Документы в личном деле ИП

Внутренняя опись личного дела работника: общая информация

Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.

Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:

• трудовой договор;
• автобиография;
• приказ о приеме на работу;
• копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
• приказы о повышении квалификации;
• характеристики;
• документы, связанные с аттестацией;
• иные.

Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.

Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.

Как оформить личное дело работника?

Как правильно сформировать личное дело муниципального служащего

В «Автобиографии» должны быть освещены следующие вопросы: Фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), дата составления «Автобиографии» и подпись работника. 3. Лист ознакомления с материалами личного дела подшивается в конце личного дела и состоит из надписей «С личным делом ознакомлен, Дата, подпись». На оборотной стороне листа делаются отметки о проверке личного дела, состоящие из записи «Личное дело проверено. Дата, подпись». 4.

Личное дело — правила ведения

Личные дела работников хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Приложение 1 к положению о порядке ведения личных дел муниципальных служащих в администрации Красноватрасского сельсовета Спасского муниципального района Нижегородской области АНКЕТА(заполняется собственноручно) Местодляфотографии 1. Фамилия Имя Отчество 2. Если изменяли фамилию, имя или отчество,то укажите их, а также когда, где и по какой причине изменяли 3.

⚡️ Разбор ЕНС в личном кабинете ИП

Число, месяц, год и место рождения (село, деревня, город, район, область, край, республика, страна) 4. Гражданство (если изменяли, то укажите, когда и по какой причине, если имеете гражданство другого государства – укажите) 5.

Как правильно формировать личное дело муниципального служащего

Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:

• заявление на увольнение;
• копия приказа об увольнении;
• документы об увольнении в связи с внешним переводом;
• свидетельство о смерти сотрудника.

Как правильно оформить личное дело Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования.

Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего

Внимание Классный чин федеральной гражданской службы, дипломатический ранг, воинское или специальное звание, классный чин правоохранительной службы, классный чин гражданской службы субъекта Российской Федерации, квалификационный разряд государственной службы, квалификационный разряд или классный чин муниципальной службы (кем и когда присвоены) 9.

Были ли Вы судимы, когда и за что (заполняется при поступлении на государственную гражданскую службу Российской Федерации) 10. Допуск к государственной тайне, оформленный за период работы, службы, учебы, его форма, номер и дата (если имеется) 11.

Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.).

Ардатовского муниципального района

Обязанности специалиста администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области, ответственного за ведение и хранение личных дел муниципальных служащих По ведению и хранению личных дел муниципальных служащих специалист администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела муниципального служащего и их сохранность; В недельный срок вносит в личное дело муниципального служащего сведения обо всех изменениях сведений, подлежащих внесению в личное дело муниципального служащего в соответствии с настоящим Порядком. Осуществляет передачу личных дел уволенных муниципальных служащих в соответствии с настоящим Порядком.

Осуществляет хранение личных дел муниципальных служащих.

Статья 30. порядок ведения личного дела муниципального служащего

Личное дело муниципального служащего оформляется в недельный срок после поступления гражданина на муниципальную службу. 9. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются.

Сведения, которые должны содержаться в описи

Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:

1. Порядковый номер документа.
2. Дата его принятия.
3. Номер.
4. Название.
5. Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
6. Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
7. Количество документов, содержащихся в деле.
8. Сведения о количестве листов описи.
9. Должность и данные о составителе, его подпись.
10. Дата, когда опись составлялась.

Личное дело муниципального служащего образцы документов — СИЗ, нормы, инструкции

Плешкова Елена Викторовна 64 Плякина Татьяна Александровна 65 Погорелова Ольга Викторовна 66 Полева Надежда Ивановна 67 Полуполтинных Татьяна Ивановна 68 Потапчук Антон Викторович 69 Рослякова Наталья Викторовна 70 Рубцова Юлия Николаевна 71 Слакаева Галина Федоровна 72 Саркисян Анаит Рубиковна 73 Северинова Наталья Михайловна 74 Седова Елена Николаевна 75 Семенова Ирина Александровна 76 Скуратович Алексей Георгиевич 77 Степанова Светлана Алексеевна 78 Тарасенко Дарья Ивановна 79 Томчанина Лилия Игоревна 80 Фатеева Татьяна Ивановна 81 Федорова Анна Степановна 82 Феоктистова Елена Анатольевна 83 Харламова Елена Анатольевна 84 Цветкова Валентина Александровна 85 Чугункова Анна Вячеславовна 86 Чугунова Татьяна Николаевна 87 Шапошникова Людмила Васильевна 88 Шубина Татьяна Ивановна 89 Шугаева Наталья Алексеевна 90 Щербакова Татьяна Васильевна 91 Ярметова Фаинат Рафиковна Сокращения: Л.Д.

Пример акта передачи дел | образец

Внимание Акт приёма передачи кадровой документации Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.Оформляется документ так:

• прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
• вставляется гриф утверждения директора;
• пишется – кто кому передаёт документы;
• заполняется таблица;
• проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут. В таблицу можно занести столбцы:

• номер подпункта;
• название документа (или дела);
• количество листов;
• период времени документов;
• данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

Формирование личных дел работников: особенности, наполнение

Личное дело сотрудника представляет собой подборку документов, собранных в одну папку, которые содержат информацию непосредственно о работнике (персональные данные) и о его трудовой деятельности (в т.ч. обучении, повышении квалификации и т.п.). Вся документация, помещаемая в личное дело, должна быть систематизирована, а папка подписана. После увольнения сотрудника в неё помещается соответствующий приказ, все бумаги подшиваются, составляется их опись, затем всё передается на архивное хранение. Отвечает за процесс специалист отдела кадров.

Ведение личных дел не для всех организаций и предприятий является обязательным по законодательным требованиям. Но большинство компаний всё-таки ведут такую работу, понимая, что достоверная информация о сотрудниках может понадобиться в любой момент. К числу же тех категорий работников, на которых законом требуется заведение Личного дела, относятся:

• госслужащие (чиновники разных рангов, от федерального уровня до местных органов власти);
• научные работники;
• представители педагогической сферы;
• сотрудники силовых структур;
• работники таможенной службы;
• военнослужащие.

Персональные данные из личного дела: как не нарушить закон при работе с ними?

Владение полной информацией о сотрудниках – это в интересах руководителей многих предприятий и коммерческих фирм. Работа по ведению личных дел и ответственность за сохранение конфиденциальной информации организовывается на основании внутреннего нормативного документа. Собранная и систематизированная информация в любой момент доступна руководству, что удобно, а также можно быстро найти требующиеся данные по запросу на их предоставление от внешних структур, например:

• от банка, в который этот сотрудник обратился для кредитования;
• от консульства, в которое поступило обращение на открытие визы;
• от правоохранительных органов и т.д.

Содержание в личном деле ряда документов позволяет при наличии соответствующих оснований назначить работнику льготу или какие-то выплаты быстро и без предоставления дополнительных справок.

В этой папке хранятся паспортные данные, анкеты, фотографии, копии других личных документов, карточки и т.п. Это персональная информация. Она охраняется законом. Работать с ней нужно максимально осторожно, чтобы не нарушить ФЗ №152 от 27 июля 2006 г.

Важно помнить, что обрабатывать персональную информацию и хранить её можно лишь когда выполняются 3 условия:

• сотрудник предоставил письменно согласие на обработку его персональных данных и заверил его своей подписью;
• в согласии указаны цели обработки;
• содержащаяся в личном деле персональная информация достаточна для реализации указанных целей, но не является избыточной (например, копия свидетельства о разводе в данном случае является лишней, её хранение в личном деле не оправдано).

Меры взысканий за нарушение правил работы с персональными данными

Если работодатель нарушает требования Федерального закона и требует с сотрудника персональные данные, которые не касаются возможности работать на этом рабочем месте, собирая в личном деле лишнее, то согласно КоАП на него может быть наложен штраф.

На работодателя будут неизбежно наложены штрафные санкции, если тот пользуется и хранит персональные данные своих сотрудников, не имея на это их письменного согласия.

Также штраф может быть наложен на работодателя, если тот не отвечает своевременно работнику о хранящихся в компании персональных данных последнего. По этому поводу ответственность установлена КоАП в ст. 13.11 ч.5.

Правила формирования личных дел

По формированию личных дел есть соответствующие требования законодательства, которые следует соблюдать, чтобы избежать наложения контролирующими органами санкций.

В обязательном порядке принимая сотрудника на работу и получая от него документы с личными данными, необходимо прежде всего взять у него письменное разрешение на пользование ими. Только после этого можно формировать и наполнять личное дело, и согласно правилам кадрового делопроизводства, оно должно правильно оформляться:

1. Титульный лист. На нём в верхней части указывается название организации (предприятия, фирмы), структурное подразделение. Далее посередине строки – «Личное дело №_» и полностью фамилия, имя, отчество. Внизу оставляют место для итоговой записи о количестве листов при передаче на архивное хранение и отмечают срок (75 лет).
2. Внутренняя опись. Она делается в виде таблицы, с графами о названиях документов и номерах страниц, которые они получили по расположению.
3. Подборка документации, касающейся сотрудника.
4. Лист с заверительной надписью (его оформляют при подготовке к архивному хранению, проставляя фактическое количество страниц, делая отметки о повреждениях или наличии крупноформатных листов, конвертов, внизу с подписью сотрудника отдела кадров, формировавшего дела).

Юристы по сопровождению бизнеса нашей компании помогут вам корректно подготовить и вести личные дела сотрудников.

Источник: bonteq.ru