В СБИС вам не нужно думать о том, какой оператор у контрагента. Один раз настройте роуминг и просто отправляйте документы, а мы гарантированно их доставим. Роуминг нужен контрагентам, которые подключены к разным операторам ЭДО и хотят обмениваться электронными документами.
Средства интеграции с внешними системами, в т.ч. API
Если бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в вашей системе, то он там и останется. Мы, не затрагивая работу сотрудников, состыкуем СБИС с вашей учетной системой или встроим с помощью API работу с документами в ваши действующие корпоративные веб-порталы.
Обезопасьте себя от налоговых рисков
Вопрос/ответ
При подключении тарифа «Обмен с контрагентами» вы можете использовать любой способ интеграции с учетной системой (Внешняя обработка для 1С, СБИС Коннект, API).
Если тариф не подключен, то загрузка/выгрузка может быть выполнена с использованием интерфейса личного кабинета СБИС.
Если количество документов в выбранном тарифе или предоплаченные пакеты закончатся, клиент может купить дополнительные пакеты с трафиком или воспользоваться постоплатой согласно трафику:
Электронный документооборот 2023 : Платформа ЭДО для бизнеса
| Цена за 1 пакет, руб | 5 | 4,5 | 4 | 3 | 2,5 |
Тарификация осуществляется за период: календарный квартал (если иное не указано в договоре). Расчет производится 1-го числа месяца, следующего за расчетным периодом.
Под тарификацию подпадают пакеты документов, по которым документооборот завершен положительно (при раздельном утверждении подписано одно из вложений) в текущем расчетном периоде:
- для ЭДО — только исходящие пакеты, если документ отправлен по регламенту с утверждением и он утвержден или если документ отправлен по регламенту без утверждения и он доставлен;
- для EDI — исходящие и входящие пакеты (EDI-сообщения) сразу после отправки.
Служебные документы не тарифицируются.
Ежеквартально не тарифицируются пакеты, включенные в тариф. Например, для тарифа «ЭДО 1200» переменный платеж рассчитывается с момента отправки 301-го пакета документов.
Сумма переменного платежа исчисляется в полных рублях, при необходимости округление производится до полного рубля в сторону увеличения, но не может быть менее 100 рублей.
Часть функционала тарифов уже включена в платный аккаунт. Ниже приведено сравнение функций по тарифам ЭДО:
| Создание и печать документов | ✔ | ✔ | ✔ |
| Прием электронных документов от контрагентов | ✔ | ✔ | ✔ |
| Количество пользователей, включенных в тариф* | 5 | 5 | 5 + 1 |
| Отправка электронных документов контрагентам | ✘ | ✔ | ✔ |
| Кол-во исходящих документов, включенных в тариф (за 1 квартал) | ✘ | 10 контрагентам в СБИС. При превышении — 7 руб./док. | от 50 + расширение |
| Обмен сообщениями и видеозвонки | ✘ | ✔ | ✔ |
| Уведомления об изменениях | ✔ | ✔ | ✔ |
| Система разграничения прав | ✘ | ✘ | ✔ |
ДИАДОК РЕГИСТРАЦИЯ нового пользователя | ПОДКЛЮЧЕНИЕ к ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ — Урок #6
* — учитываются пользователи с доступом в online.sbis.ru, проявлявшие активность за последний квартал
Пакет — это набор логически связанных электронных документов, передаваемых контрагенту за одну отправку. Ограничений на количество и типы документов, входящих в пакет, нет, за исключением одного — в пакет должно входить не более 1-го счета-фактуры (это требование Приказа Минфина № 174н от 10.11.2015 ).
При использовании технологии EDI под «пакетом» понимаем каждое сообщение (ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV, INVOIC, PRICAT и др.).
В платный аккаунт включена отправка 10 пакетов в квартал, в тарифы отчетности Легкий, Базовый, Корпоративный и УПБ – 50 пакетов в квартал. Для отправки большего количества документов, в т.ч. контрагентам других операторов, необходимо подключить один из тарифов «Обмен с контрагентами». Лицензия действует для одной компании и включает поквартальную отправку пакетов:
| Кол-во пакетов в квартал | 50 | 125 | 300 | 375 | 750 | 1250 | 2500 |
Отправка пакетов свыше данного количества оплачивается отдельно.
При подключении сервисов СБИС необходимо так же подключить тариф Аккаунт (500 руб)
Тарифы СБИС имеют региональный прайс-лист.
Источник: biztekh.ru
Электронный документооборот в бухгалтерии
Помощь экспертов ЭДО по любым вопросам работы ЭДО в 1С. Гарантия на услуги до 12 мес.
Электронный документооборот упрощает работу бизнеса, исключая необходимость хранить бумажные копии и предоставляя способ передачи подписанных документов без личного контакта. Бухгалтерия, с точки зрения данного сервиса, находится «на передовой»: данная методология позволяет сдавать отчеты, передавать первичные документы, а также выполнять другие операции онлайн, то есть экономит рядовому бухгалтеру массу времени и сил.
По сути, ЭДО – это способ обмена данными через электронные средства связи, в первую очередь, через интернет. Документ подписывается с помощью ЭП и передается контрагенту или государственному органу. Подписанный ЭП-файл будет полностью соответствовать бумажному аналогу
Плюсы и минусы ЭДО
Использование электронного документооборота имеет ряд преимуществ:
- Существенно снижаются затраты, в первую очередь, за счет расходных материалов. Фирме не нужно приобретать и обслуживать копировальную технику, дополнительную канцелярию. Особенно это заметно, если требуется сдавать большое количество отчетности, а также постоянно заключать договоры с контрагентами. ИП на УСН с использованием патента вряд ли заметят существенное снижение трат, особенно, если работают с населением, а не с бизнесом.
- Экономится время. Не приходится направлять или вручать бумаги контрагентам и госорганам. Это актуально, когда фирма работает с клиентами из разных частей страны или иностранными лицами. Кроме того, искать нужный файл проще, чем бумажную версию в архиве (если сразу оформлять все правильно).
- Эффективность работы увеличивается, в первую очередь, за счет экономии времени и возможности иметь удаленный доступ к необходимой информации. При этом рабочий процесс должен быть организован должным образом, исключая доступ сторонних лиц к подобной информации.
- Исключение несанкционированного доступа к файлам при использовании должных методов защиты. ЭП считается надежным средством, взломать которое практически невозможно. По сути, проще подделать собственноручную подпись, чем ЭП.
- Не нужно содержать архив, поскольку все документы можно хранить на собственном или арендуемом сервере и на иных носителях информации.
- В рамках бухгалтерского учета электронный документооборот имеет большие преимущества. Например, не нужно беспокоиться, что ФНС не примет файл, подписанный через ЭП, как некоторые контрагенты. Первичная документация, отчеты – все может быть передано удаленно.
Но электронный документооборот имеет и некоторые недостатки:
- Не все контрагенты могут быть согласны на ведение документооборота таким способом. В этом случае придется с одним использовать классический вариант, а с другими подписывать все через ЭП. Это создает путаницу и противоречия. В итоге фирма тратится как на ЭДО, так и на бумажный документооборот.
- Сотрудникам требуется дополнительное обучение, а может быть и мотивация, поскольку не все умеют и хотят работать новыми способами. Это может вызвать дополнительные расходы на обучение или мотивационные компенсации.
- Единовременные расходы в период приобретения специального ПО, оформления подписей, обучения сотрудников. Впоследствии расходы окупаются, но разовые траты могут быть существенными. Расходы реально оправданы, когда организация ведет активную деятельность, имеет множество клиентов и заказчиков, ведет сложную бухгалтерию.
- Настройка роуминга между операторами контрагентов может занять время и потребовать оформления отдельной документации.
Как подключиться к ЭДО
Чтобы наладить в организации электронный документооборот, Необходимо провести подготовительную работу и выполнить ряд действий:
- Обратиться в удостоверяющий центр и получить ЭП. Будет предложено три варианта подписей, лучше всего использовать усиленную квалифицированную.
- Подключиться к оператору, который будет обслуживать все операции, предоставив поддержку.
- Приобрести сертификат и специальное программное обеспечение, установить его на компьютере, с которого будет осуществляться работа.
- Обратиться к оператору для подключения контрагентов, если такая необходимость имеется. Операторы обеспечивают всестороннюю информационную поддержку своим клиентам. Если возникают технические трудности, рекомендуется обращаться к ним.
- Бухгалтеру также потребуется использование ряда специальных программ, с помощью которых можно передавать в ФНС, а также в иные органы установленную законом отчетность. Например, это может быть 1С:Бухгалтерия с подключенным сервисом 1С-ЭДО , что позволит максимально автоматизировать процесс.
Электронная подпись
Электронную подпись можно приобрести только через удостоверяющий центр. Для этого организации необходимо направить своего представителя, который должен иметь с собой следующие документы:
- Паспорт или иной документ, который подтвердит его личность;
- Документ, подтверждающий полномочия (приказ о назначении директора, доверенность);
- Устав фирмы;
- Выписка из ЕГРЮЛ;
- Регистрационные документы.
Важно! Если подпись оформляет ИП, ему нужен будет только паспорт и выписка из ЕГРИП.
В удостоверяющем центре будет предложено оформить три варианта подписи:
- Простая. Используется для получения большей части госуслуг. Может подтвердить подпись документа конкретным лицом, то есть она лишь подтверждает факт подписи, но никак не защищает документ от подделки.
- Усиленная неквалифицированная. Применяется в государственных торгах и при заключении соглашений, если стороны заключат отдельное соглашение. Позволяет определить лицо, подписавшее документ, а также дает возможность отследить факт внесения изменений в него после подписания.
- Усиленная квалифицированная. Может использоваться всегда, даже если отсутствует отдельное соглашение. В бухгалтерии наиболее приемлемым вариантом считается применение именно такого типа ЭП. Это самый надежный вариант с наиболее высокой степенью защиты.
ЭДО в обязательном порядке требует наличия ЭП. В идеале, чтобы обеспечить должную работу бухгалтерии, требуется оформлять усиленную квалифицированную подпись. Благодаря этому бухгалтер сможет подавать все необходимые отчеты, закрывающие документы, а также любые другие файлы, которые требуются ФНС и контрагентам, удаленно. Например, действующим законодательством прямо предусмотрена необходимость использовать подпись такого вида в при сдаче:
- Годовой отчетности;
- Формы РСВ-1 ПФР;
- Деклараций в ФНС.
Это не полный перечень ситуаций, когда требуется использование усиленной квалифицированной ЭП.
Первичные документы
ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит перечень документации, которая считается первичной. Как правило, она интересует налоговую службу при оформлении деклараций и отчетов, а также при проведении проверок.
Важно! Срок хранения первичных документов составляет 4 года. Они могут быть запрошены налоговой службой для проверки организации и ее контрагентов.
Первичные документы подтверждают сделку или иную хозяйственную операцию. К ним относят:
- Договор;
- Счет на оплату;
- Выписка из расчетного счета;
- Чек или квитанция;
- Накладная;
- Акт выполненных работ или оказанных услуг.
Первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, могут оформляться только в электронном виде. Соответственно, их хранение осуществляется в течение такого же срока. Организация должна сама позаботиться о сохранности.
Передача первичной документации в рамках бухгалтерского учета также может осуществляться в электронном виде. Перезаключать договор или переоформлять иной документ на бумаге не нужно. Соответственно, электронный документооборот при правильном оформлении позволяет обеспечить быструю передачу первичной документации в контролирующий орган, а также хранение таких файлов.
Электронный документооборот может существенно упростить работу бухгалтера и сэкономить средства организации. Он позволяет хранить документы на сервере или компьютере, не распечатывая их, а также быстро передавать их контрагентам или государственным органам. Он экономит время, увеличивает эффективность и гарантирует безопасность на должном уровне.
Источник: wiseadvice-it.ru
УПД в электронном документообороте
Универсальный передаточный документ (УПД) — это единый, упорядоченный документ, который может выступать в качестве счета-фактуры и первичной документации. Он был введен для того, чтобы упростить работу с бумагами и облегчить предприятиям ведение ЭДО, учета своих клиентов без необходимости переключаться между различными документами для поддержания точной информации во всех системах.
УПД — аналогичные документы
Универсальный передаточный документ (УПД) — это единый, упорядоченный документ, который может выступать в качестве счета-фактуры и первичной документации. Он был введен для того, чтобы упростить работу с бумагами и облегчить предприятиям ведение ЭДО, учета своих клиентов без необходимости переключаться между различными документами для поддержания точной информации во всех системах.
- Товарная накладная
- Товарная накладная ТТН
- Накладная на реализации материалов контрагентам
- Акт о приемке и передаче объекта главных средств
УПД может использоваться как комбинированный документ — первичный и счет-фактура в одном «лице». В данной ситуации УПД позволяет рассчитать НДС (специальный налог на продукцию) и зафиксировать изменения в выручке. Или же он может использоваться только как первичный документ, когда нет обязанности исчислять или уплачивать налоги. Этот способ хорошо подходит для налогоплательщиков, находящихся на УСН. Документооборот (ЭДО) и новый формат электронного обмена UPD — отличный симбиоз, который поможет упростить работу в любом деле.
В каких случаях используется УПД?
УПД — идеальная форма документа для любой компании или предпринимателя, независимо от их налоговой группы. Тот факт, что они могут оформлять его независимо от режима налогообложения, делает его гораздо более универсальным документом, чем другие формы. Компании и предприниматели на специальных режимах также могут использовать его, как и налогоплательщики, освобожденные от НДС.
УПД используют при:
- оказании услуги;
- подтверждении прав на имущество;
- отгрузке товаров с перевозкой или без неё;
- проведении посреднических операций.
Как и любые другие первичные документы, УПД создается после проведения финансовой операции. Форма этого документа зависит от того, являетесь ли вы предпринимателем или нет, и от того, к какой категории относится ваша компания по размеру. Это решение должен принимать каждый человек, исходя из своей уникальной ситуации, так как нет одного конкретного ответа на все вопросы; некоторые критерии будут иметь большее значение, например, сколько у предпринимателя сотрудников (если они вообще есть).
Федеральная налоговая служба No ММВ-20-3/96 рекомендует каждому предприятию использовать единую декларацию об операциях с иностранными государствами при экспорте товаров за пределы России, но также предоставляет гибкость, позволяя предприятиям возможность заполнить так называемую «единую декларацию».
Что выбрать: электронный или бумажный УПД?
УПД – назначение и преимущество в ЭДО
УПД в электронном документообороте (ЭДО) позволяет облегчить работу с бумагами. Все документация содержится в ЭДО. Перевод УПД на электронную документацию (ЭДО) считается экономичным способом отправки документов. Он не требует вложений и затрат на расходные материалы для печати, на услуги курьерской службы, складских помещений, разработку логистики.
ЭДО и УПД – безопасность документооборота
Осуществлять перевод УПД в электронном документообороте (ЭДО) может любая компаний, ИП, самозанятое лицо. Нет ограничения на сферу деятельности организации. ЭДО невозможно потерять. Вся база храниться в интеграционной системе ЭДО Диадок.
Подключить сервис ЭДО Диадок
Перейти на ЭДО легко. Подключитесь к ДИАДОКУ. В системе можно получать и отправлять документы. Отправка УПД в электронной документации (ЭДО) происходит моментально. Круглосуточный доступ к архиву.
Отзывы
Владимир
Сервис помог снизить издержки на ведение бизнеса во многом благодаря УПД – многофункциональному документу. Не так давно мои поставщики перешли на ЭДО, поэтому у меня не осталось другого выбора. Единственная трудность, с которой я столкнулся – необходимость получения ЭЦП. Сама программа очень удобная – напоминает электронную почту.
Для начала работы с контрагентом необходимо направить ему приглашение. Больше всего нравится, что я сразу вижу, когда контрагент подписал документы – это экономит время. Плюсом является отсутствие необходимости стоять в очередях на почте и УПД, который заменяет многие бухгалтерские документы.
Анна
Диадок значительно облегчил мне работу. На подготовку и отправку договоров уходит минимум времени, УПД упрощает ведение бухгалтерии и совершение операций в бизнесе. Не нужно оплачивать отправку документов по почте. Плюс большой функционал, в том числе для работы с 1С.
Для меня важным является, что при работе с диадоком не нужно отправлять оригиналы документов контрагентам, так как они в этом сервисе имеют юридическую значимость. Кстати, формат УПД стандартный и простой – разберется даже новичок.
Елена
Используем диадок с 2019 года и за это время оценили по достоинству сервис ЭДО. Во-первых, значительно сократилось время на обработку документов благодаря УПД. Во-вторых, функции сервиса позволяют оперативно отвечать на требования налоговой по проверкам. В-третьих, что важно в современных условиях – сократились затраты на бумагу и освободилось место в архиве (УПД заменяет многие документы). Для крупных организаций ЭДО – оптимальное решение, рекомендую.
Игнат
У нас крупная организация и в последний год мы стараемся всех контрагентов перевести на ЭДО – сервис диадок очень удобный. Среди важных функций: возможность поделить на подразделения, что значительно упрощает первичный документооборот, а УПД делает его еще и быстрым. Все договора хранятся в одном месте и являются юридически значимыми.
Кроме этого, система синхронизируется с 1С, что позволяет сократить ручной труд на обработку и обмен документами. Используем УПД вместо первичного, так как работаем по упрощенке. Очень удобно.
Ольга
Среди функций ЭДС есть модуль 1С, благодаря которому мы получили возможность оперативно обмениваться с контрагентами документами, в том числе договорами. Удобство заключается в том, что все хранится в одном электронном архиве и не нужно бегать по компании в поисках нужного. Это помогает поддерживать порядок и экономить время.
Для бизнеса полезен еще тем, что можно сразу видеть статус документов – подписан или нет. Благодаря УПД значительно сократился объем документооборота (формат УПД одно из самых больших преимуществ). В целом, положительные впечатления.
Источник: xn--80ahbomx.xn--p1ai
