Должностная инструкция для сотрудников ИП

На каждом предприятии должны быть правила трудовой деятельности. Они отражены в специальном своде-нормативе, который называется должностной инструкцией. Это документ, который четко регламентирует обязанности и полномочия трудящихся. В нём прописан свод правил, касающихся работы, а также, перечень обязанностей. Кроме этого, инструкция содержит информацию о том, как работник должен действовать в непредвиденных (форсмажорных) ситуациях.

В статье расскажем все подробности о составлении должностной инструкции. Дочитав до конца, вы будете знать, что содержит инструкция, как выглядит, подлежит ли изменениям.

Внешний вид документа и описание его полей

Должностная инструкция предназначается для работников и составляется руководителем подразделения. После составления обязательно подлежит заверению руководителем организации. Но такие должностные инструкции персонала создаются только для тех, кто находится в непосредственном подчинении у руководства. Для остальных должностных лиц документ утверждается соответствующим заместителем.

Содержание должностной инструкции. Методика разработки | Боровкова Елена Алексеевна. РУНО

Печатается инструктаж тремя экземплярами: для кадров, руководителя и работника. При этом составляется документ для каждого наемного сотрудника индивидуально. Подчиненные обязаны знать созданные правила и руководствоваться ими при осуществлении своей деятельности.

По внешнему виду должностные инструкции работников представляют собой напечатанную на нескольких листах и скрепленную книгу. Страницы могут быть прошиты либо просто скреплены скобами в двух или трех местах сверху или сбоку. У каждого подразделения предприятия есть свои положения. Вот на их основании и составляется инструктаж.

Для содержания и процедуры разработки такого документа стандартов не предусмотрено. То есть, в каждой организации происходит самостоятельное формирование правил и обязанностей подчиненных. Руководствуются создатели документа профессиональной направленностью той или иной должности. При этом, у самого директора компании тоже должна быть инструкция.

В ней прописываются и упорядочиваются права и обязательства руководителя перед подчиненными. А также должностная трудовая инструкция управленца предусматривает его компетентность и границы взаимоотношений с ввереным ему подразделением. Например, при каких ситуациях, и за какие провинности можно наказать недисциплинированного работника. Каковы пределы этого наказания и т. д. Простыми словами, в инструкции-руководстве содержится информация, необходимая для управления трудовым процессом.

При составлении должностной инструкции для организации поля страниц обычно не задействуются, так как все необходимые сведения распределяются по главам, разделам.

Как уже было сказано, к содержанию особых требований закона нет. Текст инструкции составляется конкретно для каждой должности. Однако надо понимать, что это организационно-распорядительный документ, который подлежит четкому исполнению и соблюдению. Поэтому к инструктажу нужно относиться серьезно.

Тем более что каждый работник, который знакомится со своей инструкцией, должен поставить подпись. Она будет свидетельствовать о согласии с правилами. И обязывать работника соблюдать их на протяжении всего трудового периода.

Письмо Роструда №4412-6 от 2007 года содержит информацию, подтверждающую значимость инструкций: несмотря на то, что Трудовой кодекс ничего не говорит об инструкциях, эта документация имеет серьезный юридический статус, так как в ней содержит сведения о трудовых функциях трудящихся, об их правах и обязанностях. А также, указывает, как правильно поступать в сложных ситуациях, возникших при исполнении.

Как и раньше, должностная инструкция в 2020 году составляется руководством. Но при этом, оно должно использоваться требования ГОСТа №6.30-2003, которые утверждены Постановлением ГосСтандарта еще в марте 2003 года. В требованиях содержатся унифицированные правила создания различной документации. В том числе и инструкций.

Понятно, что никакого контроля по созданию инструктажа не ведется со стороны госслужащих. Но это не означает, что в руководстве можно прописать всё что угодно. Все правила должны быть сформированы на основании закона РФ. Создатель инструкции может опираться на Конституцию России, как на основной документ государства и труда.

Кроме этого необходимо руководствоваться следующими нормативами:

Письмом Минтруда РФ №482 от 13 марта 1996 года. В нем есть вся необходимая информация по разработке инструктажа.
Приказом Госнаркоконтроля РФ от 2003 года №235. В нем содержится порядок разработки должностных инструкций для сотрудников – госслужащих.

Типовая должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

Общие положения: первый раздел – введение. Здесь прописывается информация о должности и конкретном подразделении, в котором оформлен сотрудник, а также правила его назначения, освобождения, требования к профподготовке.
Функции и задачи работника.
Обязанности.
Права.
Ответственность.
Взаимосвязи. Здесь прописываются правила коммуникации со структурными подразделениями предприятия.

После составления и проверки надлежащим служащим, от руководителя поступает приказ об утверждении должностной инструкции. Затем ее представляют работнику для ознакомления и подписи.

Изменения: порядок внесения

Производственные процессы, как известно, не стоят на месте. Меняются правила, порядок действий подчиненных, их обязательства и ответственность. Это может произойти из-за изменения в законе, например, или в результате расформирования подразделений. Все изменения должны незамедлительно вноситься и в инструктаж. Поэтому, правила часто подвергаются корректировкам.

Такое обновление должно быть своевременным, чтобы инструктаж имел статус актуального документа (не устаревшего).

Изменения должностной инструкции могут вноситься разными способами. Технология зависит от времени внесения обновлений – до того, как работник был устроен на должность или после его трудоустройства. Первый случай предусматривает простой порядок изменения инструктажа. Здесь не нужно дополнительно оформлять согласие вновь прибывшего. Допускается просто создать новые правила и утвердить их.

После трудоустройства правила изменения усложняются. Требуется согласие подчиненного на любые новшества в инструктаже. Об этом говорит нам 72 статья ТК РФ. Сначала берется письменное согласие работника, затем издается приказ, на основании которого уже обновляется документ.

Для чего необходима

Инструкции создаются для следующих целей:

грамотного распределения обязанностей;
повышения своевременности исполняемой работы;
улучшения «климата» в коллективе и устранения конфликтов;
конкретизации прав и возможностей трудящихся;
повышения ответственности: личной и коллективной;
повышения стимула трудящихся;
организации равномерной загрузки работающих лиц.

Кроме этого, трудовая инструкция помогает работникам во многих ситуациях. Например, при исполнении опасных для жизни обязательств, инструкция даст четкое руководство, как поступить, чтобы минимизировать риски. Сюда относятся пожарные, МЧС, военные и другие «опасные» профессии. Именно поэтому руководители требуют от подчиненных отличного знания инструкции — «чтоб от зубов отскакивала».

Где используется инструкция

Правила трудовой деятельности должны применяться на любом предприятии, в любой организации, отдельно для каждой профессии. Врачи, педагоги, водители, машинисты, технологи – все имеют должностные инструкции и обязаны их соблюдать. Даже у дворников и уборщиц есть свой инструктаж.

Итак, стало понятно, что должностная инструкция – это серьезный свод правил, требований и обязательств для трудового народа, который может быть изменен при необходимости. Без таких правил на производстве не будет порядка и безопасности, дисциплины и положительных результатов.

Примеры для скачивания

Ниже мы предлагаем вам бланки должностных инструкций для отдельных категорий сотрудников, а также образцы их заполнения.

Скачать бланк должностной инструкции:

Скачать образец заполнения должностной инструкции:

Источник: delosmelo.ru

Должностные инструкции сотрудника

Должностная инструкция — что это такое? Как их делать? Чем отличается должностная инструкция от пошаговых инструкций по процедурам? Давайте разбираться.

Обычно все начинается с проблем, связанных с бардаком в бизнес процессах, в командах, в организациях. Многие говорят о том что надо бы описать процессы. Составить должностные инструкции. Пошаговые инструкции. Много разных подходов приходится изучать и пробовать.

Затем возникают проблемы связанные с бюрократизацией процессов. Сложные регламенты и тотальная бюрократия.

Важно нащупать золотую середину.

Можно выделить разные типы инструкции и разные подходы к их написанию:

должностная инструкция — то что многие слышали, но редко кто видел эффективные решения
инструкция по процессу
инструкция по процедуре — тут может быть сложно понять чем это отличается от процесса, и потому разберемся с этим далее.
инструкция по продукту — еще может называться как руководство пользователя
инструкция по услуге — тоже интересная штука и очень важная с точки зрения исключения бюрократии
инструкция по практике

Поехали разбираться в деталях.

Когда нужно писать инструкцию?

В моей практике выработался простой критерий — это частота вопросов.

Если частота вопросов начинает расти и отнимать много времени, то смотрю объект который вызывает вопросы чаще всего и пишу по нему инструкцию.

Если вопросов мало, то писать инструкции это плохая идея.

Типы инструкций для сотрудников

Должностная инструкция

Тут обычно понимают что это инструкция, которая описывает должность сотрудника, отдела, подразделения, службы или организации в целом.
Мне лично ниразу не удавалось увидеть адекватное решение
Я скорее склонен верить что от этих инструкций можно отказаться
Делают их просто ради соблюдения законов
Ну делают и делают.

Можно найти много примеров и попытаться описать инструкцию про должность и что там нужно делать.

Образцы должностных инструкций работников

должностная инструкция бухгалтера
должностная инструкция директора
должностная инструкция заместителя руководителя или начальника отдела
должностная инструкция инженера
должностная инструкция менеджера
должностная инструкция руководителя или начальника отдела
должностная инструкция специалиста

Инструкция по процессу

Вот это более интересная штука, часто полезная
Многие путают инструкции по процессу, с инструкциями по процедуре или услуге

важно их отличать.
это очень разные штуки
но часто их путают и получаются Монстро-регламенты которыми не возможно пользоваться.
разницу разберем далее.
главное понять что инструкция по процессу, описывает основные аспекты реакции команды на какое либо событие и доведение его до ожидаемого результата

инструкция по продажам — можно описать как выглядит процесс продажи от поступления лида, до заключения договора или получения оплаты
инструкция по разработке — описать как выглядит процесс разработки, от регистрации задачи, до релиза в продукт
инструкция по поддержке — описать как выглядит процесс поддержки? от поступления сообщения от пользователя, до закрытия тикета так чтобы пользователь был доволен

Инструкция по процедуре

Вот тут многие могут подвиснуть. Птм что не ясно как отличить процедуру от процесса?
Их можн отличить так:

Процесс это общее описание действий с точки зрения исполнителя, от события до ожидаемого результата.
Процедура — это может быть вариация процесса или какая то его часть по условию

Другими словами, можно сказать что инструкция по процедуре отвечает на вопрос как делать ту или иную операцию с каким либо эксклюзивами или особенностями.
Например как обрабатывать консультацию, а как инцидент? Что нужно учитывать при этом?
Как обрабатывать задачи где нужен перевод? А как обрабатывать задачи где нужно сделать нагрузочное тестирование?

Есть процесс поддержка, но в зависимости от типа сообщения, это может быть инцидент, запрос на обслуживание или консультация. Это разные процедуры и порядок действий.
Есть процесс разработка, но там могут быть нюансы типа нужны тесты или нет, нужен перевод или нет, нужно тестировать на фронте или нет и т д. В зависимости от конкретной операции в процессе, могут запускаться разные процедуры.
Если разработчик встретился в задаче с тем что нужно сделать нагрузочное тестирование, то он открывает инструкцию по этой процедуре и читает как это делать

Инструкции по продукту

Ну это руководства пользователя. Думаю многие их видели и тут особо описывать нечего. Бывают разные форматы. Электронные или бумажные. На 3 странички или на книгку из 333 страниц. Все зависит от сложности продукта.

Главное чтобы инструкция отвечала на вопросы пользователя и снимала нагрузку с отдела поддержки.

Какие именно вопросы следует отражать в такой инструкции, зависит от анализа поступающих вопросов в команду поддержки продукта.

Инструкции по услуге

Вот это веселая штука. Очень полезная если ее понять. Например вот есть у нас процесс разработки. Или процесс поддержки. Или процесс закупки. Или процесс согласования договора.

По этим процессам есть инструкции. И их знают и читают сотрудники тех команд или отделов, которые исполняют процесс. Будь то разработчики, ребята из поддержки или закупщики.

Но вот надо ли эти инструкции показывать Клиенту по этим процессам?
Например надо ли знать процесс разработки тому кто хочет отправить задачу в разработку?
Если ответ положительный, то у вас крупные проблемы и риски уйти в бюрократию.
Разработка со стороны Исполнителя и со стороны Клиента — выглядит очень по разному.
Потому услуга описывается иначе и то как обращаться за разработкой, за закупкой или за согласованием договоров и какой результат ожидать — очень сильно отличается от того как эту разработку делать, проводить закупку или согласовывать договор.
Напримеры

если взять разработку:

инструкция по процессу и процедурам пишется для разработчиков — их много и они большие
инструкция по услуге пишется для Клиентов, Пользователей и Стейкхолдеров. И как правило она сильно короче. С картинками. Так чтобы мог понять человек который не погружен в особенности процесса.
если брать опыт опенсорс команд, то там обычно дают ссылку на гитхаб и говорят — все хотелки пишите туда
могут быть шаблоны описания хотелок
если брать корпоративный сектор — там часто все бывает сложнее. но лишь потому что рулят этим бюрократы.

как исполнять поступающие задачи — инструкция может быть большой и их может быть много
но вот как обратиться за поддержкой? обычно это надо просто отправить письмо на какой то адрес или заполнить форму

надо не уметь думать головой
не уметь отличать услугу от процесса
и заставлять клиентов читать регламенты написанные для сотрудников команды
именно так поступают большинство людей в русских компаниях

Инструкция по практике

Предположим у нас описаны должности, процессы, процедуры, продукты и т.д.

Но вот хочется внедрить практику. Это может быть Agile, SCRUM, Lean, OKR …

Зачастую такие штуки проще описывать отдельной инструкцией. Инструкция по практике.

Типа «Планирование с OKR» — и тут описываем кто что делает чтобы планировать работу по OKR и получить от этого максимальный результат.

Инструкция по практике SCRUM многие и так знают. Это Scrum Guide.

Инструменты для описания инструкций

Технологии публикации и доставки инструкций до людей

Где и как лучше описывать эти инструкции?

Мне приходилось встречаться с такими вриантами:

MS Word — очень не удобно

крутые инструкции часто ссылаются друг на друга
в ворд это сделать сложно
потому лучше выбирать что то более современное и ближе к веб технологиям

Выбор подходящего инструмента — отдельная история. Нужно пробовать разные варианты и выбирать тот, который лучше всего подходит в конкретной ситуации. Давать универсальные советы тут очень сложно.

Техники написания инструкций

Очень важно чтобы тексты были понятны людям.

Очень легко написать инструкцию с плохим текстом, которую не возможно читать и понимать.

Очень сложно написать хорошую инструкцию. Нужно много знать и уметь.

Есть 2 книги которые помогают научиться писать хорошо:

Пиши сокращай
Пирамида Минто

Заключение

Когда мы хотим навести порядок, главное не переборщить.

Все яд и все лекарство — вопрос дозировки.
Парацельс

Плохо составленные инструкции — это большее зло чем их отсутствие.

Но если знать как это делать — то польза от них тоже заметная.

Один из критериев качество инструкции — это вопросы от людей.

Если вы написали инструкцию в ситуации когда вопросов было мало — вы только что забюрократезировали процесс и сделали хуже.

Если наличие инструкции не снижает частоту вопросов и их все еще много, значит вы либо плохо ее написали, либо выбрали плохой инструмент доставки инструкции до людей. Инструкция фигня. Надо переделывать.

Надеюсь этот обзор позволит обойти грабли и перейти к разработке полезных и эффективных инструкций для сотрудников.

Источник: bizzapps.ru

Банк Должностных Инструкций

Должностная инструкция служит базовым документом для установления прав и обязанностей работников в отделе или компании. На этапе набора и трудового оформления персонала подписывать должностную инструкцию крайне желательно во избежание возможных проблем в период найма и разного рода трудовых споров и конфликтов.

Индивидуальные или групповые должностные инструкции

Индивидуальные или групповые должностные инструкции позволяют:

четко распределять должностные обязанности и ежедневные функции работников
повышать эффективность и организацию рабочего времени
предотвращать возможные конфликты в коллективе на почве вопросов, кто за что отвечает
ясно определить взаимоотношения и субординацию работников друг с другом
в письменной форме разъяснить права работника — что и как сотрудник в праве требовать от своего руководителя или от компании для осуществления своих профессиональных обязанностей
увеличить уровень ответственности каждого работающего
могут являться основой для определения критериев для повышения, перевода на новую должность, материального или нематериального стимулирование сотрудников
могут быть базисом для наложения взысканий на сотрудника или смещения с должности, в случае если работник систематический не справляется с должностными обязанностями
могут служить доказательной базой при трудовых спорах в соответствующих комиссиях, контролирующих органах и суде
обеспечить правильный баланс рабочего и личного времени работающего.

Как правильно составить должностную инструкцию

В процессе разработки должностной инструкции вам могут помочь следующие документы:

утвержденное штатное расписание и орг структура компании
в некоторых отраслях — квалификационный справочник должностей специалистов руководящих работников и служащих
объявление о вакансии с описанием основных требований и обязанностей или заявка на подбор персонала, составленная менеджером
положения о департаментах, дивизионах и структурных подразделениях компании
кадровые политики и процедуры
типовые шаблоны должностных инструкций по отраслям производства и сервиса

По правилам кадрового документооборота должностная инструкции составляется для каждой уникальной должности, входящей в штатное расписание предприятия. Если у вас в штатном расписании присутствуют должности с одинаковым названием, но разными разрядами или грейдами, каждая из них потребует отдельной должностной инструкции. У вас также есть возможность составить групповую должностную инструкцию, но в разделе требования к квалификации и должностных обязанностях необходимо четко прописать, чем по требованиям отличается один разряд от другого (например: стаж работы, уровень образования, функциональные обязанности, подчинение).

Каждый новопринятый сотрудник вступает в должность на основании приказа и трудового договора. У начальника кадрового отдела есть возможность либо описать должностные обязанности, права и ответственность сотрудника в теле самого трудового договора, либо сослаться на должностную инструкцию, как на отдельный документ, регламентирующий эти отношения. С практической точки зрения, иметь инструкции как отдельный, независимый документ более удобно. Поскольку если потребуется внести изменения в этот документ, не возникнет необходимости создавать дополнения или переподписывать трудовой договор. Достаточно будет ознакомить сотрудника с новой версией должностной инструкции.

Кто утверждает должностную инструкцию

Как правило, в конце или в самом начале должностной инструкции указывается срок ее действия. Стандартными сроками является 3 или 5 лет. Также оговаривается порядок утверждения должностной инструкции и процедура ее пересмотра. Если есть желание избежать массового переутверждения должностных инструкций по истечении срока действия, есть возможность модифицировать текст документа и указать, что он действует бессрочно или до утверждения новой версии должностной инструкции.

В большинстве типовых бланков должностных инструкций вы увидите, что данный документ утверждается Генеральным директором или Директора предприятия. Однако это право на основании приказа может быть предоставлено Директору по персоналу, Начальнику отдела кадров или Начальнику юридического отдела. В общем-то, утверждать инструкции имеет право любой сотрудник компании, на которого эта ответственность возложена приказом по предприятию.

Для того, чтобы должностная инструкция считалась действительной, не ней должна стоять подпись утверждающего лица, дата составления документа и печать предприятия. Если в вашей компании введен электронный документооборот, инструкции также могут быть утверждены электронной подписью ответственного лица.

ДАВАЙТЕ ДЕЛИТЬСЯ

Структура текста должностной инструкции

Как правило, в крупных компаниях существует штатное расписание, положения о структурных подразделения, которые и являются отправной точкой для формирования структуры текста должностных инструкций. Штатное расписание определяет иерархию подчинения, а положения о структурных подразделениях помогают связать должностные обязанности сотрудника с целями и бизнес задачами предприятия в целом.

Четких законодательных требований к содержанию и структуре должностных инструкций нет. Однако исходя из юридической практики имеет смысл составить должностную инструкцию таким образом, чтобы она ясно и исчерпывающе описывала цели, задачи и обязанности сотрудника. Неясная и неполная структура текста должностной инструкции и размытые формулировки в правах и обязанностях сотрудника может стать причиной трудовых споров, конфликтов и основой для недопонимания между руководством компании и сотрудниками. Если работнику четко не прописаны его функциональные обязанности, вопрос его профессиональной аттестации или оценки его соответствия занимаемой должности становится делом практически невозможным.

Рекомендуемая структура текста должностной инструкции:

Общие положения и определения
Подчинение и порядок ввода в должность
Требования к квалификации, образованию или знаниям
Главные цели и задачи должности
Перечень основных должностных и функциональных обязанностей
Права и ответственность сотрудника
Взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями
Срок действия должностной инструкции и правила пересмотра должностной инструкции
Порядок утверждения и ознакомления с должностной инструкцией

В разделе «Общие положения и определения» обычно прописывают глоссарий, определения основных понятия, которые будут использованы в тексте документа, принадлежность позиции к тому или иному структурному подразделению, категория должности(например: руководитель, специалист, менеджер, рабочий)

В разделе “Подчинение и порядок ввода в должность” указывают уровень подчиненности сотрудника на этой должности (кому подчиняется, кого имеет в подчинении), способ представления на должность (кандидат назначается на должность ХХХ по представлению ХХХ), процесс замещения в период отсутствия.

Параграфы, посвященные “Требованию к квалификации, образованию или знаниям”, освещают вопросы, связанные с требования к образованию, стажу, опыту работы, профессиональной подготовке работника, его квалификации, умениям и знаниям. Крайне редко, но в этот раздел также могут включиться требования к личным или управленческим качествам сотрудника. Причина, по которым отдел кадров старается не указывать требования к лидерским или личностным качествам, связанны с субъективизмом в оценке данных компетенций и невозможностью апеллировать к ним в случае трудовых споров.

Блок должностной инструкции «Главные цели, задачи, должностные обязанности» должен содержать подробное описание предмета профессиональной деятельности — для чего нужна данная позиция в компании. Большую часть этого блока занимает перечень конкретных видов деятельности и задач, с которыми предстоит сталкиваться сотруднику в своей профессиональной деятельности. Практика документооборота показывает, что в бланк должностной инструкции следует включить фразу о том, что перечень должностных обязанностей сотрудника может быть дополнен исходя из производственных необходимостей и бизнес процессов компании. Тем самым у вас будет возможность избежать необходимости постоянно пересматривать данный документ при малейшем изменении в списке должностных обязанностей работника.

В параграфах под заголовком «Основные обязанности и права» идет перечисление условий труда, правил, которые должен неукоснительно соблюдать работающий по найму. В этой части текста должностной инструкции можно встретить ссылки и указания на:

соответствующие инструкции по охране труда и технике безопасности
правила внутреннего трудового распорядка
внутренние политики и процедуры
законодательство РФ
нормативы и правила, определяющий процедуру сохранности коммерческой тайны
порядок доступа к персональным данным
условия материальной ответственности
политику конфиденциальности.

Взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями — это раздел должностной инструкции, который отображает процессы внутреннего взаимодействия между сотрудниками. Однако, если ваше организационная структура или штатное расписание имеет тенденцию к частому пересмотру и реорганизации, у вас есть возможность просто ссылаться в этом отделе на действующую структуру. В этом случае не возникнет необходимости переделывать и заново утверждать должностные инструкции в случае штатных изменений и реорганизаций.

Ответственность за хранение должностных инструкций возлагается на отдел кадров или сотрудника, выполняющего функцию ведения кадрового делопроизводства.

Процедура ознакомления с должностной инструкцией

Сотрудник имеет возможность ознакомиться с должностной инструкцией несколькими способами:

подписью в графе ознакомлен на самой должностной инструкции
в журнале ознакомления с должностной инструкцией
в электронном виде на внутреннем портале документооборота
в приложении к трудовому договору.

Обычно должностные инструкции выпускаются в 3х экземплярах: первый — хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Многие крупные компании стремятся перевести свой внутренний документооборот в он-лайн режим. Если модули вашей программы по кадровому документообороту позволяют создать электронный банк должностных инструкций, то вы можете организовать процесс создания, утверждения, изменения и ознакомления с должностной инструкцией в электронном виде с помощью опции электронной подписи. Такая автоматизация процесса безусловно позволить сберечь массу времени и сил, затрачиваемых отделом кадров для поддержания каталога должностных инструкций предприятия в должном порядке.

Где скачать должностные инструкции бесплатно?

Информационные сайты по кадровому делопроизводству, охране труда и управлению персонала, как правило, имеют хорошую базу данных образцов типовых должностных инструкций в открытом доступе. На нашем сайте в разделе “Банк должностных инструкций” вы также можете скачать бесплатно интересующую вас должностную инструкцию.

Источник: hrhelpline.ru