Бюджетное учреждение через подотчетное лицо приобрело запчасти в интернет-магазине у индивидуального предпринимателя, оплатив заранее (авансом 100%) с банковской карты. ИП предоставил на электронную почту сотрудника онлайн-чек на аванс и товарную накладную (распечатанную). ИП работает по оптово-розничной торговле по безналичному расчету. Окончательный чек с номенклатурой товара ИП отказался предоставить. Может ли учреждение принять авансовый отчет подотчетного лица с данным онлайн-чеком на аванс как основной?
В соответствии с п. 216 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Фактически израсходованные подотчетным лицом суммы и реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы, указываются на оборотной стороне в графах 1-6 (смотрите Методические указания по заполнению Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н).
Документы для авансового отчета
Таким образом, в общем случае для подтверждения расходов, произведенных подотчетным лицом, необходимо заполнение Авансового отчета (ф. 0504505) с приложением документов, подтверждающих:
– факт получения объекта НФА, оказания услуг, выполнения работ;
– факт оплаты подотчетным лицом.
В качестве документов, подтверждающих факт получения подотчетным лицом материальных ценностей, могут предоставляться, в частности, накладная на отпуск товаров. В ней должны быть указаны наименования приобретенных товаров, цена за единицу и количество. Эти данные нужны для принятия к учету оплаченных материальных ценностей и обоснования законности, эффективности расходов.
На основании товарной накладной для принятия активов к балансовому учету могут оформляться Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) или Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) в порядке, установленном учетной политикой учреждения.
По общему правилу факт оплаты товаров наличными денежными средствами и (или) с использованием платежных карт должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками контрольно-кассовой техники (п. 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, далее – Закон N 54-ФЗ).
Наряду с этим специалисты финансового ведомства отмечают, что для применения при оплате товаров или услуг в сети Интернет с использованием электронных средств платежа, исключающих возможность непосредственного взаимодействия покупателя с продавцом, необходима специальная онлайн-касса (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 01.03.2017 N 03-01-15/11618). Применяются такие ККТ в составе автоматических устройств, в них могут отсутствовать элементы печати фискальных документов (ст. 4 Закона N 54-ФЗ).
Документы. Авансовые отчеты
Пунктом 4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ предусмотрено, что кассовый чек, направленный покупателю в электронной форме на предоставленные им до момента расчета абонентский номер либо адрес электронной почты, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе.
Кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, установленные п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ (письма Минфина России от 12.05.2017 N 03-01-15/28910, от 02.05.2017 N 03-01-15/26812).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации онлайн-чек с указанием внесения 100% аванса может не содержать наименование (номенклатуру) товара и является легитимным для целей подтверждения оплаты товара. Кроме того, проверить онлайн-чек на подлинность можно на официальном сайте ФНС либо посредством специального приложения от ФНС России. Результат проверки онлайн-чека на подлинность может быть приложен к Авансовому отчету (ф. 0504505) в качестве элемента внутреннего контроля, что в дальнейшем снимет вопросы у ревизоров.
Подводя итог изложенному, Авансовый отчет (ф. 0504505) с приложенными к нему распечатанным онлайн-чеком с указанием о внесении подотчетным лицом аванса 100% и оформленной в установленном порядке товарной накладной может быть принят бюджетным учреждением к учету.
Ответ подготовил: Киреева Анна, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Монако Ольга, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор
Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм
 | Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС? Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России. Подключить кассу к ОФД >> |
Источник: www.garantexpress.ru
Авансовый отчет: когда в оправдательных нет кассового чека. Риски для НДФЛ и налога на прибыль.
Авансовый отчет: в оправдательных нет кассового чека. Риски для НДФЛ и налога на прибыль
Согласно положениям статьи 252 НК РФ налогоплательщики в целях налогообложения налогом на прибыль организаций уменьшают полученные доходы на осуществленные ими обоснованные и документально подтвержденные расходы (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с положениями статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ.
Таким образом, с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы. При этом следует отметить, что НК РФ не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер.
По вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого сотрудниками, сообщаем.
При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.
Статья 41 НК РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.
Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг).
В целях освобождения от обложения налогом на доходы физических лиц сумм оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого сотрудниками для нужд организации, в организации должны иметься документы, подтверждающие факт осуществления соответствующих расходов для служебных целей, а также суммы произведенных в этой связи расходов.
При отсутствии документального подтверждения осуществленных расходов у сотрудников в соответствии с положениями статьи 211 НК РФ могут возникать доходы в натуральной форме. Соответственно, оснований для освобождения от налогообложения доходов, полученных работниками в таком случае, не имеется.
ПИСЬМО Минфина РФ от 14 мая 2018 г. N 03-03-06/1/31933
Источник: xn—-7sbbbsdmnftwg9cim8jpa2c.xn--p1ai
Правила заполнения авансового отчета
Заполнение авансового отчета обязательно для подтверждения расходования денежных средств, выданных в подотчет. В материале рассмотрим ключевые вопросы, касающиеся авансового отчета: для чего он нужен, когда, кем и как составляется.
- Что собой представляет авансовый отчет
- Актуальная форма
- Когда сдавать
- Состав бланка и особенности его заполнения
- Что заполняет бухгалтер
- Бухгалтерские проводки по авансовому отчету
- Что заполняет подотчетный работник
Что собой представляет авансовый отчет
Сотрудники организации (подотчетные лица), получившие от организации денежные средства на хознужды, командировочные, представительские расходы, оплату товаров, приобретаемых для организации, обязаны сдавать авансовый отчет. Причем вне зависимости от системы налогообложения, применяемой организацией. Это первичный отчетный документ, который оформляется подотчетным лицом для отчета по растраченным и оставшимся, возвращаемым суммам.