Должны ли индивидуальные предприниматели регистрировать оформленные путевые листы

Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности и индивидуальные предприниматели, которые используют транспортные средства для перевозки грузов и пассажиров, а также физлица – водители такси.

Расчеты с водителем. Путевой лист является первичным документом для учета работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257). Он подтверждает рабочее время.

Подтверждение расходов. Путевой лист подтверждает реальность поездки и факт перевозки грузов и пассажиров. Документ необходим, чтобы подтвердить экономическую обоснованность аренды или лизинга автомобиля, а также расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля. К таким расходам относят:

ГИБДД, полиция и другие ведомства. Путевой лист подтверждает маршрут следования машины, что автомобиль технически исправен, а водитель может им управлять, так как прошел медицинский осмотр. Отметки о техническом состоянии и медосмотре в путевых листах проверяют представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора.

Вебинар: «Путевые листы с 1 сентября»

По требованию полиции водитель обязан предъявить путевой лист (п. 2.1.1 Правил дорожного движения). Если этого не сделать, оштрафуют как водителя, так и должностных лиц и саму организацию (ч. 2 ст. 12.3, ч. 1 ст.

12.31.1 КоАП).

Кто должен оформлять
Оформлять путевые листы должны лица, которые указаны в пунктах 10 и 4 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. Это организации, ИП, которые:

являются собственниками или владельцами транспорта;
используют ТС для перевозки пассажиров и грузов независимо от того, коммерческая это перевозка или перевозка для собственных нужд.
С 1 сентября 2023 года оформлять путевые листы должны также самозанятые перевозчики такси, которые не являются ИП (подп. 5 п. 1 ст. 11 Закона от 29.12.2022 № 580-ФЗ).

Путевые листы оформляют на каждое транспортное средство, которое передвигается по дорогам в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Под пассажирами понимают лиц, кроме водителя, которые находятся в транспортном средстве, а также лиц, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения).

Можно не оформлять путевой лист на транспорт, который не покидает территорию предприятия (например, на автопогрузчик, который работает только на складе компании). Путевой лист оформляют до выпуска транспортного средства на линию (п. 10, 11 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390).

Собственники и владельцы

К собственникам транспортных средств относят организации и ИП, которые владеют транспортным средством на праве собственности. Данные организации и ИП приобрели транспортное средство по договору купли-продажи или получили в собственность по иным основаниям, например, по договору дарения.

Владельцы транспортных средств — это организации и ИП, которые получили транспортное средство во владение на праве хозяйственного ведения или праве оперативного управления либо на ином законном основании (право аренды, лизинг, доверенность на право управления транспортным средством и т. д.).

ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ: как правильно заполнять с 1 сентября 2023 года

Путевой лист при аренде
На арендованное транспортное средство нужно оформить путевой лист, если это транспортное средство вы используете для перевозки пассажиров и грузов. Кто должен оформлять путевой лист, зависит от вида договора аренды. Если заключен договор аренды без экипажа, путевой лист оформляет арендатор. При аренде с экипажем путевой лист оформляет арендодатель.

Аренда без экипажа. Арендатор фактически эксплуатирует арендованный транспорт, поэтому он составляет путевой лист. По договору аренды без экипажа арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование. При этом арендодатель не оказывает услуги по управлению транспортом (ст. 642 ГК).

Таким образом, арендатор является владельцем транспортного средства, поэтому он оформляет путевой лист (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390). Если договором аренды не предусмотрено иное, арендатор несет расходы на ГСМ (ст. 646 ГК).

Аренда с экипажем. При предоставлении транспортного средства в аренду с экипажем путевой лист оформляет арендодатель (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, письмо Минфина от 12.04.2023 № 02-07-05/32901). При аренде с экипажем арендодатель, во-первых, предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование.

А во-вторых, оказывает своими силами услуги по управлению автотранспортом. Это следует из статьи 632 ГК.

Кто заполняет путевой лист
Заполнить путевой лист может любой сотрудник, которого назначили ответственным за оформление этого документа. Это может быть диспетчер, если в организации есть такая штатная единица, либо любой другой сотрудник. Например, менеджер или бухгалтер.

Ситуация
Нужно ли оформлять путевой лист директору
Путевой лист нужен, если транспортное средство, которым управляет руководитель, передвигается по автомобильным дорогам и используется для перевозки пассажиров, грузов или багажа.

Оформлять путевой лист нужно, если руководитель управляет автомобилем в служебных целях и на этом автомобиле перевозит грузы или других лиц, кроме себя, например, своих сотрудников (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, ч. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Под пассажирами понимают лиц, кроме водителя, которые находятся в транспортном средстве, а также лиц, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения).

Обязанность заполнять путевые листы в случаях, когда нет перевозок пассажиров и грузов, законодательством не предусмотрена. Такую позицию поддерживали суды (см., например, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.12.2015 № А03-4759/2015, решение Омского областного суда от 09.02.2016 № 77-80/2016). Поэтому подтвердить служебный характер поездок можно любым документом: актом, приказом, справкой и т. д. Но удобнее и безопаснее оформить путевой лист.

Ситуация
Нужно ли оформлять путевой лист на личные автомобили, которые используют в служебных целях
Путевой лист не нужен, если работник не перевозит пассажиров и грузы для нужд организации.

Путевые листы нужно оформлять, только если сотрудник использует личный транспорт в целях перевозки пассажиров и грузов для собственных нужд организации и ИП (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, ч. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Под перевозками для собственных нужд понимают перемещение лиц, кроме водителя, материальных объектов автобусами или грузовыми автомобилями без договоров перевозки (п. 2 ст. 20 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).

Таким образом, если работник не использует личный автомобиль для перевозок пассажиров и грузов для нужд организации, оформлять путевые листы не требуется (постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 № А48-6436/05-8). Служебный характер поездок можно подтвердить и другими документами, например, приказами, актами и т. д.

СОВЕТ
Оформить путевой лист на личный автомобиль можно независимо от того, перевозит сотрудник пассажиров и грузы или нет.
Служебный характер поездок можно подтвердить не только путевым листом, но и другими документами. Например, приказами, актами и т. д. Но проще обосновать производственный характер поездок данными путевого листа. В форме путевого листа есть все необходимые показатели. Такой документ подтвердит, что личный автомобиль сотрудника компания использует в деятельности, а также обоснует расходы на компенсацию за использование личного автомобиля.
Основание для выплаты компенсации — приказ руководителя, а также соглашение между работником и работодателем на использование автотранспорта (ст. 188 ТК). Аналогичные выводы — в письмах Минфина от 27.06.2013 № 03-04-05/24421, от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629.
Чтобы освободить выплаты сотруднику от НДФЛ и страховых взносов, у организации также должны быть документы, которые подтверждают, что используемый автомобиль принадлежит сотруднику. Получите у работника копию ПТС или свидетельства о регистрации автомобиля (письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

По какой форме
Форму путевого листа на бумаге нужно разработать и утвердить самостоятельно. Утвержденного бланка нет. В путевом листе должны быть обязательные реквизиты из раздела I приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 (письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ). Бланк, который будете применять, утвердите в приложении к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Если вы планируете оформлять путевые листы в электронном виде, разрабатывать свою форму не нужно.

Предприниматели оформляют путевые листы по тем же правилам, что и организации. Форму путевого листа разработайте самостоятельно. Бланк должен включать обязательные реквизиты. При заполнении путевого листа в реквизите «Сведения о лице, оформившем путевой лист» ИП указывает свои фамилию, имя и отчество (при наличии), а также адрес регистрации по местожительству, телефон, ОГРНИП. Порядок заполнения остальных реквизитов аналогичен правилам для организаций.

Проверьте, чтобы, помимо обязательных реквизитов путевого листа, форма отвечала всем требованиям законодательства к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При разработке формы бланка за основу можно взять утвержденные Госкомстатом унифицированные формы. Но в этих в бланках нет всех обязательных реквизитов, поэтому использовать их можно, только если добавить обязательные поля.

В путевой лист, помимо обязательных реквизитов, можно включить любые дополнительные реквизиты, которые учитывают специфику вашей деятельности.
Форму бланка закрепите в учетной политике. Для этого издайте приказ о внесении изменений в учетную политику.

Источник: 1glss.ru

Нужен ли путевой лист ИП

Привет Дорогие друзья. В интернете много роликов по поводу Нужен ли путевой лист ИП Индивидуальному предпринимателю. В случае, когда ИП имеет наемный труд все понятно, но, когда ИП сам водитель и собственник транспорта возникает много вопросов. К тому же отсутствие определенности на руку контролирующим органам. Можно выписывать баснословные штрафы.

К тому же юридическая безграмотность инспекторов никак не наказывается и каждый раз они пытаются повесить на вас статью с максимально возможным наказанием.

Вот и мне недавно подфартило с таким деятелем в лице инспектора федеральной службы по надзору в сфере транспорта. Вез я личные вещи из Воронежа в Хохольский район, на весовом посту на выезде из Воронежа в сторону города Курск меня остановил работник транспортной службы и попросил предоставить ему путевой лист.

Так как я перевозил свое имущество, то из документов была только транспортная накладная, где я грузополучатель. В итоге инспектор проверил меня по базе и выяснил что я являюсь ИП. На основании этого у меня обязательно должен быть путевой лист и за его отсутствие полагается штраф на ИП в размере двадцати пяти тысяч рублей. Вы согласитесь, ну это уже слишком.

Мне вменяют нарушение, за которое предусмотрена ответственность частью 6 статьи 12.31.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Не осуществил выполнение требований, предусмотренных п. 2.2 из перечня мероприятий по подготовке работников индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации, а именно не проверил (не обеспечено) наличие действующей разрешительной документации, необходимой для допуска к участию транспортного средства в дорожном движении в соответствии с законодательством Российской Федерации (отсутствует путевой лист), чем не обеспечена безопасность перевозок грузов. Это звучит ужасно страшно, но я ИП у которого нет наемных работников и следовательно у меня нет и не нужно мероприятий по подготовке работников.

Источник: gruzoperevoz36.ru

Путевой лист для ИП — что это такое и где его взять для грузоперевозок

При использовании автомобилей в процессе осуществления предпринимательской деятельности требуется оформлять ряд документов. Путевые листы для ИП являются основой для ежедневной практики по эксплуатации транспортных средств и служат для анализа и формирования отчетности. Что должен содержать такой документ, как его правильно заполнять, сколько хранить — тема данного обзора.

Что такое путевой лист

Путевой лист (в быту — путевка) выдается водителю, приступающему к работе — при выезде в рейс или в начале рабочего дня (смены). Для индивидуального предпринимателя этот документ позволяет производить:

На основании этих данных впоследствии:

• начисляется заработная плата водителю;
• производится расчет с контрагентами, арендодателями или арендаторами;
• производится учет полученной прибыли и понесенных расходов для расчета налогов.

Для сотрудников дорожной полиции документ служит подтверждением:

• законности управления транспортным средством;
• законности грузоперевозки или перевозки пассажиров;
• нахождения машины в удовлетворительном техническом состоянии;
• прохождения водителем медосмотра.

Водитель обязан предъявлять путевку по требованию сотрудников ГИБДД.

Как его сделать

Индивидуальный предприниматель может разработать шаблон путевого листа самостоятельно, максимально адаптировав его к нуждам своего бизнеса. Можно скачать бланки в интернете и доработать их, приспособив к собственным условиям работы, и напечатать в нужном количестве.

Если предпринимательская деятельность не предполагает какой-то особой специфики и позволяет пользоваться стандартными образцами, бланки путевок можно купить в магазинах канцпринадлежностей.

Бланк

Форма бланка жестко законодательными актами и правилами не определена. Роскомстатом разработаны шаблоны путевок:

• форма 3;
• форма 4;
• ПА-1;
• ПГ-1;
• прочие формы.

Но все они не являются обязательными к применению, так как нормативно-правовые акты, выпущенные позже, требуют включать в путевку расширенные сведения. Поэтому предприятие и ИП могут брать за основу указанные формы и разработать собственный шаблон путевого листа. Единственное обязательное требование — лист должен включать в себя обязательные сведения.

Обязательные реквизиты

Согласно приказу № 152 Минтранса РФ, путевка в обязательном порядке содержит:

1. Номер путевого листа, его наименование.
2. Срок его действия в виде даты начала и даты окончания.
3. Информация о владельце ТС. Для ИП это ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП.
4. Информация об автомобиле — тип, модель ТС, регистрационный номер (в том числе для прицепа), километраж пробега на момент выезда с паркинга, дату и время выезда, дату и время контроля технического состояния.
5. Информация о водителе. Указываются ФИО, дата и время предрейсового медицинского осмотра. В 2023 году отменена необходимость проставления штампа о медосмотре.

Важно! Необязательность проставления штампа о медосмотре не означает, что медосмотр можно не проходить. Водитель обязан перед выездом пройти эту процедуру в любом случае и получить допуск к поездке, но отметка в путевом листе может быть заверена подписью медработника.

Это исчерпывающий перечень обязательных сведений на 2023 год. Но налоговые органы считают, что по закону о бухучете также обязательными являются сведения:

• вид хозяйственной деятельности (перевозка грузов, пассажиров и т. д.);
• единица измерения вида деятельности (километраж, количество пассажиров и т. д.);
• должности и подписи ответственных лиц.

Требования об указании в путевке маршрута следования являются спорными, судебная практика на этот счет неоднозначна. Но лучше указывать маршрут, чтобы избежать проблем при использовании упрощенного путевого листа.

В остальном работодатель сам может добавлять сведения, которые считает необходимыми для работы.

Образец путевого листа

Как правильно оформить графы и разделы путевого листа — интуитивно понятно с учетом данных выше разъяснений. Если по ходу оформления документов возникают вопросы, можно взять подходящие к случаю образцы. В рамках обзора можно отметить особенности заполнения путевки для таксомоторов и грузовиков.

Для такси

Для легковых машин, используемых в качестве таксомоторов, закон не устанавливает отдельных требований к форме путевок. Но специфика работы накладывает определенные требования. В путевых листах для ИП ведется учет не только показаний одометра, но и показаний таксометра и полученных денежных средств. Для этого в шаблоне есть специальные разделы.

Для грузового автомобиля

Для грузовых авто и «Газелей», используемых в качестве грузотакси, можно использовать бланки путевых листов, разработанных на основе форм 4-С или 4-П. В этих формах дополнительно ведется учет:

• тонно-километров в шаблоне 4-С;
• времени работы в шаблоне 4-П.

Нужную форму каждый ИП возьмет в зависимости от выбранной схемы работы.

Сколько его хранить

Различные нормативно-правовые акты устанавливают различные сроки хранения путевки, перевозки по которой завершены:

• НК РФ обязывает хранить путевой лист 4 года;
• Федеральный закон №402 и приказ Министерства транспорта РФ — 5 лет.

Также существует приказ Минкультуры РФ, в котором оговаривается срок хранения в 5 лет, но с условием, что в этот срок проводилась минимум одна ревизия государственными органами. По совокупности условий всех НПА можно резюмировать, что хранить путевки надо 5 лет, и продолжать хранение, если за это время не было проверок.

Важно! Министерство культуры требует хранить путевые листы не менее 75 лет, если они могут служить основанием для начисления пенсии по вредности или установления инвалидности.

Штраф за его отсутствие

За отсутствие путевого листа у индивидуального предпринимателя законом предусмотрен штраф в сумме 500 рублей. Иногда недобросовестные или некомпетентные сотрудники ГИБДД разъясняют водителю, что санкция за езду без путевки согласно КоАП РФ составляет 20 тысяч или 100 тысяч рублей. Следует знать, что такие санкции предусмотрены только для юридических лиц, к которым ИП не относится, и эта норма закона на него не распространяется. А вот если в документе отсутствует отметка о прохождении медицинского либо технического осмотра, даже если водитель по факту получал допуск перед выездом, то в этом случае разницы между физ или юрлицом нет — санкция составляет от 5000 до 100000 рублей.

Таким образом, путевой лист нужен не только для учета и анализа ведения бизнеса. Он также необходим для предъявления сотрудникам ГИБДД, ФНС и других государственных органов. К заполнению, хранению и учету путевок следует относиться внимательно, не допуская халатного отношения.

Источник: onlinekassa.guru