Акт приема-передачи — это документ, который отражает факт поступления предмета сделки от одной ее стороны к другой. Таким предметом может быть что угодно: товар, услуга, оборудование, материальные ценности, любой вид недвижимости, даже животные. В документе отражаются все характеристики товара, а также их стоимость.
Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, по одному каждой стороне — передающей и принимающей. То есть документ должен присутствовать у продавца и у покупателя.
Если в акте при оформлении были допущены ошибки, то та сторона, которая их обнаружила, должна потребовать его оформление без дефектов. Если же поломки и дефекты обнаруживаются в товаре, которые были переданы по акту приема-передачи, то покупатель вправе требовать частичного или полного возмещения убытков. И этот документ при разбирательстве проблемы будет одним из основных.
Для того, чтобы ситуацию грамотно повернуть в свою сторону, надо занести в договор пункт о возмещении убытков, причиненных вследствие травмирования или существенной порчи. Акт приема-передачи товара в этом случае будет свидетельствовать о самом факте сделки и о первоначальном состоянии товара.
Создание документа приемки, передачи товаров, работ, услуг в ЕИС
Если в партии груза присутствуют разные товары, то акт приема-передачи можно составить на каждый отдельный груз, а можно и общий, вписав в документ несколько видов товаров. Если поставки осуществляются постоянно, периодически, то акт также составляется по желанию — или на каждую партию, или за общую массу товара, поставленного в определенный отрезок времени.
Акт приема-передачи документов
Многие предприятия, в том числе и мелкого бизнеса, которые регулярно обмениваются пакетами документов. Неопытные предприниматели передают документы по описи и с присвоением входящего номера. И очень часто документы утериваются, если не сразу, то впоследствии. Поэтому лучше всего при передаче от одной стороны документов для другой стороны, оформлять процесс актом.
Существует вид актов приема-передачи, который подразумевает перемещение документов. Это документ, который обладает юридической силой, и он является обязательной составляющей договора по документообороту. Многие организации обмениваются очень серьезными документами, оформление которых стоит дорого, и их наличие регламентирует особые виды деятельности.
Утеря таких бумаг чревата закрытием бизнеса. Поэтому передача лицензий, свидетельств, разрешений и пр. происходит с оформлением актов приема-передачи. В него вносится полный список документов, подлежащих передаче, с указанием названия, серии и номера. Так же обязательно надо указывать вид документа — подлинник это или копия.
Передача информации на бумажных носителях также осуществляется с помощью составления акта приема-передачи. Это могут быть различные проекты, чертежи, планы, списки, любая другая ценная информация. Причем, надо учитывать, что любое перемещение подразумевает составление акта, не только движение в одну сторону, но и в другую. То есть передаем на хранение — составляем акт, передаем назад владельцу — составляем акт.
Как сдать товар заказчику?
На акте указывается фамилия и должность того лица, который проводил сверку товаров или документов, подлежащих передаче, в соответствие со списком. Так же ставится дата передачи.
Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей
Этот вид документов составляется и подписывается в момент передаче каких-либо ТМЦ от одной стороны другой, или от одного ответственного лица другому. Если на предприятии меняется руководитель, или вступает в должность заведующий складом, или заведующий хозяйством, то необходимо проведение инвентаризации с итоговым составление акта приема-передачи ТМЦ. Если предприятие покупает некие ценности (мебель, предметы офиса и пр.), то ответственное за них лицо принимает их по акту. Форма этого документа разработана и утверждена Госкомстатом РФ от августа 1999 года, она до сих пор является основной при передаче ценностей.
Как и любой документ, в него вносится название организации, которая отдает ценности, товары, и организации, их принимающей. Далее вписываются реквизиты, то есть адрес, телефон, факс. Основные данные компании обязательно присутствуют в акте: ОКПО, ОКУД, вид деятельности по ОКДП и ОКПО.
Рядом с наименованием документа и указания вида самого акта (приема-передачи: ценностей, документов и пр.) указывается его номер при регистрации, дата составления документа.
Следующая информация, указываемая в акте: подразделение предприятия, в которое поступают ценности, на какой срок происходит передача, если это ответственное хранение. В таблицу вносятся наименования всех видов ценностей, характеристика каждого из них, количество по видам, цена и стоимость одной единицы. Если составляется акт приема-передачи оборудования и передаваемые предметы имеют номера, серии, особые характеристики, то они перечисляются в специальной графе акта. Если имущество описано максимально полно и правильно, то разногласий в процессе передачи и возврата будет мало или вообще они будут отсутствовать.
В завершении указываются итоговые показатели, какое количество всего материальных ценностей проходит по данному акту.
В акте приема-передачи обязательно надо описать условия, при которых должны храниться ценности, если происходит передача на ответственное хранение, делаются особые пометки об основании приема, вид документа, по которому ценности переходят к другой стороне — договор, контракт, соглашение.
В каждом акте предусматривается завершающий блок информации — должность ответственных лиц, которые участвуют в процессе передачи, от передающей и принимающей сторон. Должностные лица ставят свои подписи, которые подкрепляются расшифровкой фамилии. Эти записи заверяются печатями обеих сторон. В этот момент акты приобретают полную юридическую силу.
Какие документы необходимы для составления акта приема-передачи ТМЦ
К акту, как правило, прилагаются документы, подтверждающие сделанные записи. Это классификатор деятельности предприятий и организаций по ОКПО и ОКУД, договор, контракт, соглашение или распоряжение, по которому происходит передача. Необходимо подтвердить и стоимость ценностей, прайс-лист или смета. Акт приема-передачи оборудования предполагает наличие подлинников или копий технических паспортов.
Как заполняется акт приема-передачи ОС-1
Это документ, который позволяет зафиксировать передачу основных средств от одного лица компании другому. Так же он используется при передаче между предприятиями одного владельцы или между структурами одной организации. Этот документ имеет единую форму, образец или бланк которой можно скачать в интернете, в программах Гарант или 1С Бухгалтерия. По ОС-1 передаются любые ТМЦ, кроме зданий и сооружений, для них существует форма акта приема-передачи по форме ОС-1б. Если стоимость основного средства превышает 40 тысяч рублей, то оно попадает в разряд материально-производственных запасов (МПЗ), акт приема-передачи ОС-1 не составляется.
Основные средства, бывшие в употреблении, принимаются без акта, его делает та фирма, которая передает ценности, а новый владелец просто вносит свои дополнения. На новое основное средство оформляется акт приема-передачи ОС-1, по которому ценность ставится на баланс.
Акт приема-передачи материальных ценностей по форме ОС-1 заполняется, как и все другие, в двух экземплярах, по одному для каждой стороны следки. В него вносится подробная информация о передаваемых средствах, состоит такая форма из трех листов. На первом листе указывается информация о получателе и о компании, передающей ценности, это ФИО предпринимателя, свидетельство о регистрации, его номер, серия, дата выдачи. Здесь же вносятся юридические адреса, банковские реквизиты сторон, код по ОКПО.
На новые ТМЦ заполняется акт без внесения передающей стороны. Указывается основание для составления акта — передача старого или приобретение нового оборудования или других предметов. Обязательны для заполнения поля и .
С правой стороны от даты есть таблица, которую заполняет передающая сторона, если передается объект. Таблица не заполняется при приемке на баланс нового средства, в ней ставятся прочерки. В описании объекта вносятся наименование, изготовитель, назначение предмета, в соответствии с паспортом. В верхней стороне первого листа ставят подписи сторон, дату составления документа.
Второй лист акта приема-передачи ОС-1 включает три раздела. Первый — для заполнения информации о средствах, бывших в эксплуатации. С высокой точностью надо определить срок, в течение которого ОС эксплуатировалось у прежнего владельца. Если объект стоял на балансе, но не работал, то это обязательно указывается. Первый раздел не заполняется для нового имущества.
Второй отдел заполняет принимающая сторона, в нем указывается стоимость, по которой принимается ценность на баланс. Причем в этой графе надо приплюсовать к прямой стоимости накладные расходы — затраты на транспортировку, монтаж, подключение. В акте надо указать срок предполагаемого полезного использования. Этот раздел заполняется получателем, в экземпляре поставщика он остается пустым.
Третий раздел акта приема-передачи ОС-1 заполняют, если передаются на хранение драгметаллы или надо зафиксировать особенности товаров. В третьем разделе также указываются результаты тестирования товаров, если в этом возникла необходимость.
Акт подписывается членами приемочной комиссии, далее он передается в бухгалтерию, где на ОС заводятся карточки по форме ОС-6.
Акт оказания услуг — это совершенно другой вид актов, точное его название — акт приема-сдачи работ. Заполняется он по особым правилам, отличающимся от актов на ТМЦ. Но основные сведения, которые содержатся о компаниях и структура документа одни и те же. Бланк таких актов можно найти на официальных сайтах компаний, оказывающих помощь индивидуальным предпринимателям в оформлении документов и ведении бизнеса.
Е.Щугорева
Источник: indivip.ru
Понятие и назначение акта приема-передачи товаров на предприятии
Компании заключают друг с другом разные типы договоров, предметом которых выступают материальные ценности, переходящие от одной стороны к другой.
Акт приема-передачи товаров: когда он необходим?
Акт приёма и передачи – документ, который оформляют для решения нескольких задач: определение качества, ценовых и количественных показателей товара, когда одна из сторон получает его от второй.
Минимально необходимое количество экземпляров – два. Составление его обязательно, если товар передают без документов, либо если имеются расхождения по каким-либо данным. Тогда акт приёма-передачи товаров так же важен, как основной договор.
Наличие акта обязательно, когда материальные ценности передаются для ответственного хранения.
Акт приёма-передачи могут оформлять друг с другом физическое лицо и организация. При приобретении гражданином некачественного товара у каждого есть право потребовать компенсации, либо адекватной замены. Иногда нужно проведение экспертизы, чтобы проверить качество товара.
Приказ и распоряжение – основные документы, которые позволяют руководителю регулировать работу в компании. Чем эти документы отличаются друг от друга читайте по ссылке.
О форме и порядке заполнения акта
Стандартного и единого вида у документа не существует. Допускается составление актов в произвольных формах. Но есть реквизиты, присутствие которых обязательно в любой ситуации. Это касается:
- Даты, места составления документа.
- Наименования всех организаций, принимающих участие в сделке.
- Информации по представителям.
- Основания, по которому представители действуют.
Далее идёт информация о самом договоре, включающая номер и дату оформленного документа. Фактическое поступление товара обязательно сверяется с указанными данными.
Есть часть в виде таблицы, где пишут наименование поступившего товара. Кроме того, обязательно упоминание:
- Общей стоимости поступивших ценностей.
- Конкретной цены каждой единицы товара.
- Фактического количества.
- Артикула
- Модели.
Отдельно ставят отметку о том, что ассортимент и качество товара соответствуют заявленным требованиям, что сроки не нарушены. Если обнаруживаются дефекты, их описывают подробно.
Что такое “книга покупок и продаж”? Как правильно её заполнять? Подробная инструкция есть в этой публикации.
Стороны делают запись о том, что претензии к товарам полностью отсутствуют.
Записывают и то, сколько экземпляров документа создано. Обязательно указание личных данных лиц, которые ответственны как за саму передачу товара, так и за окончательное оформление акта.
Где можно бесплатно скачать простой образец документа?
Бесплатно скачать простой образец акта приёма-передачи товаров можно здесь.
Акт от продавца покупателю
Специалисты рекомендуют использовать унифицированную форму, когда одна сторона передаёт документы второй. При наличии у руководства формы. Но это не обязательное условие. Согласно статье 252 НК РФ, не обязательно оформлять сделки тем или иным образом.
№ТОРГ-12 – унифицированная форма накладной, оформляемая при продаже товаров. Шаблоны актов по приёмке-передаче могут заменить такие формы документов только в том случае, если применение стандартного решения становится невозможным.
№402-ФЗ – Федеральный закон с перечислением реквизитов, наличие которых стало обязательным требованием. Вместе с тем, важно соблюдать требования именно по товарным накладным. Например, в рублях или валюте РФ передаются все цены вместе с итоговой стоимостью полученных одной стороной товаров.
Не возникает необходимости в пересчёте штучного товара при заполнении столбцов, где указаны показатели веса.
Допустимо проставление прочерка в соответствующей графе. Прочерки стоят в любых местах, которые остались незаполненными.
Если речь идёт об ответственном хранении
№МХ-1 – форма унифицированного типа, которой оформляют факт по ответственному хранению. Акт обязательно заполняет та сторона, что отдаёт свои вещи для хранения. А подпись ставят обе стороны, совместно.
Как происходит списание кредиторской задолженности с истёкшим сроком давности? Отражение этой операции в проводках и другая информация – по ссылке.
Хранение может быть профессиональным, либо бытовым. У бытового часто бывает стихийный характер. Это значит, что такие сделки заранее не планируются. Этот способ используют для оформления товара, оставшегося на складе у продавцов, хотя покупатель уже выкупил вещь.
А вот профессиональное хранение означает, что принимающая сторона специализируется на подобных видах деятельности. Например, в такую группу предприятий входят хладокомбинаты, где размещают продукцию с небольшим сроком хранения.
Когда оформляется МХ-01, должны присутствовать сотрудники складских помещений.
Стороны заключают договор на хранение перед подписанием самого акта. В документе должны присутствовать следующие данные:
- В каких количествах товар будут хранить?
- Сколько будет траншей, по которым передаётся товар?
Первый показатель в некоторых ситуациях завышают. Это гарантирует отсутствие проблем при необходимости передать доптовары. Законодательство РФ вообще не даёт определения ответственному хранению как таковому.
Как быть с передачей некачественного товара, бракованного?
Другая ситуация складывается, если было выявлено несоответствие между реальным и заявленным качеством, когда оформлялся акт.
У покупателей есть право на судебную претензию продавцам. Для таких ситуаций в договоре создают отдельные разделы.
Но иногда возникают такие ситуации с бракованным товаром, когда обеим сторонам известно о существующих недостатках. Составление акта возврата товара обязательно при возвращении некачественной, бракованной продукции.
Этот документ включает всю информацию, в том числе, специфические данные.
- Пишется о причине, по которой надо вернуть ту или иную вещь.
- Часто это происходит из-за обнаруженного брака. Потому требуется привести детальное описание тех деталей, качество которых не соответствует заявленным.
- К документу прикладывают снимок товара. Он будет важным приложением. Его может сделать член независимой экспертной комиссии для вынесения решения. В акте указывают номер дополнения. Само приложения требует точно такого же описания, что и сам акт.
Консолидированная отчётность – это то, что должен знать любой бухгалтер. Особенности и правила составления есть в этом материале.
Может ли акт стать заменой самого договора?
Это возможно, но не желательно. Ведь в акте не прописываются данные по форс-мажорным обстоятельствам, дополнительные условия по оплате и другая информация. Он нужен только затем, чтобы подтвердить выполненные обязательства по договору, который был заключен ранее.
Но зато сам акт можно заменить накладной. В ней так же присутствуют подписи обеих сторон, все необходимые реквизиты контрагентов.
Некоторые нетипичные случаи
При заключении сделок, связанных с передачей товаров, может присутствовать ещё одна заинтересованная сторона, третья. Тогда и экземпляров документа требуется три.
Роль участников тогда играют поставщик, заказчик, и собственник складского помещения.
Могут потребоваться дополнительные копии акта охранному предприятию, которое нанимали для сопровождения, фирме-перевозчику, и так далее.
Если заключают договор комиссии
При заключении комиссионных договоров одна из сторон выполняет поручения в интересах второго участника отношений. Тот, кто выполняет поручения, называется комиссионером. А сторона, чьи интересы преследуются – комитента.
Узнать о составлении договора комиссии на реализацию товара и скачать образец вы можете по ссылке.
Покупка товара ведётся от имени комиссионера, изначально. Но продукция предназначена для комитента, и покупка проводится за его счёт. Тогда вещи принимаются на основании товарных накладных.
Акт приёма-передачи требуется комитентам, когда активы сдаются окончательно. Посредники, либо сам комиссионер отвечают за составление документа. Он нужен для того, чтобы подтвердить, что поручение выполнено в полной форме.
Статья 1000 в Гражданском Кодексе говорит о том, что необходимо иметь такой документ. Акт указывает на то, что комитенты должны не только принять товар, но и подробно осмотреть его на предмет наличия дефектов.
Комиссионеру надо сообщить о ситуации, если обнаружены какие-либо недостатки. Оповещение тоже оформляется письменно, как и сам акт.
Кто должен поставить свою подпись?
Есть несколько лиц, имеющих право на подписание таких документов.
- Те, кто представляет транспортную компанию и поставщиков. Или иные лица, через которых товар перешёл от одной стороны к другой. В данном случае подпись ставится на документе на основании доверенности. Представитель фирмы-хранителя подписывает акт, если оформляется складское хранение.
- Имеющие право представлять покупателей. При оформлении документа самим покупателем у последнего есть право на приглашение целой комиссии, которую будет возглавлять председатель. На предприятии выпускают отдельный приказ для того, чтобы назначить председателя. Комиссия может состоять не только из складских работников, но и из руководителей, других лиц.
Должностная инструкция определяет обязанности сотрудника, регулирует его деятельность. План написания должностной инструкции электрика – в этой статье.
Только после того, как товар принят полностью, акт подписывается всеми, кто принимал участие в процессе. Либо подписи ставятся, пока продукция сдаётся поэтапно. Например, пока сначала поставщик обращается к перевозчику, а потом перевозчик отдаёт всё покупателям.
Любая из сторон-участниц сделки может инициировать оформление акта. Главное, чтобы было не менее двух экземпляров. Или больше, в зависимости от того, сколько сторон участвует.
В число дополнительных реквизитов может входить информация о месте, где заполнялся первоначальный документ. Или условия, на которых товар принимался, передавался от одной стороны к другой.
Приёмо-сдаточный акт на товары необходим при совершении любых сделок.
Он нужен не только для того, чтобы подтвердить отсутствие по качеству привезённого товара, его количеству. Но и для подтверждения факта, что все правила были соблюдены при совершении сделки.
Благодаря акту потом легче будет предъявить претензии, если для них появятся основания. Наличие дополнительных реквизитов всегда означает, что проводится особенная процедура по приёму и передаче материальных ценностей.
Что такое акт приёма-передачи и заем он нужен? Подробная информация – в этом видео:
Источник: fbm.ru
Акт приемки передачи товара
Обычно передача товара производится на основании соответствующей накладной, т. е. товарной. Однако иногда условия договора между сторонами могут предполагать оформление отдельного документа. Он носит название акта приемки передачи товара. Указанные в нём сведения также важны для предъявления претензий по объёму, фактическому состоянию или количеству продукции. Такой акт часто является серьёзным доказательством в суде.
Именно поэтому необходимо разобраться с тем, как правильно всё оформить. Ведь в противном случае может быть нарушен порядок приемки товара.
Образец
Единой установленной формы такого документа не существует. То есть составлять его можно произвольно. А можно скачать образец и из Интернета, но в таком случае вам необходимо проверить документ на правильность оформления, убедиться в том, что ничего не пропущено. Но вне зависимости от того, что конкретно вы выберете, стандарты делопроизводства соблюдать надо. То есть нужно указать:
- данные о сторонах (реквизиты компаний и прочее);
- список передаваемых ценностей (товара);
- количество;
- качество;
- ассортимент;
- стоимость;
- особые условия передачи;
- данные о наличии дефектов;
- претензии (если они имеются).
Также в акт приемки передачи товара можно внести и дополнительные сведения. Например, это могут быть сроки и условия оплаты, а также поставки, перечень дополнительных документов, которые прилагаются. Нередко акт составляется на основании образца, утверждённого в отдельно взятом предприятии.
Как заполняется?
Стоит принять во внимание, что документ должен составляться и подписываться уполномоченными на это лицами. Причём сначала нужно удостовериться в наличии на такие действия у них соответствующего права. Документ заполняется на стандартном листе А4. У каждой из сторон должна быть копия. Акт можно составить и на фирменном бланке одной из компаний.
Но в целом это необязательно.
Условия заключения
Оформление акта приемки передачи товара в большинстве случаев является добровольным. Но иногда оно становится обязательным. Во-первых, это происходит, если передача продукции осуществляется таким образом на основании договора. Во-вторых, многое зависит от вида товара. В частности, если речь идёт о высокотехнологичном оборудовании.
В-третьих, при передаче продукции на ответственное хранение тоже нужно составлять такой документ.
Обязательным условием заключения является правомочность сторон на подобные действия. Их права подтверждаются доверенностями, приказами или же поручениями, причём последние должны быть нотариально заверены. Также акт нужно заверить подписями. А вот печати с 2016 года необязательны. То есть приемка может происходить и без них.
По количеству и качеству
В акте приемки передачи товара должны отображаться конкретные данные. В первую очередь нужно зафиксировать сведения по качеству и количеству продукции. Численные данные обычно вносятся в виде таблицы. Что же касается вопросов качества, то стандартно указывается, находится ли всё в отличном состоянии или же имеются какие-то дефекты. При наличии повреждений именно это и вписывается в документ.
На хранение
Передача товара на ответственное хранение обязательно требует соответствующего оформления. То есть оформление акта будет обязательным. При такой передаче непременно нужно обозначить состояние продукции. Также стоит указать дату осуществления приемки. Это важно для последующих разбирательств, если они возникнут.
Не забывайте в акте указать условия хранения. Также учтите, что вам надо назначить ответственного сотрудника.
Материалов
При передаче материалов стоит указать их численность с учётом специфики (единицы, кубометры и прочее). Если речь идёт о хранении, которое требует соблюдения конкретных условий, непременно это впишите. Все детали по поводу срока годности материалов тоже нужно зафиксировать.
При оформлении передачи товара стоит учитывать, что в документ нельзя вносить правки. Наличие печати необязательно. Но если передача будет заверена таким образом, то у суда в некоторых случаях это может вызвать большее доверие. Также акт может содержать в себе отсылки на договор и на разные прилагающиеся документы. Помните, что в подобной ситуации они должны идти к основному документу.
Хранение товаров в некоторых случаях может предполагать заключение отдельного соглашения. И если договор будет признан недействительным, то юридическую силу может потерять и акт. Но это далеко не всегда обязательно.
Передача продукции требует грамотного подхода. Это особенно актуально в отношении ценных товаров. Поэтому если вы не знаете, как всё оформить, обращайтесь к юристам.
Юридическим лицам:
- Регистрация юридических лиц
- Арбитраж
Источник: ur-konsalting.ru