Кассовая книга — документ, в котором фиксируют кассовые операции. За нарушение кассовой дисциплины грозят штрафы до 50 000 рублей на юрлицо. Расскажем об основных правилах ведения кассовой книги в организации.
Для кого ведение кассовой дисциплины обязательно
Ведение кассовой книги в 2023 году обязательно для всех компаний, которые осуществляют любые операции с наличными денежными средствами. Причем вид системы налогообложения и организационно-правовая форма роли не играет. Факт ведения онлайн-касс на предприятии не снимает обязанности вести кассовую книгу по установленным правилам.
Официальное освобождение от составления книги имеют представители частного бизнеса, ведущие учет доходов, расходов, натуральных показателей и других объектов налогообложения, характеризующих определенный вид экономической деятельности. Причем учет должен вестись в установленном порядке. Это право закреплено в пункте 4.1 Указаний Банка России № 3210-У.
Кассовая книга: как правильно вести (2023)
Учет финансовых операций некоммерческой организации или ООО следует вести на унифицированном бланке кассовой книги (код по ОКУД 0310004). Единая форма документа КО-4 утверждена Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998. Порядок заполнения представлен в пункте 2 Указаний № 3210-У.
Кассовая книга
Кассовая книга, бланк (скачать word)
Эта форма предназначена для хронологической регистрации реквизитов приходных и расходных кассовых ордеров, на основании которых происходит движение наличности в учреждении.
Законодательство допускает несколько способов ведения книги:
- оформление на готовых бланках документа от руки;
- заполнение таблицы на компьютере с последующей распечаткой заполненных страниц;
- отчет может оформляться в специализированных бухгалтерских программах, электронно, с последующим формированием электронного документа, заверенного электронной подписью.
Заполнять строки и столбцы формы, как и проводить операции с наличными денежными средствами, должен кассир либо иное должностное лицо, определенное приказом руководителя. Допускается передать ведение кассовой книги представителю аутсорсинговой организации. Найти такую фирму несложно, например, поискать объявления в Москве.
Порядок заполнения кассовой книги
Форма состоит из трех частей:
- титульный лист;
- табличная часть;
- завершающая страница.
В левой (титульной) части бланка следует заполнять следующую информацию:
- В части формы документа: название и вид формы, код по ОКУД.
- В части сведений об организации: полное наименование учреждения, код ОКПО. Адрес и телефон фирмы указывать не нужно.
- Отчетный период — месяц, за который составлена кассовая книга, либо иной отрезок времени.
- Заключительная часть. Кассовая книга, образец заполнения вручную, оформляется следующим образом: пропишите количество листов в кассовой книге (цифрами или цифрами и прописью). Заверьте печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера.
Инструкция для табличной части, как заполнять кассовую книгу (образец):
Как вести кассовую книгу?
Каждый лист кассовой книги должен быть подписан кассиром или должностным лицом, ответственным за ведение документа. Затем лист кассовой книги заверяет ответственный бухгалтер или главбух, он же сверяет и записывает количество приходных и расходных ордеров, выписанных за рабочий день. Кассовую книгу и первичную документацию нужно скрывать в сейфе, она не должна быть в открытом доступе.
Источник: clubtk.ru
Как вести кассовые операции в 2023 году: документы по кассовой дисциплине
Разберем следующие вопросы:
Правила ведения бумаг по наличным операциям
Хранение наличных в кассе и обеспечение их сохранности
Кассовая дисциплина
Ответственность
Бухгалтерия
Кассовая дисциплина является обязательным требованием для всех предпринимателей и организаций, которые используют наличные деньги. Исключение составляют продавцы, у которых абсолютно все расчеты проводятся безналичным способом, однако таких случаев немного.
Расскажем, как правильно вести приходно-расходные операции с учетом требований законодательства, как работать с наличными средствами и какие документы необходимо оформлять при произведении операций.
Что такое кассовая дисциплина?
Кассовая дисциплина предполагает соблюдение юридическими лицами и ИП законодательных требований относительно работы с наличными деньгами. Это касается всех видов операций, связанных с приходом и расходом денежных средств в наличной форме.
Эта обязанность распространяется на всех, независимо от режима налогообложения и способа приема наличных средств
Правила кассовой дисциплины определяют следующее:
- Список документов, которые необходимо оформлять для подтверждения наличных операций.
- Порядок получения и выдачи наличных из кассы.
- Цели, на которые можно расходовать наличные средства.
- Суммы, до которых можно заключать сделки при оплате наличными.
- Максимальную сумму наличных денег, которую можно хранить в кассе.
Документы для работы с наличными
ИП, использующие упрощенный учет операций, обязаны оформлять ордеры и кассовую книгу только при выдаче заработной платы наличными. Для подтверждения поступления достаточно предоставления чеков, отчетов о закрытии смены и бланков отчетности. Юридические лица обязаны использовать только первые три документа из указанного списка.
1. Приходный кассовый ордер (ПКО)
ПКО используется для подтверждения поступления наличных в кассу компании. В ордере бухгалтер указывает следующую информацию:
- Номер ордера;
- Дату операции;
- Информацию о лице, вносящем деньги;
- Основание для операции;
- Сумму как в цифрах, так и прописью.
Скачать бесплатно Бланк ПКО
Большинство организаций, согласно закону, обязаны использовать онлайн-кассы. Даже если покупатель расплачивается наличными, необходимо также оформлять кассовый чек в соответствии с требованиями законодательства, дополнительно к оформлению ПКО.
Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: отрывной квитанции, которая выдается лицу, сдавшему деньги, после подписания и заверения печатью; и основной части документа, которая сохраняется.
Два варианта формирования ПКО:
- Отдельный документ для каждого чека. Этот подход часто используется в оптовой торговле или в сфере услуг с высоким средним чеком.
- Один общий ордер для всей выручки за смену. При этом ориентируются на отчет о закрытии смены, который формируется в кассе. Этот вариант удобен для точек с большим потоком клиентов.
2. Расходный кассовый ордер (РКО)
Бухгалтер указывает в нем:
- Номер ордера;
- Дату;
- Паспортные данные получателя денег;
- Сумму цифрами и прописью.
Расходный ордер выдается на:
- Оплату поставщикам, подрядчикам;
- Оплату труда резидентам;
- Социальные отчисления;
- Покупку канцтоваров;
- Возврат при отказе от товара, оплаченного наличными.
Скачать бесплатно Бланк РКО
3. Кассовая книга
В кассовой книге ежедневно фиксируются все движения по кассе, включая каждый приходный и расходный ордер, и выводится сумма остатка на конец дня.
Если кассир положил в кассу выручку в размере 100 000 рублей и тот же день передал эту сумму в банк, то в книге за этот день будут записи по приходному кассовому ордеру (ПКО) и расходному кассовому ордеру (РКО) на одинаковую сумму.
Для кассовой книги существует утвержденная форма КО-4, однако можно разработать и использовать свою собственную форму.
Важно пронумеровать каждый лист книги, прошнуровать его и заверить печатью
Каждый день операции записываются на отдельном листе кассовой книги.
Скачать бесплатно Бланк Кассовой книги по форме КО-4
4. Расчетно-платежная ведомость
Ведомость служит для подтверждения выдачи заработной платы наличными. В начале документа указывается общая сумма выплаты, срок, за который необходимо выдать зарплату из кассы, а также отчетный период.
Бухгалтер заполняет следующее:
- Дату и номер документа;
- Период, за который выплачивается зарплата;
- Информацию о каждом сотруднике: ФИО, табельный номер, должность, оклад;
- Количество отработанных дней;
- Сумму начисленной зарплаты и удержаний, таких как НДФЛ (налог на доходы физических лиц);
- Задолженность, если таковая имеется, как работникам, так и работодателю на начало периода.
Кроме ведомости, бухгалтер должен создать РКО, который может быть одним на общую сумму выплат или отдельным ордером на каждого работника. Номера и даты составления этих ордеров указываются в конце документа.
Скачать бесплатно Бланк Расчетно-платежной ведомости по форме Т-49
5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Книга учета необходима в случае, если у предпринимателя или юридического лица есть несколько кассиров. Один из них назначается старшим, и все передачи наличных между кассирами фиксируются в этой книге. Важно отметить, что ведение расчетов допускается даже тогда, когда кассиры работают в разных местах.
Скачать бесплатно Бланк Книги учета денежных средств по форме КО-5
Кто отвечает за кассовую дисциплину?
Кассовые расчеты осуществляет кассир, формирует кассовые документы бухгалтер. Иногда в небольших фирмах эти должности могут быть объединены, и все эти функции выполняет руководитель. Общая ответственность за кассовые операции лежит на руководителе компании или индивидуальном предпринимателе.
Правила ведения и хранения документации
- Кассовые документы должны быть подписаны тремя лицами: кассиром, главным бухгалтером и руководителем.
- В обязательных кассовых документах, таких как ПКО, РКО и кассовая книга, требуются отсылки к счетам бухгалтерского учета. Это правило применимо только к юридическим лицам.
- Если в течение дня произошла хотя бы одна наличная операция, необходимо оформить кассовые документы.
- Если у вас нет электронного документооборота, но вы ведете документацию на компьютере или в системе учета, бумаги все равно необходимо распечатать и подписать вручную. При использовании электронной подписи печатный вариант не требуется.
Важно заметить, что в документах не допускаются исправления. Если возникла ошибка, придется составить документы заново, в том числе и в электронном виде.
Срок хранения документов
Кассовые документы должны храниться от 5-ти лет. Документы на выдачу зарплаты должны храниться не менее 6 лет, а если на сотрудников не ведутся лицевые счета, то срок хранения составляет 50 или 75 лет. Срок хранения можно увеличить, особенно в случае возникновения споров и судебных разбирательств. Сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за тем, когда были составлены эти документы.
Хранение наличных, обеспечение их сохранности
Руководитель самостоятельно решает, где и как безопаснее хранить деньги и утверждает соответствующий приказ. Там можно указать:
- Процедуру работы с ключами от кассы.
- Частоту проведения ревизий и внеплановых инвентаризаций.
- Регламент действий в случае хищения или утери
Ответственность за обеспечение сохранности денег возлагается на материально ответственное лицо (кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности). С этим работником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.
Скачать бесплатно Образец Приказа о кассовой дисциплине 2023
Кто и как проверяет ведение кассовой дисциплины?
Соблюдение требований и в частности кассовые документы проверяет ФНС. При их отсутствии или неправильном оформлении — штраф.
Основное внимание налоговые органы уделяют следующим нарушениям:
- Превышение лимитов расчетов наличными и остатка в кассе.
- Несоответствие фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах.
- Неполнота и несвоевременность оприходования выручки.
- Выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.
Формат проверок ограничивается только внеплановыми, поэтому необходимо всегда иметь под рукой документы по кассовым операциям в виде оригиналов или заверенных копий.
Срок проведения проверки кассовых операций составляет не более 20 рабочих дней с даты поручения на проведение. Документарные и выездные проверки не могут длиться дольше 10 рабочих дней.
Налоговая инспекция может наложить штрафы только за нарушения, совершенные в течение последних 2 месяцев
Штрафы за нарушение кассовой дисциплины
- Неприменение ККТ:
- Размер штрафа для работника составляет от 3 000 до 4 000 рублей, для компании — от 30 000 до 40 000 рублей.
- Превышение лимита остатка:
- Штраф составляет от 40 000 до 50 000 рублей.
- Неоприходование наличной выручки:
- Предусмотрен штраф до 50 000 рублей.
- Превышение лимита расчетов наличными:
- Для организаций штраф от 40 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц и ИП — от 4 000 до 5 000 рублей.
Где обучиться на бухгалтера
Институт ЕВИДПО предлагает более 10 курсов по бухучету. Обучаем в кратчайшие сроки. По итогам выдаем диплом о профессиональной переподготовке:
Источник: evidpo.ru
Нужно ли индивидуальному предпринимателю вести кассовую книгу, если он осуществляет розничную продажу (магазин) физическим лицам?
Нужно ли индивидуальному предпринимателю вести кассовую книгу, если он осуществляет розничную продажу (магазин) физическим лицам? И какие книги должны быть на торговой точке, по закону.
Ответы на вопрос (2):
26.09.2007, 02:55,
г. Санкт-Петербург
•В Письме Банка России от 17.07.2006 N 08-17/2540. банкиры утверждают, что на предпринимателей в полном объеме распространяются правила ведения кассовых операций (в частности, обязанность вести кассовую книгу). Кроме того, по мнению Банка России, предприниматели наравне с компаниями должны соблюдать лимит расчетов наличными (60 тыс. руб. по одной сделке). Центробанка приравнивает «частников» к организациям.
•В Порядке ведения кассовых операций прямо сказано, что он распространяется только на организации .
•В налоговой службе придерживались противоположной позиции: правила ведения кассовых операций на предпринимателей не распространяются.
Об этом сказано, в Письме МНС России от 15.09.2004 N 33-0-11/581.
•Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.
•Порядок ведения кассовых операций напрямую не относится ни к бухгалтерскому, ни к налоговому, ни к гражданскому законодательству. Организация наличного денежного обращения — это самостоятельная отрасль права, подведомственная Банку России (ст. 34 Федерального закона от 10 июля 2002 г. N 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)Приходный кассовый ордер»;
— КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
— КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
— КО-4 «Кассовая книга»;
— КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».
26.09.2007, 22:38,
г. Дзержинск
Как известно, индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета всех полученных доходов, произведенных расходов и хозяйственных операций при осуществлении предпринимательской деятельности и частной практики, поскольку данные учета используются для исчисления налоговой базы по тем налогам, плательщиками которых они являются в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации.
Если индивидуальный предприниматель применяет общую систему налогообложения, то, в соответствии с п.4 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утв. Приказом Минфина России и МНС России от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430, он обязан вести учет доходов и расходов и хозяйственных операций в Книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций. Книга учета является основным учетным документом, в котором отражаются имущественное положение индивидуального предпринимателя, а также финансовые результаты его деятельности за отчетный налоговый период.
Операции, в результате осуществления которых получены доходы или произведены расходы, фиксируются в Книге учета в момент их совершения на основании первичных документов позиционным способом. Однако в случаях осуществления индивидуальными предпринимателями реализации товаров (работ, услуг) с применением контрольно-кассовой техники, когда необходимо вести Журнал кассира-операциониста, разрешается заполнение Книги учета по окончании рабочего дня.
Индивидуальным предпринимателем должны быть заполнены:
— таблица N 1-6А «Учет доходов и расходов по видам товаров (работ, услуг) в момент их совершения» — используется индивидуальными предпринимателями, осуществляющими деятельность по операциям, облагаемым НДС, для учета доходов и расходов в момент их совершения;
— таблица N 1-7А «Учет доходов и расходов по всем видам товаров (работ, услуг) за месяц» — используется индивидуальными предпринимателями, осуществляющими деятельность по операциям, облагаемым НДС, для сводного учета доходов и расходов, отраженных в таблице N 1-6А, за месяц.
Если же предприниматель применяет упрощенную систему налогообложения, то ему следует руководствоваться Порядком отражения хозяйственных операций в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, утв. Приказом МНС России от 28.10.2002 N БГ-3-22/606. Им установлено, что налогоплательщики должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы единого налога.
Выручка от реализации индивидуальным предпринимателем товаров, работ и услуг отражается в графе 4 «Доходы» Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения. Здесь возникает та же проблема: требование отражать каждую хозяйственную операцию позиционным способом и только на основе первичных документов (а не сводных регистров, каким является Журнал кассира-операциониста) не всегда выполнимо — ведь не в каждом магазине за кассой стоит сам предприниматель или лицо, ведущее Книгу, да и ассортимент магазина может не позволить вносить каждую проданную позицию в Книгу отдельной строкой.
На основании п.16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, индивидуальными предпринимателями ведется книга продаж, в которой регистрируются выставляемые счета-фактуры, а также данные по лентам контрольно-кассовых машин при реализации товаров, работ и услуг населению (когда согласно ст.168 НК РФ вместо счета-фактуры может выдаваться кассовый чек).
Индивидуальные предприниматели, реализующие товары и оказывающие услуги населению, в книгу продаж заносят данные лент контрольно-кассовых машин за день.
При реализации товаров (работ, услуг) юридическому лицу, продавец — индивидуальный предприниматель обязан выдать организации-покупателю соответствующий счет-фактуру. При этом все выданные покупателям счета-фактуры наравне с лентами ККТ должны быть зарегистрированы в книге продаж продавца.
Поскольку применение ККТ при осуществлении наличных расчетов с юридическими лицами является обязательным, индивидуальный предприниматель помимо выписки счета-фактуры покупателю должен пробить кассовый чек.
Для того чтобы выручка от реализации товаров юридическим лицам в книге продаж не была отражена дважды (и на ленте ККТ, содержащей сведения об операциях по реализации товаров за наличный расчет юридическим лицам, и в выписанных счетах-фактурах по этим же операциям) Минфин России в Письме от 06.08.2003 N 04-03-11/63 и МНС России в Письме от 10.10.2003 N 03-1-08/2963/11-АЛ268 предложили следующий выход.
В случае реализации товаров (работ, услуг) плательщикам налога на добавленную стоимость за наличный расчет и (или) при расчетах с использованием платежных карт в книге продаж следует регистрировать только счета-фактуры, выставленные по таким товарам (работам, услугам). А фиксируемый на контрольной ленте контрольно-кассовой техники общий итог выручки от реализации товаров (работ, услуг) следует указывать в книге продаж без учета сумм по данным счетам-фактурам. То есть итог ленты ККМ уменьшать на сумму выставленных счетов-фактур.
Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 «Об утверждении форм первичной учетной документации по учету торговых операций» утверждены унифицированные формы, которые являются обязательными при эксплуатации ККТ:
— КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;
— КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
— КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
— КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
— КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;
— КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
— КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;
— КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;
— КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
С уважением, Тигунцева Наталья Николаевна.
Источник: www.9111.ru