Что говорит ФНС
К 2024 г. государство планирует сделать ЭДО обязательным для всех компаний. Такую цель власти прописали в концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утверждена Правительственной комиссией по цифровому развитию). Предполагается, что в 2024 г. около 95% счетов-фактур и 70% товарных накладных бизнес будет формировать в электронном виде.
Полностью на ЭДО перейдут транспортные и кадровые документы. ФНС внедрит формат универсального передаточного документа. В силу вступят новые правила документооборота. Например, физлица с правом подписи документов от лица организации должны будут получать от доверителя электронную доверенность.
Такой порядок ожидается уже с 2023 г. Чтобы вводить ЭДО повсеместно было удобнее, упростили процедуру получения электронной подписи, без которой ЭДО не возможен. Теперь ее можно сделать напрямую в ИФНС и даже в некоторых банках. Полный список аккредитованных удостоверяющих центров есть на сайте Минцифры.
Принципы электронного документооборота
ЭДО в системе прослеживаемости товаров: что ждет малый бизнес
Отчетность по прослеживаемым товарам продавцы сдают в налоговую в электронном виде. Стартовала эта система в 2021 г. Ее суть – в партионном и документальном учете определенных товаров, ввозимых из-за границы. Поэтому все, кто начинает работать с прослеживаемыми товарами по умолчанию становится участником ЭДО.
Малый бизнес и система маркировки товаров
С целью ликвидировать подделки, к 2024 г. власти планируют маркировать все потребительские товары. Сегодня обязательной маркировке подлежат определенные товарные группы. Например: сигареты, обувь, лекарства и др. Как и с системой прослеживания, малый бизнес оказался не готов к автоматизации документооборота по маркировке товаров.
Небольшим предприятиям и особенно ИП обучиться и следовать правилам маркировки самостоятельно довольно трудно. Важно оценивать возможности бизнеса, начиная работать с ТМЦ.
Тенденции
- входящий поток документов гораздо больше исходящего;
- ИП используют ЭДО более активно, чем ООО;
- чем меньше компания, тем доля передаваемых по ЭДО первичных документов больше;
- чем меньше город, тем активнее используется ЭДО. Малый бизнес в небольших городах часто работает с контрагентами из других регионов, использование ЭДО позволяет сэкономить.
Чаще всего ЭДО используют компании по операциям с недвижимостью (по ЭДО передается 23,3% документов). При оказании бизнес-услуг (17,2%), а также консалтинга и научных разработок (14,7%).
К отраслям, меньше всего применяющим ЭДО, относятся общепит, гостиничный бизнес, строительство и торговля.
Что в итоге?
Пока мы видим, что малый бизнес не готов к полному переходу на ЭДО. Многие предприятия по-прежнему используют бумажный документооборот. Основная причина – недостаточная подкованность в технических и законодательных аспектах. Отсюда сложности в самостоятельном переходе на новые форматы работы. Но все не так плохо. Малый бизнес постепенно адаптируется к ЭДО.
Электронный документооборот: что это и как работает 👀
Только медленнее, чем крупные компании.
Уже сегодня для помощи малым предприятиям создаются необходимые условия:
- формируются рабочие группы по вопросам электронного документооборота. Цель – информационная поддержка основных изменений и разъяснение вопросов, возникающих при работе с электронными документам;
- для облегчения работы с маркировкой и передачи необходимых данных создан бесплатный сервис «ЭДО Лайт»;
- понимая запрос малого бизнеса на комплексные решения, включающие «все и сразу», IT-компании разрабатывают приложения и сервисы, облегчающие работу с ЭДО. Например, приложения, позволяющие заказать ЭЦП и подключиться к одному из нескольких операторов ЭДО на выбор.
Источник: www.audit-it.ru
5 шагов к ЭДО: готовый сценарий организации электронного документооборота для малых и средних предприятий
Доля организаций, работающих с электронным документооборотом (ЭДО), с каждым годом увеличивается многократно. Среди крупных компаний практически не осталось тех, кто не перевёл бумажный документооборот в цифру. А вот небольшие компании и даже некоторые представители среднего бизнеса всё ещё работают без ЭДО. Именно для таких организаций в статье рассмотрим схему быстрого перехода на электронный документооборот.
Почему надо переходить на ЭДО
Никто не заставляет использовать электронный документооборот, но государство создаёт такие условия, что он становится необходимостью. Например, ЭДО нужен для работы с маркированными товарами. Многие маркетплейсы уже работают только с электронными документами.
ФНС России поддерживает электронный документооборот между хозяйствующими субъектами и расширяет перечень утверждённых форматов электронных документов. Так, например, с 12 января 2022 года действуют форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказ-наряда.
Вполне возможно, что в 2023 году появится обязанность эти документы делать только в электронном виде. Кроме того, ЭДО значительно расширяет географию бизнеса. Ведь договор можно подписать с заказчиком, находящимся на другом конце страны, и начать поставки товаров. Поэтому переход на ЭДО — тема более чем актуальная.
Как организовать электронный документооборот и делопроизводство в организации с нуля
Если компаниям-гигантам на переход требуется достаточно много времени, консультации экспертов и подготовительные этапы, среднему и малому бизнесу в этом плане проще. Рассказываем, как правильно организовать электронный документооборот в компании малого или среднего масштаба. Предложенный сценарий внедрения типового решения оператора ЭДО подойдёт компаниям с относительно небольшим объёмом документов в год — около 10 тысяч.
Шаг № 1
Постройте схему ЭДО. Сформируйте перечень документов для перевода в цифру и определите круг лиц, уполномоченных согласовывать документы внутри компании, подписывать их. Уточните статус перехода на ЭДО существующих контрагентов, так как если есть те, кто до сих пор работает с бумагой, их нужно будет предупредить о переходе.
Шаг № 2
Основываясь на предварительно выстроенной схеме ЭДО, выберите техническое решение — веб-версию или интеграцию с учётной системой. Компаниям, которые не ведут документооборот в 1С или другой учётной системе, подойдёт веб-версия. При работе в 1С или другой учётной системе лучше использовать возможности интеграции.
Шаг № 3
Оформите заявку на подключение и заключите соглашение с оператором ЭДО.
Шаг № 4
Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) и настройте компьютер для работы с ней. Руководителям юридических лиц и ИП КЭП выдаёт Удостоверяющий центр ФНС России и его доверенные лица, уполномоченным сотрудникам организаций — коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры. На компьютер нужно установить лицензионное ПО для работы с электронной подписью. После этого настраивается доступ пользователей в систему ЭДО и процессы обмена документами — типы, маршруты, согласования, подписания.
Шаг № 5
Отправьте контрагентам приглашения к обмену документами или настройте роуминг с клиентами других операторов ЭДО. С сервисом СФЕРА Курьер вы сможете работать как через веб-версию, так и с использованием интеграционных решений.
Переходите по ссылке, чтобы узнать больше о том, как организовать электронный документооборот внутри компании и с контрагентами, а также оставить заявку на консультацию или подключение. Кстати, в дальнейшем вы можете перевести в цифру кадровый документооборот. У СберКорус есть кадровый ЭДО и калькулятор, который поможет рассчитать выгоду от перевода кадров в электронный вид. А ещё мы недавно рассказывали, что выпустили бесплатную книгу для сотрудников кадровых департаментов и HR, в которой подробно описан план перехода на кадровый электронный документооборот.
Источник: www.esphere.ru
Переход на ЭДО – с чего начать
Помощь экспертов ЭДО по любым вопросам работы ЭДО в 1С. Гарантия на услуги до 12 мес.
Разберем, насколько сложно малому предприятию, ИП, среднему и крупному бизнесу настроить электронный документооборот. С чего начать и как использовать внешний ЭДО в своей деятельности.
Имея ноутбук с доступом в интернет и носитель с ключом электронной подписи, руководитель всегда сможет, находясь в любой точке, создать отгрузочный документ на стороне оператора ЭДО или загрузить в систему любой произвольный документ (договор, доп. соглашение, акт, и др.), подписать и отправить контрагенту.
Переход малого бизнеса и ИП на ЭДО
Перевести клиентов на ЭДО для малых предприятий очень просто, если клиенты – это предприятия среднего и крупного бизнеса. Так как они, как правило, уже все подключены к какому-либо оператору ЭДО, а чаще к нескольким. В этом случае переход от бумажного к электронному документообороту произойдет максимум в 4 шага.
С другой стороны, если ваши контрагенты сами представляют малый/микробизнес, являются самозанятыми или ИП и не используют электронный ДО, то организовать ЭДО с ними порой невозможно.
Если удалось «заполучить» в клиенты пользователей ЭДО, то стоит ответить на вопросы:
- Хотите перестать тратить время и деньги на формирование и доставку бумажных «закрывашек», после чего находиться в неведении, подписан ли документ и ожидать по нему оплату?
- Уменьшит ли переход на ЭДО с контрагентами время, которое сейчас проходит с момента доставки (отправки) бумажного акта и факта оплаты по нему?
- Если хотя бы один основной контрагент в результате будет платить за ваши услуги быстрее прежнего, поможет ли это вашему бизнесу развиваться?
Если вы ответили, да, хотя бы на 2 вопроса, то стоит оформить ЭДО с клиентами.
Кроме клиентов у любой организации (ИП) есть поставщики услуг связи, интернета и др. или, в случае перепродажи, поставщики товаров, комиссионеры, т.е. те организации, для которых вы являетесь клиентом.
В этом случае работает та же схема:
- Нужно уточнить, кто из них использует ЭДО. Можно в личном разговоре или проверить через доступные ресурсы Операторов ЭДО.
- Обменяться приглашениями и начать получать от поставщиков документы в электронном виде, принимать по ним решение (подписывать или отклонять).
Что необходимо для ЭДО
Итак, что нужно иметь, сделать, и сколько стоит переход на ЭДО с контрагентами:
Для чего, где, комментарии
Иметь сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП)
ФНС разъяснила, кто и как может получить бесплатную КЭП:
1. Сертификат неэкспортируемый, его нельзя скопировать, использовать его должен непосредственно владелец
2. Если вы уже получили квалифицированный сертификат ЭП в налоговой, для передачи отчетности он подойдет
3. На руководителя может быть выдан только один сертификат. При попытке получить второй первый (действующий) будет отозван УЦ ФНС
Бесплатно
Условие: получать самостоятельно в ФНС
Если оформлять через точки доверенных лиц ФНС, придется заплатить за услуги по оформлению от 1500 до 3000 рублей
Иметь ключевой носитель для хранения ключа КЭП
1. Носитель может быть использован многократно, можно использовать уже имеющийся при условии соответствия требованиям
2. На один носитель можно записать и хранить несколько ключей, выданных на одного владельца (если он является руководителем несколькихо организации плюс его сертификат на физическое лицо)
Разовые затраты
Зависят от типа носителя (ориентировочно 500 — 2000 рублей)
Установить СКЗИ (средство криптозащиты информации) – программа для шифрования и подписания документов
1. Должна быть установлена на рабочем месте владельца сертификата. Скачать бесплатно сертификат, выданный УЦ ФНС, можно с сайта производителя, и работать с ним без ввода лицензионного ключа
2. Программа позволяет шифровать и подписывать документы
3. Если сертификат получен ранее, можно обратиться в ФНС за перевыпуском
4. Программу необходимо установить на один или несколько компьютеров, где будете работать в системе ЭДО с этим ключом
Бесплатно
С 11 апреля 2022 года специальный идентификатор в ключе позволяет использовать программу КриптоПро с ключом на руководителя бесплатно
Подключиться к системе ЭДО одного из доверенных операторов ЭДО (ОЭД)
Бесплатно
Регистрация по сертификату и в дальнейшем его использование в системе для подписания или отклонения документов
Пригласить контрагентов к обмену или согласиться на обмен
1. Контрагентам можно сообщить ИД или назвать оператора, к которому вы подключились. Дождавшись входящего приглашения, принять его
2. Можно самостоятельно создать исходящее приглашение в системе ОЭД. Стоит только найти контрагента по ИНН и нажать «Пригласить», далее ожидать решения контрагента
3. После формирования приглашения и его принятия второй стороной маршрут обмена считается построенным – обмен доступен
4. Если контрагента не нашли через систему ЭДО своего оператора, то:
– возможно, о его подключении еще нет информации у вашего провайдера. В этом случае можно уточнить идентификатор у контрагента или передать ему свой;
– ваш контрагент не подключен ни к одному оператору. Тогда настроить ЭДО с ним невозможно до момента подключения его к оператору.
5. Если оба контрагента в системе одного оператора, обмен между ними считается прямым. Если контрагенты у разных провайдеров ЭДО, то обмен роуминговый.
Бесплатно
За формирование маршрутов обмена, которые строятся на основе приглашений, ОЭД оплата не взимается
Как перейти на ЭДО с контрагентами
При выборе оператора ЭДО стоит поинтересоваться, какие дополнительные возможности предоставляет провайдер при использовании ЭДО с контрагентами: модули для 1С, API, Коннекторы, возможности согласования и подписания. Все это может пригодиться и быть достаточным для организации процессов, связанных с внедрением электронного документооборота с контрагентами применительно к вашей компании.
После подключения к системе выбранного оператора ЭДО и обмена приглашениями для руководителя небольшой компании или ИП доступны:
- возможность бесплатно получать входящие документы от контрагентов и принимать по ним решение (подписать/отклонить);
- возможность создавать исходящий документ непосредственно в системе ЭДО.
Имея ноутбук с доступом в интернет и носитель с ключом электронной подписи, руководитель всегда сможет, находясь в любой точке, создать отгрузочный документ на стороне оператора ЭДО или загрузить в систему любой произвольный документ (договор, доп. соглашение, акт, и др.), подписать и отправить контрагенту. Нужда в принтере также отпадает. Документ для отправки можно получить и от бухгалтера, который его предварительно создаст в учетной системе.
Как правило, у провайдеров есть пакеты бесплатных отправок. Например, 50 в течение года, или 5-10 документов ежемесячно. Если бесплатные пакеты исчерпаны, то, необходимо оплатить пакет по итогам месяца или приобрести авансом.
Стоимость отправки одного документа составляет 5-9 рублей у разных операторов. Нетрудно прикинуть, какие расходы вы понесете, используя такую схему обмена документами, и сколько сэкономите, исключая бумажную.
При минимальных затратах даже малому предприятию выгодно перейти на ЭДО с той частью своих контрагентов, которые уже сделали это.
Источник: wiseadvice-it.ru