Коваленко, А. А. Необходимость документирования и анализа бизнес-процессов для предприятия малого бизнеса / А. А. Коваленко. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2019. — № 1 (239). — С. 87-90. — URL: https://moluch.ru/archive/239/55380/ (дата обращения: 24.05.2023).
Ключевые слова: процессный подход, бизнес-процесс, бизнес-система, методологии IDEF0, методология BPMN.
Key words: process approach, business process, business system, IDEF0 methodologies, BPMN methodologies.
Большинство организаций на сегодняшний день построены по функциям и уровням иерархии. Это не только самый естественный и эффективный способ организации, но и вообще единственный способ организации. Так было еще до того, как структуру организации стали изучать с помощью научных методов в конце 19 века.
Научный подход к управлению (Scientific Management), разработанный Фредериком Тейлором, является, возможно, самым лучшим выражением этих идей. Он был уверен в том, что работа может быть выполнена наиболее производительно, если структурировать всю деятельность на более простые элементы и, если люди, особенно рабочие, распределяются управляющими и специализируются на конкретной простой части работы. Он также верил в важную роль управления. Только через стандартизацию методов, ускоренное внедрение достижений, улучшение условий труда, а также усиление кооперации можно обеспечить более быстрое выполнение работы. Обязанность по соблюдению стандартов и увеличению кооперации лежит на руководителях [1].
Документы с помощью бизнес процессов
В данной работе рассмотрена необходимость применения в анализе хозяйственной деятельности малых предприятий важнейшей категории процессного подхода — бизнес-процесса.
В настоящее время существует множество определений и интерпретаций понятия бизнес-процесса. К основным из них относятся [2]:
‒ это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей;
‒ это любая организованная и устойчивая деятельность внутри предприятия, которая преобразует какие-либо объекты по каким-либо правилам;
‒ это ряд определенных, поддающихся измерению задач, выполняемых людьми и системами, которые направлены на достижение заранее запланированного результата.
Одним из управления предприятия выступает процессное управление. Оно характерно для крупных предприятий поскольку из-за больших объемов производства дает возможность оптимизировать систему управления, сосредоточить управления на стратегических процессах, так же позволяет применить систему показателей и критериев оценки результативности управления.
Необходимость управления на малых предприятиях, штат сотрудников которых едва достигает несколько десятков человек, где все функции организации и управления принадлежат одному человеку — директору. Экономический анализ и тем более документирование бизнес-процессов на предприятиях, зачастую не проводится из-за довольно прозрачной хозяйственной деятельности предприятия. Однако и на предприятиях малого бизнеса переход на управления процессами может дать положительный эффект.
Бизнес-Процесс согласования документов или Листы согласования В Битрикс24
Предполагается, что с введением в анализ производственно-хозяйственной деятельности категории бизнес-процесс, у нас появляется возможность представить производственную деятельность компании как бизнес-систему. В этом случае, последующий производственный процесс становится клиентом предшествующего процесса и достигается согласование взаимных интересов [3].
Описание бизнес-процесса в отличие от описания технологического процесса не должно быть представлено в виде обрисовки некоторой последовательности работ. При документировании бизнес-процесса важно уделить внимание [4]:
‒ ресурсам, которые необходимы для его выполнения и определяют стоимость;
‒ рабочей нагрузке на действие, которая определяет его производительность;
‒ уровню нанесения возможного ущерба при выполнении действия, который определяет риски.
Для бизнес-процесса следует обусловить необходимые элементы, такие как [5]:
- ценность как для компании в целом, так и для внутренних и внешних клиентов;
- владельца бизнес-процесса;
- ресурсы и технологию;
Проанализируем бизнес-процессы малого предприятия, которое реализует и устанавливает натяжные потолки в Оренбурге с 2015 года. Бизнес-процессы представлены на рисунке 1.
Нормативно-правовую базу при описании всех процессов и подпроцессов составляют следующие документы:
‒ гражданской кодекс РФ;
‒ положение о рекламе;
‒ положение о конфиденциальной информации;
‒ положение о общедоступной информации.
Рис. 1. Бизнес-процессы
Учитывая, что на рынке натяжных потолков функционирует множество малых и средних предприятий, то для данного бизнеса весьма актуальной является проблема привлечения клиентов. В связи с этим при анализе и моделировании бизнес-процессов предприятия особое внимание рекомендуется уделять процессу маркетинга и продаж. В бизнес-процессе маркетинга и продаж рекомендуется выделить следующие подпроцессы:
‒ определение емкости рынка;
‒ планирование рекламной деятельности;
Декомпозируем подпроцесс планирования рекламной деятельности (рисунок 2). Модель бизнес-процесса «планирование рекламной деятельности» построена с помощью методологии IDEF0, которая используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции [6].
Основы документирования бизнес-процессов
Общее правило документирования бизнес-процессов: если вы хотите внести улучшения в некоторый объект, то прежде всего надо знать его текущее состояние. Это правило работает и при совершенствовании бизнес-процесса. Если вы не знаете, что представляет собой рассматриваемый процесс и как он функционирует, то будет очень трудно установить, какие начинания нужно инициировать и дадут ли они эффект в конечном итоге. Таким образом, документирование данного процесса — первый шаг в любой деятельности по совершенствованию.
Документирование бизнес-процесса в принципе может возникнуть в два разных момента времени:
1) шаг за шагом в связи с проектами, включающими конкретный процесс; или 2) все сразу в начале общего «путешествия за совершенствованием».
Если выбран первый способ, то процесс не документируется до тех пор, пока
не начат проект или иная работа по его совершенствованию. Документирование процесса в таких случаях будет первым действием по реализации проекта. Оно служит нескольким целям:
• общему пониманию в команде совершенствования сути рассматриваемого
процесса: его действий, результатов, пониманию того, кто персонально осуществляет его различные шаги;
• определению масштаба процесса как его границ со смежными процессами;
• если надо, можно выделить в основном процессе более частные проблемы.
Этот подход хорошо зарекомендовал себя на практике. Сначала не надо документировать многие процессы. Это можно сделать потом, когда потребуется.
Такой подход, видимо, предпочтителен для малых организаций с ограниченными ресурсами, а также для предприятий с быстро меняющимися бизнес-процессами.
Если выбран второй способ — «путешествие за совершенствованием», то к решаемой проблеме нужно отнестись глобально. Приходится документировать все или подавляющее большинство бизнес-процессов, т.е. придется рассмотреть от 15 до 100 различных бизнес-процессов. Понятно, сразу все процессы, протекающие на предприятии, изучить невозможно. Проблема заключается в том, чтобы документировать самые важные из них. Второй способ документирования имеет следующие преимущества:
• В работу вовлекается большое число сотрудников. У них формируется положительное отношение к улучшениям и часто создается мотивация. Это полезно для последующих проектов.
• На основании такого опыта высшее руководство составит правильное представление об организации и о потребности в конкретных проектах по совершенствованию. Выполненная работа помогает создать требуемую базу для определения приоритетов в соответствии с общей структурной схемой совершенствования предприятия.
• Рассмотрение отдельных процессов в ходе их документирования позволяет
выделить узкие места, которые следует «расшивать».
Прежде чем начать документирование бизнес-процесса, убедитесь в том, что
этот процесс идентифицирован. В ряде случаев это может оказаться непростой задачей, так как не всегда очевидно, в каком именно процессе задействован тот или иной отдел предприятия, имеющего структуру, выстроенную по функциональному принципу.
Первый и самый простой подход — составить список всех бизнес-процессов, которые предположительно имеют ключевое значение для организаций. Эта работа часто основывается на уже существующих, ранее составленных описаниях процессов или процедурах, выполненных в свое время, например, для сертификации предприятия в соответствии со стандартом ИСО 9000 или для других целей.
Второй, более плодотворный и систематический подход — выделение следующей последовательности элементов:
• стратегия предприятия, которая определяется и формируется:
• заинтересованными сторонами (т.е. организациями, институтами или частными лицами, имеющими легитимный интерес к организации ее бизнес-
• имеют определенные ожидания в отношении продукции или услуг, поставляемых организацией благодаря:
• бизнес-процессам, с помощью которых производят эту продукцию и услуги, а также поддержку и возможность их производства.
После того, как были определены ключевые бизнес-процессы, можно приступать к реальной работе по документированию каждого отдельного процесса. При документировании процесса может пригодиться следующая двухшаговая процедура:
1) Дайте определение процессу и опишите его качественно. Желательно с использованием анализа, который называется картированием взаимосвязей. Это предполагает ответы на вопросы вроде:
a) Кто потребитель бизнес-процесса и что служит его выходом?
b) Кто поставщик этого процесса и что служит его входом?
c) Какие требования предъявляются ко входу и выходу этого процесса?
d) Каков внутренний поток действий этого процесса?
2) Нарисуйте блок-схему процесса.
Существуют следующие методы документирования
a) картирование взаимосвязей;
b) блок-схема процесса;
c) межфункциональная блок-схема;
d) многоуровневая блок-схема.
Прежде чем начать вычерчивание детальной блок-схемы процесса, часто надо создать более общую картину того, кто участвует в процессе и как они взаимодействуют друг с другом и с окружающим миром. Это особенно важно сделать для более глобальных и более сложных процессов, в которых участвует большое число сотрудников или отделов. Возьмем для примера документирование процесса, который включает в себя получение заказа и доставку товаров потребителю. И в этом случае может оказаться весьма сложным упорядочить отдельные стадии этого процесса. Составление карты взаимосвязей — первый шаг в этой работе.
Рис. – Пример карты взаимосвязей
В отличие от блок-схемы в ее обычном понимании карта взаимосвязей не учитывает производимые действия или их последовательность. Чтобы составить такую карту, нужно на чистом листе бумаги изобразить различные ячейки, отделы и отдельных сотрудников, которые, как ожидается, принимают участие в рассматриваемом процессе или оказывают на него влияние.
Так, будет логично, если участниками процесса получения заказа и доставки товаров потребителю окажутся отдел продаж, плановый отдел, производственный отдел и отдел снабжения, а также заказчики и поставщики. Более того, можно себе представить, что задействованными окажутся также финансовый отдел и сторонние транспортные компании. Как правило, схему составляют с запасом, излишние звенья сами собой со временем отпадут. Можно составить несколько карт для разных уровней.
Тогда рассмотрение каждого отдела на более низком уровне можно выполнить на отдельной схеме, чтобы не загромождать карту более высокого уровня.
После установления состава потенциальных участников процесса, каждая взаимосвязь между ними анализируется для определения типа. Разные типы стрелок подходят для этой цели. Те элементы карты, что в конце концов окажутся без связей с другими элементами, исчезнут с карты. Таким образом, в конечном итоге перечерченная карта позволит получить общее представление о взаимосвязях между участникам процесса и заинтересованными сторонами.
Рис. – Пример карты взаимосвязей
Блок-схема представляет собой графическое описание потока действий в бизнес-процессе. Ценность блок-схемы заключается в том, что обычно гораздо проще понять что-либо, рассматривая графическое представление объекта, чем изучая его словесное описание.
Рис. – Блок-схема процесса поставки
Обычная блок-схема главным образом показывает, какие действия происходят в процессе. Межфункциональная блок-схема дает дополнительную возможность установить, кто выполняет то или иное действие, к какому функциональному отделу принадлежат исполнители.
Такой дополнительной информацией служит, например:
• текущее время процесса;
• затраты на текущий момент времени;
Таким образом, построение межфункциональной блок-схемы может дать гораздо больше информации, чем просто определение последовательности
Рис. – Пример межфункциональной блок-схемы
Если рассматриваемый процесс длительный и сложный или много дополнительной информации размещается на листе, то такую блок-схему будет трудно читать.
Ситуацию можно исправить, если разбить всю схему на несколько иерархических уровней. Этот прием можно использовать как для обычных блок-схем, так и для межфункциональных блок-схем.
Суть дела в том, что на верхнем (нулевом) уровне следует показывать только
основные действия. Основным действиям на схеме нулевого уровня обычно дают двузначные номера: 1.0, 2.0 и т. д. (В этом обозначении первая цифра — номер операции, а вторая — номер уровня.). Блок-схема нулевого уровня дает представление о всем процессе целиком, при этом главные аспекты не усложняются второстепенными деталями.
Рис — Блок-схема нулевого уровня
Для каждого из основных действий, которое нужно представить более детально, строят блок-схему более низкого уровня. Например, для основного действия Доставка (3.0) более детальная блок-схема первого уровня показана на рис.
Рассмотрение схемы логически связано с позицией 3.0 на схеме нулевого уровня.
На схеме первого уровня позиции нумеруются соответственно: 3.1, 3.2 и т.д. Если надо произвести дальнейшую детализацию схемы, то легко добавить новые уровни рассмотрения.
Рис. – Блок-схема первого уровня для операции «Доставка»
Таким образом, используя эту методику, можно представить весь процесс це-
ликом только с помощью блок-схемы нулевого уровня. Когда надо, детали для отдельных действий процесса можно пояснить с помощью блок-схем низших уровней. Это делает методику очень мощной, так как в ней соединяется наглядность представления информации с любой степенью детализации, где надо.
Воспользуйтесь поиском по сайту:
studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2023 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.009 с) .
Источник: studopedia.org
Азы автоматизации бизнес-процессов в системе документооборота (СЭД)
За тривиальным термином “документооборот” скрывается множество болей, которые менеджеры и управленцы во всех отраслях бизнеса испытывают ежедневно. Сегодня каждая концепция управления бизнесом диктует автоматизацию документооборота: проанализировать труднодоступные и неполноценные результаты операций практически невозможно, а управление без анализа теряет всякую смысловую нагрузку.
Основные бизнес-проблемы документооборота
Проблемы не автоматизированного бизнес-процесса документооборота организации могут повлиять как на работу отдельного сотрудника, так и в последствии на репутацию компании в целом — достаточно небольшой оплошности в виде потери документа или малейшего искажения информации. Среди подобных проблем не автоматизированного документооборота часто встречаются:
- высокая стоимость обработки каждого документа;
- частая потеря документов;
- утечка информации;
- искажение информации;
- задержки в принятии решений;
- медленное движение документов — переоцененная загрузка персонала;
- репутационные и юридические риски.
Бизнес-процессы документооборота
Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного документооборота (СЭД) начинается с оценки логики документооборота компании. Логика документооборота в целом зависит от сферы бизнеса, учитывая специфику бизнес-процессов организации, однако есть общие бизнес-процессы электронного документооборота, которые применимы практически в каждом бизнесе:
- утверждение документов
- сбор отзывов по документам
- подготовки документов, согласования, исполнение (внутренние документы и документы для контрагентов)
- прием документов, поступающих в организацию;
- их первичная обработка;
- составление, согласование и оформление;
- операции с исходящими документами;
- отправка исходящих и направление в дело внутренних документов;
- предварительное рассмотрение документов;
- регистрация документов и распределение;
- информационно-справочная работа;
- составление, согласование и оформление документов;
- подобные операции с внутренними документами.
Преимущества автоматизированного документооборота
- Прозрачность работы: бизнес-процессы документооборота организации в этом случае позволяет менеджменту контролировать статусы документов на каждом этапе их изменения. Помимо контроля и существуют все возможности управления: в частности становится просто и быстро вызвать любой требуемый документ с полной информацией о его истории.
- Централизованное управление взаимоотношениями с клиентами и поставщиками за счет хранения и ведения файловой истории. Например, при возникновении инцидента достаточно пары кликов, чтобы поднять историю блока документов и проследить корреляцию.
- Возможность удаленного доступа, что позволяет избежать торможение в процессах.
- Безопасность информации и документов выводится на качественно другой уровень: поскольку управление электронным документооборотом централизованно, база данных позволяет делать резервные копии документов, что значительно снижает возможность потери информации, как случайно, так и умышленно.
- “Бережливое производство”, а также экономия времени и пространства. То есть автоматизация документооборота дает возможность избавиться от, например, бесконечных, и главное — ненужных распечаток, что есть ни что иное как потеря ресурсов. Документы и файлы могут быть безопасно удалены по истечении срока их хранения, в зависимости от статуса и актуальности информации. Автоматизация документооборота на уровне корпоративной культуры без сомнения отвечает самым эффективным и принятым по всему миру моделям стратегического управления — такие перемены в компании окажут положительное воздействие на отношение сотрудников к статусности компании, смогут выше оценить HR-бренд организации, а значит, работать с большей отдачей.
- Повышение удовлетворенности и эффективности сотрудников и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесс, поскольку автоматизируются как правило рутинные функции. Для топ-менеджмента инвестиции в эффективную автоматизацию быстро окупаются еще и за счет освобождения времени сотрудников для более сложных и маржинальных задач.
Проверенные подходы к автоматизации документооборота
Когда компания озадачивается автоматизацией и оптимизацией элктронного документооборота, зачастую применяется одна из доступных на рынке систем электронного документооборота (СЭД), как специализированное программное решение. При этом упускаеся тот факт, что обработка документа в большинстве случаев является только элементом бизнес-процесса компании и для ощутимого улучшения эффективности бизнеса не достаточно оптимизации одного элемента, пусть и важного.
Прагматичный и компетентный подход предполагает более масштабный подходят к вопросу оптимизации и внедрение системы управления бизнес-процессами (BPMS), которая помимо хранения и поиска документов в информационной системе и автоматизации документооборота позволит автоматизировать бизнес-процессы, в которых документ не является основой процесса.
Гибкое решение для электронного документооборота на базе платформы Comindware позволяет создать единую систему для управления бизнес-процессами и документами, включая связанные дискуссии и задачи.
Узнайте больше о достоинствах платформы Comindware для специфики вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!
Заказать звонок
Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.
Источник: www.comindware.ru