Ответ: В ситуации, когда индивидуальный предприниматель самостоятельно ведет трудовые книжки своих работников, на наш взгляд, целесообразно руководствоваться нормами ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), в соответствии с которыми в состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При этом в данном случае допустимо не указывать должность или привести вместо нее словосочетание «Индивидуальный предприниматель».
Как правильно ставить подпись на документах
Обоснование: Обязанность ведения трудовых книжек работников, трудящихся у индивидуального предпринимателя, установлена ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса РФ.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).
В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
В п. 35 Правил установлено, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил).
Действующие нормативно-правовые акты не устанавливают особенности заверения записей в трудовой книжке; в частности, ими не уточнено, правомерно ли проставление подписи и только фамилии без инициалов, а также следует ли указывать должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек.
Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Вместе с тем необходимо уточнить, что положения ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (далее — ОКУД), к которым трудовая книжка не относится. Кроме того, требования данного ГОСТ являются рекомендуемыми (разд. 1).
Вебинар «Бухгалтер ИП»
На наш взгляд, несмотря на то что положения ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, включенные в ОКУД, к которым трудовая книжка не относится, и требования данного ГОСТ являются рекомендуемыми (разд. 1), в рассматриваемом случае целесообразно руководствоваться данными положениями как общепринятыми.
Полагаем, что в данной ситуации допустимо как неуказание должности в принципе, так и приведение вместо должности словосочетания «Индивидуальный предприниматель».
Е.А.Чершинцева
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
17.12.2014
Источник: enterfin.ru
Может ли счет-фактуру подписывать за бухгалтера и руководителя лицо по доверенности?
Подписывают счет-фактуру директор и главбух или другие работники, уполномоченные приказом или доверенностью (ст. 169 НК РФ).
Как предоставить право подписи счетов-фактур от имени организации
Наделить правом подписи счетов-фактур за руководителя и главного бухгалтера организации можно других сотрудников организации или лиц, не состоящих в штате. Для этого нужно составить приказ по организации (иной распорядительный документ) или доверенность от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Если счета-фактуры подписывают руководитель и главный бухгалтер, никаких дополнительных документов оформлять не нужно.
Кто имеет право подписи счетов-фактур от имени организации
Счет-фактуру от имени организации подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо иные лица, которым предоставлены такие полномочия (п. 6 ст. 169 НК РФ). Это могут быть как другие работники организации, так и те, кто в ней не работает.
Счет-фактура может быть подписан одним лицом как за руководителя, так и за главного бухгалтера, если лицо уполномочено на это (Письма Минфина России от 24.07.2019 N 03-07-11/55067, от 21.10.2014 N 03-07-09/53005).
Счет-фактуру в электронной форме нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (иного уполномоченного лица). В этом случае показателя «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» в счете-фактуре не будет (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 8 Правил заполнения счета-фактуры).
Доверенность на подписание счетов-фактур от имени юрлица оформите в простой письменной форме. Не нужно заверять ее нотариально. Составить ее несложно.
Укажите в ней дату и место составления, реквизиты вашей организации, данные лица, которому вы выдаете доверенность, и его полномочия.
Доверенность подписывает руководитель организации или другое лицо, которое имеет право выдавать доверенности от имени организации.
Доверенность от имени ИП нужно заверить у нотариуса. Правила ее составления такие же, как для организации. Составлять ее самому не обязательно. Это может сделать нотариус.
В Приложении к ответу Вы найдете:
Источник: www.elcode.ru
Право подписи генерального директора за главного бухгалтера
Когда директор вправе подписывать бумаги за главбуха
В законе о бухгалтерском учете указано, может ли генеральный директор подписывать за главного бухгалтера, — да, гендир вправе визировать документацию за главбуха (ч. 1 ст. 7 402-ФЗ). Руководитель организует ведение бухучета в учреждении и обладает правом подписи всех бумаг. Эти права не требуется дополнительно подтверждать документально.
Это подтверждает и законодательство об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью. В нормативах закреплено, имеет ли право директор подписывать документы за главного бухгалтера, — да, гендир без доверенности действует от имени организации и в ее интересах (п. 2 ст. 69 208-ФЗ от 26.12.1995, п. 3 ст. 40 14-ФЗ от 08.02.1998).
То есть единоличный исполнитель вправе издавать распоряжения и подписывать любую документацию организации, в том числе бухгалтерскую.
Гендиректор вправе расписываться на всех организационных бумагах. В Гражданском кодексе закреплено, может ли главбух подписывать документы за генерального, — не всегда (п. 1 ст. 845 ГК РФ). Главный бухгалтер имеет возможность расписаться в счете-фактуре по доверенности или приказу о наделении правом подписи.
А вот финансовые и расчетные документы главбух подписывать не вправе — ему доступна только вторая подпись. Платежные поручения и расчетные бумаги первым визирует только гендиректор (Инструкция ЦБ РФ №28-И от 14.09.2006, письмо Ассоциации российских банков №А-02/5-245 от 14.05.2007, письмо ЦБ РФ №31-1-6/1244 от 14.06.2007).
Когда придется узаконить
В 402-ФЗ указано, нужен ли приказ, чтобы генеральный директор подписал за главного бухгалтера, — нет, если гендир или ИП самостоятельно ведет бухучет в организации. Если же по штатному расписанию предусмотрена должность главного бухгалтера и он работает в учреждении, то право на вторую подпись принадлежит финансовому специалисту. В этом случае на документах необходимо ставить две подписи.
В первую очередь это касается счетов-фактур и товарных накладных. Если организация претендует на налоговый вычет по НДС, она представляет в налоговую инспекцию оригиналы счетов-фактур с выделенным налогом (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина №03-07-09/42854 от 27.08.2014). Их подписывают и гендиректор, и главбух.
Если директор подписал счет-фактуру за главного бухгалтера при его фактическом наличии в учреждении, налоговики направят запрос на разъяснения. Правомерность визирования подтвердит распоряжение о наделении правом подписи.
Есть и другая ситуация, когда гендиректор фактически выполняет функции бухгалтера. В таком случае при двух одинаковых визах в счете-фактуре у налоговиков нет причин отказать в вычете (постановление ФАС Северо-Кавказского округа №Ф08-6533/2008 по делу №А53-2656/2008-С5-14 от 29.10.2008, постановление ФАС Северо-Кавказского округа по делу №А53-17547/2008-С5-23 от 03.06.2009).
В счете-фактуре отсутствует подпись главного бухгалтера ~ Можно ли принять к вычету НДС?
Налоговики часто отказывают организациям в принятии НДС к вычету, ссылаясь на отсутствие в счете-фактуре подписи главного бухгалтера. Приходится признать, что в большинстве случаев они поступают законно. Впрочем, есть и нюансы.
Требование о наличии подписи главного бухгалтера содержится в пункте 6 статьи 169 НК РФ (разъяснение позиции налоговой, в частности, содержится в Письме УФНС России от 25.05.2007 г. N 19-11/048795).
Если налогоплательщик принял к вычету НДС на основании таких неподписанных счетов-фактур, то налоговые органы потребуют его восстановить и уплатить в бюджет, применяя штрафные санкции (п. 1 ст. 122 НК РФ).
Кроме того, налогоплательщик будет обязан уплатить пени за каждый календарный день просрочки с неуплаченного НДС в размере 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ (п. 4 ст. 75 НК РФ).
Итак: по общему правилу принять к вычету НДС по счету-фактуре, в котором отсутствует подпись главного бухгалтера, нельзя.
Нет правил без исключения
Хозяйственная жизнь, зачастую, оказывается сложнее чем конструкция, описанная Налоговым кодексом.
Практика выявила следующие исключения из нашего общего правила.
- Счет-фактура выставлен индивидуальным предпринимателем. Если счет-фактура выставлен ИП с указанием реквизитов о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя, подписи бухгалтера в документе быть не должно. ИП не ставит подпись вместо главного бухгалтера — строка остается пустой. Впрочем, наличие «лишней» подписи за главного бухгалтера не будет являться основанием для отказа в вычете.
- Счет-фактура подписан другим уполномоченным лицом. Счет-фактура может быть подписан за главного бухгалтера лицом, уполномоченные на это приказом, иным распорядительным документом по организации или доверенностью.
Так как и (Налоговый кодекс Статья Налоговый кодекс) Правила учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость не предусматривают изменений и дополнений реквизитов формы счета-фактуры, вносить сведения о должности уполномоченного лица организации и реквизиты соответствующей доверенности не нужно. Но если в счете-фактуре присутствуют дополнительные реквизиты для лиц, уполномоченных его подписывать (например, указаны реквизиты доверенности), то такая счет-фактура считается оформленной без нарушений; - Руководитель и бухгалтер – одно лицо. Если руководитель фирмы и главный бухгалтер — одно лицо, тогда он будет подписывать счета-фактуры одинаковой подписью в полях «подпись руководителя и главного бухгалтера». Это возможно на основании соответствующего приказа следующего содержания: «Я, генеральный директор, возлагаю на себя обязанности главного бухгалтера…» Подпись за главного бухгалтера в этом случае обязательна.
Ошибочно проставленную подпись в счете-фактуре можно исправить. Порядок внесения изменений в счета-фактуры регламентирован п. 29 Правил. Такие исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправлений. Своевременное исправление выявленных нарушений в оформлении счетов-фактур не может служить основанием для отказа в применении налоговых вычетов по НДС при условии добросовестности действий налогоплательщика.
Если исправления внесены в другом налоговом периоде, то НДС по такому счету-фактуре можно будет принять к вычету в том налоговом периоде, в котором внесены исправления (Письмо Минфина России от 22.03.2006 N 03-04-11/61).
Согласно требованию абзаца 2 пункта 7 Правил, организация при внесении исправлений в счета-фактуры оформляет дополнительный лист книги покупок за квартал, в котором НДС по счету-фактуре была неправомерно принят. В таком дополнительном листе делается запись об аннулировании неправильно заполненных счетов-фактур. Именно отсюда возникает необходимость сдать уточненную декларацию по НДС. Организации во избежание штрафных санкций следует доплатить НДС и, если необходимо, пени.
Однако существует арбитражная практика, по которой НДС по исправленному счету-фактуре принимается не на дату внесения исправления, а в периоде совершения хозяйственной операции:
- Постановление ФАС СКО от 30.04.2009 г. № А32-8442/2008-33/107
- Постановление ФАС МО от 21.02.2008 г. № КА-А41/627-08)
Итак, к заполнению подписи счета-фактуры необходимо относиться очень аккуратно. При необходимости можно исправить ситуацию, внеся исправление в том же налоговом периоде, что и совершение хозяйственной операции. Это позволит избежать споров с налоговой.
- Статья 169 НК РФ. Счет-фактура
- Росздравнадзора от 14.06.2005 N 01И-263/05
- Статья 122 НК РФ. Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора, страховых взносов)
- Статья 75 НК РФ. Пеня
- (Налоговый кодекс Статья Налоговый кодекс)
- Правила учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость
- Письмо Минфина России от 22.03.2006 N 03-04-11/61
- Рособрнадзора от 11.06.2004 N 01-17/05-01
- «РД 153-39.0-064-00. Нормы времени на геофизические услуги в горизонтальных скважинах, пробуренных на нефть и газ»
Как узаконить
Если в учреждении есть главбух, но документы за него подписывает руководитель, подготовьте распоряжение о наделении правом подписи.
Вот как оформить приказ, по которому генеральный директор подписывает за главного бухгалтера первичные документы:
- Укажите наименование организации.
- Внесите основные реквизиты приказа — номер, дату, место выпуска.
- Озаглавьте приказ.
- Опишите причину издания распоряжения.
- Укажите основания для передачи полномочий — законодательные нормы.
- Определите сотрудника (директора), которому передают полномочия на подписание бухгалтерских бумаг. Визу отдельно подтверждают в приложении к распоряжению.
- Завизируйте приказ у руководителя и поставьте печать.
Образец приказ о наделении директора правом подписи за главбуха:
Скачайте бесплатно образец приказа от КонсультантПлюс.
Право второй подписи главбуха — что это такое
Право второй подписи главбуха — это полномочие на подписание определенных документов компании в условиях наличия первой подписи — руководителя или иного уполномоченного на эту процедуру сотрудника.
Кто по мнению налоговых органов вправе подписывать первичные учетные документы и как они контролируют эти полномочия при проверках, узнайте в Путеводителе от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
В настоящее время такими полномочиями главбуха может наделить только первое лицо фирмы — ее руководитель. Осуществить он это может 2 способами:
- составить приказ, указав в нем виды документов, право подписания которых предоставляется, и срок действия делегированных полномочий;
- оформить предоставленное главбуху право второй подписи доверенностью, прописав в ней обозначенные выше нюансы.
Как выглядят указанные распорядительные документы (на примере наделения полномочиями по подписанию счетов-фактур) — смотрите на нашем сайте:
- «Образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур»;
- «Образец доверенности на право подписи счетов-фактур».
Что делать, если в документе две визы
Полномочия на подписание организационной документации определяются учредительными документами и приказами. В 402-ФЗ указано, что делать, если директор и главный бухгалтер одно лицо, как подписывать документы, — требуется выпустить распоряжение о том, что гендиректор принимает ведение бухучета на себя (п. 3 ст. 7 402-ФЗ).
Проблем с подписанием отчетности в таком случае не возникнет. Бухгалтерские отчеты принимаются при наличии визы руководителя (ст. 13 402-ФЗ, постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа №Ф03-6116/2018 по делу №А73-8993/2018 от 05.02.2019). В бухгалтерском балансе и других итоговых формах главбух не расписывается (приказ Минфина №57н от 06.04.2015).
В налоговых декларациях расписывается только гендиректор. А в карточке образцов подписей для банка возле реквизитов второго лица ставят прочерк.
Источник: novapochta.ru
