашение о намерениях
Основные ошибки при выставлении счета
Самые частые ошибки, встречающиеся в этой бумаге:
- несоблюдение сроков счета-фактуры — на основании статьи 168, пункт 3 Налогового кодекса РФ установлено, что оплата должна быть произведена не позднее 5 дней после получения товара (услуги);
- «шапка» содержит неточности или устаревшие сведения;
- отличаются даты на копиях документа;
- нарушение сроков предоставления документа для оформления налогового вычета по НДС — рекомендуется заявлять вычет в том же отчетном периоде, когда был получен счет;
- при написании использовались факсимильные подписи уполномоченных лиц — в этом случае в вычете может быть отказано;
- нет расшифровки подписей.
Примечание: использование цифровой подписи уже исключает ошибку, связанную с отсутствием расшифровки, так как ЭПЦ уже содержит все нужные сведения.
Если в документе выявляется ошибка, то ее нужно исправить: неверные данные зачеркнуть, внести действительные сведения, указать дату внесения изменений, поставить печать предприятия и завизировать у руководителя.
Источник: zakonoved.su
Как выставить счет на оплату: особенности оформления и риски
Руководство
Любой бизнес строится вокруг товарно-денежных отношений: мы товар производим/оказываем услуги, и получаем за это деньги от покупателя/клиента.
Но каким же образом нам оформить сам процесс обмена деньгами и товарами? Правильно – выставить счет.
Это дело вроде бы не самое сложное, но у начинающих предпринимателей все-равно возникает довольно много вопросов на тему того, как выставить счет на оплату, есть ли разница между обязательствами ООО и ИП, и т. д.
1. Как выставить счет на оплату: образец и общие сведения о вопросе
Основная часть товарно-денежных операций в наше время оформляется посредством договора или накладной. Но сами по себе эти документы не являются платежными обязательствами.
Получается, если вы не знаете, как правильно оформить счет, провести сделку в наше время крайне проблематично.
При этом отметим, что в наше время такие бумаги не столько являются документом, сколько свидетельством электронного соглашения, т. к. все валютные операции (в том числе купля-продажа) так или иначе фиксируются фискальными органами.
Да, есть всякие серые схемы и даже черный рынок, но мы останемся в рамках правового поля.
По сути, счет лишь уведомляет одну из сторон о необходимости оплаты.
После проведения платежа, счет превращается в чек – завизированный документ является подтверждением платежных обязательств. С этим, в случае чего, потом можно и в суд обратиться.
Перед тем, как выставить счет на оплату, нужно удостоверится, есть ли там следующая информация:
- Банковские реквизиты поставщика услуг/товаров (причем полные реквизиты – это важно для корректной оплаты).
- Порядковый номер (благодаря этому можно узнать о какой именно сделке идет речь, если подобных покупок было сделано несколько).
- Дата (второй критерий, по которому можно определить конкретную сделку).
- Описание предмета соглашения (детальное).
- Описание суммы (пожалуй, в нашем случае это важнейший пункт).
- Место для подписи и печати (по итогам оплаты там должны быть подписи ответственных лиц).
*Как выставить счет на оплату – образец
Почему счет на оплату выглядит именно так?
Чтобы до конца понять все нюансы того, как как правильно выставить счет на оплату, надо понять почему каждый его элемент выглядит так, а не иначе.
Это ведь не «спущено» нам сверху – это результат деятельности самого бизнеса, а бизнес, по логике, не должен обременять себя лишней бюрократической волокитой.
В таком виде, как в примере, счет представляет собой оферту – является признанием того, что стороны договор заключили и сделку осуществили.
Это важный нюанс, т. к. такая бумага фактически заменяет собой договор после заключения сделки. Точнее, дополняет его.
Например, в том же суде – даже если вы не сохранили текст договора, оплаченный счет является доказательством совершения сделки, сохраняет все обязательства сторон.
Кстати об обязательствах – в документе должны быть указаны все важные моменты сделки.
Так, особое внимание уделяют предмету – цена (за 1 шт.), стоимость (за всю поставку) и общее количество товаров должно быть указано.
Выписывая его, поставщик подтверждает факт отправки товара, а покупатель – факт отправки денег. Не менее важно, что счет фиксирует срок, в течение которого предложение действительно.
Еще один момент, который нельзя обойти стороной: счет обязан содержать указание на налоговую нагрузку.
Например, почти обязательным для подобных сделок является НДС – налог на добавленную стоимость.
Но указать на НДС – это полдела. Обязательно надо написать какой именно режим выплаты НДС действует и какова его ставка.
Если, к примеру, предприятие малое, стоит на упрощенной системе налогообложения и НДС не платит, то это всё равно должно быть указано.
Для чего все это надо? Для того, чтобы покупатель получил на руки счет с конечной стоимостью товара – со всеми налогами:
2. Как выставить счет на оплату, если он не нужен?
Странный на первый взгляд заголовок, согласитесь. Но часто так бывает, что малоопытные предприниматели требуют счет всегда, даже когда он не нужен.
Да, сам факт наличия этого документа становится дополнительным защитным механизмом от мошенничества, но далеко не все предприниматели горят желанием заниматься бюрократией.
В наше время многие сделки оплачиваются просто через интернет, а счет требует подписи – пусть хотя бы электронной. Получение подписи может затянуть сроки. А время, как известно, деньги.
Так в каких же случаях можно обойтись без него? Сейчас разберемся.
Как уже говорилось, законодательство не требует оформлять именно счет, но какой-либо способ подтверждения сделки быть обязан. Получается, что эта бумага – это всего лишь уведомление о предоплате, а после «погашения» – подтверждение оплаты, чек.
Все это могут заменить более современные электронные инструменты, либо, наоборот, более старые и проверенные (такие как накладная).
Тем не менее, во многих сферах счета по-прежнему применяются повсеместно, как наиболее удобный и привычный способ подтверждения сделок:
- приобретение товаров и активов;
- аренда имущества – движимого и недвижимого;
- оплата услуг;
- подтверждение доставки груза и т. д.
Получается, он применяется повсеместно и заменить счет сможет, разве что, электронный аналог, который пока не очень удобен. Однако вся эта система активно модернизируется.
Зачем вам на самом деле нужно выставлять счет на оплату?
С внедрением режима онлайн, упростили передачу электронных чеков между юр.лицами и физ.лицами. Теперь на очереди упрощение электронных взаимоотношений между юр.лицами и ИП.
В развитых странах любую сделку можно провести за пару кликов мышки или в два нажатия на экране смартфона.
Из перечня выше мы также видим, что важнейшим предназначением счета является подтверждение серьезности намерений обеих сторон договора. В особенности, когда речь заходит о предоплате.
Заказчик опасается, что он деньги перечислит, а товар/услугу так и не получит. В то же время, исполнитель не сможет закупить материалы и комплектующие для выполнения этого заказа.
Этот документ можно выставить в качестве свидетельства серьезности намерений, который удовлетворит обоих.
Впрочем, и без предоплаты счет может вам пригодиться. Только в этом случае вам понадобится уже не простая бумажка, а выставить счет-фактуру.
Для этих же целей подойдут акты либо накладные. Сам же счет в указанном выше виде в этом случае будет все равно использоваться, но не как документ подтверждающий платеж, а как подтверждение банковских реквизитов.
Иначе говоря, оплатить сделку можно и другим способом, но именно так фиксируются реквизиты поставщика – знать, куда уходят деньги, важно с точки зрения финансовой безопасности.
Еще один важный пункт – в тексте договора должен указываться способ оплаты – будет это обычный счет или нечто другое. Это также важно с точки зрения взаимного доверия подписантов договора.
PS. Вывод по разделу – счет не обязателен, но крайне желательно его выставить т. к. это самый простой способ застраховать себя от рисков попасть на недобросовестного делового партнера.
3. Оформление и бухгалтерские тонкости для правильного выставления счета на оплату
Первое что нужно понять в этом контексте, что такой документ не является бухгалтерским.
Непосредственно по этой бумаге нельзя принять товар или услугу – она лишь подтверждает факт оплаты и объем товара.
По этой причине счет не попадает под закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855)
О чем нам это говорит?
Во-первых – если формат документа не регламентируется законодательством, то и выполнять его по всей строгости нет необходимости.
Во-вторых – за нарушения не будет санкций со стороны контролирующих органов.
Однако тут есть одно замечание: счет – это результат практических наработок бизнеса.
Если он не будет соответствовать общепринятому образцу, то его не будут оплачивать – вам оно надо?
Этап№1. Какие пункты должен содержать счет?
- Самое главное, что должен содержать такой документ, – это реквизиты поставщика. Первое, что указывается в этом контексте – наименование компании с указанием формы собственности либо ФИО индивидуального предпринимателя. Примеры: ООО «Писака» для юр.лица, либо «Индивидуальный предприниматель Куролапов Иван Иванович» для физлица-предпринимателя. Сокращения в этой графе не допускаются.
- Следующий пункт – указание адреса компании либо ИП. Указать можно как юридический, так и фактический адрес. Юр.лицо указывает ИНН и КПП, а ИП только ИНН.
- Далее, счету присваивают номер и указывают дату , когда он был составлен. На основе этого будет определяться срок, в течении которого счет будет действительным. Эти пункты также очень важны в случае судебных разбирательств.
- Следом идет предмет соглашения – что именно вы продаете/покупаете. Наименование услуги либо товара должно быть полным и точным (так, как в других сопроводительных документах). Сокращения допускаются только самые общие – «шт.», «кол-во».
- В предыдущей графе или таблице надо указать количество , если случай того требует (не все можно измерить количественно). Тут же указывается цена за одну единицу товара, а также общая стоимость поставки либо услуги. Чуть ниже указывается сумма НДС либо других налогов в случае необходимости, а лишь затем идет общая сумма по сделке.
Этап№2. Указываем информацию о покупателе и другие нюансы
Важный момент – все российские счета должны быть номинированы в рублях, даже если сам расчет осуществлялся в евро или долларах.
Это уже требование бухгалтерии – если счету все-равно, то вот другим документам и налоговой отчетности нет, это может породить проблемы с ФНС и банками (счет ведь надо еще оплатить).
Кстати, при переводе валюты применяется исключительно официальный курс от Банка России на момент составления счета (еще одна причина, почему так важно указывать дату).
Ранее мы писали о поставщике услуг и товаров, но счет должен содержать также информацию о покупателе: название предприятия/имя физлица в том же формате, что и аналогичные данные по поставщику.
Важный нюанс – в строке «плательщик» может быть указано не то же самое лицо или компания, что уже записано как «Заказчик». Это означает, что оплатить счет может практически кто угодно, но вот поставка будет осуществляться именно указанному заказчику.
Заканчивается оформление счета подписью.
В случае с индивидуальным предпринимателем, подпись должна быть одна – его самого, а если речь о юридическом лице, то завизировать документ нужно дважды – руководителю/директору компании и главному бухгалтеру.
Можно, кстати, уполномочить подписывать такие документы других людей – для этого нужно составить доверенность, и обязательно указывать её при составлении счета согласно следующему примеру: «Менеджер Петров И.И., по доверенности №2 от 16.02.17».
Также необязательна подпись третьего лица – того, кто осуществляет контроль за сделкой.
В завершении всего процесса подписания юр.лицо закрепляет счет своей печатью.
От ИП такого не требуют. Не требуется также, чтобы подписи обязательно были от руки – допускаются факсимильные отпечатки (но только если это указано в договоре).
Этап№3. Передаем счет контрагенту
Поскольку законодательство не регулирует счета, то нет жестких требований того, как сам счет будет отправлен – можно лично передать, отправить по факсу или электронной почте.
Последний вариант становится все более популярным.
В этом случае вы фактически будете подписывать копию, но согласно законодательству, копия равна по юридической силе оригинальному документу.
Однако тут подпись несколько смещает акцент. Если ранее подтверждением был сам факт подписи человеком, то теперь важен факт не подписи, а получения по электронке.
Иначе говоря, ваша подпись становится «электронной»: если вы его подписали, значит получили. Следовательно, ввели логин и пароль от своей почты.
PS. Именно пара логин-пароль теперь подтверждают факт аутентичности подписи.
Из-за этих нюансов многие по-прежнему требуют оригинал счета, ведь в случае чего можно заявить, что вашу почту взломали, и вы ничего не подписывали.
Есть сомнения в деловом партнере? Тогда лучше перестраховаться.
Оригинальный или электронный счет действителен в течение того срока, который указан в вашем договоре. Также сроки могут быть указаны на самом счете.
*Пример счета с указанием сроков.
Продлить срок действия счета можно только по обоюдному согласию, если в нем были найдены ошибки – например, в реквизитах.
В остальных случаях сроки не могут меняться, т. к. счет как раз и является средством фиксации взаимных обязательств.
Ещё раз кратко о том, каким должен быть счет на оплату.
Подробные инструкции в этом видеоролике:
Подводим итог того, как же выставить счет на оплату
Итак, мы узнали: что это за документ, как выставлять счет на оплату, как его работу регламентирует законодательство, как в этом случае применяются современные технологии и т. д.
Теперь вам решать, использовать счета в своей практике или ориентироваться на другие способы фиксации сделок и обязательств по ним.
Отметим, однако, что этот формат стал не зря самым популярным – попробуйте и вы, может понравиться?
Источник: biznesprost.com