Должен ли ИП вести табель учета рабочего времени на работников

Далеко не все знают, как составить табель учета рабочего времени. А значит, будет актуальна информация по этому поводу. Рассмотрим основные правила, которые стои выполнить в 2023 году.

Сотрудник отдела кадров или бухгалтер каждый день должен заполнять табель учета рабочего времени.

Если у человека имеется опыт, то такой процесс не будет затруднительным. Но вот новичкам сложно разобраться, куда и что писать.

Законодательство Российской Федерации содержит все необходимые нормы, которых следует придерживаться при заполнении такого документа.

Основные моменты

Сначала разъясним, что понимают под табелем учета, какие формы должны использоваться.

Что это такое

Закон обязывает каждого работодателя вести учет, кто сколько отработал времени. Учитываются часы работы компании в независимости от того, это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.

Специально в этих целях Госкомстат разработал формы Т-12, Т-13 – табеля учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3. Пошаговая инструкция

Назначение документа

Табеля учета времени работы необходимы для сотрудника отдела кадров или бухгалтерии для:

Учета отработанного и неотработанного времениВсеми нанятыми сотрудниками фирмы в отдельности
Контроля того, соблюдается ли график времени работыВсе ли явились на работу, кто опоздал и т. п.
Получения официальных сведений о времениЧто работник отработал, чтобы можно было рассчитать заработную плату или составить статистическую отчетность

Табель помогает бухгалтеру подтверждать, правомерно ли начислена зарплата или компенсация каждому сотруднику.

Специалист отдела кадров с его помощью отслеживает явку, и если возникнет необходимость, обосновывает взыскания, что были наложены на работника.

Такой документ выдается вместе с трудовой книжкой сотруднику, если тот увольняется. Но для этого лицо должно подать соответствующий запрос (ст. 84.1 Налогового кодекса).

Форма табеля, что утверждена на законодательном уровне, должна в обязательном порядке использоваться:

  • в государственной организации;
  • на унитарном предприятии;
  • подрядчиками, что выполняют государственный заказ;
  • некоторыми государственными корпорациями.

Правовая база

Обязательство по ведению учета рабочего времени установлено часть 4 ст. 91 Трудового кодекса России.

Если такое требование не выполнить, компании придется заплатить штраф, а также снять расходы для оплаты труда. Да и компания получит отказ при желании возместить выплаченную сумму по листам нетрудоспособности.

Сама форма документа, которая должна использоваться на предприятиях, утверждена Постановлением Госкомстата 5.01.2004 года № 1.

Образец заполнения табеля учета использования рабочего времени

Компания может использовать унифицированные формы или разработать бланк самостоятельно.

Табель учета рабочего времени — Елена Пономарева

Во втором случае придется все равно использовать реквизиты первичной учетной документации и данные о том, как сотрудники использовали фонд рабочего времени.

Чаще всего унифицированная форма табеля дорабатывается. Добавляют несколько дополнительных граф и кодов.

Какие данные вносятся

В документе каждая позиция отражена двумя строками. Верхняя будет содержать условное обозначение в виде кода, нижняя – сколько часов сотрудник отработал.

Если отражается неявка при отпуске, болезни, командировке, то ставится только код. Нижняя строка пропускается.

Каждый вид времени работы или отдыха имеет свое обозначение (буквенное или цифровое). Коды явки/неявки прописаны на титульной странице Т-12.

Их же используют, если заполняется Т-13. Желательно использование буквенных кодов (их легче запомнить).

Любая отметка о причинах неявки сотрудника и об особом графике работы, должна проставляться, если есть оправдательный документ (лист нетрудоспособности, приказ об отпуске и т. д.)

К примеру, работник не вышел на свое рабочее место, и вам не известна причина. До сдачи табеля графа неявки оставляется пустая.

Если человек принесет оправдательный документ, тогда ставится на его основании код. Если такого документа не поступит, ставится код «НН» (неявка по невыясненной причине).

Табель составляют в единственном экземпляре, который подписывается уполномоченным лицом, руководителем подразделения и сотрудником отдела кадров.

Храниться документ должен в течение 5 лет. Если же условия труда вредные и опасные, тогда такой срок составит 75 лет. Созданные документы после 2003 года хранят 50 лет (Приказ № 558 от 25 августа 2010 года).

Представим образец заполнения табеля суммированного учета рабочего времени. Разберемся, как заполнить форму Т-13, если использовать сплошной метод.

Сначала указывается название фирмы и структурное подразделение:

Сверху отражают название компании, ФИО предпринимателя и структурную единицу. Это могут быть такие отделы – по продажам, маркетингу, производству.

Далее следует вписать код ОКПО согласно общероссийскому классификатору фирм, что есть в базе Росстата. Такой код представлен 8 цифрами для юридических лиц и 10 – для ИП.

Укажите порядковый номер табеля и дату, когда он составляется (обычно это последний день месяца, что является отчетным):

Далее следует отразить период, что считается отчетным:

Документ составляется в течение месяца (с его начал и до конца). При отражении данных о сотрудниках заполняется на каждого из них отдельная строчка.

Указывают номер по порядку, который присваивают всем работникам и используют его во всех справках учета.

Как заполнить табель учета рабочего времени: ошибки при заполнении

Азбука бухгалтера

Табель рабочего времени – первичный документ кадрового учета, необходимый бухгалтеру как для начисления заработной платы за месяц, так и для определения размера поощрительных выплат (если их начисление связано с учетом рабочего времени).

1. Для чего нужен табель

2. Правила заполнения табеля рабочего времени

3. Как заполнять табель рабочего времени в сложных ситуациях

4. Ошибки в табеле учета рабочего времени

5. Автоматизированный табель рабочего времени в Excel

1. Для чего нужен табель

Итак, основные причины использования табеля рабочего времени:

  1. Начисление заработной платы, в том числе поощрительных выплат.
  2. Контроль соблюдения трудовой дисциплины, трудового договора работником.
  3. Контроль соблюдения трудового законодательства работодателем. Прежде всего, контролируются установленные Трудовым кодексом (ТК РФ) ограничения на использования труда работников сверх норм.
  4. Контроль со стороны фискальных органов за правильностью начисления по трудовым договорам. 2. Правила заполнения табеля рабочего времени

Перед тем, как ответить на вопрос: «как заполнить табель рабочего времени», сначала напомним, что:

  • табель рабочего времени заполняются все организации и ИП, имеющие работников (статья 91 ТК РФ),
  • табель заполняется только на работников организации – физических лиц, с которыми заключен трудовой договор. Лица, заключившие с компанией гражданско-правовой договор на выполнение отдельных работ, например, договор подряда, в табель не включаются.
  • если с работником заключено соглашение об исполнении в основное рабочее время обязанностей по другой должности, либо есть приказ на замещение временно отсутствующего работника, данные об исполнении таких обязанностей в табеле никак не фиксируются.
  • табель заполняется отдельно на каждое подразделение организации. Табельный номер присваивается работнику один раз. Табельный номер после увольнения работника можно вновь присваивать новому работнику только по истечении нескольких лет (п. 18 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных Письмом Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80).
Читайте также:  Может ли студент проходить практику у ИП

Оформлять табель нужно по одной из унифицированных форм: Т-12 или Т-13, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Мнение, что работодатель может заполнять табель по самостоятельно разработанной форме, на наш взгляд, не совсем верно. Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 2013 года применять унифицированные формы учетных документов не обязательно.

Но речь идет именно о бухгалтерских учетных документах (тех, которым соответствуют бухгалтерские проводки), табель же является документом кадрового учета, необходимость ведения его установлена ТК РФ. В отношении таких документов правила долгое время уже не менялись. Тем не менее, есть письмо Роструда, позволяющее вести табель в произвольной форме (Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

В примерах нашей статьи мы будем использовать буквенные коды для обозначения явок и неявок на работу. Напомним, что согласно Постановлению Госкомстата № 1 можно использовать и цифровые коды.

Важно учитывать, что табель может заполняться как сплошным методом (регистрация всех явок и неявок), так и путем фиксации лишь отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени в организации. Применяемый подход необходимо отразить в локальном нормативном акте (ЛНА) организации.

3. Как заполнять табель рабочего времени в сложных ситуациях

К сожалению, не все ситуации, которые возникают в деятельности организации, предусмотрены инструкцией по заполнению табеля. Рассмотрим, как заполнять табель в часто встречающихся случаях.

3.1. Работа сверхурочно

Предположим, в один из дней месяца работник проработал 11 часов при восьмичасовом рабочем дне.

Вариант 1

Для обычной продолжительности рабочего дня предусмотрен код «Я», для сверхурочной работы код «С».

В табель можно ввести дополнительные графы, в которых указать код «С» и время, отработанное сверхурочно – 3 часа (рис. 1):

Вариант 2

Дополнительные графы не вводить, а заполнить двойной код и время. В нашем примере код будет «Я/С» и время «8/3» (рис. 2):

Вместо кодов «Я» и «С» использовать код «Ф» — фактически отработанное время (рис. 3):

Основанием такого заполнения можно считать формулировку статьи 91 ТК РФ – «Работодатель обязан учитывать время, которое фактически отработал каждый сотрудник независимо от режима его работы».

3.2. Переработка при ненормированном рабочем дне

При ненормируемом рабочем дне переработка не оплачивается, но предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней. Количество дней (часов) переработки, дающих право на такой отпуск, законодательно не установлено (Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1), поэтому время переработки можно и не указывать в табеле.

Если же ЛНА организации установлено правило вести учет времени переработки таких сотрудников, то можно добавить в табель дополнительный код, например «НРД» (ненормируемый рабочий день) и для этого кода отражать количество часов переработки в день.

3.3. Работа в выходной день во время командировки

Иногда сотрудники в связи с производственной необходимостью вынуждены работать в командировке в свой выходной день. Либо они уезжают или возвращаются из командировки в выходной день.

Согласно решению Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ02-663, оплата работнику за такие дни должна осуществлять по правилам статьи 153 ТК РФ (общие правила оплаты работы в выходные и праздничные дни).

В табеле в таком случае рекомендовано указывать двойной код «К/РВ», где «К»- командировка «РВ» — работа в выходные и нерабочие праздничные дни. Причем необходимо указать и время работы в выходной или праздник. Так как при коде «К» рабочие часы не поставляются, на наш взгляд, в этом случае допустимо обозначение часов в виде «_/4» — для обозначения, например, работы в выходной день, приходящийся на командировку, если продолжительность работы составила 4 часа.

Об оплате труда в такие дни можно посмотреть Письма Минтруда от 13.10.2017 № 14-2/B-921, Роструда от 16.10.2019 № ПГ/26391-6-1 и другие.

Если сотруднику по его желанию за работу в выходной день (в том числе в командировке) будет предоставлен дополнительный день отдыха, его нужно будет отметить кодом «НВ» (дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)) без указания количества рабочих часов в этот день.

3.4. Работа по основному месту в дни командировки

Это ситуация, когда сотрудник в день выезда в командировку или в день приезда из командировки работает и по основному рабочему месту полный или неполный рабочий день.

Делать это работник не обязан, но по согласованию с работодателем (за дополнительную оплату) такая ситуация может иметь место.

В табеле, аналогично предыдущему случаю, можно либо ввести дополнительные графы, либо проставить двойной код «К/Я» и рабочие часы, например, — «_/4».

3.5. Как заполнять табель, если пришлось работать в дни болезни

Если сотрудник, находясь на больничном, выходит на работу, дни работы ему должны быть оплачены. В табеле в дни выхода проставляется код «Я», в дни болезни, которые работник не работал – код «Б». Но работник сам должен выбрать, что он хочет получить – оплату по больничному, либо заработную плату. В этом случае следует попросить его написать соответствующее заявление.

Читайте также:  ИП заключил договор подряда с физическим лицом какие налоги платить

Пример

Как заполнить табель рабочего времени, если в первый день болезни работник отработал весь день, а затем отправился в поликлинику и получил больничный лист. Если за первый день он выбирает выплату зарплаты, а не пособия, то период в 3 дня, который оплачивается из средств работодателя, может быть сдвинут. В таком случае работодатель оплачивает 2-4 дни больничного (п. 1 части 2 статьи 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

3.6. Работа во время отпуска по уходу за ребенком

Работница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, может выйти на работу на неполный рабочий день без потери пособия. В таком случае можно указать код «ОЖ/Я», рабочие часы «_/4» (если работница трудится 4 часа в день), либо ввести дополнительные строки, в которых и заполнить данные по явкам.

3.7. Если рабочая смена попадает сразу на две даты

Например, работник трудится согласно графику с 20.00 одного дня до 6.00 другого дня.

В табеле в этом случае отражается количество часов, отработанных за каждый день с кодом «Я».

Кроме того, дополнительно время работы с 22.00 до 6.00 помечается и кодом «Н» (ночное время) с указанием количества часов работы.

В случаях, когда работник в соответствии с трудовым договором трудится только в ночное время с 22.00 до 6.00, использовать код «Я» не нужно, достаточно указать код «Н» и отработанное время.

3.8. Если сотрудник является и внутренним совместителем

В табеле по такому сотруднику заполняется две строки. Неурегулированным законодательно остается вопрос присвоения второго табельного номера при оформлении совместительства. Так как порядок присвоения табельного номера трудовым законодательством не установлен, можно рекомендовать прописать правила присвоения табельных номеров в ЛНА организации.

Вариант 1

Можно присвоить второй табельный номер, так как совместительство оформляется заключением нового трудового договора.

Вариант 2

Новый табельный номер не присваивать. В табеле заполнять две строки, но для строки, в которой отражаются часы работы внутреннего совместителя табельный номер или вообще не указывать (Письмо Роструда от 18.03.2008 № 660-6-0), либо указывать основной табельный номер. С одной стороны такой подход позволяет избежать ошибок при исчислении НДФЛ и взносов, с другой – возможно, используемая вами учетная система не позволит сделать запись с тем же самым табельным номером, либо вообще без номера.

4. Ошибки в табеле учета рабочего времени

Ошибки в табеле учета рабочего времени чаще всего возникают в случаях, которые мы уже рассмотрели выше. Но есть и некоторые другие. Отметим основные из них.

Ошибка 1

В табеле не указаны часы работы сотрудника сверх норм при ненормированном рабочем дне.

Такие ошибки никак не сказываются на начислении зарплаты, но согласно требованиям ТК РФ работодатель обязан учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником (статья 91 ТК РФ).

Ошибка 2

Выходные дни, приходящиеся на дни отпуска, в табеле отметили кодом «В».

Это ошибка, так как оплата отпуска идет за календарные дни, которые отмечаются кодом «ОТ» (в том числе и выходные). Исключение – праздничные нерабочие дни, которые пришлись на время отпуска. Например, 8 марта, 9 мая. Вот их необходимо отметить в табеле отпускника кодом «В».

Ошибка 3

День возврата из командировки в выходной отметили только кодом «К»

День приезда из командировки приходится на выходной день. Например, субботу. В табеле его отметили только кодом «К». Да, это день командировки, за него положено оплатить суточные. Но не только. Раз он пришелся на выходной, работник имеет право на оплату в такой день в двойном размере.

Или может получить по своему желанию оплату в одинарном размере плюс отгул.

Поэтом важно в табеле указать кроме кода «К» еще и код «РВ» (работа в выходные) и количество часов, когда командированный находился в пути. Сделать это можно по проездным документам.

Ошибка 4

Сотрудника, находящегося на больничном, вызвали на работу и отправили в срочную командировку

Вызов из больничного – противозаконное действие. Он чревато как для работодателя, так и для работника. Работодатель может быть наказан за несоблюдение ТК РФ. Работник может лишиться оплаты листка нетрудоспособности.

Например, если в табеле у этого сотрудника сначала стоял код «Б», затем код «К» и снова «Б» — ФСС не будет компенсировать / оплачивать такой больничный. Либо пересчитает обязательства (отразив оплату больничного подлежащей возврату и, скорее всего, добавив штраф) в случае последующей проверки.

Ошибка 5

Сотруднику, с которым заключен дополнительный договор на внутреннее совместительство, в табеле заполняется одна строка.

Такое заполнение не позволяет контролировать соблюдения ТК РФ в части количество часов, которые может отработать внутренний совместитель.

Ошибка 6

Сотруднику, работающему неполный рабочий день, в табеле в предпраздничный день ставится продолжительность его обычного дня.

Исключений для сотрудников, работающим неполный рабочий день ТК РФ не содержит. Ему, как и всем другим сотрудникам, работа в предпраздничный день должна быть сокращена на 1 час (статья 95 ТК РФ).

Ошибка 7

По сотруднику, уволившемуся до окончания месяца, не заполнен табель на дату увольнения.

Эта ошибка не связана непосредственно с заполнением табеля. Мы лишь хотим напомнить, что сотруднику бухгалтерии, осуществляющему окончательный расчет с работником, одного приказа не достаточно. Ведь расчет заработной платы согласно ТК РФ производится на основании табеля учета рабочего времени. Поэтому заполнить табель по увольняющемуся сотруднику необходимо не в конце месяца, а на дату увольнения.

Табель рабочего времени можно исправлять и корректировать. Обычно это делают путем заполнения нового, исправленного табеля. Но допускается ввести и дополнительные графы, например, «Номер и дата корректировки».

5. Автоматизированный табель учета рабочего времени в Excel

К счастью, высокие технологии не стоят на месте и способствуют развитию кадрового учета. Одним из наиболее эффективных решений является использование автоматизированного табеля учета рабочего времени в формате Excel, который имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с ведением учета на бумажном носителе:

  • минимум возможных ошибок заполнения,
  • широкий спектр опций, которые помогут точечно настроить учет согласно особенностям работы Вашего бизнеса,
  • автоматизированный процесс формирования бланка шаблона на любой месяц и год,
  • дополнительные функции учета рабочих активностей (больничный, отгул, прогул, отпуск, командировка, декретный отпуск и т.д.), расчета переработок, выходов в выходные и праздничные дни, формирования заработной платы.
Читайте также:  Расчет налога при УСН 15 примеры расчета

Как вести Табель учета рабочего времени в 2023 году?

Как вести Табель учета рабочего времени в 2023 году?

Обязанность вести табель учета рабочего времени установлена статьей 91 ТК РФ. В табеле учитывается время, отработанное работниками. Бухгалтерии этот документ нужен, чтобы обосновать правильно начисленную зарплату и компенсации.

Табель учета рабочего времени составляют ежемесячно. Срок хранения табеля учета рабочего времени составляет не менее 5 лет. На предприятиях с вредным и опасным производством срок хранения составляет 75 лет – это связано с тем, что данные могут понадобится для расчета льготного стажа при выходе на пенсию.

В бераторе подробно : Хранение бухгалтерских, налоговых, кадровых документов

Что изменили в 2023 году и влияет ли это на табель?

С 2023 года изменения внесены в статьи 223 и 226 НК РФ. Все изменения касаются только НДФЛ и никак не затрагивают учет рабочего времени и порядок расчета заработной платы. Причем, в части НДФЛ изменился не порядок расчета налога, а только расчетный период, за который платится налог в бюджет, сроки его уплаты и появилась обязанность удерживать НДФЛ дважды: с аванса и итоговой выплаты зарплаты за месяц.

Итак, по НДФЛ с 1 января 2023 года изменился:

  • расчетный период,
  • дата признания дохода,
  • сроки уплаты налога.

Расчетным периодом считается не месяц, как было раньше, а период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца.

  1. НДФЛ платим 28 числа каждого месяца и в оплату попадает налог, начисленный с зарплаты, выплаченной в период с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего.
  2. На каждую дату выплаты считаем и удерживаем НДФЛ с зарплаты: и с аванса, и с итогового расчета за месяц.
  3. Заработную плату в 2023 году, рассчитываем как обычно, два раза в месяц за первую половину месяца и за вторую.

В бераторе подробно: Как отразить начисление заработной платы в бухгалтерском учете

Изменений, которые повлияли бы на периодичность составления Табеля учета рабочего времени не было.

Большая часть бухгалтеров рассчитывают аванс по фактически отработанному времени. И они уже давно составляют табель дважды в месяц.

Но, есть и те, кто платит аванс в процентах от оклада или фиксированной суммой. В таком случае, как правило, табель составляют один раз в месяц. Если бухгалтерия решит с 2023 года перейти на выплату аванса по фактически отработанному времени, как того и требует ТК РФ, нужно начать формировать табель два раза в месяц. Но, это не из-за того, что произошли изменения в законодательстве. Просто рассчитать аванс по фактически отработанному времени без Табеля проблематично.

Табель учета рабочего времени, как и раньше, нужно составлять ежемесячно с первого по последнее число месяца. Но, вы если вы считаете аванс расчетным путем, за фактически отработанное время, вам нужно составлять табель 2 раза в месяц. Один раз в месяц — устроит только бухгалтерию, которая платит аванс в фиксированной сумме.

Формы табеля учета рабочего времени

Госкомстатом утверждены две формы табеля: № Т-12 и № Т-13. Их можно вести в ручном режиме или заполнять на компьютере.

Обычно форма Т-13 применяется в учреждениях и компаниях, где установлен автоматический турникет для прохода на территорию.

Форма Т-12 считается универсальной, она содержит дополнительный раздел 2, где должны быть отражены расчеты с работниками по оплате труда. Но, поскольку почти все компании ведут учет по расчетам с персоналом с бухпрограмме, этот раздел 2 остается пустым.

Коды для учета в табеле периода нахождения на работе

Я (01)работа в дневное время
Н (02)работа в ночное время
РВ (03)работа в выходные и праздники
С (04)сверхурочная работа
ВМ (05)работа вахтовым методом
К (06)командировка
ПК (07)работник на курсах повышения квалификации
ПМ (08)работник на курсах повышения квалификации в другой местности
УВ (12)на обучении без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы
ЛЧ (21)сокращенный рабочий день по законодательству, например, для несовершеннолетних, инвалидов I или II группы
НС (25)если компания по своей инициативе ввела режим неполного рабочего времени

Коды для учета в табеле рабочего времени отпусков

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

ОТ (09)очередной оплачиваемый отпуск
ОД (10)дополнительный оплачиваемый
У (11)учебный ртпуск с сохранением ЗП
УВ (12)учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
УД (13)учебный без сохранения ЗП
Р (14)отпуск по беременности и родам
ОЖ (15)отпуск по уходу за ребенком до 3 лет
ДО (16)отпуск за свой счет
ОЗ (17)отпуск без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
ДБДополнительный без сохранения ЗП

Коды для учета в табеле рабочего времени периодов отсутствия на рабочем месте

В (26)выходные и праздничные нерабочие дни
Б (19)больничный с выплатой пособия
Т (20)больничный без выплаты пособия
ПВ (22)вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Г (23)неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
ПР (24)прогул без уважительных причин
ОВ (27)дополнительный оплачиваемый выходной
НВ (28)дополнительный неоплачиваемый выходной
ЗБ (29)забастовка
НН (30)невыясненная причина неявки
РП (31)простой по вине работодателя
НП (32)простой по не зависящим ни от кого причинам
ВП (33)простой по вине работника
НО (34)отстранение от работы (оплачиваемое)
НБ (35)отстранение без сохранения ЗП
НЗ (36)приостановка работы при задержке
НОД код рекомендованнерабочие оплачиваемые дни либо «ОН» – оплачиваемый нерабочий день

Источник: highbuh.ru

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Бизнес для женщин