Документ позволяющий управлять бизнесом это

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Управление документацией является неотъемлемой частью общего процесса руководства организацией. Создание системы управления документами позволяет установить единые правила работы с документами и их хранения, что способствует повышению эффективности работы, системы качества и предприятия в целом.

Определение термина «управление документами» можно найти в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Согласно данному стандарту, управление документами представляет собой комплекс последовательных и эффективных действий, направленных на создание, использование, хранение и уничтожение документов юридического лица для подтверждения и обоснования проведения деловых и управленческих операций. Качество документации и ее обработка напрямую влияют на результативность и эффективность деятельности организации.

Система управления бизнесом

Создание эффективной системы управления документами, обеспечивающей высокое качество документации и ее обработки, позволяет повысить производительность труда, качество продукции и предоставляемых услуг.

Принципы управления документами

Управление документами должно быть унифицированным процессом для всех типов документации. Внутренние и внешние документы должны обрабатываться в соответствии с общими правилами и требованиями. Внедрение системы управления документацией в организации предполагает жесткую регламентацию правил работы с документами.

Однако, чем более строго будут соблюдаться установленные правила, тем выше будет качество и эффективность обработки документов. Особое внимание должно быть уделено управлению нормативными документами, так как от правильного оформления и составления законодательных актов зависит легитимность принимаемых решений. Служба управления документами должна контролировать оперативное хранение документации и следить за правильным формированием дел. Как результат, эффективная система управления документацией позволяет сократить время принятия управленческих решений, повысить оперативность и производительность труда, обеспечивая конкурентоспособность продукции.

Система управления документацией состоит из трех основных компонентов, которые вместе обеспечивают эффективность работы с информацией и способствуют развитию организации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов:

• Создание документов. Это включает установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием и применение современных информационных технологий для составления документов.
• Использование документированной информации. Это включает формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов, а также создание центров хранения документов или административных архивов.
• Хранение документов. Это включает составление перечней документов для выделения на хранение. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований. Сюда же относятся меры по организации методов хранения и доступа к информации.

СБИС является комплексным решением для автоматизации различных бизнес-процессов в организации. Она позволяет управлять финансами, учетом, закупками, продажами, производством и многими другими аспектами деятельности компании, в том числе, и управлять документацией. СБИС Электронный документооборот быстро и четко внедрит систему ЭДО у вас на предприятии.

Простое и удобное решение подойдет как для крупного бизнеса, так и для небольших организаций. Наши специалисты подберут тариф, установят и настроят программное обеспечение, окажут техническую поддержку. Узнайте у наших специалистов, как СБИС автоматизирует управление документами на вашем предприятии.

Заказать консультацию

Факторы, влияющие на эффективность управления документацией

Для эффективного управления документами необходимо учитывать следующие факторы:

• тип документа в рамках системы документации (организационный, распорядительный, информационный и т.д.)
• срок действия документа (указанный в документе или определенный законодательством)
• срок хранения (постоянный, временный, установленный на основе перечней документов со сроками хранения)
• использование унифицированных типовых форм документов
• требования к тексту документа (структура, языковые средства и типовые тексты для выражения определенной управленческой ситуации).

Кроме того, следует учитывать следующие аспекты, которые могут влиять на управление документацией:

• Объем документации. Чем больше документов необходимо управлять, тем сложнее будет их систематизировать, организовать и хранить.
• Специфика бизнеса. Различные виды бизнеса имеют свои собственные требования к управлению документацией. Например, компания в области здравоохранения должна строго следить за конфиденциальностью пациентов, что требует более тщательного управления документами, чем в других отраслях.
• Законодательное регулирование. Некоторые отрасли могут подвергаться более строгим правилам и регулированию, что требует соблюдения определенных стандартов при управлении документами.
• Охрана информации. Сохранение конфиденциальности и защита от несанкционированного доступа к документам — это очень важные аспекты управления документацией.
• Сроки действия документов. Некоторые документы имеют срок действия и должны быть уничтожены после истечения срока.
• Компьютерная технология. Технология может играть важную роль в управлении документами. Системы управления документами позволяют быстро и эффективно организовать, хранить и отслеживать документацию.
• Обучение и поддержка сотрудников. Важно, чтобы сотрудники были обучены использованию системы управления документами и понимали важность правильного управления документами. Также необходима поддержка со стороны руководства для создания культуры правильного управления документами в организации.

СБИС ЭДО – удобный инструмент для управления внутренней документацией. С помощью СБИС можно создавать, редактировать и хранить документы в цифровом формате. Использование ЭДО упрощает и ускоряет процессы обмена документами между сотрудниками и отделами, а также позволяет легко находить и получать доступ к нужным документам. Как легка и быстро внедрить СБИС ЭДО у себя на предприятии расскажут наши специалисты

Заказать консультацию

Как выбрать систему управления документацией?

Выбор системы для управления документами является важным шагом для любой компании, которая стремится к эффективному управлению своей документацией. Ниже приведены некоторые ключевые факторы, которые следует учитывать при выборе системы управления документами:

• Функциональность системы: она должна соответствовать вашим потребностям и обеспечивать нужный функционал для управления документами в вашей компании.
• Интеграция с другими системами: если у вас уже есть другие системы в компании, например, система управления проектами, учетная система или электронная почта, то необходимо выбрать то программное обеспечение, которое может интегрироваться с ними.
• Безопасность: система должна обеспечивать высокий уровень безопасности и защиты данных, чтобы избежать утечек конфиденциальной информации.
• Доступность: программный продукт должен быть легко доступным для всех сотрудников, которые нуждаются в доступе к документам.
• Простота использования: система должна быть легко понятной и интуитивно понятной, чтобы минимизировать необходимость в обучении сотрудников.
• Стоимость: стоимость системы управления документами также является важным фактором, и ее следует сравнить с другими системами на рынке.
• Техническая поддержка: сервис должен иметь хорошую техническую поддержку, чтобы решать возможные проблемы в случае их возникновения.
• Репутация компании-производителя: перед выбором системы управления документами следует изучить репутацию компании-производителя, чтобы убедиться, что она надежна и имеет положительные отзывы от других пользователей.

При выборе системы управления документами необходимо учитывать все эти факторы, чтобы найти систему, которая наилучшим образом соответствует потребностям вашей компании. СБИС Электронный документооборот отвечает всем вышеперечисленным пунктам.

СБИС как эффективный инструмент управления документацией вашей компании

СБИС — это информационно-аналитическая платформа, которая предназначена для автоматизации бизнес-процессов, управления проектами и документами, а также для анализа данных. Одним из основных преимуществ СБИС является возможность использования его для управления внутренней документацией компании.

Для управления внутренней документацией в СБИС Электронный документооборот можно создавать специальные разделы и подразделы, в которых будут храниться различные документы, такие как инструкции, регламенты, положения, отчеты и другие. Каждый документ может быть оформлен в соответствии с установленными требованиями, содержать необходимые подписи и согласования, а также иметь соответствующие метаданные, которые позволят быстро находить и обрабатывать документы. СБИС обеспечит быстрый и удобный поиск документов, а также надежное хранение в централизованной базе данных – электронном архиве. Более того, СБИС обеспечивает возможность поиска не только по названию документа, но и по содержанию текста. Это позволяет находить документы, которые содержат нужную информацию, но не имеют соответствующего заголовка или описания.

Кроме того, в СБИС можно настроить права доступа для различных пользователей, что обеспечит конфиденциальность и безопасность хранения внутренней документации. Также система позволяет настраивать уведомления о событиях, связанных с документами, например, об изменении содержания или утверждении руководством.

СБИС также обеспечивает высокий уровень безопасности и защиты данных. Система позволяет управлять доступом к документам, ограничивая его только для нужных сотрудников и предотвращая несанкционированный доступ. Более того, СБИС может сохранять документы в зашифрованном формате, чтобы защитить их от несанкционированного доступа.

Использование СБИС в качестве инструмента управления документацией также позволяет повысить эффективность работы компании. Сотрудники не тратят время на поиск документов и могут быстро находить нужную информацию, что ускоряет процессы принятия решений и выполнения задач.

Наконец, СБИС обеспечивает возможность резервного копирования и восстановления документов в случае их потери или повреждения. Это гарантирует сохранность данных компании и предотвращает потерю ценной информации.

В целом, СБИС является эффективным инструментом управления документацией вашей компании, который позволяет ускорить процессы работы и повысить эффективность сотрудников. Остались вопросы про СБИС? Задайте их нашим сотрудникам прямо сейчас!

АБТ Сервисы для бизнеса

Управление документами: стандарты и алгоритмы

Поводом написания статьи стало участие в экспертизе проекта автоматизации крупнейшего российского банка, который принял решение перевести на полностью безбумажную основу процесс издания внутренних документов в ситуации определенных сложностей с использованием электронных подписей в информационной системе. Автор сначала подводит теоретическую основу, а потом дает конкретные рекомендации по ситуации: что стоит делать, а от чего пока лучше воздержаться.

С татья написана под лозунгом «Нет ничего практичнее хорошей теории!» Концепцию управления документами автор осмысливает и развивает примерно с 80-х годов, когда профессиональное сообщество начало изучать и обсуждать законодательство зарубежных стран об управлении документацией. Концепцию и методологию управления документами и в организационном, и в информационном аспектах автор реализовала на практике в двух проектах создания корпоративной информационной системы – сначала в банке «НИКойл», затем – в Финансовой Корпорации «УРАЛСИБ», а в настоящее время пропагандирует и применяет ее во многих проектах разработки систем электронного документооборота, консультантом которых является.

Непосредственный повод для написания статьи – решение крупнейшего коммерческого банка, имеющего социальное значение и являющегося лидером рынка, о полном переходе на безбумажный документооборот в процессе издания внутренних документов, являющихся правовыми актами. Было принято волевое решение руководителей о скорейшем применении исключительно электронной формы распорядительных документов и документов коллегиальных органов управления. Но при этом в информационной системе (СЭД) остаются ненастроенными механизмы создания электронных документов-оригиналов и их подписания уполномоченными должностными лицами, за должностями которых и должна быть закреплена электронная подпись того или иного вида.

В результате распорядительные документы в системе руководитель не подписывает, а «утверждает» или «одобряет», выбирая соответствующее значение поля в карточке документа, т.е. «входной» форме. Собственно электронная подпись также удостоверяет только сведения во входной форме, т.е. метаданные в карточке документа, а не документ, и является отчуждаемой. Проставляют электронную подпись неуполномоченные лица (ассистенты и помощники руководителей), которые по правам доступа в основном играют роль «регистратора» в информационной системе.

В подобных ситуациях мы рекомендуем коллегам:

• Во-первых, всегда помнить, что официальным документом (существующим в любой форме) может быть признан документ, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Т.е. здесь важны как соблюдение правил оформления, так и компетенция / полномочия должностного лица, подписавшего документ.
• А во-вторых, знать и доводить до сведения руководителей, что документы, технологии работы с ними и документальный фонд находятся в зоне ответственности руководства организации, так называемого «топ-менеджмента», как говорится в стандартах новой серии ИСО 30300, и «чудес» в делопроизводстве не бывает.

Серия стандартов ИСО 30300 – стратегический уровень управления документами

• ISO 30300:2011 Information and documentation – Management systems for records – Fundamentals and vocabulary;
• ISO 30301:2011 Information and documentation – Management systems for records – Requirements.

Серия ИСО 30300 предназначена для создания в организациях систем управления документами на стратегическом уровне, на уровне ответственности и в зоне принятия решений руководства. Стандарты этой серии разрабатываются на таких же методологических и концептуальных основах, как и стандарты серий ИСО 9000 и ИСО 14000, связаны со стандартами на другие системы управления (например, со стандартами на систему управления рисками, информационную безопасность) и, конечно же, отражают мировой опыт «лучших практик». Если требуется получить информацию о том, как работают с документами в зарубежных странах, как решаются проблемы, связанные с документами, каков уровень «зарубежного» делопроизводства, то прежде всего следует изучать стандарты ИСО, т.к. именно в них в обобщенном виде содержатся сведения о современном (уже достигнутом в некоторых странах и желаемом в других) уровне понимания значения работы с документами и оптимальных требованиях к ее организации.

Первые два стандарта серии ИСО 30300 являются документами высокого уровня, относятся к категории организационно-методических стандартов, поскольку дают представление о системе управления документами. В стандартах закрепляется, что на уровне решений, принимаемых руководством организации, находятся:

• политика управления документами (политики разрабатываются с целью операционализации, реализации стратегии организации),
• цели и намерения по отношению к документам (для обеспечения полноты, систематизации, сохранности документального фонда; для создания «качественных» документов, обеспечивающих доказательства законности деятельности организации и принимаемых руководством решений),
• риски (прежде всего риски аутентичности и целостности документов, т.е. их подлинности и юридической силы, а также другие риски, управление которыми всегда основывается на документировании того или иного процесса, а также всей деятельности организации).

Связанный материал
Стандарты менеджмента качества: зачем нужны и как достичь?

См. статью «Стандарты менеджмента качества: зачем нужны и как достичь?» на стр. 38 журнала № 8’ 2012

Внедрение системы управления документами повышает эффективность бизнеса, его капитализацию, так как в современном мире информация и документы рассматриваются как серьезный актив. Частью системы являются процессы, методы и средства управления документами. Причем под процессами в системе управления документами понимают прежде всего технологии, алгоритмы, накопленный опыт и лучшие практики внедрения требований стандарта ИСО 15489 в организационном аспекте. Но следует учесть, что понятие «система управления документами» используется также для наименования ИТ-системы, т.е. инструмента, который должен поддерживать работу как с бумажными, так и с электронными документами.

Стандарты серии 30300 подтверждают, что внедрение системы управления документами обеспечивает управляемость организации и контроль за ее деятельностью со стороны руководства, акционеров и других заинтересованных лиц.

Алгоритмы управления документами на операционном уровне

Управление делами (служба управления документами) организует и контролирует реализацию процессов управления документами, выбирая оптимальные методы и средства на уровне технологии работы с документами. Обычно в инструкциях по делопроизводству организаций, когда составляется раздел о работе исполнителей с документами, управление делами закрепляет традиционно сложившийся алгоритм работы. Этот алгоритм является отчасти «исполнительским», фиксирующим действия исполнителя по составлению и оформлению проекта документа, взаимодействие исполнителей, руководителей и структурных подразделений в процессе согласования, а также совместную деятельность уполномоченного должностного лица и управления делами в процессе придания документу юридической силы. В общем виде алгоритм может быть представлен следующим образом:

Пример 1. «Исполнительский» алгоритм действий при работе с проектами документов

1. Действия исполнителя, а также зоны его ответственности:
2. изучение законодательных и иных нормативных правовых актов, регламентирующих предметную область, в которой необходимо издание/составление и оформление документа определенного вида;
3. анализ внутренних нормативных документов организации, регламентирующих ее деятельность в данной предметной области или в данном направлении, вопросе деятельности;
4. анализ ранее изданных/действующих документов по конкретному/данному вопросу (документов всех видов и разновидностей, оценка степени их актуальности, исполнения, причины неисполнения и т.п.);
5. подготовка проекта документа определенной разновидности (отражение в нем конкретной цели создания документа, правильное оформление реквизитов, выбор оптимальной для данной управленческой ситуации структуры текста);
6. направление проекта документа на процедуру согласования, контроль за соблюдением сроков согласования, внесение изменений в проект или отклонение замечаний, подготовка новых версий проекта в случае необходимости и т.п. действия, обеспечивающие качественную разработку проекта управленческого решения;
7. получение в результате процедуры согласования готового для подписания проекта документа, оформленного в установленном порядке.
8. Действия исполнителей, руководителей и структурных подразделений в процессе согласования:
9. изучение проекта документа и оценка рисков сформулированного в нем проекта управленческого решения в рамках закрепленных зон ответственности;
10. подготовка замечаний, предложений, новых формулировок для включения в проект документа или новой версии проекта;
11. оформление результатов согласования в установленном порядке с помощью визы.
12. Действия руководителя и управления делами (службы управления документами):
13. подписание проекта документа (оформление идентификационного реквизита «подпись») или утверждение документа (проставление подписи уполномоченного должностного лица в грифе утверждения; дата утверждения также должна быть оформлена руководителем своей рукой);
14. оформление идентификационных реквизитов «дата» и «индекс» (номер) документа.

• принадлежность документа к системе или подсистеме документации (например, составляется организационный, распорядительный или справочно-информационный документ);
• срок действия документа (указанный в самом документе как срок исполнения или неопределенный, поскольку документ содержит правовую норму или долговременно действующее правило поведения);
• срок хранения (постоянный, временный свыше 10 лет или менее, устанавливаемый на основе перечней документов со сроками хранения и номенклатуры дел);
• формуляр и типовой формуляр документа (имеется в виду применение утвержденных в организации унифицированных типовых форм документов);
• требования к тексту документа (к структуре текста и языковым средствам выражения определенной управленческой ситуации с использованием типовых или трафаретных текстов, если применяются унифицированные типовые формы).

Актуальность данного алгоритма в настоящее время подтверждают требования ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который устанавливает, что выбор материального носителя информации зависит от сроков хранения документов, а при проектировании системы управления документами следует выбирать подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты информации, процедуры обработки и системы хранения.

Таким образом, в алгоритме управления документами срок хранения документа является точкой выбора формы документа (электронной или бумажной) и определяет дальнейшие действия по созданию документов. Конечно же, на этот выбор также должны влиять бизнес-процесс и назначение / цель создания документа, срок его действия.

При проектировании конкретной информационной системы мы рекомендуем учитывать данную методологию решения вопроса о выборе носителя / формы документа в соответствии с «лучшими практиками», отраженными стандартом ИСО 15489, и обеспечивать создание документов постоянного срока хранения прежде всего в бумажной форме, т.к. доказательный срок хранения документов на бумаге при соблюдении необходимых условий – более 100 лет, а доказательного срока хранения электронных документов более 30 (плюс-минус 5–7) лет пока не существует.

Сделаем выводы

При переходе на реальный электронный документооборот документы организации прежде всего должны создаваться в информационной системе по электронным шаблонам, которые проектируются и настраиваются в соответствии с утвержденными унифицированными типовыми формами документов. Разработка этих форм и настройка шаблонов – плановая работа управления делами и область сотрудничества с ИТ-подразделением.

Если документ, создаваемый в информационной системе, имеет постоянный срок хранения или временный (свыше 10 лет), то:

1. В электронной форме проводятся его подготовка, согласование, внесение изменений, сохранение версий и т.п. В результате полностью готовый проект документа (вместе с листом согласования, который может быть распечатан, а может быть использован и в электронной форме) распечатывается и представляется на подпись уполномоченному должностному лицу.
2. На бумажном проекте документа проставляется подлинная подпись (условно – «синяя») соответствующего руководителя!
3. Управление делами регистрирует подписанный документ, проставляя на нем дату и индекс, используя данные информационной системы, которая «предлагает» очередные дату и индекс по соответствующим счетчикам. Документ в бумажной форме всегда является доказательством, выполняет правовую функцию.
4. Уполномоченный сотрудник управления делами своей электронной подписью (установленного вида и статуса, например, простая ЭП для отметки о заверении копии) подписывает проект документа, существующий в информационной системе в электронном виде, одновременно с подписанием системно оформляются дата и индекс электронной копии документа, которая получает статус «действующий» документ.
5. Полученная заверенная электронная копия документа (оригинал которого существует в бумажной форме) может направляться исполнителям, транслироваться во внешнюю среду на сайт (сам документ/копия, его фрагменты или только заголовок), по ней осуществляется коллективная работа, контроль исполнения и другие необходимые делопроизводственные операции (например, в форме отчета из информационной системы по электронным копиям могут формироваться журналы регистрации, акты, описи, справки и т.п.).
   А самое главное – на основе электронных копий формируется информационный ресурс, обеспечивающий межведомственное электронное взаимодействие, к которому уже должны быть готовы государственные и муниципальные органы.
   Впоследствии этот ресурс может быть передан вместе с бумажными оригиналами документов и описями в государственный или муниципальный архив как фонд пользования.

Соблюдение подобного алгоритма будет обеспечивать методическое единство делопроизводства и архива, которое является важнейшим принципом организации работы с документами и вполне соответствует концепции управления документами ИСО 15489.

Если же документ, создаваемый в информационной системе, имеет временный срок хранения (до 10 лет включительно), то он может создаваться, храниться, использоваться и уничтожаться в связи с истечением сроков хранения как электронный оригинал.

Однако соблюдение алгоритмов управления документами в полном объеме будет возможно только при условии реализации всех инфраструктурных требований, необходимых для практического внедрения положений Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а также при условии признания факта, что главная функциональность современных СЭД – создание документов по установленным правилам, а не их «транспортировка».

Заметим также, что в новой серии стандартов ИСО 30300 предполагается разработка стандарта по аудиту и сертификации систем управления документами. Чем раньше мы начнем осваивать реальные алгоритмы управления документами, тем успешнее мы станем!

Источник: delo-press.ru

Документооборот в системе управления предприятием

Быть успешным и стабильным в бизнесе с каждым годом становится сложнее. Для опытных предпринимателей это утверждение стало аксиомой, не требующей доказательств, для новичков — ежедневная деятельность не замедлит предоставить необходимые тому подтверждения. Основная причина существования этой проблемы – пресловутый НТП, да-да, научно-технический прогресс, на передовой которого, практически в гордом одиночестве, «блистают» информационные технологии. Отсюда следует появление высоких требований к процессу ведения бизнеса и принятия решений. Главное требование для выживания современного предприятия в условиях конкурентной борьбы выражается тезисом – «соответствовать моменту».

Позволю себе лирическое отступление на эту тему словами из книги «Алиса в Зазеркалье» английского писателя и философа Льюиса Кэрролла, который, как и многие другие талантливые люди, раскрывает в своих произведениях нестареющие истины. Не берусь цитировать фразу дословно, но ее глубокую мысль постараюсь не исказить, выразив своими словами: «когда просто бежишь — ты лишь остаешься на том же месте; для того, чтобы куда-то попасть надо бежать вдвое быстрее».

И вот, чтобы «бежать вдвое быстрее» в последнее время вырос спрос на систему организации и автоматизации документооборота. Однако, как количество публикаций о программном продукте не всегда являются прямым отражением количества установленных копий, так и интерес к проблеме выказываемый прессой показывает скорее остроту проблемы, а не степень ее разрешения. Поэтому для системного и содержательного изложения мысли давайте для начала вразумительно сформулируем потребность в данной области и разберемся в том, что собственно является объектом автоматизации при внедрении системы документооборота.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).