Какими документами можно подтвердить расходы арендатора на аренду помещения, если заключенный договор представления счетов на оплату и составления акта выполненных работ не предусматривает? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Дмитрий Гусихин и Вячеслав Горностаев.
Организация заключила договор аренды помещения под офис. Договор аренды содержит все необходимые реквизиты первичного документа, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». У организации также имеется акт приема-передачи помещения.
Согласно договору организация перечисляет ежемесячную арендную плату не позднее 5-го числа текущего месяца. Договор аренды не предусматривает представления счета на оплату и составления акта выполненных работ. Какой перечень документов должен наличествовать у организации-арендатора для подтверждения расходов на аренду помещения?
К аренде нежилых помещений применяются требования ГК РФ, предусмотренные для аренды зданий и сооружений (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 01.06.2000 № 53).
Как налоговая выявляет тех, кто сдает квартиры в аренду
То есть договор аренды нежилого помещения должен предусматривать размер арендной платы. При отсутствии согласованного сторонами в письменной форме условия о размере арендной платы договор аренды нежилого помещения считается незаключенным (п. 1 ст. 654 ГК РФ).
При этом, если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).
То есть, заключив договор аренды нежилого помещения, стороны договора определяют и сумму ежемесячной арендной платы.
Согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом расходы в виде арендных платежей учитываются для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
То есть указанные расходы должны быть экономически оправданы, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ при применении метода начисления датой осуществления расходов в виде арендных платежей признается одна из дат:
— дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
— дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;
— последнее число отчетного периода.
Организация может выбрать один из трех предложенных в пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ способов признания расходов в виде оплаты сторонним организациям за предоставленные ими услуги и закрепить его в учетной политике (письма Минфина России от 29.08.2005 № 03-03-04/1/183, УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 № 16-15/080966).
При этом для целей налогообложения сдача имущества в аренду является оказанием услуг, т.к. результаты такой деятельности не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ).
Договор АРЕНДЫ// Аренда предприятия// Аренда транспортных средств (с экипажем/без экипажа)// Прокат
Соответственно, если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды, то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора и, следовательно, у организаций есть основание для включения в состав налоговой базы по налогу на прибыль сумм доходов от реализации такой услуги (арендодатель) и расходов в связи с потреблением услуги (арендатор) (письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061162, от 26.03.2007 № 20-12/027737, ФНС России от 05.09.2005 № 02-1-07/81).
Кроме того, глава 34 ГК РФ, регулирующая правоотношения по договору аренды, не требует от арендатора и арендодателя ежемесячного подтверждения исполнения сторонами своих обязательств по договору аренды путем составления актов. Таким образом, ежемесячного составления актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей, если иное не вытекает из условий договора, не требуется (письма Минфина России от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742).
В рассматриваемой ситуации условиями договора аренды также не предусмотрено и выставление счетов на оплату (предоплату).
При этом выставление счета на оплату не является обстоятельством, с которым закон или договор о возмездном оказании услуг связывают возникновение обязательства заказчика по оплате услуг (постановление ФАС Московского округа от 20.12.2012 № Ф05-14578/12 по делу № А40-10258/2012).
Кроме того, расходы, принимаемые для целей налогообложения с учетом положений главы 25 НК РФ, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 1 ст. 272 НК РФ).
Соответственно, выставление либо невыставление счетов на оплату, само по себе не приводит к возникновению каких-либо налоговых обязательств.
Подведем итоги. Итак, для подтверждения расходов на аренду помещения необходимы следующие документы: заключенный договор аренды, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества. При этом для подтверждения правомерности признания расходов составление ежемесячных актов об оказанных услугах и счетов на оплату (предоплату) не требуется, если только их составление прямо не предусмотрено договором аренды.
С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.
Источник: www.1cbit.ru
ИНЮСТА
Общество с ограниченной ответственностью «________», именуемое в дальнейшем «Арендодатель», в лице Генерального директора ______________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «________», именуемое в дальнейшем «Арендатор», в лице Генерального директора ______________________, действующего на основании Устава, с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», по отдельности «Сторона», заключили настоящий договор (далее – «Договор») о нижеследующем:
1. Предмет Договора
1.1. Предметом настоящего Договора является предоставление Арендодателем Арендатору за плату во временное пользование Арендатора нежилого помещения (далее – «помещение»), расположенного по адресу: ____________.
1.2. Помещение предоставляется для использования под офис/производство.
1.3 Указанное помещение является собственностью Арендодателя, что подтверждается Свидетельством о государственной регистрации права ________. Помещение свободно от обременений, каких-либо иных прав третьих лиц.
2. Права и обязанности Сторон
2.1. Обязанности Арендодателя:
2.1.1. Передать Арендатору помещение по акту не позднее _____ в состоянии, пригодном для целей, указанных в настоящем Договоре.
2.1.2. Обеспечить беспрепятственный доступ сотрудников, посетителей, деловых партнеров Арендатора в помещение по следующему режиму:
в рабочие дни с ___ часов по ___ часов;
в будние дни с ___ часов по ___ часов.
2.1.3. В случае аварии, происшедшей не в результате действий/бездействия Арендатора, немедленно принять все необходимые меры по устранению их последствий.
2.1.4. Производить капитальный и (или) текущий помещения.
2.2. Обязанности Арендатора:
2.2.1. Принять помещение до ______.
2.2.2. Использовать помещение по целевому назначению; при пользовании помещением в своей хозяйственной деятельности соблюдать действующие правила, инструкции и нормативные акты; не допускать нарушения положений Договора и указанных требований своими работниками, деловыми партнерами и посетителями.
2.2.3. Содержать помещение в исправности, в том числе в состоянии, соответствующем требованиям санитарно – эпидемиологических правил, требованиям пожарной и электрической безопасности.
2.2.4. Соблюдать режим (Приложение № ___ к настоящему Договору), действующий на территории по адресу: ___________, обеспечить Арендодателю беспрепятственный доступ в помещение для проведения осмотров и проверок. Привлечение третьих лиц для охраны помещения допускается по предварительному письменному согласию Арендодателя.
2.2.5. Своевременно арендную плату в размере и в сроки, установленные Договором.
2.2.6. Не производить неотделимые улучшения, переоборудование или перепланировку помещения.
2.2.7. Компенсации Арендатору, произведшему своими силами текущий ремонт арендованного помещения, Арендодателем не выплачиваются.
2.2.8. Немедленно извещать Арендодателя об аварии или любом ином событии нанесшем (или грозящем нанести) помещению ущерб, своевременно принимать все возможные меры по предотвращению угрозы дальнейшего разрушения или повреждения помещения.
2.2.9. Возместить Арендодателю расходы по восстановлению помещения, если оно в результате действий Арендатора или непринятия им необходимых и своевременных мер придет в аварийное состояние, а в случае согласия Арендодателя – восстановить его своими силами и за счет своих средств в установленном законом порядке.
2.2.10. Не сдавать арендуемое помещение в субаренду, не передавать свои права и обязанности по Договору третьим лицам, не отдавать арендные права в залог, в качестве вклада в уставный капитал и т.п., а также не совершать иные изменяющие статус помещения действия без письменного согласия Арендодателя.
2.2.11. В последний день действия настоящего Договора вывезти свое имущество, находящееся на арендованных площадях и вернуть арендованное помещение Арендодателю в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа.
2.2.12.Не использовать и не указывать адрес помещения в качестве места нахождения (юридического адреса) без письменного согласия Арендодателя.
2.2.13. Не хранить предметы и имущество служебного назначения и/или личного пользования сотрудников (третьих лиц) Арендатора в местах общего пользования, в том числе служебных и эвакуационных коридорах, на прилегающей территории.
2.2.14.Не допускать в помещении, местах общего пользования курения своих сотрудников, партнеров и посетителей, за исключением специальных мест для курения (при наличии таковых).
2.2.15. Выполнять иные обязанности, принятые по настоящему Договору.
3. Арендная плата по Договору и порядок расчетов
3.1. Арендатор обязуется уплачивать Арендодателю за пользование указанным помещением арендную плату в сумме _____________ за каждый календарный месяц, в том числе НДС. Оплата аренды осуществляется Арендатором путем перечисления платежным поручением причитающейся суммы на расчетный счет Арендодателя. Указанный платеж должен осуществляться Арендатором в течение первых _______ дней каждого календарного месяца. Арендодатель вправе в любое время указать Арендатору любой иной счет, на который должна перечисляться арендная плата, либо иные платежи по Договору (с этого момента платежи должны перечисляться только по такому указанному счету).
3.2. Не позднее ________ дней с момента подписания Договора Арендатор должен внести гарантийный платеж в сумме _________, в том числе НДС, при этом:
3.2.1. __________, в том числе НДС, из указанной суммы засчитывается в качестве оплаты за первый месяц аренды после подписания акта приема-передачи объекта аренды;
3.2.2. _______, в том числе НДС, при надлежащем исполнении условий Договора засчитывается в качестве арендной платы оплаты за последний месяц аренды.
3.3. В случае невозможности предоставить Арендатору помещение, последний возвращает полученную в рублях сумму гарантийного платежа в течение 10 банковских дней.
3.4. Допускается досрочная оплата арендной платы, как за весь срок аренды, так и за часть этого срока.
3.5. В случае изменения условий оплаты аренды такое изменение оформляется дополнительным соглашением Сторон, являющееся неотъемлемой частью Договора.
3.6. Обязательство по оплате арендной платы прекращается с момента подписания акта приема – передачи (возврата) помещения (если иное не указано Договором).
3.7. В стоимость арендной платы не включаются коммунальные платежи (за электричество, тепло, воду, вывоз мусора и т.д.) в связи с пользованием Арендатором помещением.
4. Порядок передачи
4.1. Передача помещения осуществляется по акту приема-передачи, подписываемому Сторонами.
4.2. С момента подписания акта приема-передачи Арендатор самостоятельно и за свой счет осуществляет охрану материальных ценностей, принадлежащих последнему.
4.3. При освобождении Арендатором помещения, а так же в иных предусмотренных Договором случаях при отсутствии замечаний со стороны Арендодателя, стороны в течение одного дня подписывают акт приема-передачи (возврата) помещения.
4.4. Если при освобождении помещения, оно будет непригодно к эксплуатации или находится в состоянии хуже, чем предусмотрено настоящим Договором, по требованию Арендодателя Арендатором проводится соответствующий ремонт или выплачивается компенсация затрат на проведение указанного ремонта Арендодателю.
4.5. При неподписании Арендатором акта о возврате и (или) при невозврате помещения Арендодатель вправе составить соответствующий акт и (или) принять помещение без участия Арендатора в одностороннем порядке.
5. Условия улучшения арендованного помещения
5.1.Арендодатель не возмещает Арендатору его расходы по улучшению арендуемого помещения, если эти улучшения являются не отделимыми без вреда для помещения.
5.2. Любые отделимые улучшения помещения, осуществленные Арендатором, по истечении срока Договора или при досрочном расторжении Договора по требованию Арендодателя подлежат демонтажу за счет средств Арендатора.
6 . Порядок изменения или расторжения Договора
6.1.Настоящий Договор может быть изменен или расторгнут по основаниям, установленным Договором, а так же с взаимного согласия Сторон.
6.2. Не позднее, чем за 1 месяц до окончания срока аренды Арендатор обязан обеспечить возможность для осмотра помещения указанным Арендодателем лицами (потенциальными арендаторами помещения).
6.2.1. В случае, если Арендатор предложит досрочно расторгнуть настоящий Договор, не позднее, чем за один месяц до предлагаемого им срока расторжения Арендатор обязан обеспечить возможность для осмотра помещения указанным Арендодателем лицами (потенциальными арендаторами помещения).
6.3. Арендодатель вправе в одностороннем порядке приостановить исполнение своих обязанностей по договору (в т.ч. прекратить допуск к помещению, подачу электроэнергии и т.п.) и/или отказаться от исполнения Договора и выселить Арендатора в случаях:
а) использования помещения не по назначению в соответствии с Договором; несоблюдения Арендатором при пользовании помещением в своей хозяйственной деятельности действующих правил, инструкций и нормативных актов;
б) ухудшения Арендатором состояния помещения и неисполнения требования Арендодателя по восстановлению первоначального состояния помещения;
в) в случае просрочки внесения арендной платы (ее части) свыше ____ (____) календарных дней;
г) в случае невозможности дальнейшего продолжения договорных отношений со стороны Арендодателя в связи с принятыми в установленном законодательством РФ и города Москвы порядке решениями о постановке здания на капитальный ремонт или его ликвидации в соответствии с градостроительными требованиями;
д) в случае невыполнения Арендатором в течение 5-и дней требования Арендодателя в соответствии с п. 7.3. или п. 7.4. Договора.
е) нарушения режима, установленного Приложением № ______ у Договору.
6.4. Настоящий Договор может быть расторгнут по требованию Арендатора:
а) если Арендодатель не предоставляет помещение в пользование Арендатору;
б) если помещение в силу обстоятельств, за которые Арендатор не отвечает, окажется в состоянии, непригодном для использования;
в) в силу иных обстоятельств, если Арендатор подаст заявление на расторжение договора за ______ календарных месяца до такого расторжения и выполнит требования пункта 6.2.1. Договора;
г) в иных случаях, предусмотренных нормативно- правовыми актами РФ.
6.5.Досрочное расторжение/прекращение Договора не освобождает Стороны от обязанностей по компенсации убытков, выплате задолженностей, штрафов, пеней, применения обеспечительных мер.
7. Ответственность Сторон
7.1. Стороны несут равную ответственность за выполнение условий настоящего Договора.
7.2. Сторона, нарушившая обязательства по Договору, несет ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ и условиями настоящего Договора.
7.3. При просрочке Арендатором оплаты арендной платы за каждый день просрочки Арендодатель может потребовать уплаты пени в размере ___ % от суммы задолженности.
7.4. В случае неоднократной просрочки Арендатором уплаты арендных платежей Арендодатель вправе потребовать внесения арендной платы за два срока подряд.
7.5. За несвоевременный возврат Арендатором арендованного помещения Арендодатель вправе начислить штраф в размере ___ % от суммы месячной арендной платы за каждый день просрочки до момента возврата.
7.6. Штрафные санкции, предусмотренные настоящим разделом Договора, подлежат уплате Стороной в течение пяти дней с даты получения соответствующего письменного требования другой требующей Стороны.
7.7. В случаях отказа Арендатора от принятия помещения, досрочного расторжения Договора по инициативе Арендатора за исключением случаев, указанных в п. 6.2.1. и п.6.4 настоящего Договора, Арендодатель вправе отказать в возврате гарантийного платежа.
7.8. Риск случайной гибели или случайного повреждения помещения несет Арендодатель, в случае, если Арендатор докажет, что гибель или ущерб помещению причинены действиями непреодолимой силы или неправомерными действиями лиц, не относящихся к его работникам, посетителям, деловым партнерам, иным лицам, на действия которых Арендатор может повлиять.
7.9. В случаях, когда недостатки помещения были оговорены при заключении Договора или были известны Арендатору, либо должны были быть выявлены им при простом осмотре или проверке пригодности помещения при передаче помещения, Арендодатель не отвечает за подобные недостатки.
7.10. В случае расторжения Договора по соглашению Сторон, прекращения Договора по иным основаниям, находящееся в помещении имущество подлежит передаче Арендодателем Арендатору или указанным им лицам. При наличии у Арендатора просроченных задолженностей, неуплаченных пеней, штрафов, неустоек, иным платежам по настоящему Договору, Арендодатель вправе удержать данное имущество (ст. 359 ГК РФ).
8. Обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор)
8.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Договору, если нарушения условий настоящего Договора явились следствием природных явлений, военных действий и прочих обстоятельств непреодолимой силы, если эти обстоятельства непосредственно повлияли на исполнение настоящего Договора.
8.2. Сторона, попавшая под влияние форс — мажорных обстоятельств, обязана уведомить об этом другую Сторону не позднее семи календарных дней со дня наступления таких обстоятельств, а так же представить соответствующую справку уполномоченного органа, подтверждающего данные обстоятельства.
9. Порядок разрешения споров
9.1. Споры по настоящему Договору передаются на рассмотрение Арбитражного суда г. ________________
10 . Действие Договора во времени
10.1. Настоящий Договор вступает в силу со дня его подписания Сторонами, с которого считается заключенным и становится обязательным для Сторон. Условия настоящего Договора применяются к отношениям Сторон, возникшим только после заключения настоящего Договора.
10.2. Срок аренды устанавливается с _____________2009 г. по _____________2009 г. В случае, если Арендатор продолжает пользоваться имуществом после истечения указанного срока, при отсутствии возражений со стороны Арендодателя договор считается возобновленным на тех же условиях на аналогичный срок.
10.3. В случае, если Арендатор надлежащим образом исполнял свои обязательства по Договору, то по окончании Договора он имеет преимущественное право перед третьими лицами на его возобновление.
11. Прочие условия
11.1. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.
11.2. Во всем остальном, что не урегулировано настоящим Договором, применяются нормы законодательства РФ.
11.3. Вся переписка Сторон ведется по адресам, указанным в Договоре; допускается представление корреспонденции Арендатору по адресу занимаемого им помещения. Допускается доставка корреспонденции нарочным. Датой надлежащего уведомления Стороны является отметка почты о вручении корреспонденции, а при доставке нарочным – соответственно дата ее вручения.
12. Юридические адреса реквизиты Сторон
12.1. Стороны без промедлений извещают друг друга об изменениях своих юридических и (или) фактических адресов, номеров телефонов, телефаксов, банковских реквизитов.
12.2. Реквизиты и подписи Сторон:
Общество с ограниченной ответственностью «________________»
Общество с ограниченной ответственностью «________________»
Источник: xn——6kcaejmoqmoxittcweh1a8nl.xn--p1ai
