Документы ИП с работниками

Ведение кадрового делопроизводства при наличии наемных сотрудников обязательно, как для ИП, так и для ООО, вне зависимости от применяемой формы налогообложения и количества сотрудников в штате. Учет по кадрам должен вестись в установленном порядке, несоблюдение или нарушение которого грозит предпринимателю серьезными штрафами. Рассмотрим вкратце из каких документов складывается данный учет, какие существуют способы его ведения и какая ответственность следует за нарушение норм трудового законодательства, также рассмотрим как происходит прием на работу сотрудника.

Кадровый учет для ИП (далее к/у) является обязательным в случае, если он имеет наемный персонал.

Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля

Оформление на работу, перевод на другую должность, увольнение, премирование, командировки должно сопровождаться оформлением определенных документов. Отсутствие к/у или ошибки в его ведении грозят предпринимателю штрафными санкциями, предусмотренными административным, уголовным и трудовым законодательством.

ИП: документы, налоги, работники // Подкаст от Андрея Бушмакина

Из чего строится к/у

Ведение документации;
Поиск персонала;
Разработка приказов, инструкций, справок и иных документов по личному составу;
Начисление з/п, больничных, отпускных, командировочных и иных выплат;

Способы ведения к/у

Самостоятельно;
С помощью интернет сервисов «Мое дело» и др.;
С привлечением сторонней компании (по аутсорсингу)

Документация по кадрам, обязательная к ведению при наличии наемного персонала

Кадровый учет у ИП с наемными работниками складывается из следующих, обязательных к ведению, документов:

Трудового договора;
Приказа о приеме на работу;
Личной карточки работника;
Трудовой книжки;
Табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
Приказа о предоставлении отпусков;
Графика отпусков;
Приказа о премировании работников;
Приказа о прекращении трудовых отношений с сотрудником;
Правил внутреннего распорядка;
Штатного расписания;
Книги учета движения трудовых книжек;
Книги учета приказов и иных кадровых документов;
Командировочных документов;
Договора о полной материальной ответственности (если работа сотрудника сопряжена с материальными ценностями);
Графика сменности (если сотрудник принят на сменную работу);
Положения о коммерческой тайне;
Должностной инструкций;
Иных документов, обязательных к ведению в связи со спецификой деятельности ИП.

Ответственность за нарушение трудового законодательства

Административная

Ответственность по КоАП РФ следует за:

Работу без заключения трудового договора или уклонения от его заключения (штраф от 5 000-20000 руб., если ранее ИП был привлечен к ответственности за аналогичное правонарушение штраф вырастет в несколько раз и составит от 30 000 до 40 000 руб.);
Необоснованный отказ в заключении коллективного договора (соглашения) – 3000 – 5 000 руб.
Незаконное привлечение иностранной рабочей силы, в том числе не уведомление миграционной службы о приеме на работу (увольнении) граждан иностранного государства и лиц без гражданства – штраф зависит от уровня квалификации принятого на работу сотрудника и места ведения деятельности;
Нарушение порядка сбора, хранения и использования информации о сотруднике – 500-1 000 руб.

Материальная

При несвоевременной выплате з/п работодатель обязан возместить работнику проценты за каждый день просрочки в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ.

Уголовная

К уголовной ответственности ИП может быть привлечен за необоснованный отказ в приеме на работу, увольнение беременной женщины или женщины имеющей детей не достигших возраста 3-х лет. Совершение указанное правонарушения грозит штрафом до 200 тыс. руб. или заработком на период до полутора лет, также могут быть применены исполнительные работы на срок до 180 часов.

Невыплата (частичная или полная) з/п свыше 2-х месяцев по корыстной или личной заинтересованности может грозить предпринимателю штрафом до 500 тыс. руб.

Порядок приема на работу

Получение документов от сотрудника (паспорт, ИНН, СНИЛС, дипломы о получении образования, свидетельства о повышении квалификации);
Заключение трудового договора и договора о материальной ответственности (если это необходимо);
Регистрация заключенных договоров;
Издание приказа о приеме на работе и его регистрация;
Ознакомление сотрудника с изданным приказом;
Внесение записи в трудовую книжку;
Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек;
Оформление личной карточки сотрудника;
Включение сотрудника в табель учета рабочего времени.

Рассмотрев вкратце как вести кадровый учет ИП, какие существуют способы и какая ответственность наступает за нарушение трудового законодательства, подведем итоги:

К/у обязателен как для юрлиц, так и для ИП, если они имеют наемный персонал;
Нарушение порядка ведения к/у грозит предпринимателю серьезными штрафами;
В зависимости от вида деятельности состав документации обязательной к ведению различен;
Вести к/у ИП может самостоятельно, с помощью интернет — ресурсов или с привлечение компании в порядке аутсорсинга.

Полезная ссылка:Сервис «Мое дело»: простой способ ведения кадрового учета. Узнай больше на официальном сайте сервиса.

Виктор Степанов, 2016-06-14

Вопросы и ответы по теме

По материалу пока еще не задан ни один вопрос, у вас есть возможность сделать это первым

Справочные материалы по теме

Сохраните статью в социальные сети:

Какие учредительные документы должны быть уИП? Постараемся ответить на этот вопрос. Чтобы лучше разобраться в этой теме, начнем с того, что означает термин «учредительные документы».

Учредительные документы — пакет документов, являющийся юридической основой деятельности индивидуального предпринимателя и его правового статуса.

Детальное объяснение термина «учредительные документы» содержится в Гражданском кодексе РФ (статья 52).

Только после обязательной государственной регистрации учредительные документы вступают в силу. Возможно внесение некоторых изменений в данный вид документов.

По законодательству РФ, регистрацию физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей осуществляет налоговый орган по месту жительства ИП. Рассмотрим, какие учредительные документы ИП необходимы, и как их можно получить после прохождения процедуры государственной регистрации.

Учредительные документы ИП следующие:

Кадровые документы для ИП

Свидетельство огосударственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (Р61001).
2. Выписка из Единого Государственного Реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).
3. Уведомление о постановке на учет физического лица в налоговом органе (Форма № 2-3-Учет).

Эти учредительные документы ИП получает сразу по завершении процедуры государственной регистрации в налоговой инспекции.

Какими способами ИП может получить учредительные документы?

лично ИП;
доверенным лицом ИП (по нотариально заверенной доверенности);
по почте.

Какие еще документы получает индивидуальный предприниматель?

Кроме вышеперечисленных учредительных документов ИПполучает:

Свидетельство из управления статистики (о присвоении кодов видов деятельности по ОКВЭД);
Уведомление о регистрации физического лица в качестве плательщика фиксированных страховых взносов в ПФР по месту жительства.

Этот документ высылается по почте (ценным письмом) по месту регистрации места жительства индивидуального предпринимателя.

Регистрация ИП в фонде Соцстраха (в качестве плательщика страховых взносов) не обязательна, если у предпринимателя нет наемных сотрудников.

При приеме первого наемного работника в течение 30-ти календарных дней необходимо подать в ФСС заявление и зарегистрироваться в качестве работодателя. ФСС выдаст:

уведомление о размере страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваниях. В уведомление будет указан регистрационный номер страхователя ИП и размер страхового тарифа, определяемый в зависимости от основного вида деятельности ИП;

уведомление о регистрации в качестве страхователя физического лица в территориальном органе Фонда социального страхования Российской Федерации. Данное уведомление подтверждает регистрацию физического лица в качестве страхователя по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в региональном отделении.

В этих уведомлениях будет прописан порядок уплаты взносов и сдачи отчетов в данные фонды.

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Вопросы и ответы в комментариях даются пользователями сайта и не носят характера юридической консультации. Если вам необходима юридическая консультация, рекомендуем получить ее, задав вопрос по телефонам, указанным выше, или через эту форму

Источник: owenural.ru

Документы по охране труда для ИП

Документы по охране труда для ИП — это список обязательной документации. Он разнится в зависимости от сферы деятельности компании. Однако есть необходимый минимум, который должен быть в каждой организации. Контроль наличия данного пакета документов ведут уполномоченные органы при проверке деятельности предпринимателя.

В список документации, которая в обязательном порядке должна быть на предприятии для того, чтобы избежать штрафа, входит инструкция по охране труда для работников ИП. Сотрудники должны быть проинформированы обо всех рисках на рабочем месте и особенностях производственного процесса.

Инструкция по охране труда для ИП: суть документа и дополнения

Инструкция по охране труда для ИП создается отдельно для каждой должности в соответствии с нюансами трудовых обязанностей. В официальном документе определяются требования охраны и безопасности труда, которые работник обязан соблюдать в процессе своей занятости.

Инструкция по охране труда для ИП дополняется следующей документацией

Программа вводного инструктажа: обучение проводится при принятии сотрудника на определенную должность или при её смене.
Программа инструктажа на рабочем месте: обучение проводится непосредственно на рабочем месте. Проводятся повторные инструктажи. Они могут проводиться по графику, быть целевыми или внеплановыми. Целевой инструктаж проводится при изменении условий труда (например, при закупке нового оборудования).
Программа проведения проверки знаний работников.
Протокол результатов проверки знаний работников.
Программа занятий по пожарно-техническому минимуму.

Также на предприятии должно быть Положение об охране труда и техники безопасности для ИП. В данном документе описываются все мероприятия, которые проводятся в организации в целях соблюдения требований охраны труда и техники безопасности для ИП. Документ должен содержать раздел о способе оценки профессиональных рисков.

Документы по охране труда и техника безопасности для ИП — приказы

В организации должны быть также разработаны приказы по охране труда и техника безопасности для ИП:

О назначении ответственных лиц или создании специальной службы. (*Специалист по охране труда и технике безопасности для ИП назначается, если в компании работает более 50 человек; отдел формируется, когда в компании более 100 человек).
Об организации необходимого обучения.
О контроле знаний требований охраны труда по охране труда для ИП.
Об утверждении соответствующих инструкций .
О проведении СОУТ.
О разработке положения по охране труда и техники безопасности для ИП.

Документы по охране труда для ИП с работниками

В компании должны быть документы для ИП по охране труда при приеме стажеров (если практикуется стажировка).
Среди них положение о проведении стажировки на рабочем месте. Когда стажировка заканчивается, создается распоряжение о допуске сотрудника к самостоятельной работе.
ИП должен провести специальную оценку условий труда в своей организации.
О проведении СОУТ должен быть сформирован соответствующий отчет.

Работа в спецусловиях: обязательный пакет документов по охране труда для ИП

Среди документов по охране труда для ИП с работниками должны быть перечни должностей и типов работ, для которых требуются специальные условия. В их число входят:

Перечень обязательных средств индивидуальной защиты, составов для дезинфекции и удаления загрязнений.
Список работников, подлежащих обязательным медосмотрам (при приеме на работу и периодическим).
Перечень должностей, которые освобождены от инструктажа.

Также на доступных местах должны быть размещены планы эвакуации и другие плакаты, если того требует специфика предприятия и Положение об охране труда ИП.

Перечень документов по охране труда для ИП формируется для каждой организации индивидуально, в соответствии со спецификой работы компании.

Источник: tbc-company.ru

Ведение кадрового учета для ИП

По закону, вести кадровый учет должны все работодатели, в том числе, организации и ИП. В процессе кадрового делопроизводства бизнесмен оформляет трудовые договора, составляет приказы, личные дела сотрудников. Он же обеспечивает хранение документов в архиве в течение срока, установленного законодательством. Для личных дел, списков работников, ведомостей на выплату зарплаты он составляет 75 лет.

Вести кадровый учет, принимать локальные нормативные акты индивидуальный предприниматель должен в случае, если имеет хотя бы одного работника в штате. Эта обязанность предусмотрена Трудовым Кодексом РФ. При отсутствии кадровых документов инспекция может наложить на бизнесмена штраф. Ошибки в ведении учета грозят предпринимателю административной и уголовной ответственностью.

Ведение кадрового учета

Какие документы должны быть в кадровом учете ИП

Состав кадровых документов индивидуальных предпринимателей различен и зависит от характера деятельности, условий труда. Но есть обязательная документация, которую следует вести каждому бизнесмену. Ее запрашивают во время проверок Трудовая инспекция, ПФР, сотрудники ИФНС. В случае ее отсутствия на предприятии в отношении работодателя применяются административные санкции.

К таким документам относятся внутренние нормативные акты, распорядительные документы, а также кадровые бумаги, регламентирующие труд сотрудников. Предприятие должно пользоваться унифицированными формами приказов, расчетных документов: платежных ведомостей, кассовых книг. Бланки распорядительной документации руководитель может разработать самостоятельно, но на основании требований ГОСТа Р 7.0.97 – 2016. Они утверждаются подписью и печатью работодателя (если она предусмотрена).

Список обязательных документов ИП

Локальные нормативные документы:

правила внутреннего трудового распорядка;
штатное расписание;
положение об оплате труда и начислении премии;
положение об обработке личных данных сотрудников;
инструкции по охране труда;
ведомость ознакомления с инструктажем по охране труда;
книги учета предоставленных документов служащим.

Распорядительная документация:

приказы о приеме на работу, переводе, увольнении работников;
приказы об отстранении от службы, отзыве служащего из отпуска;
приказы о вознаграждении и наложении штрафа и др.

Документы по кадровому составу:

трудовые договоры с сотрудниками, закрепляющие их права и обязательства;
график ежегодного отдыха;
личные карточки служащих;
трудовые книжки в бумажной форме;
ведомость учета трудовых книжек;
табель учета рабочего времени.

Источник: bfnika.ru